公立醫(yī)院綜合檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策研究

韓興發(fā)　葉茂　吳玉洪

摘 要：公立醫(yī)院綜合檔案作為客觀記錄醫(yī)院發(fā)展歷程的重要原始資料，是公立醫(yī)院管理過(guò)程的真實(shí)反映，也是積累和傳播公立醫(yī)院管理經(jīng)驗(yàn)的重要載體。公立醫(yī)院的檔案對(duì)于實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理和高質(zhì)量發(fā)展至關(guān)重要，它不僅可以為醫(yī)學(xué)診斷、科研創(chuàng)新和其他領(lǐng)域的進(jìn)步提供支持，還可以為解決醫(yī)療糾紛提供法律依據(jù)，保障患者的合法權(quán)益，并可豐富和傳承醫(yī)院的文化。通過(guò)對(duì)某市市屬公立醫(yī)院的調(diào)查研究，可以深入了解當(dāng)前的綜合檔案管理情況，并從中找到有效的解決方案，以促進(jìn)公立醫(yī)院綜合檔案科學(xué)管理，更好地發(fā)揮檔案資源的作用。

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院；檔案管理；對(duì)策；制度

2023年2月，為了更好地推進(jìn)衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案工作，某市衛(wèi)生健康委員會(huì)與市委辦公廳聯(lián)合開(kāi)展了一次重要的檔案交叉專項(xiàng)檢查活動(dòng)，經(jīng)過(guò)詳細(xì)調(diào)研、查閱資料、實(shí)地考察以及座談交流等，對(duì)18家市屬公立醫(yī)院的檔案工作進(jìn)行了全面而細(xì)致地檢查，發(fā)現(xiàn)了一些問(wèn)題。其中包括部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠重視，缺乏規(guī)范化意識(shí)；檔案人員業(yè)務(wù)水平不高，專業(yè)性不強(qiáng)；檔案收集不完整、不及時(shí)，歸檔材料不符合要求；檔案信息化建設(shè)滯后，電子文件未得到充分應(yīng)用等。通過(guò)此次檔案工作專項(xiàng)檢查，全面掌握了檔案工作責(zé)任制落實(shí)、資源建設(shè)、信息化和安全管理等情況。

一、公立醫(yī)院綜合檔案管理現(xiàn)狀

該市市屬18家公立醫(yī)院，絕大多數(shù)醫(yī)院對(duì)檔案工作高度重視，明確了分管領(lǐng)導(dǎo)和專（兼）職檔案員，組織機(jī)構(gòu)比較健全，檔案保管、保密和利用等制度較為完善。多數(shù)醫(yī)院的文書(shū)、會(huì)計(jì)、實(shí)物以及音像等檔案門類齊全，實(shí)現(xiàn)了集中統(tǒng)一管理。絕大部分醫(yī)院都配備了確保檔案安全的硬件設(shè)備設(shè)施，檔案保護(hù)設(shè)備設(shè)施使用率比較高。各醫(yī)院比較重視檔案安全管理，均設(shè)置了獨(dú)立的檔案庫(kù)房，配備檔案柜或文件柜存放檔案資料，很多醫(yī)院還安裝了密集架，配備了數(shù)量充足且符合要求的滅火器、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、防盜門窗和遮光窗簾等設(shè)備設(shè)施。

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案的重要性日益凸顯，公立醫(yī)院的綜合檔案管理也成為一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性任務(wù)，受到各級(jí)政府及相關(guān)機(jī)構(gòu)的高度重視，并取得了長(zhǎng)足的進(jìn)展。盡管近年來(lái)醫(yī)院的管理工作取得了一定的進(jìn)展，但是就總體而言，綜合檔案管理依然存在一些挑戰(zhàn)，需要加強(qiáng)和改進(jìn)。

