基于數(shù)字化下政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺的構(gòu)建

摘 要：數(shù)字化視角下，政務(wù)服務(wù)中心檔案也應(yīng)具備信息化與智能化的特點，要想全方位體現(xiàn)政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)管理的價值，就需要搭建服務(wù)云平臺，科學(xué)、有效地利用檔案信息資源，與其他單位共同傳遞信息與分享信息，使得檔案信息管理具備時效性的優(yōu)勢。本文分析了政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺建設(shè)面臨的困境，從設(shè)定檔案服務(wù)云平臺的功能、明確檔案服務(wù)云平臺的構(gòu)建思路以及優(yōu)化檔案服務(wù)云平臺的數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)等幾方面深入分析，并探討了數(shù)字化環(huán)境中構(gòu)建政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺的途徑。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；政務(wù)服務(wù)中心；檔案服務(wù)；云平臺；構(gòu)建策略

從2015年開始，我國提出了“促進大數(shù)據(jù)發(fā)展”“數(shù)字化”等國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略。在一系列政策措施的推動下，“數(shù)字化+政務(wù)服務(wù)”工作被迅速推進，各地區(qū)、各部門廣泛開展網(wǎng)上一體化政務(wù)服務(wù)平臺建設(shè)，把政務(wù)數(shù)據(jù)歸集到一個平臺，企業(yè)或群眾只要走進一扇門，就能辦成不同領(lǐng)域的事項。在“數(shù)字化+政務(wù)服務(wù)”政策推進的過程中，一體化在線服務(wù)平臺的建設(shè)是關(guān)鍵。檔案部門肩負著守護數(shù)字時代人類記憶、保護各類社會主體所產(chǎn)生的有價值的信息的歷史使命。在“數(shù)字化+政務(wù)服務(wù)”一體化在線服務(wù)平臺建設(shè)工作開展得如火如荼的時候，檔案部門應(yīng)該順勢跟進，做好電子檔案管理工作。

結(jié)合時代的發(fā)展趨勢，各行各業(yè)都凸顯數(shù)字化轉(zhuǎn)型的特點，政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)管理工作也應(yīng)及時跟隨時代的變化而升級。構(gòu)建完整的云平臺系統(tǒng)，給多個服務(wù)主體提供多元化檔案信息的需求，促進檔案信息化建設(shè)，落實政務(wù)服務(wù)中心檔案資源高效率利用的目標(biāo)。在具體的云平臺建設(shè)中，仍存在一些亟須解決的問題，因此，相關(guān)管理者應(yīng)靈活運用云服務(wù)技術(shù)，建設(shè)云服務(wù)機制與組建云服務(wù)人才團隊，全面保障政務(wù)服務(wù)中心的檔案管理水平。

一、政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺建設(shè)面臨的困境

1.云平臺服務(wù)功能需要進一步優(yōu)化

結(jié)合實際情況，政務(wù)服務(wù)中心開展云平臺建設(shè)時，相關(guān)人員前期調(diào)研不夠充分，和群眾之間的有效互動不足，出現(xiàn)了檔案服務(wù)云平臺建設(shè)更多是滿足政府單位的需求，對應(yīng)的服務(wù)功能不能和群體的訴求互相匹配。一方面，影響服務(wù)云平臺的構(gòu)建效果，另一方面，造成了云平臺服務(wù)匱乏針對性功能。在新時期下，政務(wù)服務(wù)中心的檔案云平臺構(gòu)建中，不僅要給民政、醫(yī)療單位等提供數(shù)據(jù)支持，還需要給人民群眾提供檔案服務(wù)，結(jié)合不同的主體制定對應(yīng)的服務(wù)方法，才能保障政務(wù)服務(wù)中心檔案平臺建設(shè)的基本需求。由此，政務(wù)服務(wù)中心的檔案管理人員若未積極和其他單位的人員互動，容易造成服務(wù)云平臺的功能和服務(wù)群體之間的需求偏差。另外，缺少檔案服務(wù)云平臺構(gòu)建技術(shù)的支持，構(gòu)建云平臺應(yīng)靈活運用大數(shù)據(jù)技術(shù)和人工智能技術(shù)，一些政務(wù)服務(wù)中心提供的云平臺構(gòu)建資金不夠充分，對應(yīng)的云平臺建設(shè)也無法得到較多技術(shù)支持。因此，急需解決這一問題，以推動政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺構(gòu)建。

