檔案數(shù)智化管理優(yōu)化路徑

趙文玉 陜西省漢中市環(huán)境衛(wèi)生管理處

當(dāng)前人工智能、大數(shù)據(jù)等技術(shù)迅猛發(fā)展，已經(jīng)逐漸覆蓋于各領(lǐng)域的發(fā)展建設(shè)中，其主要依托的技術(shù)有RFID 等，具體來講就是依照用戶協(xié)議進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源互通，進(jìn)而實現(xiàn)資源間的智能化運用，比如定位、跟蹤等功能。數(shù)智化的發(fā)展，簡單而言就是將大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)等進(jìn)行有效融合，從而達(dá)到人機互動的目的。在新時期下，企業(yè)檔案管理工作也應(yīng)適應(yīng)時代發(fā)展變化，創(chuàng)新管理思路，打破傳統(tǒng)管理理念，實現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)智化轉(zhuǎn)型。企業(yè)檔案資源開展數(shù)智化管理主要依托大數(shù)據(jù)、數(shù)字化技術(shù)等實現(xiàn)檔案資源的高效管理與利用，更加貼合用戶的多元化需求，這也是檔案管理事業(yè)未來發(fā)展的必然趨勢。

一、企業(yè)檔案數(shù)智化管理建設(shè)現(xiàn)狀

（一）工作方式與思想觀念過于陳舊

在數(shù)智化檔案管理中具備多元化的工作模式，同時資源利用也具有開放性和共享性的特點。但在實際管理中，企業(yè)檔案管理人員仍舊沿用傳統(tǒng)工作方式，缺乏與時俱進(jìn)的創(chuàng)新思維，這種陳舊的工作方式與思想觀念嚴(yán)重制約著數(shù)智化檔案管理工作的有效推進(jìn)。

（二）缺乏健全的檔案管理體系

部分企業(yè)僅注重主營業(yè)務(wù)的開發(fā)與營銷，缺乏對檔案管理工作的重視，并沒有結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實際需求制定一套完善的檔案管理體系，而且管理流程混亂，致使檔案管理工作缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性與規(guī)范性。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提升

多數(shù)企業(yè)檔案管理的相關(guān)人員缺乏專業(yè)的管理知識，管理能力較差，直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量與效率[1]。而且有些企業(yè)還沒有安排專門的檔案管理人員，而是由其他部門人員兼職管理，導(dǎo)致檔案信息無法實現(xiàn)有效利用。

二、企業(yè)檔案管理實現(xiàn)數(shù)智化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵要素

（一）檔案資源建設(shè)模式

1.改變檔案資源建設(shè)后置工作模式。目前許多企業(yè)內(nèi)的檔案管理部門還在沿用傳統(tǒng)的資源建設(shè)后置工作模式，也就是檔案資料經(jīng)各個部門流轉(zhuǎn)之后再進(jìn)行歸檔，而這種工作模式往往會造成檔案資源雜亂無章、信息不全面等多樣性問題，不符合檔案管理的規(guī)定與要求。想要解決這些問題，就要從根本上改變檔案資源建設(shè)的后置工作模式，將檔案資源管理工作的重點移向前端，形成前端控制，也就是將檔案資源建設(shè)工作安排在檔案資源形成初期[2]。具體實施需要注意以下幾方面：首先，檔案管理人員要根據(jù)企業(yè)文件形成特點制定檔案資源歸檔范圍表，并明確保管期限，奠定良好的檔案資源建設(shè)基礎(chǔ)。其次，檔案管理人員要以國家相關(guān)法律法規(guī)為基礎(chǔ)，結(jié)合本單位的檔案管理工作需求，制定檔案管理規(guī)范要求，確保檔案管理工作的推進(jìn)有章可循、有據(jù)可依，時刻關(guān)注國家相關(guān)行業(yè)法律法規(guī)的變化及時對本單位的規(guī)章制度進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化。最后，推進(jìn)落實檔案資源建設(shè)前端控制的一個有效方法便是部門立卷。部門立卷方法可以充分體現(xiàn)出資源形成者與收集歸檔者的紐帶作用，以此來加強檔案管理部門對檔案資料歸檔的掌控能力，幫助企業(yè)提升檔案資源建設(shè)的效果。

