新時期做好街道人事檔案管理工作的策略研究

文/德惠市勝利街道辦事處 陶秀梅

人事檔案是一個單位的集體檔案，內(nèi)容包括個人相關(guān)情況、學(xué)歷學(xué)位、獎勵情況、重要鑒定、工作經(jīng)歷、家庭成員和主要社會關(guān)系等，是確定其政治身份和工資級別的重要依據(jù)。做好人事檔案管理工作，能有效地提高各級各類干部職工隊伍素質(zhì)，促進(jìn)人力資源的合理配置。近年來，隨著改革開放和市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人事檔案管理中存在的問題日益凸顯，影響了街道人事管理的科學(xué)化和規(guī)范化。因此，對做好街道人事檔案管理工作的策略進(jìn)行研究具有重要意義。

一、新時期做好街道人事檔案管理工作的意義

首先，做好街道人事檔案管理工作，可以維護(hù)和保障勞動者的合法權(quán)益。街道人事檔案是勞動者在職業(yè)生涯中形成的記錄個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、政治面貌等方面的材料，是一個人最重要的個人歷史資料[1]。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，勞動就業(yè)方式呈現(xiàn)出多樣化和復(fù)雜化，用人單位對勞動者的要求也越來越高。一旦發(fā)生勞動糾紛，勞動者可以利用街道人事檔案材料為自己維權(quán)。因此，做好街道人事檔案管理工作十分必要。其次，做好街道人事檔案管理工作，可以使用人單位明確界定每個職工在工作中所處的地位和作用，讓用人單位在招聘或解聘時能做到心中有數(shù)，做到公平、公正；還可以使用人單位能夠及時了解職工情況、調(diào)動職工積極性、提高工作效率、增強(qiáng)企業(yè)競爭力和凝聚力。最后，做好街道人事檔案管理工作有利于維護(hù)黨和國家干部隊伍建設(shè)及人事制度改革的大局。群眾路線是我們黨的生命線和根本工作路線。廣大黨員領(lǐng)導(dǎo)干部要堅持群眾路線，堅持立黨為公、執(zhí)政為民。這就要求各級領(lǐng)導(dǎo)干部要關(guān)注人民群眾的疾苦、關(guān)心人民群眾的生活疾苦；在做好事業(yè)建設(shè)方面必須堅持以人為本，尊重人、關(guān)心人；在做好新形勢下黨的建設(shè)方面必須堅持從嚴(yán)治黨；而做好街道人事檔案管理工作可以使黨和國家干部隊伍建設(shè)及人事制度改革有個科學(xué)規(guī)劃，準(zhǔn)確把握發(fā)展方向和改革重點[2]。因此，做好街道人事檔案管理工作是全面推進(jìn)依法治國方針在社會公共管理領(lǐng)域中的具體體現(xiàn)。

二、當(dāng)前街道人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

街道人事檔案是指在我國行政事業(yè)單位和其他社會組織中，由各級黨委、政府和上級主管部門負(fù)責(zé)管理和使用的個人經(jīng)歷、政治面貌、學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)職稱以及其他有關(guān)情況的歷史記錄材料，它是個人工作經(jīng)歷和業(yè)績的真實記載，是組織選人用人的重要依據(jù)。在新時期下，街道人事檔案管理工作一直存在著很多問題，例如，街道人事檔案管理制度不健全等。雖然各級黨委和政府都在不斷地完善著街道人事檔案管理制度，但在具體執(zhí)行中仍然存在著一定的漏洞和不足之處，具體表現(xiàn)在對人事檔案管理工作重視程度低，管理機(jī)制不夠完善等方面。雖然近幾年來街道機(jī)構(gòu)改革力度較大，但也出現(xiàn)了一些人事干部對工作崗位不熟悉或者是想去而去不了的情況。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國電子信息化水平日益提高，但對于街道人員而言，計算機(jī)等工具并沒有被普遍使用，很多街道人事檔案仍以手工整理方式為主。此外大部分檔案存在著材料陳舊、破損、信息不全、內(nèi)容不完整等情況[3]。

三、當(dāng)前街道人事檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案材料真實性問題。近年來，街道人事檔案中出現(xiàn)了假材料、假證件和假檔案的情況。例如，偽造身份或資格證書，如出生、學(xué)歷、入黨（團(tuán)）等，還有專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)資格證、政治面貌證明等。尤其是對在事業(yè)單位和國有企業(yè)工作的人員來說，偽造證件的成本不高，而社會影響力大，極易造成“一人有證”的情況，對個人職業(yè)發(fā)展構(gòu)成了很大的障礙?；蚴菣n案材料造假。一是篡改材料，如檔案中反映黨員發(fā)展期間的入黨志愿書，把不符合條件的人入黨；二是偽造履歷或檔案中存在虛假材料等問題；三是“兩本”現(xiàn)象，即一本假檔案和假學(xué)歷。如許多干部在參加工作后不久就取得了職稱資格證書和學(xué)歷證書，但其實他們只是用舊版復(fù)印件做假證來應(yīng)付檢查；四是將工作簡歷“張冠李戴”，如把原單位領(lǐng)導(dǎo)、同事或下屬的履歷隨意填寫在新單位的人事檔案中；五是通過“虛報”獲取各類榮譽(yù)稱號等方式弄虛作假；六是捏造、篡改證明材料、捏造勞動關(guān)系等方法獲取文憑或?qū)W歷證書等；七是篡改和偽造婚姻關(guān)系信息以取得結(jié)婚證；八是在未辦理退休手續(xù)的情況下領(lǐng)取養(yǎng)老金或以超齡人員身份領(lǐng)取退休金等。

