產(chǎn)業(yè)化科技項目檔案管理問題及對策
——以漢中市畜牧業(yè)科技項目檔案管理為例

賀麗霞

(漢中市動物疫病預(yù)防控制中心 防疫科,陜西 漢中 723000)

黨的二十大報告提出,堅持創(chuàng)新在我國現(xiàn)代化建設(shè)全局中的核心地位,加快實現(xiàn)高水平科技自立自強。加快建設(shè)科技強國實施產(chǎn)業(yè)化科技項目是加快行業(yè)科技進步、實現(xiàn)產(chǎn)業(yè)化、邁向現(xiàn)代化的重要措施。而產(chǎn)業(yè)化科技項目檔案是國家科技項目檔案的組成部分,是項目單位及科技工作者進行科學研究的真實記載,是對地區(qū)科技創(chuàng)新建設(shè)過程中的科技項目和工作過程的原始記錄憑證,也是行業(yè)產(chǎn)業(yè)化發(fā)展歷程的全面反眏。加強產(chǎn)業(yè)化科技項目檔案管理,對推動產(chǎn)業(yè)高質(zhì)量發(fā)展意義重大,各級項目管理部門單位必須擔當起保存和完善產(chǎn)業(yè)化科技項目檔案管理重任。

關(guān)于產(chǎn)業(yè)化科技項目檔案管理的研究,延競文[1]認為,在“十四五”時期,科技項目檔案管理必須實現(xiàn)現(xiàn)代化,提高檔案現(xiàn)代化管理意識,加強安全保護工作和信息化基礎(chǔ)建設(shè)至關(guān)重要。高朝陽[2]則探討了國家科技重大專項檔案管理的問題,從管理體制機制、制度規(guī)范、協(xié)同管理、整理標準和安全管理五個方面提出了優(yōu)化對策。滕連澤等[3]通過開發(fā)科技成果檔案數(shù)字化管理系統(tǒng),實現(xiàn)了科技成果檔案的采集、管理、查詢以及統(tǒng)計分析,有效提升了科技成果檔案的信息化管理水平。針對畜牧業(yè)的檔案管理,任金芳[4]提出了構(gòu)建畜牧科技檔案管理體系的辦法,包括強化部門認知、完善規(guī)章制度、構(gòu)建檢索體系和提升人員素質(zhì)四個方面。賀麗霞[5]從貫徹新發(fā)展理念的角度探討了加強畜牧檔案管理工作的對策,創(chuàng)新提出了綠色發(fā)展、開放提升和成果共享的理念。從當前的研究成果來看,大多數(shù)都是針對科技檔案的管理,少有學者針對畜牧業(yè)產(chǎn)業(yè)化科技項目檔案管理進行研究。

對于畜牧業(yè)來說,做好產(chǎn)業(yè)化科技項目檔案管理,不僅是實現(xiàn)畜牧業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必然要求,也是推動畜牧業(yè)統(tǒng)籌發(fā)展和安全發(fā)展的應(yīng)有之義[6]。本文以漢中市畜牧業(yè)科技項目檔案管理為例,通過分析其特點及存在的問題,提出對策和建議,為規(guī)范產(chǎn)業(yè)化科技項目檔案管理提供借鑒。

