事業(yè)單位人事檔案管理的必要性與優(yōu)化策略探討

文/陜西省鎮(zhèn)巴縣人力資源和社會(huì)保障局 康婕

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的時(shí)代背景下，事業(yè)單位的發(fā)展也逐漸步入正軌，無論是建設(shè)規(guī)模還是人員數(shù)量都有了大幅提升，這也使得人事檔案管理的重要性越發(fā)凸顯。傳統(tǒng)的管理理念與方法已經(jīng)難以滿足事業(yè)單位實(shí)際需要，落后的管理方式也極大地影響了人事檔案資料的質(zhì)量與管理效率。在這種情況下，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理的優(yōu)化策略研究，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義，不僅可以進(jìn)一步提升事業(yè)單位管理能力，還能更好地保障員工權(quán)益，促進(jìn)組織發(fā)展。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的概述

人事檔案是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證明資料，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，具有一定的法律效力，而且與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障等有非常密切的關(guān)聯(lián)。事業(yè)單位人事檔案包含的內(nèi)容更為豐富，除了上述資料以外，還涉及崗位人員在單位工作時(shí)的各項(xiàng)變動(dòng)資料，能夠反映個(gè)人的政治品質(zhì)、道德品行、家庭狀況、社會(huì)關(guān)系、工作作風(fēng)、專業(yè)素養(yǎng)，是事業(yè)單位進(jìn)行選拔任用、評(píng)鑒人才的關(guān)鍵依據(jù)。而所謂的事業(yè)單位人事檔案管理，簡(jiǎn)單來說就是指對(duì)事業(yè)單位員工的個(gè)人信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷、培訓(xùn)記錄等進(jìn)行收集、整理、保存、利用和保護(hù)的一項(xiàng)管理工作，它是事業(yè)單位管理中的重要組成部分，也是人力資源管理的重要環(huán)節(jié)之一[1]。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的必要性

人事檔案管理在事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程中，占據(jù)著舉足輕重的地位，做好這項(xiàng)工作很有必要。具體來說，人事檔案管理的必要性體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）法律法規(guī)要求。事業(yè)單位是國家機(jī)構(gòu)的重要分支，它們的存在對(duì)國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展有著直接影響，這也使得人事檔案管理非常受重視，《中華人民共和國檔案法》明確指出，各單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身情況建立和管理本單位的檔案，尤其是人事檔案的管理。另外，各地方政府也有頒布相應(yīng)的規(guī)章制度，要求各事業(yè)單位建立人事檔案管理制度，提高人事檔案管理水平，切實(shí)保障檔案信息的安全性、完整性與可信度。所以，基于這一背景，事業(yè)單位做好人事檔案管理工作是必然選擇。

（二）保障員工權(quán)益。人事檔案管理本身就是對(duì)單位員工各項(xiàng)信息內(nèi)容的管理，包括學(xué)歷、工作情況、工作年限等，并通過對(duì)資料信息的整理與分析，來了解員工的政治品行、道德素養(yǎng)、工作能力等情況，然后在此基礎(chǔ)上對(duì)他們進(jìn)行合理的績效評(píng)估，給予相應(yīng)的激勵(lì)獎(jiǎng)勵(lì)[2]。所以說，做好人事檔案管理工作，可以為員工的晉升、評(píng)優(yōu)、晉級(jí)提供重要參考依據(jù)，從而最大限度地保障員工的切身利益。而且，由于人事檔案資料能夠反映員工的職業(yè)發(fā)展?fàn)顩r，也就意味著上級(jí)部門可以更清楚下屬員工的工作能力，避免被其他干擾信息而影響自身的判斷，做出不利于員工發(fā)展的決策，所以從這一方面來看，人事檔案管理也能充分保障員工的合法權(quán)益。

