搭建數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺(tái)探索

摘 要：檔案管理工作人員為了適應(yīng)移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，需借助數(shù)字不動(dòng)產(chǎn)檔案管理平臺(tái)開(kāi)展相關(guān)工作，在信息化平臺(tái)中完成檔案的采集、存儲(chǔ)和更新等日常工作，以提高工作效率與質(zhì)量，緩解工作壓力。同時(shí)，相對(duì)于傳統(tǒng)工作手段而言，此工作模式還可以提高不動(dòng)產(chǎn)檔案的開(kāi)發(fā)和利用，從而使其發(fā)揮最大的作用?；诖?，文章對(duì)數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理利用平臺(tái)的應(yīng)用價(jià)值與關(guān)鍵技術(shù)展開(kāi)綜述，分析了其在發(fā)展中所面臨的一些問(wèn)題，并從建立長(zhǎng)效投入機(jī)制、重視人才隊(duì)伍建設(shè)、構(gòu)建多元化保護(hù)體系等角度，對(duì)信息管理平臺(tái)的發(fā)展提供了一些建議。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；不動(dòng)產(chǎn)檔案管理；發(fā)展平臺(tái)

不動(dòng)產(chǎn)是私人財(cái)產(chǎn)重要組成之一，因此，要管理這一類(lèi)的財(cái)產(chǎn)，就必須嚴(yán)謹(jǐn)而又精確的記錄，以確保不動(dòng)產(chǎn)所有人的利益不會(huì)受到侵害。由于私人財(cái)產(chǎn)的獨(dú)有性，不動(dòng)產(chǎn)檔案也就有了一定的獨(dú)特之處，導(dǎo)致我國(guó)各地區(qū)在不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理上存在著一些差別。但是，不管管理方式有多大區(qū)別，其基本管理模式相同，即都必須遵守法律法規(guī)，并在其監(jiān)管之下，由國(guó)家相關(guān)部門(mén)統(tǒng)一管理和調(diào)配不動(dòng)產(chǎn)有關(guān)資料，從而保證不動(dòng)產(chǎn)檔案的完整性和真實(shí)性。

一、數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理概述

第一，不動(dòng)產(chǎn)的基本含義。我國(guó)《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》第2條將“土地、海洋、房屋和林地等固定財(cái)產(chǎn)”的概念界定為“不動(dòng)產(chǎn)”。

第二，近代不動(dòng)產(chǎn)文件同時(shí)包括了狹義和廣義兩種觀念。狹義概念是指借助現(xiàn)代化技術(shù)手法、服務(wù)制度以及技術(shù)設(shè)備完成不動(dòng)產(chǎn)檔案收集、處理、傳輸、編目、流通、檢索和統(tǒng)計(jì)等工作，實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案的自動(dòng)化管理。廣義概念是指不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的整體現(xiàn)代化，主要是從藏檔結(jié)構(gòu)、人員結(jié)構(gòu)、管理、技術(shù)手段、服務(wù)手段和材料裝備等方面開(kāi)展的。以電子文件、紙質(zhì)文件、數(shù)字文件為特色，以多樣化的文件為載體。傳統(tǒng)的不動(dòng)產(chǎn)檔案館、電子檔案館、數(shù)字檔案館等，也包括了各種形態(tài)的混合型檔案館。館藏包括兩個(gè)方面：真實(shí)館藏，如紙質(zhì)原始檔案、電子檔案和虛擬館藏，如數(shù)字檔案。

第三，在數(shù)字化行政文件中，檔案信息的使用和存儲(chǔ)以電子文件和數(shù)字文件為主。在有關(guān)檔案信息的調(diào)用中，要開(kāi)展信息的查詢工作，就需要利用電腦網(wǎng)絡(luò)，如果利用信息系統(tǒng)，則可以使檔案的資料更為完整，從而使檔案的管理工作更為便利和有效。通過(guò)構(gòu)建數(shù)字不動(dòng)產(chǎn)文件系統(tǒng)，達(dá)到了對(duì)數(shù)字不動(dòng)產(chǎn)文件系統(tǒng)科學(xué)管理的目的。

