基于推動質(zhì)量建設(shè)的庫存管理體系構(gòu)建

王 磊，宋 磊，劉宇驍，邵元頔

(中國船舶集團(tuán)有限公司系統(tǒng)工程研究院，北京 100094)

隨著產(chǎn)業(yè)全球化與組織一體化的發(fā)展，企業(yè)之間的競爭已演變?yōu)楣?yīng)鏈之間的競爭，產(chǎn)品質(zhì)量成為僅次于價格決定顧客購買的因素[1]。庫存管理作為供應(yīng)鏈管理的重要內(nèi)容之一，當(dāng)前存在著諸如物資信息未充分共享、庫管人員專業(yè)知識不足、管理機(jī)制不夠健全，特別是對質(zhì)量關(guān)注不夠等問題[2-3]，已嚴(yán)重影響了企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。為此，打造一個以質(zhì)量管理為核心的服務(wù)民品產(chǎn)業(yè)發(fā)展庫存管理體系，就顯得尤為關(guān)鍵。在當(dāng)前科研領(lǐng)域，鮮有開展庫存管理質(zhì)量研究，文章嘗試在以上方面有所突破，這也正是文章的價值所在。

1 以質(zhì)量為核心的庫存管理體系發(fā)展趨勢

從不斷推進(jìn)庫存管理模式優(yōu)化以來，涌現(xiàn)出一系列優(yōu)質(zhì)的庫存管理技術(shù)，比如AFR(aggregate forecasting and replenishment，合計預(yù)測與補(bǔ)給)、JMI(jointly managed inventory，聯(lián)合庫存管理)、CPFR(collaborative planning，forecasting and replenishment，合作計劃、預(yù)測補(bǔ)給)、VMI(vendor managed inventory，供應(yīng)商管理庫存)等。質(zhì)量思想在企業(yè)管理實踐中不斷強(qiáng)化，已演變成為管理的一種思想和哲學(xué)。庫存管理成為企業(yè)規(guī)劃布局的關(guān)鍵戰(zhàn)略工具之一，在企業(yè)價值創(chuàng)造、彈性管理以及控制中的作用愈發(fā)顯著。隨著企業(yè)管理模式的不斷調(diào)整，供應(yīng)鏈庫存管理有著更高的要求，供應(yīng)鏈庫存管理力求不斷優(yōu)化供應(yīng)鏈成本，從而降低庫存造成的浪費或是因缺貨引發(fā)的利潤損失，而產(chǎn)品質(zhì)量管理則要求更多投入以質(zhì)量為核心的庫存管理成為了當(dāng)前熱點問題之一，提升庫存管理質(zhì)量就需要按照需求關(guān)系合理調(diào)整企業(yè)庫存數(shù)量，在最大程度上合理配置企業(yè)資源。

2 以質(zhì)量為核心的庫存管理體系頂層設(shè)計

2.1 構(gòu)建提質(zhì)增效的庫存管理體系架構(gòu)

庫存管理的方向應(yīng)是規(guī)范管理、服務(wù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展。企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)是在合規(guī)的前提下，以最少的資金占用獲取最大化的利潤。企業(yè)的快速發(fā)展要求有質(zhì)量可靠、貨源穩(wěn)定的產(chǎn)品，但最少的資金意味著有限的庫存，為統(tǒng)一這對矛盾體，需構(gòu)建起提質(zhì)增效的庫存管理體系。高質(zhì)量庫存管理體系應(yīng)重點管理物資在企業(yè)的流動過程，即“物流”管理。通過采購申請事前介入、銷售結(jié)束末端服務(wù)、質(zhì)量管理全周期過程控制，降低庫存數(shù)量，提升庫存質(zhì)量，保障生產(chǎn)、銷售等經(jīng)營活動有序進(jìn)行，逐步實現(xiàn)庫存管理提質(zhì)增效。通過“物流”管理促進(jìn)產(chǎn)業(yè)快速發(fā)展，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營財務(wù)目標(biāo)，從而在庫存管理環(huán)節(jié)有效落實高質(zhì)量發(fā)展的國家戰(zhàn)略。

