信息技術(shù)背景下流動(dòng)大學(xué)生人事檔案管理研究

文/晴隆縣人力資源和社會(huì)保障局 雷興梅

在高校人事檔案管理工作中，流動(dòng)大學(xué)生人事檔案的管理占有十分重要的地位。根據(jù)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，部分高校對(duì)流動(dòng)大學(xué)生人事檔案的管理缺乏足夠的重視，存在著管理手段落后、管理方式落后等問(wèn)題，對(duì)檔案的管理效能和總體工作水平造成了嚴(yán)重的制約，影響了高校人事管理工作的正常開(kāi)展。要想從根本上解決這一問(wèn)題，相關(guān)人員就必須建立一個(gè)以信息為基礎(chǔ)的管理系統(tǒng)，有效推動(dòng)檔案管理工作的信息化、可持續(xù)發(fā)展。

一、流動(dòng)大學(xué)生檔案特點(diǎn)分析

（一）自主性。在大學(xué)里，學(xué)生的個(gè)人檔案是獨(dú)立的、以個(gè)體為單位存在的。學(xué)生檔案的自主性包括形式自主性、內(nèi)容自主性和成果自主性三個(gè)方面。首先，從形式上來(lái)說(shuō)，雖然是以校方的名義來(lái)保存這些學(xué)生檔案，但是，作為一個(gè)獨(dú)立的個(gè)體，其表現(xiàn)出強(qiáng)烈的個(gè)人依賴(lài)性。其次，從內(nèi)容上來(lái)說(shuō)，在學(xué)校里，學(xué)生的政治表現(xiàn)、成績(jī)情況、身體健康狀況、心理素質(zhì)以及社會(huì)實(shí)踐情況等都可以被記錄下來(lái)形成檔案，因此其具有強(qiáng)烈的學(xué)生個(gè)人色彩。最后，結(jié)果上的獨(dú)立，即從學(xué)生資料、數(shù)據(jù)中得出的結(jié)論，在某種程度上也是獨(dú)立的。

（二）持續(xù)性。學(xué)生的個(gè)人資料是在學(xué)校里逐步建立起來(lái)的，哪怕是畢業(yè)后工作了，學(xué)生也會(huì)持續(xù)生成更多新的個(gè)人檔案。高校學(xué)生檔案記錄的持續(xù)主要從時(shí)間、內(nèi)容和影響三個(gè)層面進(jìn)行。首先，從時(shí)間層面來(lái)說(shuō)，在我國(guó)，有小學(xué)、初中、高中、大學(xué)以及后期的學(xué)習(xí)階段，在每個(gè)階段，學(xué)生檔案的管理工作都是不一樣的。其次，從內(nèi)涵上來(lái)看，在小學(xué)、初中、高中這些時(shí)期，學(xué)生的個(gè)人資料都是相對(duì)基本的，檔案主要內(nèi)容為學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績(jī)和行為紀(jì)錄。根據(jù)這三個(gè)階段，學(xué)生在進(jìn)入大學(xué)后，其檔案也會(huì)持續(xù)對(duì)其學(xué)業(yè)情況進(jìn)行歸納。再者，就影響而言，在學(xué)生的檔案里，有很多內(nèi)容會(huì)給學(xué)生的生活帶來(lái)持續(xù)不斷的巨大的影響。

二、利用信息技術(shù)優(yōu)化流動(dòng)大學(xué)生人事檔案管理工作的意義

（一）實(shí)現(xiàn)信息化檢索。隨著我國(guó)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的不斷深入，越來(lái)越多的高校檔案管理人員開(kāi)始采用信息化技術(shù)，為高校學(xué)生檔案管理提供了有力的支持。建立一個(gè)專(zhuān)門(mén)的文件管理的資料庫(kù)，能夠讓有關(guān)人員在人才管理和人才流動(dòng)工作中，迅速查找到有關(guān)的資料并對(duì)其進(jìn)行填寫(xiě)和修改，從而最大限度地提高高校管理工作的效率和質(zhì)量。流動(dòng)大學(xué)生來(lái)自五湖四海，他們?nèi)藬?shù)眾多，信息龐雜，牽扯到方方面面，僅憑傳統(tǒng)的人力來(lái)進(jìn)行信息查找，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間與精力，這不僅不能與快速發(fā)展的信息化現(xiàn)代社會(huì)相適應(yīng)，同時(shí)還會(huì)對(duì)學(xué)校行政工作的正常進(jìn)行造成不利影響。而采用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，借助資料庫(kù)技術(shù)及關(guān)鍵詞搜尋引擎，能讓有關(guān)部門(mén)盡快查找到相關(guān)資料，從整體上提高對(duì)數(shù)據(jù)的使用。

