淺談檔案編研中大事記的收集編寫方法

文/上海交通大學醫(yī)學院附屬第九人民醫(yī)院 張紅

檔案編研是指對某一方面的檔案材料進行整理，并按照一定的原則和方法對這些材料進行分析、研究、加工，揭示其中所包含的歷史知識的活動。在檔案編研過程中，大事記是編研的核心部分之一。大事記具有簡明扼要、內(nèi)容翔實、時間精確等特點，是編研工作中不可缺少的一環(huán)。將大事記納入檔案編研工作體系，能有效整合檔案資源，對宣傳黨和國家方針政策、推動教育事業(yè)發(fā)展、推進精神文明建設起到積極作用。但在實際工作中，由于種種原因，有些單位對大事記收集編寫工作不夠重視，導致大事記收集編寫工作流于形式。為此，本文結(jié)合個人多年經(jīng)驗就大事記在收集編寫方面存在的問題及解決辦法提出了幾點建議。

一、當前檔案編研工作中存在的問題

（一）編研工作缺乏計劃性。檔案編研工作是一個系統(tǒng)工程，需要做好統(tǒng)籌安排，需要有計劃、有步驟地進行。目前許多單位都存在檔案編研工作無計劃、無目標的現(xiàn)象，缺乏系統(tǒng)的業(yè)務規(guī)劃，而且有的單位只注重編研成果的出版，而忽視了編研成果的使用及反饋。要在檔案工作中建立一套完整、科學、合理的編研計劃與實施方案是十分必要的，它能保證檔案編研工作順利進行。但是有些單位對此沒有足夠重視或缺乏相應的規(guī)劃，從而造成有些單位和個人對本單位和個人已形成的文件材料只收集不整理、只編不用等現(xiàn)象[1]。

（二）編研方式比較單一。目前，檔案編研工作大多停留在傳統(tǒng)的方法上，編研出來的成果多數(shù)以本單位檔案目錄、資料匯編等形式存在，用的人也不多?？梢哉f檔案編研工作已經(jīng)進入了瓶頸期。要改變這種局面，就要從思想觀念上進行突破。筆者認為檔案編研工作要適應新形勢下對檔案編研工作提出的新要求、新挑戰(zhàn)，必須更新觀念，開拓思路，創(chuàng)新方式，大膽探索新路子。

一是變被動為主動。變等待上級部門安排任務為主動尋求課題進行編研，變被動接受為主動深挖研究對象；二是加強檔案信息資源建設。隨著市場經(jīng)濟體制的逐步確立和發(fā)展，社會對信息資源需求越來越大；三是突出檔案編研特色和優(yōu)勢。注重編研成果的實用性、針對性和實效性，編研成果要具有深度、廣度和高度，能幫助人們認識問題、分析問題或解決問題。只有這樣才能最大限度地滿足社會對檔案信息資源的需求。

（三）編研成果質(zhì)量不高。由于檔案編研工作不受重視，缺乏經(jīng)費支持，相關配套制度不完善，編研人員業(yè)務素質(zhì)有待提高等因素影響，導致了檔案編研成果質(zhì)量不高。有的雖然也有選題，但選題不夠集中、新穎，缺乏新意；有的雖有選題，但內(nèi)容單薄，缺乏深度；還有的雖然選題廣泛，但質(zhì)量不高。有很大一部分檔案編研成果只是把整理后的文件材料簡單裝訂成冊，不僅內(nèi)容陳舊簡單，還缺乏學術性和系統(tǒng)性；有的檔案編研成果只是簡單復制文字或?qū)⑽淖謴椭普迟N到一起；有的則是單純的摘抄一些他人撰寫的文章，沒有自己的獨到見解。這說明檔案編研工作人員的綜合素質(zhì)還有待提高。這就需要我們多組織檔案專業(yè)知識培訓和開展多種形式的業(yè)務競賽活動來提高檔案編研人員的素質(zhì)。

