大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下地勘單位檔案創(chuàng)新管理途徑探究

摘 要：在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，地勘單位發(fā)展進(jìn)入新時(shí)期，要想實(shí)現(xiàn)地質(zhì)勘查部門的穩(wěn)健發(fā)展，就必須要?jiǎng)?chuàng)新開展各個(gè)方面的管理工作，而檔案管理就是各項(xiàng)管理中較為重要的內(nèi)容。因此，文章主要針對(duì)新形勢(shì)下地勘單位檔案管理創(chuàng)新進(jìn)行分析，以地勘單位檔案管理現(xiàn)狀為切入點(diǎn)，探究作為事業(yè)單位、地勘單位檔案管理創(chuàng)新的方式方法，使其檔案管理現(xiàn)狀得到改善，進(jìn)一步加強(qiáng)其檔案管理能力，確保地勘檔案資源利用率的提升，更好地服務(wù)于新一輪地質(zhì)找礦突破戰(zhàn)略行動(dòng)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；地勘單位；檔案管理；創(chuàng)新方法

地質(zhì)勘查單位承擔(dān)地質(zhì)和礦產(chǎn)資源的勘探和管理任務(wù)，在我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、國(guó)防建設(shè)和科學(xué)技術(shù)發(fā)展中占有重要的地位。習(xí)近平總書記在給山東地質(zhì)工作者的回信中強(qiáng)調(diào)，礦產(chǎn)資源是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，礦產(chǎn)資源勘查開發(fā)事關(guān)國(guó)計(jì)民生和國(guó)家安全。充分體現(xiàn)了習(xí)近平總書記對(duì)國(guó)家能源資源安全的高度重視，對(duì)地質(zhì)工作的關(guān)心關(guān)愛。另外，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新形勢(shì)下，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，地勘單位在改革與發(fā)展中不斷產(chǎn)生各類專業(yè)資料和工作成果，而在整個(gè)地質(zhì)勘查和管理工作中，檔案記錄著地質(zhì)科學(xué)研究以及地勘單位運(yùn)行和發(fā)展中所產(chǎn)生的各種有價(jià)值的信息。因此，要保證地勘單位檔案管理工作質(zhì)量，保障地質(zhì)資料及成果完整性和準(zhǔn)確性，確保檔案資料能夠合理利用，就要注重檔案資料管理工作的信息化、科學(xué)化以及現(xiàn)代化建設(shè)，為國(guó)家能源資源安全、全面建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化國(guó)家做出新貢獻(xiàn)，加強(qiáng)地勘單位科技攻關(guān)，提高檔案創(chuàng)新管理等顯得尤為重要與迫切。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下優(yōu)化地勘單位檔案管理的重要性

大數(shù)據(jù)（big data），或稱巨量資料，指的是所涉及的資料量規(guī)模巨大到無法透過主流軟件工具，在合理時(shí)間內(nèi)達(dá)到擷取、管理、處理，成為幫助企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策的資訊。當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)高速發(fā)展的時(shí)代，科技發(fā)達(dá)，信息加速流通，人與人之間的聯(lián)系與交流越來越緊密，大數(shù)據(jù)給人們的工作和生活帶來極大的變化。2016年3月17日，《中華人民共和國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十三個(gè)五年規(guī)劃綱要》發(fā)布，其中第二十七章“實(shí)施國(guó)家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略”提出：把大數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源，全面實(shí)施促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展行動(dòng)，加快推動(dòng)數(shù)據(jù)資源共享開放和開發(fā)應(yīng)用，助力產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)和社會(huì)治理創(chuàng)新，具體包括加快政府?dāng)?shù)據(jù)開放共享、促進(jìn)大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)健康發(fā)展。

在地勘單位的綜合管理過程中，檔案記錄要做到有條不紊、真實(shí)可靠，經(jīng)過優(yōu)化的檔案管理可以更詳細(xì)地記錄員工崗位信息、更準(zhǔn)確地收集地質(zhì)原始資料及成果、更完整地保管各類文件、合同和會(huì)議紀(jì)要。最為重要的是，事業(yè)單位檔案是記錄國(guó)家科教文衛(wèi)等各方面資料的管理部門，涉及國(guó)家安全信息，如果檔案資料因?yàn)槁浜?、不?yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砟Ｊ蕉斐晌墨I(xiàn)資源被泄露，會(huì)造成嚴(yán)重的危害。對(duì)于地勘單位來說，更需要注重檔案的保密管理，尤其是地形圖。礦床地形地質(zhì)圖（geological map of ore deposit）又稱“礦床地質(zhì)圖”或“礦區(qū)地質(zhì)圖”，是詳細(xì)表示礦床或礦區(qū)的地形、地層、巖漿巖、構(gòu)造、礦體和礦化帶等基本地質(zhì)特征及相互關(guān)系的圖件，其用途是說明礦床的賦存地質(zhì)條件，作為布置勘探工作、評(píng)價(jià)礦床、進(jìn)行礦山建設(shè)設(shè)計(jì)及生產(chǎn)的基本資料依據(jù)。同時(shí)，標(biāo)有探礦工程位置及物、化探工作成果的礦床地質(zhì)圖，稱礦床綜合地質(zhì)圖。我國(guó)的系列比例尺地形圖屬于國(guó)家重要的機(jī)密，如果被不法分子竊取，將會(huì)對(duì)國(guó)家安全造成不可估量的損失與威脅。在科技高速運(yùn)轉(zhuǎn)的當(dāng)今，地勘單位要想正確處理好檔案保密與日常應(yīng)用的關(guān)系，更好地開展工作，就必須要建立良好的檔案管理系統(tǒng)。