首先，從制度層面夯實質(zhì)量管理的思想。為滿足庫存管理降低成本、關(guān)注質(zhì)量、服務(wù)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展方向，需要不斷建立健全物資管理制度體系，制定配套制度，明確責(zé)任主體。庫存管理體系各環(huán)節(jié)間應(yīng)相互融合又各有特點，各種制度互為補(bǔ)充、互相促進(jìn)。各單位可以根據(jù)各自產(chǎn)業(yè)特點制定適用于自身的制度，集團(tuán)公司匯集各單位意見統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、查漏補(bǔ)缺，對各項工作職責(zé)、流程、控制內(nèi)容進(jìn)行綱領(lǐng)性指導(dǎo)。其次，提升庫存質(zhì)量管理的信息化能力。為進(jìn)一步推進(jìn)庫存質(zhì)量管理信息化建設(shè)，應(yīng)建立庫存大數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建物資采購、質(zhì)量跟蹤、庫存管理一體化信息系統(tǒng)。再次，確立庫存管理歸口部門，其余各職能部門協(xié)同參與，不斷加強(qiáng)組織運作。注重頂層設(shè)計、系統(tǒng)規(guī)劃，使各層級功能職責(zé)清晰、運作高效，實現(xiàn)提質(zhì)增效的目標(biāo)。最后，將庫存管理與企業(yè)實現(xiàn)財務(wù)經(jīng)營目標(biāo)相關(guān)聯(lián)，建立“統(tǒng)計高效準(zhǔn)確、產(chǎn)品精準(zhǔn)定位、貨物快速流轉(zhuǎn)、質(zhì)量缺陷可溯、售后跟蹤可查、閑置積壓共享”的高質(zhì)量庫存管理系統(tǒng)。

圖1 以提質(zhì)增效為中心的庫存管理體系

2.2 形成以服務(wù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展為導(dǎo)向的精細(xì)化管理

當(dāng)前企業(yè)的市場競爭已不僅僅是價格的競爭，企業(yè)需提供高質(zhì)量且價格合適的產(chǎn)品才能在競爭中贏得市場，傳統(tǒng)獨立的庫存管理理念已無法滿足競爭需求。精細(xì)化管理不僅是一種理念，更是一種文化。它是社會分工精細(xì)化、服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化對企業(yè)現(xiàn)代化管理能力的新要求。要形成以服務(wù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展為導(dǎo)向的精細(xì)化管理，要依托統(tǒng)籌管理布局，整合各物流通道，充分引入市場化競爭，實現(xiàn)采購降本—質(zhì)量控本—存儲節(jié)本—銷售轉(zhuǎn)本的精細(xì)化管理能力。

圖2 庫存物資質(zhì)量控制

質(zhì)量控制貫穿于采購、生產(chǎn)、銷售各個環(huán)節(jié)，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的核心保證。實行質(zhì)量一票否決制度，即質(zhì)量不合格，不可進(jìn)入下道工序。具體實施程序如下：首先，事前管理控制庫存總量。通過介入采購環(huán)節(jié)，綜合考慮生產(chǎn)需求、采購周期、市場價格波動、現(xiàn)有庫存數(shù)量等因素，實施安全庫存或零庫存采購，以滿足生產(chǎn)需求及交貨要求，采購后期借助物資入庫單將采購合同與到貨、付款緊密聯(lián)系在一起，形成以采購為基礎(chǔ)的庫存臺賬，從而更好指導(dǎo)采購審批。其次，建立以質(zhì)量檢驗合格報告為入庫依據(jù)的控制機(jī)制，將庫存管理與質(zhì)量相融合，有效控制質(zhì)量風(fēng)險造成的經(jīng)營成本增加。再次，借助WMS管理系統(tǒng)，按照物資自然屬性和加工屬性建立標(biāo)準(zhǔn)、唯一的信息代碼，記錄物資在企業(yè)內(nèi)各個環(huán)節(jié)的流動信息，構(gòu)成完整的質(zhì)量追溯系統(tǒng)，服務(wù)售后商品質(zhì)量追蹤、再銷售等。最后，將庫存管理融入銷售活動中，通過對大宗物資歷年動銷情況分析，預(yù)測價格趨勢、制定銷售策略，幫助管理者分析產(chǎn)業(yè)布局，最終實現(xiàn)庫存管理服務(wù)產(chǎn)品銷售，實現(xiàn)物-資轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)成本產(chǎn)生效益。

