企業(yè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設的實踐與思考

曾鋮 中核建中核燃料元件有限公司

企業(yè)檔案是在企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營以及管理活動中所形成的對國家、社會以及企業(yè)具備一定保存價值的文件資料，其對于企業(yè)來講是非常重要的財富。習近平總書記對檔案事業(yè)的健康發(fā)展給予了高度的重視，其在浙江工作期間就曾指出，檔案工作非常重要，無論是經(jīng)驗的總結(jié)、規(guī)律的認識、歷史的延續(xù)，還是事業(yè)的發(fā)展，都需要檔案的支持，并且明確地提出了檔案工作的目標是實現(xiàn)依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化[2]。伴隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，檔案工作的環(huán)境出現(xiàn)了巨大的變化，檔案的記錄形式以及管理方式也出現(xiàn)了巨大的變化，這些都要求檔案管理工作積極地進行數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設指南》（檔辦發(fā)〔2017〕2 號）中明確要求企業(yè)數(shù)字檔案館應當具備“檔案資源數(shù)字化、檔案管理信息化、檔案服務知識化”的特點，通過企業(yè)數(shù)字檔案館建設，推動企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展以及提質(zhì)增效，增強檔案管理以及開發(fā)共享服務的能力，有效改善企業(yè)檔案管理水平，增強企業(yè)核心競爭力，進而為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供良好的支持[3]。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出，到2025 年，檔案信息化建設將會再上一個新臺階。因此，企業(yè)要進一步完善檔案信息化發(fā)展的保障機制，將檔案信息化建設與數(shù)字中國建設相融合，加速檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)型[4]。

為了適應時代和社會發(fā)展，數(shù)字檔案管理體系建設刻不容緩。通過實際參與《數(shù)字檔案管理系統(tǒng)》建設，本文嘗試提出一些實踐經(jīng)驗和思考。

一、企業(yè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設的意義

（一）有效保護企業(yè)檔案資源

傳統(tǒng)手工收集模式下，檔案的歸檔范圍、歸檔內(nèi)容都較窄，歸檔的及時性較弱。大數(shù)據(jù)時代，隨著“全數(shù)據(jù)”概念的流行，檔案資源信息的范圍更加寬廣，通過在不同系統(tǒng)間及時抓取資源，按照設定好的規(guī)則自動歸檔，能夠更全面、更高效地收集、存儲企業(yè)檔案資源，避免歸檔時的遺漏或不及時。數(shù)字化的檔案信息小巧很多，占用的空間小，占用的設施相對較小，也非常便于備份、復制、轉(zhuǎn)移，有利于企業(yè)檔案資源的保存和保管。

（二）提升檔案利用效率

紙張作為傳統(tǒng)檔案的承載媒體，不易被更改。紙張、字跡、內(nèi)容三者結(jié)合，使得紙質(zhì)檔案一旦形成，再進行任何形式的修改都會留下痕跡，因此，其證據(jù)作用得到廣泛的認可。再加上紙張的耐久性，使得大部分企業(yè)依然會選擇這種傳統(tǒng)模式作為檔案管理的主要存儲介質(zhì)。但是，紙質(zhì)檔案提供利用主要依靠手工檢索，這會耗費大量的時間和人力。單從檢索結(jié)果來看，如果每20 秒能夠瀏覽一頁紙質(zhì)目錄，那么翻閱完一本一百頁的紙質(zhì)目錄大概需要30 分鐘。而使用數(shù)字化管理系統(tǒng)，百萬條記錄的系統(tǒng)響應時間為5 秒，這就大大縮短了提供利用的時間，隨著新檔案法的頒布施行，電子檔案和傳統(tǒng)檔案具備相同的效力，可以通過電子形式來作為憑證進行直接的利用。在多人需要同一份文書檔案時，可以直接利用數(shù)據(jù)庫進行審批、發(fā)起借閱，并根據(jù)自己的權(quán)限進行打印、下載，可以更加高效地工作。