二、公立醫(yī)院綜合檔案管理存在的問(wèn)題

1.檔案工作制度不適應(yīng)工作要求

部分公立醫(yī)院對(duì)檔案工作重視程度還不夠，檔案工作制度不健全，普遍存在未建設(shè)數(shù)字化專項(xiàng)工作制度體系，部分醫(yī)院并未參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范制定相應(yīng)的管理制度，部分醫(yī)院未緊跟新形勢(shì)研究推進(jìn)檔案工作轉(zhuǎn)型，關(guān)注焦點(diǎn)未調(diào)整到檔案資源上，存在檔案管理人員的配備與醫(yī)院規(guī)模不匹配等現(xiàn)象，檔案管理人員通常身兼多職，未建立“誰(shuí)產(chǎn)生、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的檔案責(zé)任網(wǎng)格，檔案資源各管一片，長(zhǎng)期未向醫(yī)院綜合檔案室移交現(xiàn)象較為普遍。

2.檔案基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施配置不完善

根據(jù)《檔案法》和其他有關(guān)法律法規(guī)，為綜合檔案室建設(shè)制定了嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，許多醫(yī)院的綜合檔案室仍未達(dá)到“三分開(kāi)”和“八防”措施等基本要求。部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作關(guān)注不夠、支持不夠，檔案室建設(shè)不符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案庫(kù)房存有較多雜物，衛(wèi)生條件差，缺少防盜、防火、防光、防潮以及防蟲(chóng)等措施，配備的干粉滅火器和水噴淋滅火設(shè)施不符合檔案庫(kù)房管理要求，檔案庫(kù)房防水防潮方面存在嚴(yán)重安全隱患。有的醫(yī)院檔案庫(kù)房容量不足，無(wú)法滿足檔案保管需要。鑒于庫(kù)房空間緊張，許多檔案仍然被封閉在鐵皮柜中，使用的密集架也無(wú)法滿足需求，從而大大削弱了對(duì)檔案資源的有效管理與利用，導(dǎo)致許多寶貴的文件無(wú)法被妥善保存，甚至遭受了巨大的損失。

3.檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提升

部分公立醫(yī)院檔案人員對(duì)檔案歸檔范圍、保管期限和類別劃分把握不準(zhǔn)，個(gè)別內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)存在對(duì)人事任免、勞資、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和合同等檔案長(zhǎng)期未歸檔的違規(guī)現(xiàn)象。部分公立醫(yī)院忽視檔案收集的完整性，只對(duì)手邊現(xiàn)存文件進(jìn)行整理，不關(guān)心文件的成套性和關(guān)聯(lián)性，無(wú)法保障應(yīng)歸盡歸，導(dǎo)致部分檔案永久缺失。由于檔案整理不夠及時(shí)，許多年份的檔案被隨意堆積，沒(méi)有分類整理，也沒(méi)有按照年份歸檔和立卷。此外，還缺乏大事記和組織機(jī)構(gòu)沿革等內(nèi)容。部分公立醫(yī)院檔案人員因身兼多職，事務(wù)繁忙，對(duì)檔案工作法律法規(guī)學(xué)而不入心、聽(tīng)而不落實(shí)。

4.檔案資源集中管理水平亟待提高

部分公立醫(yī)院形成的各門類和載體檔案未實(shí)行集中統(tǒng)一管理，未打破醫(yī)院內(nèi)部條塊分割管理的狀態(tài)，將文書(shū)、基建、會(huì)計(jì)、科技和實(shí)物等檔案分別按部門進(jìn)行保管。因?yàn)闆](méi)有進(jìn)行系統(tǒng)的檔案管理，許多關(guān)鍵的科學(xué)研究、財(cái)務(wù)報(bào)表和職工花名冊(cè)等專業(yè)檔案都散放，沒(méi)能得到應(yīng)有的保護(hù)，容易丟失。

5.實(shí)物和照片檔案管理欠規(guī)范

大部分公立醫(yī)院的實(shí)物檔案未專門收集，都堆放在固定區(qū)域未整理形成臺(tái)賬。數(shù)碼照片等音像檔案整理不規(guī)范，大都只存放在個(gè)人電腦，沒(méi)有開(kāi)展整理歸檔和備份工作。開(kāi)展實(shí)物檔案整理的醫(yī)院大多未拍照留存。

