加快干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程的前期準(zhǔn)備

文/福建省邵武市勞動(dòng)人事爭議仲裁院 廖桂梅

近年來，我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和科技水平的不斷進(jìn)步，促使人們越來越重視檔案信息資源的開發(fā)利用。檔案數(shù)字化建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)的一個(gè)主要內(nèi)容，必然要在全國范圍內(nèi)逐步全面鋪開。對于干部人事檔案而言，在當(dāng)下許多發(fā)達(dá)地區(qū)已基本實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化建設(shè)，但一些欠發(fā)達(dá)地區(qū)基層的干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)尚未真正展開，導(dǎo)致了信息化建設(shè)不規(guī)范、檔案信息質(zhì)量參差不齊、信息安全管控不到位等問題的出現(xiàn)，直接影響了干部人事檔案信息化工作落地見效。為此，加快推進(jìn)基層干部人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程顯得極為必要，做好前期準(zhǔn)備工作更為急迫。

一、干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

（一）提高檔案工作服務(wù)水平，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。加快建設(shè)數(shù)字中國是我國建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化強(qiáng)國的需要，檔案數(shù)字化建設(shè)已成必然趨勢。當(dāng)下部分欠發(fā)達(dá)地區(qū)的基層干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作存在滯后現(xiàn)象，這必將拖延數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程，影響國家戰(zhàn)略發(fā)展。為此，加快基層干部人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，不斷提高服務(wù)水平，盡快融入我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展之中并為之服務(wù)是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。

（二）提高檔案資料的利用效率，實(shí)現(xiàn)資源共享的需要。以往的人事檔案“重藏輕用”，人工查找資料的工作效率較低。而采取數(shù)字化檔案信息管理，干部人事檔案人員和使用人員可以快速地從資料室中查找自己想要的資料，而且不用拘泥于“孤本”，可以一次向所有有需求的人員開放。采用數(shù)字化存儲(chǔ)的電子材料可以由局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳送，極大地方便了各單位的存取和利用，拓寬了干部人事檔案資料的應(yīng)用范圍。檔案的數(shù)字化建設(shè)是提高檔案利用效率，實(shí)現(xiàn)資源共享的現(xiàn)實(shí)需要。

（三）提高檔案工作效率，實(shí)現(xiàn)節(jié)能環(huán)保的需要。數(shù)字化電子系統(tǒng)，大大降低了工作程序的復(fù)雜度。在權(quán)限允許的情況下，查檔人員可以利用電子文件系統(tǒng)隨時(shí)查閱和利用干部人事資料，大大提高了工作的效率。同時(shí)也避免因此產(chǎn)生的紙質(zhì)材料的多次復(fù)印以及破損造成的浪費(fèi)，降低了人工和檔案資料管理的費(fèi)用，符合節(jié)能環(huán)保的需要。

（四）提高檔案安全性能，實(shí)現(xiàn)保密的需要。由于數(shù)字化檔案的建立，需求人員獲取檔案資料只需在互聯(lián)網(wǎng)上由授權(quán)管理人員直接查詢、輸出，大大降低了紙質(zhì)干部人事文件的出庫數(shù)量，有效地避免了重復(fù)使用紙質(zhì)干部人事文件與紙質(zhì)干部人事檔案安全性的矛盾。采用異地異構(gòu)方式對多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)干部個(gè)人資料進(jìn)行異同備份，以保證其資料的安全性，避免因自然災(zāi)害或人為破壞而產(chǎn)生的嚴(yán)重影響[1]。由于數(shù)字化的電子文檔在防止人為偽造方面具有更強(qiáng)的優(yōu)越性，在電子文檔的數(shù)字化過程中，可以有效防止一些人通過文件的方式進(jìn)行修改和偽造，提高了檔案的安全性能，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)了保密的要求。

二、干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容

（一）工作人員的素質(zhì)建設(shè)。干部人事檔案工作人員的業(yè)務(wù)和素質(zhì)的高低，將直接影響檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程的快慢。因?yàn)闄n案工作人員不僅要對組織管理知識和檔案知識很熟悉，還要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用數(shù)字化干部人事檔案管理軟件知識。另外檔案工作者還應(yīng)具有高度責(zé)任感、政治敏銳性及保密意識。這就要求做好干部人事檔案數(shù)字化過程中工作人員、工作環(huán)節(jié)和工作區(qū)域的安全保密管理，特別是要注意屬于國家秘密、工作秘密、商業(yè)秘密及個(gè)人隱私的材料和信息的保密管理，應(yīng)按要求嚴(yán)格保密，保證檔案和數(shù)據(jù)安全。對干部人事檔案數(shù)字化工作中發(fā)生失泄密問題的，要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

