淺議企業(yè)檔案管理工作

文/國能神東煤炭集團(tuán)公司 范海斌；中國神華集團(tuán)股份有限責(zé)任公司 焦揚(yáng)

檔案實(shí)體管理正在向資產(chǎn)管理轉(zhuǎn)變，檔案的資源屬性越來越明顯，檔案服務(wù)企業(yè)經(jīng)營和生產(chǎn)的作用越發(fā)突出。但大部分企業(yè)的檔案管理部門從設(shè)立之初僅承擔(dān)公司級(jí)檔案的保管職能，各方面基礎(chǔ)都較為薄弱，從實(shí)際效能上，距離收集齊全、各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備配套完善、人員配屬到位、資源開發(fā)深入的要求尚有距離。

隨著企業(yè)存續(xù)時(shí)間的加長，以大數(shù)據(jù)為主要特征的信息化技術(shù)的進(jìn)步，都對(duì)傳統(tǒng)的檔案工作提出了新要求，檔案工作進(jìn)入了新時(shí)代，面臨新形勢、新挑戰(zhàn)，建設(shè)世界一流企業(yè)是大多數(shù)企業(yè)的愿景，然而一流企業(yè)需要與之適配的檔案管理工作。

一、企業(yè)檔案管理工作存在的問題和原因

檔案工作的目的是客觀記錄歷史，發(fā)揮資源的內(nèi)在價(jià)值，傳承載體的內(nèi)蘊(yùn)文化。與現(xiàn)代技術(shù)接軌，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，是檔案工作的未來之路。但是源于檔案工作價(jià)值體現(xiàn)的滯后性和非生產(chǎn)性，也歸咎于檔案工作的投入產(chǎn)出不夠上。檔案工作長期積弱，限制了檔案價(jià)值的發(fā)揮，雖然為檔案工作的創(chuàng)新和發(fā)展提供了無限可能與空間，但也使檔案工作在企業(yè)中長期發(fā)展中被邊緣化。筆者通過對(duì)諸多煤炭企業(yè)進(jìn)行基層調(diào)研、與檔案員座談、實(shí)地考察等形式，梳理總結(jié)相關(guān)企業(yè)檔案工作存在以下共性問題，并對(duì)相應(yīng)問題進(jìn)行了原因分析：

1.基層檔案管理員有效履職時(shí)間不足。調(diào)研對(duì)象單位包括機(jī)關(guān)單位17個(gè)和二級(jí)單位45個(gè)，專兼職檔案人員共計(jì)62 人，投入檔案管理工作的有效時(shí)間嚴(yán)重不足，影響了基層檔案工作的成效，包括重要檔案收集不全、整理滯后和利用不足等。原因?yàn)椋海?）客觀上基層檔案員多身兼數(shù)職，分身乏術(shù)；（2）主觀上是相關(guān)人員包括領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不足，精力分配少。

2.基層檔案管理員缺乏有針對(duì)性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)工作能力不足。企業(yè)的集中培訓(xùn)和地方檔案管理部門指導(dǎo)偏理論居多，未能有效解決基層檔案員收集、管理中的實(shí)際問題，影響了工作效率和成效。原因?yàn)椋海?）業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員缺乏對(duì)基層工作的了解，不能在指導(dǎo)中有效結(jié)合工作實(shí)際；（2）基層人員檔案業(yè)務(wù)理論基層較為薄弱，難以自己創(chuàng)新工作方法；（3）檔案工作人員走出去的較少，眼界不寬，積累不夠。

3.檔案工作中整體上存在人才資源浪費(fèi)。調(diào)研專兼職檔案人員128 人，大專以上學(xué)歷占90%，多數(shù)人多數(shù)時(shí)間都在做單調(diào)重復(fù)的低技術(shù)含量工作，理論研究和資源開發(fā)及宣傳培訓(xùn)等有深度工作開展較少，這是人才資源的浪費(fèi)[1]。原因有：（1）重復(fù)性的整理工作是必要的基礎(chǔ)性工作，但未有替代性技術(shù)手段提高其效率；（2）檔案行業(yè)的相對(duì)封閉性工作慣性使人員的工作創(chuàng)新積極性不高；（3）人員缺乏開展深度工作的時(shí)間和動(dòng)力。

