基于數(shù)據(jù)分析的科研機(jī)構(gòu)檔案利用服務(wù)能力建設(shè)研究

李儆蘭 吳志杰 潘亞男

摘要：[目的/意義]通過對(duì)科研機(jī)構(gòu)檔案利用數(shù)據(jù)進(jìn)行多維度分析，能夠提煉總結(jié)出科研機(jī)構(gòu)檔案用戶利用行為的整體特點(diǎn)與規(guī)律，繼而有針對(duì)性地提升檔案利用服務(wù)能力。[方法/過程]從時(shí)間、內(nèi)容和目的等多維度對(duì)兩個(gè)典型的科研機(jī)構(gòu)（中國科學(xué)院檔案館和國家自然科學(xué)基金委員會(huì)）的檔案利用數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。[結(jié)果/結(jié)論]科研機(jī)構(gòu)的部分檔案利用需求與特定時(shí)間節(jié)點(diǎn)呈現(xiàn)關(guān)聯(lián)性，檔案用戶較為關(guān)注特色檔案資源和專題檔案資源，其利用目的和利用時(shí)間、檔案的主題存在關(guān)聯(lián)性?？蒲袡C(jī)構(gòu)可以通過加強(qiáng)特色檔案資源建設(shè)、建立檔案專題數(shù)據(jù)庫、開展檔案數(shù)字資源分級(jí)存儲(chǔ)、把握檔案資源開發(fā)利用時(shí)機(jī)來提升檔案利用服務(wù)能力。

關(guān)鍵詞：檔案利用服務(wù)能力；檔案利用數(shù)據(jù)；科研機(jī)構(gòu)；中國科學(xué)院檔案館；自然科學(xué)基金委檔案室

分類號(hào)：G273.5

引用格式：李儆蘭， 吳志杰， 潘亞男. 基于數(shù)據(jù)分析的科研機(jī)構(gòu)檔案利用服務(wù)能力建設(shè)研究[J/OL]. 知識(shí)管理論壇， 2023， 8（4）： 340-350[引用日期]. http：//www.kmf.ac.cn/p/356/.

檔案利用服務(wù)是一項(xiàng)兩個(gè)發(fā)端辯證統(tǒng)一的檔案行為，以利用者為發(fā)端的檔案行為稱為檔案利用，以檔案館（室）為發(fā)端的檔案行為稱為檔案服務(wù)，這一行為過程并稱為“利用服務(wù)”[1]。檔案利用服務(wù)能力指檔案機(jī)構(gòu)在收集、管理和保存等工作的基礎(chǔ)上，向用戶提供檔案資料，以便滿足利用需求的能力?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出“2035年檔案利用服務(wù)水平進(jìn)入世界前列”的發(fā)展目標(biāo)，并將“提升檔案利用服務(wù)能力”列為26項(xiàng)主要任務(wù)之一進(jìn)行部署[2]?？梢?，提升檔案利用服務(wù)能力具有迫切的現(xiàn)實(shí)需要。檔案利用數(shù)據(jù)能夠反映檔案用戶的利用需求、行為特征與個(gè)體偏好等。通過分析科研機(jī)構(gòu)的檔案利用數(shù)據(jù)，科研機(jī)構(gòu)可以掌握檔案用戶利用行為的整體特點(diǎn)與規(guī)律，從而可以“對(duì)癥下藥”，促進(jìn)檔案利用服務(wù)能力提升。筆者從利用時(shí)間、利用主題內(nèi)容、利用目的等維度對(duì)兩個(gè)典型的科研機(jī)構(gòu)（中國科學(xué)院檔案館和國家自然科學(xué)基金委員會(huì)）的檔案利用數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，以便明確科研機(jī)構(gòu)檔案用戶利用檔案資源的特點(diǎn)和規(guī)律，并對(duì)科研機(jī)構(gòu)開展檔案工作提出建議，以期能夠提升科研機(jī)構(gòu)的檔案利用服務(wù)能力。

