建筑企業(yè)數(shù)字化檔案資源整合與服務(wù)機制研究
——以北京X公司為例

文/北京住總集團有限責(zé)任公司 馬昀禹

一、研究背景

建筑企業(yè)數(shù)字化檔案在建筑行業(yè)中得到了越來越廣泛的應(yīng)用，它不僅能夠提高建筑企業(yè)工作效率，降低企業(yè)管理成本，還能夠保障建筑項目的安全性和可靠性，防止信息泄露和損失。然而，在建筑企業(yè)數(shù)字化檔案的應(yīng)用過程中，由于數(shù)據(jù)來源不同、數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)內(nèi)容不一致等原因，數(shù)字化檔案資源的整合與服務(wù)變得尤為重要[1]。因此，如何有效地整合建筑企業(yè)數(shù)字化檔案資源，提高其利用價值，為建筑企業(yè)提供更好的服務(wù)機制，成了當(dāng)前建筑行業(yè)亟待解決的問題。研究建筑企業(yè)數(shù)字化檔案資源整合與服務(wù)機制，旨在通過對建筑企業(yè)數(shù)字化檔案資源的深入分析，探討數(shù)字化檔案資源整合的關(guān)鍵問題，建立建筑企業(yè)數(shù)字化檔案資源整合和服務(wù)機制，為建筑企業(yè)的數(shù)字化建設(shè)和智能化轉(zhuǎn)型提供技術(shù)和思路的支持[2]。具體來說，研究的主要目的和意義包括以下幾個方面：

首先，研究建筑企業(yè)數(shù)字化檔案資源整合與服務(wù)機制，有助于推進建筑企業(yè)數(shù)字化建設(shè)和智能化轉(zhuǎn)型。在當(dāng)今數(shù)字化時代，建筑企業(yè)數(shù)字化建設(shè)已成為行業(yè)發(fā)展的必然趨勢，數(shù)字化檔案資源整合與服務(wù)機制的研究和應(yīng)用，將會極大地促進建筑企業(yè)數(shù)字化建設(shè)和智能化轉(zhuǎn)型的實現(xiàn)[3]。其次，研究建筑企業(yè)數(shù)字化檔案資源整合與服務(wù)機制，有助于提高建筑企業(yè)的管理水平和工作效率。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字化檔案資源整合和服務(wù)機制能夠為建筑企業(yè)提供更加高效、智能、便捷的信息化服務(wù)，有利于建筑企業(yè)提高管理水平和工作效率，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。研究建筑企業(yè)數(shù)字化檔案資源整合與服務(wù)機制，有助于提高數(shù)字化檔案資源的利用效率和價值。數(shù)字化檔案資源整合和服務(wù)機制能夠?qū)⒎稚ⅰ⒉灰?guī)范的數(shù)字化檔案資源整合為一個統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息資源庫，從而提高數(shù)字化檔案資源的利用效率和價值，為建筑企業(yè)的信息化建設(shè)提供更好的保障[4]。

因此，建筑企業(yè)數(shù)字化檔案資源整合與服務(wù)機制研究具有重要意義。通過對數(shù)字化檔案資源的整合和服務(wù)機制的建立，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的快速檢索和高效利用，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)依據(jù)。本文以北京X 公司為例，對建筑企業(yè)數(shù)字化檔案資源整合與服務(wù)機制的研究進行探討，旨在為建筑企業(yè)數(shù)字化檔案管理提供借鑒和參考。

二、文獻綜述

建筑企業(yè)數(shù)字化檔案資源整合與服務(wù)機制的研究是近年來信息化建設(shè)領(lǐng)域的熱門課題。本文將對建筑企業(yè)數(shù)字化檔案資源整合與服務(wù)機制的研究進行闡述。