二、地勘單位檔案管理存在的問題

在地質(zhì)勘查單位的檔案管理工作體系中，通常包含人事檔案管理、科技檔案管理和文書檔案管理三大方面。地勘單位主要應(yīng)在檔案的收集、整理和分類等環(huán)節(jié)給予更多的重視。

1.缺乏對(duì)檔案管理工作的重視

一直以來，在某種程度上，作為主要從事為國(guó)家建設(shè)提供地質(zhì)找礦技術(shù)的基層部門，地勘單位將工作重心大多投入在基礎(chǔ)地質(zhì)找礦方面，管理者沒有對(duì)檔案管理工作形成較高的重視。（1）思想認(rèn)識(shí)不到位。認(rèn)為檔案管理是一個(gè)很簡(jiǎn)單的基礎(chǔ)管理工作，只要將需要保存的資料、物品收集起來存放到檔案室，保證數(shù)據(jù)不丟失就可以。這樣的檔案管理認(rèn)知本身就是錯(cuò)誤的，致使檔案管理工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)、緩慢和停滯不前的狀態(tài)。同時(shí)，缺少必要的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，由于領(lǐng)導(dǎo)者的不夠重視，在單位每年的培訓(xùn)計(jì)劃中，檔案管理業(yè)務(wù)方面的學(xué)習(xí)少之又少，甚至沒有一次系統(tǒng)完整的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理工作者無法突破發(fā)展瓶頸，在單位業(yè)務(wù)部門中的地位及功能逐漸下滑；（2）資金投入不到位。隨著科技創(chuàng)新的不斷發(fā)展，全社會(huì)信息化、現(xiàn)代化以及科學(xué)化發(fā)展不斷深入，各個(gè)行業(yè)、領(lǐng)域都在與時(shí)俱進(jìn)，搶抓機(jī)遇，開啟大數(shù)據(jù)時(shí)代下新的生存發(fā)展模式，地勘單位也不例外。為了在變化莫測(cè)的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代勇立潮頭，轉(zhuǎn)型升級(jí)，地勘單位必須加強(qiáng)各方面的科技投入，逐漸實(shí)施檔案管理信息化。但由于領(lǐng)導(dǎo)者還沒有意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的急迫性和重要性，對(duì)檔案管理的關(guān)心及重視程度不夠，甚至在日常管理中忽略了檔案管理的存在，資金投入更是匱乏，檔案室空間狹窄，灰塵厚積，燈光昏暗，陳舊的檔案存放設(shè)備仍然被使用，消防器材多年未用，早已失效，陳年書籍、資料在過了保存時(shí)限后沒有及時(shí)銷毀，仍然占據(jù)很大空間等，造成檔案室各項(xiàng)配備落后、老舊，無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)的需要。

2.檔案管理工作不規(guī)范

作為國(guó)家事業(yè)單位，要想不斷取得進(jìn)步，突顯職能地位，就要根據(jù)單位實(shí)際需要，提升綜合管理能力，將履職盡責(zé)意識(shí)持續(xù)落實(shí)到位。檔案管理是一個(gè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的基礎(chǔ)，如果缺乏系統(tǒng)、完善的規(guī)范和制度，那么檔案管理將雜亂無章，必然會(huì)影響其使用質(zhì)量和利用。

在檔案收集方面，地勘單位的地質(zhì)檔案資料是保證各項(xiàng)工作順利開展的關(guān)鍵，地質(zhì)人員勘查作業(yè)收集的原始資料大多都是在野外形成，這些資料不僅直觀反映了礦產(chǎn)資源情況，也真實(shí)記錄了地質(zhì)項(xiàng)目的研究過程，具有較高的利用價(jià)值。但大多地勘單位的資料收集還處于傳統(tǒng)的手工管理階段，原始資料的傳遞和保存依賴于野外作業(yè)時(shí)人、物，并受時(shí)間、距離和氣候等多種因素影響，很多原始資料沒有及時(shí)、完整地保存，影響了后續(xù)的研究成效。

