劉琳 王啟國
摘 要:在黨和國家事業(yè)發(fā)展進程中,水利事業(yè)取得了歷史性成就、發(fā)生了歷史性變革。水利檔案作為各項水利業(yè)務(wù)活動中形成的數(shù)據(jù)、信息、圖表等各種形式的原始記錄,是反映水利事業(yè)發(fā)展的重要憑證。在新時代,相關(guān)部門應(yīng)高度關(guān)注水利檔案的規(guī)范化管理,進而在推動水利事業(yè)前行的過程中提供更好的檔案服務(wù)。本文從新形勢下水利檔案規(guī)范化管理的意義及必要性、存在的問題與挑戰(zhàn)、未來優(yōu)化路徑展開深入分析,為水利部門實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展提供決策參考。
關(guān)鍵詞:水利檔案;規(guī)范化管理;優(yōu)化路徑
水是萬物之母、生存之本、文明之源,是經(jīng)濟社會發(fā)展的重要支撐和基礎(chǔ)保障。在新時代,隨著中國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展,水利檔案管理工作作為水利工作的重要組成部分,對水利事業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。這就需要部門領(lǐng)導(dǎo)者和管理人員充分認識到水利檔案工作的重要性,增強檔案意識,強化檔案管理規(guī)范化、標準化、智能化發(fā)展,實現(xiàn)檔案事業(yè)提質(zhì)增效[1]。
1 水利檔案規(guī)范化管理必要性及意義
1.1 節(jié)約檔案資源管理成本
在新時代各項水利工程及相關(guān)工作的復(fù)雜度變強、涉及范圍變廣、數(shù)量增多、規(guī)模變大,隨時隨地都在生成大量的水利文件,并包含圖表、文書、聲像、實物等結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。在傳統(tǒng)檔案管理模式中,需要以人工的方式對其進行收集、歸檔、保存、管理、利用,要耗費大量的人力物力財力,且實際工作大多是重復(fù)低價值的人力勞動,不只耗費經(jīng)濟成本,也耗費時間成本?,F(xiàn)在依托數(shù)字掃描信息化技術(shù)和智慧庫房,使得絕大多數(shù)水利檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù),在管理過程中實現(xiàn)數(shù)據(jù)采集、自動整理、快速編目、智能分類等一系列標準化、自動化流程,避免人為疏漏,提升工作效率。大大節(jié)約了單位的財務(wù)成本、庫房成本和管理成本,實現(xiàn)人盡其能、物盡其用。
1.2 實現(xiàn)龐大信息高效管理
目前各項水利工作對實現(xiàn)數(shù)據(jù)快速傳遞、及時獲取信息、便捷高效利用檔案的需求不斷增大,然而水利檔案內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)量偏大,管理工作繁重,利用效率較低,沿用傳統(tǒng)的管理利用模式難以滿足水利事業(yè)發(fā)展需要。在新形勢下,依托信息化、現(xiàn)代化技術(shù)及智能化平臺,可提升數(shù)據(jù)收集效率及歸檔質(zhì)量,解決以往檔案無法自動關(guān)聯(lián)、無法覆蓋工作全過程的問題,更減少了對紙質(zhì)檔案、照片檔案的頻繁翻閱,降低破損率和丟失率,提升安全性。
1.3 促進檔案開發(fā)利用共享
水利檔案價值在于為水利工程建設(shè)等各項工作提供真實可靠信息。新形勢下實現(xiàn)對檔案的精準統(tǒng)計和深度挖掘,優(yōu)化借閱流程,創(chuàng)新服務(wù)機制,定向主動提供信息,增強為重大項目提供檔案信息的針對性、精準性和及時性。利用信息化技術(shù),在檔案開發(fā)利用過程中通過關(guān)鍵詞、單位信息、工程類型等進行高速檢索,大大節(jié)約了檔案查詢和調(diào)用時間。同時水利行業(yè)各部門之間通過大數(shù)據(jù)平臺實現(xiàn)共建共享,統(tǒng)一管理,形成檔案開放合力,推動健全并不斷完善全過程、全鏈條的檔案開放工作機制,促進檔案公共服務(wù)均等化、合理化,整體呈現(xiàn)良好的開發(fā)利用局面,彰顯了檔案的潛在價值[2]。
