王麗瑩
公立醫(yī)院各項工作的開展,離不開固定資產(chǎn)的支持。固定資產(chǎn)的科學(xué)、有效、規(guī)范管理,可以為公立醫(yī)院提高醫(yī)療服務(wù)水平奠定基礎(chǔ)。固定資產(chǎn)管理要注重實效性和嚴(yán)謹(jǐn)性,要始終保持高度的規(guī)范性,在管理工作實踐中,積極解決現(xiàn)有的問題,提高管理綜合水平,為公立醫(yī)院順利開展各項工作保駕護(hù)航。文章通過對固定資產(chǎn)管理問題的分析和探討,提出了具體的解決方法,包括重視實物盤點、完善管理制度、健全管理體系、加強(qiáng)內(nèi)控措施、明確管理責(zé)任、落實監(jiān)督管理,以實現(xiàn)加深資產(chǎn)管理力度、規(guī)范資產(chǎn)管理流程、整合管理內(nèi)部結(jié)構(gòu)、落實資產(chǎn)卡片管理、保證財務(wù)賬目統(tǒng)一以及優(yōu)化資產(chǎn)管理結(jié)果的目的,為推進(jìn)公立醫(yī)院固定資產(chǎn)管理的完善和優(yōu)化提供積極借鑒。
部分公立醫(yī)院在固定資產(chǎn)管理中,由于管理效力不足,使得固定資產(chǎn)丟失、損毀情況較為突出,極大地影響到醫(yī)院正常運行秩序。另外,部分醫(yī)院固定資產(chǎn)出現(xiàn)非正常閑置,也給醫(yī)院帶來較大的成本浪費。在固定資產(chǎn)管理中,部分醫(yī)院忽視了管理效力的問題,使得很多管理要求難以落實,無法做到高效應(yīng)用與成本節(jié)約的目的。在管理實踐中,主要以固定資產(chǎn)使用部門的意見為主,科室和部門提出要求更換固定資產(chǎn)時,歸口管理部門基本都會予以支持。由于使用部門和歸口管理部門都未對固定資產(chǎn)是否能夠繼續(xù)使用,或者以較小的代價進(jìn)行維修、改造等予以深入、詳細(xì)分析,使得隨意報廢和更換固定資產(chǎn)的情況屢見不鮮。很多時候一臺仍然具有使用價值的設(shè)備,在未到使用壽命或者經(jīng)過有效維修和改造后,仍具使用價值的情況下,就被隨意報廢,給醫(yī)院造成的經(jīng)濟(jì)損失是非常大的[1]。例如,科室或者部門使用的電腦,隨著工作年限的增加,會出現(xiàn)卡頓等情況,相關(guān)科室、部門就會提出更換申請。其實這種問題,只需要在電腦中增加硬盤或者內(nèi)存就可以有效解決。但是歸口管理部門并未起到相應(yīng)的管理作用,或者在管理實踐中力度不夠,或主動或被動地將這些電腦進(jìn)行報廢處理。
公立醫(yī)院固定資產(chǎn)管理,必須有完善、合理的制度作為保證。但就目前情況來看,部分公立醫(yī)院固定資產(chǎn)管理制度存在不健全的問題,使得在依據(jù)制度開展工作時,難以有效達(dá)到目的,降低了管理效果。部分醫(yī)院的一些制度內(nèi)容都是在幾年前,甚至十幾年前制定的,隨著醫(yī)院的發(fā)展,以及固定資產(chǎn)規(guī)模的增加,這些制度內(nèi)容很多都不再適用。而且,此類制度內(nèi)容多為粗放簡單,一些制度條例僅僅是對管理工作的一個概括,沒有具體的實施細(xì)則,在制度執(zhí)行中會出現(xiàn)理解不一致,或者執(zhí)行方法差異的情況,甚至一些制度與現(xiàn)代管理要求存在違背之處,這些都給醫(yī)院開展固定資產(chǎn)管理帶來嚴(yán)重影響[2]。例如,一些醫(yī)院的管理制度當(dāng)中,只建立框架,沒有細(xì)化執(zhí)行規(guī)則,包括對固定資產(chǎn)流轉(zhuǎn)過程的記錄規(guī)范不明確,資產(chǎn)采購、配置、回收、報廢流程銜接不好,對于固定資產(chǎn)管理中涉及的部門,沒有制度來予以行為約束,使得固定資產(chǎn)從記錄到使用,會存在較多漏洞。例如,公立醫(yī)院采購的設(shè)備,在出入庫系統(tǒng)上管理制度不足,針對具體出入庫流程沒有細(xì)分,使得其中一些責(zé)任沒有落到實處,一旦出現(xiàn)問題,并不能及時找到相關(guān)負(fù)責(zé)人,導(dǎo)致固定資產(chǎn)賬目混亂,即使出現(xiàn)丟失問題,也不能第一時間發(fā)現(xiàn)。
