高校便攜式設(shè)備管理存在問(wèn)題及應(yīng)對(duì)思考

張 靜 邱瑞玲 崔思成 張 科

（中山大學(xué)國(guó)有資產(chǎn)管理辦公室）

“十三五”以來(lái)，我國(guó)高等教育特別是人才培養(yǎng)取得突破性進(jìn)展，高校各類資產(chǎn)的體量也實(shí)現(xiàn)了歷史性躍升。便攜式設(shè)備因其可移動(dòng)性、高靈活性、可操作性等特點(diǎn)，在高校的科研、教學(xué)和行政辦公中受到越來(lái)越多的青睞，配置價(jià)值和數(shù)量逐年上升。便攜式設(shè)備的廣泛使用，對(duì)資產(chǎn)管理的“主動(dòng)性、規(guī)范性、管理效益”等方面都提出了更高的要求。在保障學(xué)校發(fā)展的同時(shí)，如何有效提升便攜式設(shè)備管理水平，提高資產(chǎn)使用效益，發(fā)現(xiàn)和防范資產(chǎn)使用管理過(guò)程中的潛在風(fēng)險(xiǎn)，做到物盡其用、安全高效，是現(xiàn)階段高校資產(chǎn)管理者需面臨和考慮的問(wèn)題。

一、便攜式設(shè)備的配置情況和使用特點(diǎn)

（一）高校資產(chǎn)體量顯著增長(zhǎng)

2012年，我國(guó)財(cái)政性教育經(jīng)費(fèi)支出首次實(shí)現(xiàn)占GDP4%的目標(biāo)，并連續(xù)10年保持在4%以上，在國(guó)家的大力支持下，高校的“錢袋子”鼓了起來(lái)，部分部屬高校更是進(jìn)入“百億俱樂(lè)部”，高校迎來(lái)良好的發(fā)展期[1]。一方面，高校積極推動(dòng)信息化建設(shè)的探索與實(shí)踐，不斷提高信息化建設(shè)對(duì)教學(xué)、科研和行政服務(wù)的支撐能力，教務(wù)、科研、財(cái)務(wù)、人事、學(xué)工、資產(chǎn)管理等核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)得到升級(jí)，各類相關(guān)的軟硬件設(shè)施也都配套搭建[2-3]。另一方面，高校聚焦重大需求和科技問(wèn)題，布局建設(shè)前沿科學(xué)中心，創(chuàng)新人才培養(yǎng)機(jī)制，系統(tǒng)推進(jìn)有組織的科研體制機(jī)制探索，各類大中型專用設(shè)施、公共實(shí)驗(yàn)平臺(tái)陸續(xù)設(shè)立，國(guó)家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、國(guó)家技術(shù)創(chuàng)新中心和國(guó)家工程中心等實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量建設(shè)[4-5]。在此背景下，高校資產(chǎn)的數(shù)量與價(jià)值實(shí)現(xiàn)雙增長(zhǎng)，資產(chǎn)結(jié)構(gòu)得到優(yōu)化，辦學(xué)條件大幅改善。

（二）便攜式設(shè)備應(yīng)用逐漸廣泛

高校配置的便攜式設(shè)備主要包括：筆記本電腦、移動(dòng)工作站、便攜式投影儀等通用設(shè)備和便攜式信息采集、信息檢測(cè)等專用設(shè)備，使用方向涉及科研、教學(xué)、行政、后勤保障等多個(gè)方面，其中在科研上的應(yīng)用最為廣泛。以筆者所在高校為例，2015—2021年新購(gòu)入便攜式計(jì)算機(jī)超過(guò)1萬(wàn)臺(tái)，其中科研類占比58.81%，教學(xué)類占比35.35%，行政管理類占比5.46%，后勤保障類及其他類占比0.38%。