（二）檔案材料充實性問題。目前，部分街道檔案管理工作人員對人事檔案管理工作的重要性認(rèn)識不到位，存在“重使用、輕管理”的思想，沒有按照《人事檔案材料收集歸檔范圍》等相關(guān)規(guī)定對人事檔案進(jìn)行妥善保管和定期收集。不重視人事檔案的日常積累，尤其是在退休人員申報資料過程中，僅憑單位出具的“同意退休”證明來確定其是否符合退休條件，對其他相關(guān)材料（如獲獎證書、入黨介紹信、獎勵證明等）不作任何分析和考慮。這些情況會使退休人員在個人履歷表中形成大量“空白區(qū)”[4]。

（三）部門間協(xié)作配合問題。人事檔案管理工作是一項系統(tǒng)的社會工程，涉及黨委組織部門、人力資源社會保障部門等多個部門。在具體操作中，需要人力資源社會保障部門出具相關(guān)證明材料，組織人事部門負(fù)責(zé)接收個人的有關(guān)情況材料，同時通過機(jī)要和傳真等形式將干部人事檔案轉(zhuǎn)遞至相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門。另外，要與公安機(jī)關(guān)密切協(xié)作，做好個人身份信息變更及親屬關(guān)系變更工作。具體操作過程中有以下問題：一是身份認(rèn)定問題。對干部身份認(rèn)定屬于公安機(jī)關(guān)的職責(zé)范圍的，要按照《干部人事檔案工作條例》規(guī)定及時向公安機(jī)關(guān)提供相關(guān)材料。對其他部門提供或確認(rèn)的非公安機(jī)關(guān)職責(zé)范圍內(nèi)的人員身份信息要做好記錄并及時反饋；二是干部檔案轉(zhuǎn)遞問題。除特殊情況外，不能辦理無主黨員組織關(guān)系和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；三是人事檔案內(nèi)容變更問題。對涉及“兩參”人員、應(yīng)征入伍人員等需要變更姓名、出生日期、性別等事項時要及時辦理；四是干部調(diào)動問題。對干部調(diào)入單位或地區(qū)未設(shè)人事檔案管理機(jī)構(gòu)的人員調(diào)動中需要變更其戶籍所在地或家庭主要成員姓名時，要按照《干部人事檔案工作條例》規(guī)定及時辦理相關(guān)手續(xù)；五是需將本人人事檔案轉(zhuǎn)入新就業(yè)單位或轉(zhuǎn)出原就業(yè)單位問題，原則上由接收單位或原單位負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)遞工作，并將其管理權(quán)限移交給接收部門或接收單位。但目前，存在各部門間配合不夠默契，合作不夠協(xié)調(diào)的問題，影響著街道人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（四）檔案信息管理效率問題。現(xiàn)代社會是信息社會，信息的價值日益凸顯，管理和利用工作也是如此。當(dāng)前，人事檔案管理工作存在著效率低的問題。首先，人事檔案資料收集不全。由于許多單位人事檔案資料存在缺漏現(xiàn)象，導(dǎo)致許多關(guān)鍵材料無法正常使用。其次，對人事檔案資料的利用不夠充分。雖然各級人事部門已將人事檔案作為組織部門評價、考核干部的重要依據(jù)，但許多單位對這項工作缺乏足夠的認(rèn)識和重視。再次，歸檔材料整理不夠規(guī)范，內(nèi)容混亂。有些單位只是簡單地將員工檔案收集在一起，然后把員工的舊檔案放進(jìn)去，沒有認(rèn)真研究員工的具體情況，這會影響信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和真實性。最后，檔案保管期限不夠合理。雖然《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：“材料在保存期內(nèi)可以根據(jù)需要進(jìn)行查詢、復(fù)制和編研”，但不少單位對這一規(guī)定沒有認(rèn)真落實，導(dǎo)致一些重要材料長時間處于被忽視狀態(tài)。