（二）檔案室（館）的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。基層干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要分為硬件建設(shè)和軟件建設(shè)。硬件設(shè)施建設(shè)主要包括庫房、辦公場所、計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)以及打印機(jī)等。在掃描儀配置上應(yīng)該按照實(shí)際情況合理配置，針對人事檔案的紙質(zhì)比較脆弱的特點(diǎn)，一般應(yīng)采用平板掃描儀以保護(hù)檔案原件[2]。軟件系統(tǒng)建設(shè)主要包括日常業(yè)務(wù)管理、檔案數(shù)字化采集系統(tǒng)和數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)三大部分。日常業(yè)務(wù)管理模塊主要實(shí)現(xiàn)檔案的日常管理和信息維護(hù);檔案數(shù)字化采集系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)建庫階段檔案信息的數(shù)字化采集;數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)主要利用組織系統(tǒng)專網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)對數(shù)字化檔案的查閱申請、審批、本地及遠(yuǎn)程查閱等功能[3]。有條件的地區(qū)可以根據(jù)中央組織部辦公廳印發(fā)的《關(guān)于貫徹實(shí)施〈干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范〉的通知》文件要求進(jìn)行干部人事檔案數(shù)字化工作應(yīng)用軟件的研發(fā)。而無條件的地區(qū)還是選擇使用中央組織部免費(fèi)發(fā)放的《干部人事檔案信息管理系統(tǒng)》（標(biāo)準(zhǔn)版）軟件，按照國家標(biāo)準(zhǔn)使用方面的有關(guān)規(guī)定做好檔案室（館）的標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

（三）組織管理建設(shè)。干部人事檔案的數(shù)字化是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。這一項(xiàng)目要求建設(shè)人員、數(shù)字化設(shè)備和技術(shù)等多方面的協(xié)調(diào)，最后才能形成高品質(zhì)的干部人事檔案。由于數(shù)字化干部人事檔案系統(tǒng)工程涉及大量的人力、物力、財(cái)力，其中包括數(shù)字化流程、組織、監(jiān)控、管理等內(nèi)容。因此基層干部人事檔案管理部門在實(shí)施數(shù)字化建設(shè)的過程中，要做好組織管理建設(shè)?？筛鶕?jù)當(dāng)?shù)乜h市委組織部的要求，建立領(lǐng)導(dǎo)小組，組長由單位主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任。該小組下設(shè)一個(gè)辦公室，由科室主任或干部人事檔案管理中心主任兼任，其成員為科室干部、管理中心干部，并在發(fā)文后設(shè)立領(lǐng)導(dǎo)小組，并明確各成員的職務(wù)職責(zé)[4]。當(dāng)然，數(shù)字干部人事檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組的工作人員，也是數(shù)字干部人事檔案項(xiàng)目的一員。

（四）數(shù)字化工作的技術(shù)規(guī)范和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。早在2017 年，國家就已頒布了《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（GB/T33870-2017），以下簡稱《規(guī)范》?！兑?guī)范》已明確了干部人事檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容、工作環(huán)節(jié)、工作要求和指標(biāo)參數(shù)。目前基層干部人事檔案室（館）要按照該標(biāo)準(zhǔn)對干部人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，具體在目錄建庫、檔案掃描、圖像處理，數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、驗(yàn)收、交換及安全管理等基本環(huán)節(jié)要按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)進(jìn)行量化規(guī)范?；鶎尤耸虏块T必須嚴(yán)格按照《規(guī)范》做好數(shù)字化工作的技術(shù)規(guī)范和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的前期準(zhǔn)備工作。

三、干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的前期準(zhǔn)備工作

（一）加強(qiáng)干部人事檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)。干部人事檔案的工作具有很強(qiáng)的政策性和專業(yè)性，但當(dāng)前我國干部人事檔案專業(yè)人才缺乏，特別是既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才更緊缺。所以，檔案數(shù)字化建設(shè)首先要做好檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。