（三）增加異地備份的便利性和可能性

我國是一個地震、洪澇災害多發(fā)的國家，特別是近年來，各種自然災害頻發(fā)，對檔案建筑及檔案實體本身的安全構(gòu)成了極大的威脅和考驗。2008 年汶川地震導致的檔案館實體損失使國家更加重視檔案實體安全，國家檔案局因此要求各級國家檔案館通過建立異地備份制度等形式保障重要檔案的實體安全。在四川召開的全國檔案實體安全體系建設會議上，也就檔案工作的開展進行了全面部署，并且再次強調(diào)了檔案異地備份制度建設的重要性和緊迫性[5]。以筆者參與的檔案異地備份工作為例，兩個重要項目檔案移交時因為沒有電子版，必須先復制一套紙質(zhì)檔案，重新整理造冊后移交，這就不得不耗費人力物力及時間進行移交前的準備工作。而在移交時，需要檔案工作人員與押運人員相配合，裝車轉(zhuǎn)運、入庫排架。如果以電子檔案提交備份單位，假設互聯(lián)網(wǎng)為100Mbps,則理論傳輸速率為25MB/s,那么，傳送一個10G 左右的壓縮包理論上僅需耗時6.827 分鐘，只消片刻即可實現(xiàn)異地備份，同時還能省下運送的專人、車輛和搬運的人員的費用。

（四）深層次挖掘檔案增值信息

企業(yè)檔案最終的價值是為企業(yè)科研、生產(chǎn)、建設提供可查考的依據(jù)，避免企業(yè)走彎路。企業(yè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的建設,可以充分利用大數(shù)據(jù)優(yōu)勢對檔案資源中的信息進行深層次的分析和加工，知識化地提供檔案資源中的信息，能夠提煉出對一線員工或科研人員更有用、更直接、更貼合工作實際的數(shù)據(jù)、材料，也是對檔案增值信息的深挖和整合，檔案信息資源服務可以更加人性化、個性化、智能化和知識化[6]。

二、企業(yè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)需求設計

企業(yè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應當立足于為企業(yè)構(gòu)建一個檔案管理數(shù)據(jù)中心，依靠現(xiàn)有的網(wǎng)絡設施環(huán)境，開發(fā)、部署一個符合企業(yè)自身實際管理需求的綜合檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，通過紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，實現(xiàn)館藏檔案的信息化管理及提供利用，加速深挖檔案信息的深層次信息價值[7]。充分考慮系統(tǒng)接口開發(fā)及擴展，以應對未來業(yè)務發(fā)展的需求和變化。只有充分理解企業(yè)自身對于檔案“收、存、管、用”整個生命周期的需求，才能部署一套適應企業(yè)生產(chǎn)應用與發(fā)展的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。

（一）功能性設計

一套完備的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，除了檔案管理的基本功能外，還應當符合用戶使用習慣，具備系統(tǒng)管理必需的功能，并提高兼容性和可擴展性，搭建起不同系統(tǒng)的信息孤島之間的橋梁，最終實現(xiàn)檔案信息的知識化管理利用。

檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的建立要充分考慮企業(yè)實際情況，在接收、管理、利用等每一個中心下根據(jù)工作需求擴展出不同的分支，以滿足日常工作需求。

（二）非功能性設計

非功能性設計包括系統(tǒng)性設計、可靠性設計、可擴展性和可維護性設計、系統(tǒng)安全性設計等。非功能性設計的主要目的是維護系統(tǒng)的穩(wěn)定高效運行。

三、企業(yè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設過程控制

當完成了企業(yè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的需求調(diào)研及設計，就要對項目的進程進行全周期控制。系統(tǒng)搭建的成功與否，進度控制是非常重要的一個方面。只有每一個環(huán)節(jié)都按照既定目標推進，才能最終成功建設檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)并將其投入使用。

（一）建立進度表

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設是全新的嘗試，高效的工作是促使這一嘗試變現(xiàn)的有效手段，過程中各類影響因素的產(chǎn)生使得進度控制顯得尤為重要。系統(tǒng)建設過程受到了不可抗力的影響，導致系統(tǒng)提供方無法按時進入現(xiàn)場開展工作。但由于調(diào)研時間足夠，需求清晰，開發(fā)及部署所花費時間有效縮短。雙方在合同簽訂后通過視頻會議、語音會議等方式初步確認需求，并由供方先行遠程開發(fā)，至再次確認需求，并加速部署，最終在周期內(nèi)完成了該項目的驗收。預留足夠的開發(fā)時間并彈性控制，是保障檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設按時完成的前提條件。

（二）建立周報制度

為了追趕工期，在與供方開展需求調(diào)研時我方要求其建立項目進度周報制度，由開發(fā)人員按周匯總系統(tǒng)開發(fā)進度，以便及時調(diào)整，加派人員或延長工作時間以配合完成軟件部署。

