數(shù)字化時代企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型發(fā)展探討

文/菏澤市財政金融研究院 林娟

數(shù)字經(jīng)濟是一種全新的經(jīng)濟形態(tài)，數(shù)字化知識和信息是其關(guān)鍵的生產(chǎn)要素。我國經(jīng)歷了農(nóng)業(yè)經(jīng)濟和工業(yè)經(jīng)濟發(fā)展階段，已正式邁入數(shù)字經(jīng)濟快速發(fā)展時期[1]。數(shù)字經(jīng)濟的出現(xiàn)基于現(xiàn)代計算機技術(shù)的成熟和數(shù)字通訊技術(shù)的迅猛發(fā)展。數(shù)據(jù)算力和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)為經(jīng)濟社會提供了智能化和數(shù)字化服務(wù)，因此，數(shù)字經(jīng)濟具有沖破時空的及時性、便捷性、直接性和數(shù)字化特點。數(shù)字經(jīng)濟時代，數(shù)據(jù)資源是最重要的生產(chǎn)要素，數(shù)據(jù)可變形、擴展和共享，因此數(shù)據(jù)資源不具備傳統(tǒng)意義上供給資源的封閉性特質(zhì)，它誕生于信息技術(shù)和經(jīng)濟產(chǎn)業(yè)的多種合作之中，能夠為企業(yè)的決策和生產(chǎn)提供強有力的數(shù)據(jù)支撐[2]。也正是在數(shù)據(jù)資源的影響下，企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)亟待突破和重組，傳統(tǒng)資源管理模式顯然不能應(yīng)對數(shù)據(jù)資源的保護要求。因此，是數(shù)字經(jīng)濟的發(fā)展催生了企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的變革。

一、數(shù)字化時代企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型的挑戰(zhàn)與機遇

（一）來自數(shù)字化時代的環(huán)境挑戰(zhàn)。數(shù)字經(jīng)濟時代，社會經(jīng)濟發(fā)展的不確定性、突破性和跳躍式特點導(dǎo)致企業(yè)在捕捉信息的過程中無規(guī)律可循。但越是不確定性數(shù)據(jù)資源，其本身帶有的發(fā)展空間可能更大，可為企業(yè)帶來更大的發(fā)展機遇。因此，合理控制數(shù)字信息的不確定性質(zhì)，辨別并有效控制數(shù)據(jù)資源，能夠極大地拓寬企業(yè)的發(fā)展空間，是提高企業(yè)市場競爭優(yōu)勢和核心競爭潛力的關(guān)鍵。

當今時代，數(shù)字化轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的核心要素，但數(shù)字經(jīng)濟大環(huán)境下能夠為企業(yè)創(chuàng)收的“具體機遇事件”存在極大的不確定性，企業(yè)將面臨全方位的挑戰(zhàn)[3]。檔案管理是企業(yè)運行和發(fā)展的基礎(chǔ)，但外部環(huán)境的改變直接影響了數(shù)據(jù)資源的產(chǎn)生模式和數(shù)據(jù)本體構(gòu)成，企業(yè)的信息數(shù)據(jù)產(chǎn)生與儲存都出現(xiàn)了顛覆性的變化。例如線下文件和線上電子文件需求開始趨同，電子文化數(shù)量越來越多，儲存要求越來越高，技術(shù)含量越發(fā)豐富。數(shù)字信息的產(chǎn)生使得傳統(tǒng)且單一的管理模式無法發(fā)揮出自己的管理價值，因此，根據(jù)信息和數(shù)據(jù)本體來為企業(yè)構(gòu)建新的檔案管理模式，是未來發(fā)展的必然。

