新時(shí)期公共就業(yè)和人才服務(wù)中心檔案管理方法探析

摘 要：自改革開放以來(lái)，在有關(guān)民生的話題中，就業(yè)與創(chuàng)業(yè)始終是討論的熱點(diǎn)。我國(guó)也專門為了吸納人才而建立了公共就業(yè)和人才服務(wù)中心。該中心的服務(wù)宗旨是要將自身的資源優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，以解決各行各業(yè)的人才供需矛盾。如今，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，不僅人才市場(chǎng)的環(huán)境變得愈發(fā)復(fù)雜，人才的就業(yè)需求也變得更加多元化。對(duì)此，新時(shí)期的公共就業(yè)和人才服務(wù)中心要想實(shí)現(xiàn)自身功能，就必須擴(kuò)大業(yè)務(wù)范疇并充分發(fā)揮自身的資源優(yōu)勢(shì)，其中最重要的一項(xiàng)莫過(guò)于檔案管理。本文將圍繞公共就業(yè)和人才服務(wù)中心檔案管理的現(xiàn)狀，提出優(yōu)化的措施，以望提升檔案管理的效力，并讓檔案的作用得到最大限度地發(fā)揮。

關(guān)鍵詞：公共就業(yè)；人才服務(wù)；檔案管理

一直以來(lái)，我國(guó)對(duì)人才的培養(yǎng)極為重視，先后推出了多項(xiàng)人才集聚機(jī)制。習(xí)近平總書記還專門針對(duì)國(guó)內(nèi)外的發(fā)展大勢(shì)及人才事業(yè)的發(fā)展作出了一系列的指示。中共中央組織部聯(lián)合人力資源、國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)、財(cái)政部及檔案局四大部門，聯(lián)合頒布了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》?！锻ㄖ分胁粌H明確指示了各地公共就業(yè)和人才服務(wù)中心需對(duì)人事檔案管理及服務(wù)工作給予高度重視，還對(duì)其人事檔案的運(yùn)用提出了具體要求。

雖然立即得到了全國(guó)各省市的積極響應(yīng)，但實(shí)施過(guò)程卻相當(dāng)困難。例如，部分地區(qū)的流動(dòng)人員檔案管理服務(wù)存在一些難以解決的客觀問題；又如，因《通知》所指示的范圍及服務(wù)功能定位跨度較大，對(duì)于部分未能建立非公企業(yè)及社會(huì)組織人才管理機(jī)制的地區(qū)而言，實(shí)施過(guò)程有較大困難。因此，要想促進(jìn)公共就業(yè)和人才服務(wù)中心服務(wù)水平的提升，首要之務(wù)是致力于相關(guān)體制、體系的完善。也唯有如此，方能充分發(fā)揮公共就業(yè)和人才服務(wù)中心人事檔案的積極效能，繼而滿足國(guó)家對(duì)各地人才培養(yǎng)及應(yīng)用需求。