一是單位領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識，切實(shí)擔(dān)負(fù)起檔案數(shù)字化建設(shè)工作的主體責(zé)任，加強(qiáng)統(tǒng)籌謀劃和調(diào)查研究。干部人事檔案工作是一項(xiàng)既細(xì)致繁重又枯燥乏味的工作，往往工作業(yè)績表現(xiàn)不突出，工作人員職位提升緩慢，這些都是制約檔案工作人員工作積極性的重要因素。所以，各級領(lǐng)導(dǎo)單位要嚴(yán)格按照《干部人事檔案工作條例》第二章第十七條之規(guī)定：組織人事部門應(yīng)當(dāng)選配政治素質(zhì)好、專業(yè)能力強(qiáng)、作風(fēng)正派的黨員干部從事干部人事檔案，強(qiáng)化黨性教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要注重培養(yǎng)使用表現(xiàn)優(yōu)秀的干部人事檔案工作人員，要積極運(yùn)用職務(wù)、職稱的砝碼來調(diào)動(dòng)干部人事檔案工作人員的工作積極性，還可以在評優(yōu)評先等方面進(jìn)行政策傾斜，以此激勵(lì)他們安心做好干部人事檔案管理工作，確保干部人事檔案工作的基本平穩(wěn)和延續(xù)開展。

二是各級領(lǐng)導(dǎo)單位應(yīng)注重對干部人事檔案人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，提高其職業(yè)素養(yǎng)；同時(shí)要強(qiáng)化干部人事檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)訓(xùn)練。由于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展日新月異，而我們的檔案管理工作人員在計(jì)算機(jī)技術(shù)水平上相對薄弱[5]，因此，要事先通過嚴(yán)格的培訓(xùn)開展好信息技術(shù)學(xué)習(xí)，提升干部人事檔案工作人員運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)手段，為下一階段的檔案數(shù)據(jù)庫建立、軟件操作和維護(hù)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。竭力為干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)打造一支政治堅(jiān)定、堅(jiān)持原則、忠于職守、甘于奉獻(xiàn)和嚴(yán)守紀(jì)律的高素質(zhì)人才隊(duì)伍。

（二）加強(qiáng)干部人事檔案材料的收集工作。一是建立健全收集歸檔制度。干部人事檔案管理工作中的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)就是做好干部人事檔案材料的收集。各級組織人事部門和有關(guān)形成干部人事檔案材料的部門，都要依據(jù)干部的管理權(quán)限和檔案收集的范圍，積極做好能反映干部德、能、勤、績、廉和自然情況的重點(diǎn)材料的收集工作，并確保材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性和時(shí)效性。在此工作中，主要是收集年度考核登記表和考核鑒定、學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、政審審計(jì)和審核、黨（團(tuán)）表彰獎(jiǎng)勵(lì)、違規(guī)違紀(jì)違法、工資、任免和錄（聘）用等材料，并要求收集完整齊全。特別是對以前缺少的檔案材料要及時(shí)補(bǔ)充收集，經(jīng)認(rèn)真鑒別后進(jìn)行整理歸檔，確保在數(shù)字化工作前期做到檔案材料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合數(shù)字化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求。二是抓好干部人事檔案材料的“入口關(guān)”。針對收集的材料，要認(rèn)真把關(guān)，仔細(xì)鑒別，嚴(yán)格審核，以防不達(dá)標(biāo)的材料進(jìn)入檔案之中。對偽造、涂改的檔案材料，要對當(dāng)事人進(jìn)行批評教育，情節(jié)嚴(yán)重的依法依規(guī)給予處分，為推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)提質(zhì)增效。

（三）強(qiáng)化干部人事檔案材料的整理歸檔工作。干部人事檔案材料的整理歸檔是干部人事檔案管理工作中的又一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是各級黨政機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)單位和組織人事部門開展的基礎(chǔ)性工作。干部人事檔案材料的整理歸檔，要嚴(yán)格按照中央組織部的要求，統(tǒng)一明確歸檔材料的內(nèi)容填寫、格式規(guī)范等。首先，把收集到的材料，按人員的身份分類、編目、技術(shù)加工、編印，形成一套有條理的文件，并依這些文件的形式，對其進(jìn)行補(bǔ)充整理。其次，對檔案材料進(jìn)行鑒定，主要鑒別材料內(nèi)容是否真實(shí)、檢查材料填寫是否規(guī)范、所辦手續(xù)是否完備等，確保檔案材料的有效性。第三是對檔案材料進(jìn)行分類排序，同時(shí)要特別注意一些文件號和書頁的標(biāo)識。比如標(biāo)識的位置常設(shè)置在右上方右上1 厘米，右下角右下1厘米，左下角左下1厘米等處。此外還要留意橫幅上的標(biāo)號，若標(biāo)記的地方不符合規(guī)范，會(huì)對文件的后續(xù)掃描和記錄產(chǎn)生不利的影響。最后，裝訂文件材料要科學(xué)實(shí)用。一般情況下，左邊要對齊并打洞，不掉頁、倒頁、壓字和損壞文件，做到整齊、美觀且方便閱讀。目前均采用國際標(biāo)準(zhǔn)長297毫米、寬210毫米的A4型公文用紙，材料左邊應(yīng)當(dāng)留有20～25毫米裝訂邊。早期使用的長260毫米、寬184 毫米的16 開型公文紙左側(cè)空白不夠，要進(jìn)行托裱，不能壓字，字跡材料要符合檔案保護(hù)要求。檔案材料的全部整理過程都要嚴(yán)格符合要求和標(biāo)準(zhǔn)，為即將開展的干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)提高效率。

