信息化角度下事業(yè)單位文書檔案管理優(yōu)化對策分析

文/北京市陶然亭公園管理處 杜昆

作為由通用文書轉化成的檔案，文書檔案在事業(yè)單位中的形成貫穿于事務受理、審查、核準、發(fā)布等多項活動環(huán)節(jié)，且所含內容眾多，包括各類報告、請示、決定、通知、命令等。過去事業(yè)單位主要利用紙盒外包紙張的形式進行文書檔案保管，數(shù)字技術只發(fā)揮輔助效用，雖然能形成良好的監(jiān)督管理效果，但日常工作開展卻十分繁瑣復雜，需要消耗大量人力物力。在信息技術迅速發(fā)展的背景下，電子認證水平全面提升，促使事業(yè)單位文書檔案管理工作標準和相關規(guī)程發(fā)生了較大變動，原先的紙質保管已經無法滿足檔案工作要求，因此有必要及時建立優(yōu)化對策，更好地適應新形勢下的發(fā)展需求。

一、文書檔案信息化管理的基本特點和原則

（一）主要特點。在文書檔案管理中引入信息化，本質就是應用信息技術把原先紙質保管的檔案文件利用電子文檔的形式進行管理。對于已經存在的紙質文件、圖片和聲像資料都可以實現(xiàn)數(shù)字化處理，導入網(wǎng)絡當中，給單位后續(xù)應用提供更多便捷之處。由此看來，這類管理系統(tǒng)主要具有高效化的文件處理速度，且不會受到過多限制；文件的傳輸更為快速和安全，泄漏和損壞的風險較低；文件能始終保持良好的存儲狀態(tài)，不容易被破壞或丟失。

（二）基本原則。1.完整性。即檔案必須保證連續(xù)性和完整性，不能發(fā)生丟失問題，以免影響單位的決策工作和發(fā)展方向。2.可讀性。數(shù)字檔案格式眾多，不同格式的存儲方式可能有所不同，所以在管理中，必須進行格式轉換，或者預先對格式加以規(guī)范，以避免信息丟失[1]。如果是一些要通過特殊格式保存的檔案，可以使用不同方式維護其可讀特性。3.保密性。網(wǎng)絡的流通性和開放性必然會導致檔案管理系統(tǒng)面臨被人惡意攻擊等風險，而對于事業(yè)單位來說，文書檔案是極為重要的資料，因此必須構建完善的保密策略，加強檔案安全保障，盡可能減少信息泄漏、破壞等風險。4.穩(wěn)定性。即歸檔轉之后的日常維護工作必須保持信息內容的穩(wěn)定性，比如可以通過將系統(tǒng)設置為不可更改、刪除，實施初步防護，或者更改、刪除都需要進行嚴格的權限審查。另外，要特別注意信息備份，以便檔案被損壞后能及時得到修復。5.全程性。要真正實現(xiàn)文書檔案的信息化管理，必須從檔案的采集、整理、分析、歸檔、檢索、應用等多個層面著手進行全程信息化控制，以使檔案信息的真實性和時效性能得到有效保障。

二、文書檔案信息化管理的重要意義

（一）有利于深入挖掘檔案價值。文書檔案內容可以直觀體現(xiàn)出各單位的發(fā)展狀況與未來方向，但在紙質化管理中，歸檔整理等工作十分繁瑣，檔案信息價值保質期限較短，不僅工作開展緩慢，還難以深入了解檔案的具體價值信息。進入信息技術時代，可以直接應用有關裝置將紙質文書通過掃描操作之后上傳到專項系統(tǒng)，從而實現(xiàn)資源的再次調取，達到深度挖掘的目的[2]。如對安全類的文書檔案實施信息化管理時，能更好地從中了解單位日前和未來對于安全層面制定的政策或制度，明確具體的形成過程，從而確立更為清晰的崗位職責。目前一些事業(yè)單位已經在文書檔案管理過程中提倡文檔一體化，強調應用信息技術落實對檔案、文件的有效應用和管理。