（三）設置考核指標并驗證

在簽訂數(shù)字檔案管理系統(tǒng)技術(shù)服務合同時，明確的考核指標能夠有效控制項目建設質(zhì)量，確保最終建成的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)符合企業(yè)的使用需求。合同共設置了七個考核指標，覆蓋了檔案生命周期、用戶使用習慣、系統(tǒng)兼容性、OCR 識別技術(shù)、檔案安全、XML 技術(shù)標準、自定義功能等各方面，同時考核指標要求該系統(tǒng)具備二次研發(fā)的接口及能力，保證后期的調(diào)整與擴展。企業(yè)在設置這些考核指標之后，應當在驗收時一一校驗指標的完成情況，并以此支付最后的款項。

四、企業(yè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設經(jīng)費控制

該項目費用使用率為76.43%。經(jīng)復核發(fā)現(xiàn)，是由于做項目預算時以調(diào)研報價最高費用為基準，后經(jīng)技術(shù)服務招標，實際發(fā)生金額較調(diào)研減少許多，加之原定外出調(diào)研因不可抗力改為電話及視頻調(diào)研，因此結(jié)余較多。由此可見，在開展檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設時，僅靠檔案管理人員或者系統(tǒng)技術(shù)人員，無法有效地實現(xiàn)經(jīng)費管控。在項目立項之時最好能夠配備專業(yè)的財務管理人員，以更好地控制經(jīng)費預算及支出，確保項目經(jīng)費使用合理、充分。

五、企業(yè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設產(chǎn)生的問題與對策

（一）問題

1.對存儲環(huán)境的要求較高。相對于材質(zhì)穩(wěn)定的紙質(zhì)檔案來說，電子檔案本身對環(huán)境的敏感程度更高，系統(tǒng)服務器的穩(wěn)定程度、硬盤陣列的大小和排列方式、溫度、濕度等客觀條件都會成為影響電子檔案安全的因素。以硬盤為例，正常情況下一般硬盤的溫度會比室溫高出10～20℃，在夏天時有時可以達到60～70℃，而SCSI 硬盤的溫度會更高。一枚普通的IDE 硬盤，正常的工作溫度在30～50℃。如果室內(nèi)溫度過高，硬盤就會面臨無法正常工作的危險。另外，硬盤的使用壽命大概在3 萬小時左右，根據(jù)硬盤的工作原理，在日常工作中要穩(wěn)定供電、避免在工作時振動等。硬盤本身是各類硬件之中比較脆弱的，一旦數(shù)據(jù)因硬盤損壞而丟失，將很難恢復，即使能恢復，費用也極高，這樣的損失對于檔案來說，無疑是災難性的。

2.對檔案信息安全的要求較高。（1）對檔案信息的保密要求較高。檔案數(shù)字化固然非常便于管理，但企業(yè)檔案進入信息化管理系統(tǒng)，就會面臨對信息安全的威脅。影響檔案保密的因素主要有兩方面：一是人為因素，包括檔案管理人員及使用人員的保密意識是否足夠，將電子檔案發(fā)布到系統(tǒng)上或申請利用時是否嚴格遵守相關(guān)規(guī)定，會否存在泄露企業(yè)商業(yè)秘密的風險[8]；二是技術(shù)因素，在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，電腦病毒也在快速地更新和發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)的防護措施也就變得尤為重要。（2）對電子檔案的真實性要求較高。電子檔案在形成的過程中，由于技術(shù)參數(shù)的選擇和格式轉(zhuǎn)換等問題會產(chǎn)生失真或損耗，且電子檔案的更改比紙質(zhì)的更加容易，這對檔案最重要的特質(zhì)——真實性提出了非常嚴峻的考驗。（3）對電子檔案的穩(wěn)定性要求較高。電子檔案形成后存儲在數(shù)據(jù)庫上，一旦服務器崩潰，檔案安全便失去保障。如何保障數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，確保檔案數(shù)據(jù)安全，是建設系統(tǒng)時必須考慮的問題。

3.對檔案人員的綜合能力要求較高。企業(yè)檔案的信息化管理，要利用電子設備、新的技術(shù)、軟件等等，這對檔案人員的綜合能力提出了新的要求。要求檔案管理人員既要懂得業(yè)務知識，又要有一定的數(shù)碼、網(wǎng)絡知識，能夠快速學會使用電子化設備和管理系統(tǒng)。同時在系統(tǒng)建設過程中，要有一定的綜合協(xié)調(diào)、進度控制能力和財務基礎(chǔ)知識。

