信息化條件下如何改進(jìn)石油地質(zhì)檔案管理工作

文/延長(zhǎng)油田股份有限公司志丹采油廠 王丹

在信息化時(shí)代，科技迅猛發(fā)展，人類社會(huì)正在由工業(yè)化走向信息化。企業(yè)信息化的檔案管理是企業(yè)運(yùn)行中的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作。在現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)石油地質(zhì)檔案管理需求。信息化檔案管理方式的普及，為石油地質(zhì)檔案管理帶來(lái)了新的契機(jī)，如何將文件、圖紙、照片、錄音、錄像等資料轉(zhuǎn)化為有用的資料，并將其及時(shí)有效地傳遞給有關(guān)的信息需求方，成為改進(jìn)當(dāng)下我國(guó)石油地質(zhì)檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容。

一、地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的必要性及內(nèi)容

（一）地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的必要性。盡管我國(guó)經(jīng)濟(jì)在不斷發(fā)展，科技水平也在不斷進(jìn)步，但在很多方面仍不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，一些特定行業(yè)必須不斷更新技術(shù)、轉(zhuǎn)變經(jīng)營(yíng)方式，才能更好地發(fā)揮企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益。在信息化時(shí)代，石油地質(zhì)檔案管理工作也要朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。目前，我國(guó)石油地質(zhì)勘探企業(yè)的檔案管理還停留在傳統(tǒng)的管理方式中，存在著工作效率低下等問(wèn)題。因此，有必要開展石油地質(zhì)檔案管理的信息化工作，提升其檔案管理效率，促進(jìn)石油地質(zhì)檔案管理工作的有效進(jìn)行[1]。

（二）地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容。地質(zhì)檔案的信息化建設(shè)，需要借助現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)、掃描儀、電子科技、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代科技手段，對(duì)其進(jìn)行改進(jìn)。檔案管理系統(tǒng)的主要內(nèi)容是：建立一個(gè)更加科學(xué)、系統(tǒng)、快捷的檔案管理系統(tǒng)，使人們?cè)诓杉⒉樵儠r(shí)更加便捷，同時(shí)也可以將資料上傳至云端，便于用戶進(jìn)行共享，也可以打破時(shí)空的局限，最大限度地實(shí)現(xiàn)資源的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

二、石油地質(zhì)檔案的特殊性

石油地質(zhì)檔案是以實(shí)物形態(tài)保存下來(lái)的地質(zhì)現(xiàn)象或事件，包括物源、儲(chǔ)層、圈閉、構(gòu)造、生儲(chǔ)蓋組合等基本要素及其相互關(guān)系的原始記錄，是對(duì)地質(zhì)條件變化進(jìn)行預(yù)測(cè)和判斷的原始記錄，具有真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、可靠性，是研究和利用地質(zhì)規(guī)律的重要依據(jù)，其特殊性如表1所示。

三、石油地質(zhì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

(一)石油地質(zhì)檔案管理工作缺乏連續(xù)性。油氣資料的保存工作并非一蹴而就，在油田的開采過(guò)程中，不但要持續(xù)、連續(xù)、實(shí)時(shí)地監(jiān)測(cè)地質(zhì)層，將油氣地質(zhì)狀況記錄下來(lái)，而且要根據(jù)這些地質(zhì)層的變化規(guī)律，為今后的開采與養(yǎng)護(hù)工作提供可靠的資料。但是，因?yàn)槟承┦凸竞雎粤耸偷刭|(zhì)檔案工作的本質(zhì)，或?qū)⑵湟暈橹挥幸环N對(duì)石油生產(chǎn)的記錄，使其最終成為了一種形式[2]。

（二）石油地質(zhì)檔案管理工作缺乏規(guī)范化。石油地質(zhì)檔案管理不規(guī)范，具體表現(xiàn)為：檔案信息的收集不規(guī)范，檔案的核實(shí)不規(guī)范，檔案的歸檔與整理不規(guī)范。造成這一現(xiàn)象的原因，一方面是由于油區(qū)地質(zhì)檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平較低，另一方面也是由于主管部門對(duì)其工作不夠重視。另外，部分企業(yè)對(duì)石油地質(zhì)資料的利用不規(guī)范，借閱不嚴(yán)，嚴(yán)重影響了資料的完整性和保密。

(三)石油地質(zhì)檔案管理工作信息化利用度不高。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)越來(lái)越受到石油企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者的重視。但是，目前部分石油公司在石油地質(zhì)檔案管理部門的信息技術(shù)利用水平較低，致使其工作方式與效率無(wú)法適應(yīng)油田開發(fā)的要求。由于石油公司在管理中忽略了對(duì)石油地質(zhì)檔案的管理，使其經(jīng)費(fèi)減少，造成了其信息化辦公設(shè)施的不健全，嚴(yán)重影響了其信息化工作的整體發(fā)展。目前，部分石油公司的石油地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)配備了先進(jìn)、充足的信息辦公設(shè)備，但其人員的工作質(zhì)量、信息技術(shù)水平卻沒(méi)有明顯的提升。