（三）提高管理能力。事業(yè)單位人事檔案管理，雖然是一項(xiàng)非常基礎(chǔ)性的工作，但重要性不言而喻，主要原因就在于人力資源是事業(yè)單位發(fā)展的重要資源，想要充分發(fā)揮人力資源的優(yōu)勢(shì)價(jià)值，就必須要做好人事檔案管理工作。通過科學(xué)利用和管理人事檔案，可以為上級(jí)管理部門制定正確決策提供有效依據(jù)，促使他們更加合理地調(diào)整各項(xiàng)管理流程及工作環(huán)節(jié)，從而有效提高事業(yè)單位管理能力，促進(jìn)單位運(yùn)營發(fā)展更加有序化、合理化。不僅如此，通過規(guī)范人事檔案管理工作，還能進(jìn)一步提高檔案的檢索和利用效率，從而為管理人員開展工作節(jié)省時(shí)間與精力，促使事業(yè)單位管理水平得到提升。

（四）保障信息安全。事業(yè)單位人事檔案管理涉及的員工信息量是非常巨大的，其中很多信息都屬于個(gè)人隱私，如身份證號(hào)、聯(lián)系方式、家人信息等，這些信息資源一旦泄露，不僅會(huì)給員工個(gè)人帶來不必要的麻煩，使員工的生命財(cái)產(chǎn)受到威脅，而且還會(huì)影響事業(yè)單位自身的市場(chǎng)信譽(yù)度，導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益大幅降低，所以保障人事檔案信息的安全至關(guān)重要，只有做好人事檔案管理工作，才能實(shí)現(xiàn)這一目的。由此可見，在新時(shí)期社會(huì)背景下，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理的優(yōu)化策略研究很有必要。

（五）推動(dòng)信息化建設(shè)。人事檔案管理不僅能為事業(yè)單位發(fā)展提供有效助力，而且還能夠推動(dòng)事業(yè)單位的信息化建設(shè)，使其發(fā)展更加長遠(yuǎn)與穩(wěn)定。具體來看，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，人事檔案管理想要更好地滿足單位發(fā)展需求，就必須要朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，不斷完善管理方法，更新管理理念，通過積極引入各種先進(jìn)的管理設(shè)施，有效提高人事檔案管理質(zhì)量與效率，進(jìn)而推動(dòng)事業(yè)單位信息化水平的極大提升。

綜上所述，事業(yè)單位人事檔案管理的必要性體現(xiàn)在多個(gè)方面，包括法律法規(guī)要求、保障員工權(quán)益、提高管理能力、保障信息安全、和推動(dòng)信息化建設(shè)等。因此，事業(yè)單位應(yīng)該高度重視人事檔案管理工作，建立健全人事檔案管理制度，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，切實(shí)提高人事檔案的安全性、完整性和可信度。

三、事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）人事檔案管理重視程度低。通過前文分析可得知，人事檔案管理對(duì)事業(yè)單位的健康發(fā)展有著不可替代的作用，我國對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展也有著非常明確的法律規(guī)定與制度要求。然而人事檔案管理在具體的實(shí)施過程中，仍存在落實(shí)不到位的情況，而造成這一問題的主要原因，就是事業(yè)單位的部分干部人員思想認(rèn)識(shí)較淺，對(duì)人事檔案管理工作的重要性缺乏足夠重視。意識(shí)是行為的先導(dǎo)，當(dāng)事業(yè)單位內(nèi)部的各個(gè)干部人員都忽視人事檔案管理時(shí)，即使有上級(jí)部門下發(fā)了相關(guān)指示，也難以保證這項(xiàng)工作得到充分落實(shí)，甚至有的時(shí)候還會(huì)出現(xiàn)形式化主義的作風(fēng)，并伴隨一些人事檔案造假問題的發(fā)生，嚴(yán)重影響檔案資料的完整性與真實(shí)性[3]。