（二）緩解員工工作壓力。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的處理方式下，員工在進(jìn)行查找、收集和整理工作時(shí)，不但要手工鍵入許多資料與數(shù)據(jù)，而且還必須保證每一個(gè)記錄的數(shù)據(jù)是正確的、字跡是清晰的。這就造成了在采用傳統(tǒng)紙張管理方式的情況下，工作人員承受著巨大的工作壓力，他們需要花費(fèi)很多的時(shí)間和精力去對(duì)這些資料進(jìn)行分析，最終整體工作效率偏低，很難滿(mǎn)足他們?nèi)粘９芾砉ぷ鞯男枰?。流?dòng)大學(xué)生人事檔案類(lèi)型多樣，各類(lèi)文件對(duì)工作人員寫(xiě)作的要求較高，填寫(xiě)格式和填寫(xiě)要求也有差異，合理利用信息技術(shù)可以極大地減輕工作人員的工作量。

（三）對(duì)檔案存放條件進(jìn)行改進(jìn)。一些文件資料必須要經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間的保管，而紙質(zhì)文件則對(duì)保管時(shí)間和保管條件都有較高要求。尤其是在流動(dòng)大學(xué)生人事檔案管理中，檔案管理人員往往要對(duì)成百上千的學(xué)生檔案進(jìn)行歸檔存放，這就給檔案管理工作帶來(lái)了很大的難度。紙質(zhì)檔案極易受潮、受蟲(chóng)蛀、受火燒，若要長(zhǎng)期保存，需付出較高的儲(chǔ)存成本。同時(shí)，紙質(zhì)檔案的管理程序較為繁瑣，再加上大學(xué)中保存的檔案數(shù)量巨大，如果檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力不足，就會(huì)導(dǎo)致各類(lèi)檔案在歸檔與整理過(guò)程中產(chǎn)生混淆，進(jìn)而影響整體工作的效能與水準(zhǔn)。信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案的無(wú)紙化、電子化，對(duì)檔案的存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行最大限度的優(yōu)化，從而減少檔案的空間占用，有效降低成本。

（四）為學(xué)生提供更為便捷的就業(yè)指導(dǎo)。高校教育教學(xué)的“以就業(yè)為導(dǎo)向”的培養(yǎng)目的是非常清晰的。從畢業(yè)檔案中反映出的是畢業(yè)生的真實(shí)狀況，其能夠?yàn)楦黝?lèi)企業(yè)在招聘、選拔、錄用等方面提供篩選合適人員的依據(jù)。完整的畢業(yè)生檔案會(huì)將學(xué)生的特長(zhǎng)愛(ài)好、獲獎(jiǎng)情況、優(yōu)異成就等一一記載下來(lái)。企業(yè)和企業(yè)的招聘人員可以根據(jù)學(xué)生的檔案資料，為他們尋找最合適的工作機(jī)會(huì)，使學(xué)生能夠在工作中更好地完成任務(wù)。由此看來(lái)，高校要想實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的目標(biāo)，就必須在人才培養(yǎng)工作的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)學(xué)生人事檔案的管理。學(xué)校要高度重視，建立健全人才與檔案管理制度，最大限度地發(fā)揮學(xué)生檔案的作用，提高學(xué)校管理效能。