在檔案分類方面，地勘單位的檔案資料分類是非常重要的環(huán)節(jié)，因具備事業(yè)單位行政職能，單位有大量的文書檔案，這些文書檔案包括國(guó)家、省、市各個(gè)管理部門的政策、方針和指導(dǎo)性文件以及單位領(lǐng)導(dǎo)層決策部署形成的會(huì)議紀(jì)要，各個(gè)地質(zhì)勘查及轉(zhuǎn)型發(fā)展類項(xiàng)目的協(xié)議合同，地質(zhì)礦產(chǎn)勘查相關(guān)內(nèi)容的詳細(xì)記錄及地形圖，在地質(zhì)礦產(chǎn)勘查工作中都發(fā)揮著重要的作用。所以，對(duì)這些重要資料的分類管理尤為重要，但是有些地勘單位還存在分類管理較隨意的現(xiàn)象，由于檔案資料越來越多，在對(duì)檔案資料編號(hào)時(shí)過于隨意，沒有充分考慮到今后查找檔案的規(guī)律性，導(dǎo)致有時(shí)查找檔案無章可循，工作效率低下。

在檔案的查詢、借閱方面，地勘單位的檔案查詢、借閱管理不嚴(yán)格，其主要表現(xiàn)是單位制度執(zhí)行力度不夠，登記不及時(shí)和信息不完整，查詢、借閱管理制度不健全。有的單位甚至連最基礎(chǔ)的登記簿都沒有，檔案管理員礙于情面，或因有的借閱者嫌麻煩，隨口一句“馬上歸還”，就拿走檔案而不登記，時(shí)間一長(zhǎng)，管理者和借閱者將檔案的事拋之腦后，致使檔案丟失，責(zé)任不清。此外，借閱者隨意轉(zhuǎn)借檔案，有的借閱者拿到檔案后，不僅不按時(shí)歸還，還轉(zhuǎn)借給第三者，在轉(zhuǎn)借過程中又未走檔案借閱流程，未辦理任何手續(xù)，對(duì)借出的檔案管理嚴(yán)重失控。還有檔案歸還后不及時(shí)注銷，有的單位檔案管理員并不是專職，工作事務(wù)繁忙，雖然在檔案借出時(shí)履行了登記職責(zé)，但檔案歸還時(shí)，沒有及時(shí)注銷，事后又忘記了補(bǔ)銷，造成賬實(shí)不符的狀況。

3.檔案信息缺乏共享交流

地勘單位之間或地勘單位與其他企事業(yè)單位之間，未建立信息共享機(jī)制與平臺(tái)?，F(xiàn)階段，科技高速發(fā)展，是信息化全面覆蓋的新時(shí)期，每個(gè)單位都不能孤立存在，需要業(yè)務(wù)交流、經(jīng)驗(yàn)介紹以及信息共享才能共同進(jìn)步，更好地為國(guó)家建設(shè)貢獻(xiàn)力量。但有的地勘單位在檔案管理方面仍然信息閉塞，抱著只管好自己這攤業(yè)務(wù)就可以了的消極態(tài)度，不與其他業(yè)務(wù)單位開展檔案管理方面的交流與聯(lián)系，不能互相學(xué)習(xí)、借鑒好的檔案管理方法和理念，不去發(fā)現(xiàn)自己?jiǎn)挝粌?nèi)部檔案管理方面存在的問題，更不能及時(shí)糾正，導(dǎo)致地勘單位檔案管理落后，不利于產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

三、做好地勘單位檔案創(chuàng)新管理工作的具體策略

地勘單位檔案記錄了國(guó)家科研、政策方針、地質(zhì)成果等各方面內(nèi)容，涉及國(guó)家安全信息，如果檔案原始資料被泄露、損壞會(huì)造成嚴(yán)重危害。因此，地勘單位亟須開展檔案管理優(yōu)化創(chuàng)新工作。

1.提升檔案管理思想認(rèn)識(shí)

