人民法院電子訴訟檔案管理探析

摘 要：數(shù)字化背景下電子訴訟檔案管理面臨一些新問題。本文從幾個(gè)方面對(duì)人民法院電子訴訟檔案管理工作展開分析。結(jié)果表明：理論支撐方面需要學(xué)術(shù)界和實(shí)踐者進(jìn)一步合作和研究，解決某些難點(diǎn)和爭(zhēng)論問題；在立法保障和規(guī)范制定方面已經(jīng)較為完善，但仍需傾聽基層工作者的心聲，進(jìn)一步加強(qiáng)法律保障；專業(yè)人才培養(yǎng)方面需要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有審判人員和檔案管理人員開展新技能培訓(xùn)。

關(guān)鍵詞：電子訴訟檔案；理論研究；法律法規(guī)；人才培養(yǎng)

2023年3月7日，最高人民法院工作報(bào)告指出，全國各級(jí)法院正在加速推動(dòng)司法審判和現(xiàn)代科技深度融合，從而實(shí)現(xiàn)審判體系和審判能力的深刻重塑。

以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)、人工智能和區(qū)塊鏈等信息技術(shù)為手段的智慧法院經(jīng)受住了世紀(jì)疫情的巨大考驗(yàn)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，新冠疫情以來全國法院網(wǎng)上立案2996萬件、開庭504萬場(chǎng)、證據(jù)交換819萬件次、異地執(zhí)行593萬件次、接訪15萬件次。目前，在各級(jí)法院的司法審判實(shí)踐中，以智慧法院為核心的司法模式變革正在影響著審判活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，訴訟檔案管理也逐漸從傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮釉V訟檔案。訴訟檔案是重要的專業(yè)檔案之一，是人民法院審判活動(dòng)全過程的真實(shí)記錄，也是開展審判活動(dòng)的重要依據(jù)和必要條件。電子訴訟檔案是指基于傳統(tǒng)訴訟檔案的基礎(chǔ)上，人民法院在訴訟活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值且應(yīng)歸檔保存的電子訴訟文件，以及案卷歸檔后經(jīng)數(shù)字化處理產(chǎn)生的紙質(zhì)訴訟檔案的電子版本。隨著新時(shí)代司法審判改革不斷創(chuàng)新和發(fā)展，電子訴訟檔案管理也面臨著一些新問題。

一、理論研究支撐

隨著司法審判的數(shù)字化推進(jìn)，原先以案牘為基礎(chǔ)的訴訟檔案管理模式已經(jīng)很難滿足審判過程的需求。司法訴訟過程的交流溝通、資料傳遞以及文件保存等步驟已經(jīng)越來越多從案牘轉(zhuǎn)移到“線上”，從有形轉(zhuǎn)變成“無形”，司法活動(dòng)中的電子卷宗檔案的形成與應(yīng)用也成為必然。目前，我國各級(jí)人民法院通過智慧法院的不斷推進(jìn)，已經(jīng)將電子訴訟檔案的實(shí)踐和應(yīng)用推向世界領(lǐng)先水平。與傳統(tǒng)檔案管理相比，新出現(xiàn)的電子訴訟檔案管理相關(guān)工作必然需要檔案學(xué)、法學(xué)等相關(guān)學(xué)科的理論支撐。