（四）編研人員知識結(jié)構(gòu)單一，知識面不寬。檔案編研人員除了要具備必要的政治素養(yǎng)和專業(yè)知識外，還應具備一定的社會文化知識及文獻檢索能力，以及一定的歷史知識和文學常識，以保證其編研工作不會出現(xiàn)“斷層”現(xiàn)象。但在實際工作中，不少檔案工作者對自身的“硬功夫”沒有足夠重視。有的檔案工作者雖然有一定的歷史文化知識和文學常識，但不能把這些知識有效地運用到編研工作中去，僅憑自己的經(jīng)驗和感覺去編研，這樣就會出現(xiàn)歷史概念模糊、編研質(zhì)量不高的現(xiàn)象。在一些編研項目中，一些人對檔案文獻、史料、文物等了解不夠，缺乏理論功底和實踐經(jīng)驗。再加上現(xiàn)在的檔案工作者較少從事歷史研究工作，這就造成了部分編研人員對檔案文獻、史料等了解不深不透。

（五）編研隊伍素質(zhì)有待提高。檔案編研人員對檔案編研工作認識不足，缺乏主動性和創(chuàng)造性。沒有把編研工作作為自身的重要任務來完成，只注重檔案整理，忽視了檔案編研工作。工作方法和手段比較落后，不能適應社會發(fā)展對檔案服務的要求。有些檔案工作者對所編利用材料不能進行深入研究和分析，不能提出有價值的建議，也不能將自己搜集到的材料提供給利用者使用。造成了館藏檔案的開發(fā)利用效率低，利用效果差。同時也影響了檔案館（室）的形象與聲譽。

編研工作是一個龐大而復雜的系統(tǒng)工程。只有在實際工作中不斷研究新情況、解決新問題、總結(jié)新經(jīng)驗、探索新路子，才能使編研工作不斷適應社會發(fā)展和時代進步的需要。通過實際工作中遇到的問題探索出解決問題的辦法才是關鍵所在。

對于檔案編研工作者而言既要有“志不求易”的執(zhí)著精神也要有“路不求遠”的創(chuàng)新思維。

（六）編研基礎設施不健全。檔案編研出版，需要有良好的基礎設施作為保障。從當前情況看，一些檔案館館藏尚不能滿足編研出版的需要，有些檔案館編研室的編制還停留在10 人以內(nèi)的水平上；有些檔案館沒有專門從事檔案編研出版工作的人員，也沒有配備相關的技術人員、設備和場地。這些因素都會影響編研出版質(zhì)量與水平。檔案編研室的功能應定位于：按照《檔案法》《檔案法實施辦法》及有關規(guī)定，對檔案進行整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用；圍繞各級黨委、政府中心工作開展編研工作；做好各方面利用和開發(fā)檔案信息資源工作；推進檔案信息化建設；組織編寫地方或部門年鑒等。還要加強與上級檔案館及有關部門之間的聯(lián)系，積極爭取政策、經(jīng)費等支持[2]。

二、如何提高檔案編研中大事記的收集編寫水平

（一）注重資料收集，拓寬征集渠道。要做好大事記的收集工作，首先要做好資料的收集工作。只有收集到充分、可靠、有效的資料，才能保證編研工作的順利進行。因此，在進行編研工作前，要根據(jù)單位實際情況拓寬征集渠道，把收集的重點放在單位各部門形成的文件材料上。對收集到的資料要及時整理歸檔，并將其與單位發(fā)展相結(jié)合。

一是通過對單位各部門形成的文件材料進行嚴格審查，發(fā)現(xiàn)有重大歷史價值、文化價值和學術價值的資料及時予以登記歸檔，為編研提供豐富翔實的檔案資源。二是通過向單位各部門了解和走訪，可以了解到相關部門在工作中形成了哪些檔案資料及存在問題。三是可以通過對社會上發(fā)生的重大事件、有影響的事件進行收集，形成對單位發(fā)展具有重要意義的檔案資料。四是在日常工作中要做好信息收集工作，及時整理和收集本單位新情況、新變化等有關信息。五是通過與社會各界人士建立聯(lián)系，可以了解到不同領域、不同行業(yè)產(chǎn)生或發(fā)生過哪些具有重大影響和意義的事件和現(xiàn)象。