（二）有利于提升檔案管理效率。在文書檔案管理中引入信息技術，最大的特點就在于無紙化，能在很大程度上縮小紙質文本占據(jù)的空間，特別是能直接應用云計算等技術在虛擬空間中實施數(shù)字化管理，不僅解決了檔案室日漸緊張的文件放置空間問題，還能更好地促進檔案應用和高效化管理。如單位可以根據(jù)自身類型進行信息系統(tǒng)劃分，使各類不同的文書檔案分別擁有對應的系統(tǒng)路徑，從而進一步美化空間，簡化管理工作，有關內容也能更醒目[3]。單位領導要想了解人事層面的相關內容時，就可以直接在系統(tǒng)中搜索“人事”，不需要再按照時間或其他標準進行查閱，有利于減少時間投入。再比如事業(yè)單位內的業(yè)務檔案往往應用率較高，要求檔案工作者必須基于次序進行匯總整理，如果采用傳統(tǒng)的紙質化管理，則是一項十分巨大的工作任務，特別是在業(yè)務內容十分復雜時，管理難度會更高。但引入信息化之后，直接通過點擊“日期”就能使檔案信息按照次序排列，或點擊“文件名稱”就能使檔案基于漢語拼音首字母進行排列，最大程度提升了檢索速率和檔案管理效率。

（三）有利于強化檔案保護效果。傳統(tǒng)管理方式下的文書檔案保管，經常會遇到文字不清晰、紙質受潮，或使用者在查閱時引起物理損傷等問題，難以保障質量。但引入信息技術之后，就能使檔案的存儲形式發(fā)生變化，即根據(jù)實際情況選用不同的電子載體，如移動硬盤、U盤等，這些載體不僅存讀便捷，易于傳遞，而且存儲時間長，受外部影響因素較小，因此不但可以確保文書的原本面貌，還能有效提升管理效率。

三、信息化角度下事業(yè)單位文書檔案管理對策

（一）加強配套設施建設。文書檔案保管依賴于設施完備的信息化檔案室，為此事業(yè)單位還需爭取財政資金，加強檔案室建設。具體應重點擴大檔案室面積，加強數(shù)字化建設，如安裝煙霧報警系統(tǒng)、自動滅火裝置、自動門禁系統(tǒng)等，實現(xiàn)檔案室核心設備的智能化管理。同時安裝網(wǎng)絡監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報警裝置、自動化密集架以及智能恒溫系統(tǒng)，在確保檔案室內部空間應用最大化，保證檔案信息的安全性的同時，減少人力投入，實現(xiàn)管理信息記錄表的自動生成，進行精準化監(jiān)管[4]。此外，還要同時配備電子檔案長期存留系統(tǒng)、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)等，確保文書檔案信息能實現(xiàn)長期安全保存，為檔案工作數(shù)字化、網(wǎng)絡化以及電子化奠定基礎。除了硬件裝置系統(tǒng)，還要及時更新與掃描裝置、打印裝置、計算機等設備運行相契合的軟件系統(tǒng)，真正從根本上使文書檔案逐步向著數(shù)字化方向發(fā)展，給電子檔案建設工作夯實基礎。

（二）落實檔案規(guī)范建設。一方面，重點規(guī)范電子檔案的立卷歸檔歸類、臺賬建立、上架管理等具體流程，嚴格遵循相關管理制度開展工作，同時，通過關聯(lián)OA辦公系統(tǒng)進一步深化和文書檔案間的基本關系，實現(xiàn)檔案信息的及時接收和管理，保證歸檔歸類的精準性。另一方面，明確電子文件的移交時限，強化人員的歸檔意識，保證電子檔案轉接的有序性。其中，可以圍繞年度、季度實施信息化管理質量考核，從中發(fā)現(xiàn)和解決一些歸檔轉交層面的問題。此外，還要明確電子檔案建設標準，基于有關法律規(guī)范或者文獻對單位內部文書檔案的信息化管理工作要求予以優(yōu)化，再根據(jù)單位自身狀況制定明確規(guī)劃。規(guī)劃當中必須特別強調對信息技術的運用，尤其要重點強調聲像、圖片等檔案格式，部門檔案所屬的管理部門、信息化建設的具體流程等，以保證信息化管理的規(guī)范性。