2.電子檔案歸檔缺乏數(shù)據(jù)管理的協(xié)同性

圍繞數(shù)字化時代的發(fā)展趨勢，政務(wù)類電子檔案的歸檔，并未體現(xiàn)出數(shù)據(jù)管理的協(xié)同性，這是影響政務(wù)服務(wù)中心云平臺構(gòu)建效率的主要因素?，F(xiàn)階段，政務(wù)服務(wù)中心是對事業(yè)單位的審批事項加以劃轉(zhuǎn)，事項通過政務(wù)服務(wù)中心工作者落實。在具體的數(shù)據(jù)信息傳遞中，淡化了協(xié)同性保障，也就是政務(wù)服務(wù)中心與對應(yīng)單位均存在數(shù)據(jù)交流頻率不足等情況，尚未對現(xiàn)有的檔案進行電子檔案建設(shè)，影響了檔案歸檔的速度和質(zhì)量。此外，每個單位的檔案服務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)量和內(nèi)容不同，政務(wù)服務(wù)中心構(gòu)建云平臺需得到各單位的支撐，個別單位尚未開展檔案的歸檔管理，導(dǎo)致檔案管理工作業(yè)務(wù)水平不高，阻礙了云服務(wù)平臺的時效性建設(shè)。

3.云平臺構(gòu)建面臨的信息安全風(fēng)險

如今，每個區(qū)域要想構(gòu)建政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺，都應(yīng)提供充分的人力和物力資源。實際的云平臺建設(shè)有信息安全風(fēng)險。一方面，是物理環(huán)境風(fēng)險，政務(wù)服務(wù)中心在云平臺的建設(shè)階段，尚未權(quán)衡軟硬件環(huán)境，應(yīng)用的硬件設(shè)備設(shè)施不夠先進，很容易由于線路中斷導(dǎo)致設(shè)備設(shè)施出現(xiàn)故障，使得服務(wù)云平臺的構(gòu)建面臨物理環(huán)境風(fēng)險；另一方面，是網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險，服務(wù)中心構(gòu)建云平臺需要利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行信息的傳遞，服務(wù)過程可能出現(xiàn)病毒或黑客攻擊等情況。相關(guān)人員未能及時處理問題時，會增加檔案信息被泄露的風(fēng)險，還會增加檔案信息內(nèi)容丟失的可能性。因此，應(yīng)處理云平臺構(gòu)建中面臨的安全風(fēng)險，體現(xiàn)云平臺構(gòu)建的安全環(huán)境。

二、數(shù)字化環(huán)境中構(gòu)建政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺的途徑

1.設(shè)定檔案服務(wù)云平臺的功能

以往的政務(wù)服務(wù)中心開展檔案服務(wù)，體現(xiàn)出紙質(zhì)檔案的管理情況，具體服務(wù)期間，前臺工作者需要給不同主體提供借閱服務(wù)或檔案查詢服務(wù)。檔案歸檔需要較長的時間，且歸檔任務(wù)繁重。在大數(shù)據(jù)和人工智能等先進技術(shù)的背景下，給政務(wù)服務(wù)中心檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)提供了發(fā)展機遇，可以對不同類型的檔案加以有效采集以及歸檔，按照對應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，篩選與處理政務(wù)服務(wù)檔案，使得政務(wù)服務(wù)中心處理檔案的質(zhì)量得到保障，以免有人為干預(yù)等問題。在構(gòu)建云平臺的過程中，檔案管理人員能夠動態(tài)采集檔案信息數(shù)據(jù)，處理傳統(tǒng)檔案采集不夠完整的相關(guān)問題，保存和傳輸采集的檔案通過數(shù)字形式。

（1）政務(wù)服務(wù)中心檔案保存的設(shè)定

如今信息技術(shù)飛快發(fā)展，政務(wù)服務(wù)中心檔案管理更多體現(xiàn)出電子檔案的特點。一方面，確保政務(wù)服務(wù)中心的檔案能夠科學(xué)、合理地保存，另一方面，保障了政務(wù)服務(wù)中心保管檔案的質(zhì)量。和以往的檔案管理模式相比，電子媒介檔案可以全方位保存音、視頻信息和多樣化檔案信息，促進政務(wù)服務(wù)中心保存檔案工作具備全面性與科學(xué)性。以信息技術(shù)為基本支持開展政務(wù)服務(wù)中心的管理工作，嚴格要求硬件以及軟件環(huán)境，減少政務(wù)服務(wù)中心保存管理檔案信息的成本，便于政務(wù)服務(wù)中心檔案管理資源被高效率利用。