四、新時期做好街道人事檔案管理工作的策略

（一）進(jìn)一步完善人事檔案管理制度。完善街道人事檔案管理制度是促進(jìn)街道人事檔案管理工作順利開展的重要基礎(chǔ)，首先，街道要設(shè)立專門的人事檔案管理部門，并且在組織機(jī)構(gòu)設(shè)置上必須要獨立出來，不能再與其他部門混為一談。這樣可以給人事檔案工作人員創(chuàng)造良好的工作環(huán)境與條件[5]。其次，要對人事檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，可以根據(jù)其個人能力、職業(yè)發(fā)展等情況進(jìn)行針對性培訓(xùn)，以提高其業(yè)務(wù)能力。再次，可以通過制定相關(guān)的獎勵政策來提高工作人員參與街道人事檔案工作的積極性。最后，還要對崗位職責(zé)進(jìn)行明確規(guī)定。新時期做好街道人事檔案管理工作需要從多個方面入手，例如要對人事檔案進(jìn)行有效歸類整理、優(yōu)化管理程序、完善各部門之間的溝通機(jī)制等等。在具體實行過程中一定要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，否則就會使街道人事檔案管理工作開展起來非常困難。另外還要加大對街道人力資源部門負(fù)責(zé)人及管理者的培訓(xùn)力度，通過他們不斷提升自身能力與素質(zhì)，以更好地適應(yīng)新時期下的街道用人需求。

（二）規(guī)范材料收集范圍和分類。規(guī)范人事檔案材料收集范圍與分類是做好人事檔案管理工作的第一步，只有明確了街道人事檔案管理的材料收集范圍與分類，才能對具體工作進(jìn)行安排。在具體材料收集過程中，可以通過查閱個人簡歷、任職證明、職稱證書以及學(xué)歷證明等方式來明確相關(guān)內(nèi)容。根據(jù)我國人事檔案管理工作以及街道人事檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定可知，其中記錄著職工的個人基本信息、聘用信息和任職情況等方面內(nèi)容的是職工人事檔案基本內(nèi)容。對于那些在街道從事的業(yè)務(wù)崗位上進(jìn)行了一定任職時間的員工，其應(yīng)該按照相應(yīng)規(guī)定進(jìn)行歸檔。所以在實際工作中，就要對這些被記錄下來的人員資料進(jìn)行整理與歸納。通常情況下主要有三個方面，第一是個人所擔(dān)任崗位職責(zé)以及所需具備的資格條件；第二是個人經(jīng)歷情況以及主要業(yè)績情況；第三是個人所取得各種獎勵以及榮譽(yù)證書等資料。因此要對其進(jìn)行分類歸納，并將這些被記錄下來的材料歸類為主要類、參考類等三個大類。要嚴(yán)格按照國家檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)來對相應(yīng)內(nèi)容進(jìn)行分類處理，并對不屬于檔案保管范圍之內(nèi)內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一歸檔保管工作。

（三）健全材料收集協(xié)調(diào)機(jī)制。在實際的街道人事檔案管理工作中，一定要健全材料收集協(xié)調(diào)機(jī)制，這樣才能保證材料收集的及時性。在具體的街道人事檔案材料收集工作中，還要注意以下幾點：首先，要保證所有的人事檔案材料都集中放置在一起并按照嚴(yán)格規(guī)范的程序進(jìn)行整理。其次，在對收集到的材料進(jìn)行分類時還要注意區(qū)分不同種類內(nèi)容，然后將不同內(nèi)容通過適當(dāng)方式對其進(jìn)行打印存檔。[6]最后，要重視人事檔案管理工作態(tài)度以及工作效率，其對于街道人事檔案管理工作開展有著很大影響。因此，在具體的街道人事檔案管理中，一定要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定落實好相關(guān)人員職責(zé)，并按照職責(zé)要求進(jìn)行激勵考核。此外，還要完善材料收集協(xié)調(diào)機(jī)制，保證所有員工都能夠及時了解到組織的要求以及想要了解到的內(nèi)容與信息，這樣才能讓整個街道人事檔案管理工作開展順利進(jìn)行。

（四）加強(qiáng)信息化管理手段的運(yùn)用。信息技術(shù)的發(fā)展為街道人事檔案管理工作提供了大量的信息資源，可以讓街道人事檔案管理工作更加高效，也能夠讓街道人事檔案管理工作質(zhì)量得到提升。因此，一定要將信息化建設(shè)作為重點工作加以重視。首先，在人才隊伍建設(shè)方面，要對街道人事檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓其掌握信息化技術(shù)以及計算機(jī)知識。其次，要對信息平臺進(jìn)行構(gòu)建與完善，可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、電子檔案以及光盤等多種形式進(jìn)行有效整合。最后，要讓相關(guān)人員不斷進(jìn)行創(chuàng)新，對系統(tǒng)內(nèi)容進(jìn)行豐富與完善。在具體的街道人事檔案管理工作中，一定要將信息技術(shù)作為主要依托來發(fā)揮作用，通過有效利用信息技術(shù)，讓新時期街道人事檔案管理效率得到提升。

五、結(jié)語

綜上所述，新時期街道人事檔案管理工作依然存在很多問題，這些問題如果得不到及時解決就會嚴(yán)重影響到街道人事檔案管理工作的正常進(jìn)行。因此，為了能夠更好地做好新時期的街道人事檔案管理工作，要通過進(jìn)一步完善人事檔案管理制度、規(guī)范材料收集范圍和分類、健全材料收集協(xié)調(diào)機(jī)制和加強(qiáng)信息化管理手段的運(yùn)用等策略，讓新時期街道人事檔案管理工作開展更加順利。