（二）信息化轉(zhuǎn)型影響為企業(yè)帶來的發(fā)展機遇。數(shù)字經(jīng)濟時代，挑戰(zhàn)與機遇并存。從大環(huán)境對企業(yè)整體建設(shè)發(fā)展實力的影響這一角度觀察，優(yōu)先具備數(shù)據(jù)資源管理能力的企業(yè)，就能先一步建設(shè)和完善智慧發(fā)展驅(qū)動力。未來檔案系統(tǒng)的構(gòu)建，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是關(guān)鍵，因此企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型越積極，對大數(shù)據(jù)資源和綜合管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)型需求就越大，正向積極的影響下，其處理實力也就越強。從企業(yè)內(nèi)部智能驅(qū)動整體建設(shè)角度觀察，檔案管理機制的轉(zhuǎn)型影響著企業(yè)整體信息系統(tǒng)的構(gòu)建。檔案管理負責有序維持企業(yè)的發(fā)展優(yōu)勢，它處理的所有信息內(nèi)容來自企業(yè)的各個崗位和項目執(zhí)行的各個單元。因此檔案管理本身持有全流程、全范圍、全方位的特點[4]。檔案管理系統(tǒng)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展將進一步幫助企業(yè)內(nèi)部其他單元實現(xiàn)服務(wù)智能化和執(zhí)行網(wǎng)絡(luò)化。因此，在信息化轉(zhuǎn)型影響下，企業(yè)將迎來自己的發(fā)展轉(zhuǎn)型高峰期，擺脫傳統(tǒng)的經(jīng)營模式束縛，從檔案管理系統(tǒng)入手，利用信息技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的技術(shù)種類，幫助企業(yè)凝聚數(shù)字經(jīng)濟時代下更多的智慧數(shù)據(jù)資源，這是提升企業(yè)核心競爭能力，占據(jù)更大市場話語權(quán)的關(guān)鍵。

二、數(shù)字化時代企業(yè)檔案管理的轉(zhuǎn)型發(fā)展內(nèi)容

（一）基礎(chǔ)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型?；A(chǔ)業(yè)務(wù)包括企業(yè)檔案管理制度、檔案管理模式、檔案管理業(yè)務(wù)流程等內(nèi)容。基礎(chǔ)業(yè)務(wù)就是幫助實現(xiàn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)有序運轉(zhuǎn)的框架式內(nèi)容，也是傳統(tǒng)管理風格最鮮明的部分[5]。基礎(chǔ)業(yè)務(wù)是企業(yè)基于自身發(fā)展情況和當下發(fā)展環(huán)境構(gòu)建起的管理框架，在這個框架內(nèi)部，企業(yè)可以實現(xiàn)檔案管理的有序運轉(zhuǎn)，不同的檔案內(nèi)容都可由框架匯總進行分類管理。而以上這種較為簡單的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)執(zhí)行手段，適合傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)形式。數(shù)字化時代，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)也需要具備數(shù)字化轉(zhuǎn)換能力，以保障企業(yè)能夠為更多的數(shù)據(jù)資源提供儲存和管理的空間?；A(chǔ)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型需要考慮兩點：（1）基礎(chǔ)單元改革，最需要“大刀闊斧”斬斷的通常是業(yè)務(wù)管理程序，很多不必要的傳統(tǒng)管理流程應(yīng)當集中去除，全面肅清基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，保證業(yè)務(wù)執(zhí)行效率；（2）檔案管理制度，需要按照企業(yè)的實際發(fā)展需求，實行雙套制或單套制管理。制度的改變以企業(yè)數(shù)字化業(yè)務(wù)的執(zhí)行能力為基準，單套制是未來企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型的必然，但在完全實現(xiàn)單套制之前，企業(yè)需要保證數(shù)據(jù)資源和傳統(tǒng)的文件檔案資源均得到有效的保護。

（二）檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型完全獨立于傳統(tǒng)的檔案管理形式，是在數(shù)字化背景下新生的檔案管理內(nèi)容。已有的存量檔案也需要按照要求完成數(shù)字化加工，存量檔案中電子數(shù)據(jù)的存量較小，大多數(shù)是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，因此數(shù)字化加工過程中需要考慮兩點內(nèi)容：（1）要在傳統(tǒng)檔案管理模式構(gòu)建基礎(chǔ)之上對傳統(tǒng)的文件檔案進行分類整理，先行確定文件檔案的準確性、完整性，后連接數(shù)字化檔案管理制度，按照數(shù)字化檔案處理標準，以原有檔案分類的形式完成對其掃描、上傳、刻錄、整理等工作，在聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)中順序性編號，并對應(yīng)留出查閱端口，第一步實現(xiàn)檔案數(shù)字化后查閱便捷、取用便捷、管理便捷[6]；（2）要遵照檔案管理制度的要求，按照檔案文件的應(yīng)用價值、情報價值來先后信息化處理文件檔案，原本為電子檔案的信息應(yīng)該瀏覽和查閱信息的完整性，并獲取信息本源，后統(tǒng)一按照傳統(tǒng)文件數(shù)字化后的形式進行保存，不必刻意劃分傳統(tǒng)文件與電子文件信息，除非是在系統(tǒng)更新后出現(xiàn)的直接性數(shù)字化信息，則直接交由數(shù)字化檔案處理系統(tǒng)進行保管，不必遵照檔案轉(zhuǎn)型這一程序。

