水利檔案規(guī)范化管理存在的問題及優(yōu)化路徑分析

劉琳 王啟國

摘 要：在黨和國家事業(yè)發(fā)展進程中，水利事業(yè)取得了歷史性成就、發(fā)生了歷史性變革。水利檔案作為各項水利業(yè)務活動中形成的數(shù)據(jù)、信息、圖表等各種形式的原始記錄，是反映水利事業(yè)發(fā)展的重要憑證。在新時代，相關部門應高度關注水利檔案的規(guī)范化管理，進而在推動水利事業(yè)前行的過程中提供更好的檔案服務。本文從新形勢下水利檔案規(guī)范化管理的意義及必要性、存在的問題與挑戰(zhàn)、未來優(yōu)化路徑展開深入分析，為水利部門實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展提供決策參考。

關鍵詞：水利檔案；規(guī)范化管理；優(yōu)化路徑

水是萬物之母、生存之本、文明之源，是經(jīng)濟社會發(fā)展的重要支撐和基礎保障。在新時代，隨著中國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，水利檔案管理工作作為水利工作的重要組成部分，對水利事業(yè)的發(fā)展起著至關重要的作用。這就需要部門領導者和管理人員充分認識到水利檔案工作的重要性，增強檔案意識，強化檔案管理規(guī)范化、標準化、智能化發(fā)展，實現(xiàn)檔案事業(yè)提質(zhì)增效[1]。

1 水利檔案規(guī)范化管理必要性及意義

1.1 節(jié)約檔案資源管理成本

在新時代各項水利工程及相關工作的復雜度變強、涉及范圍變廣、數(shù)量增多、規(guī)模變大，隨時隨地都在生成大量的水利文件，并包含圖表、文書、聲像、實物等結構化與非結構化數(shù)據(jù)。在傳統(tǒng)檔案管理模式中，需要以人工的方式對其進行收集、歸檔、保存、管理、利用，要耗費大量的人力物力財力，且實際工作大多是重復低價值的人力勞動，不只耗費經(jīng)濟成本，也耗費時間成本。現(xiàn)在依托數(shù)字掃描信息化技術和智慧庫房，使得絕大多數(shù)水利檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，在管理過程中實現(xiàn)數(shù)據(jù)采集、自動整理、快速編目、智能分類等一系列標準化、自動化流程，避免人為疏漏，提升工作效率。大大節(jié)約了單位的財務成本、庫房成本和管理成本，實現(xiàn)人盡其能、物盡其用。

1.2 實現(xiàn)龐大信息高效管理

目前各項水利工作對實現(xiàn)數(shù)據(jù)快速傳遞、及時獲取信息、便捷高效利用檔案的需求不斷增大，然而水利檔案內(nèi)容復雜、數(shù)量偏大，管理工作繁重，利用效率較低，沿用傳統(tǒng)的管理利用模式難以滿足水利事業(yè)發(fā)展需要。在新形勢下，依托信息化、現(xiàn)代化技術及智能化平臺，可提升數(shù)據(jù)收集效率及歸檔質(zhì)量，解決以往檔案無法自動關聯(lián)、無法覆蓋工作全過程的問題，更減少了對紙質(zhì)檔案、照片檔案的頻繁翻閱，降低破損率和丟失率，提升安全性。

1.3 促進檔案開發(fā)利用共享

水利檔案價值在于為水利工程建設等各項工作提供真實可靠信息。新形勢下實現(xiàn)對檔案的精準統(tǒng)計和深度挖掘，優(yōu)化借閱流程，創(chuàng)新服務機制，定向主動提供信息，增強為重大項目提供檔案信息的針對性、精準性和及時性。利用信息化技術，在檔案開發(fā)利用過程中通過關鍵詞、單位信息、工程類型等進行高速檢索，大大節(jié)約了檔案查詢和調(diào)用時間。同時水利行業(yè)各部門之間通過大數(shù)據(jù)平臺實現(xiàn)共建共享，統(tǒng)一管理，形成檔案開放合力，推動健全并不斷完善全過程、全鏈條的檔案開放工作機制，促進檔案公共服務均等化、合理化，整體呈現(xiàn)良好的開發(fā)利用局面，彰顯了檔案的潛在價值[2]。

2 水利檔案規(guī)范化管理存在問題與挑戰(zhàn)

