數(shù)字化背景下公路檔案管理實(shí)踐研究

摘 要：公路檔案資源作為國家發(fā)展和交通事業(yè)進(jìn)步的重要見證，真實(shí)記錄了公路事業(yè)發(fā)展的全過程，具有原始性、真實(shí)性和可利用性的特點(diǎn)。本文立足于數(shù)字化背景下檔案管理的新趨勢和存在的問題，認(rèn)為要建立以數(shù)字化為引領(lǐng)的公路檔案管理和治理新模式，重點(diǎn)在加強(qiáng)檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、一體化系統(tǒng)搭建、數(shù)據(jù)安全管理等方面。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；公路檔案；實(shí)踐路徑

數(shù)字化時(shí)代是指以數(shù)字技術(shù)為基礎(chǔ)，通過信息化手段對傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)進(jìn)行升級和改造，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新的時(shí)代，其主要特征是科技的不斷進(jìn)步、消費(fèi)者需求的變化和產(chǎn)業(yè)競爭的加劇?！吨腥A人民共和國國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展第十四個(gè)五年規(guī)劃和2035年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要》提出，要迎接數(shù)字時(shí)代，激活數(shù)據(jù)要素潛能，加快數(shù)字化發(fā)展 建設(shè)數(shù)字中國。公路檔案在推動經(jīng)濟(jì)發(fā)展、服務(wù)民生方面發(fā)揮著重要作用，在數(shù)字中國建設(shè)的大背景下要積極引入大數(shù)據(jù)管理模式，提升共享能力，實(shí)現(xiàn)公路檔案管理的轉(zhuǎn)型升級，以新模式新動能更好地服務(wù)中心大局、服務(wù)人民群眾。

1 數(shù)字化時(shí)代的基本公路檔案管理的新趨勢

1.1 數(shù)據(jù)化管理成為主要模式

2022年，中辦、國辦《關(guān)于推進(jìn)實(shí)施國家文化數(shù)字化戰(zhàn)略的意見》要求，基本建成文化數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施和服務(wù)平臺，形成線上線下融合互動、立體覆蓋的文化服務(wù)供給體系，這也標(biāo)志著我國數(shù)字化戰(zhàn)略進(jìn)入了新的發(fā)展階段。伴隨互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，公路檔案管理的方式、對象都發(fā)生了顯著變化，原有的模式已不能適應(yīng)時(shí)代要求，需要進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級，以適應(yīng)社會發(fā)展所需。目前，公路檔案管理部門按照《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求加強(qiáng)數(shù)字檔案室建設(shè)，數(shù)字資源已成為公路檔案管理的主體要素，打通層級壁壘、實(shí)現(xiàn)快速高效的利用服務(wù)、展現(xiàn)檔案利用價(jià)值也已成為公路檔案數(shù)據(jù)化管理的主要方向?？傊?，數(shù)據(jù)化為公路檔案工作打開了新的方向，更新了公路檔案知識網(wǎng)絡(luò)和圖譜，拓展了輻射領(lǐng)域，提升了檔案工作的社會地位和影響力。

1.2 精細(xì)化管理地位凸顯

公路檔案種類多、數(shù)量繁雜，涉及工程設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理和后期維護(hù)等多個(gè)環(huán)節(jié)，真實(shí)記錄了公路項(xiàng)目從設(shè)計(jì)到完工的全過程，后期查詢利用率較高。依據(jù)《公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》，以信息化提升檔案管理的規(guī)范化、精細(xì)化，有效地整合文書、圖片、影像和實(shí)物檔案資源，提高利用效率。目前，數(shù)字化技術(shù)帶來了公路檔案管理的精細(xì)化革命。大數(shù)據(jù)視域下的檔案查詢應(yīng)用，用戶可在檔案管理系統(tǒng)中依據(jù)權(quán)限查詢利用所需內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)資源的快速直達(dá)、高效利用。檔案資源實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)的互聯(lián)互通，不同地域的公路用戶可跨空間進(jìn)行查詢利用。

