信息技術在建筑工程檔案管理中的應用分析

摘 要：信息技術在建筑工程檔案管理中的應用價值體現(xiàn)在降低管理成本、提升工作效率，同時，建筑工程檔案管理信息化也能在更大程度上提高管理品質，并為有需求的使用端提供更為良好的使用體驗。然而，實踐中個別管理單位、管理人員在具體應用過程中仍然存在簡單化、表面化、局部性、片面化等問題，使信息技術應用難以達到預期目標。因此，新時期建筑工程檔案管理應用信息技術需要統(tǒng)一數據標準，細分管理對象，并深挖信息資源，主動推送，以及加強安全管理，提高安防水平等。只有在思維與行為兩個維度形成更加全面、立體的信息化管理架構，信息技術才能從根本上重構建筑工程檔案管理機制與模式。

關鍵詞：信息技術；建筑工程；檔案管理；應用

信息時代背景下，信息技術成為解決各種傳統(tǒng)問題的最佳方案。尤其在檔案類型繁多、數量龐大的建筑工程領域，信息技術的應用正在從根本上突破長期以來各種管理痛點與堵點。然而，受到主客觀多重因素影響，信息技術在建筑工程檔案管理中的應用，仍有不同程度的缺陷與弊端，這對充分發(fā)揮信息技術積極作用造成了負面影響。因此，新時期建筑工程領域迫切需要深化信息技術應用，通過更加系統(tǒng)性、規(guī)范化的制度，推動檔案管理加快實現(xiàn)全面信息化。不僅有助于建筑工程檔案管理實現(xiàn)科學化與現(xiàn)代化，還有利于行業(yè)管理全局加快轉型升級，實現(xiàn)提質增效。

一、信息技術在建筑工程檔案管理中的應用價值

1.降低管理成本，提升工作效率

信息技術一經出現(xiàn)就迅速席卷各行各業(yè)，其在優(yōu)化管理機制、重塑管理模式方面的積極作用在短時間內得到充分認可。而在建筑工程檔案管理領域，信息技術的應用價值最直觀、最突出地表現(xiàn)在降低管理成本和提升工作效率方面。

傳統(tǒng)模式下，以紙質檔案為主的建筑工程檔案，不僅需要占據越來越廣的存貯空間，而且隨著檔案數量持續(xù)增加，無論整理歸檔還是查找借閱都會占據管理者、使用者大量時間。不僅如此，檔案數量的增加速度遠遠快于管理員隊伍的擴容速度，必然導致有限人員應對無限檔案的矛盾。而管理人員的時間與精力始終有限，隨著時間推移，傳統(tǒng)模式下建筑工程檔案管理必然出現(xiàn)成本遞增而效率遞減的困境。

在應用信息技術后，經過數字化轉換的建筑工程檔案，不再依賴紙質介質與人工管理。相反，數字化檔案可以最大限度地發(fā)揮信息技術光速傳輸與海量存貯的顯著優(yōu)勢。一方面，數字檔案在保管與存儲方面可以實現(xiàn)無實物管理，也就是利用云存貯技術最大限度降低管理成本。另一方面，信息化管理能夠實現(xiàn)對建筑工程檔案的自動搜索，這將最大限度地壓縮管理時限，使查詢和使用檔案更加高速、高效。

由此可見，隨著建筑工程檔案管理領域更加全面應用信息技術，長期以來有限人員與無限工作量的突出矛盾也將迎刃而解。不僅如此，隨著信息技術快速推陳出新，包括建筑工程檔案管理在內的管理工作全局也將更為系統(tǒng)性地降本增效，這顯然有助于企業(yè)基于管理信息化應對市場競爭的嚴峻挑戰(zhàn)，從而為進一步提升效率，奠定更為扎實的制度與技術基礎。

2.提高管理品質，提升服務體驗

在降本增效的同時，信息技術在建筑工程檔案管理中的又一應用價值在于提高管理品質、提升服務體驗。在傳統(tǒng)模式下，完全依賴人工作業(yè)的建筑工程檔案管理，始終無法徹底避免人為主觀疏忽導致的管理錯誤或漏洞。比如，檔案缺失、錯漏、破損乃至遺失等。尤其是在檔案數量與日俱增或查詢、借閱頻繁的情況下，有限管理人員面對繁重的管理任務難免出現(xiàn)疏漏，這也是一些建筑工程檔案管理品質難以保障、使用體驗不佳的重要原因。