首先，在數(shù)字化檔案資源整合方面，國內(nèi)外學(xué)者在此方向上作出了許多積極的探索。近年來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化檔案資源整合技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用。國內(nèi)外學(xué)者在數(shù)字化檔案資源整合技術(shù)研究方面也做出了大量的工作，主要包括：文獻檢索系統(tǒng)、檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換技術(shù)、檔案元數(shù)據(jù)管理和檔案數(shù)字化儲存等方面。例如，學(xué)者吳敏明、潘國，主要研究數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)換技術(shù)和元數(shù)據(jù)管理[5]。美國的林琦等學(xué)者則主要研究數(shù)字化檔案的檢索系統(tǒng)和數(shù)字化儲存技術(shù)[6]。其次，關(guān)于數(shù)字化檔案資源服務(wù)機制的研究，也受到了學(xué)者們的關(guān)注。在數(shù)字化檔案資源服務(wù)機制的研究方面，主要包括：數(shù)字化檔案資源服務(wù)模式、數(shù)字化檔案資源服務(wù)平臺、數(shù)字化檔案資源服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等。例如，我國的劉紅云、李楠等學(xué)者主要研究數(shù)字化檔案資源服務(wù)平臺的建設(shè)，以及數(shù)字化檔案資源服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的制定[7]。美國的瑪麗·卡洛爾·拉扎弗德等學(xué)者則主要研究數(shù)字化檔案資源服務(wù)模式和數(shù)字化檔案資源服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)[8]。總的來說，目前國內(nèi)外學(xué)者對于建筑企業(yè)數(shù)字化檔案資源整合與服務(wù)機制的研究還處于初步階段。雖然已經(jīng)取得了一些成果，但是在數(shù)字化檔案資源整合和服務(wù)機制方面還存在一些問題和挑戰(zhàn)，例如，數(shù)字化檔案資源整合的難度較大，各類檔案資源之間的互通性有待改進，數(shù)字化檔案資源服務(wù)平臺的建設(shè)和數(shù)字化檔案資源服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的制定還需要進一步完善。

三、北京X 公司檔案數(shù)字化資源整合與服務(wù)機制存在的問題

隨著信息化、數(shù)字化的發(fā)展，越來越多的企業(yè)開始將企業(yè)檔案進行數(shù)字化處理，以提高信息的整合性、傳遞性和可利用性。北京X公司也不例外，該公司在數(shù)字化檔案方面進行了不少嘗試，但在實踐中也暴露出了一些問題。

（一）資源整合方面。在數(shù)字化檔案整合方面，北京X 公司存在資源分散、重復(fù)建設(shè)的問題。隨著企業(yè)規(guī)模的擴大和業(yè)務(wù)范圍的不斷拓展，該公司在不同的業(yè)務(wù)領(lǐng)域和部門中產(chǎn)生了大量的數(shù)字化檔案，但由于缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和管理，這些檔案往往存儲在不同的系統(tǒng)或存儲設(shè)備中，難以整合和利用。此外，由于缺乏有效的數(shù)字化檔案管理機制，有些重要的檔案甚至無法被找到或被刪除。具體如下：第一，數(shù)據(jù)安全存在隱患。北京X 公司在使用第三方檔案數(shù)字化的情況下，短短的一年內(nèi)，已經(jīng)發(fā)生了3 次的平臺故障。在平臺的網(wǎng)站和軟件崩潰期間，公司的運營平臺不能進行任何的數(shù)字化簽約、審核和查閱，也不能獲取任何公司的內(nèi)部數(shù)據(jù)。雖然只是因為系統(tǒng)更新造成的短暫故障，但平臺方并沒有給出相應(yīng)的解決辦法。如果因技術(shù)原因造成內(nèi)部信息遺失，北京X 公司將面臨高額的拖欠費用和難以彌補的聲譽損失。第二，存在數(shù)據(jù)外泄風(fēng)險。與以往公司人力資源的紙質(zhì)存儲相比，北京X 公司檔案管理系統(tǒng)面臨的最大風(fēng)險是其在信息化進程中存在人員信息泄露的問題。北京X 公司在將員工的個人信息和機密信息上傳至云端時，如果密碼被非法用戶破解，公司的所有信息都會被盜用。這就造成了企業(yè)大量的保密檔案被泄漏。所以，若不定期對平臺進行定期的維護和信息的安全管理，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露，企業(yè)就會失去對員工的信任，從而導(dǎo)致合法性的風(fēng)險。第三，平臺運營穩(wěn)定性差。北京X 公司的職工在通過第三方數(shù)字化設(shè)備進行手機應(yīng)用時，往往會發(fā)生閃退的情況。即便是在一個有良好信號的地方，工作人員也不能解決這個問題。此外，在平臺軟件緩解閃退的功能障礙后，員工需要再次登陸并緩存檔案資料，使員工查閱、下載等操作變得困難。所以，若不能及時解決該問題，會造成員工對該系統(tǒng)的使用效率不高的員工的負(fù)面心理。第三方的專業(yè)的檔案數(shù)字化服務(wù)平臺將會對本系統(tǒng)的軟件進行更新和維修。雖然可以最大限度地改善公司的運行環(huán)境，但在運行過程中，員工的手機可能會發(fā)生故障，必須將數(shù)字化檔案管理軟件都卸掉，然后重新安裝。所以，如果第三方平臺不能在后期提升整個系統(tǒng)的軟件質(zhì)量，那么公司的工作人員就會在軟件方面投入更多的精力，而不能充分發(fā)揮出數(shù)字化雇傭協(xié)議為員工節(jié)約時間的優(yōu)點。第四，人事專員業(yè)務(wù)能力較弱，本文對北京X 公司進行了與“數(shù)字化檔案相關(guān)問題”的網(wǎng)絡(luò)調(diào)查，結(jié)果顯示，在這421 位受訪者中，59.33%的職員在簽約過程中需要企業(yè)人事專員的協(xié)助辦理，但有41.77%的員工表示在簽訂數(shù)字化勞動合同的過程中，企業(yè)的人事專員是沒有為其提供幫助的。由此說明，企業(yè)人事專員對勞動者簽訂數(shù)字化勞動合同的過程重視度不高。77.12%的職工認(rèn)為，在簽署數(shù)字化的工作中不會遇到任何問題，而22.88%的人則認(rèn)為他們很難進行數(shù)字化工作。據(jù)這一類人員的信息顯示，簽約時，指定軟件下載不穩(wěn)定，手機難以綁定指定軟件，不熟練使用軟件的運行?？梢姡肆Y源檔案管理人員從側(cè)面幫助員工簽訂數(shù)字化合同。總之，在員工簽訂數(shù)字化勞動合同的時候，人力資源管理人員并沒有充分認(rèn)識到員工的協(xié)助、指導(dǎo)和答問工作的重要性，也從側(cè)面說明了人力資源管理人員缺乏對員工的指導(dǎo)和培訓(xùn)。