（三）加強管理系統(tǒng)建設。對于當前文書檔案管理層面的發(fā)展創(chuàng)新，必須基于信息化技術展開進一步的智能化系統(tǒng)建設。具體可以應用物聯(lián)網(wǎng)RFID 更新系統(tǒng)，即根據(jù)數(shù)字文書檔案管理要求確立兩者的契合之處，圍繞功能要求把物聯(lián)網(wǎng)劃分成感知、通訊、應用三大核心部分；然后，運用傳感器等采集和識別檔案信息，通過電子標簽、閱讀器體現(xiàn)信息獲取功能；最后，基于共享理念，使檔案在整個系統(tǒng)中實現(xiàn)資源共享和智能通訊[5]。其中最核心的部分就在于利用電子標簽代替原先文檔的條形碼，使管理更為智能化。同時，閱讀器也是整個系統(tǒng)中的核心部分，實際工作時，當受到射頻識別頻段影響后，會將指令發(fā)送給標簽，再通過控制模板請求數(shù)據(jù)，通過數(shù)據(jù)載體體現(xiàn)出指令內容。標簽獲取信號之后，會實施編碼傳輸，再從接口對閱讀器要傳達的信息進行調制，直至輸送到后臺實施處理，最終實現(xiàn)檔案應用。

（四）落實檔案安全保障。一方面，明確文書檔案信息的非密界限和保密界限。具體需要單位連同文書處理部門、檔案管理部門共同進行鑒定，落實檔案信息的定密、解密和降密等工作。確保需要保密的檔案能真正嚴格保密，可以開放的檔案及時開放，并確保共享信息的安全性。另一方面，加強安全保密軟硬件建設。重點將安全保密軟硬件的建設納入單位檔案管理總體規(guī)劃中，從物防技防角度著手，建立一套高效性的加密和安全認證體系，明確系統(tǒng)訪問權限，同時重視虛擬專用網(wǎng)技術運用，安裝防火墻和防病毒軟件，以便能及時檢測系統(tǒng)漏洞，實現(xiàn)對文件、內存與網(wǎng)頁等方面的有效監(jiān)控[6]。硬件保密方面，為減少文檔失真等問題發(fā)生，必須強化計算機、掃描設備的基本質量和功能，如選用硬盤內存較大、具有獨立顯卡的電腦，安裝正版軟件；掃描文件時，選用分辨率較高的設備，同時注重參數(shù)設置、存儲格式設置等，確保能真正體現(xiàn)出文檔的本來面貌，保證生成內容的清晰度。軟件保密方面，以保密系統(tǒng)為例，在建設時要從用戶角度著手，即當用戶想要進入系統(tǒng)進行檔案調取時，要先彈出密鑰管理、解密引擎、算法擴展等模板，以獲取用戶身份權限。傳統(tǒng)方式下，主要以口令模式進行認證，安全性較低，為此可以嘗試利用USB Key 展開認證。對于權限系統(tǒng)，可以通過分離設置的形式，分別針對不同崗位，實現(xiàn)精準化管理。如普通職工只限于其進行資料查詢；檔案工作者只限于日常檔案上傳、信息更新、授權管理等；系統(tǒng)工作者限于查閱瀏覽記錄、審計用戶信息等。由于環(huán)境因素可能會導致檔案安全受到影響，所以系統(tǒng)本身還要具備良好的自動化審計信息作用。