1? 研究現(xiàn)狀

檔案利用服務(wù)能力在一定程度上可以體現(xiàn)出檔案機(jī)構(gòu)的實(shí)力，如何提升檔案機(jī)構(gòu)的檔案利用服務(wù)能力一直是檔案學(xué)者關(guān)注的重點(diǎn)。李申鳳認(rèn)為，在信息時(shí)代應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)館藏資源建設(shè)、強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)挖掘工作和創(chuàng)新檔案服務(wù)體系以提高檔案利用服務(wù)能力[3]；郝琦等學(xué)者分析“十四五”時(shí)期檔案利用服務(wù)面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，提出了健全檔案資源開發(fā)制度、提升檔案用戶參與、加強(qiáng)檔案職業(yè)人才培養(yǎng)等建議以提高檔案利用服務(wù)水平[4]。同時(shí)，檔案利用平臺(tái)也是建設(shè)檔案利用服務(wù)能力的重要途徑，如薛麗認(rèn)為微博有利于提升高校檔案利用服務(wù)能力，并提出利用微博平臺(tái)提升高校檔案利用服務(wù)能力的對(duì)策[5]；劉子俠分析了微信在高校檔案利用服務(wù)中的應(yīng)用[6]；韓云惠則分析了APP在檔案利用服務(wù)中的應(yīng)用[7]。此外，還有部分學(xué)者基于檔案用戶利用需求調(diào)查提出檔案利用服務(wù)能力建設(shè)意見。閆靜等通過各級(jí)國家綜合檔案館檔案用戶的檔案利用需求問卷調(diào)查，提出檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)開放利用政策宣傳，加強(qiáng)檔案開放利用的網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)型，構(gòu)建用戶畫像以及擴(kuò)大檔案開放范圍[8]。相對(duì)于檔案用戶問卷調(diào)查數(shù)據(jù)，檔案利用數(shù)據(jù)則更加真實(shí)地反映了檔案用戶的利用需求。在綜合檔案館方面，邱云輝基于綿竹市檔案館2018年檔案利用數(shù)據(jù)分析，認(rèn)為綿竹市檔案館要提升檔案館服務(wù)能力，需要增強(qiáng)檔案信息資源互聯(lián)互通、改進(jìn)查閱高峰期應(yīng)對(duì)措施和實(shí)現(xiàn)檔案利用服務(wù)方式方法多元化[9]；趙宇辰等對(duì)河北省檔案館2020年的檔案利用數(shù)據(jù)進(jìn)行了分析[10]；王中明對(duì)遼寧省檔案館2006—2015年的檔案利用數(shù)據(jù)進(jìn)行了分析[11]。在科研機(jī)構(gòu)方面，舒忠梅基于中山大學(xué)2018年檔案利用數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，提出轉(zhuǎn)變檔案利用服務(wù)理念、構(gòu)建基于檔案大數(shù)據(jù)的全生命周期管理模型和建立“人”、“事”和“時(shí)間”的三維立體檔案模型等建議，以提升大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案利用服務(wù)水平[12]；許娟則基于廣東藥學(xué)院2010—2014年檔案利用數(shù)據(jù)，提出了提升高校檔案利用服務(wù)能力相關(guān)的策略[13]。由此可見，隨著實(shí)踐的發(fā)展，檔案利用服務(wù)能力相關(guān)研究越來越深入多樣，諸多學(xué)者從多角度提出檔案利用服務(wù)能力建設(shè)的對(duì)策建議。但當(dāng)前研究也存在一些不足，主要表現(xiàn)在兩方面：①基于檔案利用數(shù)據(jù)分析的檔案利用服務(wù)能力相關(guān)研究成果總體比較少，并且這些研究的數(shù)據(jù)多局限于單一檔案機(jī)構(gòu)的檔案利用數(shù)據(jù)。而就檔案工作實(shí)踐而言，由于館（室）藏資源、業(yè)務(wù)工作重點(diǎn)等方面的不同，檔案館和檔案室面臨的檔案利用需求呈現(xiàn)出一定的差異性。②以科研機(jī)構(gòu)為研究對(duì)象，基于檔案利用數(shù)據(jù)分析的檔案利用服務(wù)能力的研究整體比較少，科研機(jī)構(gòu)和綜合檔案館的檔案利用需求也存在一定的差異性。因此，可以從長時(shí)間維度對(duì)科研機(jī)構(gòu)檔案館和檔案室的檔案利用數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，以便全面把握科研機(jī)構(gòu)檔案用戶利用行為的特點(diǎn)和規(guī)律，更好地提升科研機(jī)構(gòu)的檔案利用服務(wù)能力。

2? 研究設(shè)計(jì)

2.1? 數(shù)據(jù)來源

檔案利用數(shù)據(jù)是檔案機(jī)構(gòu)接待查檔用戶工作的真實(shí)記錄，客觀反映了檔案用戶的利用情況?？紤]到數(shù)據(jù)的典型性和可獲取性，筆者選取中國科學(xué)院檔案館和國家自然科學(xué)基金委員會(huì)檔案室（以下簡稱“自然科學(xué)基金委檔案室”）作為數(shù)據(jù)來源單位。在時(shí)間維度方面，筆者擬對(duì)中國科學(xué)院檔案館和自然科學(xué)基金委檔案室近10年的利用數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。然而，囿于數(shù)據(jù)敏感性、記錄不完整、疫情等客觀原因，未能全部獲取兩個(gè)機(jī)構(gòu)近10年的數(shù)據(jù)，只獲取了中國科學(xué)院檔案館2013—2019年的檔案利用數(shù)據(jù)和自然科學(xué)基金委檔案室2016—2022年的檔案利用數(shù)據(jù)。最終，筆者共獲得了8 855卷件次有效的檔案利用數(shù)據(jù)，包含中國科學(xué)院檔案館的7 029卷件次檔案利用數(shù)據(jù)和自然科學(xué)基金委檔案室的1 826卷件次檔案利用數(shù)據(jù)。