四、信息化條件下改進(jìn)石油地質(zhì)檔案管理工作的對(duì)策

（一）石油地質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)施。石油地質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，不僅涵蓋范圍廣，而且承載的種類也多種多樣，所以，石油地質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)從組織管理、制度建設(shè)、資源建設(shè)等方面入手，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。

1.組織管理網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)字石油地質(zhì)檔案的形成和積累涉及多個(gè)單位和部門，僅僅依靠檔案管理部門是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。要建立由各形成單位和有關(guān)部門組成的數(shù)字石油地質(zhì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，從數(shù)字檔案產(chǎn)生之初就對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督，確保石油地質(zhì)檔案的信息化建設(shè)順利進(jìn)行。

2.管理制度規(guī)范化。數(shù)字石油地質(zhì)檔案工作相對(duì)于傳統(tǒng)的石油地質(zhì)檔案而言，具有新的工作內(nèi)容。如數(shù)字石油地質(zhì)檔案的數(shù)字資源序列，數(shù)字石油地質(zhì)檔案的采集標(biāo)準(zhǔn)、采集格式的要求，網(wǎng)絡(luò)資源利用等，為石油地質(zhì)檔案數(shù)字化的建設(shè)與發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[3]。

3.資源建設(shè)有序化。石油地質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)要立足于當(dāng)前的實(shí)際情況，以科學(xué)研究的信息需要為指導(dǎo)，逐步、有重點(diǎn)、有步驟地進(jìn)行數(shù)字化。例如，渤海研究所的檔案室是渤海公司的地籍管理機(jī)構(gòu)，它的館藏內(nèi)容豐富、形式多樣，數(shù)字化建設(shè)絕非一蹴而就。為此，我們要根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況和使用頻率，利用現(xiàn)有的資源，有計(jì)劃、有目標(biāo)，分批、分步驟地進(jìn)行。

首先，將接收到的磁盤、光盤等數(shù)字化文件和虛擬文件進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的編輯，并將其轉(zhuǎn)存到檔案庫(kù)中。其次，將現(xiàn)有的專業(yè)資料庫(kù)進(jìn)行有效的接口或轉(zhuǎn)存，將專業(yè)資料庫(kù)的輸出結(jié)果與轉(zhuǎn)送的實(shí)體資料庫(kù)相對(duì)應(yīng)，并將其轉(zhuǎn)存至資料庫(kù)。再次，將經(jīng)常使用的、重要的石油地質(zhì)資料進(jìn)行掃描、轉(zhuǎn)化，并保存在檔案館中。最后，利用字符識(shí)別軟件對(duì)文字內(nèi)容不多的文檔進(jìn)行識(shí)別，并將其轉(zhuǎn)化為文檔，保存在文檔數(shù)據(jù)庫(kù)中。按照上述措施，使館藏石油地質(zhì)檔案的數(shù)字化工作得以有序進(jìn)行[4]。

（二）信息化條件下提升石油地質(zhì)檔案管理工作的方法。具體方法如下：

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的石油地質(zhì)檔案管理模式。傳統(tǒng)的檔案管理是以文件、照片、錄音、錄像等為主要載體，通過(guò)手工方式收集、整理、編目、鑒定、編輯、研究、統(tǒng)計(jì)、提供和使用檔案。工作量大，程序復(fù)雜。由于其巨大的存儲(chǔ)容量，存檔數(shù)據(jù)被收集和處理，導(dǎo)致大量閑置和浪費(fèi)存檔數(shù)據(jù)資源?，F(xiàn)代管理技術(shù)、儀器設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤、縮微膠片和多媒體技術(shù)的快速發(fā)展，為檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)造了有利條件。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式提出了新的要求。目前，石油地質(zhì)檔案是石油公司數(shù)量最多、使用最廣泛的重要文件，其管理重點(diǎn)也應(yīng)與數(shù)字化管理相適應(yīng)。要從實(shí)物管理向信息資源管理轉(zhuǎn)變，以信息為管理目標(biāo)，將形成的各類載體檔案數(shù)字化，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段管理石油地質(zhì)檔案信息資源。只有信息化才能實(shí)現(xiàn)石油地質(zhì)檔案資源的高效利用，為油氣生產(chǎn)、管理、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步等提供全面、高效、快捷的服務(wù)，從而為企業(yè)創(chuàng)造最佳的經(jīng)濟(jì)效益，為未來(lái)信息企業(yè)的發(fā)展提供寶貴的資源。