固定資產(chǎn)管理需要有健全的體系,但是在部分醫(yī)院的實際管理實施中,由于體系缺乏,造成管理效果不佳。固定資產(chǎn)管理體系涉及諸多方面,包括流程、部門、標(biāo)準(zhǔn)等。在管理工作中,應(yīng)當(dāng)以清晰、合理的流程作為基礎(chǔ),確保每一項工作能夠有序開展。流程不明確,會讓工作容易出現(xiàn)疏漏,或者管理工作發(fā)生重疊。固定資產(chǎn)管理中,從采購申請的提出、審批,到采購清單編制、復(fù)核、撥款,從固定資產(chǎn)分配、維護(hù),到固定資產(chǎn)回收、報廢,都應(yīng)當(dāng)按照嚴(yán)格的流程進(jìn)行,當(dāng)體系中的流程建立不完善,一些管理環(huán)節(jié)就會出現(xiàn)問題。例如,沒有具體的采購申請就進(jìn)行采購,會導(dǎo)致采購的固定資產(chǎn)類型、數(shù)量等與公立醫(yī)院實際需求不符。固定資產(chǎn)審核流程缺失,會造成款項支付等不及時,如未經(jīng)財務(wù)審核就簽訂采購合同,合同履行時,由于很多醫(yī)療設(shè)備價格較高,經(jīng)常多達(dá)十幾萬、幾十萬甚至上百萬的價格也較為常見,讓財務(wù)資金計劃被打亂,有時財務(wù)無法短時間內(nèi)支付足夠款項,造成采購受阻的情況[3]。管理部門方面,如果體系欠缺,在多頭管理模式下,管理權(quán)力和職責(zé)過度分散,會造成管理實踐的一些矛盾。以電氣設(shè)備的電源管理為例,在多頭管理狀態(tài)下,通用設(shè)備、醫(yī)療設(shè)備等分屬不同部門管理,通用設(shè)備一般由總務(wù)科及信息科分管,醫(yī)療設(shè)備由設(shè)備科室分管。但是所有科室都涉及電源設(shè)備,如果在多頭管理模式下,沒有基于管理體系明確相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),會出現(xiàn)對電源設(shè)備記錄時,名稱、描述不一致的情況,導(dǎo)致固定資產(chǎn)記錄中,同類資產(chǎn)會記錄在不同名錄之下,給資產(chǎn)歸集、匯總等造成干擾。
部分公立醫(yī)院在固定資產(chǎn)管理中,也在不斷進(jìn)行強(qiáng)化,一些醫(yī)院雖然采取了內(nèi)控措施,但是效果并不十分理想。從存在的內(nèi)控問題角度分析,主要是內(nèi)控不嚴(yán)格,降低了內(nèi)控的實效。內(nèi)控主要目的是及時發(fā)現(xiàn)管理問題并予以糾正,但是在內(nèi)控中,固定資產(chǎn)管理與內(nèi)控職責(zé)并未有效分離,部分醫(yī)院是相同部門和人員來負(fù)責(zé)兩方面的工作,造成既是運動員又是裁判員的情況,內(nèi)控也就形同虛設(shè)[4]。如固定資產(chǎn)內(nèi)控中,某個科室的內(nèi)控管理權(quán)限被授予了該科室的負(fù)責(zé)人,但同時該負(fù)責(zé)人也是固定資產(chǎn)實際管理人,那么在內(nèi)控中即便存在問題,該負(fù)責(zé)人也會盡可能掩蓋,甚至是忽視內(nèi)控執(zhí)行,造成固定資產(chǎn)管理中的問題不能及時發(fā)現(xiàn)并糾正。