便攜式設(shè)備在科研上的配置主要是為了保障科研項(xiàng)目的順利實(shí)施和方便學(xué)生深入?yún)⑴c科研項(xiàng)目?？蒲许?xiàng)目實(shí)施階段便攜式設(shè)備的使用場(chǎng)景包括外場(chǎng)試驗(yàn)、外出調(diào)研、階段性成果展示等，其中外場(chǎng)實(shí)驗(yàn)以便攜式信息采集、信息檢測(cè)等專用設(shè)備為主，外出調(diào)研與階段性成果展示以筆記本電腦、便攜式投影儀等通用設(shè)備為主。隨著越來(lái)越多的高校學(xué)生承擔(dān)起科研創(chuàng)新的重任，青年學(xué)生已成為科研創(chuàng)新的有生力量，為方便學(xué)生對(duì)科研項(xiàng)目的深度參與，導(dǎo)師會(huì)為其適度配置筆記本電腦、信息采集等便攜式設(shè)備。便攜式設(shè)備在教學(xué)上的配置主要是為了滿足學(xué)生“移動(dòng)學(xué)習(xí)”的需要，在行政上配置主要是為了滿足具體業(yè)務(wù)或公共服務(wù)的需要，這兩個(gè)使用方向的設(shè)備均以智能化、輕質(zhì)化、小型化、一體化的通用設(shè)備為主，例如便攜式計(jì)算機(jī)、平板電腦、便攜式投影儀等[6-8]。

（三）便攜式設(shè)備體現(xiàn)出獨(dú)特的使用特性

隨著便攜式設(shè)備在高校的廣泛使用，逐漸體現(xiàn)出較為顯著的自有使用特性。

首先是移動(dòng)性較強(qiáng)。這是便攜式設(shè)備最顯著的使用特性。便攜式設(shè)備經(jīng)常性被帶離資產(chǎn)常規(guī)保管地點(diǎn)去開(kāi)展科研、教學(xué)、行政辦公等工作，使得系統(tǒng)登記的資產(chǎn)保管地點(diǎn)無(wú)法準(zhǔn)確反映該資產(chǎn)的實(shí)時(shí)保管（或使用）地點(diǎn)，從而增加了設(shè)備的管理風(fēng)險(xiǎn)、提升了管理難度。

其次是集中登記或代為持有。科研上，因科研項(xiàng)目多以科研團(tuán)隊(duì)的形式來(lái)開(kāi)展，因此科研設(shè)備主要登記在二級(jí)單位的科研秘書或設(shè)備秘書名下；教學(xué)上，因?yàn)閷W(xué)生不適宜登記為資產(chǎn)保管人，所以該類資產(chǎn)往往登記在導(dǎo)師名下；行政上，為方便集中管理，各二級(jí)單位會(huì)將本單位的共用（公用）設(shè)備集中登記在設(shè)備秘書名下；這就使得資產(chǎn)的保管人和實(shí)際使用人相分離，從而造成資產(chǎn)管理責(zé)任不清晰，出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)難以進(jìn)行責(zé)任追究。

二、便攜式設(shè)備管理中存在問(wèn)題及風(fēng)險(xiǎn)分析

隨著便攜式設(shè)備配置價(jià)值、數(shù)量和使用場(chǎng)景、使用頻次的增加，設(shè)備管理的風(fēng)險(xiǎn)和難度也相應(yīng)增長(zhǎng)，基于便攜式設(shè)備的配置情況和使用特點(diǎn)，結(jié)合便攜式設(shè)備日常管理、年度盤點(diǎn)和報(bào)損等情況，對(duì)便攜式設(shè)備的管理現(xiàn)狀和存在問(wèn)題進(jìn)行分析[9]。

（一）資產(chǎn)重購(gòu)置輕管理的情況依然存在

1.資產(chǎn)保管單位和實(shí)際使用人在資產(chǎn)管理理念方面有待加強(qiáng)。因資產(chǎn)的保管人和實(shí)際使用人不完全一致，現(xiàn)有制度下資產(chǎn)管理責(zé)任未能壓實(shí)到實(shí)際使用人身上，導(dǎo)致便攜式設(shè)備的損壞率與盤虧率出現(xiàn)雙高，比如導(dǎo)師為學(xué)生配置的筆記本電腦就屬于這種情況，學(xué)生共用的電腦愛(ài)惜程度不夠、損壞率高，學(xué)生個(gè)人專用的電腦在個(gè)別學(xué)生離校時(shí)被擅自帶走且難以追回。

2.資產(chǎn)保管單位在機(jī)構(gòu)調(diào)整、場(chǎng)所搬遷、人員工作交接時(shí)資產(chǎn)管理不規(guī)范。因系統(tǒng)登記的資產(chǎn)保管地點(diǎn)和實(shí)際使用地點(diǎn)很難保持一致，便攜式設(shè)備交接的復(fù)雜度較一般資產(chǎn)高，個(gè)別老師未按照制度要求及時(shí)組織全面的資產(chǎn)清點(diǎn)交接和信息變更登記，導(dǎo)致部分資產(chǎn)賬實(shí)不符甚至遺失。比如，有教職工在未確認(rèn)實(shí)物的情況下即將單位原設(shè)備秘書持有的多件便攜式設(shè)備變更登記至自己名下，年度盤點(diǎn)時(shí)才發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符導(dǎo)致出現(xiàn)盤虧。

