食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案管理問題及對策研究

摘 要：食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作和我國食品藥品監(jiān)管工作存在密切關(guān)聯(lián)，受到社會各行各業(yè)的廣泛關(guān)注和重視，合理開展相關(guān)的管理工作勢在必行。基于此，本文分析了食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案管理的重要性，提出幾點(diǎn)能夠有效完成相關(guān)管理工作的措施，旨在為增強(qiáng)食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)整體的檔案管理工作效果提供助力。

關(guān)鍵詞：食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)；檔案管理問題；對策

近年來，化學(xué)添加劑技術(shù)快速發(fā)展，為食品藥品事業(yè)發(fā)展帶來機(jī)遇的同時(shí)，也引發(fā)了嚴(yán)重的安全風(fēng)險(xiǎn)和隱患問題。食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的檔案具有一定的法律效力，開展科學(xué)、合理管理，不僅能夠?yàn)槭称匪幤钒踩芾硖峁┍Ｕ虾椭С?，還能為機(jī)構(gòu)的檢驗(yàn)工作提供服務(wù)，提高檢驗(yàn)工作的效果和水平，工作模式也更為完善、合理。

一、食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案管理的重要意義

食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的檔案又被稱為食品藥品檢驗(yàn)鑒定檔案，其形成來源于機(jī)構(gòu)實(shí)際工作中積累的各類資料和信息，直接反映出機(jī)構(gòu)日常工作的水平、檢驗(yàn)工作的實(shí)力和能力。同時(shí)，部分檔案也屬于一種科技檔案，是自然形成并記錄機(jī)構(gòu)歷史信息，具有一定使用價(jià)值，能夠?yàn)闄C(jī)構(gòu)提升檢驗(yàn)工作效果、預(yù)防出現(xiàn)差錯問題、有效創(chuàng)新工作形式等提供服務(wù)，合理開展檔案管理相關(guān)工作，具有重要意義。

1.有助于提升食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)工作質(zhì)效

合理開展檔案管理工作，能夠真實(shí)、準(zhǔn)確地反映食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的歷史情況，明確機(jī)構(gòu)在各個階段的決策落實(shí)效果、檢驗(yàn)技術(shù)和措施的應(yīng)用效果以及技術(shù)應(yīng)用規(guī)范性和專業(yè)性等問題，掌握各類問題發(fā)生的原因，汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，使機(jī)構(gòu)在日后的工作中能夠按照歷史信息和資料，不斷改進(jìn)檢驗(yàn)技術(shù)、工作模式和工作方法等，提升整體檔案管理工作水平。同時(shí)，檔案信息對食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)日常工作具有一定的服務(wù)作用，可以服務(wù)機(jī)構(gòu)改進(jìn)各類檢驗(yàn)技術(shù)模式和體系，優(yōu)化各方面的工作方法，提高整體的工作質(zhì)量和水平，確保在新時(shí)期的環(huán)境下促使檢驗(yàn)工作質(zhì)量的提升。

2.有助于準(zhǔn)確檢驗(yàn)食品藥品安全

食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)需要全面檢驗(yàn)分析食品藥品的安全性和可靠性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品的安全問題和隱患，以非常準(zhǔn)確的結(jié)果反映出各類食品藥品的成分比例情況、營養(yǎng)元素情況和安全情況等，將此類檢驗(yàn)信息記錄在案，通過檔案能夠改善機(jī)構(gòu)的工作模式，使機(jī)構(gòu)能夠深入可靠地完成食品藥品安全檢驗(yàn)。同時(shí)，通過對檔案內(nèi)容的有效管理，還能使相關(guān)部門追溯食品藥品的來源情況、生產(chǎn)制造情況、運(yùn)輸和配送情況等，為群眾營造良好的食品藥品安全環(huán)境。