固定資產(chǎn)管理是公立醫(yī)院管理工作的重點內(nèi)容,在管理過程中需要明確相關(guān)責(zé)任,但是具體執(zhí)行中,由于責(zé)任不明確,使得問題出現(xiàn)后經(jīng)常存在相互推諉的情況。固定資產(chǎn)管理是一項長期和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?,每個環(huán)節(jié)和內(nèi)容都要有相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行負(fù)責(zé)。但部分公立醫(yī)院由于崗位和職能設(shè)置的實際情況,會出現(xiàn)專職管理人員缺乏,很多具體的管理工作都是由兼職人員實施,在管理專業(yè)能力和時間等方面存在較大局限[5]。另外,管理人員不固定,很多崗位的人員經(jīng)常流動,讓固定資產(chǎn)管理工作交接頻率較高,容易增加管理漏洞。并且,人員流動性大,很多人就會忽視責(zé)任的履行,認(rèn)為反正很快就要調(diào)離該管理崗位,無心深入學(xué)習(xí)和掌握固定資產(chǎn)管理的相關(guān)工作。
固定資產(chǎn)的管理離不開有效地監(jiān)督,但是就目前情況看,部分公立醫(yī)院監(jiān)督執(zhí)行較為不力。對于固定資產(chǎn)的監(jiān)督,應(yīng)從多個方面實施,包括財務(wù)監(jiān)督、業(yè)務(wù)監(jiān)督、審計和紀(jì)檢監(jiān)督,讓監(jiān)督真正融入到固定資產(chǎn)的所有管理環(huán)節(jié)中。固定資產(chǎn)監(jiān)督管理容易受到多方面因素的影響,如公立醫(yī)院管理層領(lǐng)導(dǎo)的重視程度,或者是相關(guān)管理人員對監(jiān)督工作的理解和執(zhí)行情況等。如果管理層僅對固定資產(chǎn)的采購、使用較為重視,但是對整個管理流程不清楚,或者不重視,則監(jiān)督工作往往難以行使,讓監(jiān)督人員地位較為尷尬。如財務(wù)部門行使監(jiān)督權(quán)力時,在進(jìn)行賬實核對時,要兼顧財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門的情況,但是在盤點時會遇到業(yè)務(wù)部門不配合的情況。如果管理層對該監(jiān)督行動沒有有力支持,則財務(wù)監(jiān)督無法有效行使,必然會影響到監(jiān)督效果。
固定資產(chǎn)是有形資產(chǎn),在管理中要重視實物盤點。實物盤點可以確保賬實相符,尤其是對固定資產(chǎn)真實狀態(tài)進(jìn)行全面掌握。實物盤點工作中,要求固定資產(chǎn)歸口管理部門和使用部門,以及財務(wù)部門的共同參與。管理部門掌握著固定資產(chǎn)從采購到使用的所有流轉(zhuǎn)信息,在實物盤點時,按照信息記錄來確定每一項固定資產(chǎn)應(yīng)當(dāng)在何處保存或使用,該固定資產(chǎn)的狀態(tài)如何,是庫存,在用還是報廢待處理等。使用部門在實物盤點中,應(yīng)當(dāng)按照要求提供固定資產(chǎn)的現(xiàn)實狀態(tài),包括何人是具體使用人,固定資產(chǎn)能否正常使用等。財務(wù)部門則是以固定資產(chǎn)財務(wù)賬目為依據(jù),對資產(chǎn)實際情況予以核對,確保賬目記錄與真實情況的一致。實物盤點過程中,一般會出現(xiàn)幾種情況,包括賬實相符,這也是最符合管理要求的情況。再有就是賬面資產(chǎn)多于實物資產(chǎn),這種情況出現(xiàn)后需要找到原因,確定是由于何種原因造成的實物缺失,是隨意報廢處理后未及時上報財務(wù)進(jìn)行同步賬目處理,還是固定資產(chǎn)丟失等。如果是賬目處理不及時,則需要財務(wù)部門進(jìn)行工作完善,如果是固定資產(chǎn)丟失,則要求根據(jù)直接使用人的信息,采取賠償?shù)确绞?,避免給醫(yī)院造成損失。