一、公共就業(yè)和人才服務(wù)中心檔案管理的重要性

公共就業(yè)和人才服務(wù)中心的人事檔案管理不僅關(guān)乎檔案的利用效能，還與勞動(dòng)者就業(yè)密切相關(guān)。由此可見，檔案管理當(dāng)屬就業(yè)人才服務(wù)中心至關(guān)重要的管理內(nèi)容之一。而公共就業(yè)和人才服務(wù)中心的檔案管理之所以如此重要，一方面，是因?yàn)樾聲r(shí)期的就業(yè)形勢(shì)本就較為困難，而通過(guò)管理失業(yè)人員、下崗人員等檔案資料，上級(jí)部門便能準(zhǔn)確獲知下屬各轄區(qū)的就業(yè)狀況，從而為其提供必要的就業(yè)支持。不僅如此，做好公共就業(yè)及人才服務(wù)中心的檔案管理還能發(fā)揮許多作用。首先，基于檔案所具有的流動(dòng)性特征，加之檔案對(duì)個(gè)人信息的全面記錄，可通過(guò)查閱檔案了解個(gè)人的社會(huì)實(shí)踐狀況，能為當(dāng)?shù)厣绫２块T執(zhí)行社保制度提供支持。其次，公共就業(yè)和人才服務(wù)中心檔案還能為企業(yè)提供就業(yè)支撐。通常，求職人員向企業(yè)發(fā)送求職簡(jiǎn)歷時(shí)，簡(jiǎn)歷包含了求職者的部分信息。企業(yè)便可從公共就業(yè)和人才服務(wù)中心的人事檔案中獲取求職者的更多信息，更能確保所聘人才符合企業(yè)的人才需求，繼而提升人才的就業(yè)率。再次，信息化時(shí)代，公共就業(yè)和人才服務(wù)中心若能合理引進(jìn)各種先進(jìn)技術(shù)，并建立信息化的檔案管理平臺(tái)，便可對(duì)檔案予以精準(zhǔn)分類，這樣不僅能為服務(wù)中心開展檔案管理工作提供巨大便利，還能使檔案的作用得到更有效的發(fā)揮。當(dāng)然，基于信息技術(shù)的檔案管理還能促使勞動(dòng)力市場(chǎng)轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)化，以此為當(dāng)?shù)鼐蜆I(yè)提供指引。最后，在勞動(dòng)保障法律及相關(guān)政策的宣傳作用下，公共就業(yè)和人才服務(wù)中心檔案的作用范圍還將進(jìn)一步擴(kuò)大，不僅有助于規(guī)范人才市場(chǎng)管理，還能為就業(yè)提供更多支持，從而挖掘更多的人才，為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)的穩(wěn)定發(fā)展提供助力。

二、新時(shí)期公共就業(yè)人才服務(wù)中心檔案管理困境

1．公共就業(yè)人才服務(wù)中心檔案管理人員的綜合素養(yǎng)有待提升

新時(shí)期的檔案管理工作因信息技術(shù)的加入，雖然提高了檔案的使用效能，但也相應(yīng)提高了對(duì)檔案管理工作人員的要求。目前，不少公共就業(yè)和人才服務(wù)中心的檔案管理人員不具備過(guò)硬的專業(yè)素養(yǎng)，致使檔案管理工作開展質(zhì)量不佳，甚至出現(xiàn)檔案損毀、丟失等現(xiàn)象，這不僅損害了國(guó)家利益，也讓檔案的作用無(wú)法得到充分、有效的發(fā)揮。

2.檔案管理缺乏規(guī)范化

當(dāng)前，公共就業(yè)和人才服務(wù)中心在管理檔案方面普遍呈現(xiàn)不規(guī)范的狀態(tài)，而導(dǎo)致如此現(xiàn)狀的主因便是規(guī)范化管理制度的缺失。由于公共就業(yè)和人才服務(wù)中心未能針對(duì)檔案管理制定專門的管理制度及細(xì)則，致使檔案管理的規(guī)范性受到影響。同時(shí)，服務(wù)中心其他部門認(rèn)為檔案管理應(yīng)是檔案管理部門的職責(zé)，因此，在日常工作中也未能給予檔案管理應(yīng)有的支持，這也在一定程度上影響了檔案的利用效率。

不僅如此，在開展檔案管理時(shí)，有些單位領(lǐng)導(dǎo)或者檔案管理人員仍然是傳統(tǒng)、固化的管理理念，認(rèn)為檔案管理工作無(wú)非是保存好紙質(zhì)的檔案資料，對(duì)檔案管理工作不重視，缺乏先進(jìn)的管理思想意識(shí)，在日常工作中也未能詳細(xì)分類檔案，在極大程度上降低了檔案的利用效率。此外，關(guān)于現(xiàn)有的檔案資料，管理人員也未能審核其完整性及準(zhǔn)確性，導(dǎo)致檔案資料所記載的信息內(nèi)容并不能對(duì)實(shí)際工作提供有價(jià)值的信息，也影響了檔案作用的發(fā)揮。