2.采用智能化歸檔模式。隨著企業(yè)文件逐漸發(fā)展為電子化形式，電子文件的歸檔管理儼然成為企業(yè)檔案管理數(shù)智化建設(shè)的核心內(nèi)容，電子檔案的管理質(zhì)量決定了檔案資源管理的科學(xué)性與檔案資源利用的有效性，直接影響著數(shù)智化系統(tǒng)的運行效率。企業(yè)檔案部門想要實現(xiàn)智能化歸檔模式，在檔案管理數(shù)智化建設(shè)初期就應(yīng)介入，將預(yù)先設(shè)計好的功能模塊嵌入到資源系統(tǒng)當(dāng)中，形成對電子檔案的全生命周期管控，并在電子檔案的流轉(zhuǎn)過程中做好原始數(shù)據(jù)的保存和過程信息的記錄，從而確保電子檔案的真實性與完整性，與此同時，實現(xiàn)檔案資源的前端控制和智能化歸檔。

3.搭建大數(shù)據(jù)平臺。積極建立大數(shù)據(jù)平臺是檔案管理模式發(fā)展的必經(jīng)之路，利用大數(shù)據(jù)管理平臺可以將企業(yè)內(nèi)部的各個子系統(tǒng)進(jìn)行整合，并將形成的電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，便于各個子系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)共享[3]。這樣做有效彌補了檔案管理系統(tǒng)與各系統(tǒng)之間傳統(tǒng)對接方式中成本高、耦合性強等缺陷。

（二）檔案利用模式

1.檔案工作現(xiàn)場利用工作前置。企業(yè)在提供現(xiàn)場檔案資源查閱服務(wù)時，經(jīng)常會發(fā)生因沒有進(jìn)行提前溝通而無法查閱資料或者查閱人員過多，導(dǎo)致等候時間過長等現(xiàn)象。檔案工作現(xiàn)場利用工作前置，是指通過企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)完成檔案資源查閱預(yù)約以及審批流程，這樣一來，檔案管理人員可以根據(jù)系統(tǒng)信息提前做好準(zhǔn)備，確保查閱人員可以及時查閱到需要的資料。同時，系統(tǒng)可設(shè)定單位時間內(nèi)的查詢?nèi)藬?shù)，避免出現(xiàn)等待時間過長的現(xiàn)象。此外，檔案服務(wù)部門可以將系統(tǒng)信息作為根據(jù)合理安排工作時間，如有工作變動，也可以通過系統(tǒng)發(fā)送通知，大幅度提升了查閱人員的服務(wù)體驗，同時也保證了檔案部門的服務(wù)質(zhì)量。

2.檔案應(yīng)用實施遠(yuǎn)程服務(wù)。目前指紋驗證技術(shù)以及人臉識別技術(shù)都已經(jīng)成熟應(yīng)用于各發(fā)展領(lǐng)域，在檔案管理工作實現(xiàn)數(shù)智化管理的前提下，電子檔案服務(wù)可以利用人臉識別或者指紋識別來確認(rèn)身份，再通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行層層審批，實現(xiàn)檔案資源查閱者不用東奔西走就可以順利查閱到自己需要的檔案資料。電子檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的實現(xiàn)促進(jìn)了電子檔案利用效率的進(jìn)一步提升。

3.部門之間形成聯(lián)盟協(xié)作模式。在企業(yè)檔案管理數(shù)智化建設(shè)過程中，檔案部門作為一個單獨的個體通常會顯得格格不入[4]。因此，檔案管理部門應(yīng)結(jié)合自身工作需要與相關(guān)部門形成聯(lián)盟協(xié)作關(guān)系，方便部門之間的溝通交流與信息共享。