（四）加強(qiáng)干部人事檔案專項(xiàng)審核工作。干部人事檔案專項(xiàng)審核工作是確保檔案信息真實(shí)有效，提高檔案質(zhì)量管理的重要手段。要堅(jiān)持“凡進(jìn)必審，凡審必嚴(yán)，有錯(cuò)必查”的審查認(rèn)定原則，要對每人、每卷、每頁、每項(xiàng)逐一審核認(rèn)定。在全面審核檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)審核干部的“三齡兩歷一身份”（出生日期、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、干部身份）及專業(yè)技術(shù)職務(wù)職稱、獎(jiǎng)懲、學(xué)術(shù)評鑒等重要社會(huì)關(guān)系信息。此外，還應(yīng)審核檔案內(nèi)容是否齊全和是否真實(shí)、記載內(nèi)容之間的關(guān)聯(lián)性是否合理、是否會(huì)影響干部使用的情況等，并形成相應(yīng)的干部任免審批表和干部人事檔案專項(xiàng)審核認(rèn)定表，為后期干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)夯實(shí)基礎(chǔ)。

（五）有序做好干部人事檔案數(shù)字化所需資金與場地的準(zhǔn)備。要做好干部人事檔案數(shù)字化，就必須嚴(yán)格按照數(shù)字化建設(shè)的要求，進(jìn)行人力配備、資金、場地、技術(shù)支持等前期的準(zhǔn)備工作。要加大經(jīng)費(fèi)和硬件設(shè)施投入，同時(shí)還要在數(shù)字化辦公場所安裝高清監(jiān)控?cái)z像頭，實(shí)現(xiàn)全天候全方位無死角監(jiān)控，確保工作平穩(wěn)有序開展，為干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)整體協(xié)同推進(jìn)提供有力的物質(zhì)保障。

（六）做好干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)服務(wù)公司篩選。干部人事檔案的數(shù)字化建設(shè)要選擇最好的技術(shù)服務(wù)公司，要有相應(yīng)的保密資質(zhì)，要在中國的信息資源行業(yè)中居于領(lǐng)導(dǎo)地位，有能力在全球范圍內(nèi)立足。要具有超前的市場意識，專業(yè)從事檔案、標(biāo)準(zhǔn)資料資源的研發(fā)和開發(fā)，具備完備的檔案及標(biāo)準(zhǔn)信息化技術(shù)、產(chǎn)品及方案；同時(shí)，能夠根據(jù)有關(guān)法規(guī)，制定項(xiàng)目合同，對掃描質(zhì)量、保密安全、軟件更新和維護(hù)進(jìn)行嚴(yán)格要求；有一定的工作經(jīng)驗(yàn)，嚴(yán)格執(zhí)行進(jìn)出庫的文件交接和簽署，簽署保密協(xié)議，以保證干部人事檔案的數(shù)字化建設(shè)工作的安全和有效。

（七）不斷創(chuàng)新干部人事檔案管理的機(jī)制。在建立健全干部人事檔案管理規(guī)章制度和工作機(jī)制的基礎(chǔ)上，我國當(dāng)前的干部人事檔案管理工作，還要積極創(chuàng)建出一套與人力資源管理相適應(yīng)的檔案工作體制，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化、數(shù)字化和高效化。特別是當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展迅猛，要根據(jù)干部人事檔案保密的特點(diǎn)，制定更有力的管理體制來加強(qiáng)檔案的保護(hù)。比如，在電子檔案系統(tǒng)中，不僅要對所有的管理檔案信息進(jìn)行加密處理，還要對信息使用者進(jìn)行信息維護(hù)、查詢的權(quán)限等進(jìn)行分級設(shè)置，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案保護(hù)。這樣不僅筑牢保密和網(wǎng)絡(luò)安全防線，也加快了干部人事檔案信息化工作建設(shè)的進(jìn)程。

四、結(jié)語

綜上所述，加快推進(jìn)基層干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)前數(shù)字化中國建設(shè)的需求，更是進(jìn)入全面建設(shè)中國式現(xiàn)代化的必然要求。為此，基層干部人事檔案管理部門務(wù)必努力做好數(shù)字化建設(shè)的前期準(zhǔn)備工作，為后期干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的順利開展夯實(shí)基礎(chǔ)。