新形勢下檔案管理工作轉(zhuǎn)變初探

王靜麗 /北京控制與電子技術(shù)研究所

白學(xué)文 /中國運(yùn)載火箭技術(shù)研究院

常文娟 /首都航天機(jī)械有限公司

新形勢下，尤其是數(shù)字化時(shí)代的到來，通過大數(shù)據(jù)、信息化等先進(jìn)技術(shù)的牽引，促使傳統(tǒng)的檔案管理在管理理念、管理模式、管理工具、管理范圍等方面發(fā)生了翻天覆地的變化，檔案存儲(chǔ)、查詢和借閱的效率大大提升，不僅為單位節(jié)省了大量的人力、物力，同時(shí)為單位的高速發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、新形勢下檔案管理工作面臨重要轉(zhuǎn)變

1.檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變

在數(shù)字媒體逐漸普及的新形勢下，傳統(tǒng)的檔案管理部門、人員必須轉(zhuǎn)變觀念，不能只停留在檔案信息的收集、整理、入館、借閱、歸還等工作，而是要主動(dòng)思考，接受新的管理手段、理念。數(shù)字化時(shí)代的典型特征就是大數(shù)據(jù)，其重要特點(diǎn)是信息量超出傳統(tǒng)觀念的認(rèn)知范疇，呈現(xiàn)指數(shù)級(jí)別的增長。因此，如何將這些海量數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、分析、存儲(chǔ)，以便隨時(shí)查閱、利用顯得尤為重要。

2.檔案管理模式的轉(zhuǎn)變

檔案管理模式由以往集中管理轉(zhuǎn)變?yōu)榉稚⑹焦芾?。隨著檔案數(shù)字化形態(tài)的轉(zhuǎn)變，現(xiàn)行的紙質(zhì)檔案將逐步轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，而電子檔案無法按照以往的管理模式完成檔案收集工作。數(shù)字化的檔案館不用再接收各個(gè)單位、部門的電子檔案，只需對(duì)分散的檔案信息進(jìn)行收集、梳理和管控，以便查詢，而分散的檔案實(shí)體或數(shù)字檔案電子文件，保留在生成部門即可。

3.檔案服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變

隨著數(shù)字化時(shí)代的到來，人們對(duì)檔案信息的需求也發(fā)生了很大的變化，不再是傳統(tǒng)檔案的管理流程—登記、借閱、歸還，而是通過數(shù)據(jù)本身獲取其背后的隱性知識(shí)。通過檔案管理部門對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、分析，得出可參考的信息，便于用戶采用。不僅如此，用戶需求普遍存在差異，要求檔案管理部門開展個(gè)性化服務(wù)，針對(duì)不同需求開展不同的檔案信息處理、分析。

4.檔案保護(hù)對(duì)象的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案資料基本上都是非數(shù)字化的，存儲(chǔ)較為簡單，對(duì)環(huán)境的要求較低，不容易出現(xiàn)重大安全問題。然而，隨著信息載體的形式多樣化，與之相應(yīng)的檔案信息種類也變得多種多樣，對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)環(huán)境和方法提出了更加嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。例如，音響類檔案信息與磁場之間要有安全距離、光盤檔案要注重防止磨損、硬盤檔案要注重避免震動(dòng)，計(jì)算機(jī)要確保供電的可持續(xù)性，同時(shí)還需要配備專用的信息設(shè)備來保護(hù)各種類型檔案的安全。

二、新形勢下檔案管理工作面臨挑戰(zhàn)

1.檔案管理工作缺少專業(yè)人員

現(xiàn)階段各單位的檔案管理人員普遍學(xué)歷偏低，缺少掌握檔案專業(yè)知識(shí)和技能的管理人才，特別是既具備圖書情報(bào)、公共關(guān)系學(xué)、文學(xué)、檔案管理、文件管理等多學(xué)科知識(shí)，還具備計(jì)算機(jī)、信息、軟件等方面技能的人才，導(dǎo)致對(duì)新的知識(shí)和技能接受能力較弱，在工作中難以使用和推廣新的檔案管理技術(shù)，無法有效解決在檔案管理工作中遇到的新問題、新情況。

2.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和工具不統(tǒng)一

我國絕大多數(shù)的企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員都根據(jù)自己的工作要求和工作習(xí)慣完成檔案管理工作，部門之間沒有聯(lián)系，每個(gè)部門的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)五花八門、功能也有所差異，導(dǎo)致檔案管理工作人員需要反復(fù)開展錄入工作，而且由于數(shù)據(jù)管理工具或標(biāo)準(zhǔn)不一致造成信息準(zhǔn)確度降低。

