基于信息化平臺的地勘單位合同內控管理優(yōu)化思路研究

呂蘇欣

（山東省物化探勘查院，山東 濟南 250013）

一、地勘單位合同內部控制管理存在的問題

（一）合同管理意識較差

由于地勘單位在我國起步時間較晚，地勘工作具有特殊性，經(jīng)濟體制改革相對遲緩，參與市場競爭較晚，相較于市場化程度高、管理成熟的行業(yè)，其現(xiàn)代化、科學化水平仍需提升。在合同內部控制的管理方面，部分管理者合同管理意識相對薄弱，沒有形成完整的管理觀念，整體上呈現(xiàn)出傳統(tǒng)與滯后的特性，對合同內部控制管理不夠重視。單位內部未形成完備的制度體系，合同管理權責不清、主體不明導致管理部門管理意識缺位，相關審核流于形式；合同的簽訂、執(zhí)行、驗收、結算與監(jiān)督管理等各環(huán)節(jié)仍采用紙質審批居多，對于信息化平臺建設不夠重視，利用信息化工具輔助合同內部控制管理起步相對較晚，還未形成系統(tǒng)化、全覆蓋的合同管理體系，進一步增加了合同管理的難度。相關紙質資料一旦丟失損毀，將會面臨較高的管理風險與法律風險，影響后續(xù)的債權債務管理、質量管理等后續(xù)環(huán)節(jié)。

（二）專業(yè)人才缺乏

合同管理涉及經(jīng)濟、法律、財務、技術、安全等多方面，對于地勘單位這一類事業(yè)單位來說，還面臨審計、巡查、巡視等上級監(jiān)管，相關管理人員需兼顧合同的市場性與事業(yè)單位管理要求，同時要不斷地更新知識體系以應對市場競爭加劇、監(jiān)管要求提升以及國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)章的變動。由于部分地勘單位的不重視，人才培養(yǎng)相對落后，梯隊建設不健全，相關培訓教育缺位，導致合同管理人員缺乏。隨著合同管理工作量的增加，人才缺乏的劣勢也隨之凸顯。同時，地勘行業(yè)作為傳統(tǒng)行業(yè)，信息化建設人才較少，信息化平臺的搭建多依賴于外部公司，所用產品為標準化產物，定制功能需要另外再投入時間與資金，且工作效率與信息安全難以保證。人才不足、體系不完善，均進一步地阻礙了地勘單位提升合同管理水平的步伐。

（三）合同管理流程整體性、實時性、閉環(huán)性不強

合同管理主要由合同簽訂管理、合同履行管理、合同變更管理三項工作內容，合同管理方法主要包括建立合同臺賬、合同動態(tài)管理制度、合同評價評審制度、合同完成后總結分析制度等方法。涉及合同簽訂、執(zhí)行、驗收、結算、收付款等多個環(huán)節(jié)，甚至是后續(xù)的變更、解除等。以上各環(huán)節(jié)并不是獨立的，以簽訂合同為起始，不斷向外發(fā)散，并且相互聯(lián)動。但對于部分地勘單位來說，各個環(huán)節(jié)的審批相對獨立，合同的信息流轉依靠審批人員的被動詢問，而非主動匯總呈現(xiàn)，通過有限的信息，審批人員很難掌握合同的整體情況。并且管理的關鍵環(huán)節(jié)全部依托于“人治”，存在一定的隨意性、偶然性。信息數(shù)據(jù)之間沒有聯(lián)動，相關數(shù)據(jù)涉及不同部門，查詢相對困難，管理效率低下，信息更新速度較慢。合同的閉環(huán)管理較差，需要人員定期梳理，定期催要，對管理人員要求較高。對于合同管理沒有實現(xiàn)整體性、實時性、閉環(huán)性，不利于實現(xiàn)地勘單位維護自身權益，實現(xiàn)高質量發(fā)展。

二、基于信息化平臺的地勘單位合同內控管理優(yōu)化思路

（一）提高對合同內控管理的重視度

切實抓好對于合同管理、內部控制重要性的宣傳培訓，從意識上提升對于合同內部控制的關注與重視，轉變合同管理觀念，積極提升管理現(xiàn)代化、科技化水平，利用信息化平臺提升合同管理的工作效率和工作質量。一是重視對《民法典》等相關法律法規(guī)的培訓學習，增強依法經(jīng)營與依法辦事的法律理念，提升對市場主體的合同意識，認識到合同利用信息化平臺的緊迫性與必要性。二是強化制度建設，形成完備的管理制度體系，填補制度空白，明確各部門權責，避免權力真空，將主體責任落到實處。三是多渠道樹立“以制度管人管事”理念，為執(zhí)行制度立信立威，切實提高制度執(zhí)行意識。四是梳理制度落實的關鍵環(huán)節(jié)，與信息化平臺相結合，形成控制節(jié)點。五是建立覆蓋全院的學習機制，在管理層帶頭學習的同時，也要切實的落實到基層。通過定期學習、培訓、考核以及日常交流等方式，增強廣大干部職工對于合同內部控制管理信息化的認識與重視，適應當下信息化的發(fā)展與融入，建立起良好的合同管理思想體系。