但在應用信息技術后，只需要原始檔案采集環(huán)節(jié)確保完整、準確、翔實，經過數字化轉換后的建筑工程檔案就能夠保障高品質與高效率。無論后續(xù)查詢或使用如何頻繁，信息化模式下的數字檔案都能從根本上避免失真或失實的風險，能夠為有需要的機構或人員提供更為優(yōu)良的使用體驗，是保持建筑工程檔案管理高效的根本途徑與策略。

二、信息技術在建筑工程檔案管理應用中的常見問題

1.簡單化、表面化

建筑工程檔案管理對于信息技術的應用不僅有階段性發(fā)展的特點，還受到人的知識、經驗、觀念的深刻影響。而一些企業(yè)恰恰受到主客觀多方因素影響，在信息技術應用實踐中存在簡單化、表面化的問題。這些企業(yè)將管理信息化應用等同于計算機化，也就是將紙質檔案轉化為數字檔案等同于實現(xiàn)了信息技術應用。然而，紙質化與數字化的轉換只是對信息技術應用的第一步。

作為珍貴的數據信息，建筑工程檔案在數字化轉換后，還需基于信息化手段深入挖掘數字化表象之下的潛在信息價值，并通過網絡與信息化平臺實現(xiàn)檔案信息挖掘成果的廣泛傳播。唯有經過以上一系列深入細致的規(guī)范化操作，建筑工程檔案才能體現(xiàn)出推動生產、提升效益的重要價值。否則，僅僅是將紙質檔案實現(xiàn)了數字化轉換，建筑工程檔案依然無法超越傳統(tǒng)管理模式的局限性，只是換湯不換藥的形式變化。

2.局部性、片面化

除了存在簡單與表面的問題，一些企業(yè)還存在局部性與片面化問題。這些企業(yè)建筑工程檔案管理中應用信息技術局限在檔案部門，或者僅僅在后勤管理系統(tǒng)范圍之中。雖然檔案室或后勤部門能夠暢通無阻地搜索或使用數字檔案資源，但從更大范圍的企業(yè)整體而言，建筑工程檔案潛在的巨大信息價值依然無法為更多其他部門所用。

更為不利的是，由于在較長時間內難以徹底突破管理瓶頸，企業(yè)內部眾多部門及成員，并未意識到建筑工程檔案作為數據資源的珍貴價值，導致企業(yè)整體欠缺重視檔案信息、全面利用檔案資源的良好氛圍。這也會在很大程度上制約信息技術的實用性與實效性。無論是對建筑工程檔案管理或者企業(yè)管理全局而言，這都是有百害而無一利的管理漏洞與盲區(qū)。

三、信息技術在建筑工程檔案管理中的應用策略

1.統(tǒng)一數據標準，細分管理對象

檔案管理與信息技術應用都是有一定技術要求的專業(yè)化活動。而檔案管理疊加信息技術則進一步提高了專業(yè)管理工作的技術門檻。同時，傳統(tǒng)管理體系與信息技術的融合對數字化轉型具有剛性需求，這一根本特點決定了新時期建筑工程檔案管理應用信息技術需要奠定更為扎實的數據標準基礎，即信息技術在建筑工程檔案管理中的應用需要統(tǒng)一數據標準，細分管理對象。

統(tǒng)一數據標準指的是，建筑工程檔案管理應用信息技術的前提之一，是形成高度一致的檔案數據標準體系。由于信息技術在企業(yè)的普及與應用存在一定時間差，先期開展的信息化往往在標準體系構建時不盡完善。隨著時間推移與技術發(fā)展，隨后進行的信息技術應用相對成熟、規(guī)范。而這種時間先后產生的不良后果之一就是標準制定不統(tǒng)一，體現(xiàn)在建筑工程檔案管理層面則是出現(xiàn)數據壁壘問題，從根本上制約檔案管理對信息技術的充分利用，也會妨礙建筑工程檔案管理信息化轉型。