2 水利檔案規(guī)范化管理存在問題與挑戰(zhàn)
2.1 基礎(chǔ)軟硬件設(shè)施薄弱
目前,大多水利部門單位受辦公條件、財政資金、領(lǐng)導(dǎo)重視等因素,檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后。檔案庫房、查檔室、辦公室、數(shù)字化加工室沒有做到空間獨立,一些庫房存在面積小、裝具老舊、缺少消防設(shè)備、恒溫恒濕不達標等問題,滿足不了新形勢下檔案多元化、多樣化、多載體管理。同時,一些水利部門檔案信息化建設(shè)較為落后,沒有專業(yè)性較強的配套軟硬件設(shè)施。硬件僅限于日常辦公和計算機終端,軟件系統(tǒng)平臺功能單一,僅限于檔案錄入、存儲,甚至停留在單機管理層面,不能形成開放式檔案數(shù)據(jù)庫。對水利工作提供的數(shù)據(jù)分析、案例參考、綜合統(tǒng)計等信息嚴重不足,無法充分發(fā)揮檔案潛在價值,使得管理問題不斷增多,水利事業(yè)發(fā)展難以有重大突破。
2.2 信息資源收集不齊全
水利檔案分類紛繁復(fù)雜、內(nèi)容多種多樣、保存介質(zhì)各異。不僅包括文書檔案,還包括照片檔案、錄像檔案、音頻檔案、實物檔案等,檔案工作開展較為困難。在行業(yè)內(nèi)存在收集不齊全、歸檔不及時、管理不規(guī)范等問題[3]。一是由于對檔案工作重要性宣傳不夠。內(nèi)設(shè)業(yè)務(wù)科室沒有主動對日常工作信息進行匯總;水利工程開展與檔案工作建設(shè)不同步,在最終驗收時忽視檔案資料完整性,導(dǎo)致很多文件無章可循、無人知曉,對于后期水利項目運營管理造成較大影響,不僅嚴重耽誤工作進展,而且浪費大量人力物力。二是行業(yè)內(nèi)部尚未形成自上而下、分級管理的歸檔網(wǎng)絡(luò)體系,缺乏檔案生成、收集、管理、利用相關(guān)流程標準;檔案的開放鑒定、保管期限劃分等制度不完善,給后續(xù)檔案整理、利用等工作帶來較大影響,嚴重制約了檔案管理質(zhì)量效果的提升。三是由于檔案硬件設(shè)施不健全、管理人員技術(shù)水平較低等因素,檔案數(shù)字化開展力度不夠。在線歸檔模式尚未全面推行,收集方式仍停留在人工通知、分散接收層面,整合水平仍然較低,大大降低了征集效率。
2.3 檔案管理體系不完善
現(xiàn)階段,我國水利行業(yè)對檔案管理工作的重要性認識不足?!爸匕l(fā)展、輕管理”思想較為嚴重,尚未形成完善的檔案管理體系。職責(zé)劃分不明確,沒有制定檔案工作專班與專職人員,組織架構(gòu)不清晰,分工混亂,崗位職責(zé)不明確,效率低下,執(zhí)行力度大打折扣。一旦出現(xiàn)問題,容易產(chǎn)生流程混亂、互不擔(dān)責(zé)、推諉扯皮的現(xiàn)象。同時水利檔案的規(guī)范管理、高效運作,離不開完善和可持續(xù)優(yōu)化的制度建設(shè)機制。部分水利單位普遍缺乏規(guī)范的管理制度進行指導(dǎo)或規(guī)范行為,檔案管理人員無法按照科學(xué)合理的章程開展具體工作,導(dǎo)致工作流程不細致,隨意性強,漏洞百出。由此導(dǎo)致檔案信息可信性受到影響,不利于從整體上提高水利檔案管理工作的規(guī)范化水平,也降低了后續(xù)相關(guān)工作開展的效率,檔案價值大大下降。
2.4 人員業(yè)務(wù)能力不專業(yè)
檔案工作具有較強的實用性、專業(yè)性,尤其在新時代,對檔案管理工作人員的綜合能力要求較高。在水利部門,相關(guān)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較差,人員變動較為頻繁,導(dǎo)致工作難以實現(xiàn)平穩(wěn)開展。一是由于大多人員長期在傳統(tǒng)檔案管理模式下工作,已形成固定思維定式,工作內(nèi)容僅局限在檔案分類、歸檔、存儲,無法在短時間內(nèi)熟悉大數(shù)據(jù)信息化等先進技術(shù),計算機終端操作水平難以得到提升。二是檔案部門在水利行業(yè)內(nèi)處于邊緣地帶,單位及領(lǐng)導(dǎo)者檔案意識薄弱,簡單認為檔案工作僅僅是將分散的文件匯總即可,對檔案隊伍的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃和定期培訓(xùn)開展力度不夠,使得整體業(yè)務(wù)水平停滯不前。三是檔案隊伍業(yè)務(wù)理念陳舊、主動服務(wù)意識不強,安全化、規(guī)范化管理意識不夠,水利部門單位對日常檔案管理工作監(jiān)督不力,尚未制定考核機制,使得檔案管理人員工作積極性不高、主觀能動性不強,容易出現(xiàn)檔案不齊全、案卷混亂、開展不及時等問題,無法滿足快節(jié)奏、高水準水利工作對檔案利用的需求。