二、食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案管理問題

1.缺乏正確的檔案管理觀念

目前，雖然我國食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)已經(jīng)開始重視檔案管理工作，但是，由于相關(guān)部門和工作人員缺乏正確的檔案管理觀念意識，很難確保工作的高質(zhì)量和有效性落實(shí)。一方面，有關(guān)部門缺乏正確的觀念意識，不能按照具體的情況科學(xué)、深入地開展檔案數(shù)據(jù)收集、整理和人員的管理，不利于各項(xiàng)管理工作的有效開展。另一方面，工作人員缺乏創(chuàng)新觀念，只能按照常規(guī)的工作要求和模式等，完成相關(guān)的資料信息采集和錄入工作，不注重檔案資料信息的開發(fā)利用，難以為檢驗(yàn)工作的創(chuàng)新和優(yōu)化以及檢驗(yàn)技術(shù)的轉(zhuǎn)型升級等提供高質(zhì)量服務(wù)，加之檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的檢驗(yàn)業(yè)務(wù)人員缺乏正確的檔案管理觀念，未能為相關(guān)部門提供準(zhǔn)確、可靠的資料信息，難以為各項(xiàng)管理工作的高質(zhì)量和高水平落實(shí)提供保障。

2.缺少專業(yè)人才

檔案管理人才直接影響著整體檔案管理工作的效果，只有建設(shè)專業(yè)能力和素質(zhì)較高的人才團(tuán)隊(duì)，才能促使各項(xiàng)工作更加專業(yè)性和規(guī)范性開展。但是，由于目前食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)沒有注重人才隊(duì)伍的建設(shè)，在檔案管理方面忽略了人才的培養(yǎng)和聘用，導(dǎo)致工作的專業(yè)性和規(guī)范性難以提升。一方面，未能做好人才聘用工作，所聘用的人才缺乏專業(yè)知識和技術(shù)技能，缺少豐富的經(jīng)驗(yàn)，難以為檢驗(yàn)工作提供良好服務(wù)。另一方面，缺少完善的培訓(xùn)機(jī)制體系，不能通過有效的培訓(xùn)措施，提升人員工作專業(yè)能力和素養(yǎng)，不利于整體工作規(guī)范性的提升。

3.缺乏檔案內(nèi)容界定標(biāo)準(zhǔn)

近年來，我國科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的檔案內(nèi)容界定受到廣泛重視，科學(xué)、合理地展開檔案內(nèi)容的分類和界定，能夠使檢驗(yàn)部門按照自身需求分類開展相關(guān)信息的提取和利用。但是，由于缺少對檔案內(nèi)容界定的重視度，在實(shí)際界定的過程中，不能合理分類處理各類信息和資料，導(dǎo)致因?yàn)榻缍üぷ鞑缓侠?，難以為檢驗(yàn)工作的優(yōu)化和改善提供良好服務(wù)。

4.缺少健全制度

制度對工作人員具有約束和規(guī)范作用，相關(guān)部門制定完善的檔案管理制度，有助于提升工作人員行為的規(guī)范性。但是，由于有關(guān)機(jī)構(gòu)沒有按照檔案管理工作的特點(diǎn)和實(shí)際情況等制定相應(yīng)的工作制度，未能通過健全且科學(xué)的制度，明確各部門和人員工作職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)要求，難以通過制度的形式提升人員工作的可靠性和專業(yè)性，甚至因?yàn)槿狈∪?、科學(xué)的制度，無法提升各項(xiàng)工作的效果，導(dǎo)致整體的檔案管理工作水平降低。