2.1 基礎軟硬件設施薄弱

目前，大多水利部門單位受辦公條件、財政資金、領導重視等因素，檔案基礎設施建設滯后。檔案庫房、查檔室、辦公室、數(shù)字化加工室沒有做到空間獨立，一些庫房存在面積小、裝具老舊、缺少消防設備、恒溫恒濕不達標等問題，滿足不了新形勢下檔案多元化、多樣化、多載體管理。同時，一些水利部門檔案信息化建設較為落后，沒有專業(yè)性較強的配套軟硬件設施。硬件僅限于日常辦公和計算機終端，軟件系統(tǒng)平臺功能單一，僅限于檔案錄入、存儲，甚至停留在單機管理層面，不能形成開放式檔案數(shù)據(jù)庫。對水利工作提供的數(shù)據(jù)分析、案例參考、綜合統(tǒng)計等信息嚴重不足，無法充分發(fā)揮檔案潛在價值，使得管理問題不斷增多，水利事業(yè)發(fā)展難以有重大突破。

2.2 信息資源收集不齊全

水利檔案分類紛繁復雜、內(nèi)容多種多樣、保存介質(zhì)各異。不僅包括文書檔案，還包括照片檔案、錄像檔案、音頻檔案、實物檔案等，檔案工作開展較為困難。在行業(yè)內(nèi)存在收集不齊全、歸檔不及時、管理不規(guī)范等問題[3]。一是由于對檔案工作重要性宣傳不夠。內(nèi)設業(yè)務科室沒有主動對日常工作信息進行匯總；水利工程開展與檔案工作建設不同步，在最終驗收時忽視檔案資料完整性，導致很多文件無章可循、無人知曉，對于后期水利項目運營管理造成較大影響，不僅嚴重耽誤工作進展，而且浪費大量人力物力。二是行業(yè)內(nèi)部尚未形成自上而下、分級管理的歸檔網(wǎng)絡體系，缺乏檔案生成、收集、管理、利用相關流程標準；檔案的開放鑒定、保管期限劃分等制度不完善，給后續(xù)檔案整理、利用等工作帶來較大影響，嚴重制約了檔案管理質(zhì)量效果的提升。三是由于檔案硬件設施不健全、管理人員技術水平較低等因素，檔案數(shù)字化開展力度不夠。在線歸檔模式尚未全面推行，收集方式仍停留在人工通知、分散接收層面，整合水平仍然較低，大大降低了征集效率。

2.3 檔案管理體系不完善

現(xiàn)階段，我國水利行業(yè)對檔案管理工作的重要性認識不足?！爸匕l(fā)展、輕管理”思想較為嚴重，尚未形成完善的檔案管理體系。職責劃分不明確，沒有制定檔案工作專班與專職人員，組織架構不清晰，分工混亂，崗位職責不明確，效率低下，執(zhí)行力度大打折扣。一旦出現(xiàn)問題，容易產(chǎn)生流程混亂、互不擔責、推諉扯皮的現(xiàn)象。同時水利檔案的規(guī)范管理、高效運作，離不開完善和可持續(xù)優(yōu)化的制度建設機制。部分水利單位普遍缺乏規(guī)范的管理制度進行指導或規(guī)范行為，檔案管理人員無法按照科學合理的章程開展具體工作，導致工作流程不細致，隨意性強，漏洞百出。由此導致檔案信息可信性受到影響，不利于從整體上提高水利檔案管理工作的規(guī)范化水平，也降低了后續(xù)相關工作開展的效率，檔案價值大大下降。

2.4 人員業(yè)務能力不專業(yè)

檔案工作具有較強的實用性、專業(yè)性，尤其在新時代，對檔案管理工作人員的綜合能力要求較高。在水利部門，相關人員業(yè)務素質(zhì)較差，人員變動較為頻繁，導致工作難以實現(xiàn)平穩(wěn)開展。一是由于大多人員長期在傳統(tǒng)檔案管理模式下工作，已形成固定思維定式，工作內(nèi)容僅局限在檔案分類、歸檔、存儲，無法在短時間內(nèi)熟悉大數(shù)據(jù)信息化等先進技術，計算機終端操作水平難以得到提升。二是檔案部門在水利行業(yè)內(nèi)處于邊緣地帶，單位及領導者檔案意識薄弱，簡單認為檔案工作僅僅是將分散的文件匯總即可，對檔案隊伍的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃和定期培訓開展力度不夠，使得整體業(yè)務水平停滯不前。三是檔案隊伍業(yè)務理念陳舊、主動服務意識不強，安全化、規(guī)范化管理意識不夠，水利部門單位對日常檔案管理工作監(jiān)督不力，尚未制定考核機制，使得檔案管理人員工作積極性不高、主觀能動性不強，容易出現(xiàn)檔案不齊全、案卷混亂、開展不及時等問題，無法滿足快節(jié)奏、高水準水利工作對檔案利用的需求。