（二）服務(wù)機制方面。北京X 公司作為一家大型建筑公司，擁有大量的建筑項目和相關(guān)的文件和資料。為了更好地管理這些資料和文件，公司采用數(shù)字化檔案管理服務(wù)機制，但存在部分問題。第一，缺乏有效的數(shù)字化檔案管理策略和標(biāo)準(zhǔn)。缺乏明確的管理策略和標(biāo)準(zhǔn)可能會導(dǎo)致數(shù)字檔案管理的混亂和不一致性，這對于管理數(shù)字檔案的組織來說是一個巨大的挑戰(zhàn)。需要制定完善的數(shù)字化檔案管理策略和標(biāo)準(zhǔn)，以確保數(shù)字化檔案能夠被準(zhǔn)確地管理、保存、檢索和共享。第二，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的不完善。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的不完善導(dǎo)致數(shù)字化檔案無法被準(zhǔn)確地捕捉、存儲、索引和檢索。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該具有高效的數(shù)據(jù)管理和搜索功能，以確保數(shù)字化檔案能夠準(zhǔn)確地被捕捉、存儲、索引和檢索。第三，缺乏足夠的數(shù)字化檔案管理人員和技術(shù)支持。數(shù)字化檔案管理需要專業(yè)的人員和技術(shù)支持，以確保數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的正常運行和數(shù)字化檔案的安全。缺乏足夠的數(shù)字化檔案管理人員和技術(shù)支持可能導(dǎo)致數(shù)字化檔案的管理和維護出現(xiàn)問題。第四，數(shù)字化檔案的持續(xù)性和可訪問性問題。數(shù)字化檔案需要長期保存和可訪問，以確保數(shù)字化檔案的長期保存和使用。數(shù)字化檔案管理組織需要制定持續(xù)性和可訪問性策略，以確保數(shù)字化檔案的長期保存和使用。

四、北京X 公司檔案數(shù)字化資源整合與服務(wù)機制的優(yōu)化措施

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化檔案管理成為現(xiàn)代企業(yè)不可或缺的一部分。北京X 公司在數(shù)字化檔案管理方面取得了一定的進展，但仍然存在著資源整合和服務(wù)機制方面的問題。本文將從這兩個方面出發(fā)，提出優(yōu)化措施。