2.提高石油地質(zhì)檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)。為了適應(yīng)石油地質(zhì)檔案新的信息化管理工作，相關(guān)管理人員需要有多種知識(shí)背景?，F(xiàn)代知識(shí)是每一位石油地質(zhì)檔案員的知識(shí)體系的基礎(chǔ)。這對(duì)我國(guó)石油地質(zhì)檔案事業(yè)的發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。所以，必須組建一支擁有現(xiàn)代科技與業(yè)務(wù)知識(shí)的專門隊(duì)伍。

首先，要實(shí)現(xiàn)石油地質(zhì)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)多樣化?，F(xiàn)代科技成果在石油地質(zhì)檔案管理中的廣泛運(yùn)用，促使石油地質(zhì)檔案管理人員對(duì)有關(guān)理論、文化、管理的認(rèn)識(shí)和理解，尤其是計(jì)算機(jī)、檔案學(xué)等學(xué)科的發(fā)展，對(duì)石油地質(zhì)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化具有直接的影響。

其次，要對(duì)石油地質(zhì)檔案的專業(yè)知識(shí)有較全面的了解，如檔案學(xué)、檔案管理、檔案目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理等。根據(jù)當(dāng)前石油地質(zhì)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行現(xiàn)代化管理，對(duì)檔案信息進(jìn)行分析研究，提供高水平的檔案信息服務(wù)與咨詢必不可少。

最后，石油地質(zhì)檔案管理員要掌握有關(guān)的專業(yè)知識(shí)。各級(jí)石油地質(zhì)檔案主管單位要積極營(yíng)造有利條件，系統(tǒng)地安排石油地質(zhì)檔案工作人員參加培訓(xùn)，以老帶新，以強(qiáng)帶強(qiáng)，互相扶持，形成一個(gè)復(fù)合型、梯隊(duì)的人才隊(duì)伍。

五、石油地質(zhì)檔案管理的信息化發(fā)展趨勢(shì)

（一）建立地質(zhì)資料信息化數(shù)據(jù)庫(kù)。可有效推動(dòng)對(duì)石油地質(zhì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理的動(dòng)態(tài)地質(zhì)數(shù)據(jù)，在當(dāng)今的地質(zhì)勘探、開發(fā)和研究中具有十分重要的意義。在大力發(fā)展信息化的同時(shí)，建立了地質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了檔案級(jí)目錄和檔案級(jí)目錄查詢，實(shí)現(xiàn)了一次錄入、二次查詢等功能。加快地質(zhì)數(shù)據(jù)的管理，由實(shí)物管理轉(zhuǎn)向了信息化管理，實(shí)現(xiàn)了深層次的開發(fā)和應(yīng)用。

（二）通過(guò)信息化建設(shè)促進(jìn)石油地質(zhì)資料的深度應(yīng)用。使用管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)匯編數(shù)據(jù)，例如匯編編輯鉆井?dāng)?shù)據(jù)表、編制實(shí)驗(yàn)室分析報(bào)告數(shù)據(jù)表、編制區(qū)塊或區(qū)域數(shù)據(jù)目錄數(shù)據(jù)表、匯編各地發(fā)布的文件、匯編油氣田建設(shè)項(xiàng)目數(shù)據(jù)等。充分利用地質(zhì)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中包含的信息，為油氣勘探開發(fā)提供堅(jiān)實(shí)的支持和參考。

（三）實(shí)現(xiàn)石油地質(zhì)科技項(xiàng)目管理文檔一體化。利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子文件的管理是一種快捷的方式。網(wǎng)絡(luò)構(gòu)造新的虛擬空間，建立虛擬的管理模型，按照文件的存檔和管理原則對(duì)電子文件進(jìn)行存檔和管理。電子文件的建立和管理從建立到永久的存儲(chǔ)和交付，確保其真實(shí)性、完整性和長(zhǎng)期可讀性，整個(gè)建設(shè)和管理信息的信息化實(shí)施流程，在初始階段就達(dá)到了對(duì)電子文件前端和整體的管理。

六、結(jié)語(yǔ)

在信息化條件下，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化石油地質(zhì)檔案的建立與管理，大力推進(jìn)石油地質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)。在石油地質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)中，必須建立起與之相適應(yīng)的數(shù)據(jù)共享機(jī)制。在信息技術(shù)和信息化觀念飛速發(fā)展的今天，石油地質(zhì)檔案管理者必須轉(zhuǎn)變思維，把握時(shí)代機(jī)遇，加速石油地質(zhì)檔案數(shù)字化的進(jìn)程。