行政事業(yè)單位檔案管理工作研究

文/南昌市社會(huì)福利院 盧宇潔

南昌市兒童福利管理機(jī)構(gòu)是由民政部門設(shè)立的，負(fù)責(zé)收養(yǎng)、治療、教育、康復(fù)和安置孤殘兒童。為了保障兒童的健康成長(zhǎng)，管理機(jī)構(gòu)需要對(duì)他們的檔案進(jìn)行歸檔和存儲(chǔ)，包括他們的成長(zhǎng)經(jīng)歷、病史和出院情況等。因此，幼兒檔案管理是該部門的重點(diǎn)工作。兒童福利機(jī)構(gòu)檔案管理可分為對(duì)兒童福利機(jī)構(gòu)行政檔案的管理和對(duì)兒童福利機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案的管理。其中兒童福利機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理需要收錄院內(nèi)每個(gè)兒童的重要資料，對(duì)管理模式、保存方式安全度、檔案提取轉(zhuǎn)接都有一定的要求，是兒童福利院重要工作之一。

一、兒童福利機(jī)構(gòu)檔案管理信息化存在的問題

2019 年，我國檔案局發(fā)布了《兒童福利機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理》，以確保檔案的完整性和有效性[1]。經(jīng)相關(guān)部門認(rèn)真研究，并按照要求對(duì)南昌市兒童福利機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行了完善整改。南昌市兒童福利院按要求完成了相關(guān)工作并對(duì)以往的工作進(jìn)行分析總結(jié)，整合其他部門的檔案管理工作后認(rèn)為，檔案管理信息化是今后檔案管理工作的必由之路，只有不斷加強(qiáng)檔案管理信息化的進(jìn)度，并聯(lián)合其他部門對(duì)管理模式、管理體系、管理技術(shù)進(jìn)行升級(jí)才能與時(shí)俱進(jìn)更好的完成任務(wù)。但由于兒童福利院所管理的檔案具有管理群體特殊、形成過程復(fù)雜、具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義、需保存周期長(zhǎng)等特性，也在一定程度上增加了管理人員的管理難度。據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國大部分兒童福利院在檔案管理信息化工作中普遍存在以下問題。

（一）不重視檔案管理信息化的推進(jìn)。由于部分兒童福利院歷史悠久，管理方式陳舊，加上檔案信息化規(guī)定的實(shí)施，使得檔案數(shù)據(jù)無法有效得到利用，從而導(dǎo)致檔案管理工作人員缺乏重視，進(jìn)一步加劇了檔案管理信息化工作的推進(jìn)困難。由于缺少專業(yè)認(rèn)知能力，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)并不了解，加之資金匱乏、人員短缺，使得檔案管理機(jī)制不完善，行政事業(yè)單位信息化建設(shè)基礎(chǔ)薄弱，國家出臺(tái)的法律法規(guī)也過于宏觀，從而導(dǎo)致檔案管理信息化管理工作在實(shí)施過程中存在著諸多問題，無法得到有效的解決。例如行政單位之間檔案制作缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)致交接工作滯后。交接過程中缺乏管理規(guī)劃，出現(xiàn)各行政單位之間權(quán)責(zé)不明，出錯(cuò)之后相互推諉的現(xiàn)象。

（二）缺乏專業(yè)的人才隊(duì)伍。兒童福利院普遍存在兒童檔案管理工作人員配備不足的問題，由于工作人員缺乏專業(yè)性，常常出現(xiàn)耽誤資料的及時(shí)采集收錄、部分兒童資料缺失、編制檔案資料質(zhì)量低、檔案數(shù)據(jù)不精確等問題，進(jìn)一步導(dǎo)致兒童福利院檔案管理存在管理模式落后、管理技術(shù)陳舊、管理工作滯后、管理制度不完善等問題。

（三）缺乏與其他部門的聯(lián)動(dòng)性。孤殘兒童離開福利院后，兒童檔案管理處會(huì)根據(jù)檔案離開福利院的情況將其分為國外收養(yǎng)檔案、收養(yǎng)檔案和轉(zhuǎn)歸相關(guān)機(jī)構(gòu)保管，但是由于部分兒童檔案管理不規(guī)范，出現(xiàn)信息調(diào)取困難，各部門之間保管方式不同，交接過程中常出現(xiàn)各種問題，耽誤交接工作的推進(jìn)。