在統(tǒng)一標準基礎上，更加精細的分類是深入挖掘檔案信息資源的先決條件。因為只有足夠精細的檔案分類，才能滿足信息系統(tǒng)自動篩選、自動整理及歸納分析的客觀要求。同時，更加精細的檔案分類也有助于改變傳統(tǒng)模式下簡單粗放的不良狀態(tài)，使建筑工程檔案在制作或填寫的起步階段，提升完整性、精確性與可靠性。

2.深挖信息資源，加強主動推送

信息技術與傳統(tǒng)管理模式的融合不是簡單的一加一，而是要基于信息化轉型，從根本上突破刻板、單一、原始、落后的管理局限。就建筑工程檔案管理而言，應用信息技術的著眼點不應只是減輕人的勞動強度，而是需要更進一步，也就是基于信息技術支持深入挖掘檔案數據承載的潛在信息。只有利用信息技術實現(xiàn)檔案數據資源持續(xù)性的價值產出，信息技術才能在建筑工程檔案管理領域切實發(fā)揮有效作用。這也是建筑工程檔案管理與信息技術融合發(fā)展，實現(xiàn)“1+1＞2”的核心與關鍵。

檔案管理人員需要結合歷史經驗，探索一條個性化的檔案管理信息化道路，同時，利用信息技術積極探索建筑工程檔案海量數據內部潛藏的規(guī)律性、邏輯性、趨勢性等特點。在此基礎上，檔案管理人員可以通過主題歸納、分類創(chuàng)編等多種形式，提取建筑工程檔案數據信息，使之服務于企業(yè)生產經營、項目建設等多層面、各領域。由此，建筑工程檔案管理便可通過應用信息技術實現(xiàn)不間斷、可持續(xù)的價值挖掘，進而幫助企業(yè)不斷提升管理品質、效率與效益。

不僅如此，為進一步發(fā)揮信息技術對于傳統(tǒng)管理促轉型的積極作用，檔案管理部門也需徹底轉變工作思想，使檔案管理工作從相對被動轉變?yōu)楦又鲃?，體現(xiàn)在管理實踐中就是要加強對建筑工程檔案信息分析與價值挖掘的主動推送。

比如，結合企業(yè)當下的工程項目規(guī)劃或未來一段時間內的建設任務，檔案管理部門可以率先搜集建筑工程檔案中與之相關的數據資源，再借助大數據、云計算等前沿技術整理或歸納為參考資料系列。效仿企業(yè)營銷活動的廣告推送活動，檔案管理部門可以將參考資料定時、定向發(fā)送至項目規(guī)劃部門、工程建設部門或生產管理部門等。

加強主動推送不僅是建筑工程檔案管理提升管理主動性、積極性的根本舉措，而且有助于企業(yè)相關部門及人員認識到建筑工程檔案的重要性。同時，對于仍然對檔案管理抱有成見的部門與人員而言，建筑工程檔案管理主動推送數據信息也能成為糾正其認知偏差的有力舉措。

3.加強安全管理，提高安防水平

科技是一柄雙刃劍。建筑工程檔案管理充分應用信息技術固然具有數不勝數的強大優(yōu)勢，卻也如同其他信息化管理模式一般存在一定安全風險。尤其在網絡與信息技術不斷縮短迭代周期的時代背景下，加強安全管理，提高安防水平是檔案管理應用信息技術的重中之重。

首先，硬件層面的基礎設施建設是保障安全管理的兜底措施與先決條件，包括建筑工程檔案管理在內，企業(yè)應用信息技術推動管理轉型升級，需要構筑適應本地實際、科學完備的信息化管理基礎架構。有條件的企業(yè)可以自行開發(fā)個性化專用信息化平臺，欠缺條件的企業(yè)則應與具備資質、信譽良好的網絡公司開展合作。在此基礎上，要綜合應用包括分級授權、網絡密鑰、生物識別等多種網絡安防技術手段，要結合企業(yè)檔案管理工作實際構建多層安全防護屏障。同時，應結合防護屏障構建完善的風險預警預報機制。從企業(yè)領導至網絡管理員，凡有安全管理職能的責任主體都需開通接收網絡安全預警預報的功能，各責任主體無論在PC端或移動端都可實時接收預警預報，并視各自崗位分工分別履行維護網絡安全的職責使命。