4.實(shí)體檔案整體上存在收集不齊全的情況。根據(jù)借閱情況匯總分析，企業(yè)本部及基層均存在實(shí)體檔案移交不齊全的情況，包括部分重要文件、照片、影視頻或者實(shí)物等。原因有：（1）檔案的形成者缺乏歸檔意識(shí)，重要檔案留存?zhèn)€人手中甚至遺失；（2）檔案員對(duì)檔案形成過程往往不掌握，無法進(jìn)行有效催收。檔案工作的機(jī)制使檔案收集的缺失很難即時(shí)體現(xiàn)；（3）標(biāo)準(zhǔn)范圍不明不細(xì)導(dǎo)致部分檔案的無意識(shí)性流失。

5.電子檔案未能有效收集。有實(shí)體檔案對(duì)應(yīng)的電子檔案目前情況尚可，無實(shí)體檔案對(duì)應(yīng)的電子檔案收集存在大片空白和管理風(fēng)險(xiǎn)，包括網(wǎng)站信息、工業(yè)數(shù)據(jù)、系統(tǒng)數(shù)據(jù)等。原因有：（1）信息發(fā)展改變了工作模式，超出了檔案傳統(tǒng)收集的范疇，如網(wǎng)購；（2）電子檔案收集缺乏細(xì)致的操作規(guī)范，如數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)際收集存在難度；（3）電子檔案收集超出檔案工作現(xiàn)有職能，檔案部門缺人力。

6.實(shí)體檔案管理存在安全隱患。企業(yè)和基層檔案室實(shí)體檔案管理安全隱患有共性，主要存在于溫濕度、防蟲、防塵及特殊載體檔案管理上。溫濕度大多庫房不達(dá)標(biāo)，長期積累影響檔案實(shí)體壽命。防蟲和防塵大多庫房未定期進(jìn)行，檔案介質(zhì)存在受損的隱患。特殊載體檔案存放環(huán)境的溫度和濕度以及裝備未達(dá)到規(guī)范要求，沒有進(jìn)行定期檢查和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移。原因有：（1）庫房設(shè)施設(shè)備配備不到位是關(guān)鍵，是直接原因；（2）檔案管理職責(zé)履行不足是主觀原因；（3）特殊載體的讀取設(shè)備缺乏是現(xiàn)實(shí)原因。

7.檔案信息化建設(shè)嚴(yán)重滯后。企業(yè)的檔案信息化停留在初級(jí)階段，與國家檔案局下發(fā)的《企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)指南》中的要求有差距，檔案的管理和發(fā)展整體上落后于工業(yè)和信息技術(shù)的發(fā)展，從資源上和技術(shù)職稱上限制了檔案工作效率的提升和檔案價(jià)值的發(fā)揮。包括系統(tǒng)功能落后、數(shù)據(jù)管理和分析及轉(zhuǎn)化不足。原因有：（1）設(shè)施設(shè)備投入不足；（2）信息技術(shù)的發(fā)展未在檔案工作上充分發(fā)揮效用；（3）信息標(biāo)準(zhǔn)缺乏實(shí)施規(guī)范，人力不足限制理論研究。

8.缺乏深入的理論研究，工作規(guī)程不夠細(xì)致規(guī)范。目前的檔案規(guī)程對(duì)人員的主觀性要求高，實(shí)際操作存在差異，不易復(fù)刻推廣，實(shí)際工作中影響工作效率的提升。原因有：（1）工作慣性使人員創(chuàng)新意識(shí)缺乏；（2）人員缺乏梳理總結(jié)已固化工作經(jīng)驗(yàn)的思維；（3）人員缺乏研究的時(shí)間和動(dòng)力。

9.檔案資源開發(fā)不足。檔案資源利用尚停留在基礎(chǔ)的查詢，未對(duì)現(xiàn)有檔案資源進(jìn)行深入開發(fā)，不能夠提供更深層次的服務(wù)。如深度的有重大價(jià)值的編研匯編、修史立志等。原因有：（1）信息化滯后，缺乏現(xiàn)代化的編研手段，編研耗時(shí)巨大；（2）缺乏可以研究的人才和時(shí)間。