固定資產(chǎn)管理制度必須與公立醫(yī)院發(fā)展步伐一致,對于原有的制度條款要進(jìn)行梳理和完善。對于每一條制度進(jìn)行詳細(xì)、深入地分析,從制度的有效性、內(nèi)容的詳細(xì)性和可執(zhí)行性等方面進(jìn)行優(yōu)化。制度的有效性,可以從公立醫(yī)院固定資產(chǎn)管理的實際情況出發(fā),立足于規(guī)范、有序的管理目標(biāo),讓制度能夠起到關(guān)鍵的作用。制度詳細(xì)性方面,則要求在原有的制度框架基礎(chǔ)上,進(jìn)行細(xì)節(jié)方面的補充,如原有制度中描述的“規(guī)范管理……”內(nèi)容,需要對“規(guī)范”進(jìn)行標(biāo)注,附加相關(guān)的管理清單模板,或者對管理要點進(jìn)行量化,如“固定資產(chǎn)報廢24 小時內(nèi)上報給財務(wù)進(jìn)行賬目處理”,這樣能夠讓具體工作更好地落實。在可執(zhí)行方面,則要求制度不能脫離實際情況,將不明確和不規(guī)范的條款和流程進(jìn)行改進(jìn)和刪減。
公立醫(yī)院要積極構(gòu)建固定資產(chǎn)管理體系,整合內(nèi)部結(jié)構(gòu),為管理工作的開展提供保障。管理體系構(gòu)建要將所有的相關(guān)因素考慮在內(nèi),在符合國家出臺的固定資產(chǎn)管理條例的前提下,按照公立醫(yī)院的實際情況,完善管理模式,將管理分工、管理事項、管理職責(zé)、管理流程等予以明確。
1.科學(xué)編碼,制作卡片
國家衛(wèi)健委對公立醫(yī)院的固定資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)一核算,按照“數(shù)字化、唯一性、可擴(kuò)充性”原則對固定資產(chǎn)統(tǒng)一編碼,采用分級編碼方式,有效區(qū)分醫(yī)療技術(shù)、行政后勤、臨床服務(wù)與醫(yī)療輔助等類型的固定資產(chǎn),每個編碼對應(yīng)一個固定資產(chǎn)。設(shè)置一張固定資產(chǎn)卡片,卡片最上方印制編碼,下方填寫資產(chǎn)名稱、型號、參數(shù)等信息,將卡片作為每一項固定資產(chǎn)的“身份證”,伴隨固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、調(diào)撥,固定資產(chǎn)卡片隨時流轉(zhuǎn)。這樣在內(nèi)控工作中,就可以依托卡片上的記載,對固定資產(chǎn)予以核實,避免出現(xiàn)隨意報廢、遺失損毀的情況。利用資產(chǎn)卡片,借助必要的內(nèi)部控制手段,避免固定資產(chǎn)內(nèi)部管理過程中受人為因素影響。
2.信息化系統(tǒng)采集固定資產(chǎn)信息
公立醫(yī)院引入精度較高的信息化系統(tǒng),在固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)采集過程中必須遵循全面客觀、真實化、系統(tǒng)化原則。公立醫(yī)院各個部門對接固定資產(chǎn)信息系統(tǒng),系統(tǒng)動態(tài)化收集固定資產(chǎn)的收入、支出、庫存等數(shù)據(jù),同時歸集固定資產(chǎn)的維修和保養(yǎng)。利用信息化系統(tǒng)科學(xué)進(jìn)行數(shù)據(jù)分類與管理,以求最少耗費,獲得最理想的內(nèi)部管理效果。同時,信息化系統(tǒng)需指派專業(yè)財務(wù)人員、技術(shù)員協(xié)調(diào)管理,每月向領(lǐng)導(dǎo)上報固定資產(chǎn)電子版數(shù)據(jù)分析報告,為管理層提供系統(tǒng)全面、真實科學(xué)的數(shù)據(jù),促使醫(yī)院管理者精準(zhǔn)決策。