（二）統(tǒng)一歸檔時間，規(guī)范匯編格式，作為檔案編研成果，大事記應該做到及時收集，統(tǒng)一歸檔。應在文件材料形成后的一個月內(nèi)把文件材料全部收集齊全，并及時向檔案館移交。但在實際工作中，由于檔案移交時間和歸檔時間的不統(tǒng)一，給編研工作者造成了很大困擾。例如某單位在開展“院際交流”活動時，由于沒有檔案部門提供相應的檔案材料，無法對此項活動進行歸檔；還有的單位雖然提供了相關材料，但在編研人員收集整理時未及時歸檔。針對這種情況，編研工作者應把這些材料進行梳理整理并統(tǒng)一歸檔時間。

另外，文件匯編是大事記收集編寫工作的重要部分。目前大多數(shù)大事記都是由“大事記匯編”形式編印而成的[3]。雖然匯編形式不需重新編排內(nèi)容和格式，但在編寫時應盡量采用統(tǒng)一格式要求、統(tǒng)一排版要求和統(tǒng)一時間要求等規(guī)范方式進行編排制作。否則會給檔案編研工作帶來很大困擾。

（三）加強業(yè)務培訓，提高編撰水平。編研工作人員的業(yè)務能力對其自身能力的提高起著重要作用。檔案編研工作不僅要求其有扎實的文字功底，還要求對所研究對象、時間、地點、人物、事件等要素進行準確的把握和深入的挖掘，從內(nèi)容到形式都要進行創(chuàng)新。因此，應加強對檔案編研人員的業(yè)務培訓，使他們充分認識到檔案編研工作需要具備更高的知識水平和素質(zhì)。

一是強化業(yè)務培訓。在編研過程中，對于編寫內(nèi)容涉及其他部門資料時，要積極征求相關部門的意見和建議，避免出現(xiàn)錯誤。同時檔案人員也要加強自身學習和總結(jié)，不斷提高自身業(yè)務水平。二是加大編研人員工作責任心。為保證大事記材料質(zhì)量和時間準確無誤，應加強對檔案編研人員工作責任心的培養(yǎng)，要求其嚴格按照編寫規(guī)范進行編寫，杜絕出現(xiàn)錯誤、遺漏等情況。同時應加強對大事記匯編資料的審核力度，確保資料齊全完整。

（四）明確記載范圍，分類規(guī)范編撰。要使大事記收集編寫工作更有效地開展，最根本的就是要明確大事記的記載范圍，將其列入編研工作的范圍。為了更好地服務于教育事業(yè)，并能更好地對教育事業(yè)進行總結(jié)和回顧，使大事記真正起到服務教學、科研和社會發(fā)展的作用。首先，要明確編寫大事記的目的。編研工作是為了總結(jié)單位建設經(jīng)驗、改進單位工作、推動教育發(fā)展而設立的一種學術活動，其主要目的是“鑒往知來”“鑒人知己”。因此，編寫大事記是為了服務于單位建設和發(fā)展而設立的一個學術活動過程。其次，要對大事記的記載范圍進行規(guī)范和確定。對于記錄范圍廣、涉及內(nèi)容多的大事記項目，編研者應該有選擇地將其列入檔案編研目錄中；對于一些內(nèi)容集中、較少涉及單位建設和發(fā)展的大事記項目，可不列入檔案編研目錄中。最后，要明確編研工作人員的責任范圍。

（五）建立數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)資源共享。大事記編研數(shù)據(jù)來自單位各職能部門，一般情況下，一些事件總會有某個或幾個重點的職能部門牽頭開展，與此同時也會形成大量相關的其他檔案材料，比如照片、視頻、實物等，這些檔案材料具有重要的存檔價值。因此為保證最終歸檔和大事記編研信息完整準確，必須由各主辦部門的人來進行收集整理后轉(zhuǎn)由專職檔案部門進行匯總。