2.2? 數(shù)據(jù)處理

考慮到在已獲取數(shù)據(jù)中存在檔案利用數(shù)據(jù)字段缺失、記錄不準(zhǔn)確等情況，為了保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性與有效性，筆者對(duì)檔案利用數(shù)據(jù)進(jìn)行清洗和整理，包括剔除無效的檔案利用數(shù)據(jù)，并通過邏輯推理判斷和詢問檔案利用數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)人的方式對(duì)可完善的檔案利用數(shù)據(jù)盡可能補(bǔ)充完整。最終，筆者得到完整規(guī)范的科研機(jī)構(gòu)檔案利用數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)能夠較為全面且直觀地反映出科研機(jī)構(gòu)檔案用戶的利用需求，為數(shù)據(jù)分析奠定了基礎(chǔ)。

3? 檔案用戶利用情況分析

3.1? 檔案館檔案用戶利用情況分析

3.1.1? 利用時(shí)間分布

整體上看，在2013—2019年間，中國科學(xué)院檔案館每年均有一定數(shù)量的檔案用戶上門查檔（見圖1）。就時(shí)間維度而言，中國科學(xué)院檔案館檔案用戶的利用需求呈現(xiàn)出不均衡性，具體表現(xiàn)為：①在年檔案利用量方面，2014年的檔案利用數(shù)量最多，但從2015年開始，每年的檔案利用量都呈下降趨勢(shì)。 ②在月檔案利用量方面，除個(gè)別月份的檔案利用量較少外，2013—2015年每月的檔案利用量都較多，其中月利用量最高為565卷件。而2016—2019年每月的檔案利用量都較少，平均每月檔案利用量約35卷件。③對(duì)每年檔案利用量較高的月份的利用目的進(jìn)行分析后發(fā)現(xiàn)，這些利用的主要目的是編史修志和學(xué)術(shù)研究。④一些檔案利用需求與特定時(shí)間節(jié)點(diǎn)呈現(xiàn)關(guān)聯(lián)性。這突出表現(xiàn)在當(dāng)發(fā)生重大事件時(shí)（如組織機(jī)構(gòu)成立周年慶、名人的誕辰慶和去世紀(jì)念、重大項(xiàng)目成果的周年慶等），相關(guān)檔案就會(huì)被較為頻繁地利用。⑤與特定時(shí)間節(jié)點(diǎn)相關(guān)的檔案利用需求在時(shí)間維度方面也表現(xiàn)出一定的特征。例如，慶祝周年等檔案利用一般在活動(dòng)開始前，甚至更早（如1年前），就出現(xiàn)相關(guān)主題內(nèi)容檔案的反復(fù)利用行為，其目的主要是為活動(dòng)做準(zhǔn)備；名人去世、領(lǐng)導(dǎo)離任等重大事件的檔案利用行為則發(fā)生在事件發(fā)生后，較多的檔案用戶會(huì)對(duì)相關(guān)主題內(nèi)容檔案進(jìn)行反復(fù)利用。因此當(dāng)臨近這些特定時(shí)間節(jié)點(diǎn)時(shí)，應(yīng)當(dāng)提前對(duì)檔案資源進(jìn)行開發(fā)利用，以應(yīng)對(duì)檔案用戶的利用需求。

3.1.2? 利用的主題內(nèi)容分布

檔案主題內(nèi)容反映了檔案用戶的關(guān)注點(diǎn)，因此可以對(duì)檔案用戶所利用檔案的主題內(nèi)容進(jìn)行分析，以掌握檔案用戶的熱點(diǎn)關(guān)注情況，進(jìn)而可以為科研機(jī)構(gòu)開展檔案工作提供更加詳細(xì)具體的依據(jù)。

第一，在不區(qū)分檔案門類的情況下，中國科學(xué)院檔案館檔案用戶利用的主題內(nèi)容表現(xiàn)出差異性（見圖2）。這主要表現(xiàn)在對(duì)科學(xué)家主題內(nèi)容相關(guān)檔案的利用需求明顯高于其他檔案。此外，大部分檔案用戶在利用中不太關(guān)注科學(xué)家相關(guān)檔案的檔案門類，而是對(duì)科學(xué)家相關(guān)全部內(nèi)容進(jìn)行利用，表現(xiàn)出對(duì)科學(xué)家專題檔案的強(qiáng)烈利用需求。

