中職院校檔案管理創(chuàng)新方向探索

文/山東省臨沂衛(wèi)校 米堯勇

在現(xiàn)代化建設(shè)進程不斷加快的情況下，數(shù)字化、信息化的發(fā)展也得面臨著更好的機遇，尤其是數(shù)字化校園的建設(shè)，已經(jīng)成為目前各個中職院校重點關(guān)注的內(nèi)容。通過數(shù)字化檔案管理工作的有效開展，能夠在充分利用網(wǎng)絡(luò)資源、高新技術(shù)的基礎(chǔ)上，為全校師生提供更加全面的服務(wù)，這也是中職院校實現(xiàn)全面發(fā)展的必要條件。但是在實際創(chuàng)新過程中，要考慮的因素較多，包括思想意識、規(guī)章制度、信息安全等。因此，在了解相關(guān)因素的基礎(chǔ)上，有必要基于數(shù)字化校園考慮如何促進中職院校檔案管理實現(xiàn)創(chuàng)新，為檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展指明方向，進而更好地發(fā)揮檔案作用，為中職院校的積極發(fā)展和進步奠定良好的基礎(chǔ)。

一、數(shù)字化校園背景下中職院校檔案管理創(chuàng)新機遇

（一）符合學(xué)校管理需求。通過數(shù)字化技術(shù)來管理中職院校的檔案，不僅可以有效地滿足學(xué)校的管理需求，而且還能提升效率。檔案管理作為學(xué)校日常經(jīng)營、管理的重要環(huán)節(jié)之一，由于其自身具備較為突出的復(fù)雜性特點，一直以來都受到全社會的關(guān)注。管理好中職院校的檔案對于提高教學(xué)質(zhì)量至關(guān)重要[1]。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用可以促進專業(yè)建設(shè)，提升學(xué)校的整體水平。尤其是隨著社會對于職業(yè)人才需求不斷增大的背景下，適用于中職院校檔案管理工作的模式也開始得到積極開發(fā)和應(yīng)用。數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用，能夠在對檔案進行科學(xué)管理的同時，為專業(yè)建設(shè)提供基礎(chǔ)資料，為學(xué)校開展各類教育管理工作提供支持。數(shù)字化的檔案管理可以大大提高教學(xué)效率，并且可以更加直觀地反映學(xué)校教學(xué)的成果。如人才檔案可以幫助學(xué)校更好地了解學(xué)生的基本情況，從而更有針對性地進行教學(xué)評估；通過實施檔案管理數(shù)字化，可以使評估單位更加清晰地了解本校的人才培養(yǎng)情況，從而更好地評估本校的辦學(xué)水平；有效的人才管理模式也可以有效地反映出高等學(xué)校的現(xiàn)代化程度，可以作為評價高等學(xué)?，F(xiàn)代化水平的指標。

（二）提升檔案利用效率。通過采用數(shù)字化技術(shù)來管理中職院校的檔案，不僅可以滿足檔案利用的需求，而且還可以有效地提升檔案的開發(fā)和利用效率，從而避免浪費有價值的檔案資源。隨著科技的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不再適用。由于技術(shù)水平落后，檔案一旦歸檔就很難再調(diào)出，大大降低了它的利用率[2]。此外，紙質(zhì)檔案自身的獨占性特點，要求同一時間內(nèi)不能夠有兩個以上主體共享檔案重點信息。而在數(shù)字化校園的背景下，數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用可以實現(xiàn)對中職院校檔案的有效管理，也可以大大提升檔案的利用率，從而更好地滿足院校發(fā)展的需求。同時，數(shù)字化檔案的應(yīng)用，不管是學(xué)生檔案還是學(xué)校檔案，均能夠被需要者廣泛瀏覽，這對于更好地提升院校學(xué)生管理質(zhì)量、教育教學(xué)質(zhì)量、社會知名度，均有著很大的幫助。