10.檔案價(jià)值發(fā)揮不夠。檔案價(jià)值發(fā)揮尚局限在直接的憑據(jù)方面，民生檔案利用占比較大，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和決策提供參考、為日常工作提供支撐和支持等效能發(fā)揮不足，檔案價(jià)值依然以被動(dòng)式發(fā)揮為主，檔案的其他屬性價(jià)值，如政治、文化屬性等幾乎未得到發(fā)揮。原因有：（1）檔案意識(shí)不足，大多利用者無依靠檔案的工作習(xí)慣；（2）大多利用者認(rèn)為利用檔案麻煩耗時(shí)，不利用；（3）檔案管理人員檔案資源開發(fā)不夠，未打造出特色檔案產(chǎn)品體系；（4）檔案理論研究者缺乏，無有效的檔案價(jià)值發(fā)揮思路和開發(fā)時(shí)間。

11.檔案隊(duì)伍整體士氣不高。檔案工作不即時(shí)體現(xiàn)直接效益，檔案隊(duì)伍士氣不高原因較多，主要有：檔案人員待遇低、個(gè)人職業(yè)發(fā)展面窄、檔案工作邊緣化、檔案管理職能不能有效履行等。

二、解決思路

（一）整體思路。通過加強(qiáng)創(chuàng)新、設(shè)施投入和提高人員工作效率，用技術(shù)手段代替人力，逐步將人員從重復(fù)單一工作中解放。引導(dǎo)人員進(jìn)行檔案標(biāo)準(zhǔn)修訂、資源開發(fā)、理論研究和價(jià)值挖掘的工作。在傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)上把檔案工作重心轉(zhuǎn)向資源、文化、價(jià)值和標(biāo)準(zhǔn)，完成理論引領(lǐng)、標(biāo)準(zhǔn)輸出、文化傳播、價(jià)值創(chuàng)造的轉(zhuǎn)型。將行業(yè)內(nèi)定型的標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)驗(yàn)和研究成果及時(shí)向基層和相關(guān)部門推廣，推動(dòng)整體做強(qiáng)，打造領(lǐng)軍行業(yè)內(nèi)的標(biāo)桿檔案館。將企業(yè)檔案館定位為能夠完成資源積累，能夠進(jìn)行價(jià)值創(chuàng)造，能夠有效地記錄歷史，能夠承載文化傳承。

（二）具體措施。（1）建立檔案管理創(chuàng)新機(jī)制：推動(dòng)檔案管理工作與信息技術(shù)的深度融合，引入智能化、數(shù)字化手段，提升檔案管理效率和質(zhì)量。（2）加強(qiáng)設(shè)施投入：投入足夠的資金和資源，改善檔案館的存儲(chǔ)環(huán)境，確保檔案材料的安全和保護(hù)。（3）提升人員工作效率：通過培訓(xùn)和專業(yè)知識(shí)的提升，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和工作效率，減少人為錯(cuò)誤和漏洞。（4）檔案標(biāo)準(zhǔn)修訂與推廣：不斷修訂和完善檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案工作的科學(xué)性和規(guī)范性，并將標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)驗(yàn)向基層和相關(guān)部門推廣。（5）資源開發(fā)與價(jià)值挖掘：挖掘企業(yè)檔案中的珍貴資源和文化內(nèi)涵，通過展覽、研究和合作交流等形式，進(jìn)行資源的開發(fā)和價(jià)值的展示。（6）建立文化傳承機(jī)制：將檔案館定位為文化傳承的重要載體，積極開展檔案文化宣傳活動(dòng)，加強(qiáng)與社會(huì)、學(xué)術(shù)界的合作，推動(dòng)檔案文化的傳承和發(fā)展。

以上措施旨在全面提升企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量和效率，使其能夠更好地滿足信息化時(shí)代對(duì)檔案管理的需求，實(shí)現(xiàn)檔案資源的充分利用和文化傳承的目標(biāo)。

三、解決問題的方法

結(jié)合精益化管理工作和定額量化工作，以實(shí)現(xiàn)檔案工作新定位為目標(biāo)，確定設(shè)施、信息、科研、標(biāo)準(zhǔn)、工效、宣傳六個(gè)業(yè)務(wù)工作提升方向，將具體工作內(nèi)容分解至各個(gè)業(yè)務(wù)科室，工作成效納入科室考核，業(yè)績突出的科室、個(gè)人在評(píng)先、專業(yè)師聘任方面等方面予以優(yōu)先考慮。根據(jù)業(yè)務(wù)工作方向成立對(duì)應(yīng)的工作小組，專人負(fù)責(zé)推進(jìn)相應(yīng)工作，形成交叉管理、協(xié)同工作、整體推進(jìn)。