1.理論研究現(xiàn)狀

近些年，涉及電子訴訟檔案的理論研究探討也在不斷深入。檔案學(xué)、法學(xué)學(xué)術(shù)界和法律工作者，從電子訴訟檔案的不同角度和緯度展開卓有成效的研究探討。郝樂等從理論基礎(chǔ)、實(shí)踐考察和制度完善三個(gè)角度展開分析，基于效力同等性和功能同等性，明確了電子卷宗的合法性和合理性，基于高效流轉(zhuǎn)和深度應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)，闡述了電子卷宗的正當(dāng)性；仇偉等構(gòu)建了法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、管理體制與技術(shù)系統(tǒng)等研究框架，對(duì)電子訴訟檔案真實(shí)性、完整性、可用性和安全性“四性”保障的影響因素進(jìn)行了研究，得出了實(shí)踐中可能存在的問題并給予了建議；謝登科等對(duì)電子卷宗的歸檔模式展開深入分析，提出在現(xiàn)有“單套制”和“雙套制”的歸檔模式下，實(shí)踐中會(huì)存在獨(dú)立效力缺失、模式選擇錯(cuò)位以及超期歸檔普遍等問題，必須明確原生電子卷宗的法律效力，厘清兩種歸檔模式的適用順位和范圍；劉選對(duì)推行電子卷宗的問題進(jìn)行了研判，對(duì)電子卷宗與紙質(zhì)卷宗的法律地位展開了對(duì)比論述，認(rèn)為電子卷宗在滿足一致性時(shí)才能保證其法律地位。錢毅對(duì)“單套制”的相關(guān)概念開展了辨析和思考，對(duì)電子文件的“軌”“套”“份”等概念的基本屬性明確了定位，提出了單套制的相關(guān)應(yīng)用場(chǎng)景，并且明確了單套制概念中的核心約束要素：環(huán)節(jié)、效力和業(yè)務(wù)因素；同時(shí)，電子文件和電子檔案管理存在長周期、多要素和法律效力相對(duì)復(fù)雜等具體情況，且現(xiàn)有理論概念具有局限性和滯后性，所以在具體實(shí)際應(yīng)用中已無法準(zhǔn)確描述實(shí)踐中的管理模式，建議通過“形式+要素”的方法組合表達(dá)電子文件管理模式。

2.理論研究展望

電子檔案雖然已經(jīng)出現(xiàn)和應(yīng)用了20年左右，學(xué)術(shù)方面也已經(jīng)取得了一些成果，但由于理論與實(shí)際工作推進(jìn)總是存在滯后性。關(guān)于電子檔案與傳統(tǒng)檔案的關(guān)系、電子檔案的性質(zhì)和分類、電子訴訟檔案證據(jù)類型與適格性判定等還存在不少爭(zhēng)論和難點(diǎn)問題，需要理論界進(jìn)一步明確以正本清源。在實(shí)際的司法實(shí)踐中，基層法律工作者和檔案工作者還是會(huì)遇到新問題，更需要學(xué)術(shù)界進(jìn)行充分討論和思考，需要理論研究給予實(shí)踐應(yīng)用更強(qiáng)大的支撐和保障。

此外，在實(shí)踐中摸索完善、凝聚共識(shí)也是理論與實(shí)際聯(lián)系的對(duì)策，也能反哺理論研究，達(dá)到更好的效果。例如，從2018年起，上海高院先后承擔(dān)最高人民法院“以電子檔案為主、紙質(zhì)檔案為輔”的案件歸檔司改試點(diǎn)任務(wù)以及國家檔案局電子檔案“單套制”改革試點(diǎn)任務(wù)，并將電子卷宗“單套制”歸檔改革作為開展全流程網(wǎng)上辦案體系建設(shè)的基礎(chǔ)性工作持續(xù)推進(jìn)。浙江省嘉興中院、湖州中院以及臺(tái)州中院等8家試點(diǎn)法院大面積推進(jìn)“以電子檔案為主、紙質(zhì)檔案為輔”等改革工作。這些具體實(shí)踐探索，不僅形成了豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，也為理論研究提供了大量具體的案例與線索。

二、法律法規(guī)保障

電子檔案是隨著計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和自動(dòng)化辦公的普及而興起和發(fā)展的。電子訴訟檔案是在電子檔案的基礎(chǔ)上發(fā)展而來的一種特殊性質(zhì)的檔案，除了一般其他行業(yè)電子檔案的普遍性問題外，由于電子訴訟檔案的形成過程、流轉(zhuǎn)、保存和利用等都與審判等司法活動(dòng)的過程密不可分，涉及法律效力等關(guān)乎司法公正和社會(huì)正義的問題，需要各類法律法規(guī)給予保障和指導(dǎo)。