（三）檔案工作數(shù)智化模式

企業(yè)在檔案資源管理工作中想要實現(xiàn)數(shù)智化工作模式，首先要保證資源內(nèi)容的完全數(shù)智化。在大數(shù)據(jù)時代背景下，注重的是檔案資源的充分利用以及快速流通，形成無縫檢索。具體來講，數(shù)智化主要是指將檔案資源內(nèi)容轉(zhuǎn)化為方便檢索的電子數(shù)據(jù)，從而達(dá)到檔案資源無縫檢索的目的。其次，還要加強檔案資源保管方式的數(shù)智化建設(shè)，隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)層出不窮，促使企業(yè)檔案管理工作向著數(shù)智化方向不斷邁進(jìn)。在這種環(huán)境下，企業(yè)檔案管理工作應(yīng)加強對各項網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有效應(yīng)用，比如視頻監(jiān)控系統(tǒng)、門禁控制系統(tǒng)等。此外，做好檔案資源利用的數(shù)智化也同樣非常重要，能夠改善傳統(tǒng)模式下檔案資源利用的缺陷，幫助檔案管理部門提升檔案管理質(zhì)量。

（四）檔案工作內(nèi)容

首先，目前好多企業(yè)都存在信息管理系統(tǒng)不統(tǒng)一、信息數(shù)據(jù)分散的現(xiàn)象，隨著時間積累，許多有價值的檔案信息會被湮沒。為了避免這種現(xiàn)象的發(fā)生，檔案管理人員應(yīng)將檔案工作內(nèi)容中的“管文件”逐漸轉(zhuǎn)型為“管數(shù)據(jù)”，參與到檔案資源形成、收集、歸檔、利用等整個管理流程，實現(xiàn)檔案資源全生命周期的動態(tài)化管理[5]。其次，將館藏紙質(zhì)檔案中蘊含的檔案信息利用信息化技術(shù)提取出來，以電子檔案的形式加以保存管理，才能使紙質(zhì)檔案資源在信息化環(huán)境下得以發(fā)揮應(yīng)有價值，因此也體現(xiàn)出了檔案工作內(nèi)容向“管數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)型的重要意義。最后，隨著檔案資源管理工作數(shù)字化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，所產(chǎn)生的三維數(shù)據(jù)日益增多，部分實體企業(yè)在新產(chǎn)品研發(fā)過程中所產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)均以電子數(shù)據(jù)形式存在，因此電子數(shù)據(jù)必然是未來檔案管理工作的主要對象。

三、新時代背景下企業(yè)檔案實施數(shù)智化管理的創(chuàng)新路徑

（一）完善檔案管理體系，提供綜合性服務(wù)

面對企業(yè)檔案管理數(shù)智化建設(shè)過程中存在的各種挑戰(zhàn)，企業(yè)應(yīng)該從根本上轉(zhuǎn)變管理理念，利用數(shù)智化技術(shù)完善檔案管理體系建設(shè)。以此為目標(biāo)，應(yīng)該對企業(yè)的檔案管理體系進(jìn)行層次性劃分，包括數(shù)據(jù)層、服務(wù)層和工具層。其中數(shù)據(jù)層是較為關(guān)鍵的部分，用于對企業(yè)的各種檔案信息進(jìn)行存儲，滿足隨時調(diào)用信息的需求，要求具備較大的存儲量，同時對于檔案信息的分析處理具有較快的反應(yīng)能力。利用云計算的并列式等技術(shù)，可以幫助企業(yè)實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源的優(yōu)化配置，保證檔案資源及時共享、快速交付，有效緩解海量數(shù)據(jù)信息為企業(yè)檔案管理工作帶來的巨大沖擊[6]。采用云存儲方式，將企業(yè)檔案信息傳輸至云端進(jìn)行統(tǒng)一管理，建設(shè)相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，可以有效保證檔案信息的完整性與安全性，為檔案信息的開發(fā)利用奠定良好基礎(chǔ)。服務(wù)層擔(dān)負(fù)著各項檔案信息的重要服務(wù)功能，比如在網(wǎng)站內(nèi)提供檔案信息檢索功能，為企業(yè)內(nèi)部各部門提供檔案服務(wù)功能。除了提供基礎(chǔ)服務(wù)功能以外，也可以深入開發(fā)，提供專項服務(wù)，比如根據(jù)企業(yè)的人事狀況、經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況等數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集、分析等，制作在線專題檔案匯編，為開展相關(guān)管理工作提供依據(jù)支撐。工具層主要采取模塊化設(shè)計，包括各種資源管理工具、流程管理工具、人員管理工具等。對于資源管理模塊的設(shè)計，是根據(jù)角色定義進(jìn)行訪問權(quán)限的設(shè)置，實現(xiàn)各個環(huán)節(jié)權(quán)限的有效管理，保證檔案資源的安全性以及資源查找、發(fā)布的合規(guī)性。對于流程管理模塊的設(shè)計，是規(guī)范檔案管理工作所涉及的工作流程，明確各部門之間的連接關(guān)系，按照檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行檔案資料的收集與整理。對于人員管理模塊的設(shè)計，主要是通過采集人員綜合信息、明確檔案人員的工作職責(zé)，為訪問權(quán)限設(shè)置、績效考核評定提供信息支持。在檔案管理體系的支持下，明確企業(yè)服務(wù)內(nèi)容，并建立對應(yīng)的服務(wù)功能，從而實現(xiàn)檔案信息深層次加工，提升檔案信息使用方式的靈活性，將檔案管理工作與企業(yè)經(jīng)營發(fā)展進(jìn)行高度融合。