第二，不同檔案門類下的檔案熱點(diǎn)主題內(nèi)容表現(xiàn)不同。從利用需求角度看，基于門類來對(duì)檔案利用需求進(jìn)行分析略顯粗糙。因此，還需要以不同門類檔案為基礎(chǔ)，對(duì)檔案用戶所利用的不同檔案門類的檔案主題內(nèi)容進(jìn)行深入分析。文書檔案和科研檔案是中國科學(xué)院檔案館檔案用戶利用檔案數(shù)量最多的檔案門類，所利用檔案數(shù)量占總利用量的80%。文書檔案是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由各種重要的、有保存價(jià)值的文書材料轉(zhuǎn)化而來的檔案，包括通知、決定、請(qǐng)示、批復(fù)等[14]?？蒲袡n案是科研項(xiàng)目在立項(xiàng)論證、研究實(shí)施及過程管理、結(jié)題驗(yàn)收及績效評(píng)價(jià)、成果管理等過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標(biāo)本、樣本等實(shí)物[15]。文書檔案和科研檔案的形成主體、形成活動(dòng)等都存在不同，兩者反映的主題內(nèi)容也存在不同，因此需要對(duì)文書檔案和科研檔案的主題內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)分析，以掌握中國科學(xué)院檔案館檔案用戶對(duì)文書檔案和科研檔案的熱點(diǎn)主題內(nèi)容需求。首先，文書檔案是中國科學(xué)院檔案館檔案用戶利用量最多的檔案門類，占比超過50%。檔案用戶在利用文書檔案的檔案主題也呈現(xiàn)不均衡性。文書檔案的主題內(nèi)容在檔案利用卷件數(shù)量排序上呈現(xiàn)明顯的三級(jí)劃分：第一級(jí)為科學(xué)家；第二級(jí)為工作計(jì)劃、遠(yuǎn)景規(guī)劃、人事任免、編制等組織發(fā)展相關(guān)的檔案；第三級(jí)為活動(dòng)、研究生文件、獲獎(jiǎng)項(xiàng)目等。具體來看，在文書檔案中，科學(xué)家相關(guān)的檔案是檔案用戶關(guān)注的熱點(diǎn)主題檔案。檔案用戶在利用科學(xué)家相關(guān)文書檔案時(shí)沒有明確指出具體檔案，對(duì)科學(xué)家相關(guān)的全部文書檔案進(jìn)行全部利用。此外，組織發(fā)展相關(guān)的工作計(jì)劃、遠(yuǎn)景規(guī)劃等文書檔案也被較多用戶關(guān)注，主要是為了進(jìn)行編史修志和學(xué)術(shù)研究。其次，科研檔案是被檔案用戶利用的第二大檔案門類，占比約為23%。科研檔案的主題利用也不均衡。其中，大多數(shù)檔案用戶在利用科研檔案時(shí)，會(huì)以項(xiàng)目為單位，對(duì)所需科研項(xiàng)目相關(guān)內(nèi)容的科研檔案進(jìn)行全部利用。而部分檔案用戶則會(huì)強(qiáng)調(diào)科研項(xiàng)目中某份具體材料，如項(xiàng)目獲獎(jiǎng)憑證、項(xiàng)目人員名單等。在項(xiàng)目類型方面，檔案用戶利用科學(xué)家參與的科研項(xiàng)目和獲獎(jiǎng)項(xiàng)目相關(guān)檔案較多。由此可見，科學(xué)家參與的科研項(xiàng)目和獲獎(jiǎng)項(xiàng)目的相關(guān)檔案是科研檔案中的熱門檔案。

通過對(duì)中國科學(xué)院檔案館的檔案主題內(nèi)容分析可知，檔案利用行為受館藏?cái)?shù)量的影響。文書檔案和科研檔案是中國科學(xué)院檔案館館藏量最多的檔案門類，因此檔案用戶也以利用文書檔案和科研檔案為主。而檔案用戶所利用的熱門主題內(nèi)容檔案也與中國科學(xué)院檔案館館藏檔案資源息息相關(guān)?？茖W(xué)家和各研究所組織發(fā)展相關(guān)的檔案都是中國科學(xué)院檔案館的特色館藏資源，是吸引眾多檔案用戶赴中國科學(xué)院檔案館利用檔案的關(guān)鍵所在，相關(guān)檔案的利用量較多，并且檔案用戶也表現(xiàn)出對(duì)科學(xué)家等專題檔案數(shù)據(jù)的利用需求。

3.1.3? 利用目的分布

利用目的反映了檔案用戶利用檔案資源將要開展的活動(dòng)。中國科學(xué)院檔案館檔案用戶的利用目的統(tǒng)計(jì)結(jié)果見圖3。學(xué)術(shù)研究和編史修志是中國科學(xué)院檔案館檔案用戶的主要目的，其中出于學(xué)術(shù)研究目的而利用檔案1 523卷件，出于編史修志目的而利用檔案2 393卷件，共占所有檔案利用量的70%。而出于工作查考、宣傳教育、權(quán)益維護(hù)和生產(chǎn)管理研究目的而利用檔案的數(shù)量較少，與學(xué)術(shù)研究和編史修志利用目的形成較為明顯的差距。

