信息化背景下人事檔案管理的創(chuàng)新研究

文/中國人民解放軍海軍軍醫(yī)大學(xué) 凌霜

一、人事檔案管理信息化的重要作用

（一）人事檔案管理信息化提升了人事檔案的利用效率以及利用水平?，F(xiàn)代社會對人事檔案管理的要求更為全面。人事檔案管理數(shù)字化后，計算機(jī)技術(shù)改善了人事檔案的檢索手段，減少了人事檔案的檢索時間，大大提高了人事檔案的檢索效率。并且，人事檔案信息在通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的處理后，可以更為清晰地整理出一些數(shù)據(jù)，提供給查閱者，使查閱者能更為直觀的獲取有效信息。這樣化被動為主動的方式，使人事檔案資源有了更高的利用效率和利用水平[1]。

（二）人事檔案管理信息化提升了人事檔案的管理效率。大數(shù)據(jù)技術(shù)的戰(zhàn)略意義便是對含有意義的數(shù)據(jù)進(jìn)行專業(yè)化處理，這點(diǎn)對于人事檔案管理工作而言，是極為受用的。在人事檔案管理工作中，管理人員先利用大數(shù)據(jù)技術(shù)有效地分類處理大量的人事檔案信息，將數(shù)據(jù)整合后，再集中處理，以此優(yōu)化了管理過程，提升了管理效率。

（三）人事檔案管理信息化降低了人事檔案的管理成本。通過信息化模式處理人事檔案，即把人事檔案儲存至云終端或者人事管理系統(tǒng)終端中，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，減少了很多人力物力以及空間的使用。紙質(zhì)的管理模式，在檔案的接收、處理、保存和檢索的各個方面都會付出相當(dāng)?shù)臅r間投入，這就給管理者帶來了巨大的壓力。而采用數(shù)字化建設(shè)管理人事檔案，既可以降低管理成本，又能夠拉長檔案的保管期限，還可以減少檔案被破壞的風(fēng)險，從而實(shí)現(xiàn)了真正的低成本高安全性的人事檔案管理。

（四）人事檔案管理信息化增強(qiáng)了對人事檔案的管理時效性。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，對于檔案的修改與更新都有著復(fù)雜的過程或者較高的代價，由于人事檔案本身存在一定的時效，需要進(jìn)行階段性的更新才能保持它的準(zhǔn)確性，人事檔案信息化就成了一個很好的選擇[2]。將人事檔案信息化，無論何時需要修改或更新都十分方便，查閱者也可以看到更新后最近的檔案內(nèi)容，而不是接收到已經(jīng)過時的文件信息，能避免掉一些可能出現(xiàn)的錯誤。

二、信息化背景下人事檔案管理存在的問題

（一）對于人事檔案管理的重要性沒有深刻的認(rèn)識。人的意識形態(tài)決定其行為方式。對于人事檔案管理工作，當(dāng)前很多單位都存在著重視度不夠的情況。而這些單位也普遍認(rèn)為，人事檔案管理的工作對于單位自身的經(jīng)營工作開展并不會產(chǎn)生很大的影響，也不需要單位耗費(fèi)太多精力在上面，就是由于這樣的錯誤認(rèn)識，造成了部分單位并不采用人事檔案信息化管理方面的人才來管理單位的人事檔案，甚至也不要求存檔的人員必須嚴(yán)格遵循“歸類正確、齊全完整、辨別仔細(xì)、目錄有序、安全保管”的原則來對人事檔案加以保管。正因如此，目前不少單位的人事檔案管理會存在類似于數(shù)據(jù)保存混亂、丟失的現(xiàn)象，進(jìn)而在具體工作中需要查詢相關(guān)資料時，會耗費(fèi)單位工作人員大量的時間，降低了單位的工作效率，對單位也會產(chǎn)生一些負(fù)面影響[3]。

（二）人事檔案管理信息化制度不夠完善。在人事檔案管理工作中，需要完善的管理制度作為支撐。完善的管理制度，既可以指引管理人員的工作方向，也可以約束工作人員的行為和態(tài)度，二者相結(jié)合，才能做好人事檔案管理工作。然而，由于我國許多單位內(nèi)部并沒有建立健全完善的人事檔案管理信息化制度，使得人事檔案管理過程中出現(xiàn)了工作流程模糊，工作內(nèi)容與職責(zé)分配不合理等問題，這讓人事檔案管理信息化工作變得很難往前推進(jìn)。如果一個單位的人事檔案管理人員自身都不清楚檔案該以什么樣的文件格式保存，保存到哪個硬盤中，哪個工作人員需要負(fù)責(zé)哪個部分的工作，無法對其進(jìn)行監(jiān)管，那這個單位勢必會出現(xiàn)人事檔案管理混亂的情況。