（一）夯實(shí)檔案安全管理，加強(qiáng)檔案治理體系建設(shè)。健全管理機(jī)制，強(qiáng)化基礎(chǔ)檔案工作，促進(jìn)檔案工作均衡發(fā)展。加強(qiáng)業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)，檔案工作和業(yè)務(wù)流程融合，推進(jìn)在線指導(dǎo)，確保檔案業(yè)務(wù)水平整體提高。加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，完善制度體系，加大科研、安全、項(xiàng)目、電子檔案及數(shù)字檔案館建設(shè)等重點(diǎn)領(lǐng)域研究，促進(jìn)檔案工作科學(xué)發(fā)展。注重考核成果和工作成效的轉(zhuǎn)換，加大檔案安全保管、歸檔完整性的權(quán)重，形成重點(diǎn)工作引導(dǎo)機(jī)制。加強(qiáng)檔案實(shí)體和檔案信息的安全管理，落實(shí)工作空間網(wǎng)格化管理，檔案實(shí)體分級(jí)管理，檔案信息延伸管理，保密檔案獨(dú)立管理，健全保密審查，強(qiáng)化保密培訓(xùn)，精細(xì)化庫房管理，完善應(yīng)急管理，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全。在傳統(tǒng)檔案安全保障工作的基礎(chǔ)上，主要加強(qiáng)檔案實(shí)體和信息安全保障：一是推進(jìn)完成破損檔案的修復(fù)和備份；二是推進(jìn)改善庫房環(huán)境，配備必要的環(huán)控、消毒設(shè)施，以智慧化為目標(biāo)，進(jìn)行智慧檔案館的建設(shè)研究；三是完善檔案電子信息載體的檢查和備份；四是推進(jìn)解決版式電子文件的簽章問題。

（二）筑牢基礎(chǔ)，完善檔案資源建設(shè)。加強(qiáng)檔案收集，規(guī)范收集機(jī)制，強(qiáng)化企業(yè)重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目、重點(diǎn)業(yè)務(wù)和特重大時(shí)間應(yīng)急處置等檔案的收集，確保做到應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸。逐步開展檔案征集、新媒體信息采集，完善檔案資源結(jié)構(gòu)。對(duì)非涉密檔案持續(xù)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，對(duì)增量檔案及時(shí)加工，形成以數(shù)字資源為主要內(nèi)容的檔案資源體系，完成傳統(tǒng)載體檔案管理向數(shù)字信息管理的轉(zhuǎn)型。促進(jìn)電子檔案的收集和歸檔，探索論證電子檔案單套制管理在企業(yè)檔案管理中落地的可行性，從檔案管理的源頭進(jìn)行檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型。

（三）服務(wù)為先，推進(jìn)檔案利用體系建設(shè)。持續(xù)優(yōu)化“讓群眾跑一次”活動(dòng)，將該項(xiàng)工作常態(tài)化，持續(xù)推進(jìn)，進(jìn)一步健全檔案服務(wù)機(jī)制。在確保檔案安全的底線上，進(jìn)一步加大檔案開發(fā)力度，在現(xiàn)有技術(shù)手段的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步優(yōu)化流程，推進(jìn)檔案利用服務(wù)。落實(shí)檔案編研、數(shù)據(jù)摘抄等工作，精準(zhǔn)對(duì)接檔案利用需求。加強(qiáng)檔案宣傳工作，講檔案故事，建檔案文化，提升人員檔案意識(shí)，樹立檔案資源共建共享的理念，從源頭為利用體系建設(shè)打好基礎(chǔ)。對(duì)現(xiàn)有數(shù)字資源進(jìn)行梳理，逐步形成檔案大數(shù)據(jù)庫，探索檔案大數(shù)據(jù)的編研、管理和利用，為企業(yè)經(jīng)營提供精準(zhǔn)及時(shí)的決策支撐服務(wù)。加強(qiáng)資源的信息化，從服務(wù)上完成實(shí)體向信息的轉(zhuǎn)型。持續(xù)加強(qiáng)工程檔案的過程管控工作。規(guī)范和統(tǒng)一檔案員工地例會(huì)、檢查、驗(yàn)收的工作標(biāo)準(zhǔn)和工作方法，加強(qiáng)對(duì)檔案形成方的即時(shí)要求，使工程檔案的形成和移交盡量與工程實(shí)體契合和同步。

