《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》結(jié)構(gòu)及內(nèi)容解讀

摘 要：《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）的制定為建設(shè)項(xiàng)目檔案管理提供了詳細(xì)的工作規(guī)范，提升建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范化水平。本文對(duì)《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）的內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)解讀，首先分析該規(guī)范制定的主要社會(huì)、制度及技術(shù)背景，重點(diǎn)探討該規(guī)范的框架內(nèi)容以及主要特點(diǎn)，并提出進(jìn)一步完善的對(duì)策建議。對(duì)全面深入了解該規(guī)范的結(jié)構(gòu)內(nèi)容，把其握具體要求，提升建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平，具有一定參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》；內(nèi)容解讀

概述

近年來(lái)，隨著建設(shè)項(xiàng)目管理水平越來(lái)越高，要求越來(lái)越嚴(yán)，2002年頒布實(shí)施的《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《整理規(guī)范》）已經(jīng)難以滿(mǎn)足新時(shí)期建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)實(shí)要求。為此，國(guó)家檔案局經(jīng)過(guò)廣泛的調(diào)研論證，征求意見(jiàn)，經(jīng)全國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)審查通過(guò)后，于2018年4月8日，正式對(duì)外發(fā)布《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/2018）（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《規(guī)范》），并于2018年10月1日正式實(shí)施?！秶?guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》同時(shí)廢止。《規(guī)范》的制定和實(shí)施填補(bǔ)了建設(shè)項(xiàng)目檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)域的空白，為建設(shè)項(xiàng)目檔案管理提供更為清晰、科學(xué)的管理方法和思路，對(duì)提升新時(shí)期建設(shè)項(xiàng)目人員檔案意識(shí)、增強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理，提高建設(shè)項(xiàng)目檔案工作整體水平都發(fā)揮著極其重要作用。本文就《規(guī)范》的結(jié)構(gòu)及內(nèi)容進(jìn)行解讀，理解《規(guī)范》的精神實(shí)質(zhì)和內(nèi)涵，旨在助力《規(guī)范》在實(shí)際工作中具體貫徹執(zhí)行。

1 出臺(tái)背景

隨著我國(guó)各個(gè)行業(yè)、領(lǐng)域建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量和規(guī)模飛速擴(kuò)大，2002年實(shí)施的《整理規(guī)范》已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展變化，無(wú)法覆蓋全部類(lèi)型的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，尤其是檔案領(lǐng)域陸續(xù)出臺(tái)了一系列新的規(guī)章制度、新的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，迫切需要出臺(tái)一部較為全面的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范。

1.1 社會(huì)背景

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，每年有大量的新開(kāi)工建設(shè)項(xiàng)目。為進(jìn)一步提升建設(shè)項(xiàng)目管理水平，2017年10月7日，國(guó)務(wù)院第一次審議通過(guò)《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》修改，細(xì)化建設(shè)單位質(zhì)量責(zé)任和義務(wù)，明確了施工圖設(shè)計(jì)文件使用標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目的科學(xué)化、規(guī)范化管理。作為建設(shè)項(xiàng)目重要組成部分的檔案資源，也是建設(shè)領(lǐng)域乃至國(guó)家的核心信息資源，詳細(xì)記錄建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、到施工建設(shè)、竣工驗(yàn)收的全部過(guò)程，是建設(shè)項(xiàng)目管理的重要依據(jù)，對(duì)推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展發(fā)揮重要作用。因此，在加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的社會(huì)背景下，做好建設(shè)項(xiàng)目檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用，需要一部專(zhuān)門(mén)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)予以規(guī)制和約束。

1.2 制度背景

《整理規(guī)范》頒布實(shí)施的十余年，我國(guó)建設(shè)領(lǐng)域和檔案管理領(lǐng)域均出臺(tái)一系列規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。2004年，建設(shè)部出臺(tái)《建設(shè)工程項(xiàng)目管理試行辦法》；2011年，編制發(fā)布《城市軌道交通建設(shè)項(xiàng)目管理規(guī)范》（GB50722-2011）；2015年，國(guó)家安監(jiān)總局發(fā)布《建設(shè)項(xiàng)目安全設(shè)施“三同時(shí)”管理規(guī)定》，2017年住建部先后制定出臺(tái)《建設(shè)工程項(xiàng)目管理規(guī)范》（GB/T50326-2017）、《建設(shè)項(xiàng)目工程總承包管理規(guī)范》（GB/T50358-2017）、《全宗卷規(guī)范》（DA/T12-2012）、《技術(shù)制圖? 復(fù)制圖的折疊方法》（GB/T10609.3-2009）、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）等。一系列規(guī)章制度、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的制定和出臺(tái)，使得《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要，迫切需要從制度上加以完善和健全。