1.相關(guān)法律法規(guī)現(xiàn)狀

電子訴訟檔案的特殊性需要法律法規(guī)等提供依據(jù)和保障。近些年，國家層面相繼出臺(tái)和更新了一些電子檔案相關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)與法律法規(guī)。例如，《電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范》（國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T 18894-2016）、《電子公文歸檔管理暫行辦法（修訂）》（國家檔案局，2018年12月）和《人民法院電子訴訟檔案管理暫行辦法》（最高人民法院，2014年1月）等。電子訴訟檔案管理工作在國家層面有了定盤星。各級(jí)人民法院的數(shù)字化改革工作從此進(jìn)入快車道。

2020年6月修訂的《中華人民共和國檔案法》第三十七條明確規(guī)定：電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以電子形式作為憑證使用。這為數(shù)字化背景下的訴訟檔案管理進(jìn)一步提供了強(qiáng)有力的法律保障。

基于國家層面的各類法律法規(guī)，各級(jí)人民法院也相繼出臺(tái)了一系列相關(guān)的工作規(guī)定和細(xì)則。近些年，浙江高院密集出臺(tái)了各類具有可操作性的管理辦法和工作準(zhǔn)則。例如，《浙江省高級(jí)人民法院電子卷宗隨案同步生成管理辦法》（浙高法辦〔2018〕51號(hào)）、《關(guān)于無紙化辦案電子檔案管理暫行辦法》（浙高法辦〔2020〕17號(hào)）、《關(guān)于法院工作人員查閱電子檔案權(quán)限的規(guī)定（試行）》（浙高法辦〔2014〕105號(hào)） 、《關(guān)于當(dāng)事人及訴訟代理人查閱電子訴訟卷宗的規(guī)定（試行）》（浙高法辦[2014]105 號(hào)）、《浙江法院電子卷宗隨案同步生成及深度利用技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》（浙高法[2018]29 號(hào)）、《浙江省高級(jí)人民法院電子卷宗隨案同步生成管理辦法》（浙高法辦[2018]51 號(hào)）、《浙江省高級(jí)人民法院關(guān)于電子簽章應(yīng)用管理暫行辦法 》（浙高法辦[2019]39 號(hào)）。這些標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和辦法不僅為電子訴訟檔案管理提供了法律規(guī)范上的支撐，也使具體實(shí)踐操作層面變得更統(tǒng)一和規(guī)范，基層檔案管理工作有了更具執(zhí)行性的行為準(zhǔn)則。

2.法律法規(guī)展望

在各類法律法規(guī)和規(guī)范準(zhǔn)則的不斷完善和支撐下，智慧法院的運(yùn)行已經(jīng)越來越有法可依、有規(guī)可循，取得了巨大的成績。但是在數(shù)字化背景下，各類新技術(shù)仍存在日新月異的發(fā)展，新生事物的發(fā)展必然不斷會(huì)出現(xiàn)新問題，這需要在法律層面給予有力保障。首先，對(duì)于電子檔案相關(guān)的立法、修法工作，應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，選擇實(shí)質(zhì)性的立法例，縝密設(shè)計(jì)符合證據(jù)法“四性”標(biāo)準(zhǔn)的電子文件管理細(xì)則；其次，需要不斷收集、整理在具體實(shí)踐中出現(xiàn)的新情況，積極傾聽基層工作者的聲音，更有針對(duì)性和時(shí)效性地開展立法等工作 。

三、專業(yè)人才培養(yǎng)

1.人才需求

人才是檔案信息化建設(shè)的保障，也是相關(guān)工作能夠可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，直接關(guān)系到訴訟檔案管理工作的成敗與數(shù)字化改革的成敗。訴訟檔案管理工作的人才培養(yǎng)問題主要基于兩個(gè)因素。