三、信息技術(shù)背景下流動(dòng)大學(xué)生人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）思想陳舊。當(dāng)前，有些學(xué)校在處理學(xué)生的個(gè)人信息時(shí)，存在著重“管”輕“理”的現(xiàn)象。偏重于對(duì)學(xué)生的“關(guān)系”進(jìn)行管理，而忽視了對(duì)學(xué)生的培育與應(yīng)用。與此同時(shí)，企業(yè)缺少對(duì)專(zhuān)業(yè)管理人才的控制和訓(xùn)練，很少或從來(lái)沒(méi)有對(duì)員工進(jìn)行過(guò)職業(yè)適應(yīng)培訓(xùn)，在檔案管理人員上崗之后，他們需要直接開(kāi)始相關(guān)工作，完成相關(guān)任務(wù)，這就造成了一些員工缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能，不符合工作條件。事實(shí)上，在進(jìn)行大學(xué)生檔案管理工作前，相關(guān)工作人員必須對(duì)崗前培訓(xùn)的內(nèi)容有一定的了解，但從現(xiàn)在的情況來(lái)看，部分學(xué)校對(duì)這一職能進(jìn)行了弱化，導(dǎo)致檔案管理人員不能很好地提高自己的工作能力，在面對(duì)專(zhuān)業(yè)問(wèn)題時(shí)不能獨(dú)立解決，使得學(xué)生檔案工作中存在的問(wèn)題被留滯，從而導(dǎo)致學(xué)生檔案工作難以得到良好的開(kāi)展。

（二）實(shí)踐執(zhí)行力差。大學(xué)生檔案工作執(zhí)行不力的原因主要有：首先，高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)高校學(xué)生檔案管理的重要性還不夠清楚。高校畢業(yè)生的個(gè)人信息是高校畢業(yè)生信息資源的重要組成部分，然而，在實(shí)際管理工作中，部分管理人員沒(méi)有明確工作目標(biāo)，沒(méi)有做好工作的針對(duì)性規(guī)劃，在實(shí)施過(guò)程中存在疏漏，這對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理工作產(chǎn)生了很大的影響。其次，管理人員的素質(zhì)不高。造成這種情況的原因，很大程度上是由于檔案管理工作人員在崗前的專(zhuān)業(yè)訓(xùn)練不夠，管理人員得不到職業(yè)技能方面的知識(shí)培訓(xùn)，不能有效處理指派的工作。最后，管理人員的工作效率也需要提高。導(dǎo)致這種情況的主要原因是：高校畢業(yè)生的檔案管理工作開(kāi)始時(shí)，相關(guān)人員沒(méi)有制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的計(jì)劃，再加上管理人員在工作中缺乏對(duì)工作流程的觀察及控制，使得學(xué)生的個(gè)人資料管理效果并不理想。

（三）檔案管理人員缺乏對(duì)信息化的理解。盡管許多高校的管理已經(jīng)與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，并與社會(huì)的發(fā)展相適應(yīng)，但是，高校檔案工作者對(duì)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理工作觀念和方式缺乏足夠的重視。因此，高校的檔案工作總體上是相對(duì)傳統(tǒng)、滯后的。同時(shí)，大多數(shù)的檔案管理人員對(duì)大學(xué)生檔案管理沒(méi)有正確的認(rèn)識(shí)，也沒(méi)有具體的發(fā)展思路，導(dǎo)致檔案管理手段陳舊、管理方法單一。這充分說(shuō)明當(dāng)前大學(xué)生檔案管理效率低下，要想有效解決這一問(wèn)題，相關(guān)管理人員必須把先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與大學(xué)生的檔案管理工作結(jié)合起來(lái)，在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步提高高校大學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)大學(xué)生檔案創(chuàng)新管理模式的構(gòu)建。

（四）模式落后。在信息技術(shù)日益發(fā)展的今天，高校的許多工作都已實(shí)現(xiàn)了信息化。但是，大部分高校的檔案管理工作人員沒(méi)有將檔案管理工作與其他的工作流程結(jié)合起來(lái)，仍然固守著檔案的傳統(tǒng)處理方式。當(dāng)畢業(yè)生、大學(xué)教育工作者和大學(xué)管理人員要使用他們的個(gè)人信息時(shí)，文件可能會(huì)被破壞或者遺失，必須重新補(bǔ)辦檔案，這對(duì)于學(xué)生、教師和管理人員來(lái)說(shuō)，無(wú)疑又增添了許多負(fù)擔(dān)。

（五）學(xué)生檔案利用率不高。大學(xué)生個(gè)人信息、工作經(jīng)歷和學(xué)習(xí)情況是大學(xué)生檔案信息的重要組成部分。從進(jìn)入大學(xué)到畢業(yè)，學(xué)生很少有機(jī)會(huì)能用到自己的個(gè)人檔案，而教師也不會(huì)去翻閱學(xué)生的檔案，學(xué)生檔案在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)都是被閑置的，其功能并沒(méi)有得到充分發(fā)揮。