（二）人事檔案管理信息化不足。在信息化時(shí)代，人事檔案管理也需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷朝著信息化方向發(fā)展，才能更好地滿足事業(yè)單位日益提升的人員管理需求，以及不斷提高的人事檔案管理要求，從而實(shí)現(xiàn)更長遠(yuǎn)的發(fā)展。然而，從目前的實(shí)際情況來看，事業(yè)單位人事檔案管理的信息化程度還不夠高，部分事業(yè)單位還停留在紙質(zhì)管理階段，對(duì)各種新型的檔案管理設(shè)備及管理方式應(yīng)用較少，導(dǎo)致人事檔案管理效率與質(zhì)量難以得到有效提高。究其原因，一方面是因?yàn)槭聵I(yè)單位在人事檔案管理信息化建設(shè)上的資金投入力度不夠，導(dǎo)致一些先進(jìn)的檔案管理設(shè)備無法被引進(jìn)，另一方面則是因?yàn)槿耸聶n案管理人員自身缺乏對(duì)檔案信息化管理的正確認(rèn)識(shí)，且部分人員已經(jīng)習(xí)慣了以往的管理模式，對(duì)新的檔案管理方法較難適應(yīng)，再加上有些管理人員對(duì)信息化設(shè)備的接受能力也比較低，最終導(dǎo)致人事檔案管理信息化建設(shè)難以有效落實(shí)。

（三）人事檔案管理人才較匱乏。人才是這個(gè)時(shí)代最稀缺的資源，也是各行各業(yè)提升競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵所在，尤其是對(duì)事業(yè)單位來說，只有做好內(nèi)部人才建設(shè)工作，才能為單位的未來發(fā)展提供源源不斷的動(dòng)力。人事檔案管理雖然看似簡(jiǎn)單，但實(shí)際上對(duì)崗位人員的要求非常高，不僅要具備檔案管理專業(yè)的知識(shí)儲(chǔ)備與技能，而且還要有良好的政治素養(yǎng)與較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心，這樣才能保證人事檔案管理工作的效率與質(zhì)量。然而，就目前實(shí)際情況來看，我國事業(yè)單位人事檔案管理仍存在人才緊缺現(xiàn)象，一方面是因?yàn)椴糠质聵I(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠全面，認(rèn)為這一崗位的工作內(nèi)容簡(jiǎn)單易上手，不需要配置過于專業(yè)的管理人才，因而很少在這方面的人才培養(yǎng)上投入較多的精力與資金，導(dǎo)致人事檔案管理人才較匱乏[4]。另一方面則是因?yàn)椴糠秩耸聶n案管理人員自身也缺乏對(duì)崗位的正確認(rèn)識(shí)，整體的責(zé)任意識(shí)較低，而且在長期的工作中還養(yǎng)成了一些不好的工作習(xí)慣，嚴(yán)重影響了人事檔案管理的工作質(zhì)量。

四、事業(yè)單位人事檔案管理的優(yōu)化策略

（一）提高對(duì)人事檔案的思想重視。在現(xiàn)代社會(huì)高速發(fā)展背景下，想要促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理工作水平的提升，最先需要做的一件事就是提高單位領(lǐng)導(dǎo)及各部門人員對(duì)人事檔案管理的思想認(rèn)識(shí)，只有讓他們充分了解人事檔案管理的重要性，才能更好地在行動(dòng)上給予足夠支持，進(jìn)而促使人事檔案管理改革工作取得成功。基于此，首先需要政府加大宣傳力度，利用各種新媒體、電視廣播等平臺(tái)對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行合理有效的宣傳，使事業(yè)單位認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，另外還需要政府進(jìn)一步修正與人事檔案管理相關(guān)的規(guī)律法規(guī)，通過法律制度來強(qiáng)化人事檔案管理在事業(yè)單位中的地位，從而促使單位領(lǐng)導(dǎo)更加重視這項(xiàng)工作的創(chuàng)新與完善。與此同時(shí)，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)還需做好引領(lǐng)工作，將人事檔案管理納入單位考核體系當(dāng)中，通過考核評(píng)價(jià)來提高下屬各部門及人員對(duì)這項(xiàng)工作的思想認(rèn)識(shí)，從而為人事檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