1.3 檔案開發(fā)利用成為服務(wù)方向

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出：深入推進(jìn)檔案利用體系建設(shè)，充分實(shí)現(xiàn)檔案對國家和社會的價(jià)值。檔案資源是重要的社會信息資源，隨著國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，公路檔案的利用率也越來越高，加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)利用成為新時(shí)代公路檔案管理的中心課題。開發(fā)利用的基礎(chǔ)是豐富的公路檔案資源，信息技術(shù)使公路檔案資源發(fā)揮著良好的聚集效應(yīng)，通過打造專題檔案數(shù)據(jù)庫能夠及時(shí)高效地滿足開發(fā)利用的需要。開發(fā)利用的手段也日益豐富，檔案資政成為服務(wù)中心的主要模式，短視頻、微信、微博等新媒體日益成為展示公路檔案資源的主渠道，在彰顯檔案價(jià)值、提升公路部門社會影響方面發(fā)揮著重要作用。同時(shí)，隨著公路事業(yè)的迅猛發(fā)展，人民群眾對公路檔案資源的利用也日益增多，征地拆遷涉及的公路建設(shè)檔案成為公眾關(guān)注的熱點(diǎn)，更好地回應(yīng)群眾訴求成為檔案資源服務(wù)民生的重要方面。

2 數(shù)字化背景下公路檔案管理的主要問題

2.1 支撐要素不完善

一是認(rèn)識有偏差。在公路檔案管理工作中，對數(shù)據(jù)化管理的大趨勢認(rèn)識不到位，仍習(xí)慣采取以紙質(zhì)檔案管理為主的模式，新技術(shù)應(yīng)用不足，難以實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的更迭。加之資金投入不足、人才引進(jìn)培育不足，進(jìn)一步影響單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程及質(zhì)量。二是重視程度不夠。公路管理部門技術(shù)支持不到位，大部分檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的軟件都是依靠購買，維護(hù)費(fèi)用較高，安全有隱患。加之很多單位的檔案管理人員是兼職，無法專注于從事檔案數(shù)據(jù)化的建設(shè)，也在一定程度上限制了信息化整體水平的提升。

2.2 信息化系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)尚未統(tǒng)一

公檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)尚未統(tǒng)一，各組織間的信息交流不暢通，出現(xiàn)綜合檔案管理信息化各自為政的局面。尤其是在多頭管理、信息重疊的情況下，難以提高單位檔案管理信息化建設(shè)效率。上級公路系統(tǒng)的檔案應(yīng)用軟件有的難以滿足下級機(jī)關(guān)的檔案工作需要，造成了應(yīng)用過程中的束之高閣。有的單位自己研發(fā)的檔案應(yīng)用軟件兼容性差、缺乏標(biāo)準(zhǔn)，難以實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通。

2.3 信息安全意識有待提高

大數(shù)據(jù)時(shí)代對檔案信息安全提出了新的要求，安全建設(shè)被擺在更為突出的位置。但部分檔案管理人員安全意識較低，對風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)了解不深入、不細(xì)致，難以高效開展安全防護(hù)工作，導(dǎo)致存在大量的安全風(fēng)險(xiǎn)和漏洞。

2.4 檔案管理人員信息素養(yǎng)有待提升

從現(xiàn)狀來看，部分單位檔案管理人員綜合素質(zhì)水平不高成為限制檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的重要因素，主要表現(xiàn)在：自身未能重視檔案信息管理技術(shù)知識的學(xué)習(xí)，慣性思維難以適應(yīng)時(shí)代變遷；繼續(xù)教育制度缺失，單位未能針對檔案管理人員開展定期培訓(xùn)學(xué)習(xí)教育，缺乏系統(tǒng)的信息化管理理論知識及實(shí)踐管理技巧，檔案管理工作整體質(zhì)量難以得到有效提升。同時(shí)，既精通檔案數(shù)字化技術(shù)、又熟悉檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才不多，直接影響了工作效率[1]。

3 數(shù)字化背景下公路檔案管理實(shí)踐路徑分析

3.1 以要素整合推進(jìn)公路管理體制優(yōu)化

3.1.1強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)。按照《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》關(guān)于機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按規(guī)定設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)的要求，公路部門要成立由主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長的公路檔案信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組。建立專（兼）職檔案員的檔案層級化管理機(jī)制。根據(jù)時(shí)代發(fā)展科學(xué)謀劃方向和目標(biāo)，并對全流程管理作出系統(tǒng)規(guī)范，為做好檔案規(guī)范化管理提供機(jī)制保障。

3.1.2轉(zhuǎn)變工作思維。檔案對于公路在后期的使用、改建、擴(kuò)建以及維修和養(yǎng)護(hù)方面起著相當(dāng)重要的作用，樹立抓檔案就是抓項(xiàng)目的思維，使工作人員從傳統(tǒng)的思維模式中走出來，樹牢檔案精細(xì)化管理意識。在項(xiàng)目實(shí)施初期應(yīng)將關(guān)于檔案數(shù)據(jù)化管理的相關(guān)規(guī)定納入合同，項(xiàng)目進(jìn)行中要常態(tài)化開展檔案數(shù)據(jù)化管理培訓(xùn)，使檔案數(shù)據(jù)化和項(xiàng)目管理同部署、同落實(shí)，貫穿于項(xiàng)目建設(shè)始終。

