高校檔案館整體搬遷實踐與思考
——以山西財經(jīng)大學檔案館搬遷為例

文/山西財經(jīng)大學檔案館 凌瑞英

山西財經(jīng)大學檔案館成立于1997 年，是學校直屬機構(gòu)，現(xiàn)有工作人員12人，舊館總建筑面積約700平方米。館藏有綜合檔案、學生檔案、人事檔案三大類，綜合檔案分四個全宗、11個分類，共計7萬余卷檔案。2022年7月由于疫情形勢緊張，為配合學?？傮w疫情防控工作安排，檔案館所在樓宇所有部門進行整體搬遷。檔案館工作人員克服了人員少、時間緊、經(jīng)費緊張等困難，圓滿完成了整體搬遷工作任務。

一、成立領(lǐng)導小組、明確職責分工，做好搬遷方案

檔案館在搬遷任務下達后，按照學校搬遷工作組安排，及時選調(diào)聯(lián)絡員。根據(jù)學?？傮w安排，結(jié)合檔案館實際現(xiàn)狀，成立領(lǐng)導組，明確工作人員職責分工，細化工作步驟、操作流程，針對重點、難點問題，集思廣益，集體討論，科學決策，按照分類分步、特殊情況優(yōu)先處理的原則做出整體搬遷方案。

二、加強各部門的溝通、協(xié)調(diào)，提前介入，隨時協(xié)調(diào)

在學校經(jīng)費緊張，檔案館沒有搬遷經(jīng)費，資產(chǎn)管理部統(tǒng)一統(tǒng)籌協(xié)調(diào)暑期各部門搬遷工作的前提下，檔案館積極與資產(chǎn)管理部、合作搬家公司、密集架拆裝公司等協(xié)調(diào)溝通密集架拆裝、檔案下架打包、搬遷、監(jiān)控設備的移機升級等事宜，和保衛(wèi)部積極溝通制定《檔案館消防改造設計方案》并實施，和后勤部協(xié)調(diào)積極溝通辦公室水電暖設施的維護維修和除塵工作，和網(wǎng)絡中心協(xié)調(diào)溝通辦公網(wǎng)線的連接事宜。

溝通協(xié)調(diào)過程中做到按學校搬遷工作安排分工負責，分級協(xié)調(diào)，上下步驟一致，不越權(quán)指揮，與其他部門換位思考、減少摩擦、共同解決問題。搬遷工作中發(fā)現(xiàn)問題及時上報，分析問題原因，協(xié)調(diào)解決，確保搬遷工作順利進行[1]。

三、立足當下，分析新、舊館現(xiàn)狀，做好準備工作

（一）提前熟悉新館格局，做好詳細規(guī)劃。在舊圖書館書庫改造期間，學校已有檔案館搬遷意向，檔案館迅速跟進改造細節(jié)，緊跟施工現(xiàn)場。搬遷意向區(qū)域由原圖書館兩個基本書庫改造，為便于辦公，將南面書庫改造為辦公區(qū)域，對區(qū)域內(nèi)電動密集架進行拆除，整理，便于后期利用。在后勤管理部門的整體改造方案下，檔案館對區(qū)域內(nèi)辦公室設置、區(qū)域隔斷、門窗、隔墻設置，電線鋪設、電源插座、網(wǎng)線接口以及供暖設施等各個方面及時提出了意見和建議。

學校確定總體搬遷方案后，檔案館結(jié)合新館的建筑結(jié)構(gòu)，基本空間分布，在辦公面積縮小、庫房面積擴大的情況下，科學、合理地規(guī)劃好辦公用房、數(shù)字化用房、學生檔案庫房、人事檔案庫房、綜合檔案庫房和閱覽室位置。切實做到檔案庫房、整理室、閱覽室、辦公室四分開。

其中，人事庫由檔案庫房、閱覽室組成；學生庫由檔案庫房，整理室、閱覽室、接待室組成；綜合庫由檔案庫房和閱覽室組成。綜合庫集中布置，由檔案庫房區(qū)域和整理區(qū)域構(gòu)成。

綜合庫由于面積大，約600 平方米，受建筑結(jié)構(gòu)限制，內(nèi)有10根直徑1米的原型立柱，整體形狀不規(guī)則，并且由5位專職檔案員共同使用。由于學校經(jīng)費有限，還需使用原圖書館電動密集架和檔案館現(xiàn)有密集架，規(guī)格不同，設計難度大幅增加。5位專職檔案員就庫房內(nèi)設進行了多次討論，數(shù)易其稿。最終依據(jù)分管檔案特點及檔案載體不同、要求不同、案卷數(shù)目不同，按照“集中規(guī)范、分門別類、預留空間”的原則，繪制綜合庫房布排平面圖。