（二）推動(dòng)人事檔案的信息化建設(shè)。事業(yè)單位人事檔案管理走信息化、數(shù)字化發(fā)展道路是必然選擇，也是事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)長效發(fā)展目標(biāo)的重要舉措[5]?；诖耍诰唧w實(shí)施過程中，事業(yè)單位應(yīng)首先根據(jù)自身發(fā)展現(xiàn)狀建設(shè)完善的信息管理系統(tǒng)，以此來扭轉(zhuǎn)管理人員的檔案管理方式，并為檔案的應(yīng)用奠定基礎(chǔ)，比如某事業(yè)單位引入了RFID 系統(tǒng)，通過將紙質(zhì)檔案錄入到系統(tǒng)當(dāng)中，形成電子檔案資料庫，不僅方便人員進(jìn)行檔案管理與查閱，同時(shí)還能保障人事檔案信息安全，另外該系統(tǒng)還能自動(dòng)記錄人事檔案的“進(jìn)出”，并對(duì)檔案進(jìn)行定位跟蹤，大大降低了檔案丟失的可能性。除此之外，事業(yè)單位還需要加大信息化建設(shè)的資金投入力度，積極引入各種信息化管理所需的軟硬件設(shè)施，并對(duì)以往的陳舊設(shè)備進(jìn)行更新與升級(jí)，以保證人事檔案管理工作的高效率開展。為避免部分年紀(jì)較大的管理人員不適應(yīng)現(xiàn)代管理模式，或者不知如何正確使用這些現(xiàn)代化設(shè)施，事業(yè)單位還需定期對(duì)他們進(jìn)行心理輔導(dǎo)和技術(shù)指導(dǎo)，使他們可以盡快跟上人事檔案管理的信息化建設(shè)步伐。

（三）加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍組建。人才是這個(gè)時(shí)代最稀缺的資源，尤其是對(duì)事業(yè)單位來說，人才建設(shè)成效在一定程度上決定了事業(yè)單位的整體發(fā)展形勢(shì)及市場(chǎng)地位。因此，為了更好地提升人事檔案管理水平，還必須要加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍的組建，可以從以下幾個(gè)方面出發(fā)：其一，完善組織管理，優(yōu)化崗位編制。對(duì)于人事檔案管理工作來說，高素質(zhì)、能力強(qiáng)的是招聘人才時(shí)的首要考慮要素，只有確保他們專業(yè)能力強(qiáng)、心思細(xì)膩、政治素養(yǎng)高，才能更好地勝任人事檔案管理工作，并且可以長期堅(jiān)持下去，所以在招聘人事檔案管理人員時(shí)，務(wù)必要考慮上述條件，以形成相對(duì)穩(wěn)定的工作團(tuán)隊(duì)；其二，加強(qiáng)綜合培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)水平。對(duì)于單位內(nèi)部管理人員，為避免他們出現(xiàn)消極怠工、偷懶耍滑等情況，必須要定期組織專業(yè)化培訓(xùn)，并結(jié)合工作要求制定相應(yīng)的培訓(xùn)方案，充分利用內(nèi)外資源，促使他們?cè)趰徫还ぷ髦幸廊豢梢缘玫綄W(xué)習(xí)和發(fā)展機(jī)會(huì)，從而不斷提升自身的業(yè)務(wù)水平以及適應(yīng)信息化檔案管理環(huán)境的能力，更好地滿足現(xiàn)代檔案管理要求；其三，完善考核機(jī)制，落實(shí)考核制度。想要進(jìn)一步強(qiáng)化管理人員的綜合能力與素養(yǎng)，僅靠人才招聘與培訓(xùn)教育是不夠的，還必須要通過考核機(jī)制與考核制度來加以督促與約束，所以事業(yè)單位還必須要從這方面入手，對(duì)管理人員進(jìn)行全方位的考核，促使他們可以得到更全面的發(fā)展與提升。

五、結(jié)語

總而言之，人事檔案管理對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展與壯大，有著非常重要推動(dòng)作用。這項(xiàng)工作的優(yōu)化是一個(gè)長期過程，需要事業(yè)單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及部門管理人員共同努力，不斷對(duì)其進(jìn)行改進(jìn)和完善，才能更好地提升人事檔案管理水平。本文提出了加強(qiáng)信息化建設(shè)、完善檔案管理制度和加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)等優(yōu)化策略，并探討了具體的實(shí)施措施，希望能給相關(guān)事業(yè)單位提供參考。我們相信，在各方的共同努力下，事業(yè)單位人事檔案管理一定會(huì)更加規(guī)范、安全和高效，并帶動(dòng)事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。