3.固定資產(chǎn)的數(shù)據(jù)分析
借助信息化系統(tǒng)分析公立醫(yī)院的固定資產(chǎn)使用情況,重點標(biāo)注重復(fù)、閑置、壞損的固定資產(chǎn),提取異常的固定資產(chǎn)數(shù)據(jù),整理后上傳至醫(yī)院管理系統(tǒng)中。公立醫(yī)院管理人員通過自動化系統(tǒng)生成固定資產(chǎn)管理建議,結(jié)合醫(yī)院管理現(xiàn)狀,管理者合理調(diào)配、報廢固定資產(chǎn),節(jié)省人力物力的同時,提升醫(yī)院固定資產(chǎn)的管理效率。
在管理責(zé)任方面,需要注重財務(wù)部門的作用。財務(wù)部門在整個固定資產(chǎn)管理活動中,要保持獨立、監(jiān)督和執(zhí)行的地位。從采購款項審批、固定資產(chǎn)盤點以及報廢執(zhí)行的過程中,應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)財務(wù)賬目的嚴(yán)謹(jǐn)性和公信力。財務(wù)賬目要時刻與固定資產(chǎn)真實情況保持一致,這就要求財務(wù)部門積極履行職責(zé),時刻關(guān)注固定資產(chǎn)變化情況,準(zhǔn)確、詳細(xì)地完成賬目處理工作。固定資產(chǎn)的其他相關(guān)部門,要結(jié)合本部門職責(zé),明確和落實管理責(zé)任。管理責(zé)任的劃分要嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范,避免責(zé)任漏洞和責(zé)任重復(fù),確保在發(fā)生管理問題后,可以根據(jù)問題追溯找到確切的責(zé)任人,這樣能夠提高整個公立醫(yī)院各級管理層和相關(guān)部門的責(zé)任意識。公立醫(yī)院可通過以下措施,規(guī)范細(xì)化固定資產(chǎn)管理的職責(zé)職能:
1.科學(xué)設(shè)立崗位
第一,保持現(xiàn)有固定資產(chǎn)管理職位現(xiàn)狀,持續(xù)細(xì)化不同崗位的管理職責(zé)與權(quán)限。一般崗位負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)數(shù)量、維護(hù)、報廢的動態(tài)化監(jiān)管,崗位人員必須做好固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)的日常統(tǒng)計工作。非專業(yè)性資產(chǎn)崗位負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)定期檢修、預(yù)算、入庫統(tǒng)計等多種工作,每項工作必須落實到位,若固定資產(chǎn)后期出現(xiàn)問題立即問責(zé)到人。
第二,增加采購、預(yù)算、倉儲崗位,不斷完善固定資產(chǎn)管理。預(yù)算崗位工作者定期接收固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)分析結(jié)果,根據(jù)結(jié)果確定近期需要購置的固定資產(chǎn),并制定科學(xué)合理的預(yù)算規(guī)劃。采購崗位工作者接收預(yù)算規(guī)劃,按照規(guī)劃內(nèi)容進(jìn)行市場調(diào)查、貨比三家等操作,在預(yù)算范圍內(nèi)采購性價比最高的固定資產(chǎn)。倉儲工作人員負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)入庫盤查、出入庫記錄等工作。
2.構(gòu)建固定資產(chǎn)專管部門