綜合庫房布排平面圖內(nèi)，西側(cè)設5 個整理區(qū)，中間兩列設10 個密集架陣列，分兩組排列，為避開屋內(nèi)立柱，電動密集架與手動密集架交叉排列，每組密集架陣列間留有2.2 米通道（含柱體），便于推擋車行進，近門一側(cè)2.6米通道，便于大件物品及特殊檔案搬運，專職檔案員整理區(qū)相對獨立，整理上架檔案路線不交叉，就近上架，兼顧操作便捷性，同時避免空間浪費。由于涉密檔案管理的特殊要求，庫房內(nèi)部根據(jù)要求重新隔斷了單獨的涉密檔案室，布排涉密檔案柜及相關(guān)電子設施、設備。

綜合庫房布排平面圖內(nèi)，密集架陣列按照不同全宗、分類號、案卷數(shù)量分配，設置了黨政文書、聲像檔案、教學檔案、財務基建檔案、實物檔案等密集架陣列，單列了山西經(jīng)濟管理學院全宗和山西財經(jīng)學院及五干校全宗。

為保證檔案安全，新館啟用門禁裝置，同時布排監(jiān)控設備，進行消防改造，使得檔案庫房不論空間還是功能均能滿足檔案管理的日常需要。

（二）詳細梳理舊館館藏及個人固定資產(chǎn)。搬遷前，專職檔案員詳細梳理館藏，對照案卷、卷內(nèi)目錄分門類對檔案全面清查，在分類號內(nèi)，按照大流水方式用鉛筆編寫盒號，做好記錄，拍視頻固化相應檔號位置。由于舊館庫房面積所限，密集架組不夠，檔案倒庫不便，有些不同類別檔案放在一起，同類檔案在不同密集架上，盒號編寫和上下架時要特別注意。

檔案館資產(chǎn)種類繁多，按照“誰使用，誰負責”的原則，對照資產(chǎn)管理系統(tǒng)制作個人固定資產(chǎn)表，工作人員按表清點名下辦公桌椅、電腦、打印機、掃描儀、空調(diào)等各類設施設備，專人負責公用設施設備，做到每種都責任到人[2]。

四、有序推進搬遷進展

因舊館庫房空余空間有限，沒有檔案下架的空間，并且可繼續(xù)使用的密集架需拆裝遷移到新館，檔案館搬遷小組決定先搬遷辦公用房、閱覽室、數(shù)字化用房，利用騰空房間下架檔案，再拆裝密集架，最后檔案搬遷上架的搬遷順序，將檔案分批搬運至新館。搬遷前，辦公室準備好不同顏色的記號筆、剪刀、口取紙等辦公用品。

（一）辦公用房和閱覽室搬遷。嚴格按照公職人員辦公用房標準，結(jié)合個人工作內(nèi)容做好辦公室分配工作。為確保新辦公室正常開展工作，按新辦公室人員資產(chǎn)情況調(diào)配檔案館原有資產(chǎn)，合并入個人固定資產(chǎn)表內(nèi)，工作人員對照個人固定資產(chǎn)表，對自己管理和使用的辦公物品和固定資產(chǎn)逐一清點、整理后，打包裝箱，在整理箱上標識物品名稱、需要放置的房間號、位置號、人員簡稱，方便搬遷，切實做到每件資產(chǎn)都有來源、有去處。搬遷中，預報廢資產(chǎn)或移交學校資產(chǎn)留在原地，集中堆放，搬遷工作完成后統(tǒng)一報廢或移交。

（二）數(shù)字化設備搬遷和監(jiān)控設備升級。由于近年檔案館信息化建設的不斷發(fā)展，檔案館數(shù)字化設備種類不斷增加，數(shù)字化場地有限，所以設備分散在不同辦公區(qū)域，這次搬遷對新館數(shù)字化室重新進行了整合安排，集中搬遷。對投影等專業(yè)設備的遷移要聯(lián)系專業(yè)人員[3]。

在啟動檔案館搬遷工作后，聯(lián)系專業(yè)人員評估原有監(jiān)控設備，確定可遷移攝像頭和需增設設備及存儲硬盤，按檔案館監(jiān)控設備的布排位置圖安裝監(jiān)控，逐步完成監(jiān)控設施設備升級。

（三）下架裝箱。檔案館原有8間檔案庫房，各庫檔案各不相同，下架后檔案存放位置不同，提前設計下架庫房房間順序，確保下架路線不交叉。進一步明確人員職責，以1 名專職檔案員配備3-4 名下架人員為一個流程，專職檔案員負責5 面標識箱號（綜合庫內(nèi)相鄰專職檔案員標識顏色不同），下架人員負責粘箱子（一縱三橫）、下架檔案、封箱（一縱三橫）、運到下架檔案擺放區(qū)域。3 個流程同開，2 天時間完成下架工作。檔案下架擺放時制作箱號和擺放示意圖，并預留通道應對突發(fā)情況。