6.檔案數(shù)字化程度不高

盡管許多公立醫(yī)院都開(kāi)始關(guān)注檔案工作并投入資源，但大多數(shù)醫(yī)院并未真正采取行動(dòng)，缺乏對(duì)檔案數(shù)字化的充分認(rèn)識(shí)，缺乏明確的規(guī)劃和目標(biāo)，檔案數(shù)字化的實(shí)施和發(fā)展仍處于落后狀態(tài)。許多醫(yī)院仍然缺乏對(duì)檔案信息的充分利用，他們的電腦設(shè)施也沒(méi)有得到及時(shí)升級(jí)和更新，僅僅是建立了文件檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，缺乏深入的數(shù)字化處理，數(shù)字化水平相當(dāng)?shù)停皇菍⑿枰M(jìn)館的文件進(jìn)行了數(shù)字化處理，而且絕大多數(shù)醫(yī)院都沒(méi)有自己的檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)工作相對(duì)滯后，一定程度上阻礙了檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，無(wú)法充分發(fā)揮醫(yī)院檔案信息化的價(jià)值與作用。

三、進(jìn)一步加強(qiáng)公立醫(yī)院綜合檔案管理的意見(jiàn)和建議

1.提升檔案工作意識(shí)，完善檔案工作體制

隨著全面推進(jìn)依法治國(guó)的不斷深入，公立醫(yī)院應(yīng)建立健全檔案管理制度、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)“依法治檔”，使檔案管理工作更加有序和有效，為患者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此，必須遵守《檔案法》和《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》，并要充分考慮到衛(wèi)生檔案的獨(dú)特性，建立一套完整的檔案管理體系，以便更好地保護(hù)以及有效地利用衛(wèi)生檔案。為了更好地滿足公立醫(yī)院的需求，我們將建立完善的檔案管理體系，確定每一個(gè)步驟的具體要求，并配備充足的專（兼）職檔案管理人員，形成有效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，以便更好地協(xié)調(diào)和推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展。檔案管理工作人員要保持相對(duì)穩(wěn)定，保證其業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和從事檔案工作的時(shí)間，切實(shí)履職盡責(zé)。

為了實(shí)現(xiàn)更高的管理效率，在完善制度的前提下，應(yīng)該把制度的實(shí)施、執(zhí)行和長(zhǎng)期發(fā)展作為一項(xiàng)關(guān)鍵的評(píng)估指標(biāo)。經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的等級(jí)評(píng)估與績(jī)效考核，建立質(zhì)控體系，明確各部門在檔案管理方面的職責(zé)，并將其歸檔情況作為考核指標(biāo)。還可以與其他業(yè)務(wù)工作一起部署、檢查和考核，及時(shí)通報(bào)和批評(píng)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。嚴(yán)格執(zhí)行獎(jiǎng)懲措施，加強(qiáng)全院對(duì)檔案的重視，為綜合檔案管理工作創(chuàng)造良好的環(huán)境。

2.創(chuàng)新檔案管理思路，提高檔案管理整體水平

為了促進(jìn)醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展，最重要的是要擁有創(chuàng)新的思維和行動(dòng)，以便更好地實(shí)施綜合檔案管理。由于醫(yī)院綜合檔案管理人員的專業(yè)能力和素質(zhì)各有千秋，這種狀況嚴(yán)重阻礙了整體檔案的有效運(yùn)作，降低了整體的管理效率。為了提升檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體能力，需要對(duì)其加強(qiáng)培養(yǎng)，并在職稱晉升和年度考核等過(guò)程中給予更多的關(guān)注。同時(shí)，還需要重視繼續(xù)教育，以確保他們能夠勝任各項(xiàng)工作。醫(yī)院可以開(kāi)發(fā)多樣化的繼續(xù)教育課程，涵蓋檔案管理的基本概念、專業(yè)技能、最新應(yīng)用、科學(xué)研究和職業(yè)操守等多個(gè)領(lǐng)域，以此來(lái)擴(kuò)大檔案管理者的視野，開(kāi)闊思維，有助于不斷提高自身的能力。為了有效提升檔案管理水平，醫(yī)院必須采取有力措施，加大對(duì)檔案人才的投入，制定嚴(yán)格的招聘標(biāo)準(zhǔn)，積極吸引擁有相關(guān)專業(yè)知識(shí)的人員，將檔案從業(yè)者的培訓(xùn)納入醫(yī)院的人才培養(yǎng)計(jì)劃，以此來(lái)建立完整的檔案管理隊(duì)伍，確保檔案管理工作高效開(kāi)展。采取“引進(jìn)來(lái)、送出去和自己學(xué)”的培訓(xùn)計(jì)劃，大力支持檔案管理人員獲得更加全面的知識(shí)，增強(qiáng)其職業(yè)技能與綜合素養(yǎng)。為了提升檔案管理人員的職稱晉升、獲得更好的待遇和職業(yè)發(fā)展，應(yīng)采取有力措施，激發(fā)他們的積極性。