3 水利檔案規(guī)范化管理優(yōu)化路徑

3.1 優(yōu)化資源配置，提升設施水平

隨著時代的發(fā)展，先進科學技術不斷融入各行各業(yè)中，大數(shù)據(jù)信息化管理模式已成為主流方向。新形勢下水利工程建設任務繁重，檔案管理工作日趨復雜，管理成本不斷提升，需要部門領導緊跟時代發(fā)展潮流，將部分工作重點轉(zhuǎn)移至檔案事業(yè)發(fā)展中，補齊短板，全面優(yōu)化軟硬件設施。一是部門領導者要深刻學習領會政策方針，加大跑項爭資力度，定期與主要領導匯報工作難題，提高向上爭取資金的針對性、實效性，全面推動加大檔案管理工作資金落實力度。二是結合自身發(fā)展實際，扎實開展市場調(diào)研，尋求適合水利工作發(fā)展的檔案庫房、業(yè)務技術用房等軟硬件配套設施，徹底解決檔案保管場地不夠、設施設備簡陋等問題，進一步保證檔案安全保障能力和公共服務能力的有效提升。同時要積極轉(zhuǎn)變思想觀念，注重現(xiàn)代信息技術的應用，及時引進大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等現(xiàn)代信息技術，構建功能齊全、高效運轉(zhuǎn)的檔案管理系統(tǒng)平臺，使其更好地服務于互聯(lián)網(wǎng)時代的水利工作。三是做好檔案庫房建設日常管理，完善項目法人責任制，規(guī)范招投標行為，理順監(jiān)理管理體制，加強設施質(zhì)量監(jiān)管，采取“統(tǒng)一管理，分級負責”的建設管理體制，切實抓好項目審批、技術指導、質(zhì)量監(jiān)督和竣工驗收等環(huán)節(jié)，全面更新檔案工作軟硬件設施，從而滿足檔案管理的日常和升級需求，改善檔案管理工作的整體環(huán)境。四是爭取專項基金，按照“存量數(shù)字化、增量電子化”要求，扎實開展檔案數(shù)字化掃描工作，提高水利檔案數(shù)字化率，從而進一步加快檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型，提升檔案數(shù)字管理水平，實現(xiàn)水利檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化[4]。

3.2 加強文件征集，豐富檔案資源

一是在水利行業(yè)內(nèi)要大力宣傳檔案工作，強化檔案知識宣傳，提升全體人員檔案意識、歸檔意識，加強信息采編、數(shù)據(jù)獲取環(huán)節(jié)，將檔案工作納入水利部門整體規(guī)劃、工作計劃、考核體系，與各項業(yè)務工作同部署、同實施、同發(fā)展，及時為歸檔工作提供有效指引，不斷豐富完善水利檔案數(shù)據(jù)庫。二是積極探索編制本地區(qū)“電子檔案管理規(guī)范”，建立數(shù)據(jù)集中歸檔規(guī)范化標準，明確檔案預歸檔、立卷、整理、借閱、催還等一系列工作流程。推行在線歸檔方式，同時全面把控安全性能，及時控制數(shù)字檔案資源的訪問與獲取，防范數(shù)字檔案被篡改，杜絕涉密檔案信息高密低傳，有效保障檔案管理的安全，降低安全保密管理的風險。三是推動水利檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提高數(shù)據(jù)治理能力。著力加強數(shù)字化工作，促進水利檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，并利用信息化手段以及智能化管理利用系統(tǒng)，為電子檔案數(shù)據(jù)的線上管理賦能，明確電子檔案的歸檔范圍、時間、程序和格式要求，統(tǒng)一全市檔案管理準則，保證電子檔案整合機制的規(guī)范化運行，為加強水利部門的數(shù)據(jù)治理能力提供基礎支撐。四是緩解檔案存儲壓力，將各類檔案數(shù)據(jù)以電子檔案的形式保存至存儲器、光盤柜、硬盤庫等介質(zhì)中，并及時開展異地備份工作，建立科學、合理、高效的數(shù)字檔案存儲機制[5]。