（三）人事檔案管理信息化管理人才缺失。人事檔案管理信息化之后，對于管理人員的要求也變高了，現(xiàn)代科技的發(fā)展雖然給生產(chǎn)生活帶來了很多便利，但享受這些便利的門檻也在變高。目前來看，許多單位的人事檔案管理人員都沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，所知曉的相關(guān)專業(yè)知識少，專業(yè)技能也不夠，即便是在進(jìn)行傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理時也容易出現(xiàn)很多問題，更不必說人事檔案信息化后了。一些檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低，年齡也偏大，對于信息技術(shù)無法做到盡快上手，更沒有辦法做到如魚得水的運(yùn)用。由于缺少真正掌握人事檔案管理信息化技能的人才，導(dǎo)致檔案信息化始終沒有更進(jìn)一步的發(fā)展，也影響了很多單位人事檔案管理工作的效率[4]。

（四）人事檔案管理信息化開發(fā)程度不夠。我們國家對于信息技術(shù)在人事檔案管理領(lǐng)域的運(yùn)用相對于其他很多國家來說都要晚，由于本身起點(diǎn)落后，導(dǎo)致很多單位人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程也相對落后，沒有辦法很好的完善和使用相關(guān)的信息技術(shù)軟件。有很多單位本身就沒有可供使用的數(shù)字化軟件或者硬件設(shè)備設(shè)施，即便有一些精通信息化檔案管理的“巧婦”，也難為無米之炊。當(dāng)然，很多有信息化管理設(shè)備的單位的檔案管理人員同樣缺乏主動意識，總是只專注于眼前所需，著眼于目前技術(shù)可以達(dá)到的部分，對于信息化管理沒有探索和研究的精神，這也是人事檔案信息化發(fā)展緩慢的一個原因。

三、信息化背景下人事檔案管理的創(chuàng)新建議

（一）思想意識的創(chuàng)新，努力培養(yǎng)起重視人事檔案管理工作的思想。信息化背景下，人事檔案管理必須進(jìn)行思想意識方面的創(chuàng)新，單位必須重視人事檔案管理工作。一方面，需要意識到人事檔案管理并不僅僅是將檔案保存和確保其不受損，調(diào)檔和查閱也是管理中的重要工作內(nèi)容。人事檔案管理不應(yīng)該只重視保存而忽略使用，只有二者兼具，才能讓人事檔案更好地服務(wù)于單位。另一方面，需要意識到人事檔案管理并非一項對單位影響力小的工作，好的人事檔案管理可以體現(xiàn)一個單位的專業(yè)性和規(guī)范性，也會提升單位的工作效率，對單位產(chǎn)生很大的正面影響。而人事檔案管理一團(tuán)糟的單位，往往容易出現(xiàn)很多問題。因此，單位應(yīng)該從根本上加強(qiáng)對人事檔案管理信息化建設(shè)的重視。從教育層面上，應(yīng)該對人事檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)人事檔案管理的重要性，宣傳這項工作的影響力。例如，要求每月寫一篇檔案管理工作的心得總結(jié)；從制度層面上，應(yīng)該對人事檔案的收集整理、歸納分類、找尋查閱、檔案更新、原始檔案保存等各項工作，都制定好合適的管理方案，保證管理工作有方向的順利完成。例如，可以要求原始檔案用移動硬盤保存，每年進(jìn)行一次檔案更新并整理相關(guān)變動等。

（二）管理制度的創(chuàng)新，優(yōu)化和完善人事檔案管理制度。信息化背景下，人事檔案管理工作的規(guī)范性需要被人重視，而加強(qiáng)相關(guān)管理制度的建設(shè)就成了目前重中之重的任務(wù)。目前，相關(guān)管理制度的滯后嚴(yán)重影響到了檔案管理工作的規(guī)范性，所以，各個單位對于傳統(tǒng)管理制度的改革工作勢在必行。優(yōu)化和完善人事檔案管理制作大致有以下幾個方向：首先，對于單位檔案管理人員的職責(zé)和工作內(nèi)容要進(jìn)行明確的劃分，對于責(zé)任的大小也要有準(zhǔn)確的定位，確保制度可以順利落實(shí)。并且在新制度運(yùn)行的時候，要仔細(xì)觀察其實(shí)際運(yùn)行情況，如果在某一環(huán)出現(xiàn)了問題，就需要及時發(fā)現(xiàn)并解決，同時記錄下來事后再對其進(jìn)行優(yōu)化。其次，還需要對人事檔案管理工作進(jìn)行主次劃分，對于重要的檔案需要進(jìn)行重點(diǎn)標(biāo)記，并進(jìn)行及時的數(shù)據(jù)更新，以確保人事管理核心數(shù)據(jù)與單位重點(diǎn)推進(jìn)要求相符。再次，對于內(nèi)部文件的保密工作，公司應(yīng)該建立好合理的密保等級，設(shè)定好相應(yīng)級數(shù)的查詢和借閱的人員權(quán)限，而擁有單位核心機(jī)密的內(nèi)部管理層有關(guān)部門應(yīng)該做好內(nèi)部的保密制度，并按照三級密級等級，安排專門工作人員加以處理，以避免單位內(nèi)部文件的泄密遺失[5]。最后，原始檔案必須采用不同形式的備份，通過不同的管理人員加以維護(hù)，避免檔案的丟失和更改。另外，在研究建立有效的人事檔案管理機(jī)制的進(jìn)程中，也需要積極借鑒國外先進(jìn)經(jīng)驗，借鑒優(yōu)秀的科學(xué)管理方法，從而實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)檔案管理方法向信息化、數(shù)字化管理模式的絲滑過渡。要確保檔案資料的應(yīng)用價值，進(jìn)一步提高信息的準(zhǔn)確度和全面性，為今后各種工作的順利開展打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。對于大多數(shù)單位而言，由于人事檔案數(shù)據(jù)十分繁雜，僅靠檔案管理部門很難實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理。因此，應(yīng)要求單位的各部門必須做好溝通工作，以保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)記錄的及時性和有效性，從而為整個單位檔案管理制度的高效實(shí)施提供保證。