三、食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案管理對策

1.樹立正確的檔案管理觀念

目前，由于食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)管理人員缺少正確的檔案管理意識，對檔案管理工作缺少重視度，不能科學(xué)、合理地開展管理工作，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)效比較低，難以為機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)工作的改革和創(chuàng)新優(yōu)化等提供服務(wù)。因此，建議機(jī)構(gòu)重點(diǎn)關(guān)注檔案管理工作，著重開展檔案宣傳教育活動，使機(jī)構(gòu)每位工作人員都能形成正確的管理觀念，積極參與檔案管理，為提升機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)效果和水平提供服務(wù)，為提升單位整體工作效果作出貢獻(xiàn)。其一，領(lǐng)導(dǎo)層和檔案管理人員應(yīng)樹立正確的管理意識，重視檔案管理工作的執(zhí)行和開展，按照具體的管理工作特點(diǎn)和情況，制定完善的決策方案和指導(dǎo)體系，帶領(lǐng)工作人員科學(xué)、有效地完成相關(guān)任務(wù)，避免因?yàn)楣芾砗椭笇?dǎo)工作不良而出現(xiàn)問題；其二，強(qiáng)化檔案管理宣傳教育的力度，針對全體機(jī)構(gòu)人員宣傳檔案管理工作的重要意義，使檔案管理人員能夠科學(xué)開展相關(guān)資料收集、整理和記錄、歸檔等。

同時(shí)，食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的檢驗(yàn)人員也能配合提供相應(yīng)的檢驗(yàn)歷史信息和數(shù)據(jù)資料，確保各類資料和數(shù)據(jù)收集的準(zhǔn)確性以及完整性。檔案管理人員還需注重各類資料和信息的開發(fā)利用，按照機(jī)構(gòu)的檢驗(yàn)技術(shù)創(chuàng)新、工作優(yōu)化等需求，制訂完善的工作方案和計(jì)劃，科學(xué)、合理地完成相關(guān)信息和資料的開發(fā)利用工作，提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率；其三，為提升各部門對檔案工作的重視度，需要建設(shè)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，按照食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案管理工作的開展需求、特點(diǎn)等，優(yōu)化和完善計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)以及信息掃描等設(shè)備設(shè)施，便于工作人員完成檔案管理工作，利用先進(jìn)的信息技術(shù)等替代人工操作，不僅能降低人員工作壓力，還能提升管理工作效率和質(zhì)量。

2.培養(yǎng)專業(yè)人才

雖然食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)在實(shí)際開展工作的過程中，各類檔案管理工作能夠?yàn)橄嚓P(guān)檢驗(yàn)技術(shù)的優(yōu)化、工作創(chuàng)新等提供服務(wù)，但是如果管理人員缺乏專業(yè)能力，不能以科學(xué)、有效的方式完成任務(wù)，將會導(dǎo)致管理效果降低，就不能為機(jī)構(gòu)的檢驗(yàn)工作優(yōu)化和改革等提供良好服務(wù)。因此，單位應(yīng)重視檔案管理人才的培養(yǎng)，以培養(yǎng)專業(yè)優(yōu)秀人才為目標(biāo)，促使各項(xiàng)管理工作質(zhì)量、專業(yè)和規(guī)范性提升，保證工作水平。

