緊密型醫(yī)聯(lián)體綜合檔案同質(zhì)化管理探析

文/連云港市第一人民醫(yī)院 王龍 仲偉茂 高峰

國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于推進醫(yī)療聯(lián)合體建設(shè)和發(fā)展的指導(dǎo)意見》要求，醫(yī)聯(lián)體應(yīng)將同質(zhì)化作為醫(yī)療質(zhì)量管理的重要舉措[1]。目前，圍繞醫(yī)聯(lián)體同質(zhì)化管理的研究主要集中在醫(yī)療、護理、財務(wù)、感染管理、診療服務(wù)、醫(yī)院文化等方面，但對醫(yī)院綜合檔案同質(zhì)化管理的研究成果較少。朱俊義[2]、孫歡歡[3]等人分別以高效附屬醫(yī)院和縣域醫(yī)共體為研究對象，探討了臨床教學(xué)檔案和人事檔案同質(zhì)化管理的策略，但均只是從單個方面開展研究，未能關(guān)注綜合檔案的整體性和全面性，這為本文預(yù)留了進一步研究空間。

一、醫(yī)聯(lián)體內(nèi)醫(yī)院綜合檔案工作面臨的問題

醫(yī)聯(lián)體在發(fā)展過程中存在管理體制與運行機制創(chuàng)新不夠、內(nèi)部管理同質(zhì)化難度較大、內(nèi)部協(xié)同能力和信息互聯(lián)互通程度不高等矛盾，醫(yī)聯(lián)體發(fā)展不平衡不充分的問題突出[4]。在醫(yī)聯(lián)體內(nèi)推行綜合檔案同質(zhì)化管理，同樣存在較多困難和不少阻力，具體表現(xiàn)為：

（一）思想認識不一，對醫(yī)聯(lián)體認同度不高。黃欽等以福建省某三級甲等醫(yī)院牽頭組建的醫(yī)聯(lián)體為例，指出在醫(yī)聯(lián)體內(nèi)因構(gòu)成單位的資金、資產(chǎn)、人員投入、補償方式、職工薪資都不盡相同，導(dǎo)致職工利益不平衡，認同度不高[5]。趙巖等以黑龍江省某三級醫(yī)院為核心的醫(yī)聯(lián)體醫(yī)務(wù)人員作為調(diào)查對象，通過問卷調(diào)查研究結(jié)果顯示，不同級別醫(yī)療機構(gòu)對于醫(yī)聯(lián)體的認知情況存在很大差別，整體認知度仍有待提高[6]。沒有共同的價值認同，就很難形成默契緊密的合作關(guān)系，綜合檔案同質(zhì)化管理也就難以取得實效。

（二）檔案基礎(chǔ)不同，對檔案工作認識不足。醫(yī)院有著鮮明的行業(yè)特點，工作重點在醫(yī)教研，且普遍存在重視醫(yī)療工作、輕視檔案的管理理念。突出表現(xiàn)在：因醫(yī)療用房緊張而擠占檔案用房，庫房、辦公、閱覽不能實現(xiàn)三分開；醫(yī)院檔案人員大多為兼職或其他崗位調(diào)職，缺乏專業(yè)知識技能[7]；醫(yī)院檔案工作信息化水平不高，相當(dāng)一部分醫(yī)院僅做到檔案目錄的電子化，檔案管理還處于“手工”時代[8]。

（三）管理意識不強，對人財物投入不大。醫(yī)院檔案管理不能為醫(yī)院創(chuàng)造直接經(jīng)濟效益，甚至消耗醫(yī)院建設(shè)成本，致使醫(yī)院對檔案管理的投入少、關(guān)注少，醫(yī)院檔案管理工作環(huán)境差，軟、硬件設(shè)施陳舊，人員配備不足，嚴重影響了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展速度[9]。