（三）滿足時代發(fā)展要求。數(shù)字化對中職院校的檔案管理，首先體現(xiàn)在滿足時代發(fā)展需求的方面。由于經(jīng)濟社會對新型職業(yè)人員的需要量逐年增加，職教迎來了蓬勃發(fā)展的黃金時代，我國也越發(fā)重視職教[3]。為了適應(yīng)產(chǎn)業(yè)亟須的高技能、高技術(shù)、實用型的第一線人員，中職院校積極響應(yīng)“培養(yǎng)”“科研”“服務(wù)社會”“傳承”四大功能，并且加大檔案管理力度，以期達到更好地培養(yǎng)效果。由于經(jīng)濟社會的蓬勃發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)當前社會的要求，必須尋找新的解決方案。而在數(shù)字化校園的背景下，建立數(shù)字化、信息化檔案管理機制就顯得非常重要。這不僅是對以往檔案管理模式的一種改造，也是在充分利用網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)優(yōu)勢下，促進中職院校檔案管理工作找準創(chuàng)新方向的有效途徑。

二、中職院校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）認知不足，觀念落后。檔案管理工作是一項重要的工作，它既要記錄信息，又要為學(xué)校提供服務(wù)。然而，有些院校沒有真正意識到它的重要性，檔案管理工作在當今時代尤為重要[4]。檔案管理工作對于學(xué)院的發(fā)展至關(guān)重要，隨著時代的發(fā)展，許多中職院校的檔案管理已經(jīng)不再局限于紙質(zhì)文件，而是采用信息化存檔的方式。但是由于意識不足，不僅造成檔案管理工作無法實現(xiàn)創(chuàng)新，也阻礙了學(xué)校數(shù)字化的建設(shè)進程。

（二）體系不全，制度缺失。由于人力資源緊缺、學(xué)院財政狀況不佳等原因，部分工作人員無法及時跟上時代發(fā)展的步伐，導(dǎo)致檔案數(shù)字化管理的進程遭到了嚴重的阻礙。此外，學(xué)校檔案部門與一些行政管理職能之間的關(guān)系也不夠緊密，使得院校檔案管理工作的統(tǒng)一性、科技保障和信息安全管理受到了嚴重的限制[5]。這些問題與制度不夠完善、管理體系不夠健全均存在著一定的關(guān)系。此外，由于職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作需要更多的時間來實現(xiàn)正規(guī)化和制度建設(shè)，對于制度及時性、有效性的要求非常高，但是各項制度的制定和執(zhí)行卻無法落實在實際中，導(dǎo)致實際工作中出現(xiàn)相互推諉的問題，嚴重影響了數(shù)字化校園背景下檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展進程。

（三）人才匱乏，素質(zhì)較低。以往檔案管理對于管理人員的技能和能力沒有太高要求，但隨著社會和科技的進步，信息化和數(shù)字化已變成中職檔案管理崗位的必然趨勢。隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的發(fā)展，檔案管理人員卻沒有具備更高的管理水平和計算機操作技能，無法跟上時代的步伐，并利用領(lǐng)先的高新技術(shù)和現(xiàn)代化管理手段[6]。同時，學(xué)校對于建立一批具備管理、研究、服務(wù)和技術(shù)能力的歸檔隊伍也沒有給予高度重視，造成中職院校檔案管理工作的隊伍素質(zhì)不佳，無法勝任數(shù)字化校園背景下檔案管理的實際要求，進一步影響了檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展進程。

三、數(shù)字化校園背景下中職院校檔案管理創(chuàng)新方向

（一）樹立正確理念，強化基礎(chǔ)建設(shè)。為了提高中職院校檔案信息化管理的效率，應(yīng)該加強領(lǐng)導(dǎo)，增強對檔案管理工作的重視。為了更好地推動中職院校數(shù)字化校園建設(shè)，必須加強對數(shù)字化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)，進一步提高工作人員的專業(yè)技能，進一步提高檔案管理工作效率，進一步提高服務(wù)質(zhì)量。實踐過程中，應(yīng)該解放思想，分階段、分步驟、按計劃地推動檔案管理信息化的發(fā)展，以實現(xiàn)這一目標[7]。通過建立和實施完善的檔案管理程序等，積極推進共同統(tǒng)籌資源的建設(shè)，繼續(xù)開拓多樣化的會計信息獲得途徑。利用檔案信息資源，實現(xiàn)職能的深入發(fā)展，為學(xué)校管理和發(fā)展提供更加有效的服務(wù)。同時，要樹立正確的意識，積極加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。為了更好地實施檔案信息化管理工作，中職院校應(yīng)當積極引入現(xiàn)代化的信息技術(shù)設(shè)施和信息管理軟件體系，并納入校園信息化建設(shè)規(guī)劃中，以我國要求的標準進行文檔信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。形成具備中職院校特點的數(shù)字化軟件系統(tǒng)，不斷對院校自身的檔案資源數(shù)據(jù)庫、查詢管理系統(tǒng)進行建立和完善。以此保證能夠提升檔案信息化水平，促進電子化控制與檔案信息化的有機結(jié)合，進一步提高我們的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