一、漢中市畜牧業(yè)科技項目檔案管理的特點

科技項目的實施過程及其詳細情況,是需要通過檔案資料來進行記錄的。檔案資料記錄越詳細,對于科技項目的產(chǎn)業(yè)化發(fā)展越有利。尤其是對于畜牧產(chǎn)業(yè)這種涉及各類數(shù)量、產(chǎn)值、增長率等較多的行業(yè)來說,做好了檔案資料的記錄和管理,就更加便于分析畜牧產(chǎn)業(yè)的項目發(fā)展狀況,調(diào)整項目的發(fā)展措施。以漢中市為例,該市在發(fā)展畜牧產(chǎn)業(yè)的同時,就開始了畜牧產(chǎn)業(yè)的科技項目檔案資料記錄與管理,為該市發(fā)展畜牧產(chǎn)業(yè)的科技項目提供了詳實的數(shù)據(jù)支撐。據(jù)漢中市畜牧產(chǎn)業(yè)化科技項目檔案資料介紹,近年來漢中市畜牧產(chǎn)業(yè)化高質(zhì)量發(fā)展取得長足進步,2021年全市畜牧業(yè)產(chǎn)值125.16億元,比2015年增長了16.4億元,占農(nóng)業(yè)總產(chǎn)值的38.73%。漢中市畜牧業(yè)以生豬為主,2021年,全市生豬存欄166.82萬頭,出欄254.78萬頭,生豬產(chǎn)業(yè)產(chǎn)值82.94億元,占畜牧業(yè)總產(chǎn)值66.27%,比2015年增長2.69億元,占農(nóng)業(yè)總產(chǎn)值25.67%。

以上資料數(shù)據(jù)均來自漢中市畜牧中心檔案資料。在查詢檔案資料過程中發(fā)現(xiàn)目前漢中市檔案資料管理較為復(fù)雜,數(shù)據(jù)查詢沒有明顯的對比圖示,只是簡單的數(shù)字堆積羅列,不能清晰直觀地看出各個年份畜牧業(yè)產(chǎn)值差別,但與信息化時代之前相比也呈現(xiàn)出一些新特點。

一是檔案資料種類較為詳細。過去,由于無法利用計算機進行檔案資料的錄入管理,漢中市畜牧中心檔案資料大多為紙質(zhì)化檔案,且檔案資料種類相對單一,除了每年的養(yǎng)殖規(guī)模、經(jīng)營成本和銷售收入等資料外,缺少其他檔案資料。目前,漢中市畜牧中心在涉及畜牧種源品種、區(qū)域規(guī)劃、養(yǎng)殖規(guī)模、科技項目、技術(shù)路線、試驗數(shù)據(jù)、論證結(jié)論、科研成果、疫病防控等各類一手資料和信息的收集整理中均編制科目、目錄、文件、數(shù)據(jù)、文獻、圖片等各門類,可以按照不同門類進行選擇查詢。

二是檔案管理專業(yè)性較強。經(jīng)過多年的發(fā)展,漢中市畜牧中心的檔案管理無論是在人員還是在內(nèi)容上都越來越專業(yè)化。漢中市畜牧管理的檔案資料從項目類別、項目編號、項目申報、項目批復(fù)、實施方案、項目進度表、評估報告、驗收報告、推廣示范和綜合利用等各方面,系統(tǒng)地對畜牧產(chǎn)業(yè)化科技項目檔案進行了收集整理和集中統(tǒng)一管理,可以使來訪者熟悉畜牧產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)律、了解畜牧產(chǎn)業(yè)科技項目基本情況。

三是檔案管理基本實現(xiàn)信息化。2015年以前,漢中市的畜牧檔案管理雖然也使用了計算機,但是對于信息化的運用不夠深入,僅僅停留在利用計算機錄制各種檔案資料數(shù)據(jù)。近年來,隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的飛速發(fā)展,大數(shù)據(jù)技術(shù)的興起運用,漢中市已建立畜牧業(yè)大數(shù)據(jù)庫,通過與網(wǎng)絡(luò)科技公司建立合作關(guān)系,構(gòu)建了畜牧產(chǎn)業(yè)化科技檔案數(shù)據(jù)管理平臺,科學規(guī)范了畜牧產(chǎn)業(yè)化科技項目資料管理,極大提高了數(shù)據(jù)容量和管理效能,更加方便科技人員進行資料查詢與學習交流。

四是檔案管理意識逐步提高。漢中市畜牧中心以往的工作是以對下指導(dǎo)和監(jiān)督為重點,不太重視畜牧檔案的管理。近年來,隨著漢中市畜牧中心信息化意識不斷增強,其內(nèi)部建設(shè)也逐漸受到重視。其中,畜牧科技項目檔案的信息化管理成為了該中心的重點工作之一。當前漢中市畜牧中心已經(jīng)成立了專門的畜牧科技項目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組,定期召開檔案管理工作會議,解決當前檔案管理工作中存在的矛盾問題。同時,對于檔案數(shù)字化信息化建設(shè)的經(jīng)費投入也不斷增強,還選派了專門人員參加檔案管理業(yè)務(wù)工作培訓。