（二）構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)智化管理

想要依靠完善的檔案數(shù)據(jù)體系開展多元化服務(wù)模式，首先需要利用先進(jìn)技術(shù)解決檔案信息高效收集、分析、歸檔、利用等一系列工作流程問題。解決這些問題的首選方案就是利用物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、數(shù)字化等技術(shù)的檔案資源在線智能處理功能完成檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，有效保證各項檔案信息的真實性與完整性，從而為企業(yè)內(nèi)部的各項決策提供依據(jù)支撐。在數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)，需要加強對數(shù)字化、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的有效應(yīng)用，借助智能算法提升檔案資源的判別能力，按照標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的整合、挖掘等環(huán)節(jié)，從中獲取更有價值的深層次信息。在檔案管理系統(tǒng)實際建設(shè)過程中，企業(yè)需要搭建起統(tǒng)一的信息化集成平臺，實現(xiàn)與客戶管理系統(tǒng)等其他系統(tǒng)的有效對接，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行資源整合，同時配備齊全的硬件設(shè)備完成數(shù)字資源系統(tǒng)建設(shè)[7]。在系統(tǒng)開發(fā)環(huán)節(jié)，首先要明確檔案信息在收集、分析、處理、歸檔等各個環(huán)節(jié)的加工流程，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)信息服務(wù)的無縫對接。另外，為了便于用戶使用，應(yīng)盡快完成檔案管理智能App 的開發(fā)利用。用戶可以通過移動設(shè)備直接登錄檔案管理系統(tǒng)，簡化操作流程，利用智能工具的優(yōu)勢實現(xiàn)人機交互。這樣，有利于提升檔案資源的處理效率，滿足日常經(jīng)營過程中對于檔案資源高效管理的需求。

（三）建立智能檔案庫房，提升檔案管理水平

多數(shù)企業(yè)的檔案管理庫房都存放著重要的紙質(zhì)檔案文件和相關(guān)設(shè)備，因此，構(gòu)建數(shù)智化的庫房管控系統(tǒng)對于保證檔案安全性、提升檔案管理水平具有重要影響。檔案管理庫房數(shù)智化管控系統(tǒng)一般包括智能檔案管理系統(tǒng)、密集架控制系統(tǒng)、煙霧報警系統(tǒng)、門禁視頻控制系統(tǒng)和消殺控制系統(tǒng)等。智能檔案管理系統(tǒng)是檔案歸檔入庫，在系統(tǒng)內(nèi)錄入信息時，利用RFID技術(shù)標(biāo)注文件名稱、卷案號等信息，形成檔案文件獨一無二的電子標(biāo)簽。同時，將檔案盒與密集架等與檔案文件相關(guān)的設(shè)施信息也錄入系統(tǒng)，貼上對應(yīng)的RFID 電子標(biāo)簽，由此可以通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)檔案文件的智能定位。密集架控制系統(tǒng)則是由密集架借助電腦和手持PDA共同構(gòu)成的，有手動和電動兩種模式，能夠快速定位檔案位置，有效提高調(diào)檔效率，同時也能有效避免檔案文件傾覆危險的發(fā)生。煙霧報警系統(tǒng)主要由溫度探測器、煙感探測器、報警器和計算機控制器等組成[8]。一旦出現(xiàn)火情，會自動發(fā)出語音報警，同時計算機控制器會自動發(fā)出滅火程序指令噴射滅火氣體。門禁設(shè)備控制系統(tǒng)結(jié)合了視頻監(jiān)控技術(shù)、人臉識別技術(shù)、計算機技術(shù)等，實現(xiàn)了對檔案庫房進(jìn)出人員以及其持有的檔案資源信息進(jìn)行自動讀取識別，禁止非授權(quán)人員進(jìn)入，能有效防止檔案資源丟失、泄密等情況的發(fā)生。同時門禁設(shè)備控制系統(tǒng)可以實現(xiàn)多畫面的智能輪流切換，便于安全巡查。消殺控制系統(tǒng)可以手動、自動或者定時開啟，幫助檔案資源凈化載體，保障檔案資源的安全使用，有利于延長檔案使用壽命，同時還可以起到防蟲、防霉等作用。