對(duì)利用目的進(jìn)行詳細(xì)分析發(fā)現(xiàn)，中國科學(xué)院檔案館檔案用戶的利用目的與檔案利用的時(shí)間、所利用檔案的主題內(nèi)容存在關(guān)聯(lián)性。以檔案利用量最高的學(xué)術(shù)研究目的為例，學(xué)術(shù)研究是檔案利用量最高的目的，約占總量的36%。中國科學(xué)院檔案館檔案用戶主要出于畢業(yè)論文和課題研究需要而去利用相關(guān)的檔案。檔案用戶的學(xué)術(shù)研究目的具有在月份間較為連續(xù)出現(xiàn)、每月利用量較不均衡、在某段時(shí)間會(huì)出現(xiàn)突發(fā)大量利用行為、同一檔案用戶在一段時(shí)間內(nèi)對(duì)同一主題內(nèi)容多次連續(xù)利用的特點(diǎn)。其中反復(fù)利用行為主要發(fā)生在學(xué)生利用檔案進(jìn)行畢業(yè)論文研究時(shí)，利用時(shí)間短則幾月，長則幾年，并且主要利用科學(xué)家相關(guān)檔案資源，尤其是科學(xué)家參與科研項(xiàng)目的科研檔案。此外，組織發(fā)展相關(guān)的工作計(jì)劃、遠(yuǎn)景規(guī)劃、工作總結(jié)等檔案也被較多的歷史學(xué)者所關(guān)注，尤其是組織成立和組織調(diào)整期間的檔案。因此，當(dāng)出現(xiàn)學(xué)術(shù)研究目的下的高頻主題內(nèi)容檔案的利用現(xiàn)象時(shí)，要做好該主題內(nèi)容檔案的較長時(shí)間的利用服務(wù)準(zhǔn)備。

3.2? 自然科學(xué)基金委檔案室檔案用戶利用情況分析

3.2.1? 利用時(shí)間分布

對(duì)所獲取的2016—2022年自然科學(xué)基金委檔案室檔案利用數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案利用時(shí)間分析，結(jié)果見圖4。從整體上看，在2016—2022年，自然科學(xué)基金委檔案室每年均有一定數(shù)量的檔案用戶上門查檔，但自然科學(xué)基金委檔案室檔案用戶的利用需求在時(shí)間維度呈現(xiàn)出不均衡性。具體表現(xiàn)為：①在年檔案利用量方面，2016—2022年間每年的檔案利用總量不均衡，2022年的檔案利用量突增，達(dá)560卷件。②在月檔案利用量方面，2016—2022年每月間的檔案利用量不均衡，部分月份的檔案利用量特別突出，最高達(dá)266卷件。③對(duì)每年的檔案利用量最高的月份進(jìn)行詳細(xì)分析，其中2016、2017、2019、2020、2022年都是出于工作查考目的，以巡視、紀(jì)檢等檢查為主，而2018年則以學(xué)術(shù)研究為主，2021年以宣傳教育為主。④自然科學(xué)基金委檔案室檔案用戶也表現(xiàn)出部分檔案利用需求與特定時(shí)間節(jié)點(diǎn)具有關(guān)聯(lián)性的特征，即在重大事件（如重大活動(dòng)的周年慶、名人的誕辰等）時(shí)利用相關(guān)檔案。

3.2.2? 利用的主題內(nèi)容分布

第一，在不區(qū)分檔案門類的情況下，自然科學(xué)基金委檔案室檔案用戶的檔案利用主題內(nèi)容表現(xiàn)出差異性（見圖5）。具體表現(xiàn)為科研檔案的項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收材料的利用量遠(yuǎn)超其他主題內(nèi)容。對(duì)該主題內(nèi)容字段進(jìn)行詳細(xì)分析，在利用目的維度，檔案用戶利用科研項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收材料以進(jìn)行權(quán)益維護(hù)和開展相關(guān)檢查工作。在利用時(shí)間維度，科研項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收材料是被檔案用戶所長期關(guān)注、經(jīng)常利用的檔案。因此可以說明，科研項(xiàng)目的結(jié)題驗(yàn)收材料是檔案用戶最為關(guān)心的檔案。