1.3 技術(shù)背景

《規(guī)范》出臺(tái)前，我國(guó)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、OA系統(tǒng)自動(dòng)化技術(shù)等廣泛應(yīng)用于建設(shè)等各個(gè)領(lǐng)域，也進(jìn)一步推動(dòng)了檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型。為適應(yīng)日益增長(zhǎng)的電子文件管理需要，推動(dòng)電子建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔及管理走上信息化、智能化發(fā)展之路，在信息技術(shù)發(fā)展背景下，通過(guò)《規(guī)范》的出臺(tái)推動(dòng)電子檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)，豐富電子建設(shè)項(xiàng)目檔案資源管理內(nèi)涵、品質(zhì)。

2 框架內(nèi)容

2018年出臺(tái)的《規(guī)范》替代了2002年版的《整理規(guī)范》，框架結(jié)構(gòu)由2002年的8個(gè)章節(jié)1個(gè)附錄修改為10個(gè)章節(jié)和2個(gè)附錄。其中《規(guī)范》新增了“竣工圖章、竣工圖審核章式樣”目錄（詳見(jiàn)表1）。

2.1 明確相關(guān)術(shù)語(yǔ)及定義

2018年《規(guī)范》一共有17個(gè)術(shù)語(yǔ)，較2002年《整理規(guī)范》增加了4個(gè)術(shù)語(yǔ)，刪除了“單項(xiàng)工程”“項(xiàng)目竣工文件”。其中新增了“分部工程”“建設(shè)單位”“參建單位”“項(xiàng)目電子文件”“項(xiàng)目檔案管理卷”。將“項(xiàng)目前期文件”“項(xiàng)目施工文件”“項(xiàng)目竣工圖”“項(xiàng)目監(jiān)理文件”“項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件”修改為“前期文件”“施工文件”“竣工圖”“監(jiān)理文件”“竣工驗(yàn)收文件”。并且設(shè)定了每一個(gè)術(shù)語(yǔ)的具體定義內(nèi)涵，使術(shù)語(yǔ)更加準(zhǔn)確、科學(xué)，符合時(shí)代特色。

2.2 明確責(zé)任主體及內(nèi)容

與《整理規(guī)范》相比，《規(guī)范》第五章“項(xiàng)目檔案工作的組織及職責(zé)任務(wù)”詳細(xì)規(guī)定了建設(shè)單位、建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)、建設(shè)單位工程管理相關(guān)部門(mén)、參建單位等組織的項(xiàng)目檔案工作職責(zé)。其中建設(shè)單位共有6項(xiàng)職責(zé)：制定項(xiàng)目建設(shè)檔案管理規(guī)章制度；與參建單位簽訂項(xiàng)目文件管理合同或協(xié)議；制定項(xiàng)目檔案工作方案；建立歸檔考核機(jī)制；同步做好檔案信息化建設(shè)；做好建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收準(zhǔn)備及整改工作。建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)承擔(dān)著5項(xiàng)職責(zé)：監(jiān)督、指導(dǎo)本單位落實(shí)檔案制度；開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)；參加項(xiàng)目建設(shè)重要會(huì)議、重要活動(dòng)；審查項(xiàng)目文件；接收、移交項(xiàng)目檔案。建設(shè)單位工程管理相關(guān)部門(mén)承擔(dān)著3項(xiàng)職責(zé)：提出工程技術(shù)文件規(guī)范性要求，并審查歸檔文件的“四性”；做好本部門(mén)項(xiàng)目文件收集整理；做好項(xiàng)目文件交接。參建單位共承擔(dān)著5項(xiàng)職責(zé)：建立文件管理制度；做好承擔(dān)工程文件收集整理；監(jiān)理單位需要審查歸檔文件；配備相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施。