3.3 健全管理體系，強化職能使命

檔案工作屬于系統(tǒng)性工作，且具備一定的復雜性，需依賴高效的管理體系。一要成立檔案工作領導小組與檔案業(yè)務科室。統(tǒng)籌規(guī)劃、明確職責，細化具體的責任分工，進一步壓實工作責任，強化系統(tǒng)內(nèi)各方面的檔案管理責任意識，要求部門內(nèi)各業(yè)務科室要配備專職或兼職檔案管理人員，形成“主管領導親自抓、部門領導主要抓、主管科室具體抓”的良好檔案管理工作配合體系，促進檔案管理工作科學規(guī)范、有序高效、與時俱進、依法管檔、依規(guī)治檔的水平得到進一步提升。二要嚴格制定工作制度。結合自身發(fā)展情況制定“檔案保管制度”“檔案保密制度”“檔案借閱制度”“檔案信息化管理制度”等管理制度，對文書檔案、財務檔案、工程檔案的歸檔中各項環(huán)節(jié)的規(guī)范化管理作出明確的規(guī)定和要求，創(chuàng)新適合自身發(fā)展的檔案管理流程，促進水利檔案科學、規(guī)范管理，充分發(fā)揮檔案在貫徹落實水利改革發(fā)展總基調(diào)中的作用，推進水利治理體系和治理能力現(xiàn)代化[6]。

3.4 提高業(yè)務水準，打造精英團隊

一是要求檔案管理者要牢固樹立安全第一的意識。以高度政治責任感和強烈的歷史使命感確保檔案及時歸檔、安全保管、安全轉(zhuǎn)遞、安全利用。二是要求檔案管理者必須牢固樹立規(guī)范管理的意識。嚴格落實水利部辦公廳向全國水利系統(tǒng)印發(fā)的《關于加強和改進新形勢下水利檔案工作的實施意見》，從提高認識，完善體制機制，強化規(guī)范化管理，加強“三個體系”建設，提高保障力度等方面出發(fā)，對每一卷檔案進行科學整理，從嚴落實檔案接收、保管、利用、信息化、統(tǒng)計和保密等各方面制度，按時間節(jié)點和具體要求做好檔案收集、鑒別、整理和歸檔工作，確保檔案完整齊全。三是水利部門要以多種類、多渠道、多類型、多方式的活動增強檔案管理人員業(yè)務水平，以教授講學、內(nèi)部交流、外出調(diào)研、聯(lián)合培養(yǎng)等方式提升檔案管理人才的數(shù)量和質(zhì)量，努力為其搭建好學習平臺和培養(yǎng)環(huán)境，為水利事業(yè)應對新形勢下檔案工作出現(xiàn)的新情況新問題打好人才基礎。四是著力構建全面性、科學性、權威性的平時考核工作機制，部門領導層要結合當前工作重點，明確考核對象和考核內(nèi)容，制定考核對象隨機、材料上報時間限定、考核結果及時反饋等特點的監(jiān)督方案條例，全面掌握本地區(qū)各級水利檔案管理水平，促進各項工作扎實穩(wěn)定開展，發(fā)揮平時考核激勵約束作用，切實調(diào)動干部職工干事創(chuàng)業(yè)精氣神，為書寫水利事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展新篇章貢獻檔案力量。

參考文獻

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[2]張新.奮進“十四五”：體現(xiàn)人民立場，走向更加開放的檔案利用體系建設[J].中國檔案，2021（12）：32-33.

[3]汪福學，王凡.水利檔案工作規(guī)范化管理綜合評估現(xiàn)狀分析與思考[J].中國水利，2019（21）：63-64.

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[5]宋婷婷.電子政務環(huán)境下數(shù)字檔案管理策略研究[J].文化產(chǎn)業(yè)，2022（23）：4-6.

[6]汪福學，王凡.水利檔案工作規(guī)范化管理綜合評估現(xiàn)狀分析與思考[J].中國水利，2019（21）：63-64.

（作者單位：陜西省引漢濟渭工程建設有限公司）