其次，軟件層面的宣傳教育同樣不可或缺。所謂軟件并不局限于信息技術，也包括使用技術的人。事實上，人的因素才是最終決定安全管理可靠性與有效性的根本。無論在硬件設備設施上如何強化安全保障，倘若工作人員出現(xiàn)重大錯誤或漏洞，硬件層面的安全防護也無法做到萬無一失。只有每個企業(yè)成員充分認識到加強安全管理，提高安防水平的重要性，包括建筑工程檔案管理在內的各管理環(huán)節(jié)，才能在應用信息技術時兼顧效率與安全。企業(yè)需要定期組織全員學習，包括檔案管理信息在內的各類信息技術知識與實踐技能。檔案管理部門則可專門針對檔案管理信息技術開展專題講座或主題培訓，這也是糾正認識偏見或成見的重要途徑與舉措。

4.堅持教育引導，強化聯(lián)動管理

建筑工程檔案管理雖主要由檔案管理部門專業(yè)負責，然而產生檔案的機構與人員則遍布企業(yè)各領域、各環(huán)節(jié)。這決定了建筑工程檔案管理質量效率與每個組織成員息息相關。只有人人為檔案管理履職盡責，建筑工程檔案管理才能不斷提質增效。而這就需要企業(yè)針對檔案管理堅持教育引導，同時通過強化聯(lián)動管理為優(yōu)質高效的檔案管理提供制度的剛性約束。

比如，利用線下與線上各種渠道定期開展有關檔案管理的知識講座或專業(yè)討論。通過專業(yè)檔案管理人員的講解與闡釋，有關建筑工程檔案管理的系統(tǒng)性、規(guī)范化要求才能逐步為每個成員所了解、熟悉并掌握。在此基礎上，工程檔案才能在形成的初始階段實現(xiàn)全面、詳盡、細致、完整，才能實現(xiàn)對建筑工程檔案管理的源頭治理。

又如，強化有關工程檔案管理系統(tǒng)性的制度供給。在企業(yè)規(guī)章制度中明確、強化檔案管理考核、評價管理的相關內容與要求。譬如要求各項目部定期與檔案管理部門核對信息；針對檔案填制、上交等環(huán)節(jié)存在的問題開展自查自糾；檔案管理部門針對不合格檔案進行追責或考核等。

四、結束語

信息技術在建筑工程檔案管理中的應用具有由表及里、由淺入深的漸進式特點，且絕大多數企業(yè)在檔案管理工作中已基本實現(xiàn)了信息化轉型。然而，不少企業(yè)仍未充分發(fā)揮建筑工程檔案潛在的價值挖掘作用，仍然停留在較為初級的查詢?yōu)g覽階段。由此可見，當前建筑工程檔案管理應用信息技術并不缺少技術工具，而是欠缺信息化管理思想。管理者雖然掌握了信息技術在實用層面的應用手段，而思想觀念依然停留在相對陳舊、刻板的傳統(tǒng)模式下。這種意識和理念層面的局限性必然導致信息技術難以充分發(fā)揮作用，進而制約建筑工程檔案作為珍貴信息資源體現(xiàn)出價值挖掘的能力。信息時代背景下，建筑工程檔案管理應用信息技術需兼顧技術與理念的雙維度。只有切實樹立互聯(lián)網思維、充分認識到建筑工程檔案潛在數據資源的巨大價值，建筑工程檔案管理才能著眼于檔案信息開發(fā)的系統(tǒng)性、持續(xù)性，才能在頂層設計層面構建更加精細、完備的制度框架，進而推動檔案作為珍貴歷史數據實現(xiàn)不間斷的價值挖掘。這不僅是新時期建筑工程檔案管理科學應用信息技術的途徑與策略，也是基于信息技術推動建筑工程檔案管理轉型升級，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必由之路。

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作者簡介：徐佰寶（1974—），男，漢族，山東莒南人，本科，館員。研究方向：建筑工程檔案。