（四）培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)人才隊伍，推動企業(yè)高效管理

企業(yè)檔案管理的數(shù)智化建設(shè)離不開專業(yè)團隊的支持。隨著大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)字化等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作也應(yīng)該順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，要求檔案管理人員不僅要具備較高的專業(yè)素質(zhì)，同時還要具備創(chuàng)新、學(xué)習(xí)能力，可以通過不斷探索學(xué)習(xí)，明確企業(yè)未來發(fā)展方向，創(chuàng)新檔案管理工作模式。因此，企業(yè)應(yīng)結(jié)合新時期下檔案管理工作的開展需求組建一支具有創(chuàng)新意識的優(yōu)質(zhì)人才隊伍。對于此，企業(yè)應(yīng)該面向高校、社會平臺聘請高端信息技術(shù)人才從事企業(yè)檔案管理工作，加強對大數(shù)據(jù)、云計算、數(shù)字化等技術(shù)的研究與應(yīng)用，推動企業(yè)檔案管理工作數(shù)智化建設(shè)進(jìn)程[9]。同時也要加強對企業(yè)內(nèi)部人員的技術(shù)培訓(xùn)工作，比如MapReduce、設(shè)備處理等相關(guān)信息處理技能，確保檔案工作人員在具備檔案管理專業(yè)知識的同時也能熟練掌握各項信息化技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案的利用效率。由于目前大數(shù)據(jù)領(lǐng)域人才比較緊缺，企業(yè)也可以與技術(shù)服務(wù)機構(gòu)合作，共同完成檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)，便于為企業(yè)檔案管理人員開展數(shù)智化檔案管理提供專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)服務(wù)[10]。在人才隊伍培養(yǎng)期間，為從根本上改變檔案管理人員的管理意識，正確認(rèn)識數(shù)智化管理模式的重要意義，可以由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員擔(dān)任團隊主要負(fù)責(zé)人，做好團隊檔案管理工作的創(chuàng)新規(guī)劃，實現(xiàn)檔案管理工作模式的不斷創(chuàng)新。在內(nèi)部人員培訓(xùn)活動中，也要注重培訓(xùn)效果，結(jié)合利用激勵與處罰的雙重考核機制，充分激發(fā)相關(guān)人員參與培訓(xùn)工作的積極性，使其能夠自覺學(xué)習(xí)新技術(shù)、新技能并能將技術(shù)賦能落實到檔案管理的創(chuàng)新工作當(dāng)中，助力檔案管理工作的數(shù)智化建設(shè)。

四、結(jié)語

“十三五”規(guī)劃明確指出，要以信息化建設(shè)為核心，實現(xiàn)檔案資源的現(xiàn)代化管理，因此，企業(yè)應(yīng)立足于實際，結(jié)合自身檔案管理現(xiàn)狀，積極推進(jìn)檔案管理工作模式與大數(shù)據(jù)時代的融合，真正實現(xiàn)檔案數(shù)智化管理的高效性，加速推動檔案事業(yè)的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。