2.3 明確歸檔標(biāo)準(zhǔn)及要求

《規(guī)范》第七章第四節(jié)詳細(xì)規(guī)定了建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和要求。例如，歸檔應(yīng)堅(jiān)持“及時(shí)性”原則。其中前期文件歸檔在其工作結(jié)束時(shí)；管理文件以年度歸檔為原則，跨年度歸檔為例外；施工文件則以驗(yàn)收結(jié)束歸檔為原則，以分部或分階段歸檔為例外；科研項(xiàng)目文件歸檔應(yīng)在結(jié)題驗(yàn)收后進(jìn)行；竣工驗(yàn)收文件以驗(yàn)收通過(guò)為歸檔時(shí)間節(jié)點(diǎn)。進(jìn)一步明確歸檔文件審查流程。例如，施工文件先由施工單位自查，然后再依次交由監(jiān)理、工程管理部門(mén)、檔案管理機(jī)構(gòu)審查；監(jiān)理文件先自查，再依次交由工程管理部門(mén)、檔案管理機(jī)構(gòu)審查；信息系統(tǒng)文件則由監(jiān)理單位、信息化管理部門(mén)、檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查。

2.4 電子文件歸檔及管理

《規(guī)范》還增設(shè)了第九章“項(xiàng)目電子文件歸檔與電子檔案管理”，分為“項(xiàng)目電子文件的歸檔”“項(xiàng)目電子檔案管理”“項(xiàng)目檔案數(shù)字化”三個(gè)部分。其中“項(xiàng)目電子文件的歸檔”提出項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，電子文件歸檔范圍的確立。除了收集整理項(xiàng)目電子文件外，還要一并收集“電子文件的過(guò)程信息、版本信息和背景信息”等相關(guān)元數(shù)據(jù)。“項(xiàng)目電子檔案管理”明確其整理、保管、鑒定執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)，以及電子檔案銷(xiāo)毀程序?！绊?xiàng)目檔案數(shù)字化”則規(guī)定了數(shù)字化范圍、委托第三方數(shù)字化加工的具體規(guī)定，這些具體的規(guī)定和要求也是落實(shí)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）的具體體現(xiàn)。

3 主要特點(diǎn)

3.1 標(biāo)準(zhǔn)的通用性

《整理規(guī)范》主要是“國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目”檔案管理的依據(jù)，而《規(guī)范》則將其直接擴(kuò)展為“建設(shè)項(xiàng)目”，除了國(guó)家投資建設(shè)的項(xiàng)目外，一般主體的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理也應(yīng)滿(mǎn)足該《規(guī)范》要求。此外，《規(guī)范》還詳細(xì)規(guī)定了建設(shè)單位、參建單位，以及建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)、建設(shè)單位工程管理相關(guān)部門(mén)等責(zé)任主體的職責(zé)。還明確了建設(shè)單位包含但不限于管理辦法、分類(lèi)方案、歸檔范圍、保管期限表、整理編目細(xì)則等“項(xiàng)目檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范內(nèi)容”。這些規(guī)定適用于不同規(guī)模建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，也滿(mǎn)足檔案行政管理部門(mén)履行監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)的要求，為建設(shè)項(xiàng)目檔案管理提供了一部通用的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。

3.2 標(biāo)準(zhǔn)的操作性

與《整理規(guī)范》只規(guī)定了建設(shè)項(xiàng)目文件收集、竣工文件編制、項(xiàng)目文件整理與歸檔、項(xiàng)目檔案整理與移交不同的是，《規(guī)范》則更為詳細(xì)地規(guī)定了項(xiàng)目檔案工作的組織及職責(zé)任務(wù)，使不同主體職責(zé)任務(wù)更為清晰，提出了制度規(guī)范建設(shè)的責(zé)任主體，要求不同主體落實(shí)相應(yīng)的制度規(guī)范建設(shè)職責(zé)。此外，還專(zhuān)門(mén)規(guī)定了電子文件歸檔與電子檔案管理的篇幅內(nèi)容。這些規(guī)定內(nèi)容都體現(xiàn)了項(xiàng)目建設(shè)的基本規(guī)律和一般程序，執(zhí)行要求更為具體明確，責(zé)任定位更為精準(zhǔn)，使《規(guī)范》執(zhí)行更具可操作性。

3.3 標(biāo)準(zhǔn)的兼容性

2002年《整理規(guī)范》出臺(tái)后的十余年時(shí)間里，我國(guó)檔案領(lǐng)域出臺(tái)一系列的規(guī)章制度、技術(shù)規(guī)范，為了與這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范相銜接，2018年新出臺(tái)的《規(guī)范》兼顧不同行業(yè)、不同領(lǐng)域、不同規(guī)模及不同類(lèi)型的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)際，也兼顧其他行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和管理要求，使標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行更具兼容性。例如竣工圖明確應(yīng)按《技術(shù)制圖-復(fù)制圖的折疊方法》（GB/T10609.3-2009）規(guī)定統(tǒng)一折疊，紙質(zhì)照片整理按照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002），錄音帶、錄像帶等磁性載體文件整理則按照《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15-1995）。