3.檔案長期保存技術(shù)和應(yīng)急管理手段落后

新形勢下，隨著數(shù)字化時(shí)代的到來，檔案信息長期安全保存的需求越來越大，傳統(tǒng)檔案信息的存儲(chǔ)手段基本是將紙質(zhì)檔案或電子檔案存儲(chǔ)在固定的場所，同時(shí)檔案存儲(chǔ)的場所一般為普通房間，在溫濕度監(jiān)測、防火、防盜、防震等方面考慮較少，導(dǎo)致檔案信息的安全受到較大威脅。例如光盤類型的檔案信息理論存儲(chǔ)周期是20 年，但多數(shù)光盤信息存放幾年之后便無法打開，另外近幾年我國各地區(qū)地震自然災(zāi)害時(shí)有發(fā)生，2020 年的“玉樹”地震和2012 年的“汶川”地震直接導(dǎo)致當(dāng)?shù)氐臋n案信息嚴(yán)重?fù)p毀或丟失，無法正常獲取信息。因此，新形勢下，檔案管理部門應(yīng)在存儲(chǔ)手段和存儲(chǔ)安全上投入更多精力，比如可通過云存儲(chǔ)、分散管理等方式豐富檔案信息的存儲(chǔ)手段，通過檔案館溫濕度自動(dòng)控制、安防系統(tǒng)升級(jí)等手段，提高檔案館的抗災(zāi)害能力，避免因技術(shù)落后或者存儲(chǔ)方式不當(dāng)造成數(shù)字檔案或者電子文件的長期存儲(chǔ)受到威脅。

三、新形勢下檔案管理工作應(yīng)快速轉(zhuǎn)變

1.檔案管理人員應(yīng)快速轉(zhuǎn)變觀念

作為一切物質(zhì)變化的基礎(chǔ)，思想認(rèn)識(shí)轉(zhuǎn)變才是根本，檔案管理人員要持續(xù)提升對(duì)新形勢下檔案管理工作的認(rèn)知，充分認(rèn)識(shí)到新時(shí)期檔案管理工作的重要性等，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作從管理型向服務(wù)型的快速轉(zhuǎn)變。

（1）轉(zhuǎn)變檔案資料信息的采集方式

以豐富檔案室或檔案館資源為主要目標(biāo)，改變以往傳統(tǒng)的工作模式，積極主動(dòng)的創(chuàng)新檔案信息采集方法，為檔案管理部門收集更全面的檔案信息。采取主動(dòng)出擊的方式，抓取網(wǎng)絡(luò)信息資源，完成采集和歸檔工作；向檔案用戶及時(shí)推送、告知信息歸檔通知。

（2）轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)的理念

實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的使用價(jià)值最大化，需要對(duì)檔案信息進(jìn)行重新整合分析，按照個(gè)人對(duì)檔案查詢習(xí)慣，對(duì)檔案進(jìn)行分類；檔案管理部門及時(shí)關(guān)注檔案使用人員的不同需求，適時(shí)調(diào)整檔案服務(wù)理念、方法，使檔案服務(wù)滿意度達(dá)到新高度。

2.加強(qiáng)學(xué)習(xí)提升業(yè)務(wù)能力

檔案管理屬于跨學(xué)科專業(yè)，檔案管理人員必須同時(shí)具備檔案管理、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)交換等相關(guān)專業(yè)的知識(shí)，檔案管理工作人員只有不斷開闊視野、積累多學(xué)科知識(shí)、提升技能水平和綜合素質(zhì)才能更好地滿足新形勢下檔案管理崗位的職責(zé)要求。

3.加大檔案資源的開放力度

檔案管理部門面臨著與社會(huì)上其他散落的檔案信息資源競爭的局面。隨著線上檔案館、自媒體等新興信息載體的出現(xiàn)，人們對(duì)檔案信息的時(shí)效性、全面性也有了更高的要求，因此檔案管理部門必須加大檔案資源的開放力度。從以往的守舊封閉到創(chuàng)新開放，為整個(gè)社會(huì)提供豐富且有效的信息，完成檔案部門與其他政府部門之間的“信息鴻溝”跨越，推動(dòng)智慧城市和城市記憶工程的建設(shè)。

4.企業(yè)應(yīng)加大投入力度

企業(yè)應(yīng)加大軟硬件更新升級(jí)改造力度，統(tǒng)一單位內(nèi)各部門數(shù)據(jù)庫管理工具或標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和工具，確保新形勢下檔案信息生成格式一致，避免反復(fù)錄入、校對(duì)，確保檔案信息的唯一性和準(zhǔn)確性；互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境和社會(huì)環(huán)境對(duì)檔案信息資源安全構(gòu)成了較為嚴(yán)重的威脅，要求單位應(yīng)在人、財(cái)、物方面，提高對(duì)檔案信息安全的傾斜力度；定期組織開展檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)工作，不斷學(xué)習(xí)優(yōu)秀企業(yè)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和方法，開闊本單位檔案管理人員的眼界，緊跟時(shí)代發(fā)展。