第四，將數(shù)字儲(chǔ)存技術(shù)運(yùn)用到實(shí)際工作中。在運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)管理不動(dòng)產(chǎn)檔案時(shí)，要在信息數(shù)據(jù)庫(kù)中高效地存儲(chǔ)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息，就必須運(yùn)用信息化儲(chǔ)存技術(shù)，這種方法既能提高工作效率，又能保證文件資料的安全。同時(shí)，該技術(shù)還保證了檔案信息存儲(chǔ)的多樣性，突破了在傳統(tǒng)檔案管理工作中的信息存儲(chǔ)方式所存在的局限，既可以高效存儲(chǔ)文字檔案信息，又可以進(jìn)一步存儲(chǔ)視頻、圖片、聲音等。

第五，利用計(jì)算機(jī)搜索檔案信息。與傳統(tǒng)信息檔案保存相比，借助數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案信息管理平臺(tái)，使用者只需要借助檔案信息編號(hào)或關(guān)鍵詞就可以完成不動(dòng)產(chǎn)檔案信息查詢。即將數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用到不動(dòng)產(chǎn)文件的管理和使用中，既可以提高信息管理的效率，又可以保證有關(guān)用戶可以更加方便地檢索文件。

第六，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理不動(dòng)產(chǎn)。在現(xiàn)代信息技術(shù)的高度普及下，科學(xué)地運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理不動(dòng)產(chǎn)檔案是數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺(tái)的一個(gè)主要特點(diǎn)，相比于傳統(tǒng)的文件管理，科學(xué)地運(yùn)用該技術(shù)，既可以提高工作效率，又可以更好地保證其準(zhǔn)確度，防止因人因錯(cuò)誤引起的管理問(wèn)題，又可以節(jié)省人力，極大地降低有關(guān)工作人員的工作負(fù)荷，從而提高工作效率。

二、搭建數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理利用平臺(tái)價(jià)值分析

1.檔案管理信息化發(fā)展背景下的客觀要求

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)正日益廣泛運(yùn)用于各領(lǐng)域、各行業(yè)、各單位當(dāng)中。根據(jù)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的特殊要求，有必要建立一個(gè)數(shù)字化檔案管理利用平臺(tái)，為各項(xiàng)工作創(chuàng)造一個(gè)良好環(huán)境提供必要支持。以不動(dòng)產(chǎn)檔案的搜集與歸檔為例，該工作環(huán)節(jié)既是不動(dòng)產(chǎn)檔案工作中最基本的一個(gè)步驟，又是充分挖掘與利用不動(dòng)產(chǎn)檔案資源的先決條件。利用不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字管理平臺(tái)，檔案館的工作人員不必到不同的地方去搜集資料，而是可以利用互聯(lián)網(wǎng)的傳送，及時(shí)方便地獲取不動(dòng)產(chǎn)有關(guān)的資料和文件，再對(duì)其進(jìn)行篩選、歸檔、編目和分類(lèi)，完成對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的保存。

2.提升不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理與利用水平

不動(dòng)產(chǎn)文件的高價(jià)值特性，要求檔案工作者不僅要按照有關(guān)部門(mén)的規(guī)定做好前期的收集、歸檔和保存等日常管理工作，還要按照使用者的需要，對(duì)文件價(jià)值的挖掘和利用。不動(dòng)產(chǎn)文件的數(shù)量龐大、類(lèi)型繁多，受傳統(tǒng)工作模式的局限性影響，給文件的查詢和保存帶來(lái)了很大的困難。建立一個(gè)不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理利用平臺(tái)，能夠使用計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)其快速檢索，并在龐大的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中用關(guān)鍵詞搜索的方法來(lái)尋找到用戶所需要的檔案資料，從而提高了檔案的服務(wù)質(zhì)量。在此基礎(chǔ)上，還可以通過(guò)電腦定期備份和更新不動(dòng)產(chǎn)檔案信息，使其更加具有實(shí)際意義。