公立醫(yī)院抽調(diào)優(yōu)秀財務(wù)人員,組建專門的固定資產(chǎn)管理部門,部門內(nèi)部配備資產(chǎn)清點、日常管理、轉(zhuǎn)移處置等崗位,保證固定資產(chǎn)管理工作能夠正常運轉(zhuǎn)。轉(zhuǎn)移財務(wù)科的相關(guān)職能到固定資產(chǎn)部門,包括預(yù)算、資金劃撥、固定資產(chǎn)招投標(biāo)、處置與轉(zhuǎn)移等工作。
固定資產(chǎn)的有序管理,需要有獨立的監(jiān)督環(huán)節(jié)。固定資產(chǎn)監(jiān)督要保持獨立,就要求公立醫(yī)院組織專門的監(jiān)督部門,由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé),對固定資產(chǎn)的所有管理工作進(jìn)行檢查和督促。通過獨立行使監(jiān)督職能,能夠避免監(jiān)督流于表面,或者權(quán)力輸送、權(quán)責(zé)混亂的局面出現(xiàn)。在監(jiān)督中,以高度嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度,專業(yè)的管理能力和豐富的經(jīng)驗為基礎(chǔ),深入分析每個具體工作環(huán)節(jié),對存在的問題及時提出,并予以糾正和指導(dǎo),必要時要進(jìn)行處罰。
1.全過程監(jiān)督
公立醫(yī)院固定資產(chǎn)全過程監(jiān)督分為對固定資產(chǎn)、工作人員使用情況兩方面。第一,固定資產(chǎn)從預(yù)算規(guī)劃開始,依次進(jìn)行采購、入庫、使用、檢修、維護(hù)等流程,所有環(huán)節(jié)均處于固定資產(chǎn)審計科、紀(jì)檢監(jiān)察部門的監(jiān)督下。監(jiān)管部門深度剖析固定資產(chǎn)管理的重要環(huán)節(jié),將事后監(jiān)管控制前移到事前、事中,提高固定資產(chǎn)的監(jiān)管質(zhì)量。第二,持續(xù)監(jiān)督醫(yī)院工作人員對固定資產(chǎn)的使用情況。包括每日使用時間、設(shè)備責(zé)任人、故障率、維護(hù)頻率等監(jiān)督指標(biāo),綜合分析監(jiān)督指標(biāo),得到固定資產(chǎn)最終的使用狀況。
2.引入第三方監(jiān)督機(jī)構(gòu)
第一,固定資產(chǎn)對口管理部門與第三方監(jiān)督機(jī)構(gòu)相互對接。紀(jì)檢監(jiān)察、審計部門、財務(wù)部等多個部門與第三方機(jī)構(gòu)對接,機(jī)構(gòu)從技術(shù)層面、人才層面、設(shè)備層面對公立醫(yī)院日常運營情況進(jìn)行監(jiān)督,客觀公正地評估醫(yī)院內(nèi)部固定資產(chǎn)使用情況。第二,第三方機(jī)構(gòu)根據(jù)公立醫(yī)院固定資產(chǎn)的數(shù)量、規(guī)格等情況,設(shè)立監(jiān)督日志。日志內(nèi)容包括:各科室的固定資產(chǎn)數(shù)量,設(shè)備使用頻率,固定資產(chǎn)維修情況,固定資產(chǎn)報廢率。第三方機(jī)構(gòu)定期整理日志內(nèi)容,不定期抽查日志內(nèi)容,督促并指導(dǎo)各部門做好固定資產(chǎn)的使用與管理。
公立醫(yī)院固定資產(chǎn)管理中的問題,需要引起高度重視。以實際問題為核心進(jìn)行管理工作的探究和完善,有針對性地提出和制定解決措施,使固定資產(chǎn)管理與公立醫(yī)院發(fā)展需求相符,這是公立醫(yī)院當(dāng)前的重要工作內(nèi)容,也是國家對公立醫(yī)院提出的重要管理規(guī)定,確保醫(yī)院資產(chǎn)能夠有效發(fā)揮價值,保障醫(yī)院綜合效益。