（四）創(chuàng)新引領(lǐng)，加快檔案信息化建設(shè)。加強(qiáng)基層單位檔案信息化工作指導(dǎo)，檔案信息化建設(shè)工作一個(gè)都不能少。推進(jìn)檔案信息管理系統(tǒng)的升級(jí)，建立高效實(shí)用安全的信息化基礎(chǔ)。加強(qiáng)庫區(qū)管理智慧化、檔案實(shí)體傳輸無人化、檔案實(shí)體整理自動(dòng)化的建設(shè)，推進(jìn)實(shí)體管理的轉(zhuǎn)型，努力在行業(yè)內(nèi)走到前列。繼續(xù)加強(qiáng)檔案管理新課題的研究，深化數(shù)字檔案館、大數(shù)據(jù)挖掘、AI 的檔案應(yīng)用、檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)銜接方面的研究，為行業(yè)內(nèi)檔案管理轉(zhuǎn)型提供理論支撐。加強(qiáng)電子檔案歸檔，健全相應(yīng)制度，落實(shí)相應(yīng)要求，保障電子檔案來源可靠，要素齊全，加快推進(jìn)電子檔案歸檔工作。落實(shí)檔案數(shù)據(jù)一拖三備份、異地異質(zhì)備份，完善和加強(qiáng)相應(yīng)機(jī)制，在加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，保證檔案安全底線。持續(xù)加強(qiáng)檔案信息化工作，主要推進(jìn)實(shí)體檔案的數(shù)字化工作和數(shù)字化成果的管理，包括：（1）推進(jìn)公司檔案部門館藏實(shí)體檔案數(shù)字化，推進(jìn)基層單位實(shí)體檔案數(shù)字化建設(shè)；（2）嘗試非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化轉(zhuǎn)化；（3）推進(jìn)檔案系統(tǒng)的升級(jí)改造；（4）推進(jìn)電子檔案的收集；（5）逐步完成檔案向信息轉(zhuǎn)化，信息向資源轉(zhuǎn)化，為檔案的價(jià)值創(chuàng)造和效率提升奠定基礎(chǔ)。

（五）抓好隊(duì)伍，加強(qiáng)人才培養(yǎng)。完善人才培養(yǎng)機(jī)制，根據(jù)崗位、專業(yè)背景、學(xué)歷、學(xué)術(shù)能力，針對(duì)性地進(jìn)行業(yè)務(wù)提升培訓(xùn)。從檔案資源利用開發(fā)、檔案資源建設(shè)和管理、檔案信息化技術(shù)三個(gè)方向進(jìn)行培訓(xùn)，力爭培養(yǎng)出一批有深厚檔案學(xué)術(shù)涵養(yǎng)的管理型人才。同時(shí)加強(qiáng)基層檔案管理工作的指導(dǎo)：一是有針對(duì)性地采取集中培訓(xùn)、輪訓(xùn)、現(xiàn)場指導(dǎo)等方式，對(duì)基層人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案人員水平。二是進(jìn)行工作調(diào)研，對(duì)問題較多的單位采取結(jié)對(duì)幫扶的模式，安排業(yè)務(wù)骨干點(diǎn)對(duì)點(diǎn)跟進(jìn)指導(dǎo)，重點(diǎn)促進(jìn)。三是對(duì)檔案安全和重要檔案收集情況進(jìn)行摸底，及時(shí)指導(dǎo)整改。

四、結(jié)語

企業(yè)檔案工作是我國檔案體系中的重要部分，承擔(dān)服務(wù)企業(yè)和服務(wù)群眾的重要職責(zé)，對(duì)行業(yè)的促進(jìn)和發(fā)展都有重要意義。扎實(shí)推進(jìn)各項(xiàng)工作，逐步實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管理向數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)型、檔案管理向資源管理轉(zhuǎn)型，由實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)型，是檔案工作的必由之路。