三、數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理利用平臺(tái)的核心技術(shù)

1.基于大數(shù)據(jù)的快速檢索技術(shù)

不動(dòng)產(chǎn)檔案信息數(shù)量浩如煙海，能否以最快速度找到所需文件，體現(xiàn)了檔案管理工作者的工作效率。在建立并應(yīng)用了數(shù)字化管理平臺(tái)之后，可以運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，在電腦查詢系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵字，從而迅速查找到所需要的文件。通過(guò)使用快速檢索技術(shù)，不僅可以提高數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理效率，還可以為檔案借閱者節(jié)約等候的時(shí)間，改善使用者的服務(wù)體驗(yàn)。

2.基于云服務(wù)器的安全存儲(chǔ)技術(shù)

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料相比，電子化的檔案資料可以降低紙質(zhì)檔案資料易損壞和丟失問(wèn)題，但同時(shí)也存在一定的安全性問(wèn)題，尤其是一些價(jià)值高的檔案資料，更是成了不法分子覬覦的目標(biāo)。近幾年，由于黑客攻擊、病毒入侵而導(dǎo)致的數(shù)字不動(dòng)產(chǎn)檔案信息泄露問(wèn)題屢見(jiàn)不鮮。為解決該問(wèn)題，在建設(shè)不動(dòng)產(chǎn)數(shù)字文件的基礎(chǔ)上，可以采用云計(jì)算為基礎(chǔ)的信息安全存儲(chǔ)技術(shù)。其主要特征是將傳統(tǒng)的物理服務(wù)器作為數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存方式，轉(zhuǎn)移到了云端。這種云服務(wù)器一般都是特定的企業(yè)經(jīng)營(yíng)，如阿里云、百度云等。它不但具有巨大的儲(chǔ)存能力，還具有更高的安全性。不動(dòng)產(chǎn)檔案管理部門(mén)根據(jù)文件的價(jià)值將文件分類(lèi)，將具有更高價(jià)值的文件通過(guò)云端服務(wù)器保存起來(lái)，從而有效保障不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的安全與隱私。

3.基于AI的開(kāi)發(fā)利用技術(shù)

不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的終極目標(biāo)，就是基于檔案數(shù)據(jù)，并從這些數(shù)據(jù)中挖掘出有用的信息，為不動(dòng)產(chǎn)管理工作提供必要的參考。為此，將人工智能技術(shù)應(yīng)用于建設(shè)數(shù)字信息系統(tǒng)中，以提高信息系統(tǒng)的整體效率。從具體的應(yīng)用角度來(lái)觀察，其具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是預(yù)警預(yù)測(cè)功能，也就是分析不動(dòng)產(chǎn)交易、政府回收信息，從而精確預(yù)測(cè)不動(dòng)產(chǎn)市場(chǎng)的發(fā)展，從而使政府各職能部門(mén)可以采取相應(yīng)的管理措施，保證不動(dòng)產(chǎn)市場(chǎng)的良性和有序發(fā)展；二是“市場(chǎng)分析”職能，它可以構(gòu)建一個(gè)完整、全面、有價(jià)值的房產(chǎn)交易數(shù)據(jù)庫(kù)，發(fā)現(xiàn)房產(chǎn)市場(chǎng)中各種類(lèi)型房產(chǎn)的狀況和未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，并將這些數(shù)據(jù)及時(shí)傳遞給社會(huì)，從而指導(dǎo)房產(chǎn)開(kāi)發(fā)商合理地投資，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的決策和規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的目標(biāo)。