二、產(chǎn)業(yè)化科技項目檔案管理現(xiàn)存問題短板

科技檔案管理工作作為一項專業(yè)性和技術(shù)性很強的工作,當前科技檔案管理呈現(xiàn)復(fù)雜多元化、專業(yè)化和信息化水平發(fā)展趨勢和特點,對科技檔案管理的要求也在提升,然而目前的科技檔案管理中還存在諸多問題,給科技創(chuàng)新帶來嚴重挑戰(zhàn)。

(1)專業(yè)能力有待提升。產(chǎn)業(yè)化科技項目管理專業(yè)性強,如一些科研、試驗的資料數(shù)據(jù)具有非常高的使用價值,更需要甄別、整理形成檔案,這就要求從業(yè)者具有一定的業(yè)務(wù)知識和專業(yè)水平。但檔案管理人員專業(yè)知識相對匱乏,思想、觀念、知識比較陳舊,技術(shù)、管理手段相對落后,不能適應(yīng)產(chǎn)業(yè)化科技項目規(guī)范化管理的需要?！爸夭剌p用”現(xiàn)象比較普遍,沒有對產(chǎn)業(yè)化科技項目檔案資料進行很好地開發(fā)利用,檔案管理的作用難以發(fā)揮[7]。以漢中市畜牧中心為例,雖然檔案管理基本實現(xiàn)了信息化,漢中市也建立了畜牧業(yè)大數(shù)據(jù)庫,但能夠?qū)n案管理信息化系統(tǒng)充分運用,并結(jié)合大數(shù)據(jù)進行檔案管理的專業(yè)能力還有所欠缺。

(2)人才結(jié)構(gòu)不夠合理。據(jù)統(tǒng)計,漢中市、縣區(qū)從事科技項目檔案管理的人員中,檔案管理專業(yè)人員占30%,第一學歷為檔案管理專業(yè)的僅占21.5%,絕大多數(shù)是非專業(yè)人員兼職,且年齡偏大。受編制影響,近年來對于檔案專業(yè)人才的招聘不足,隨意安排非專業(yè)人才從事檔案管理工作,尤其在基層檔案管理人才更加匱乏。人才缺乏已成為制約科技項目檔案規(guī)范化管理的主要因素。

(3)檔案管理不夠規(guī)范。對產(chǎn)業(yè)化科技檔案管理標準不高,規(guī)范化管理不能落實到位,因平時對單位、科室、科技人員的要求不嚴、相互配合不夠,有時會出現(xiàn)文件資料歸檔不及時、不完整、不齊全問題,從而造成檔案遺失。其次是檔案管理人員專業(yè)水平有限,檔案整理和分類不科學、保管不集中,不便于使用者查找;檔案密級設(shè)定和管理沒有嚴格按規(guī)定執(zhí)行,部分檔案管理存在安全隱患。

(4)作用發(fā)揮亟需加強。產(chǎn)業(yè)化科技項目的檔案管理,是為了更好地推動產(chǎn)業(yè)化科技項目實施,為產(chǎn)業(yè)化科技項目提供詳實的佐證數(shù)據(jù)和資料而開展的重要工作。但從當前來看,許多產(chǎn)業(yè)化科技項目的檔案管理還不夠規(guī)范,不僅編號和標題不夠規(guī)范,一些案卷還缺少關(guān)鍵材料,有的則組卷混亂,這些問題都使得產(chǎn)業(yè)科技化項目的檔案管理作用無法充分發(fā)揮。例如,對于漢中市畜牧中心來說,雖然引入了檔案管理信息系統(tǒng),但系統(tǒng)的錄入工作并不重視,一些年代較久的科技項目檔案錄入不完整。當需要查閱該項目檔案時,能夠獲得的資料和數(shù)據(jù)不夠系統(tǒng)全面。