二、南昌市社會(huì)福利院檔案管理信息化的現(xiàn)狀

截至2023 年2 月，南昌市兒童福利院、南昌市老年養(yǎng)護(hù)院、紅谷灘區(qū)綜合福利院均在九龍湖全面施工中[2]。南昌市兒童福利院新址以讓更多孤殘兒童能夠得到救助和關(guān)愛為目標(biāo)，意在搭建一個(gè)既能高質(zhì)量滿足所收錄兒童生活、教育、醫(yī)療、康復(fù)等基本需求的兒童福利院，同時(shí)為了提升服務(wù)質(zhì)量，為兒童的康復(fù)訓(xùn)練、生活條件、生活水平提供更優(yōu)質(zhì)的環(huán)境，對(duì)基層兒童福利網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行了重新布局，并對(duì)管理方式和功能進(jìn)行了優(yōu)化與規(guī)范，大幅提升了兒童福利院的服務(wù)保障能力和水平。

根據(jù)兒童離開福利院的情況，將其歸類為收養(yǎng)檔案和轉(zhuǎn)歸相關(guān)機(jī)構(gòu)保管檔案，并將其入院前、入院后、離院后的信息歸檔，包括出生時(shí)間、殘疾狀況、照片、撿拾棄嬰證明、身體檢查記錄、成長(zhǎng)記錄以及離開福利院后的情況等。福利院兒童的健康狀況和福利水平受到醫(yī)療體檢、康復(fù)特訓(xùn)、家庭寄養(yǎng)和受教育記錄等原始憑證和歷史記錄的保護(hù)，這些記錄可以幫助追溯兒童的健康狀況，具有重要的歷史意義。

行政檔案是行政在公務(wù)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的歷史紀(jì)錄，《行政檔案管理規(guī)定》將加強(qiáng)檔案信息化工作納入行政電子政務(wù)和信息化總體規(guī)劃中，要求各部能重視檔案信息化工作，加強(qiáng)信息化建設(shè)、促進(jìn)檔案館信息化建設(shè)協(xié)調(diào)配合，實(shí)現(xiàn)各機(jī)構(gòu)之間系統(tǒng)互聯(lián)互通，資源共享共用。

通過推進(jìn)行政事業(yè)單位檔案管理信息化，可以有效提升檔案工作的科學(xué)性和規(guī)范性，充實(shí)我國檔案工作資源，為各項(xiàng)事業(yè)帶來更加有效的支持和服務(wù)。對(duì)比傳統(tǒng)的檔案管理方式，通過信息化的檔案管理方式可以將傳統(tǒng)檔案管理中的紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，有利于節(jié)省空間保障檔案的安全性實(shí)現(xiàn)行政單位綠色政務(wù)辦公，并且有利于工作人員對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)取，具有提高工作人員的工作效率、緩解工作人員的管理難度等特點(diǎn)。經(jīng)調(diào)查，南昌市大部分的兒童福利院存在檔案管理信息化意識(shí)不足，缺乏人才隊(duì)伍，缺乏相應(yīng)管理機(jī)制等問題，長(zhǎng)此以往，不利于兒童福利院檔案管理工作的推進(jìn)，亟需采取相應(yīng)措施實(shí)現(xiàn)兒童福利院檔案管理信息化。筆者以所在單位南昌市兒童福利院為案例，分析了南昌市社會(huì)福利院檔案管理信息化現(xiàn)狀，并提出了相應(yīng)的建議，以期能為南昌市其他類似機(jī)構(gòu)提供參考價(jià)值。

在近期部署推進(jìn)兒童業(yè)務(wù)檔案管理工作會(huì)議記錄中，南昌市兒童福利院仔細(xì)研讀了《兒童福利機(jī)構(gòu)管理辦法》《兒童福利機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》等文件，并根據(jù)相關(guān)管理辦法文件中的規(guī)定[3]，設(shè)立了兒童業(yè)務(wù)檔案室，并確認(rèn)了相應(yīng)的工作目標(biāo)：第一，檔案收集工作中要能做到一人一檔，每個(gè)檔案都有相應(yīng)的負(fù)責(zé)人收集整理。第二，各科室在相關(guān)檔案的收集、整理、歸檔過程中都要持嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度，保證信息的正確性、完整性做到應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收，做好自己的本職工作。第三，做好計(jì)劃，按要求完成工作任務(wù)，做到保質(zhì)保量不拖延，避免因時(shí)間問題而誤部分時(shí)效性資料無法收集的情況發(fā)生。第四，兒童業(yè)務(wù)檔案室要能隨時(shí)掌握檔案的處理情況，接受各科室部門的指導(dǎo)和監(jiān)督，積極配合相關(guān)工作。