四、不動(dòng)產(chǎn)檔案管理面臨的問(wèn)題

1.因體量巨大，不利于管理

由于我國(guó)人口眾多，使得不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理變得非常困難?，F(xiàn)代不動(dòng)產(chǎn)的檔案具有多樣性，且相對(duì)分布較為分散，各地對(duì)其的管理方法也不盡相同。目前，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作還不能夠完全由人工智能完成，需要依靠手工完成初步資料的歸類(lèi)和整理。要想達(dá)到真正意義上的數(shù)字化管理，就要求所有的部門(mén)都可以對(duì)其展開(kāi)統(tǒng)一管理，并要掌握好各自的責(zé)任和權(quán)利，做到兩者合一，使其應(yīng)用價(jià)值在法律法規(guī)的監(jiān)管下，得到最大限度地發(fā)揮。

2.工作效率低下

因?yàn)椴粍?dòng)產(chǎn)檔案體量龐大，從最初的搜集到后期的整理、利用是一項(xiàng)十分繁重的工作。數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案資料是不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的重要環(huán)節(jié)。在當(dāng)今社會(huì)，很多行業(yè)、領(lǐng)域都已經(jīng)與信息化技術(shù)相融合，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理也必須與時(shí)俱進(jìn)，與信息技術(shù)緊密結(jié)合，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化。這是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)，但也是開(kāi)展不動(dòng)產(chǎn)檔案管理信息化的機(jī)遇。

五、數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺(tái)創(chuàng)建策略

1.強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

在管理利用不動(dòng)產(chǎn)檔案信息時(shí)，要保證檔案管理人員具有先進(jìn)的檔案管理意識(shí)，這是開(kāi)展不動(dòng)產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵基礎(chǔ)。只有檔案管理人員擁有較高的檔案管理意識(shí)，才能保證在歸檔、整理和利用檔案資料的過(guò)程中具有更高的規(guī)范性，從而更大程度地實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)，更好地保障城市建設(shè)。對(duì)于今后不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的開(kāi)展方向，檔案管理工作人員要有清晰的認(rèn)知，并以此不斷提高不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理水平，保證在城鎮(zhèn)化進(jìn)程中檔案管理工作可以迅速地提供所需的、精確的參考資料。

2.構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中，數(shù)字化管理與發(fā)展平臺(tái)擁有以電子數(shù)據(jù)方式保存的不動(dòng)產(chǎn)檔案文件，想要有效管理這些數(shù)量巨大、類(lèi)型眾多的不動(dòng)產(chǎn)文件，就需要根據(jù)不動(dòng)產(chǎn)檔案文件的復(fù)雜程度，建立一個(gè)科學(xué)的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，并將有關(guān)的檔案文件加以安全保存，確保市政工作人員可以有效地查找和使用這些文件，從而提高城市化工作的效率。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)候，要保證既能高效地保存不動(dòng)產(chǎn)檔案文件，還要能細(xì)致分類(lèi)不動(dòng)產(chǎn)檔案文件，并能對(duì)其高效處理。在信息數(shù)據(jù)庫(kù)建立完畢，要配備專(zhuān)門(mén)的運(yùn)維人員，對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)展開(kāi)科學(xué)的管理和維護(hù)，還要有一個(gè)獨(dú)立的部門(mén)定期維護(hù)信息數(shù)據(jù)，以保證不動(dòng)產(chǎn)檔案文件的安全。

3.建立長(zhǎng)效的投入機(jī)制

要確保不動(dòng)產(chǎn)檔案管理信息應(yīng)用系統(tǒng)的正常運(yùn)行，就必須有長(zhǎng)期投資的計(jì)劃安排，還要有完善的硬件設(shè)備設(shè)施，以保障信息技術(shù)應(yīng)用系統(tǒng)的正常運(yùn)行。比如，檔案管理機(jī)關(guān)應(yīng)該配備一名專(zhuān)職的平臺(tái)管理員，經(jīng)常檢測(cè)硬件設(shè)備設(shè)施，在日常維修的同時(shí)，還必須及時(shí)淘汰和更新過(guò)時(shí)的設(shè)備設(shè)施，從而提升數(shù)字化管理平臺(tái)的運(yùn)營(yíng)效能。在應(yīng)用軟件上，也要及時(shí)升級(jí)，為不動(dòng)產(chǎn)檔案管理和使用等工作提供更多的便利。此外，可以組織專(zhuān)項(xiàng)的培訓(xùn)教育，通過(guò)聘請(qǐng)教授、講師等方式，培訓(xùn)在崗檔案管理人員，從而提升其對(duì)不動(dòng)產(chǎn)數(shù)字文件管理與使用平臺(tái)的運(yùn)用能力。