（1）人才招聘

由于食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案管理工作的內(nèi)容煩瑣復(fù)雜，如果人員數(shù)量過少，將會導(dǎo)致工作人員的壓力過大，沒有充沛的精力和積極性開展檔案管理工作，相關(guān)部門需要重點(diǎn)做好人才的招聘工作，增加檔案管理人員的數(shù)量，使其有充足的時(shí)間為機(jī)構(gòu)發(fā)展提供服務(wù)。第一，機(jī)構(gòu)應(yīng)重點(diǎn)從高?；蛘呱鐣衅溉瞬?，聘用有經(jīng)驗(yàn)、有能力的優(yōu)秀人才，要求所聘用的人員必須能夠全面掌握檔案專業(yè)知識和信息化技能，可以游刃有余地完成工作任務(wù)，保證檔案信息能夠得到良好收集處理、存儲和管控等，為相關(guān)管理工作注入新鮮血液。同時(shí)，也可以聘用具有一定潛力、愿意參與檔案管理的機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)人才，充分發(fā)揮檢驗(yàn)工作人員的專業(yè)力量，使其可以利用自身的專業(yè)知識，細(xì)致分類和處理各類檔案信息，確保所存儲的資料和數(shù)據(jù)等能為檢驗(yàn)工作提供服務(wù)；第二，定期開展相關(guān)的培訓(xùn)活動，培養(yǎng)工作人員的業(yè)務(wù)、技術(shù)和管理等專業(yè)能力，引導(dǎo)工作人員積極學(xué)習(xí)有關(guān)的法律法規(guī)和政策制度等，形成合法合規(guī)的專業(yè)工作理念，懂得如何按照法律法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范有效執(zhí)行相關(guān)的管理工作，提升工作的專業(yè)性。同時(shí)，在培訓(xùn)期間以法律、文化和歷史培訓(xùn)為基礎(chǔ)，開展系統(tǒng)工程技術(shù)培訓(xùn)、數(shù)碼復(fù)印技術(shù)培訓(xùn)、縮微技術(shù)培訓(xùn)以及現(xiàn)代化管理技術(shù)的培訓(xùn)活動等，使工作人員能夠懂得如何采用現(xiàn)代化的設(shè)備設(shè)施、技術(shù)等完成各項(xiàng)管理任務(wù)，準(zhǔn)確、完整、合理地收集以及整理各類信息資料，全面存儲在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，便于機(jī)構(gòu)在工作檢查、創(chuàng)新和研究過程中開發(fā)利用；第三，定期組織檔案管理工作人員到其他機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作和學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)其他機(jī)構(gòu)成功、優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn)，按照本機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況和檔案管理的特點(diǎn)等，制定完善且優(yōu)化的工作方案，提升工作的規(guī)范性和專業(yè)性，預(yù)防工作出現(xiàn)問題或是不足。

（2）準(zhǔn)確、細(xì)致劃分檔案類型

要想確保檔案管理工作能夠?yàn)闄C(jī)構(gòu)檢驗(yàn)工作提供良好服務(wù)，就應(yīng)科學(xué)、準(zhǔn)確和細(xì)致地劃分相應(yīng)的檔案內(nèi)容，確保管理工作能夠高質(zhì)量開展。一是不能只采用紙質(zhì)檔案存儲，需采用電子技術(shù)和信息技術(shù)等收集電子版的資料，明確各類食品藥品檢驗(yàn)方面的檔案內(nèi)容，做好分類和篩選工作，根據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)合理展開信息和資料的分類、存儲和處理，提升檔案管理工作的規(guī)范性；二是按照相關(guān)規(guī)定規(guī)范設(shè)置檔案的重點(diǎn)內(nèi)容，便于全面開展機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)工作的監(jiān)督管理。例如，提出關(guān)于檢驗(yàn)技術(shù)應(yīng)用信息、工作效果信息和人員工作質(zhì)量信息等方面的檔案分類和存儲規(guī)范要求，必須根據(jù)具體的要求完成相關(guān)的分類和管理工作，這樣在完成各項(xiàng)管控任務(wù)的情況下，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)工作中的問題，科學(xué)、有效地解決和應(yīng)對問題，全方位完成各項(xiàng)管理任務(wù)；三是在檔案內(nèi)容界定的過程中，必須深入、準(zhǔn)確、全面研究和分析不同類型檔案的特點(diǎn)，按照具體情況設(shè)定相應(yīng)的檔案管理規(guī)范，界定食品藥品檢驗(yàn)成果類型、檢驗(yàn)技術(shù)類型、檢驗(yàn)方法類型、檢驗(yàn)創(chuàng)新類型檔案，按照檔案的類型深入完成有關(guān)的管理工作，提升各項(xiàng)工作效率和效果，為檢驗(yàn)工作的良好創(chuàng)新和發(fā)展等提供服務(wù)。

（3）健全管理制度

制度對人員的行為具有規(guī)范和約束作用，如果食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)在檔案管理工作中缺乏科學(xué)、合理和完善的制度，將會對工作的規(guī)范性、可控性開展造成非常不利的影響，建議在檔案管理期間，重點(diǎn)制定和完善各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范人員行為，提升管理工作的效果。