三、對策及建議

針對產(chǎn)業(yè)化科技項目檔案管理中的上述現(xiàn)象,需要制定相應(yīng)對策加以有效解決,否則可能影響科技檔案管理工作的持續(xù)開展與檔案科技項目成果的推廣應(yīng)用。結(jié)合漢中畜牧業(yè)科技項目檔案工作實際,需要從以下方面重點加強改進。

(一)對標要求,教育培訓提能力

產(chǎn)業(yè)化科技項目檔案管理工作任務(wù)重、責任大,對管理檔案人員能力素質(zhì)提出了新要求,除應(yīng)具備一定專業(yè)知識和能力,熟悉檔案管理規(guī)定和流程外,還需具有良好的政治素質(zhì)、科學嚴謹?shù)淖黠L、認真負責的態(tài)度、吃苦耐勞的精神。各級行政主管部門和科技單位要高度重視檔案管理人才隊伍建設(shè)工作,拓寬用人渠道、招賢納士,通過檔案管理人才招引、自主培養(yǎng)等方式,確保市、縣區(qū)畜牧業(yè)務(wù)單位配備一名檔案管理專業(yè)人員[8];加強教育培訓,經(jīng)常組織學習習近平新時代中國特色社會主義思想、黨的創(chuàng)新理論和各項方針政策,提高思想政治素質(zhì),增強責任擔當意識;定期開展檔案管理專業(yè)培訓,通過舉辦業(yè)務(wù)培訓班、委托培訓和外出觀摩、學習交流等方式,不斷提高專業(yè)知識和業(yè)務(wù)工作能力,當好“保管員、保密員、保育員”[9]。同時,建立科技項目檔案管理的內(nèi)部學習系統(tǒng),推送全國乃至全世界范圍內(nèi)的最新科技項目檔案管理技術(shù)與方法,落實到手機APP端,讓科技項目檔案管理人員能夠及時學習最新的先進技術(shù),更新檔案管理理念。

(二)直面問題,完善制度促規(guī)范

針對產(chǎn)業(yè)化科技項目檔案管理中存在的標準要求不高、收集整理不規(guī)范、保管保密漏洞多等問題,要按照檔案管理有關(guān)制度規(guī)定,在管理創(chuàng)新、模式創(chuàng)新中建立完善檔案管理制度,并將這些制度貫穿落實到檔案的收集、整理、鑒定、保管、編研、利用等各個環(huán)節(jié),做到科學規(guī)范、管理有序、使用方便,全面提高檔案工作管理規(guī)范化水平。收集是檔案是規(guī)范管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié),要在制度體系上給予重點保障,切實將檔案收集工作落實到各職能部門、業(yè)務(wù)單位和具體責任人,對產(chǎn)業(yè)化項目在申報、審批、實施、評估等過程中形成的各方面資料,在實施過程長期積累的數(shù)據(jù)、圖片、文字、試驗數(shù)據(jù)、論證結(jié)論、技術(shù)路線、科研成果等第一手資料,及時、完整、準確收集,科學、系統(tǒng)、精準地整理、分類、編號、建檔,確?？茖W嚴謹、原始完整、準確系統(tǒng)地保存下去。例如,可以以市為單位,市直有關(guān)檔案管理部門牽頭制定出臺《科技項目檔案管理制度》,對項目的研究范圍、申報與管理、程序及條件、經(jīng)費管理、結(jié)題管理等加以明確,同時制定獎懲措施,對于科技項目檔案管理優(yōu)秀的單位,可以由市檔案局向國家檔案局、省檔案局和有關(guān)部門推薦科研項目。