3.資產(chǎn)保管人對(duì)資產(chǎn)的日常動(dòng)態(tài)管理和全生命周期管理不到位。一方面，便攜式設(shè)備的存放地址、資產(chǎn)保管人等信息變動(dòng)相對(duì)頻繁，資產(chǎn)保管人未在資產(chǎn)管理系統(tǒng)及時(shí)更新資產(chǎn)的實(shí)際使用信息，使得資產(chǎn)系統(tǒng)信息不能準(zhǔn)確反映資產(chǎn)的實(shí)際使用情況；另一方面，部分空間占用小、價(jià)值小的便攜式設(shè)備資產(chǎn)符合報(bào)廢條件未被及時(shí)處置報(bào)廢，而是放置在某處，此類情況在科研團(tuán)隊(duì)中出現(xiàn)次數(shù)相對(duì)高。

（二）存在使用效率低或者閑置的設(shè)備

1.離校師生原個(gè)人專用便攜式計(jì)算機(jī)出現(xiàn)部分閑置。便攜式計(jì)算機(jī)作為更新?lián)Q代快且具有一定私人屬性的產(chǎn)品，二次分配給個(gè)人使用時(shí)存在一定的難度，造成一定程度的閑置，有師生反映現(xiàn)階段筆記本電腦已屬于私密性產(chǎn)品，個(gè)人長(zhǎng)期使用后再給另外的人用，不是特別方便；而且電子產(chǎn)品更新?lián)Q代較快，部分原有產(chǎn)品無(wú)法滿足新項(xiàng)目開(kāi)展的需求。

2.部分外場(chǎng)實(shí)驗(yàn)所需便攜式設(shè)備在項(xiàng)目實(shí)施階段使用效率相對(duì)低，在項(xiàng)目結(jié)題后出現(xiàn)一定程度的閑置。科研用便攜式設(shè)備尤其是外場(chǎng)實(shí)驗(yàn)設(shè)備多屬于專用設(shè)備，即具有專門性能和專門用途，使用場(chǎng)景相對(duì)單一，從而使得此類設(shè)備在項(xiàng)目實(shí)施階段僅限外場(chǎng)實(shí)驗(yàn)使用，待項(xiàng)目結(jié)題后可能被閑置。

3.部分便攜式設(shè)備損壞后因維修成本過(guò)高等原因閑置。部分設(shè)備損壞后維修成本過(guò)高，或因產(chǎn)品升級(jí)換代已無(wú)維修價(jià)值，而該設(shè)備又未達(dá)使用年限，各單位傾向于將其放置至已達(dá)使用年限后再申請(qǐng)報(bào)廢。

（三）外場(chǎng)實(shí)驗(yàn)的便攜式設(shè)備毀損滅失風(fēng)險(xiǎn)高

外場(chǎng)實(shí)驗(yàn)一般是指在自然氣候條件下開(kāi)展的暴露實(shí)驗(yàn)或現(xiàn)場(chǎng)實(shí)驗(yàn)，通過(guò)外場(chǎng)實(shí)驗(yàn)可以獲得更豐富、更真實(shí)的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)和資料，但是自然環(huán)境也給實(shí)驗(yàn)人員和實(shí)驗(yàn)設(shè)備帶來(lái)一定風(fēng)險(xiǎn)，外場(chǎng)實(shí)驗(yàn)設(shè)備尤其是便攜式設(shè)備毀損滅失的風(fēng)險(xiǎn)遠(yuǎn)高于普通設(shè)備。出海實(shí)驗(yàn)中，實(shí)驗(yàn)設(shè)備被風(fēng)浪卷走，野外實(shí)驗(yàn)中，實(shí)驗(yàn)設(shè)備被雨水沖走或被野獸損壞等情況時(shí)有發(fā)生，部分設(shè)備甚至出現(xiàn)被漁民、村民撿走的情況，實(shí)驗(yàn)設(shè)備和實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)的丟失，給學(xué)校帶來(lái)不小的損失，且隨著外出實(shí)驗(yàn)品類和頻次的增加，損失金額也相應(yīng)增長(zhǎng)。

三、便攜式設(shè)備使用管理改進(jìn)的建議

（一）完善資產(chǎn)管理制度，強(qiáng)化資產(chǎn)管理意識(shí)