（三）數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)。電子檔案管理信息系統(tǒng)是數(shù)字化檔案管理體系的最終形成模式，也是數(shù)字化經(jīng)濟大背景下企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型的最終落腳點。管理信息系統(tǒng)的建設(shè)需要企業(yè)能夠運用現(xiàn)代科技手段，完全實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，保證線上運行能力。體系建設(shè)為企業(yè)提出的硬性要求是要實現(xiàn)完全數(shù)字化管理，當企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型到這一階段，完成體系建設(shè)之后，就代表轉(zhuǎn)型成功。傳統(tǒng)管理形式的影子將不復(fù)存在，取而代之的是完全數(shù)字化系統(tǒng)管理。在此，企業(yè)需要具備：（1）數(shù)字化管理軟件系統(tǒng)，操作系統(tǒng)可享受一體化信息服務(wù)；（2）智能信息傳輸系統(tǒng)，操作系統(tǒng)可充分接觸到任何部門的任何項目，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的及時儲存；（3）數(shù)據(jù)信息共享平臺，可將數(shù)據(jù)信息上傳平臺，完成企業(yè)內(nèi)部完全共享，擴大檔案資源的管理價值，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享利用。

三、數(shù)字化時代企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型的主要方向

（一）雙套制向單套制轉(zhuǎn)型。雙套制就是傳統(tǒng)意義上的檔案管理常規(guī)形式，也是如今大多數(shù)企業(yè)正在應(yīng)用的檔案管理形式。單套制摒除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，只保留電子文件內(nèi)容，在檔案歸檔時只處理電子文件，保留形成電子檔案，而不再生成和管理紙質(zhì)檔案[7]。單套制是未來企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型的必然，因為伴隨著數(shù)字化時代的不斷發(fā)展，電子數(shù)據(jù)資源的應(yīng)用場景無限拓寬，應(yīng)用價值、應(yīng)用需求、應(yīng)用形式都可無限的轉(zhuǎn)換和發(fā)展，相對的紙質(zhì)文件因為并非數(shù)據(jù)類文件，受時間和空間的限制，無法發(fā)揮更多的數(shù)字化效能。但目前單套制的執(zhí)行制度和標準尚未完善，其應(yīng)用仍存在一些問題。

單套制是一種描述檔案管理載體的形式，將檔案以完全數(shù)字化形式呈現(xiàn)就是單套制的應(yīng)用目標。實際上無論何種數(shù)據(jù)資源、現(xiàn)實資源、紙質(zhì)文件，都可以看作是在生產(chǎn)經(jīng)營過程中析出的文件檔案副本，真正歸檔到檔案系統(tǒng)中的都是副本資源，因此按照檔案管理價值的概念，無法真正認同這些檔案文件的價值，這是單套制操作過程中的問題之一。除此之外，單套制和雙套制的運行軌跡及生命周期規(guī)劃不同，文件的生命周期對檔案管理工作來說至關(guān)重要，所以管理需要以檔案的析出為前提，如果析出檔案是雙套，刻意執(zhí)行單套制屬于本末倒置行為。

總結(jié)以上問題，企業(yè)在向著檔案單套制管理方向發(fā)展時，還需要考慮兩點內(nèi)容：（1）完全丟棄紙質(zhì)文件是否會影響企業(yè)其他單元的運行，單套制管理需要限制在檔案管理這一具體單元，但為了避免在執(zhí)行過程中出現(xiàn)本末倒置的行為，需要加強與企業(yè)其他部門的聯(lián)系，實現(xiàn)整體信息化模式運營，才是單套制管理真正展現(xiàn)管理效率的重點[8]；（2）檔案價值如何保持，目前單套制的執(zhí)行并沒有科學的概念劃分，因此一切執(zhí)行過程都是按照紙質(zhì)檔案管理時期的標準來進行的，這樣一來，其文件價值被忽視，脫離了檔案本身的本質(zhì)屬性，價值喪失會影響企業(yè)后續(xù)對檔案文件的應(yīng)用，因此在單套制管理執(zhí)行的過程中，要關(guān)注檔案管理單元提出的電子檔案歸檔方針，按照最新方針政策完成檔案管理轉(zhuǎn)型工作，而不是一味地遵循單套制管理要求，忽略實際形勢的變化。