（五）健全費用管理機制。1.優(yōu)化資金投入機制。各單位要重點圍繞自身發(fā)展，完善檔案事業(yè)經費投入機制，爭取獲得文書檔案信息化管理所需要的資金額度。如構建檔案管理和自身統(tǒng)籌協(xié)調發(fā)展的經費增長投入機制，使其被納入單位經費支持項目群。同時，盡可能爭取政府部門、社會組織等方面的支持，從中獲取專項資金支持；2.完善統(tǒng)一規(guī)劃機制。重點將文書檔案信息化管理歸入單位中長期發(fā)展及總體發(fā)展規(guī)劃中，爭取制定專項計劃，真正使檔案管理事業(yè)被融入單位發(fā)展大局中。檔案部門則要有所作為，基于單位實際狀況，通過項目論證與意見征求，制定出可行性的文書檔案信息化管理規(guī)劃，統(tǒng)一建設標準化、分步走的管理方案。同時，與檔案行政部門進行合作，推出具體建設標準和評估機制，以保證通過較低的支出和運維投入，減少整個檔案管理工作開展的資金投入；3.形成開支控制機制。當前大數(shù)據(jù)技術已經趨近成熟，相關單位可基于此通過較低的成本投入進行自身文書檔案管理大數(shù)據(jù)體系建設，比如應用Hadoop 等開展數(shù)據(jù)存儲、整理與分析應用。在保證檔案安全的基礎上，也可以直接購買專項云計算平臺，這是因為這類平臺往往可擴展性強，能基于檔案數(shù)量和處理需求確定服務范圍，能有效減少重復性建設，降低資金應用。

（六）創(chuàng)新檔案管理模式。1.完善管理模式。一方面，注重信息系統(tǒng)管理建設，加大系統(tǒng)開發(fā)和推廣力度。具體可率先在有條件的事業(yè)單位開展以信息系統(tǒng)管理為核心、人工管理為輔助的管理模式，條件不足的則要不斷爭取，實現(xiàn)管理模式的逐步推廣。還要在嚴格遵循保密制度的基礎上，強化信息化管理系統(tǒng)服務性，推進文書檔案資源網(wǎng)絡共享，確保相關人員能更好地享受檔案信息化管理帶來的便捷性。另一方面，完善管理制度，比如建立管理職責機制，遵循明確分工原則，設定事業(yè)單位層面、檔案管理部門等方面的具體職責，確保檔案工作有所落實；2.優(yōu)化利用模式。一方面，注重文書檔案開發(fā)應用的針對性。即在正式開發(fā)利用之前開展摸底調查，明確各應用者對于檔案資料的需求性，例如事業(yè)單位管理者往往負責制定內部政策，因此更需要具有綜合性和全局性的檔案信息，如相關的指導文件匯編、單位發(fā)展規(guī)劃等，以幫助領導做出科學決策。另一方面，完善檔案開發(fā)應用方式。比如加強文化檔案網(wǎng)絡服務開發(fā)，從原先的查閱式服務專為咨詢式服務，從被動服務轉向主動乃至超前服務，從檢索工具式服務轉向網(wǎng)絡化服務等。同時，建立檔案工作者和檔案應用者相互溝通交流的平臺，實施更為人性化的檔案服務。如應用微信、QQ 等平臺解答應用者的各項問題；在明確應用者身份權限的基礎上，實施部分檔案資源網(wǎng)絡借閱。整個過程中，應特別應用數(shù)據(jù)庫、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等新型技術手段，從海量文書檔案信息中提取出最具價值的信息內容，滿足各類應用者的需求，使檔案真正更好地服務于單位建設。

四、結語

雖然文書檔案對于事業(yè)單位而言具有極大應用價值，但限于傳統(tǒng)的管理方式，導致難以真正發(fā)揮檔案效用，特別是在信息技術迅速發(fā)展的背景下，常規(guī)管理已經難以滿足檔案工作需求，必須實施信息化建設。這就需要從配套設施建設著手，實現(xiàn)檔案室的智能化管理，然后落實檔案規(guī)范建設，建立信息化的管理系統(tǒng)，同時基于網(wǎng)絡的開放性等特征，落實檔案信息安全保障，特別要針對檔案密級建設對應的保密系統(tǒng)。此外，為保證信息化管理的持續(xù)性和經濟性，還要落實成本投入管理，建設完善的費用管理機制，創(chuàng)新管理模式，真正從根本上優(yōu)化文書檔案管理。