（2）政務(wù)服務(wù)中心檔案利用開發(fā)的設(shè)定

數(shù)字化時代，需要科學(xué)開發(fā)與利用檔案信息，才能真正給多個主體帶來特色服務(wù)。以往的政務(wù)中心服務(wù)工作，凸顯了查詢服務(wù)的重要地位，可單一化的檔案管理并不能滿足每個服務(wù)主體的需求，難以體現(xiàn)政務(wù)服務(wù)中心提供檔案服務(wù)的價值。所以，相關(guān)人員應(yīng)在政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺建設(shè)期間，重視檔案利用與開發(fā)，利用云服務(wù)平臺促進檔案信息查詢與檔案下載，以及檔案共享等多個項目的服務(wù)，從根本上增強政務(wù)服務(wù)中心檔案信息的有效性和及時性。現(xiàn)階段，一些地區(qū)已意識到政務(wù)服務(wù)中心檔案云平臺建設(shè)的重要性，能夠在具體運作中得到階段性成果。在云平臺功能有所完善的過程中，可以給多個服務(wù)主體提供個性化服務(wù)，包含衛(wèi)生服務(wù)、旅游服務(wù)、民政服務(wù)、政務(wù)服務(wù)和商務(wù)服務(wù)等。對每一項功能及時和云服務(wù)平臺建立關(guān)聯(lián)，有機優(yōu)化政務(wù)服務(wù)檔案數(shù)據(jù)，彰顯政務(wù)服務(wù)中心的服務(wù)特征，靈活通過云服務(wù)平臺的建設(shè)保障了檔案服務(wù)綜合水平。

2.檔案服務(wù)云平臺的構(gòu)建思路

首先，進行前期調(diào)查和準(zhǔn)備，要想構(gòu)建政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺，管理者應(yīng)和多個主體展開溝通，掌握服務(wù)對象的基本特點和需求，使得服務(wù)過程具備規(guī)范性。政務(wù)服務(wù)中心檔案管理工作者應(yīng)積極和教育、社保以及醫(yī)療單位等工作者展開交流，研究相關(guān)單位是否對建設(shè)檔案服務(wù)云平臺有一定的建議，以此為基礎(chǔ)健全檔案服務(wù)云平臺的組成體系，發(fā)揮政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺的整體服務(wù)水平，延伸服務(wù)云平臺的建設(shè)范圍。其次，整合服務(wù)功能，管理者要切合實際，銜接檔案服務(wù)云平臺和單位辦公系統(tǒng)，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的文件格式與信息結(jié)構(gòu)，使得每一項業(yè)務(wù)都能夠保存在檔案服務(wù)云平臺體系內(nèi)，結(jié)合元數(shù)據(jù)的技術(shù)優(yōu)化大數(shù)據(jù)庫。并且，智能化管理電子檔案歸檔過程，發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)和云技術(shù)的作用，整合云平臺服務(wù)歸檔功能，切合實際地完成智能歸檔管理、智能鑒定管理和智能分類管理，加強云服務(wù)平臺的智能化建設(shè)，由此更好地提升政務(wù)服務(wù)中心檔案云平臺構(gòu)建與服務(wù)的質(zhì)量。

3.優(yōu)化檔案服務(wù)云平臺的數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

如果政務(wù)服務(wù)中心檔案云平臺構(gòu)建中未設(shè)定相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)，很有可能阻礙云平臺性能的發(fā)揮，不利于保障數(shù)字檔案的管理效率。為此，應(yīng)設(shè)定數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，從統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和制度機制的方面開展。首先，完善統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)階段實際的云平臺建設(shè)，由于缺乏統(tǒng)一性標(biāo)準(zhǔn)，時常產(chǎn)生信息亂碼以及數(shù)據(jù)銜接不及時的問題，所以，應(yīng)該完善檔案管理制度，設(shè)定適應(yīng)政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺構(gòu)建的標(biāo)準(zhǔn)條件，更好地保障政務(wù)電子文件歸檔效率和云平臺建設(shè)效率。創(chuàng)建政務(wù)歸檔功能，開展電子檔案生成管理和歸檔管理，保障檔案管理的多個組成模塊之間互相銜接以及統(tǒng)一，全方位對接和共享數(shù)據(jù)信息，凸顯政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)收集的規(guī)范性以及有效性。其次，完善云平臺構(gòu)建的制度機制，在處理數(shù)字檔案管理問題的實踐中，相關(guān)人員應(yīng)意識到規(guī)范工作的重要性，及時完善云平臺構(gòu)建的制度，確保政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺構(gòu)建能夠進一步落實，給多個服務(wù)主體提供有力的信息支持。

4.整合服務(wù)云平臺安全技術(shù)