事實上，醫(yī)聯(lián)體有緊密型、半緊密型和松散型三種主要類型，基于上述問題分析，若在醫(yī)聯(lián)體內(nèi)推行綜合檔案同質(zhì)化管理，應(yīng)優(yōu)先選擇人、財、物緊密捆綁在一起的緊密型醫(yī)聯(lián)體。本研究以連云港市第一人民醫(yī)院緊密型醫(yī)聯(lián)體（以下簡稱連一醫(yī)醫(yī)聯(lián)體）為例，闡述該醫(yī)聯(lián)體在綜合檔案同質(zhì)化管理方面的工作舉措，以期為同類型醫(yī)聯(lián)體提供經(jīng)驗借鑒。

二、緊密型醫(yī)聯(lián)體綜合檔案同質(zhì)化管理實施的路徑

（一）推進緊密型醫(yī)聯(lián)體檔案治理體系建設(shè)。1.成立專職機構(gòu)，健全組織框架。連云港市第一人民醫(yī)院于2005 年12 月組建綜合檔案室，負責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計、開發(fā)利用全院在醫(yī)教研防等各項工作中形成的檔案[10]。2011 年10 月，連一醫(yī)醫(yī)聯(lián)體成立后，市口腔醫(yī)院、市兒童醫(yī)院、市腦科醫(yī)院、市心血管病醫(yī)院、市老年病醫(yī)院相繼加入該醫(yī)聯(lián)體。該綜合檔案室兼具對醫(yī)聯(lián)體內(nèi)各醫(yī)院形成的文件材料的收集、整理、立卷及歸檔工作的監(jiān)督、指導(dǎo)職能。為進一步提高該醫(yī)聯(lián)體檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理水平，更好地為醫(yī)聯(lián)體業(yè)務(wù)發(fā)展和質(zhì)量提升服務(wù)，綜合檔案室持續(xù)健全完善緊密型醫(yī)聯(lián)體檔案管理組織框架，因地制宜地調(diào)整網(wǎng)絡(luò)圖，明確了檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)和任務(wù)清單；2.學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，制定制度流程。結(jié)合檔案普法規(guī)劃的實施，利用醫(yī)聯(lián)體召開的辦公室主任工作例會、市級繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育培訓(xùn)班以及醫(yī)聯(lián)體報刊、網(wǎng)站等渠道，扎實深入地開展檔案法治宣傳教育活動，大力宣傳學(xué)習(xí)《檔案法》《檔案法實施辦法》《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》《江蘇省檔案管理條例》等法律法規(guī)、業(yè)務(wù)規(guī)范和檔案工作政策文件，傳播檔案法治文化。此外，檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組結(jié)合醫(yī)聯(lián)體實際情況，科學(xué)合理地制定《緊密型醫(yī)聯(lián)體檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖》《緊密型醫(yī)聯(lián)體文件材料歸檔范圍、分類方案和保管期限表》等，修訂醫(yī)聯(lián)體綜合檔案管理制度、檔案移交制度、檔案保密制度等，加快構(gòu)建內(nèi)容科學(xué)、程序嚴密、配套完備、運行有效的檔案管理制度規(guī)范體系[11]。

（二）推進緊密型醫(yī)聯(lián)體檔案資源體系建設(shè)。1.分層劃定各成員單位歸檔范圍。醫(yī)聯(lián)體以構(gòu)建完整反映各自醫(yī)院發(fā)展脈絡(luò)、內(nèi)容齊全、結(jié)構(gòu)合理、具有明顯自身特色的室藏體系為目標(biāo)，根據(jù)《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》等規(guī)章，分別劃定各成員單位各類文件材料的歸檔范圍、分類方案和檔案保管期限表等，有章可循地開展檔案收集整理工作；2.分級管理不同門類檔案。連云港市第一人民醫(yī)院作為牽頭單位，除了做好本院的文書、科研、聲像、實物檔案等收集整理歸檔外，還對市口腔醫(yī)院、市兒童醫(yī)院等5 家單位的財會、基建、設(shè)備、人事、新冠肺炎疫情防控等檔案實行統(tǒng)一管理，同時對5 家單位的文書、科研、聲像、實物檔案等收集整理工作進行監(jiān)督指導(dǎo)，確保成員單位的檔案工作與牽頭醫(yī)院的檔案工作同規(guī)劃、同部署、同落實，做到全覆蓋。