（二）對策

1.物理防護。（1）改善存儲環(huán)境及存儲設備。在進行紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變時，最大的問題是如何保存。除了足夠大的存儲空間之外，還需要合適的環(huán)境——這就要求溫度、濕度、磁盤陣列、使用環(huán)境等保持穩(wěn)定。充分考慮存量及增量檔案數(shù)字化可能需要的存儲空間，最起碼搭建兩個文件服務器、一個數(shù)據(jù)庫服務器。三個數(shù)據(jù)庫部署在恒溫恒濕的機房環(huán)境中交互工作，能夠有效改善檔案數(shù)據(jù)的存儲環(huán)境。（2）系統(tǒng)備份自動化。為避免系統(tǒng)崩潰導致檔案數(shù)據(jù)受損，在建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)時根據(jù)自身數(shù)據(jù)量設置周/月/季自動備份機制，在服務器宕機或軟件系統(tǒng)出錯時，能夠快速有效地實現(xiàn)數(shù)據(jù)恢復，保障已歸檔信息受損最小化。（3）建立有效的信息安全防護體系。為了確保檔案信息安全，可在物理層和網(wǎng)絡層兩個方面來建立防護體系。物理安全是保護網(wǎng)絡設備、設施以及其他的各種媒體免受各種災害和人為原因?qū)е碌钠茐牡倪^程。網(wǎng)絡安全則是通過配備網(wǎng)絡安全分析、入侵監(jiān)測以及網(wǎng)絡監(jiān)控系統(tǒng)等方法，對網(wǎng)絡上的通信數(shù)據(jù)進行監(jiān)控，在發(fā)現(xiàn)了可疑的網(wǎng)絡活動時及時地報警，并通過和其他各種專用的網(wǎng)絡安全設備之間的聯(lián)動進行處理，同時提供詳細的網(wǎng)絡安全審計分析報告。對于數(shù)據(jù)中心局域網(wǎng)的網(wǎng)絡基礎(chǔ)如局域網(wǎng)主干交換機、網(wǎng)絡邊界安全設備（如防火墻）等考慮采用冗余設計，以保證業(yè)務信息的可靠傳輸[9]。（4）有效控制檔案信息安全。為有效控制檔案管理及利用過程中的信息安全，系統(tǒng)的登錄控制功能可以記錄檔案管理人員的操作過程。對于檔案利用人員，則可以采用添加水印的方式，這樣其瀏覽的信息一旦外泄，就能夠快速追查泄露的機器和人員并進行處置。

2.人防戰(zhàn)略。（1）制度支持。在企業(yè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建立之時，應同時編撰發(fā)布相應的管理制度,實現(xiàn)電子檔案管理過程受控。對增量檔案，則應要求立卷單位移交時交紙質(zhì)、電子檔案各一份。將檔案歸檔工作前移，為企業(yè)檔案的信息化管理打下基礎(chǔ)。（2）人員配備。在整個企業(yè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的建設過程中，人是至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，只有檔案管理人員發(fā)揮主觀能動性，才能使企業(yè)檔案的信息化、知識化管理進程進一步加快。因此，更新企業(yè)檔案管理人員的年齡層次和知識層次，從專業(yè)院校引進既懂得檔案管理又懂得新型知識，具備綜合協(xié)調(diào)能力、過程控制能力和財務基本知識的綜合性人才，在企業(yè)檔案信息化管理進程中是非常重要的。

六、結(jié)語

現(xiàn)代科技的高速發(fā)展，尤其是大數(shù)據(jù)時代的到來，使各行各業(yè)都面臨著數(shù)據(jù)量龐大而復雜，如何才能進行高效管理的難題，檔案事業(yè)也面臨前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。但是無論技術(shù)如何發(fā)展，只有從源頭上重視檔案，深入基層，創(chuàng)新思維、改變檔案管理模式和方法，才能更有效地實現(xiàn)過程控制，也只有發(fā)揮檔案人的主觀能動性,努力學習新技術(shù)、新知識，在掌握檔案管理技能的同時也掌握一部分信息化、財務、項目管理知識等，切實加強人才隊伍建設，培養(yǎng)一專多能的檔案管理人才，才能使得企業(yè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設更加規(guī)范和完善。