（三）人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，加強(qiáng)人事檔案管理人員隊伍建設(shè)。信息化時代下，人力資源管理現(xiàn)代化的程度越來越高，對于人事檔案管理質(zhì)量的要求自然也在變高。培育優(yōu)秀的檔案管理信息化人才，對提升人員檔案管理效率的重要意義不言而喻。所以，打造單位人事檔案管理團(tuán)隊時需要重視以下幾點(diǎn)：第一，要意識到人力資源對企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展的意義，通過積極吸納優(yōu)秀人才，進(jìn)而提升單位人事檔案管理工作團(tuán)隊的整體水平，從而促進(jìn)單位人事檔案管理的健康發(fā)展。其次，專業(yè)知識素養(yǎng)較低的人事檔案工作者勢必會導(dǎo)致公司運(yùn)行能力和工作效率變低，針對這類工作人員，公司需要不定時開展培訓(xùn)項目，進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)知識訓(xùn)練，使員工掌握相關(guān)軟件系統(tǒng)的操作方法，以提升他們的專業(yè)知識素養(yǎng)。最后，人事檔案管理人員自身需要遵守單位相關(guān)制度，在工作中不僅要做好自己的部分，也要與其他流程的相關(guān)人員互相配合和監(jiān)督，在努力讓自己的工作能力匹配自身崗位的同時，也要提升自己的綜合素質(zhì)，保持樂觀學(xué)習(xí)的心態(tài)和進(jìn)取心，對人事檔案管理工作充滿使命感與求知探索精神，單位也應(yīng)該設(shè)立對于管理人員的獎懲機(jī)制，以激發(fā)他們的工作熱情與動力[6]。

（四）加強(qiáng)人事檔案信息庫建設(shè)，提升信息化檔案管理的系統(tǒng)水平。人事檔案信息化管理工作的水平，大部分都取決于單位擁有的信息化檔案管理系統(tǒng)的水平。系統(tǒng)管理相較于傳統(tǒng)手段管理最大的優(yōu)勢就是能節(jié)約查閱的時間成本和分類整合能力強(qiáng)，要發(fā)揮好這兩項優(yōu)勢，硬件設(shè)備是基礎(chǔ)，軟件設(shè)施是升華，兩者互相結(jié)合，方能使信息化管理展現(xiàn)出它最大的價值。當(dāng)然，分類整合與查閱的前提，就是需要建立一個完備的檔案信息庫。數(shù)據(jù)資料的管理也必須以數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)為依托，把人事檔案數(shù)據(jù)記錄在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)內(nèi)，定期自動更新有關(guān)資料，大數(shù)據(jù)系統(tǒng)就能夠回饋管理者許多便利。對于單位內(nèi)部的人事檔案數(shù)據(jù)庫，除必須按時更新保證資料真實(shí)性之外，還必須要重視數(shù)據(jù)的信息安全，為此，必須嚴(yán)密把控管理過程，防止數(shù)據(jù)被泄漏。為了能更好地進(jìn)行檔案信息化管理工作，需要整合單位各個部門每個員工的檔案信息，這時，就需要各個部門通力合作，各員工可以對自身的相關(guān)內(nèi)容在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行編輯，然后一起發(fā)送至檔案人員加以核對[7]。這樣做不僅能夠提高資料信息的及時性與準(zhǔn)確度，還能夠大大提高人事檔案管理的效率。

四、結(jié)語

綜上所述，信息化背景下的人事檔案管理最重要的是要改變原來的思想，從根本上重視人事檔案管理這項工作，并且在實(shí)際人事檔案管理信息化的建設(shè)中，需要完善管理制度，培養(yǎng)優(yōu)秀的管理人才，利用大數(shù)據(jù)更深層次地進(jìn)行開發(fā)建設(shè)以及投入優(yōu)質(zhì)的設(shè)備設(shè)施，才能夠真正實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化、優(yōu)質(zhì)化發(fā)展。