針對(duì)資產(chǎn)保管單位存在的重購(gòu)置輕管理、實(shí)際使用人責(zé)任未壓實(shí)等情況，緊盯資產(chǎn)管理中暴露出的常見(jiàn)性、反復(fù)性、頑固性問(wèn)題，認(rèn)真研究、對(duì)癥下藥。

1.完善資產(chǎn)管理制度壓實(shí)管理責(zé)任。在學(xué)校國(guó)有資產(chǎn)管理制度體系核心“骨架”的基礎(chǔ)上，探索制定《便攜式設(shè)備管理辦法》《設(shè)備調(diào)撥使用管理辦法》等管理制度，建立相應(yīng)的工作流程、辦事指引等業(yè)務(wù)規(guī)范體系，貫通便攜式設(shè)備從“入口到出口”全生命周期工作流程，壓實(shí)各級(jí)資產(chǎn)保管人、使用人責(zé)任。

2.完善監(jiān)督體系，提升監(jiān)督質(zhì)效。結(jié)合學(xué)?！稉p失責(zé)任追究管理辦法》，樹立從嚴(yán)管理的鮮明導(dǎo)向，把監(jiān)督的“放大鏡”聚焦在便攜式設(shè)備反復(fù)出現(xiàn)的問(wèn)題上，以監(jiān)督促進(jìn)執(zhí)行，以問(wèn)責(zé)倒逼落實(shí)；建立定期盤點(diǎn)、不定期抽查制度，日常巡查和隨機(jī)抽查相結(jié)合，確保便攜式設(shè)備臺(tái)賬清晰、準(zhǔn)確、完整，確保相關(guān)資產(chǎn)賬實(shí)相符、安全完整、使用規(guī)范。

3.依托信息化實(shí)現(xiàn)便攜式設(shè)備精細(xì)化管理?，F(xiàn)階段，大部分高校通過(guò)學(xué)校財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化建設(shè)，已實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)信息的線上登記和從資產(chǎn)配置、資產(chǎn)使用、內(nèi)部調(diào)撥、維護(hù)維修、資產(chǎn)處置等全流程的線上管理；在此基礎(chǔ)上，針對(duì)便攜式設(shè)備集中登記的使用特性增加資產(chǎn)實(shí)際使用人詞條（適用于教學(xué)科研類便攜式設(shè)備），進(jìn)一步落實(shí)實(shí)際使用人責(zé)任；針對(duì)移動(dòng)性強(qiáng)的使用特性，建立移動(dòng)信息登記臺(tái)賬系統(tǒng)，重點(diǎn)統(tǒng)計(jì)設(shè)備外出實(shí)驗(yàn)的時(shí)間、地點(diǎn)等信息，即全面、準(zhǔn)確、完整地反映資產(chǎn)動(dòng)態(tài)信息，實(shí)現(xiàn)管理的精細(xì)化[10-11]。

（二）堅(jiān)持綜合施策，提升管理效能

為落實(shí)中央過(guò)緊日子的要求，進(jìn)一步提升便攜式設(shè)備的使用效率和效能，針對(duì)便攜式設(shè)備使用過(guò)程中存在的使用效率低、閑置等情況，結(jié)合科研設(shè)備和行政辦公設(shè)備的配置標(biāo)準(zhǔn)、使用需求等屬性，綜合施策，確保資產(chǎn)高效利用。

1.深入推進(jìn)資產(chǎn)管理與預(yù)算管理相結(jié)合的原則，管控總量、盤活存量、用好增量，促進(jìn)資產(chǎn)配置的合理化。在中央行政單位通用辦公設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，堅(jiān)持勤儉節(jié)約、講求績(jī)效和綠色環(huán)保的原則，統(tǒng)籌資產(chǎn)調(diào)配，以存量制約增量、以增量激活存量，實(shí)現(xiàn)供給端收緊、需求端精準(zhǔn)。

2.推動(dòng)便攜式設(shè)備共享共用、資產(chǎn)調(diào)劑。相較于其他大型固定資產(chǎn)，小巧的便攜式資產(chǎn)在移動(dòng)成本（或搬運(yùn)成本）方面存在顯著優(yōu)勢(shì)，更有利于開(kāi)展共享共用與資產(chǎn)調(diào)撥。為提高資產(chǎn)使用效益，對(duì)于使用場(chǎng)景相對(duì)單一且預(yù)期使用頻率較低的便攜式設(shè)備，建議設(shè)備配置前優(yōu)先考慮校內(nèi)可共享共用設(shè)備，設(shè)備配置后在項(xiàng)目實(shí)施階段即時(shí)推動(dòng)設(shè)備在校內(nèi)的共享共用，待項(xiàng)目結(jié)題后如出現(xiàn)閑置可考慮通過(guò)教育部資產(chǎn)調(diào)劑平臺(tái)進(jìn)行跨校資產(chǎn)調(diào)劑。