要想推動(dòng)新時(shí)期地勘單位檔案管理工作質(zhì)量進(jìn)一步提升，就要加強(qiáng)檔案管理意識(shí)。（1）切實(shí)提高單位管理者對(duì)檔案管理工作的重視。一是根據(jù)單位實(shí)際，將檔案管理作為內(nèi)部控制體系的重點(diǎn)關(guān)注部門，納入年度考核工作；二是利用集體學(xué)、個(gè)人學(xué)等多種形式開展檔案管理學(xué)習(xí)，增強(qiáng)全體工作人員檔案管理意識(shí)；三是加強(qiáng)日常檔案管理自查自糾工作，撰寫整改報(bào)告，認(rèn)真落實(shí)整改；四是制定并不斷完善檔案管理制度，并結(jié)合實(shí)際需要和社會(huì)現(xiàn)實(shí)，適時(shí)調(diào)整完善檔案管理體系。（2）加大資金投入。在對(duì)地勘單位檔案管理加強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，還需要對(duì)其加大資金投入，為檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)提供有力的資金保障。通過增加資金投入，可以為優(yōu)化檔案管理配備更先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施，建立信息化與智能化融合的庫房物聯(lián)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，讓檔案管理工作的開展有更好的硬件基礎(chǔ)與保障，工作效率也會(huì)得到大幅提高。

2.優(yōu)化檔案管理工作機(jī)制

在地勘單位檔案管理工作中，還需要建立健全科學(xué)、合理的管理制度及規(guī)范。（1）要依據(jù)新形勢(shì)下檔案管理工作的要求及特點(diǎn)，進(jìn)行管理規(guī)范及制度的制定，在制定檔案管理制度及規(guī)范方面要結(jié)合單位實(shí)際情況，符合地勘單位特點(diǎn)，制定具有針對(duì)性的管理制度及規(guī)范，以保證檔案管理工作的開展可以得到更合理、有效的理論指導(dǎo)，為提升檔案管理的質(zhì)量及效率提供有效的支持及依據(jù)，為檔案管理工作的開展提供更好的制度保障。（2）有效開展信息化平臺(tái)建設(shè)及保密工作。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的地勘單位，檔案管理必須注重創(chuàng)新，除需要改善基礎(chǔ)建設(shè)之外，還需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理理念，而檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)尤為重要。有效開展信息化平臺(tái)建設(shè)及保密工作，可以依據(jù)單位實(shí)際情況通過第三方購買智能密集架管理系統(tǒng)、檔案庫房智慧感知平臺(tái)、檔案庫房環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)、檔案庫房視頻監(jiān)控系統(tǒng)、檔案庫房門禁管理系統(tǒng)、消防設(shè)備、恒濕凈化一體機(jī)、燈光照明系統(tǒng)和RFID智能檔案管理系統(tǒng)等，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化。

3.提高檔案管理人員的專業(yè)水平

現(xiàn)階段，大多數(shù)地勘單位檔案管理缺少專職管理人員，有些甚至沒有檔案管理人員證書，都是兼職，其工作繁雜，對(duì)檔案管理必然會(huì)不夠細(xì)致周密。要想解決這一問題，就要提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)與綜合能力。（1）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員信息化培訓(xùn)與專業(yè)知識(shí)的拓展，邀請(qǐng)專業(yè)人士對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專題講座，交流管理經(jīng)驗(yàn)；（2）通過事業(yè)單位公開招聘或高薪聘請(qǐng)專業(yè)院校技術(shù)人才等方式，引進(jìn)綜合素質(zhì)高的專業(yè)人才，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展；（3）單位可以通過多種激勵(lì)形式鼓勵(lì)檔案管理人員學(xué)習(xí)并考取各種檔案管理證書，并放寬檔案職稱申報(bào)標(biāo)準(zhǔn)等，以便更好地協(xié)助單位申請(qǐng)檔案服務(wù)資質(zhì)，提升單位綜合服務(wù)能力。（4）檔案管理員還需要嚴(yán)格按照檔案管理工作規(guī)章制度開展各項(xiàng)工作，規(guī)范自身言行，科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)以及有序地開展檔案管理工作，不斷推動(dòng)地勘單位檔案管理改革創(chuàng)新的進(jìn)程。

四、結(jié)束語

地勘檔案記錄了地質(zhì)科學(xué)研究過程與成果，以及產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行和發(fā)展所產(chǎn)生的各種有價(jià)值的信息。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，全球信息化快速發(fā)展，為了在新一輪地質(zhì)找礦中有所建樹，地勘單位必須要加強(qiáng)綜合管理能力，創(chuàng)新檔案管理工作方式與理念，確保在地勘產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)中能夠合理利用檔案資料。

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基金項(xiàng)目：中國(guó)教育科學(xué)研究院科教創(chuàng)新研究中心科教創(chuàng)新研究重點(diǎn)課題《大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案創(chuàng)新管理途徑探究 》（項(xiàng)目編號(hào)：JKY16536）

作者簡(jiǎn)介：于重洋（1987—），女，漢族，吉林通化人，本科，檔案館員，中級(jí)職稱，研究方向：檔案管理。