可以利用計算機技術建立一個數(shù)據(jù)庫，在事件發(fā)展之初或剛剛完畢后，將所有需要編研的檔案材料同步進行錄入，并輸入數(shù)據(jù)庫內(nèi)。通過計算機錄入后，編研人員可以根據(jù)需要隨時調(diào)出使用，方便快捷。這樣不僅提高了工作效率，而且便于查找利用。例如：在院史館中可設立《發(fā)展大事記》子數(shù)據(jù)庫供各部門查閱；也可以在檔案編研室設立《大事記》子數(shù)據(jù)庫供各部門查閱；還可以設立《大事記》子數(shù)據(jù)庫供新聞媒體查詢等各種途徑。這樣就實現(xiàn)了資源共享、信息互用。不僅能更好地為領導和師生提供服務，而且提高了編研工作的效率和質(zhì)量。

（六）加強單位內(nèi)外合作交流，充分利用社會資源。通過各種渠道加強與各單位之間的聯(lián)系，多溝通。建議醫(yī)院檔案部門主動與本院及兄弟醫(yī)院相關檔案部門進行聯(lián)系與溝通，虛心向兄弟單位學習交流。

一是通過書面交流方式，借鑒兄弟單位經(jīng)驗做法，不斷改進自身工作；二是加強與兄弟單位檔案工作人員之間的橫向交流學習，以借鑒他們的工作方法和管理經(jīng)驗。

此外，加強院內(nèi)外合作編寫大事記也是一種有效途徑。例如可請有關專家、學者為我們編寫大事記提供參考意見等。編研工作只有專家們的指導，才能更加科學、有效地進行。

綜上所述，要提高大事記收集編寫質(zhì)量，必須首先樹立“大事必編”的意識，在思想上高度重視此項工作；其次是規(guī)范編研流程。嚴格按編研流程辦事，規(guī)范編研過程；最后要加強檔案資料的收集與整理、加強單位各部門之間的溝通與交流、加強社會資源利用。

（七）建立完善的管理制度和獎懲機制。單位領導要對大事記收集編寫工作重視起來，建立完善的管理制度和獎懲機制，對每一年的大事記收集編寫工作進行跟蹤記錄，并將完成情況納入績效考核，使大事記收集編寫工作經(jīng)?；⒅贫然?、規(guī)范化。同時，要定期舉行相關會議或主題討論，交流工作經(jīng)驗，討論編研成果；定期對相關人員進行業(yè)務培訓；鼓勵干部職工積極提供整理資料。總之，要讓編寫大事記成為單位每一個人的自覺行為和一種習慣，從根本上解決一些單位對編研工作不重視、不支持的問題，使編研成果真正發(fā)揮其應有的作用。只有這樣才能使編研成果有價值、有意義。

三、結(jié)語

醫(yī)院檔案編研中大事記的收集編寫是醫(yī)院工作的重點環(huán)節(jié)之一，也是檔案工作的一項基礎性工作。醫(yī)院檔案編研中大事記的收集編寫，需要從多角度、多層面來進行分析。首先，要做好組織、動員、宣傳等工作，讓每個人都充分認識到編研中大事記的重要性，進而積極參與其中；其次，要充分了解醫(yī)院發(fā)展脈絡和歷史沿革，才能將每一個發(fā)展階段的大事做好記錄；再次，要做好業(yè)務培訓、經(jīng)驗交流等工作，讓每一個人都能夠熟悉和掌握相關知識及技巧；最后，要充分利用計算機等智能化手段，對收集編寫大事記的信息進行跟蹤記錄和總結(jié)分析，并合理的提供給各項查閱服務。通過信息化手段對單位大事進行匯總和有效處理。只有這樣才能使檔案大事記編研成果真正發(fā)揮其應有的作用，為社會提供更多有價值的服務。