三、南昌市兒童福利院檔案管理信息化工作建議

為了推進(jìn)各行政單位檔案管理工作順利推進(jìn)檔案局提出了以下建議：第一，高度重視檔案管理信息化工作；第二，積極響應(yīng)上級(jí)建章立制，統(tǒng)一集中管理要求，認(rèn)真研讀國家檔案管理規(guī)范；第三，建立檔案管理規(guī)范化體系，查缺補(bǔ)漏，處理好歷史遺留問題，補(bǔ)齊不完整檔案。筆者以南昌市兒童福利院檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，從促進(jìn)檔案規(guī)范化，促進(jìn)檔案收集系統(tǒng)化，促進(jìn)檔案保管精細(xì)化三個(gè)方面著手，為推進(jìn)南昌市兒童福利院檔案管理信息化建設(shè)工作，保障南昌市兒童福利院業(yè)務(wù)檔案管理工作安全有效的推進(jìn)，維護(hù)兒童合法權(quán)益，逐步提高兒童業(yè)務(wù)檔案管理水平，還參考了其他市電子檔案長(zhǎng)期安全保存管理方案的成功案例，提出了以下對(duì)策，具體內(nèi)容如下：

（一）多措并舉，保證將管理工作程序化、科學(xué)化、規(guī)范化。兒童福利機(jī)構(gòu)不是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)構(gòu)，而是需要與其他機(jī)構(gòu)緊密合作，以實(shí)現(xiàn)更高效的管理。因此，高層應(yīng)該根據(jù)上級(jí)發(fā)布的相關(guān)制度，采取正確的管理方式，深入理解國家出臺(tái)的法律法規(guī)，并組織協(xié)調(diào)各部門，定期整理、及時(shí)歸檔、規(guī)范轉(zhuǎn)接等工作，以保證兒童檔案的有效管理和使用。通過采取放管結(jié)合的方式，鼓勵(lì)檔案管理單位勇于探索、拓展檔案內(nèi)容，加快檔案管理信息化的步伐，以提升檔案管理水平。

（二）制定電子檔案長(zhǎng)期安全保存管理機(jī)制。1.結(jié)合數(shù)字化思維，構(gòu)建檔案管理新模式。電子商務(wù)文檔與原有載體文檔具備同樣法律效力，能以電子商務(wù)方式當(dāng)作證據(jù)使用，標(biāo)志著紙面資料的不可替代性正在逐漸消失。因此，電子商務(wù)文檔將變成未來檔案管理的主導(dǎo)，代替原有的紙面文檔。借鑒麗水市的信息歸檔模式，針對(duì)南昌市兒童福利院也可以創(chuàng)建出一套“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”電子歸檔模式。經(jīng)過仔細(xì)研究國家和省級(jí)檔案局的相關(guān)規(guī)定，積極尋求當(dāng)?shù)貦n案局的支持，充分利用現(xiàn)代數(shù)字化信息技術(shù)、現(xiàn)代數(shù)字化思想和現(xiàn)代數(shù)字化意識(shí)，將數(shù)字化、統(tǒng)一性和現(xiàn)代化融入文檔搜集、整合、保存、使用和轉(zhuǎn)移接受的整個(gè)過程中，以提高檔案管理的效率和質(zhì)量。并聯(lián)合其他行政事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)從上到下的電子檔案一鍵歸檔，單套保存模式；2.建立一個(gè)“1+10+N”檔案協(xié)同管理系統(tǒng)，以提升效率和便利性。構(gòu)建“1+10+N”檔案協(xié)同管理系統(tǒng)。既構(gòu)建以一個(gè)市為中心，以縣為單位，以縣域內(nèi)所有數(shù)字檔案室為最小單位的協(xié)同管理系統(tǒng)。采用這種方式，可以大大減少各單位購買存檔硬件和軟件設(shè)備的費(fèi)用，消除各行政檔案室之間的數(shù)據(jù)壁壘，并且能夠按照統(tǒng)一的操作流程和評(píng)估體系來管理全市各部門數(shù)據(jù)文檔。通過實(shí)施《檔案法》要求的“資源安全可靠、程式合理、要件正當(dāng)”，我們可以實(shí)現(xiàn)從上到下的檔案信息資源的共建共享，并且可以實(shí)行數(shù)據(jù)文檔的網(wǎng)上資源共享、出證和源頭可回溯等功能。為了保證《檔案法》文件協(xié)同管理系統(tǒng)的順利運(yùn)行，我們將對(duì)電子檔案的形成、歸檔、移送收集、檔案館保存和電子檔案利用等環(huán)節(jié)實(shí)施閉環(huán)管理，并加強(qiáng)安全可靠檢測(cè)，建立完善的制度保障，提高安全性，以保證信息系統(tǒng)的安全和安全可靠。權(quán)限人員可以輕松找到所需的信息；3.做好電子檔案長(zhǎng)期保存的保障工作。在相關(guān)檔案管理部門形成完整的歸檔模式、管理政策、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)后還要建立能長(zhǎng)期保存電子檔案的數(shù)據(jù)保全體系，做好電子檔案的備份、監(jiān)管工作，保證數(shù)據(jù)不會(huì)無故消失，丟失數(shù)據(jù)可找回。