第二，自然科學(xué)基金委檔案室不同檔案門類下的檔案熱點(diǎn)主題內(nèi)容表現(xiàn)也不同。檔案用戶基于自然科學(xué)基金委檔案室室藏檔案資源，利用了文書檔案、科研檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案和聲像檔案等。文書檔案和科研檔案在所有檔案利用量中共占比約為72%，是自然科學(xué)基金委檔案室檔案用戶利用檔案量最多的檔案門類，因此需要對(duì)檔案用戶所利用的檔案主題內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)分析。首先，文書檔案是檔案利用量最多的檔案門類，占比約為45%。對(duì)所利用的文書檔案主題內(nèi)容進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)檔案用戶主要利用項(xiàng)目申請(qǐng)指南、黨組會(huì)議材料（包括黨組會(huì)議紀(jì)要、黨組會(huì)議記錄）和機(jī)關(guān)黨委的發(fā)文（包括機(jī)關(guān)黨委人事任免、機(jī)關(guān)黨委黨費(fèi)等）相關(guān)檔案，與其他主題內(nèi)容利用情況形成明顯區(qū)別。自然科學(xué)基金委是負(fù)責(zé)管理國家自然科學(xué)基金資助項(xiàng)目的部門，而項(xiàng)目申請(qǐng)指南是學(xué)者申請(qǐng)項(xiàng)目基金資助的指導(dǎo)文件，是自然科學(xué)基金委檔案室特有的檔案資源，因此被諸多檔案用戶所利用。黨組會(huì)議材料和機(jī)關(guān)黨委發(fā)文真實(shí)記錄了黨組和機(jī)關(guān)黨委的重大決策，因此也成為檔案用戶所重點(diǎn)關(guān)注的對(duì)象。其次，科研檔案是檔案利用量第二多的檔案門類。對(duì)其主題內(nèi)容進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)在科研檔案的利用中，項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收材料利用需求最高，與其他主題內(nèi)容形成鮮明對(duì)比，為檔案用戶利用科研檔案時(shí)的主要關(guān)注對(duì)象。項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收材料主要是被用來證明成果和開展檢查工作，因此要注意項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收材料的保管與利用。

綜合來看，自然科學(xué)基金委檔案室檔案用戶的檔案利用行為受室藏?cái)?shù)量的影響，因此檔案用戶以利用文書檔案和科研檔案為主，檔案用戶所利用的檔案熱門主題內(nèi)容也與自然科學(xué)基金委檔案室室藏檔案資源息息相關(guān)?；鹳Y助項(xiàng)目相關(guān)的文書檔案和科研檔案都是自然科學(xué)基金委檔案室的特色檔案資源，是吸引檔案用戶的核心資源，并且自然科學(xué)基金委檔案室檔案用戶也表現(xiàn)出對(duì)專題檔案數(shù)據(jù)的利用需求。

3.2.3? 利用目的分布

自然科學(xué)基金委檔案室檔案用戶和中國科學(xué)院檔案館檔案用戶一樣，也主要出于工作查考、編史修志、生產(chǎn)管理研究、宣傳教育、學(xué)術(shù)研究和權(quán)益維護(hù)等目的進(jìn)行檔案利用。如圖6所示，工作查考為主要利用目的，共利用檔案1 337卷件；權(quán)益維護(hù)目的共利用檔案222卷件，是檔案利用量第二多的利用目的；學(xué)術(shù)研究目的共利用檔案136卷件，檔案利用量較多；生產(chǎn)管理研究、宣傳教育、編史修志為檔案利用量較少的利用目的。

自然科學(xué)基金委檔案室檔案用戶的利用需求反映出檔案利用目的和利用時(shí)間、所利用檔案主題內(nèi)容存在關(guān)聯(lián)。例如，對(duì)自然科學(xué)基金委檔案室檔案用戶的工作查考目的進(jìn)行分析，工作查考在時(shí)間方面表現(xiàn)出在月份上的連續(xù)性，出現(xiàn)時(shí)間間隔較短的特點(diǎn)。但是在工作查考目的下，同主題內(nèi)容的檔案的利用時(shí)間間隔較長，易出現(xiàn)短期大量利用情況。當(dāng)某段時(shí)間開展巡視等檢查工作時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)利用同主題內(nèi)容的檔案的行為，從而導(dǎo)致較多的檔案被一次性大量利用，但其余月份的檔案利用量則非常少。這些被大量利用的檔案主要是項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收材料、黨組會(huì)議材料等。因此可以認(rèn)為工作查考下的檔案主題內(nèi)容總體利用熱度不高，但與檢查工作相關(guān)主題內(nèi)容的檔案應(yīng)受到重點(diǎn)關(guān)注，需要預(yù)判可能開展的檢查工作，提前做好相關(guān)主題檔案的利用服務(wù)。

4? 研究啟示

通過對(duì)中國科學(xué)院檔案館和自然科學(xué)基金委檔案室檔案用戶這兩個(gè)具有典型性的科研機(jī)構(gòu)的檔案利用數(shù)據(jù)進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn)，科研機(jī)構(gòu)檔案用戶的利用需求存在共性內(nèi)容，如部分檔案利用需求與特定時(shí)間節(jié)點(diǎn)呈現(xiàn)關(guān)聯(lián)性，檔案用戶比較關(guān)注特色檔案資源，檔案用戶的利用目的和檔案利用時(shí)間、所利用檔案的主題內(nèi)容存在關(guān)聯(lián)性等。為了提升科研機(jī)構(gòu)的檔案利用服務(wù)能力，下面筆者將從檔案工作全流程的角度提出相應(yīng)的建議。