3 水利檔案規(guī)范化管理優(yōu)化路徑
3.1 優(yōu)化資源配置,提升設(shè)施水平
隨著時代的發(fā)展,先進科學(xué)技術(shù)不斷融入各行各業(yè)中,大數(shù)據(jù)信息化管理模式已成為主流方向。新形勢下水利工程建設(shè)任務(wù)繁重,檔案管理工作日趨復(fù)雜,管理成本不斷提升,需要部門領(lǐng)導(dǎo)緊跟時代發(fā)展潮流,將部分工作重點轉(zhuǎn)移至檔案事業(yè)發(fā)展中,補齊短板,全面優(yōu)化軟硬件設(shè)施。一是部門領(lǐng)導(dǎo)者要深刻學(xué)習(xí)領(lǐng)會政策方針,加大跑項爭資力度,定期與主要領(lǐng)導(dǎo)匯報工作難題,提高向上爭取資金的針對性、實效性,全面推動加大檔案管理工作資金落實力度。二是結(jié)合自身發(fā)展實際,扎實開展市場調(diào)研,尋求適合水利工作發(fā)展的檔案庫房、業(yè)務(wù)技術(shù)用房等軟硬件配套設(shè)施,徹底解決檔案保管場地不夠、設(shè)施設(shè)備簡陋等問題,進一步保證檔案安全保障能力和公共服務(wù)能力的有效提升。同時要積極轉(zhuǎn)變思想觀念,注重現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用,及時引進大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等現(xiàn)代信息技術(shù),構(gòu)建功能齊全、高效運轉(zhuǎn)的檔案管理系統(tǒng)平臺,使其更好地服務(wù)于互聯(lián)網(wǎng)時代的水利工作。三是做好檔案庫房建設(shè)日常管理,完善項目法人責(zé)任制,規(guī)范招投標行為,理順監(jiān)理管理體制,加強設(shè)施質(zhì)量監(jiān)管,采取“統(tǒng)一管理,分級負責(zé)”的建設(shè)管理體制,切實抓好項目審批、技術(shù)指導(dǎo)、質(zhì)量監(jiān)督和竣工驗收等環(huán)節(jié),全面更新檔案工作軟硬件設(shè)施,從而滿足檔案管理的日常和升級需求,改善檔案管理工作的整體環(huán)境。四是爭取專項基金,按照“存量數(shù)字化、增量電子化”要求,扎實開展檔案數(shù)字化掃描工作,提高水利檔案數(shù)字化率,從而進一步加快檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型,提升檔案數(shù)字管理水平,實現(xiàn)水利檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化[4]。
3.2 加強文件征集,豐富檔案資源
一是在水利行業(yè)內(nèi)要大力宣傳檔案工作,強化檔案知識宣傳,提升全體人員檔案意識、歸檔意識,加強信息采編、數(shù)據(jù)獲取環(huán)節(jié),將檔案工作納入水利部門整體規(guī)劃、工作計劃、考核體系,與各項業(yè)務(wù)工作同部署、同實施、同發(fā)展,及時為歸檔工作提供有效指引,不斷豐富完善水利檔案數(shù)據(jù)庫。二是積極探索編制本地區(qū)“電子檔案管理規(guī)范”,建立數(shù)據(jù)集中歸檔規(guī)范化標準,明確檔案預(yù)歸檔、立卷、整理、借閱、催還等一系列工作流程。推行在線歸檔方式,同時全面把控安全性能,及時控制數(shù)字檔案資源的訪問與獲取,防范數(shù)字檔案被篡改,杜絕涉密檔案信息高密低傳,有效保障檔案管理的安全,降低安全保密管理的風(fēng)險。三是推動水利檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型,提高數(shù)據(jù)治理能力。著力加強數(shù)字化工作,促進水利檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型,并利用信息化手段以及智能化管理利用系統(tǒng),為電子檔案數(shù)據(jù)的線上管理賦能,明確電子檔案的歸檔范圍、時間、程序和格式要求,統(tǒng)一全市檔案管理準則,保證電子檔案整合機制的規(guī)范化運行,為加強水利部門的數(shù)據(jù)治理能力提供基礎(chǔ)支撐。四是緩解檔案存儲壓力,將各類檔案數(shù)據(jù)以電子檔案的形式保存至存儲器、光盤柜、硬盤庫等介質(zhì)中,并及時開展異地備份工作,建立科學(xué)、合理、高效的數(shù)字檔案存儲機制[5]。