（二）健全機制制度，形成管理網(wǎng)絡(luò)。為了確保各項數(shù)字化管理建設(shè)、實施能夠準確地落實在實際中，并發(fā)揮應(yīng)有的作用，需要構(gòu)建一個檔案管理網(wǎng)絡(luò)。這個網(wǎng)絡(luò)由學(xué)校辦公室的檔案室擔任頂層領(lǐng)導(dǎo)，其中包括院領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任。并且，學(xué)校各職務(wù)部門負責(zé)人也應(yīng)該承擔檔案保管責(zé)任。同時，為了保證這一過程順利進行，各職能部門應(yīng)指定一名工作人員負責(zé)收集檔案材料[8]。通過這些措施，可以構(gòu)建一個完善的檔案管理系統(tǒng)，可以有效地確定各職務(wù)管理部門負責(zé)收集和管理檔案的各項工作流程，避免分散管理帶來的問題，如上班拖延、疲勞等。此外，還要建立健全數(shù)字化檔案保管機制，從搜集、梳理、鑒別、立卷、管理、研究、統(tǒng)計、利用等各項工作領(lǐng)域方面都要有嚴密的規(guī)定，而且要嚴密地依照規(guī)定辦理，對于有保留價值的電子化物料，要按時予以接收和歸檔、備份。為了有效地推動檔案保管各項工作的規(guī)范性和制度標準化，各職責(zé)機關(guān)的重要主管應(yīng)當擔負起首要責(zé)任者的角色，專職檔案保管工作人員則應(yīng)當承擔直接責(zé)任，將檔案保管各項工作列入年度目標考核和黨員干部個別評優(yōu)考核內(nèi)容，以保證檔案管理各項工作的有效實施和規(guī)范運行。

（三）引進先進設(shè)備，更新管理系統(tǒng)。為了更好地管理文件，要引入先進的數(shù)字化設(shè)備、系統(tǒng)、軟件等方式，并且做好對應(yīng)的線路、系統(tǒng)建設(shè)等相關(guān)問題。確保機房電路處在安全水平，為后期技術(shù)設(shè)備的引入做好充分準備。并且，學(xué)校還將購置新型的智能化檔案館存儲設(shè)備，以適應(yīng)數(shù)字化發(fā)展的多種需求[9]。如智能設(shè)備平臺登錄、學(xué)員身份驗證、學(xué)生信息壓縮處理、自助報備、云端管理發(fā)布等，同時保證價格合理、質(zhì)量合格，以適應(yīng)不斷變化的數(shù)字化環(huán)境。如果條件允許，可以安裝備用電源裝置，以確保在斷電前能夠正常關(guān)閉設(shè)備，避免影響數(shù)據(jù)的安全保管。同時，在完成設(shè)備采購工作后，要確保機械設(shè)備可以獲得廠家的正確維修，增長其壽命，應(yīng)當與廠家簽訂維修合同和技術(shù)培訓(xùn)合同。此外，在引進設(shè)備后，學(xué)校檔案管理人員應(yīng)當將文檔根據(jù)類別、科科、名稱、年代、評價、備注等要素加以分門別類，以便在必要時可以迅速查找各種文檔。文檔室管理者應(yīng)當將互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字化文檔與大學(xué)網(wǎng)絡(luò)進行有效的鏈接，學(xué)員能夠通過學(xué)號、身份證號和密碼快速登錄，輕松獲取自己的文檔內(nèi)容，并且能夠打印和復(fù)制，從而滿足學(xué)生、教職工和學(xué)校對于在線檔案管理的需求，緩解文檔室壓力，提升效率。