在促進政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺構(gòu)建的實踐中，相關(guān)管理者應(yīng)高度重視優(yōu)化營商環(huán)境，突出政務(wù)服務(wù)中心檔案信息管理的安全性。及時制定服務(wù)云平臺安全技術(shù)的運用體系，從安全的保障出發(fā)優(yōu)化業(yè)務(wù)應(yīng)用數(shù)據(jù)、用戶服務(wù)層數(shù)據(jù)和基礎(chǔ)設(shè)施層數(shù)據(jù)，貫徹對應(yīng)的安全保障機制。高效率應(yīng)用訪問控制技術(shù)、防毒軟件技術(shù)和備份技術(shù)，使得政務(wù)服務(wù)中心的檔案信息管理能夠順利開展，并分析云環(huán)境下虛擬隔離技術(shù)應(yīng)用的可行性，進一步推動業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)服務(wù)工作項目，給需求主體提供便捷化的信息服務(wù)。在具體的政務(wù)服務(wù)中心工作實踐中，應(yīng)對檔案服務(wù)云平臺開展防塵、防震和防電磁輻射處理，落實相關(guān)安全防護項目，確保云平臺物理環(huán)境的安全性與規(guī)范性。優(yōu)化監(jiān)督機制，增強日志審查以及安全風(fēng)險評估，研究政務(wù)服務(wù)中心構(gòu)建服務(wù)云平臺潛在的風(fēng)險，明確技術(shù)防護保障方案，跟蹤原始數(shù)據(jù)，統(tǒng)計基本信息，探尋處理問題的關(guān)鍵點，給政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)管理工作提供更多的條件支持。

5.加大開發(fā)和利用檔案信息的力度

政務(wù)服務(wù)中心進行云平臺的構(gòu)建，不僅要準(zhǔn)備好硬件與軟件設(shè)備設(shè)施，還要對檔案信息進行開發(fā)和利用。

首先，體現(xiàn)以人為本的服務(wù)理念，由于人本思想是每一個單位檔案管理工作的基本指導(dǎo)理念，和服務(wù)質(zhì)量之間有一定關(guān)聯(lián)。管理和運用政務(wù)服務(wù)中心的檔案資源，凸顯人員的主體性。所以云平臺的構(gòu)建也需要融入人本思想，打造政務(wù)公開管理的開發(fā)局面。在檔案開發(fā)人員的管理中，管理者應(yīng)給工作者創(chuàng)設(shè)人性化的環(huán)境，使得每一個員工都能夠擁有晉升機會，形成與時俱進的服務(wù)意識和服務(wù)精神，落實到具體工作中。促進員工自我優(yōu)化和自我提升，更好地加強政務(wù)服務(wù)中心檔案管理的質(zhì)量。在檔案信息使用的管理中，特別是在政務(wù)數(shù)據(jù)公開化的時代中，要想巧妙地構(gòu)建云平臺，便應(yīng)該了解群眾對檔案信息使用的實際需求，通過網(wǎng)絡(luò)提供大量的服務(wù)內(nèi)容，整合與優(yōu)化檔案信息的管理效率。? ? ? ? ? ? ? 其次，研發(fā)政務(wù)服務(wù)中心的服務(wù)資源，受到政務(wù)公開思想的指引，政務(wù)服務(wù)中心進行云平臺建設(shè)，應(yīng)該盡可能地提供豐富性檔案資源，為高效率利用檔案信息和數(shù)據(jù)帶來支撐。動態(tài)采集政務(wù)信息，凸顯信息管理的全面性，歸檔保存數(shù)據(jù)資源，政務(wù)公開過程也要得到網(wǎng)絡(luò)資源的支持。所以云平臺構(gòu)建的服務(wù)單位要和政府之間互相交流，掌握政務(wù)公開的基本內(nèi)容，利用云平臺進行政務(wù)信息整理。優(yōu)化和編目政務(wù)公開信息，相關(guān)人員應(yīng)及時采集和保存檔案信息，使得檔案信息整理具備合理性，切合實際進行行政服務(wù)中心的檔案管理，優(yōu)化檔案的使用方向和使用途徑，提高檔案現(xiàn)代化管理效果。

三、結(jié)束語

綜上所述，全方位開展政務(wù)服務(wù)中心的檔案管理工作，是我國長遠建設(shè)的必然要求。政務(wù)服務(wù)中心開展檔案管理，需要及時融入檔案服務(wù)的云平臺構(gòu)建思路，形成與時俱進的檔案管理觀念，加大分析構(gòu)建云平臺所需技術(shù)的力度，并事先準(zhǔn)備好政務(wù)服務(wù)中心云平臺構(gòu)建需求的設(shè)備設(shè)施和人力資源，增加云平臺建設(shè)的服務(wù)資金，有助于提高檔案管理綜合水平。在后續(xù)的研究中，相關(guān)人員仍需要深入探索，研究能夠促進政務(wù)服務(wù)中心檔案現(xiàn)代化管理模式，最大化保障政務(wù)服務(wù)中心檔案服務(wù)云平臺構(gòu)建的效率。檔案部門必須抓住機遇，迎難而上，積極走出去，與政府各部門主動溝通協(xié)調(diào)，提出屬于檔案部門的要求，履行檔案部門的職責(zé)，主動融入大數(shù)據(jù)環(huán)境下政務(wù)信息資源建設(shè)與長期保存工作中，才能在歷史長河中彰顯檔案的力量。

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作者簡介：張平平（1985—），女，漢族，山東博興人，碩士，館員，研究方向：檔案管理。