3.3 健全管理體系,強化職能使命
檔案工作屬于系統(tǒng)性工作,且具備一定的復(fù)雜性,需依賴高效的管理體系。一要成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組與檔案業(yè)務(wù)科室。統(tǒng)籌規(guī)劃、明確職責(zé),細化具體的責(zé)任分工,進一步壓實工作責(zé)任,強化系統(tǒng)內(nèi)各方面的檔案管理責(zé)任意識,要求部門內(nèi)各業(yè)務(wù)科室要配備專職或兼職檔案管理人員,形成“主管領(lǐng)導(dǎo)親自抓、部門領(lǐng)導(dǎo)主要抓、主管科室具體抓”的良好檔案管理工作配合體系,促進檔案管理工作科學(xué)規(guī)范、有序高效、與時俱進、依法管檔、依規(guī)治檔的水平得到進一步提升。二要嚴格制定工作制度。結(jié)合自身發(fā)展情況制定“檔案保管制度”“檔案保密制度”“檔案借閱制度”“檔案信息化管理制度”等管理制度,對文書檔案、財務(wù)檔案、工程檔案的歸檔中各項環(huán)節(jié)的規(guī)范化管理作出明確的規(guī)定和要求,創(chuàng)新適合自身發(fā)展的檔案管理流程,促進水利檔案科學(xué)、規(guī)范管理,充分發(fā)揮檔案在貫徹落實水利改革發(fā)展總基調(diào)中的作用,推進水利治理體系和治理能力現(xiàn)代化[6]。
3.4 提高業(yè)務(wù)水準,打造精英團隊
一是要求檔案管理者要牢固樹立安全第一的意識。以高度政治責(zé)任感和強烈的歷史使命感確保檔案及時歸檔、安全保管、安全轉(zhuǎn)遞、安全利用。二是要求檔案管理者必須牢固樹立規(guī)范管理的意識。嚴格落實水利部辦公廳向全國水利系統(tǒng)印發(fā)的《關(guān)于加強和改進新形勢下水利檔案工作的實施意見》,從提高認識,完善體制機制,強化規(guī)范化管理,加強“三個體系”建設(shè),提高保障力度等方面出發(fā),對每一卷檔案進行科學(xué)整理,從嚴落實檔案接收、保管、利用、信息化、統(tǒng)計和保密等各方面制度,按時間節(jié)點和具體要求做好檔案收集、鑒別、整理和歸檔工作,確保檔案完整齊全。三是水利部門要以多種類、多渠道、多類型、多方式的活動增強檔案管理人員業(yè)務(wù)水平,以教授講學(xué)、內(nèi)部交流、外出調(diào)研、聯(lián)合培養(yǎng)等方式提升檔案管理人才的數(shù)量和質(zhì)量,努力為其搭建好學(xué)習(xí)平臺和培養(yǎng)環(huán)境,為水利事業(yè)應(yīng)對新形勢下檔案工作出現(xiàn)的新情況新問題打好人才基礎(chǔ)。四是著力構(gòu)建全面性、科學(xué)性、權(quán)威性的平時考核工作機制,部門領(lǐng)導(dǎo)層要結(jié)合當(dāng)前工作重點,明確考核對象和考核內(nèi)容,制定考核對象隨機、材料上報時間限定、考核結(jié)果及時反饋等特點的監(jiān)督方案條例,全面掌握本地區(qū)各級水利檔案管理水平,促進各項工作扎實穩(wěn)定開展,發(fā)揮平時考核激勵約束作用,切實調(diào)動干部職工干事創(chuàng)業(yè)精氣神,為書寫水利事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展新篇章貢獻檔案力量。
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[6]汪福學(xué),王凡.水利檔案工作規(guī)范化管理綜合評估現(xiàn)狀分析與思考[J].中國水利,2019(21):63-64.
(作者單位:陜西省引漢濟渭工程建設(shè)有限公司)