（二）加強對合同管理信息化人才的培養(yǎng)

管理歸根結底是對人的管理，因此，提升合同內部控制管理與信息化平臺建設各環(huán)節(jié)參與者的人員素質和專業(yè)實力尤為重要。提升合同的內部控制管理，首先，鼓勵職工有計劃、積極地參與內外部培訓，利用財政廳、工商行政管理機關等舉辦的專業(yè)人員培訓以及單位內部法律、經(jīng)管、技術、安全培訓，提升個人專業(yè)素養(yǎng)。緊跟政策，熟悉國家、地方法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)章對合同管理的要求，做到專業(yè)能力與法律意識的雙重夯實。其次，培養(yǎng)合同管理員工的敬業(yè)精神與責任意識，增強合同風險的防范意識，提升合同管理人員對信息化平臺的熟悉程度和操作水平。信息化平臺的數(shù)據(jù)質量很大程度上依賴于操作人員的輸入質量，相關數(shù)據(jù)作為基礎信息深入影響了后續(xù)的管理質量。隨著信息化平臺的不斷提升，填報內容、審批流程以及信息關聯(lián)程度都會產生相應變化，合同管理人員需要秉持終身學習的理念，忠于職守、恪盡職責，嚴格地遵循信息化平臺的操作流程進行管控。再次，明確自身的工作職責，切實落實好合同管理責任，協(xié)調其他部門的員工共同推進合同的信息化管理，完善基礎工作，利用信息化平臺來相應地增強合同的管理水平。最后，要積極引進與培養(yǎng)信息化人才，將信息化管理平臺建設的關鍵節(jié)點掌握在單位內部，提高數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性與安全性。可以充分地定制符合自身管理要求的平臺功能，提升工作效率，從而更好推動合同管理體系化建設。

（三）構建信息化管理平臺

一是要結合自身業(yè)務的實際狀況構建合理、科學的信息化管理平臺，對企業(yè)涉及的所有合同進行一體化管理，聯(lián)合平臺的其它業(yè)務模塊以及客戶關系管理模塊，打通合同管理通道，實現(xiàn)全過程管控。將管理的觸角延至客戶端，提高合同的審核效率，加強執(zhí)行和管控，規(guī)避合同糾紛導致的法律風險。讓各崗位的權限等級、審批流程、操作記錄等在系統(tǒng)上進行清晰的留痕，方便日后的管理與相應的責任追究，從而更好地強化責任擔當。二是要提升信息化管理平臺操作人員的能力，切實地將合同的信息化管理從理論知識轉化為實踐應用，降低合同的人為風險。三是加強信息化管理平臺的監(jiān)督與管控，可以采取合同資質審查、專家及法務審查進行管控節(jié)點的監(jiān)察，提高對信息化管理的監(jiān)督力度，從而更好地保障合同的安全性與穩(wěn)定性。四是搭建與開發(fā)信息化管理平臺的數(shù)據(jù)傳輸功能，讓數(shù)據(jù)傳輸與共享更加便捷，同時也能讓數(shù)據(jù)的存儲更具安全性。五是應用信息化管理平臺及時對合同履約的結果進行驗收，有效地對合同簽訂、驗收進行全程監(jiān)督與管控，確保合同按期履行。地勘企業(yè)通過信息化管理平臺有效地實現(xiàn)動態(tài)化管理，讓合同的管控更加精細化，有效降低合同的管理風險，增強企業(yè)內部管控工作的整體水平。

三、結語

在新形勢下，地勘單位應轉變合同管理理念，提高對合同管理的重視程度，通過法制教育、合同培訓、信息化平臺應用等措施，增強員工的法制觀念、合同理念以及信息化管理能力，增強合同管理人員的風險防范意識，提升信息化平臺的操作能力及管理能力。地勘單位還應搭建完善的信息化管理平臺，建立科學、合理的合同管控制度，從而有效降低合同管理風險，高效提升信息化管理水平，推動地勘單位的高質量發(fā)展。