四、信息技術(shù)背景下流動(dòng)大學(xué)生人事檔案管理策略

（一）建設(shè)檔案信息一體化管理體系。要讓高校的學(xué)生檔案工作與信息化發(fā)展相適應(yīng)，首先，要建立一套規(guī)范化、信息化的檔案信息系統(tǒng)，在此基礎(chǔ)上推動(dòng)信息化的建設(shè)。在檔案管理工作中，相關(guān)人員要發(fā)揮計(jì)算機(jī)的硬件、軟件和技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步完善檔案管理體系，將數(shù)據(jù)收集和信息維護(hù)等工作進(jìn)行整合，進(jìn)行深層次的信息化建設(shè)，做好檔案管理工作的基本保證。其次，要實(shí)現(xiàn)高校檔案與信息化教學(xué)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)的對(duì)接。將分散的、學(xué)生資料收集起來(lái)，提高檔案資料的完整度，提高資料搜集的速度，針對(duì)以往檔案管理工作中存在的文件缺失、文件錯(cuò)誤等問(wèn)題進(jìn)行分析。當(dāng)然，要想保護(hù)這些學(xué)生的個(gè)人資料，加大對(duì)檔案的保密力度也是非常必要的[1]。

（二）建設(shè)信息化管理平臺(tái)。首先，高校大學(xué)生檔案管理人員要運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷創(chuàng)新管理模式，構(gòu)建健全的大學(xué)生信息資源庫(kù)，利用該數(shù)據(jù)終端，將學(xué)生的個(gè)人信息錄入到信息管理系統(tǒng)中，方便學(xué)生、教師及管理人員對(duì)學(xué)生的個(gè)人信息進(jìn)行快速查詢(xún)。其次，要注重大學(xué)生檔案資料的準(zhǔn)確程度，管理人員要對(duì)大學(xué)生檔案資料進(jìn)行清晰的統(tǒng)計(jì)和整合，讓高校的決策人員一目了然。再者，要加大對(duì)高校學(xué)生信息資源管理的投資力度，并將經(jīng)過(guò)優(yōu)化的體系與其他體系相結(jié)合，例如，畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)、學(xué)校內(nèi)部管理系統(tǒng)、人員流動(dòng)管理系統(tǒng)、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)移管理系統(tǒng)等，讓高校畢業(yè)生的個(gè)人檔案能夠完成共享，并將大學(xué)生的檔案管理業(yè)務(wù)與其他業(yè)務(wù)展開(kāi)融合，以滿(mǎn)足高校大學(xué)生檔案管理的層次需要。學(xué)校要采用一種新的大學(xué)生檔案管理技術(shù)體系結(jié)構(gòu)，來(lái)支持高校學(xué)生檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用，以適應(yīng)大學(xué)生檔案管理項(xiàng)目等各個(gè)領(lǐng)域中的需求，減少檔案管理員的工作量，提高高校學(xué)生檔案管理員的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防水平。最后，根據(jù)“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展趨勢(shì)，大學(xué)生檔案管理人員應(yīng)增強(qiáng)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的安全認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的安全性維護(hù)，提高檔案管理的質(zhì)量，保持警惕，對(duì)可能發(fā)生的危險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，并做好處理方案及執(zhí)行的準(zhǔn)備，從而保證大學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的安全性[2]。

（三）加大對(duì)檔案管理工作人員的培養(yǎng)力度。首先，要對(duì)高校學(xué)生檔案管理員進(jìn)行評(píng)估，確保他們的專(zhuān)業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)可以適應(yīng)檔案管理人員在日常工作中的需求，通過(guò)定期的考試、培訓(xùn)、講座，以及其他途徑，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。其次，大學(xué)生檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到，他們的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)直接關(guān)系到整個(gè)檔案管理工作的運(yùn)作，甚至關(guān)系到高校的總體運(yùn)作，因此，高校檔案管理人員要不斷提升自己的管理水平、工作效率、問(wèn)題處理能力，對(duì)檔案管理工作深入了解[3]。再次，檔案管理人員要從學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略角度出發(fā)，實(shí)現(xiàn)大學(xué)生檔案的共享，找到各種可以將畢業(yè)生檔案進(jìn)行擴(kuò)展和發(fā)展的關(guān)鍵，持續(xù)對(duì)大學(xué)生的檔案資源進(jìn)行優(yōu)化和轉(zhuǎn)型，要引起校方領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員對(duì)大學(xué)生檔案共享工作的重視，從而對(duì)高校檔案資源共享業(yè)務(wù)開(kāi)展和檔案集中管理工作產(chǎn)生積極的影響。最后，建立健全大學(xué)生檔案“互聯(lián)網(wǎng)+”操作保障體系，要把搜集整理大學(xué)生檔案資料作為重要的前提條件，由工作人員審核后上報(bào)，通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的審核，為大學(xué)生的檔案管理工作提供一種新的發(fā)展思路。