一是制定資源開發(fā)利用制度。要想充分發(fā)揮檔案對機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)工作的服務(wù)作用，需要制定相關(guān)資源和信息的開發(fā)利用制度，通過制度規(guī)范人員的行為，使工作人員可以按照制度的要求開發(fā)利用檔案信息，為檢驗(yàn)工作的創(chuàng)新、優(yōu)化和技術(shù)的改革等提供高質(zhì)量服務(wù)。首先，在各類資料和信息的開發(fā)利用之前，需要做好相關(guān)的查閱或是借閱登記工作，構(gòu)建用戶之間相互聯(lián)系的制度體系，合理設(shè)置信息反饋形式，也可以定期開展專題報(bào)告方面的活動，展覽實(shí)體物品、影像內(nèi)容或是圖片等，拓展資源開發(fā)利用的渠道，為檢驗(yàn)工作業(yè)務(wù)人員、管理人員和監(jiān)督人員等提供高效化服務(wù)，全面彰顯各類檔案信息和資料的應(yīng)用價(jià)值，為有關(guān)工作的創(chuàng)新改革和升級等提供準(zhǔn)確依據(jù)；其次，在制度中應(yīng)提出人員工作規(guī)定和要求，所有人員在工作中都必須按照制度規(guī)范和要求，完成信息和資料的開發(fā)利用任務(wù)，以服務(wù)檢驗(yàn)工作和機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作為目標(biāo)，提升資料和信息的開發(fā)利用效果，保證食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)工作的質(zhì)量和效率。

二是制定相關(guān)的責(zé)任制度。為確保檔案管理人員在工作中認(rèn)真履行職責(zé)，為檢驗(yàn)工作提供高質(zhì)量服務(wù)，相關(guān)部門需要制定相應(yīng)的責(zé)任制度，利用責(zé)任制度提升人員工作的積極性和責(zé)任感，確保整體工作能夠高質(zhì)量、可靠性、全面性開展。首先，明確每名員工在日常工作中的責(zé)任要求和職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，細(xì)化分解各項(xiàng)工作責(zé)任，使其能對自身工作職責(zé)和責(zé)任形成清楚認(rèn)知，認(rèn)真履行自身的工作職責(zé)。其次，定期開展考核評價(jià)活動，考核評價(jià)和分析每位工作人員的職責(zé)履行效果、貢獻(xiàn)度等，考察分析人員在工作中為機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)方法的改革創(chuàng)新、檢驗(yàn)技術(shù)的完善和工作風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防等提供服務(wù)的效果與貢獻(xiàn)度，保證考核評價(jià)公平、公正、公開，為獎懲工作的落實(shí)提供準(zhǔn)確依據(jù)。最后，根據(jù)人員的考核評價(jià)結(jié)果采取相應(yīng)獎懲措施，懲罰考評結(jié)果較低的人員，獎勵結(jié)果較高的人員，提升員工工作的積極性和責(zé)任感，保證工作效果的提升。

四、結(jié)語

綜上所述，食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)在實(shí)際發(fā)展的過程中，科學(xué)、合理地開展檔案管理具有重要意義。但是目前，食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)在檔案管理期間存在觀念、專業(yè)人才、檔案內(nèi)容界定和制度問題等，對工作的高質(zhì)量和有效性開展造成不利影響，建議根據(jù)具體的工作特點(diǎn)，以為檢驗(yàn)工作提供服務(wù)為目標(biāo)，形成正確的觀念意識，培養(yǎng)高素質(zhì)優(yōu)秀人才，健全優(yōu)化相關(guān)的管理制度，以此提升整體的工作水平，達(dá)到預(yù)期的管理目標(biāo)。

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作者簡介：高偉（1967—），女，漢族，山東青島人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。