為保障檔案工作同質(zhì)化的順利實施，醫(yī)聯(lián)體管理辦公室建立了檔案工作目標(biāo)管理責(zé)任制，完善檔案工作考核獎懲辦法和責(zé)任追究制度，將文件材料的收集、整理和歸檔工作納入醫(yī)聯(lián)體綜合目標(biāo)考核指標(biāo)體系，充分發(fā)揮考核的導(dǎo)向作用，確保檔案同質(zhì)化工作目標(biāo)任務(wù)落地生根、不流于形式。

（三）推進緊密型醫(yī)聯(lián)體檔案利用體系建設(shè)。在推進檔案利用體系建設(shè)工作上，連一醫(yī)醫(yī)聯(lián)體全方位、多角度地加強對檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發(fā)，推出院志、醫(yī)聯(lián)體大事記、專科醫(yī)院轉(zhuǎn)設(shè)三級醫(yī)院規(guī)章制度匯編、醫(yī)療質(zhì)量持續(xù)改進范例匯編、科研成果覽萃、醫(yī)療技術(shù)發(fā)展史等一批有檔案特色、有資政參考作用的檔案編研成果和檔案文化品牌。

依托連一醫(yī)醫(yī)聯(lián)體室藏檔案資源，建成院史館，布展內(nèi)容對醫(yī)聯(lián)體在學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)、對口幫扶、同質(zhì)管理、設(shè)備引進、文化建設(shè)等工作取得的顯著成績均有展示。連云港市第一人民醫(yī)院創(chuàng)始人之一——劉一麟是我市現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的奠基人，也是留德醫(yī)學(xué)博士、兒科著名專家。連云港市第一人民醫(yī)院與市兒童醫(yī)院對其生平事跡進行了深度挖掘，高度提煉出“愛祖國、愛家鄉(xiāng)、愛人民”的家國情懷，聯(lián)合申報的劉一麟檔案被評為第一批連云港市級珍貴檔案文獻。建立名人全宗檔案，包括劉一麟自傳材料、聲像材料、各類獎狀證書、宣傳報道材料、出版的人物傳記等。建成劉一麟生平事跡陳列室，簡要介紹了劉一麟平凡而光輝的人生歷程。

（四）推進緊密型醫(yī)聯(lián)體檔案安全體系建設(shè)。1.在檔案保管方面，規(guī)范建設(shè)檔案庫房。醫(yī)聯(lián)體嚴格按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》等規(guī)章制度，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化新建檔案庫房。構(gòu)建人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全防范體系，加強庫房管理，配齊溫濕度測記儀器、溫濕度控制設(shè)備(空調(diào)、除濕機等)、吸塵器、消防設(shè)備等防護設(shè)施，做好庫房“八防”工作，配備符合要求的檔案裝具，完善防災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，定期檢查檔案，確保檔案實體和檔案信息絕對安全；建立了符合規(guī)范要求的全宗卷和清晰、準(zhǔn)確地存放示意圖；積極采用新技術(shù)、新方法，開展對室藏破損、褪變檔案的搶救和修復(fù)工作[11]。2.在電子文件防護方面，科學(xué)采用信息技術(shù)。各成員單位嚴格按照《電子文件管理辦法》的要求，認真管理電子文件，保證電子文件安全。連云港市第一人民醫(yī)院與某檔案科技有限公司開展長期業(yè)務(wù)合作，定制開發(fā)數(shù)據(jù)安全控制系統(tǒng)，該系統(tǒng)是基于用戶身份認證、訪問權(quán)限確認之上的更高級、更深層次的安全控制系統(tǒng)，可防止各種電子檔案文件被非法獲取和擴散。該項舉措在醫(yī)聯(lián)體范圍內(nèi)同步同質(zhì)推廣實施。同時，在醫(yī)聯(lián)體辦公自動化系統(tǒng)（OA）和業(yè)務(wù)系統(tǒng)中設(shè)有檔案管理功能模塊，并與檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對接、兼容互通，做到安全保密的同時，還可以實現(xiàn)在線歸檔等功能。