3 以質(zhì)量為核心的庫存管理體系配套措施

頂層設(shè)計為庫存管理體系搭建好框架，而配套措施的不斷完善，能進(jìn)一步強(qiáng)化統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力與實施效果。應(yīng)開展建立信息化質(zhì)量追溯系統(tǒng)、加強(qiáng)團(tuán)隊建設(shè)、強(qiáng)化庫存現(xiàn)場管理、陽光處置非在用物資、控制庫存管理風(fēng)險等相關(guān)配套措施，厘清以質(zhì)量為核心的庫存管理體系構(gòu)建基本思路，促使庫存管理各項工作貫徹落實到位，使庫存管理水平顯著提高[4]。

3.1 以信息化為手段構(gòu)建質(zhì)量追溯系統(tǒng)

以信息化為手段構(gòu)建“物流”庫存管理大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，是質(zhì)量管理在庫存管理體系中落地實施的重要手段[5]。在競爭日趨殘酷的商業(yè)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)應(yīng)以重構(gòu)業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，控制和傳遞經(jīng)營活動中的各類信息，實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與核心競爭力雙提升。集團(tuán)應(yīng)統(tǒng)一庫存管理系統(tǒng)，各單位在庫存管理系統(tǒng)并行基礎(chǔ)上獨立運行，由歸口部門監(jiān)督、管理、維護(hù)，形成層級管理、責(zé)任矩陣。在此基礎(chǔ)上，將物資入庫、出庫環(huán)節(jié)相關(guān)聯(lián)的采購、質(zhì)檢、銷售納入信息化系統(tǒng)中，記錄物資在企業(yè)內(nèi)的流動情況，形成“物流”管理大數(shù)據(jù)庫。科學(xué)有效的庫存管理和信息化管理方式能促使企業(yè)各模塊之間的工作連接更順暢、更高效，推動企業(yè)持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展，增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力。

首先，建立標(biāo)準(zhǔn)物資編碼體系，實現(xiàn)物料主數(shù)據(jù)管理基礎(chǔ)。主數(shù)據(jù)管理通過在信息化系統(tǒng)中規(guī)范化地描述、科學(xué)化地管理物資，實現(xiàn)無重碼及同步分發(fā)至ERP系統(tǒng)采購、質(zhì)檢、庫存、銷售等各模塊中，達(dá)成全集團(tuán)物資編碼科學(xué)管理與不同倉庫數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化管理的目標(biāo)。其次，搭建ERP信息化平臺，構(gòu)建庫存管理物資全周期大數(shù)據(jù)。以供應(yīng)鏈管理思想為基礎(chǔ)，以信息化管理創(chuàng)新發(fā)展為理念，把客戶需求和企業(yè)經(jīng)營活動整合在一起，通過合同管理、銷售管理、采購管理、質(zhì)量管理、庫存管理、存貨核算管理六種規(guī)范應(yīng)用模塊，將采購、質(zhì)檢、銷售納入ERP信息化平臺，打破基層單位間原有獨立的庫存管理業(yè)務(wù)模塊。再次，引入條碼系統(tǒng)，搭建庫存物資WMS管理系統(tǒng)進(jìn)行信息交互、雙向控制，從生產(chǎn)到銷售整個生命周期內(nèi)，全程進(jìn)行跟蹤，實現(xiàn)物資批次管理、定置存儲、先入先出、質(zhì)量追溯、售后跟蹤。以信息化促進(jìn)管理水平現(xiàn)代化，建立起“源頭可溯，去向可查”的信息化質(zhì)量管理體系。與此同時，在ERP數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上建立物資經(jīng)營分析BI報表，統(tǒng)計物資流動關(guān)鍵環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)，直觀顯示當(dāng)前“物流”管理的狀況，監(jiān)控當(dāng)前庫存質(zhì)量管理風(fēng)險，實現(xiàn)業(yè)務(wù)、風(fēng)險一體化監(jiān)管。最后，利用信息化優(yōu)勢開展大數(shù)據(jù)分析，結(jié)合信息系統(tǒng)沉淀的過程數(shù)據(jù)，為企業(yè)經(jīng)營提供市場變化預(yù)警或決策支持，提前應(yīng)對市場變化，規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險。