4.強(qiáng)化檔案信息整合

在具體管理不動(dòng)產(chǎn)檔案時(shí)，必須保證其管理工作具有較高的信息化程度。不動(dòng)產(chǎn)檔案管理大數(shù)據(jù)化是發(fā)展的必然趨勢(shì)，在不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化的具體實(shí)施中，各行業(yè)、各部門(mén)的工作人員都要通力合作，光憑個(gè)別工作人員的能力是達(dá)不到高效、有序開(kāi)展不動(dòng)產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的。數(shù)字化體系要與經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展同步，要注重信息化技術(shù)的應(yīng)用，還要有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，同時(shí)，要對(duì)其加強(qiáng)宣傳，以達(dá)到更高層次的數(shù)字化建設(shè)。

5.設(shè)置檔案管理指標(biāo)

開(kāi)展數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作，要先明確各環(huán)節(jié)的工作目標(biāo)，檔案工作人員在工作時(shí)應(yīng)制定科學(xué)、合理的工作方案。此外，我國(guó)有關(guān)部門(mén)應(yīng)制定相應(yīng)的法律法規(guī)，以保障不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作順利開(kāi)展。在制定不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化管理計(jì)劃時(shí)，要注重各個(gè)部門(mén)之間的合作，避免業(yè)務(wù)沖突，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)工作計(jì)劃展開(kāi)科學(xué)評(píng)估，保證計(jì)劃的可行性，并嚴(yán)格把控計(jì)劃的實(shí)施。

6.設(shè)置信息查詢系統(tǒng)

在城市的發(fā)展進(jìn)程中，會(huì)出現(xiàn)很多的不動(dòng)產(chǎn)檔案信息，利用手工搜索過(guò)于煩瑣，導(dǎo)致工作效率不高。所以，必須建立一個(gè)科學(xué)、便捷的查詢體系，以對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息開(kāi)展動(dòng)態(tài)管理，保證有關(guān)的檔案數(shù)據(jù)可以得到實(shí)時(shí)更新，并能確保工作人員可以實(shí)時(shí)查詢信息。

7.加強(qiáng)檔案信息的保密

對(duì)于數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理平臺(tái)建設(shè)工作而言，由于工作內(nèi)容煩瑣，需要各部門(mén)協(xié)調(diào)共同完成，因此，各部門(mén)之間的高效合作是非常關(guān)鍵的。同時(shí)，受不動(dòng)產(chǎn)檔案的特殊性影響，各部門(mén)在收集、整理和利用檔案時(shí)，必須加強(qiáng)檔案信息的保密性，以免因信息被泄露，給不動(dòng)產(chǎn)檔案用戶帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

六、結(jié)束語(yǔ)

總之，要提高不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理和使用效能，必須構(gòu)建一個(gè)數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理與使用的發(fā)展平臺(tái)。因此，要加強(qiáng)檔案管理意識(shí)、建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)、加強(qiáng)檔案信息整合、設(shè)置檔案管理指標(biāo)、建設(shè)檔案信息查詢系統(tǒng)、加強(qiáng)檔案信息保密等措施，才能科學(xué)構(gòu)建數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺(tái)。

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作者簡(jiǎn)介：劉燁（1983—），男，漢族，廣東梅州人，檔案館員，本科，研究方向：檔案管理。