由于文書檔案盒、會計檔案憑證盒、實物檔案有不同規(guī)格，與搬家公司提前溝通箱體尺寸，選取合適的包裝箱（每箱可裝一架檔案最好），下架過程中，專職檔案員根據(jù)檔案全宗號、分類號、盒號等，對照清庫記錄，五面標識檔案下架箱號，并做好箱號和檔案盒號、檔號的對應編寫工作，對該箱檔案準確定位，做到可明確辨識檔案類別、順序號和入新館位置，防止順序錯亂。指揮下架人員按箱號下架并運送到指定位置按每排四層順序擺放，下架過程，做好不亂、不丟、不損，人事庫、學生庫、綜合庫根據(jù)檔案不同，標識方法不同。

下架完畢，每位專職檔案員統(tǒng)計下架檔案箱數(shù)，關(guān)閉門窗，做好檔案下架房間的安全工作。

（四）密集架拆裝。根據(jù)人事庫、學生庫需求和綜合庫房布排平面圖，新館共布排12 個密集架陣列，其中7組舊圖書館原有電動密集架已按需布排完畢，包括學生檔案庫1 組，綜合庫6 組，搬遷過程中需同時布排5 組手動密集架，包括人事檔案庫1組。

檔案搬遷前，檔案館對原有密集架進行評估，對不可使用的密集架進行了報廢，根據(jù)密集架的不同規(guī)格、型號咨詢了相關(guān)專業(yè)人員，結(jié)合各庫房需求、場地限制和庫房布排平面圖，對同一時期、同一品牌密集架進行重組，制作了密集架拆裝區(qū)域和使用區(qū)域的對應圖。

搬遷中，按需拆遷，按圖有序拆裝各庫密集架。密集架拆裝工人利用兩天時間拆卸了4 組密集架組，不能繼續(xù)使用的密集架原地報廢。拆卸同時，按照綜合庫房布排平面圖，劃線鋪設地軌，采用開槽埋入式鋪設，由于不同廠家滑軌輪距不同，需搬運一架滑軌，方便劃線后開槽使用，開槽用時一天半。搬運拆卸的密集架時，各組密集架分開放置，存放地點至安裝地點的路線互不交叉，切忌混淆，輕拿輕放，避免變形，確保零部件完整。按照庫房布排平面圖安裝密集架，缺少的密集架提前訂購，一并安裝。原有電動密集架進行電路鋪設連接，確?？捎?。為確保檔案安全，加裝密集架鎖具。

安裝完畢檢查密集架各類部件是否安裝到位，包括擋塵條、中間格擋等細節(jié)，對有問題的位置重新調(diào)試安裝。

（五）制作上架標識。按照新館檔案布排位置，專職檔案員根據(jù)密集架位置、長度、可存放檔案空間、分類號內(nèi)檔案數(shù)量、預留5-10 年歸檔空間等進行測量計算，預排檔案，精準定位設置上架位置。有倒架需求的，根據(jù)箱號、盒號和檔號對應表，綜合考慮，制作新庫上架標識號，保持與下架的檔案箱號一致。

檔案標識號貼或?qū)懹谙嚓P(guān)密集架每格上方，密集架側(cè)標識分類號及檔案箱號。

（六）依次搬運上架檔案。按照庫房布置完成情況和利用需求的緊急情況依次搬運上架學生檔案庫、人事檔案庫、綜合檔案庫。

暑假正是應屆畢業(yè)生高頻率利用學生檔案的時間，為確保不耽誤學生政審、調(diào)檔等關(guān)鍵事務工作，檔案館利用周末優(yōu)先集中搬運學生檔案庫房，1 天內(nèi)完成了下架、搬運、除塵、上架工作。

在完成人事庫和綜合庫檔案密集架安裝后，分別進行了人事檔案和綜合檔案的除塵和搬運上架工作。半天內(nèi)，完成人事檔案庫上架工作。1天內(nèi)，完成綜合庫檔案上架工作。

綜合庫內(nèi)預先確定檔案入庫放置位置，不同種類、不同顏色標識的檔案箱不混放，根據(jù)檔案箱編號和密集架對應標識就近放置，以1名專職檔案員配備2-3名上架人員為一個流程，專職人員負責入庫暫放位置和檔案上架位置的確定，防止順序錯亂，搬運上架人員負責放入指定位置、拆箱上架、折疊紙箱放入指定地點?？紤]到實物檔案大小不一、形式多樣，要在完成文書檔案上架后再搬運上架。搬運過程中，要輕拿輕放，做好防護。