3.缺乏信息化管理

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，就業(yè)的人數(shù)也在不斷增加，這不僅增加了公共就業(yè)和人才服務(wù)中心的檔案數(shù)量，也加重了檔案管理人員的工作壓力。對(duì)此，如果公共就業(yè)和人才服務(wù)中心依舊采用傳統(tǒng)人工管理檔案的方式，勢(shì)必難以滿足當(dāng)下的管理需求。因此，公共就業(yè)和人才服務(wù)中心的檔案管理應(yīng)發(fā)揮信息技術(shù)的積極作用，在提升檔案管理效率的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源價(jià)值的充分發(fā)掘，從而讓檔案資源的作用得到最大限度地發(fā)揮。但是，現(xiàn)實(shí)情況卻是服務(wù)中心雖然引進(jìn)了信息化的管理系統(tǒng)，但實(shí)際的應(yīng)用過(guò)程也僅是簡(jiǎn)單的電子化處理檔案，而未能對(duì)檔案資源的價(jià)值予以深度挖掘，導(dǎo)致檔案的利用率偏低。此外，由于服務(wù)中心對(duì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的建設(shè)不重視，在管理檔案方面投入的資金較少，導(dǎo)致服務(wù)中心檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施不夠完善，容易出現(xiàn)保密性、防護(hù)性欠佳等問題，嚴(yán)重的甚至還會(huì)對(duì)檔案安全產(chǎn)生影響。

4.部分檔案管理存在一定的難度

在我國(guó)，區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡的現(xiàn)象十分普遍，也因此導(dǎo)致了各地的就業(yè)流動(dòng)性在不斷增大，讓檔案管理工作變得十分困難，無(wú)法發(fā)揮檔案資源的積極作用。例如，部分學(xué)生畢業(yè)后便將個(gè)人檔案存放到了原籍所在地的公共就業(yè)和人才服務(wù)中心，之后無(wú)論是外出打工或在本地尋求工作都未再更新。如此一來(lái)，寄存檔案因長(zhǎng)時(shí)間未更新而逐漸淪為遺棄檔案，這也在一定程度上增加了檔案管理的工作難度。

三、新時(shí)期優(yōu)化公共就業(yè)和人才服務(wù)中心檔案管理的相關(guān)措施

1.加強(qiáng)制度創(chuàng)新，制定流動(dòng)人員人事檔案管理地方性實(shí)施辦法

隨著社會(huì)人才流動(dòng)速度不斷加快，人事檔案管理也要滿足高頻率的使用要求，并確保人事檔案資料的規(guī)范性與完整性，以加速檔案信息的流動(dòng)與共享，繼而凸顯人事檔案的管理實(shí)效。但要達(dá)成以上目的，不僅需要法律層面的維護(hù)，還要政策上的保駕護(hù)航。對(duì)此，各地公共就業(yè)和人才服務(wù)中心均應(yīng)結(jié)合當(dāng)?shù)氐牡胤叫苑ㄒ?guī)及實(shí)施意見，明確人事檔案的具體責(zé)任及義務(wù)。同時(shí)，也要向部分非公用人單位授權(quán)允許使用流動(dòng)人員人事檔案，這樣才能加速人事檔案的流轉(zhuǎn)，并增強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案的管理實(shí)效。

2.推動(dòng)管理機(jī)制創(chuàng)新，搭建多部門協(xié)作的公共就業(yè)與人才誠(chéng)信服務(wù)平臺(tái)

當(dāng)前，非公用人單位與應(yīng)聘人員信息不對(duì)稱，是導(dǎo)致公共就業(yè)和人才服務(wù)中心服務(wù)效率不高的重要原因之一。同時(shí)，又因缺乏甄別渠道，使得雙方只能憑借自身的“主觀意愿”或秉著“試錯(cuò)”的態(tài)度去完成信息甄別，工作效率必定不甚理想。對(duì)此，若能借助公共就業(yè)和人才服務(wù)中心的檔案資源建立信息服務(wù)平臺(tái)，讓用人單位及應(yīng)聘者均能提前了解對(duì)方的全部信息，并基于檔案里人才授信、人事信息采集、人事信息甄別以及反饋等機(jī)制，降低非公用人單位及流動(dòng)人員的甄別成本，以此在向用人單位提供合作動(dòng)力的同時(shí)，還能促使公共就業(yè)和人才服務(wù)中心服務(wù)水平及效能的全面提升。