3.4 標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)代性

《規(guī)范》的制定和實(shí)施，充分體現(xiàn)了新時(shí)期建設(shè)項(xiàng)目特點(diǎn)和規(guī)律，符合建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的實(shí)際需要。與《整理規(guī)范》相比，《規(guī)范》從各個(gè)方面規(guī)定建設(shè)項(xiàng)目檔案管理新要求新標(biāo)準(zhǔn)。例如，甲方管理資料除了傳統(tǒng)的文件外，還新增了征地拆遷文件、移民文件，分類(lèi)更加清晰，基本按照建設(shè)項(xiàng)目程序和涉及到的工作內(nèi)容。施工文件中增加了施工月報(bào)、年報(bào)、竣工圖編制說(shuō)明等相關(guān)內(nèi)容。此外，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，為做好項(xiàng)目電子文件管理，還新增了信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)文件的管理。竣工驗(yàn)收文件則進(jìn)一步細(xì)化歸檔要求，增加項(xiàng)目申報(bào)材料、會(huì)議文件、簽字表、驗(yàn)收證書(shū)等，這些新規(guī)定和新要求都也體現(xiàn)了新時(shí)期建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)特點(diǎn)和要求。

4 改進(jìn)建議

4.1 部分內(nèi)容規(guī)定還需進(jìn)一步的細(xì)化

與《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》相比，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目主體發(fā)生變更等特殊情況下的歸檔單位的移交時(shí)間、范圍、流程及接收對(duì)象等，還需細(xì)化，以增強(qiáng)《規(guī)范》的指導(dǎo)性和可操作性。

4.2 部分術(shù)語(yǔ)界定還需進(jìn)一步的精準(zhǔn)

術(shù)語(yǔ)和定義越規(guī)范越準(zhǔn)確，描述的檔案相關(guān)規(guī)定和內(nèi)容就越具體越形象，也就讓具體執(zhí)行人員理解的更深，執(zhí)行的更到位。如“項(xiàng)目電子檔案”的術(shù)語(yǔ)定義與《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》中的“電子檔案”術(shù)語(yǔ)定義就有一定區(qū)別，并未把“電子檔案”中的具有“憑證”價(jià)值予以規(guī)定。

4.3 部分引用參照還需進(jìn)一步精細(xì)

《電子檔案單套管理一般要求》《電子檔案移交接收操作規(guī)程》等均將電子檔案管理及移交等方面的內(nèi)容作出非常詳細(xì)的規(guī)定，《規(guī)范》中應(yīng)將項(xiàng)目電子檔案移交的相關(guān)內(nèi)容納入第十章“項(xiàng)目檔案移交”章節(jié)，進(jìn)一步的優(yōu)化和完善。

4.4 規(guī)范銜接還需進(jìn)一步精確

2018年《規(guī)范》頒布實(shí)施后，近年來(lái)檔案數(shù)字化領(lǐng)域又陸續(xù)出臺(tái)了新的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，如《實(shí)物檔案數(shù)字化規(guī)范》《檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)用LTO磁帶應(yīng)用規(guī)范》《政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范》等，新的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的頒布和實(shí)施，要及時(shí)做好《規(guī)范》的修訂和完善，使《規(guī)范》與時(shí)俱進(jìn)，始終與檔案管理的最新要求相適應(yīng)。

結(jié)語(yǔ)

《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）的制定和實(shí)施使建設(shè)項(xiàng)目檔案管理?yè)碛辛嗽敿?xì)的工作規(guī)范作為依據(jù)，也極大地提升建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范化水平。只有不斷地加強(qiáng)對(duì)《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）的內(nèi)容學(xué)習(xí)、消化、吸收和貫徹落實(shí)，才能做到熟練運(yùn)用，把握《規(guī)范》的具體要求，切實(shí)提升建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平。

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作者簡(jiǎn)介：陳練（1972— ），大學(xué)學(xué)歷，玉林市疾病預(yù)防控制中心館員，主要從事檔案管理、編研、服務(wù)利用研究。