（三）推進(jìn)星級(jí)檔案室的建立。數(shù)字化檔案室是“1+10+N”檔案協(xié)同管理系統(tǒng)中最基本也是最重要的單位元素，通過先試點(diǎn)再普及的方式推進(jìn)星級(jí)檔案室的建立，可以提高各機(jī)構(gòu)數(shù)字化檔案室的質(zhì)量，不僅有利于南昌市檔案管理系統(tǒng)的完善，也有利于各機(jī)構(gòu)單位在檔案工作管理中達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)重視、能按時(shí)完成檔案移交工作、能及時(shí)完成檔案整理，在日常的檔案管理工作中提高工作效率的要求。起到激勵(lì)各機(jī)構(gòu)能主動(dòng)積極地實(shí)施檔案工作規(guī)范活動(dòng)，加強(qiáng)檔案管理，切實(shí)提高檔案工作水平，嚴(yán)格進(jìn)行自查、自評(píng)、整改。

第一步，在創(chuàng)建星級(jí)文檔室的前期準(zhǔn)備階段，要明確指導(dǎo)，結(jié)合《檔案法》和《江蘇省檔案條例》，通過教育宣傳等方式提升所有工作人員的歸檔能力，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，建立完善的歸檔規(guī)章，優(yōu)化檔案工作機(jī)制，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)，以達(dá)到省五星級(jí)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并促進(jìn)整體水平的提升，從而實(shí)現(xiàn)星級(jí)文檔室的創(chuàng)建。通過科學(xué)管理和先進(jìn)的檔案管理，我們可以更好地為單位的工作提供服務(wù)。第二步，在實(shí)施階段，嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)劃仔細(xì)落實(shí)。首先，需要建立一個(gè)工作小組，明確各自的職責(zé)，并確保每個(gè)人都能夠負(fù)責(zé)檔案工作。接下來，需要調(diào)整檔案工作網(wǎng)絡(luò)，制定建設(shè)五星級(jí)檔案室的任務(wù)，并分解檔案室的設(shè)施和設(shè)備，以及各項(xiàng)工作所需的經(jīng)費(fèi)預(yù)算。最后就是完成檔案的收集、整理工作，并完善基礎(chǔ)臺(tái)賬、規(guī)劃檔案室、實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，接受驗(yàn)收。

（四）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。首先，通過引進(jìn)和培養(yǎng)優(yōu)秀的人才，不斷提升檔案管理信息化工作的能力，以確保檔案管理信息化建設(shè)項(xiàng)目的成功推進(jìn)；其次，通過具有針對(duì)性的培訓(xùn)方式提高專業(yè)人才對(duì)核心技術(shù)的把握程度，例如通過聘請(qǐng)專家進(jìn)行統(tǒng)籌指導(dǎo)，在根據(jù)具體要求配備相應(yīng)的技術(shù)人才、管理人才，發(fā)展單位內(nèi)的潛力人才來解決專業(yè)人才不足的問題；最后，對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們?cè)谌粘９ぷ髦心莒`活運(yùn)用這些技術(shù)，并能對(duì)歸檔范圍、歸檔材料要求、歸檔程序、業(yè)務(wù)歸檔應(yīng)遵守的相關(guān)規(guī)定有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí)，此外，可以和其他單位進(jìn)行交流合作，共同完成檔案信息化建設(shè)。

四、總結(jié)

本文旨在探討當(dāng)前兒童福利機(jī)構(gòu)檔案管理信息化存在的問題，并結(jié)合南昌市福利院的實(shí)際情況，提出一些建議。具體來說，我們建議參考國家和省級(jí)的檔案管理政策，并借鑒可參考案例，制定了具體的實(shí)施方案。要做到行政事業(yè)單位檔案管理信息化，必須配置系統(tǒng)的管理設(shè)備，形成規(guī)范化的管理機(jī)構(gòu)，并組建復(fù)合型的人員。在工作過程中，也要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)并改進(jìn)。