3.提升公共就業(yè)與人才服務(wù)能力，提高人事檔案利用價(jià)值

當(dāng)前，公共就業(yè)和人才服務(wù)中心在人事檔案管理方面最根本的問題是缺乏主動(dòng)性。對(duì)此，要想讓人事檔案的價(jià)值得到最大限度地開發(fā)及利用，需要提高流動(dòng)人員人事檔案的利用價(jià)值。這需要公共就業(yè)和人才服務(wù)中心對(duì)信息技術(shù)的引進(jìn)給予高度重視。通過(guò)引進(jìn)數(shù)字化管理工具去開發(fā)人事檔案價(jià)值，能讓開發(fā)過(guò)程更具專業(yè)性，且基于數(shù)字與網(wǎng)絡(luò)化的管理，公共就業(yè)和人才服務(wù)中心還能協(xié)調(diào)多部門，并強(qiáng)化流動(dòng)人員人事檔案信息的共享，有助于提升公共就業(yè)和人才服務(wù)中心的人才服務(wù)能力。同時(shí)，借助信息共享平臺(tái)，服務(wù)中心還能向更多的流動(dòng)人員提供細(xì)致的咨詢服務(wù)，以此在提高社會(huì)就業(yè)率的同時(shí)，也讓人才的作用得到更充分的發(fā)揮。

4.合理增加資金投入，完善檔案存放管理?xiàng)l件

對(duì)公共就業(yè)和人才服務(wù)中心而言，檔案管理是一項(xiàng)極其重要的工作。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，流動(dòng)人口的增多也讓檔案數(shù)量越來(lái)越多。對(duì)此，要想滿足社會(huì)對(duì)公共就業(yè)和人才服務(wù)中心檔案管理工作的多樣化需求，需對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)給予高度重視，而檔案管理信息化的建設(shè)過(guò)程必定需要一定的資金支持。因此，給予適當(dāng)?shù)馁Y金投入，是提升服務(wù)中心檔案管理工作成效及檔案利用率的重要基礎(chǔ)。此外，針對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)，亦要引起公共就業(yè)和人才服務(wù)中心的高度重視。至于基礎(chǔ)方面的建設(shè)，重點(diǎn)需兼顧以下幾方面：一是檔案室的設(shè)立。檔案室不僅要單獨(dú)設(shè)立，且需同時(shí)做好防火、防潮等措施。檔案管理人員還應(yīng)定期巡查上述設(shè)施，并同時(shí)做好設(shè)備設(shè)施的清潔與維護(hù)工作，盡可能地消除各類可能導(dǎo)致檔案管理安全問題的隱患；二是合理引進(jìn)適宜的技術(shù)手段。例如，大數(shù)據(jù)、VR技術(shù)和搜索引擎等，增強(qiáng)用戶的體驗(yàn)感；三是利用云計(jì)算等技術(shù)對(duì)現(xiàn)有的人事檔案資源予以分類及匯總，以方便用戶查找對(duì)應(yīng)的檔案信息，提升檔案的使用效能。

5.與高校建立合作，提升檔案管理意識(shí)

公共就業(yè)和人才服務(wù)中心的職能是向社會(huì)提供就業(yè)指導(dǎo)。因此，通常與高校建立合作關(guān)系，專門針對(duì)學(xué)生開展就業(yè)方面的講座，使其對(duì)當(dāng)前的就業(yè)形勢(shì)有一個(gè)大致的了解。同時(shí)，中心也可向?qū)W生提供面試技巧培訓(xùn)與職業(yè)生涯規(guī)劃，讓學(xué)生了解原始檔案的重要性，從而促使他們做好個(gè)人檔案的保護(hù)工作，在減少棄檔、失檔現(xiàn)象發(fā)生的同時(shí)，保證檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)與完善，以此提升高校畢業(yè)生的就業(yè)率。