一是“新系統(tǒng)”需要新人才。在線審判要求人民法院全面建設(shè)智慧服務(wù)、智慧審判和智慧執(zhí)行等智慧法院信息系統(tǒng)，保障人民法院在線運(yùn)行。訴訟檔案管理工作作為審判活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)也必然參與其中。電子訴訟檔案從生成、歸檔、移送到儲(chǔ)存管理和調(diào)閱等過程都需要有一個(gè)完整的軟硬件系統(tǒng)。這種新系統(tǒng)與傳統(tǒng)檔案管理工作所涉及的檔案管理、保存以及資源共享等系統(tǒng)具有極大的不同，檔案管理工作也隨之發(fā)生顛覆。新的工作形態(tài)需要各類新型專業(yè)人員，如軟硬件開發(fā)和管理運(yùn)行維護(hù)人員、網(wǎng)絡(luò)安全人員等。

二是“舊人員”需要新技能。因?yàn)殡娮釉V訟檔案的各類具體工作在審判流程中需要審判和檔案管理人員直接參與，更需要這類“舊人員”，即現(xiàn)有審判和檔案管理人員的技能提升與進(jìn)步。這些原先熟悉司法審判技能和檔案管理技能的人員，能否盡快掌握新知識(shí)和新技能，很大程度上決定了法院訴訟檔案管理工作的質(zhì)量，決定了新系統(tǒng)的運(yùn)行和審判工作的效能。

2.人才現(xiàn)狀及對(duì)策

目前，各級(jí)人民法院普遍缺乏具有互聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈等新興學(xué)科技術(shù)背景以及具有各類軟硬件運(yùn)行維護(hù)技能的人員。現(xiàn)有審判人員和檔案工作人員對(duì)數(shù)字化背景下的各類技能的掌握程度并未完全與互聯(lián)網(wǎng)法院的發(fā)展速度匹配，具體存在以下問題：

首先，法院缺乏具有互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)軟硬件、區(qū)塊鏈等科學(xué)背景的專業(yè)技術(shù)人員。這類人才在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代本身就具有很強(qiáng)的職業(yè)選擇能力及較廣的就業(yè)范圍。目前，大多數(shù)法院是通過增加外聘相關(guān)人員補(bǔ)充現(xiàn)有人才的不足。在具體工作中，這類人員往往本身就處于身兼數(shù)職的狀態(tài)，會(huì)長時(shí)間疲于應(yīng)付在系統(tǒng)應(yīng)用時(shí)出現(xiàn)的各類軟硬件問題，從而影響審判工作和檔案管理工作順利進(jìn)行。

其次，針對(duì)現(xiàn)有審判工作人員和檔案管理工作人員的技術(shù)培訓(xùn)不到位。由于新形態(tài)下的審判和檔案管理工作本身就與新興技術(shù)有機(jī)結(jié)合、密不可分。同時(shí)，在線審判等工作推廣開展的速度也很快，現(xiàn)有審判和檔案人員來不及厘清所有技術(shù)問題開展各項(xiàng)工作，即便完成了工作也處于一知半解的狀態(tài)，前期處于“邊應(yīng)用、邊摸索”階段。工作中，總是出了什么問題后再去尋求幫助，解決問題效率低、速度慢。一旦中斷，往往后續(xù)工作就沒辦法繼續(xù)，只能被迫停滯。

此外，還有一些客觀原因是無法回避的，如現(xiàn)有審判人員本身就處于高強(qiáng)度的工作壓力下，無暇系統(tǒng)學(xué)習(xí)新知識(shí)；某些現(xiàn)有人員年齡較大，接受新事物必然會(huì)慢一些；新技術(shù)本身也處于前期運(yùn)行階段，也并不完全成熟與穩(wěn)定，在工作中出現(xiàn)臨時(shí)狀況較多等。