(三)搭建平臺,數(shù)字賦能強時效

檔案信息化可省時省力省資源,可實現(xiàn)遠程服務(wù)、資源共享、提高檔案信息利用的時效性。檔案資源數(shù)字化是檔案工作適應(yīng)社會發(fā)展的客觀要求和深度開發(fā)利用檔案資源服務(wù)社會的必然選擇。要盡快制定產(chǎn)業(yè)化科技項目數(shù)字化檔案信息資源開發(fā)利用和安全管理規(guī)劃,依托“智慧漢中市”基礎(chǔ)平臺和電子政務(wù)數(shù)據(jù)交換平臺,建立各個關(guān)聯(lián)行業(yè)項目的管理數(shù)據(jù)庫,構(gòu)建可以覆蓋主管部門、業(yè)務(wù)單位以及下屬各級單位,實現(xiàn)各級單位間互聯(lián)互通,能滿足各級單位檔案現(xiàn)代化管理,開放的、易于擴展的檔案管理平臺,利用云平臺、項目APP等網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品進行數(shù)據(jù)管理分析,實現(xiàn)各單位檔案業(yè)務(wù)規(guī)范統(tǒng)一、數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一、信息展示方式統(tǒng)一。例如,可以引進檔案管理智能化平臺系統(tǒng),由集智能密集架管理、RFID實體檔案管理、安防報警、門禁系統(tǒng)、視頻監(jiān)控、環(huán)境監(jiān)控等功能于一體的智能化檔案管理系統(tǒng)構(gòu)成篇[10]。該系統(tǒng)綜合采用人工智能技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、RFID射頻技術(shù)、視頻采集和傳輸技術(shù)、多生物識別技術(shù)等先進技術(shù),各子系統(tǒng)和設(shè)備之間數(shù)據(jù)相互共享、既獨立運行又互相協(xié)作聯(lián)動運行,讓智慧檔案館環(huán)境更合理,檔案存放更安全,檔案管理更高效,人員身體更健康。

(四)重視編研,開發(fā)利用增效益

編研是開發(fā)檔案信息資源的重要手段,也是提供檔案服務(wù)的重要方式。要做好高層次、高水平的產(chǎn)業(yè)化科技成果檔案的編研工作,加快科技成果轉(zhuǎn)化,強化實用技術(shù)的推廣應(yīng)用,捕捉產(chǎn)業(yè)發(fā)展中的熱點、難點、焦點問題加以研究,及時了解生產(chǎn)、科研者檔案信息的需求,充分利用檔案信息資源,編研出科技含量高、利用范圍廣、實用性強的科技信息產(chǎn)品,形成直觀、易懂、宜用的音像資料和科普知識錄像片等,滿足用戶對信息的廣泛性、多樣化、綜合性的需求。產(chǎn)業(yè)化科技項目檔案的信息加工利用,是檔案工作的中心環(huán)節(jié),也是檔案資料由收藏型向現(xiàn)代化型轉(zhuǎn)變的重要標志。對于畜牧產(chǎn)業(yè)來說,可以借鑒2022年國家檔案局表彰的優(yōu)秀科技成果,如中國航天科技集團、中國人民大學檔案學院、國家電網(wǎng)等單位,針對自身工作需求研發(fā)的衛(wèi)星三維模型歸檔技術(shù)、北京奧運檔案遺產(chǎn)管理以及工程矢量館大數(shù)據(jù)平臺等項目,研發(fā)出更加具有針對性的畜牧產(chǎn)業(yè)發(fā)展管理檔案系統(tǒng)或技術(shù)。

總之,要強化檔案信息的管理利用工作,首先,要認真做好檔案館(室)指南工作,編寫分類目錄和地方特色檔案目錄等檢索工作,實現(xiàn)產(chǎn)業(yè)化科技檔案信息資料共享。其次,要加強檔案資料的宣傳工作,做好檔案窗口開放,開展咨詢服務(wù)工作。最后,應(yīng)當樹立市場觀念、服務(wù)觀念,變被動服務(wù)為主動服務(wù),多開發(fā)利用率高、利用量大的檔案信息,尤其加強農(nóng)業(yè)類檔案資料的更新管理工作,實現(xiàn)信息科技檔案資料的價值。