3.2 加強(qiáng)庫存管理團(tuán)隊建設(shè)，推動日常作業(yè)規(guī)范化、流程化和標(biāo)準(zhǔn)化

高質(zhì)量的庫存管理工作需要由一流的庫存管理團(tuán)隊完成，必須深知人是企業(yè)建設(shè)的主體，充分認(rèn)識“物流”庫存管理思想需要一線員工的認(rèn)同并付諸實踐。通過優(yōu)化人員配置、實行層級管理、細(xì)化業(yè)務(wù)流程與業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，最大程度促進(jìn)規(guī)范化建設(shè)。將提高員工專業(yè)素質(zhì)作為首要任務(wù)，大力推進(jìn)員工再教育，職能部門根據(jù)工作計劃現(xiàn)場指導(dǎo)、面對面為一線員工詳細(xì)講解，從根本上扭轉(zhuǎn)一線員工庫存管理固式思維，提高員工專業(yè)水平。與此同時，開展倉庫管理員上崗考核機(jī)制，全方位提升一線員工整體執(zhí)業(yè)水平，推動規(guī)范化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程。

日常工作中，在物流主數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)上，依靠計算機(jī)系統(tǒng)強(qiáng)大的存儲、處理能力，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化物資流動操作，沉淀庫存管理大數(shù)據(jù)。關(guān)于入庫，建立采購物資庫存管理機(jī)制。確立采購、質(zhì)檢、物管三方交接原則，各方獨立協(xié)同，各盡其責(zé)，在物料主數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)上，借助信息化平臺，關(guān)鍵節(jié)點控制，共同落實采購合同執(zhí)行、物資質(zhì)量驗收、實物入庫交接，把好物資入庫關(guān)。關(guān)于出庫，建立物資出庫審批機(jī)制，設(shè)置物資出庫計劃審批、項目審批、銷售審批、個案審批等多種審批場景。同時，明確實物交接簽字要求，將流程控制與實物管理相結(jié)合，賬物同控。關(guān)于清查盤點，建立二級盤點模式，要求全集團(tuán)定期全盤、協(xié)同互盤，與基層單位日常自盤相結(jié)合。根據(jù)盤點結(jié)果分析庫存日常操作存在的問題，查找原因，提出解決方案，做到庫存物資賬物相符。關(guān)于成本核算，在主數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)上，以信息化技術(shù)為平臺，借助計算機(jī)處理功能，核算項目成本。通過規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化倉庫日常作業(yè)，建立真實有效的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)“追”——追溯庫存有多少量、采購未到貨有多少量、發(fā)貨未出庫有多少量等；“收”——確認(rèn)來料供貨商、批次管理、定置存儲；“發(fā)”——實現(xiàn)先入先出，減少庫存積壓；“查”——利用條碼技術(shù)進(jìn)行質(zhì)量追溯、售后追蹤等；“盤”——現(xiàn)場查詢與全面盤點相結(jié)合，盤查賬物相符、盤查積壓物資。