針對(duì)上述問題，提出對(duì)策如下：

首先，要切實(shí)加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)。各級(jí)法院應(yīng)該樹立人才是第一資源的意識(shí)，提高對(duì)人才重要性的認(rèn)識(shí)，把數(shù)字化相關(guān)人才隊(duì)伍建設(shè)提上重要的議事日程，把人才工作的具體內(nèi)容落到實(shí)處。例如，法院可以與高校和科研院所建立長期合作關(guān)系，吸收具有專業(yè)技能的優(yōu)秀人才，在待遇與提升通道上給予可行的保障，才能提高檔案工作人員的整體素質(zhì)，以適應(yīng)電子訴訟檔案的管理工作。

其次，要積極開展新技能知識(shí)培訓(xùn)教育工作。根據(jù)各類人員的不同特點(diǎn)，組織開展相關(guān)培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動(dòng)。既要組織現(xiàn)有檔案工作人員參加國家、省、市等各級(jí)培訓(xùn)、進(jìn)修，又要邀請(qǐng)專業(yè)的技術(shù)人員到院舉辦相關(guān)具有針對(duì)性的培訓(xùn)、講座等。培訓(xùn)內(nèi)容的設(shè)置和安排，要傾聽一線工作者的心聲，最大限度滿足他們的要求。法院內(nèi)部可以舉辦一些小型論壇沙龍等活動(dòng)，內(nèi)部人員之間互相交流，互相學(xué)習(xí)，互通有無，可以更有效率地解決具體工作中的困難。此外，還要加大投入建設(shè)穩(wěn)定高效的信息化系統(tǒng)，避免工作人員重復(fù)無效的學(xué)習(xí)，提升人才培訓(xùn)的效果。

四、其他

除了上述問題，電子訴訟檔案管理還面臨著其他問題。比如，電子訴訟檔案的安全和風(fēng)險(xiǎn)管理問題。除了要加強(qiáng)系統(tǒng)建設(shè)，加強(qiáng)自身人員建設(shè)，增強(qiáng)安全意識(shí)和專業(yè)技能，還需要制定科學(xué)、安全的外包服務(wù)策略等。

五、結(jié)語

隨著司法審判和現(xiàn)代科技的不斷深度融合，作為改革要素之一的電子訴訟檔案管理變得更加重要。本文從理論支撐、法律法規(guī)保障和人才培養(yǎng)等方面，對(duì)電子訴訟檔案管理展開探析，其中涉及的所有問題其實(shí)并不是孤立存在的，而是有機(jī)的整體。對(duì)于電子訴訟檔案管理工作，服務(wù)審判工作是核心任務(wù)，理論研究是工作的內(nèi)在保障，學(xué)術(shù)界和實(shí)操者需要進(jìn)一步合作和研究才能給予更好的支撐。各類法律法規(guī)、準(zhǔn)則規(guī)范是工作的外在保障，雖然已經(jīng)取得了巨大的成就，但在具體規(guī)范方面仍需要不斷傾聽一線工作者的心聲，建立更加科學(xué)的法律法規(guī)系統(tǒng)。各類專業(yè)人才是各項(xiàng)工作能夠順利進(jìn)行的行為主體，是電子訴訟檔案管理工作能夠做好的決定性因素，應(yīng)該加強(qiáng)引進(jìn)具有相關(guān)新興學(xué)科背景的技術(shù)人員，更要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有審判和檔案管理人員開展新技能培訓(xùn)?？傊?，電子訴訟檔案管理工作既需要完整、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)睦碚摵头芍伪Ｕ?，需要工作人員具有豐富的檔案經(jīng)驗(yàn)和熟練的新技能，還需要穩(wěn)定高效的軟硬件系統(tǒng)，在整個(gè)信息化系統(tǒng)內(nèi)部，電子檔案管理工作是智慧的，而在形式上務(wù)必是安全的。

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作者簡介：印夷（1984—），女，漢族，浙江寧波人，本科，館員，研究方向：檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。