舊館和新館距離近，搬遷與上架工作同時進行，舊館庫房內(nèi)部、門口和新館門口、庫房內(nèi)部分別安排工作人員指揮、監(jiān)督，檔案按照房間號、全宗、分類號依次裝車，卸車和搬運到指定地點，有條不紊，無縫銜接，確保檔案在搬遷過程中有人監(jiān)管，切實做到不亂、不少、不損。有倒架需求的，上架時根據(jù)上架標識上架到對應位置。

（七）做好館藏檔案和固定資產(chǎn)的清點統(tǒng)計。按照檔案盒號以及下架前各個全宗分類號的檔案架上視頻清點上架館藏檔案，檢點有無錯放、漏放、損壞等現(xiàn)象，并及時采取補救措施，保質(zhì)保量完成上架任務，及時制作庫房排架索引、分類號標識，以便檔案利用。

工作人員按照個人固定資產(chǎn)表所列資產(chǎn)統(tǒng)計資產(chǎn)變動情況，逐項核實，確定房間號、責任人，對移交資產(chǎn)和報廢資產(chǎn)作出相關(guān)說明，并匯總到資產(chǎn)管理人員。在學校規(guī)定時間內(nèi)，資產(chǎn)管理員統(tǒng)一匯總進行移交或報廢。

（八）電動密集架專用電路的鋪設和暖氣的維修更換。由于綜合庫房內(nèi)部密集架電路和照明電路未分開，存在安全隱患，檔案館積極協(xié)調(diào)資產(chǎn)管理部門和后勤管理部門對密集架電路單獨設置。采暖期到來，暖氣注水測試中，檔案館嚴密監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)多組暖氣片存在跑、冒、滴、漏現(xiàn)象，積極協(xié)調(diào)，在疫情封校的環(huán)境下，對暖氣片進行了更換、維修，確保檔案的安全。

五、搬遷過程中的經(jīng)驗與教訓

在舊圖書館改造工程中，與后勤管理部協(xié)調(diào)按照檔案館監(jiān)控位置要求預先進行監(jiān)控攝像頭的電路埋線，監(jiān)控安裝順利。但舊圖書館電動密集架遷移后，屋頂未預留出電路接口，后期重新做電路。

檔案下架過程中，由于專職檔案員各自編寫箱號，遇到如下問題：箱號標識寫檔號起止，速度過慢，跟不上搬遷速度；箱號標識字體過小，上架時不易辨認；箱號標識1-2 面，由于箱子堆積，遮擋標識面，上架時看不到；箱號標識復雜，在上架尋找標識困難。協(xié)調(diào)后，箱號改為字母+數(shù)字標識，字母為專職檔案員名字代碼，數(shù)字為檔案箱子順序號，5面標識，簡潔明了，裝箱標識和上架標識相同，制作箱號、檔號對應表。箱號便于搬運工人辨識并進行檔案上下架，箱號、檔號對應表方便專職檔案員指揮、標識和上架預留使用空間。

密集架拆裝過程中，由于密集架除大片金屬件外小零件眾多，搬遷工人粗心等原因，安裝過程中缺少了部分密集架側(cè)擋條，由于設備老化，部分側(cè)擋彈簧失效，影響了密集架的密閉性能。

鋪設密集架地軌時，工人為方便施工，預采用地面鋪設法鋪設，為不影響推擋車的使用及專職檔案員行動方便，協(xié)調(diào)采用埋入式開槽埋入式鋪設。

檔案下架后，由于學校工作需要，需緊急利用檔案，專職檔案員根據(jù)檔案擺放平面圖、箱號位置和箱號、檔號對應圖，定位所需檔案位置進行查找。

檔案下架和上架過程中，部分出現(xiàn)箱內(nèi)順序混亂現(xiàn)象，是由于搬運工人下架和上架未按順序取放檔案所致，在積極與搬運工人溝通協(xié)調(diào)后，箱內(nèi)順序混亂現(xiàn)象大大減少，降低了專職檔案人員檔案上架后整理的工作量。

六、結(jié)語

總之，在檔案館整體搬遷中，在各部門的積極支持下，檔案館人員前期準備充分，分工明確，團結(jié)協(xié)作，保證了搬遷工作的順利進行，并積極應對畢業(yè)季隨時需要提供的檔案服務，確保不耽誤學生政審、調(diào)檔等關(guān)鍵事務。此次搬遷，擴大了庫房，優(yōu)化了布局結(jié)構(gòu)，改善了管理條件，促進了本校檔案管理水平再上新臺階。