（五）推進緊密型醫(yī)聯(lián)體檔案支撐體系建設(shè)。1.努力打造檔案人才隊伍。連一醫(yī)醫(yī)聯(lián)體始終堅持人才優(yōu)先發(fā)展戰(zhàn)略，把隊伍建設(shè)作為檔案事業(yè)長遠發(fā)展的關(guān)鍵所在，配齊配強專業(yè)結(jié)構(gòu)合理、滿足工作需要的專兼職檔案人員，健全醫(yī)聯(lián)體檔案管理網(wǎng)絡(luò)[10]。檔案管理同質(zhì)化，更需要對檔案工作人員的專業(yè)技能進行同質(zhì)化培訓(xùn)、教育。為此，制定完善了醫(yī)聯(lián)體內(nèi)檔案專兼職人員繼續(xù)教育制度，積極組織專兼職檔案人員參加省市檔案管理培訓(xùn)班、省檔案人員遠程教育培訓(xùn)等，不斷加強檔案管理新知識、新技術(shù)培訓(xùn)。2.持續(xù)增加檔案經(jīng)費投入。經(jīng)費保障是提升檔案管理能力的重要支撐。按照連一醫(yī)醫(yī)聯(lián)體章程和管理費收取使用管理辦法，醫(yī)聯(lián)體管理辦公室根據(jù)各成員單位檔案工作需要，統(tǒng)籌科學(xué)編制檔案庫房建設(shè)、設(shè)備添置、信息化項目、人員培訓(xùn)等經(jīng)費使用預(yù)算，確保檔案工作同質(zhì)化管理工作順利開展實施。3.著力提升信息化水平。一是堅持檔案信息化建設(shè)與醫(yī)聯(lián)體信息化建設(shè)同步規(guī)劃實施。將檔案信息化建設(shè)納入醫(yī)聯(lián)體信息化建設(shè)整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實施，努力實現(xiàn)檔案存儲數(shù)字化、管理現(xiàn)代化、利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。各成員單位均配備了計算機、光盤刻錄機、復(fù)印掃描一體機、單反相機、攝像機、檔案工作專用服務(wù)器等檔案信息化設(shè)備，配備了符合要求的檔案信息管理系統(tǒng)，檔案工作各環(huán)節(jié)運用計算機管理，檔案信息管理系統(tǒng)的各項功能得到充分應(yīng)用。二是積極開展檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。根據(jù)《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》的要求和各成員單位的實際情況，研究制訂了切實可行的室藏檔案數(shù)字化方案，在建成室藏全部檔案的文件級目錄數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，有序完成了室藏檔案數(shù)字化工作，建立了紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫和音像檔案多媒體數(shù)據(jù)庫，可登錄檔案信息管理系統(tǒng)并在內(nèi)部局域網(wǎng)上查閱檔案目錄和全文，充分滿足各科室工作需要[11]，初步形成了以數(shù)字資源為基礎(chǔ)、安全管理為保障、遠程利用為目標(biāo)的數(shù)字檔案室體系，初步建立了覆蓋全成員單位的數(shù)字檔案資源管理與共享網(wǎng)絡(luò)體系，推動檔案室實現(xiàn)由傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)型升級。建立健全電子文件歸檔管理制度，認真做好電子文件采集、接收與管理工作，確保了電子文件的真實性、完整性、有效性和安全性。

三、結(jié)語

新時代賦予醫(yī)院檔案管理工作新的使命和責(zé)任，面對不同結(jié)構(gòu)形式的醫(yī)療聯(lián)合體，要在檔案同質(zhì)化管理工作上有突破有創(chuàng)新，就需要積極主動應(yīng)對醫(yī)聯(lián)體成員單位迫切的業(yè)務(wù)發(fā)展需求，努力尋找不同級別、不同檔案工作基礎(chǔ)醫(yī)院與同質(zhì)化管理手段之間的契合點。連一醫(yī)醫(yī)聯(lián)體在推行檔案同質(zhì)化管理工作上做出一定程度的有益探索，以期為同類型醫(yī)聯(lián)體檔案建設(shè)提供經(jīng)驗參考和解決方案，共同推進檔案事業(yè)在更深層次、更廣領(lǐng)域、更多維度上的融合發(fā)展，協(xié)同發(fā)展。