3.3 開展非在用物資陽光處置

在當(dāng)前激烈的市場競爭環(huán)境中，各企業(yè)產(chǎn)生閑置物資、生產(chǎn)性廢舊物資的速率不斷提升，企業(yè)急需提升資產(chǎn)管理能力以應(yīng)對大環(huán)境的變化。針對上述所提物資，妥善處置能夠有效避免企業(yè)資產(chǎn)在最后一環(huán)造成價值流失，真正實現(xiàn)對資產(chǎn)的全方位、多角度管理閉環(huán)，有效實現(xiàn)資產(chǎn)保值增值的目標(biāo)。針對閑置物資，通過建立調(diào)劑公示機(jī)制、搭建閑置物資共享平臺等線上展示，全集團(tuán)調(diào)劑共享，盤活資源，避免超儲積壓后產(chǎn)品質(zhì)量不可靠，造成存儲損失。與此同時，針對生產(chǎn)性廢舊物資，可借助中國船舶電子商務(wù)平臺廢舊物資處置板塊，通過積極拓寬宣傳渠道，廣泛引入，本著公平、公正、公開的原則篩選出符合條件的高端客戶競價拍賣。生產(chǎn)性廢舊物資處置網(wǎng)絡(luò)化、陽光化、透明化，有效防控了廉潔風(fēng)險，且能夠幫助企業(yè)回籠資金，盤活資產(chǎn)，對于其降低經(jīng)營成本、提升整體經(jīng)營效益意義重大。

3.4 以監(jiān)督考核為重要方式，控制庫存管理風(fēng)險

首先，加強(qiáng)庫存管理風(fēng)險管控，從而完善內(nèi)部控制質(zhì)量管理。為應(yīng)對改革發(fā)展面臨的復(fù)雜外部環(huán)境，實現(xiàn)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展，應(yīng)建立一套完整的內(nèi)部控制體系。這是控制風(fēng)險的內(nèi)在需求，更是提升資源配置和防范風(fēng)險的重要保障。其次，建立庫存職責(zé)不相容體系，通過建立采購、質(zhì)檢、庫管、領(lǐng)料崗位之間的不相容機(jī)制，從源頭上降低庫存管理風(fēng)險的可能性。再次，在日常工作與培訓(xùn)中，加強(qiáng)庫存管理廉潔教育，提高庫存管理現(xiàn)場檢查頻率，實現(xiàn)日常監(jiān)督常態(tài)化。最后，強(qiáng)化獎懲措施提高員工執(zhí)行積極性，建立庫存質(zhì)量管理考評機(jī)制，激發(fā)員工全身心投入到庫存質(zhì)量管理的優(yōu)化工作中，做到庫存管理執(zhí)行有法、監(jiān)督有據(jù)、獎懲結(jié)合。

4 結(jié)論

當(dāng)前社會，質(zhì)量已成為決定企業(yè)成敗的關(guān)鍵因素，構(gòu)建推動質(zhì)量建設(shè)的庫存管理體系對于企業(yè)具有著重要意義。文章在詳細(xì)分析庫存管理體系發(fā)展趨勢的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)地闡述庫存管理體系要以質(zhì)量管理為核心，以服務(wù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展為導(dǎo)向，以“物流”管理為主線的思路。與此同時，從信息化質(zhì)量追溯系統(tǒng)、團(tuán)隊建設(shè)、現(xiàn)場管理、陽光處置、風(fēng)險控制等方面入手，全面貫徹采購降本、質(zhì)量控本、存儲節(jié)本、銷售轉(zhuǎn)本的思想，并以監(jiān)督考核為抓手，構(gòu)建基于推動質(zhì)量建設(shè)的庫存管理體系，為推進(jìn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展、實現(xiàn)庫存管理降本增效、提升企業(yè)核心競爭力奠定基礎(chǔ)。