3.1.3加強(qiáng)資金保障。數(shù)據(jù)化管理對于提升企業(yè)工作效率起著推動作用，把檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)納入工作全局，在數(shù)據(jù)化軟件購買、機(jī)房配備、服務(wù)器維護(hù)等方面給予支持，確保單位檔案管理信息化建設(shè)所需的物質(zhì)、資金、人才資源均得到有效滿足。

3.1.4加強(qiáng)人才培養(yǎng)。一方面，檔案管理人員要樹立終身學(xué)習(xí)理念，常態(tài)化學(xué)習(xí)檔案管理信息化理論知識，提升專業(yè)技能，在檔案管理工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)清自身不足并持續(xù)改進(jìn)。另一方面，單位要持續(xù)加強(qiáng)檔案職業(yè)化培訓(xùn)力度，特別是信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)教育，使檔案人員的實(shí)踐和能力水平適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求。此外，需加強(qiáng)與高校合作，引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理專業(yè)人才，帶動單位檔案信息化建設(shè)事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展[2]。

3.2 以標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)提升公路檔案科學(xué)化水平

檔案數(shù)據(jù)化管理模式的最大特征是管理對象的轉(zhuǎn)變，它實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)檔案到電子檔案的改變，對檔案管理進(jìn)行了全流程的重塑。因此，需要在歸檔和電子檔案產(chǎn)生的流程環(huán)節(jié)上加以規(guī)范，為檔案利用奠定基礎(chǔ)。主管部門要依據(jù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)“電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范”“紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范”，進(jìn)一步明確電子文件全生命周期各環(huán)節(jié)的主體責(zé)任、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、保管義務(wù)等，將檔案工作網(wǎng)絡(luò)從線下覆蓋到線上，確保數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、權(quán)利清晰、責(zé)任明確，推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)資源的管理利用由“量變”向“質(zhì)變”升級[3]。深入推動檔案信息化應(yīng)用建設(shè)，根據(jù)公路檔案類別不同，建立不同方式的檔案歸集網(wǎng)絡(luò)。對于文書檔案管理來說，內(nèi)部文件可通過OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)、發(fā)布、存儲，并在OA系統(tǒng)建立檔案借閱流程，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上審批等一鍵式查閱利用。加強(qiáng)各類工程電子檔案收集，建立專業(yè)檔案收集歸檔目錄和流程，將日常工作中產(chǎn)生的錄音、圖片、視頻等音像資料納入歸檔范圍，確保檔案資源應(yīng)歸盡歸，打造公路檔案數(shù)據(jù)湖。加強(qiáng)公路電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，一方面對檔案信息化建設(shè)加以規(guī)范、明確標(biāo)準(zhǔn)，建立共享利用模式，能夠?qū)ν獠啃畔①Y源進(jìn)行有效整合，使資源共享、長期保存目標(biāo)得到有效實(shí)現(xiàn)。另一方面，做好公路檔案數(shù)據(jù)資源與電子政務(wù)信息聯(lián)動機(jī)制建設(shè)，打造公路檔案文件管理中心，使電子政務(wù)文件和公路檔案數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)有效對接和整合，便于檔案資源歸集利用。

3.3 打造檔案動態(tài)接收與整理的一體化模式

公路檔案產(chǎn)生周期長、利用率高，需要及時(shí)收集歸檔。建立自下而上的檔案一體化管理系統(tǒng)，打通環(huán)節(jié)壁壘，通過政務(wù)內(nèi)網(wǎng)與下屬單位連接，搭建檔案接收、全宗管理、自主歸檔等功能模塊，結(jié)合檔案業(yè)務(wù)流程，形成上下貫通、執(zhí)行有效的有機(jī)整體。按照《關(guān)于全面推行機(jī)關(guān)檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表三合一制度的通知》要求，建立符合公路檔案管理特色的“三合一制度”，重塑檔案接受保管流程，建設(shè)“文件資料”歸集體系，數(shù)據(jù)化處理后的公路檔案材料可自動歸入“檔案管理模塊”，檔案系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)資料始終處于增量狀態(tài)。開發(fā)“電子歸檔預(yù)審”組件，對歸集后的數(shù)據(jù)由數(shù)據(jù)系統(tǒng)給予識別，確保區(qū)域內(nèi)各類檔案資料應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收。明確單位內(nèi)部各部門的檔案管理責(zé)任，理順檔案流程，特別是各環(huán)節(jié)中數(shù)據(jù)系統(tǒng)上報(bào)和審核，避免出現(xiàn)多頭管理、收集存儲檔案信息的情況，使檔案資源得到統(tǒng)一規(guī)范管理。