在檔案管理方面應(yīng)該大膽創(chuàng)新，打破傳統(tǒng)的收集、整理、保管和利用方式。為了最大限度地激發(fā)團(tuán)隊(duì)的潛力，應(yīng)當(dāng)跨越傳統(tǒng)的檔案管理模式，與不同的部門建立有效的溝通渠道，及時(shí)發(fā)掘和處理存儲(chǔ)在各部門的檔案資源。通過(guò)對(duì)各個(gè)部門的實(shí)際情況分析，制定有效的解決方案，以促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展，并不斷提高檔案管理水平。

3.改善檔案庫(kù)房環(huán)境，實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理

由于公立醫(yī)院原有檔案室的功能設(shè)置和存儲(chǔ)能力有限，無(wú)法滿足日益增長(zhǎng)的醫(yī)院需求。醫(yī)院的檔案管理非常復(fù)雜，包括文書(shū)、財(cái)務(wù)、基建和病歷檔案等。由于庫(kù)存、檔案管理人員和設(shè)施設(shè)備的限制，綜合檔案室無(wú)法充分發(fā)揮其全面性，缺乏集中統(tǒng)一的管理。由于各科室存檔的財(cái)務(wù)、人事和病案等檔案缺乏集中管理，使得后續(xù)查找和利用這些檔案變得極其困難。隨著醫(yī)院發(fā)展的不斷加快，許多醫(yī)院都有新建院區(qū)或重新規(guī)劃綜合檔案室的意愿。

在建設(shè)新的醫(yī)院時(shí)，應(yīng)該從建筑設(shè)計(jì)出發(fā)，采用綜合檔案館（室）的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施集中統(tǒng)一的檔案管理，以有效地保存和管理檔案，可以有效提升檔案的使用效率和可靠性。通過(guò)現(xiàn)代技術(shù)，經(jīng)過(guò)精心設(shè)計(jì)，將檔案庫(kù)房安全管理系統(tǒng)、檔案存放環(huán)境智能管理系統(tǒng)、實(shí)體檔案管理系統(tǒng)及庫(kù)房導(dǎo)引系統(tǒng)等融合，組成全新的檔案庫(kù)房智能一體化管理系統(tǒng)，不僅可以保障安全，還可以優(yōu)化存儲(chǔ)空間，并可以根據(jù)用戶需求實(shí)時(shí)導(dǎo)航，從而大幅提升檔案管理的效率與質(zhì)量。智慧檔案室主要設(shè)備包括檔案室檔案儲(chǔ)存設(shè)備、氣體消防設(shè)備、檔案室環(huán)境控制系統(tǒng)和設(shè)備、中央控制系統(tǒng)和設(shè)備、煙霧感應(yīng)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)和設(shè)備、紅外防盜報(bào)警系統(tǒng)和設(shè)備、視頻監(jiān)控系統(tǒng)和設(shè)備、門禁管理系統(tǒng)、檔案庫(kù)房漏水監(jiān)測(cè)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)以及溫濕度消毒凈化一體化智能控制系統(tǒng)和設(shè)備。從庫(kù)房設(shè)計(jì)上可以分為綜合檔案室、人事檔案室、病歷檔案室、聲像檔案室、實(shí)物檔案室及院史榮譽(yù)館等。