（一）資源整合方面。首先，建立完善的數(shù)字化檔案分類體系。北京X 公司需要建立一個完善的數(shù)字化檔案分類體系，使得數(shù)字化檔案可以按照一定的規(guī)則被存儲和歸檔[9]。建立一個規(guī)范的分類體系可以避免文件重復(fù)存儲、文件信息混亂等問題的出現(xiàn)。同時，數(shù)字化檔案分類體系的建立還可以為公司的業(yè)務(wù)管理提供便利。其次，統(tǒng)一數(shù)字化檔案管理平臺。北京X 公司需要統(tǒng)一數(shù)字化檔案管理平臺，將已有的數(shù)字化檔案整合到同一個平臺上進行管理。數(shù)字化檔案管理平臺應(yīng)當(dāng)具有良好的用戶體驗，可以提供快捷、準(zhǔn)確的檢索服務(wù)。統(tǒng)一數(shù)字化檔案管理平臺還可以避免多個平臺之間的沖突和數(shù)據(jù)不一致的情況。最后，加強數(shù)字化檔案備份和安全性管理。數(shù)字化檔案備份和安全性管理是企業(yè)數(shù)字化檔案管理的重要環(huán)節(jié)。北京X 公司需要建立完善的數(shù)字化檔案備份機制，確保數(shù)字化檔案的備份及時、完整、準(zhǔn)確。同時，數(shù)字化檔案管理平臺需要具有良好的安全性管理措施，保障數(shù)字化檔案的安全性。

（二）服務(wù)機制方面。第一，建立數(shù)字化檔案管理服務(wù)團隊[10]。為了提供更好的數(shù)字化檔案管理服務(wù)，北京X 公司需要建立數(shù)字化檔案管理服務(wù)團隊。團隊成員應(yīng)當(dāng)具備專業(yè)的數(shù)字化檔案管理知識和技能，并且可以提供快速、準(zhǔn)確的服務(wù)。數(shù)字化檔案管理服務(wù)團隊還可以通過培訓(xùn)和交流活動，增強員工數(shù)字化檔案管理意識和能力。第二，建立數(shù)字化檔案管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。北京X 公司需要建立數(shù)字化檔案管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，以規(guī)范數(shù)字化檔案管理服務(wù)流程。數(shù)字化檔案管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)包括數(shù)字化檔案管理服務(wù)流程、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)評估等內(nèi)容。數(shù)字化檔案管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的建立可以提高數(shù)字化檔案管理服務(wù)的質(zhì)量和效率。第三，改進檔案數(shù)字化的存儲方式。北京X 公司檔案數(shù)字化采用的存儲方式主要是硬盤和云盤。但硬盤的存儲方式存在著容量限制和數(shù)據(jù)易丟失的風(fēng)險，云盤的存儲方式存在著隱私安全的問題。因此，建議以考慮采用分布式存儲技術(shù)，將檔案數(shù)字化存儲在不同的節(jié)點上，以降低數(shù)據(jù)丟失和攻擊風(fēng)險，同時提高存儲容量[11]。第四，優(yōu)化檔案數(shù)字化的訪問權(quán)限。目前公司檔案數(shù)字化的訪問權(quán)限較為簡單，只有管理員和普通用戶兩種權(quán)限，且無法對不同的用戶進行更加細(xì)致的權(quán)限控制。因此，建議公司可以采用基于角色的訪問控制技術(shù)，對不同角色的用戶進行不同的權(quán)限控制。同時，還可以采用基于策略的訪問控制技術(shù)，實現(xiàn)更為精細(xì)的權(quán)限控制，保護檔案數(shù)字化的隱私和安全。第五，加強檔案數(shù)字化的安全保護。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化的安全問題日益凸顯[12]。因此，公司需要制定相關(guān)的安全保護措施，如制定完善的數(shù)據(jù)備份方案、建立數(shù)據(jù)安全監(jiān)控系統(tǒng)、加強網(wǎng)絡(luò)安全防護等。同時，還需要加強員工的安全意識培養(yǎng)，加強信息安全管理的意識和能力。