3.4 以智慧賦能提升公路檔案服務(wù)水平

按照《檔案移動服務(wù)平臺建設(shè)指南》要求，依托云平臺技術(shù)，創(chuàng)新檔案服務(wù)模式，打造檔案查詢利用服務(wù)一網(wǎng)通辦“云上大廳”，真正實(shí)現(xiàn)讓數(shù)據(jù)多跑路。著力搭建服務(wù)平臺，推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+公共服務(wù)”建設(shè)，深化公路檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用，通過微信公眾號或者官網(wǎng)，明確相關(guān)規(guī)定、查檔方式和查檔程序，開通原文在線查檔，只需要群眾動動指尖，即可實(shí)現(xiàn)：立查、立下載、立打印、立利用。運(yùn)用區(qū)塊鏈技術(shù)對電子檔案添加水印和電子印章，開啟雙重防偽保障，防止電子檔案被篡改，確保檔案利用真實(shí)可靠。解決跨部門查詢痛點(diǎn)，匯總?cè)到y(tǒng)層面保存的檔案資源，全力打造公路檔案數(shù)據(jù)庫，將其融入檔案管理系統(tǒng)，打破證明—調(diào)閱—使用的傳統(tǒng)路徑，有效破解傳統(tǒng)審批存在的重復(fù)提交、多頭提交的難題，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享利用，提升檔案服務(wù)能力。

3.5 以“大安全”構(gòu)筑檔案數(shù)據(jù)安全網(wǎng)絡(luò)

“互聯(lián)網(wǎng)+”、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)廣泛應(yīng)用下，公路檔案數(shù)據(jù)安全日益受到關(guān)注?！稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》必須采取有效措施嚴(yán)防信息篡改、丟失、外泄。引入多項(xiàng)安全技術(shù)，層層筑牢檔案數(shù)據(jù)安全防線，全方位滿足在權(quán)限設(shè)置、傳輸加密、數(shù)據(jù)安全審查、數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估監(jiān)測、長期安全存儲等方面的監(jiān)管要求。目前，在公路檔案數(shù)據(jù)安全領(lǐng)域常用的技術(shù)有：一是文件水印。水印的目的是保護(hù)電子文件的安全和提升企事業(yè)單位形象。水印設(shè)置支持使用logo、圖片，也可以手動輸入文字作為水印，并可以通過設(shè)定水印的坐標(biāo)、角度、字體、大小、顏色、透明度等屬性，達(dá)到自定義水印設(shè)置的效果。二是文件傳輸加密。該技術(shù)是確保文件不被非法利用的重要手段，只有熟悉密碼才能進(jìn)行安全解鎖閱讀，通過對文件進(jìn)行算法加密處理給文件穿上了一層安全外衣，確保了傳輸過程中的安全性。這種“明文”到“密文”轉(zhuǎn)變的技術(shù)，已經(jīng)廣泛應(yīng)用于文件傳輸中。三是文件存儲加密。電子文件安全存儲是指確保存儲在計(jì)算機(jī)或服務(wù)器上的信息或數(shù)據(jù)不受意外或者惡意的原因遭到破壞、更改、泄露等。系統(tǒng)從應(yīng)用層出發(fā)實(shí)現(xiàn)對單個(gè)文件的加密，所有電子文件以密文的方式存放，系統(tǒng)提供相應(yīng)的解密機(jī)制實(shí)現(xiàn)電子文件的查看和利用。如遭遇惡意拷貝，則原文無法利用。四是借閱權(quán)限設(shè)定。針對特定的卷庫、案卷、文件，都可進(jìn)行借閱范圍的設(shè)置，權(quán)限可詳細(xì)到個(gè)人，防止信息泄露，進(jìn)一步提升檔案的安全性。對于無查看權(quán)限的檔案，可進(jìn)行臨時(shí)授權(quán)申請，申請審批通過后，具有短期的查閱權(quán)限，授權(quán)期結(jié)束后，權(quán)限自動取消。同時(shí)，為了保護(hù)信息安全，電子檔案下載時(shí)會自帶水印，包括借閱人、借閱日期等，若是出現(xiàn)信息泄露可進(jìn)行追溯。

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[3]繆秋君，王鶴鳴.數(shù)字化改造讓檔案管理更高效[N].科技日報(bào)，2023（04）：07.

作者簡介：顧佳怡（1986— ），臨沂市公路事業(yè)發(fā)展中心館員，研究方向：公路檔案管理。