4.1? 加強(qiáng)特色檔案資源建設(shè)

立館在于資源，資源在于特色。科研機(jī)構(gòu)保存的大量的具有科研機(jī)構(gòu)特色的檔案資源是吸引檔案用戶利用的關(guān)鍵要素，而科研機(jī)構(gòu)檔案用戶的高頻利用主題內(nèi)容也反映出檔案用戶主要利用的是科研機(jī)構(gòu)的特色檔案資源。如中國科學(xué)院檔案用戶主要利用科學(xué)家相關(guān)的檔案，自然科學(xué)基金委檔案室的檔案用戶主要關(guān)注基金資助項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收材料等檔案。因此，科研機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)掌握檔案館（室）藏資源情況，在明確自身資源優(yōu)勢(shì)的前提下實(shí)施重點(diǎn)發(fā)展戰(zhàn)略，以便做好特色資源的收集工作，優(yōu)化館（室）藏資源結(jié)構(gòu)。

4.2? 建立檔案專題數(shù)據(jù)庫

科研機(jī)構(gòu)檔案用戶的利用行為反映出對(duì)專題檔案數(shù)據(jù)的利用需求，如較多中國科學(xué)院檔案館檔案用戶只強(qiáng)調(diào)科學(xué)家而不論其檔案門類和具體內(nèi)容的利用需求，自然科學(xué)基金委檔案室檔案用戶對(duì)機(jī)關(guān)黨委全部發(fā)文等檔案的利用需求。面對(duì)檔案用戶共同反映出的專題檔案數(shù)據(jù)的利用需求，科研機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)。具體而言，可以在掌握檔案用戶利用需求的基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案用戶高頻利用主題內(nèi)容確定檔案專題內(nèi)容，不拘數(shù)據(jù)形式，對(duì)相關(guān)主題內(nèi)容的全部檔案做好收集、整理、加工、錄入、檢查、更新等工作，建設(shè)高質(zhì)量檔案專題數(shù)據(jù)庫，為檔案用戶提供具有針對(duì)性、系統(tǒng)性和完整性的檔案利用服務(wù)。

4.3? 開展檔案數(shù)字資源分級(jí)存儲(chǔ)

在“存量數(shù)字化、增量電子化”的信息化戰(zhàn)略的快速有序推進(jìn)下，檔案數(shù)字資源急劇增長，我國將建立起以檔案數(shù)字資源為主的檔案資源體系。面對(duì)大量產(chǎn)生的檔案數(shù)字資源，做好檔案數(shù)字資源的長期保存工作是關(guān)鍵。出于提高存取效率等原因，檔案機(jī)構(gòu)多采取包括在線存儲(chǔ)、近線存儲(chǔ)和離線存儲(chǔ)的分級(jí)存儲(chǔ)方式長期保存檔案數(shù)字資源。但如何有效地區(qū)分檔案數(shù)字資源的存儲(chǔ)級(jí)別、真正發(fā)揮分級(jí)存儲(chǔ)效果一直是檔案數(shù)字資源分級(jí)存儲(chǔ)的難點(diǎn)。通過對(duì)科研機(jī)構(gòu)檔案用戶利用需求進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn)，科研機(jī)構(gòu)檔案用戶對(duì)不同主題內(nèi)容檔案具有不同程度的利用需求，對(duì)特定主題內(nèi)容檔案具有明顯偏好。因此在檔案數(shù)字資源的分級(jí)存儲(chǔ)中，科研機(jī)構(gòu)可以根據(jù)檔案用戶的利用需求程度，識(shí)別檔案數(shù)字資源的“溫度”，將其劃分為熱數(shù)據(jù)、溫?cái)?shù)據(jù)和冷數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字資源有效的分級(jí)存儲(chǔ)，以提高檔案查詢效率和檔案利用服務(wù)滿意度。

4.4? 把握檔案資源開發(fā)利用時(shí)機(jī)