（二）傳統(tǒng)模式向信息化模式轉(zhuǎn)型。檔案管理本身有影響力外擴的特點，企業(yè)在完善和轉(zhuǎn)變檔案管理形式的過程中，不能將其單拎出來進行對應(yīng)管理，而是要從管理模式整體出發(fā)進行轉(zhuǎn)型。傳統(tǒng)模式能夠生存和應(yīng)用的最根本原因，是企業(yè)整體發(fā)展形式按照傳統(tǒng)概念在運轉(zhuǎn)，因此信息化水平在企業(yè)內(nèi)部是持平的，檔案管理系統(tǒng)不屬于信息化水平最集中、需求最大的集體，因此企業(yè)也就不需要單獨對檔案管理的相關(guān)內(nèi)容進行改革。如今，外部數(shù)字化環(huán)境的發(fā)展打破了企業(yè)傳統(tǒng)發(fā)展思路，信息化模式自上而下地影響了企業(yè)的各個單元，不止檔案管理。因此，為了實現(xiàn)資源的有序流轉(zhuǎn)，企業(yè)應(yīng)當將檔案管理模式的信息化轉(zhuǎn)型思路與企業(yè)運行發(fā)展思路結(jié)合起來看待，在形成檔案管理信息化、智能化的同時，也要同步構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部整體信息化運行框架。其一，保障企業(yè)內(nèi)部信息流通的對應(yīng)性，雙軌流轉(zhuǎn)則歸為雙軌管理，單軌流轉(zhuǎn)則歸為單軌管理，不同單元信息檔案的析出均與檔案管理系統(tǒng)有相應(yīng)的維持端口，通過端口可直接連通信息數(shù)據(jù)，完成線上檔案的及時保存和處理。其二，避免出現(xiàn)信息孤島，為后續(xù)建設(shè)信息共享平臺打好地基。內(nèi)部信息的流轉(zhuǎn)最終在檔案管理單元完成集合，而信息數(shù)據(jù)資源彼此之間缺乏必要的溝通機制，實現(xiàn)內(nèi)部信息化只是平臺建設(shè)的第一步。

（三）金字塔管理向扁平化管理轉(zhuǎn)型。數(shù)字資源的流通并不存在明顯的等級關(guān)系，又因為在數(shù)據(jù)資源電子化保存的過程中無法對檔案的原始價值進行呈現(xiàn)，因此檔案管理系統(tǒng)也無法實行金字塔式管理。金字塔管理是傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的執(zhí)行方式，自上而下根據(jù)檔案本身的價值進行劃分，對不同的檔案資源按照金字塔級別進行歸類。但是這種管理模式無法及時捕捉電子檔案信息，因為電子檔案缺乏實體支撐，可能在金字塔運行過程中丟失。在數(shù)字化時代，數(shù)據(jù)資源的流通在更為廣闊、平坦的空間，因此需要將金字塔管理向扁平化管理形式轉(zhuǎn)變，扁平化管理有兩點特征：（1）對內(nèi)管理扁平化，不同的數(shù)據(jù)資源，按照各自的歸檔需求進行歸類，保證真實性、安全性和長期可讀性，并與各自的資源流通渠道進行連接。除此之外，不對檔案的其他內(nèi)容進行過多干涉；（2）對外執(zhí)行扁平化，所有單元、項目、部門析出的檔案資源均通過平等、一致的渠道流向檔案管理系統(tǒng)，中間不對檔案內(nèi)容進行劃分，而是按照各自的匯總路線完成明顯信號的標記，之后將電子檔案根據(jù)其性質(zhì)進行歸類。

這樣的管理模式公平、公正、公開，符合電子檔案的保存需求，檔案不容易在缺乏實體支撐的情況下失去痕跡，造成檔案損失。數(shù)據(jù)信息數(shù)量越多，越需要穩(wěn)固窗口和匯總渠道，這是保障數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的關(guān)鍵。

四、結(jié)語

企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型符合時代發(fā)展要求，也滿足企業(yè)的發(fā)展需求。因此企業(yè)應(yīng)當充分了解數(shù)字經(jīng)濟時代大背景下，檔案管理的未來發(fā)展出路及具體轉(zhuǎn)型目標。檔案資源實現(xiàn)數(shù)字化、信息化發(fā)展是大勢所趨，單套制檔案管理系統(tǒng)是未來的主流管理內(nèi)容，企業(yè)當從管理手段開始轉(zhuǎn)型，進而牽動管理模式和管理制度，實現(xiàn)企業(yè)整體的數(shù)字化發(fā)展，體現(xiàn)企業(yè)在數(shù)字化時代下的實體驅(qū)動力。