（四）建立以身份證為賬號(hào)體系的檔案云。作為中國(guó)特色社會(huì)主義的一部分，檔案管理工作在我們黨的事業(yè)中有著巨大的作用，在發(fā)現(xiàn)人才和培養(yǎng)人才方面功不可沒(méi)。學(xué)生檔案是一個(gè)人生命歷程的開(kāi)始，它記錄著學(xué)生生命歷程中的每一個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，驗(yàn)證和推動(dòng)著學(xué)生的人生發(fā)展?？萍嫉牟粩喟l(fā)展，極大地促進(jìn)了檔案內(nèi)涵、外延和形式的發(fā)展，各類(lèi)大數(shù)據(jù)和人工智能的發(fā)展，有力地推動(dòng)了檔案新觀念的形成[4]。在目前的信用體系建設(shè)環(huán)境下，隨著時(shí)代發(fā)展，所有的資料都將被放進(jìn)“私人數(shù)據(jù)云端”系統(tǒng)，將來(lái)，這個(gè)“私人數(shù)據(jù)云盤(pán)”將會(huì)把一個(gè)人生活中的一切都記錄下來(lái)。通過(guò)這種方式，企業(yè)和社會(huì)就能夠使用AI和數(shù)據(jù)云端來(lái)衡量個(gè)人的價(jià)值。在這種情況下，大學(xué)生檔案管理工作人員也應(yīng)該主動(dòng)地構(gòu)建一個(gè)以學(xué)生身份證號(hào)碼為賬號(hào)的學(xué)生檔案云，通過(guò)對(duì)高校學(xué)生信息資源的分析，提出高校學(xué)生信息資源配置的建議。

（五）創(chuàng)新個(gè)性化管理方式，完善管理監(jiān)督機(jī)制。建立大學(xué)生人事檔案管理的信息化管理體系，能夠?yàn)榇髮W(xué)更好地運(yùn)用公開(kāi)、公平、競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)的人才選擇機(jī)制創(chuàng)造條件，創(chuàng)新個(gè)性化檔案管理方法，能夠?yàn)椴煌?lèi)型的高校人才提供個(gè)性化的檔案服務(wù)，健全人事檔案管理的監(jiān)督機(jī)制，從而使大學(xué)生人事檔案信息化管理工作發(fā)揮出最大的效益。高校人事檔案管理工作人員可以從個(gè)性特征、專(zhuān)業(yè)技術(shù)、業(yè)務(wù)能力三個(gè)方面著手，將高校中的各類(lèi)人才按照不同的等級(jí)對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)這些人才展開(kāi)一個(gè)全面的初步評(píng)估，從而將每一位人才的優(yōu)點(diǎn)都發(fā)揮出來(lái)。這樣可以使學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人才有一個(gè)更好的認(rèn)識(shí)，更好地選拔和使用人才。此外，健全高校人才檔案管理的監(jiān)督機(jī)制也是非常有必要的，高校管理人員要對(duì)人事檔案管理部門(mén)的工作進(jìn)行合法性監(jiān)督，以保證人事檔案管理工作的合法性和公開(kāi)化[5]。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，大學(xué)生人事檔案管理的信息化和創(chuàng)新化發(fā)展，可以使人事工作得到很好的推進(jìn)，有利于高校的科學(xué)發(fā)展，促進(jìn)大學(xué)生的良好就業(yè)。為了適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展需要，高校管理人員應(yīng)重視建設(shè)信息化和創(chuàng)新化的人才資源，通過(guò)現(xiàn)代管理技術(shù)提高人才資源的使用率，增強(qiáng)大學(xué)生檔案管理工作的水平，促進(jìn)大學(xué)生的健康發(fā)展。