3.及時(shí)處置已無(wú)使用價(jià)值或維修價(jià)值設(shè)備。對(duì)于無(wú)法正常運(yùn)行，且無(wú)維修價(jià)值、無(wú)法修復(fù)或無(wú)法達(dá)到現(xiàn)行技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的便攜式設(shè)備，特別是未達(dá)使用年限的設(shè)備，應(yīng)引導(dǎo)資產(chǎn)保管單位和保管人及時(shí)做報(bào)廢處置處理，切實(shí)反映資產(chǎn)真實(shí)使用狀態(tài)，減少冗余資產(chǎn)。

（三）開(kāi)展試點(diǎn)探索，減少資產(chǎn)損失

為防范外場(chǎng)實(shí)驗(yàn)便攜式設(shè)備毀損滅失風(fēng)險(xiǎn)，有效降低學(xué)校損失，結(jié)合設(shè)備使用場(chǎng)景、使用需求等屬性，開(kāi)展試點(diǎn)探索，探索“可復(fù)制、可推廣”的規(guī)范化經(jīng)驗(yàn)，嘗試建立管理定式。

1.購(gòu)買設(shè)備保險(xiǎn)。設(shè)備保險(xiǎn)是一種針對(duì)性的財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)，能夠有效轉(zhuǎn)嫁相關(guān)設(shè)備在正常運(yùn)作中發(fā)生事故造成損失或損壞的風(fēng)險(xiǎn)，減少設(shè)備所有人開(kāi)展設(shè)備維修或設(shè)備更換的損失。設(shè)備保險(xiǎn)在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理過(guò)程中已得到廣泛運(yùn)用，并在部分行政事業(yè)單位獲得較好試用。

2.安裝定位裝置。海上或野外的情況相對(duì)復(fù)雜，開(kāi)展外場(chǎng)實(shí)驗(yàn)時(shí)如能實(shí)時(shí)了解設(shè)備的位置信息、在發(fā)生意外時(shí)第一時(shí)間采取補(bǔ)救措施變得尤為重要。隨著科技的發(fā)展，北斗、GPS等實(shí)時(shí)定位裝置類產(chǎn)品已很成熟，設(shè)備小巧、價(jià)格實(shí)惠，將其安裝在設(shè)備上，資產(chǎn)保管人、使用人可以遠(yuǎn)程實(shí)時(shí)查看設(shè)備的位置信息，在設(shè)備超出實(shí)驗(yàn)區(qū)域時(shí)及時(shí)糾正，在設(shè)備出現(xiàn)意外被風(fēng)浪卷走或雨水沖走時(shí)第一時(shí)間知道設(shè)備的位置信息并及時(shí)采取相應(yīng)措施。

3.粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽。在資產(chǎn)的顯著位置粘貼不易被腐蝕或損壞的資產(chǎn)標(biāo)簽，標(biāo)注所有者單位、聯(lián)系方式等信息，可有效降低設(shè)備遺失風(fēng)險(xiǎn)。一方面，提高遺失設(shè)備被重新找回的概率，例如，被風(fēng)浪卷走或雨水沖走的實(shí)驗(yàn)設(shè)備如有幸被他人撿到，可及時(shí)與遺失人員取得聯(lián)系；另一方面，可以避免實(shí)驗(yàn)設(shè)備被不了解情況的人員作為廢棄物撿走的風(fēng)險(xiǎn)。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著科技的發(fā)展，便攜式設(shè)備未來(lái)將在科研、教學(xué)和行政辦公中得到更多的應(yīng)用，各高校應(yīng)以理論創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、實(shí)踐創(chuàng)新為突破口，完善資產(chǎn)管理制度、強(qiáng)化資產(chǎn)管理意識(shí)，堅(jiān)持綜合施策、提升管理效能，開(kāi)展試點(diǎn)探索、減少資產(chǎn)損失，有效推進(jìn)便攜式設(shè)備規(guī)范化管理，提升資產(chǎn)的管理水平和使用效益，為高校實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。