6.研發(fā)線上服務(wù)系統(tǒng)，逐步完善功能模塊

有關(guān)社會(huì)流動(dòng)人員人事檔案的使用，若僅是在上班時(shí)間方可查閱，勢(shì)必會(huì)影響檔案的利用效力。對(duì)此，公共就業(yè)和人才服務(wù)中心可積極研發(fā)線上服務(wù)系統(tǒng)，既能讓檔案運(yùn)用的操作流程得以簡(jiǎn)化，也能減少用戶等待的時(shí)間。與此同時(shí)，利用系統(tǒng)替代人工服務(wù)，還能打破時(shí)間與空間的限制，隨時(shí)隨地為人事代理人員提供便捷、快速的服務(wù)，以此延伸檔案管理工作的深度和廣度，強(qiáng)化檔案的利用效率。

7.強(qiáng)化“窗口”意識(shí)，大力創(chuàng)優(yōu)服務(wù)環(huán)境

此前，公共就業(yè)和人才服務(wù)中心在管理檔案時(shí)有分配任務(wù)不明確、工作職能不清晰以及機(jī)構(gòu)設(shè)置重疊等問題，針對(duì)檔案管理人員的考核大多也僅限于服務(wù)態(tài)度。對(duì)此，公共就業(yè)和人才服務(wù)中心要想提升檔案服務(wù)質(zhì)量，必須強(qiáng)化檔案管理人員的“窗口”意識(shí)。而所謂的窗口意識(shí)，即指檔案管理工作人員在任何時(shí)間均應(yīng)以嚴(yán)格、認(rèn)真、高效、熱情的態(tài)度去面對(duì)本職工作，并在遭遇突發(fā)事件或其他問題時(shí)，工作人員也要始終保持沉著冷靜的態(tài)度，站在代理人的角度去思考問題，這樣才能給予用戶最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)體驗(yàn)，繼而創(chuàng)建優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)環(huán)境。

8.加快人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，降低工作成本

合理運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等管理技術(shù)，也能達(dá)到降低檔案管理工作成本的效果。誠(chéng)然，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，公共就業(yè)和人才服務(wù)中心所接納的人事檔案種類及數(shù)量均明顯增多。倘若始終沿用傳統(tǒng)人工管理人事檔案的模式，不僅會(huì)加重工作人員的工作負(fù)擔(dān)，管理傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案還需要耗費(fèi)大量的成本，且管理效果也不盡如人意。對(duì)此，借助云計(jì)算、數(shù)據(jù)庫(kù)和大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)，將原本紙質(zhì)的人事檔案予以轉(zhuǎn)化，僅需一個(gè)小小的硬盤便可將整屋的人事檔案資料收納完全。同時(shí)，信息技術(shù)還具備分析、統(tǒng)計(jì)、分類和查詢等功能，也能讓公共就業(yè)和人才服務(wù)中心檔案管理及服務(wù)效能得到顯著提升。因此，服務(wù)中心應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)的引進(jìn)以及人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立給予高度重視。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，作為專職為各類人員提供就業(yè)及咨詢服務(wù)的機(jī)構(gòu)，公共就業(yè)和人才服務(wù)中心的檔案管理工作與其他單位有著較大的不同。因此，需要公共就業(yè)和人才服務(wù)中心在轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式的同時(shí)，積極引進(jìn)現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)，并加強(qiáng)工作人員的綜合素質(zhì)與能力的培訓(xùn)。除此之外，中心還需致力于拓寬檔案收集渠道，并投入適當(dāng)?shù)馁Y金來(lái)完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，在保障檔案安全的同時(shí)，提升檔案的利用率，繼而改善社會(huì)就業(yè)狀況，為社會(huì)和諧發(fā)展做出突出貢獻(xiàn)。

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作者簡(jiǎn)介：于敏（1986—），女，漢族，山東肥城人，本科，副研究館員，研究方向：公共就業(yè)檔案管理。