檔案資源的開發(fā)利用具有時(shí)機(jī)性?？蒲袡C(jī)構(gòu)在進(jìn)行檔案資源開發(fā)工作時(shí)，不僅要結(jié)合館（室）藏資源特點(diǎn)，還要把握開發(fā)利用的時(shí)機(jī)。不論是中國科學(xué)院檔案館還是自然科學(xué)基金委檔案室的檔案用戶，其利用行為都表現(xiàn)出部分檔案利用需求與特定時(shí)間節(jié)點(diǎn)的關(guān)聯(lián)性規(guī)律。在特定時(shí)間節(jié)點(diǎn)（如周年和誕辰等重大事件），檔案用戶都會(huì)提前進(jìn)行檔案的利用。針對(duì)這類特定時(shí)間節(jié)點(diǎn)，科研機(jī)構(gòu)要做好隱性檔案用戶的信息收集工作，預(yù)判檔案用戶的需求，提前做好這類檔案利用的服務(wù)。而對(duì)于著名人物去世等重大事件，檔案用戶的利用需求則一般產(chǎn)生于事件發(fā)生后。因此對(duì)于這類檔案利用需求，檔案機(jī)構(gòu)需要關(guān)注熱點(diǎn)事件，當(dāng)事件發(fā)生后即做好相關(guān)檔案資源的開發(fā)利用準(zhǔn)備，為用戶提供滿意的服務(wù)。此外，科研機(jī)構(gòu)檔案用戶的利用行為都反映出利用目的和檔案利用時(shí)間、所利用檔案的主題內(nèi)容存在關(guān)聯(lián)性的規(guī)律，如中國科學(xué)院檔案館和自然科學(xué)基金委檔案室出于學(xué)術(shù)研究目的下的檔案用戶都會(huì)在較長一段時(shí)間內(nèi)對(duì)所需主題內(nèi)容檔案進(jìn)行批量利用和反復(fù)利用，而出于工作查考目的的利用則以一次性利用為主。檔案機(jī)構(gòu)需要重視并掌握不同利用目的下檔案用戶所利用主題內(nèi)容和利用時(shí)間的規(guī)律，以此為依據(jù)開展相關(guān)的檔案資源開發(fā)利用，為檔案用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)?？傊蒲袡C(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)掌握檔案用戶利用的時(shí)間規(guī)律，提前預(yù)判檔案用戶的利用需求，結(jié)合館（室）藏資源內(nèi)容情況對(duì)檔案資源進(jìn)行開發(fā)利用，超前推出檔案用戶所需的檔案服務(wù)，充分滿足檔案用戶的利用需求。

5? 結(jié)語

只有掌握檔案用戶的利用需求并根據(jù)用戶的利用需求開展檔案工作，才能更好地提升檔案利用服務(wù)能力?？蒲袡C(jī)構(gòu)要在掌握檔案用戶的利用需求特點(diǎn)和規(guī)律下，加強(qiáng)特色檔案資源建設(shè)，建立檔案專題數(shù)據(jù)庫，開展檔案數(shù)字資源分級(jí)存儲(chǔ)，把握檔案資源開發(fā)利用時(shí)機(jī)。多管齊下，才能提升檔案利用服務(wù)能力。本文的研究局限在于沒有獲取到中國科學(xué)院檔案館和自然科學(xué)基金委檔案室近10年的全部檔案利用數(shù)據(jù)，導(dǎo)致可能沒有完全掌握中國科學(xué)院檔案館和自然科學(xué)基金委檔案室檔案用戶的利用需求。希望在后續(xù)的研究中，能夠獲取到更多的檔案利用數(shù)據(jù)，為科研機(jī)構(gòu)檔案用戶利用需求分析奠定詳實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，以便進(jìn)一步掌握科研機(jī)構(gòu)檔案利用需求的特點(diǎn)和規(guī)律，提出更具針對(duì)性的檔案利用服務(wù)能力建設(shè)的建議。

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Research on Capacity Building of Archives Utilization Service in Scientific Research Institutions Based on Data Analysis

Li Jinglan1，2? Wu Zhijie1，3? Pan Yanan1，2，3

1National Science Library， Chinese Academy of Sciences， Beijing 100190

2Department of Information Resource Management， School of Economics and Management， University of Chinese Academy of Sciences， Beijing 100190

3Archives of Chinese Academy of Sciences， Beijing 100190

Abstract： [Purpose/Significance] Through multi-dimensional analysis of archives utilization data of scientific research institutions， we can extract and summarize the overall characteristics and rules of the utilization behavior of archive users in scientific research institutions， which can help to improve the capacity of archives utilization service in a targeted manner. [Method/Process] The archives utilization data of two typical research institutions （the Archives of Chinese Academy of Sciences and the National Natural Science Foundation of China） were analyzed in terms of time， content and purpose. [Result/Conclusion] Some archives utilization demands of scientific research institutions are correlated with specific time points. Archive users are more concerned with featured archive resources and thematic archive resources. And there is a correlation between the purpose of archive users utilization and the time of archives utilization and the subject content of the archives utilized. Scientific research institutions can enhance their archives utilization service capacity by strengthening the construction of featured archive resources， establishing thematic archive databases， carrying out hierarchical storage of digital archive resources， and grasping the timing of archive resources exploitation and utilization.

Keywords： archives utilization service capacity? ? archives utilization data? ? scientific research institutions? ? Archives of Chinese Academy of Sciences? ? Archives of National Natural Science Foundation of China