（四）應(yīng)用安全措施，加強監(jiān)督控制。學(xué)校檔案數(shù)據(jù)是一種寶貴的現(xiàn)代社會教育資源，它不僅關(guān)乎學(xué)員、老師和教職工作者的自身隱私，也關(guān)乎其他機密，尤其是高等教育秘密和職業(yè)文檔更極易被他人濫用。因此，院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視安全管理措施的實施，以確保檔案信息的安全性。學(xué)校檔案信息管理措施旨在確保高校檔案信息系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)條件下的安全性，以及確保查閱者能夠有效地識別和保護檔案信息，因為一旦信息泄露，將會帶來不可逆轉(zhuǎn)的嚴重后果。然而，令人遺憾的是，目前大多數(shù)學(xué)校缺乏如何維護現(xiàn)代數(shù)字化歸檔信息系統(tǒng)的成功經(jīng)驗，使用的密碼技能較為單一，這使得LAN 管理無法充分發(fā)揮現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)點[10]。因此，為了解決這個難題，院校領(lǐng)導(dǎo)通過與科技公司協(xié)商，通過協(xié)商確定派人定期維護數(shù)字化管理檔案系統(tǒng)，并對其狀態(tài)進行二十四小時監(jiān)控。如果遭到網(wǎng)絡(luò)攻擊，技術(shù)企業(yè)的科技人員作為管理者可以予以打擊，以保證高校數(shù)學(xué)化檔案系統(tǒng)的安全性。同時，院校負責(zé)人在與技術(shù)機構(gòu)簽訂保護運行協(xié)定的時候，還要嚴格遵守保密工作條款，以確保信息安全，防止出現(xiàn)監(jiān)守自盜的情況。信息安全是當今社會發(fā)展的重要方向，只有加強信息安全管理，才能為高校師生創(chuàng)造更加安全、可靠的工作，從而更好地實現(xiàn)信息時代的變革目標。

（五）加強人才建設(shè)，完善管理隊伍。為了實施學(xué)校的文檔信息化管理工作，加大歸檔人才隊伍建設(shè)是至關(guān)重要的。因此，中職院校應(yīng)該給予檔案管理人才充足的支持，實施“引進來”和“走出去”戰(zhàn)略，為檔案管理崗位配備足夠的專業(yè)和兼職人員，以確保他們具備良好的崗位能力和豐富的工作經(jīng)驗，能夠勝任檔案信息化崗位。同時，為了達到檔案信息化建設(shè)的目標，不僅要招募具備專業(yè)知識、計算機技術(shù)和創(chuàng)新精神的新一代人才參與，還要對已有的專兼職檔案管理人員開展技術(shù)培訓(xùn)，采用技術(shù)培訓(xùn)、研修班、教學(xué)經(jīng)驗交流活動、行業(yè)專家引導(dǎo)等方式[11]。根據(jù)“提高素質(zhì)、精于經(jīng)營、嚴格監(jiān)督管理、優(yōu)良服務(wù)水平”的目標，分階段、分層級，按計劃、有步驟地開展業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn)。以進一步提高檔案管理人員的整體管理水平和質(zhì)量，從而達到檔案信息化建設(shè)的目標。通過進一步提高專兼職檔案人員的專業(yè)知識和技能，使管理人員能夠更好地適應(yīng)中職檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的需求。

四、結(jié)語

隨著經(jīng)濟和科技的飛速發(fā)展，采用數(shù)字化的方式來管理中職院校的檔案，已經(jīng)成為一項必不可少的任務(wù)。不僅能夠滿足時代發(fā)展的需求，而且還能夠提升中職學(xué)校的教育水平，同時也能夠有效提高檔案的利用率。盡管中職院校的檔案管理已經(jīng)進入信息化的時代，但由于管理人員的思維定式和管理知識的匱乏，仍然存在著諸多問題，如裝備不足、人員缺乏、安全漏洞等。因此，為了更好地應(yīng)對信息數(shù)字化時代的挑戰(zhàn)，必須從思想意識、管理制度、設(shè)備引進、安全防護、人才等幾個層面著手，全面推進檔案管理工作，為檔案管理創(chuàng)新方向提供正確的指引。