4.通過(guò)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，可以更好地利用檔案資源

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，信息資源的重要性日益凸顯，公立醫(yī)院的綜合檔案收集了大量的原始信息，為醫(yī)院的發(fā)展提供了寶貴的參考和指導(dǎo)依據(jù)。同時(shí)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)施文檔一體化、歸檔雙軌制，也將極大地提高醫(yī)院的辦公效率和信息化水平。為了實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效管理，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速接收、傳輸、存儲(chǔ)和有效利用，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效共享。應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注的是，為了獲得有效的科學(xué)研究成果，必須持續(xù)不斷地收集、整理、分析和更新檔案數(shù)據(jù)。醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)建立完善的檔案管理系統(tǒng)，廣泛收集各類檔案數(shù)據(jù)，并對(duì)其精心處理，以便及時(shí)反映醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)狀況，為醫(yī)院的發(fā)展提供有力的數(shù)據(jù)支撐。檔案管理部門應(yīng)該積極建立資源共享平臺(tái)，以便各有關(guān)部門能夠及時(shí)獲取所需的信息，為醫(yī)院的工作提供有效的支持和幫助。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格保護(hù)個(gè)人信息，充分利用已經(jīng)建立的檔案資料，為科學(xué)研究提供可靠的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，以促進(jìn)科學(xué)發(fā)展。通過(guò)運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)醫(yī)院的檔案資料進(jìn)行深入分析，為醫(yī)院的管理、科研和其他領(lǐng)域提供理論指導(dǎo)和業(yè)務(wù)支持，使檔案資源成為醫(yī)院改革發(fā)展的重要支撐。

5.對(duì)綜合檔案館（室）隸屬部門的建議

黨的十九屆三中全會(huì)作出關(guān)于深化黨和國(guó)家機(jī)構(gòu)改革的重要決定后，全國(guó)各省市檔案局正式轉(zhuǎn)隸?。ㄊ校┪k公廳，標(biāo)志著黨和政府對(duì)檔案管理工作的進(jìn)一步強(qiáng)化，有利于進(jìn)一步加強(qiáng)黨對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，更好地履行為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)的重要職責(zé)，也對(duì)檔案工作提出了新的更高要求。目前，公立醫(yī)院的綜合檔案管理還是以醫(yī)院辦公室管理的模式為主，辦公室下設(shè)綜合檔案室為二級(jí)科室或由辦公室人員兼管綜合檔案工作。如果將綜合檔案館（室）劃為黨委辦公室管理，將更好地發(fā)揮公立醫(yī)院黨管檔案的工作機(jī)制，更好地執(zhí)行和落實(shí)黨委領(lǐng)導(dǎo)下的院長(zhǎng)負(fù)責(zé)制，更好地推動(dòng)公立醫(yī)院檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

總而言之，我國(guó)正在積極推動(dòng)醫(yī)療體制的變革，相應(yīng)的政策措施也正在不斷完善，醫(yī)院內(nèi)部的管理工作也取得了長(zhǎng)足的進(jìn)展。經(jīng)過(guò)深入研究和分析發(fā)現(xiàn)，綜合檔案管理對(duì)于醫(yī)院的整體運(yùn)營(yíng)水平至關(guān)重要。因此，在當(dāng)前的醫(yī)療環(huán)境中，公立醫(yī)院應(yīng)該重視對(duì)綜合檔案的管理，加強(qiáng)檔案管理制度的建設(shè)，提升管理意識(shí)，并充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)有效的改進(jìn)和創(chuàng)新，為滿足醫(yī)院現(xiàn)代化和可持續(xù)發(fā)展的需求，發(fā)揮更大的作用。

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作者簡(jiǎn)介：韓興發(fā)（1981—），男，漢族，重慶人，碩士研究生，檔案館員，研究方向：檔案管理、行政管理；葉茂（1973—），女，漢族，重慶人，碩士研究生，正高級(jí)經(jīng)濟(jì)師，研究方向：行政管理；通訊作者：吳玉洪（1985—），女，漢族，重慶人，本科，檔案館員，研究方向：人事檔案管理。