飼料企業(yè)檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要性研究

龐雪芹，李小麗

（1.武漢科技大學(xué)，湖北武漢 430081；2.達(dá)州市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究院，四川達(dá)州 635000）

湖北海鑫盛飼料有限公司成立于2015 年元月，廠部位于湖北省最大小龍蝦養(yǎng)殖基地監(jiān)利市。是一家致力于研發(fā)、生產(chǎn)及銷售各種水產(chǎn)膨化飼料的高新技術(shù)企業(yè)，公司占地面積30 畝，總投資額2600 萬元。公司以檔案為載體，把工作總結(jié)或研究成果記錄下來，已經(jīng)成為現(xiàn)代社會檔案管理的常態(tài)。然而，對于飼料企業(yè)的檔案管理的研究，除了從檔案管理的重要性和作用分析方面開展，還要從提升飼料企業(yè)發(fā)展對檔案管理工作的路徑進(jìn)行分析。因此，作為飼料企業(yè)，檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的研究提供了重要的佐證基礎(chǔ)，更進(jìn)一步在企業(yè)文化傳承發(fā)揚過程中發(fā)揮了鏈接作用。

1 飼料企業(yè)檔案管理的重要性

1.1 檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要性 檔案管理是飼料企業(yè)生產(chǎn)、科研過程中的重要組成部分，具有基礎(chǔ)性、技術(shù)性、專業(yè)性和可參考性等特點。檔案管理對飼料企業(yè)發(fā)展的重要性表現(xiàn)在以下幾個方面。首先，檔案是飼料企業(yè)在飼料配方、原料加工工藝、重大項目等技術(shù)活動的詳細(xì)記錄，如生產(chǎn)技術(shù)研究專利、加工工藝流程、可行性研究報告、開發(fā)論證報告、包裝圖紙圖表、設(shè)備說明書等內(nèi)容；其次，檔案是飼料企業(yè)進(jìn)行組織和經(jīng)營的重要依據(jù)，為各類職能部門的經(jīng)營活動提供了依據(jù)。如儀器設(shè)備管理要做到科學(xué)、有序、有效的管理，必須要有一套完整的儀器設(shè)備管理制度。對飼料企業(yè)來說，檔案是一種獨特的、珍貴的知識資源。檔案管理水平直接影響檔案價值實現(xiàn)程度（郭福仙，2001）。做好科技檔案管理既能有效整合企業(yè)的創(chuàng)造資源和創(chuàng)新資源，又能極大推動企業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，進(jìn)而達(dá)到企業(yè)的現(xiàn)代化大生產(chǎn)目標(biāo)，不斷提高飼料企業(yè)的綜合效益。

企業(yè)檔案管理是企業(yè)文化的重要組成部分，企業(yè)文化是企業(yè)的靈魂，是企業(yè)的精神之源。依靠檔案的真實性、完整性來記載某些事實，能使企業(yè)文化得以延續(xù)。檔案可以記錄企業(yè)發(fā)展歷史，服務(wù)于企業(yè)文化，能持續(xù)提高企業(yè)精神，服務(wù)于員工，宣傳先進(jìn)人物。

檔案服務(wù)改革對檔案基礎(chǔ)性工作產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。檔案服務(wù)改革使檔案接收、保管、整理、編目等一系列檔案管理工作得以規(guī)范化。檔案服務(wù)改革極大地推動了檔案事業(yè)的發(fā)展，為檔案理論研究起到積極的助推作用。檔案管理是一項保密性工作，為保證檔案資料的質(zhì)量和安全性，必須對檔案管理實行集中管理，對各環(huán)節(jié)的檔案工作進(jìn)行嚴(yán)格控制，包括文件印刷、工作人員培訓(xùn)、文件整理及驗收工作，制定一個標(biāo)準(zhǔn)（畢偉，2006）。只有把檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化才能為今后的檔案工作打下堅實的基礎(chǔ)。

1.2 檔案管理對檔案工作提升的重要性 2022年12 月《企業(yè)檔案管理辦法》是由國家檔案局、國家經(jīng)委、國家計委聯(lián)合頒布的，該辦法是根據(jù)國務(wù)院關(guān)于加強企業(yè)管理和改善檔案工作的要求，為進(jìn)一步加強企業(yè)檔案工作，更好地為企業(yè)提供經(jīng)濟效益服務(wù)制定的。利用多種措施推進(jìn)各部門檔案管理工作，努力營造“工作留痕進(jìn)檔案，嚴(yán)管檔案謀發(fā)展”的良好工作環(huán)境。首先，強化思想引領(lǐng)，提高工作站位。企業(yè)成立檔案管理部門，召開檔案管理會議，傳達(dá)相關(guān)文件精神，務(wù)必把檔案管理工作落到實處，有序推進(jìn)檔案管理工作。其次，全面落實責(zé)任，實現(xiàn)精細(xì)化管理。各部門要配備專門的人員負(fù)責(zé)部門檔案管理工作，并認(rèn)真收集各部門的資料，對各部門的檔案進(jìn)行集中、統(tǒng)一管理；檔案室由專人負(fù)責(zé)，各科室配備檔案管理專用的柜子，統(tǒng)一歸類編號，便于檔案查詢；定期檢查檔案館所存檔案，保證其完整、不丟失。第四，推行電子化管理，提升工作效能。對各個部門的檔案進(jìn)行掃描，形成電子文檔，并將其存檔，對相關(guān)人員可在資料庫中直接檢索所需的歷史檔案，極大提高了查找效率，提供了便利，真正做到了數(shù)字化管理（劉惠梅，2020）。致力檔案管理，壓實責(zé)任，做實工作，真正實現(xiàn)“工作有留痕，檔案有人管，查找有效率”的檔案管理良好局面，對提升檔案管理工作的開展具有積極意義。

1.3 檔案管理現(xiàn)代化對社會主義市場經(jīng)濟的重要性 從社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展趨勢看，檔案管理要向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型（陳慧瑛，2020）。特別是檔案管理單位要面對社會、經(jīng)濟發(fā)展對檔案工作提出新要求，積極制定和出臺與之相匹配的應(yīng)對策略，使檔案工作實現(xiàn)全新的發(fā)展。從檔案管理傳統(tǒng)模式看，檔案資源的開發(fā)利用與現(xiàn)代社會大眾的需求存在較大差距，因此，檔案部門要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，使檔案工作在新時代更好地發(fā)揮其功能，更好地為企業(yè)服務(wù)。

2 飼料企業(yè)檔案管理對企業(yè)發(fā)展的作用

2.1 保存企業(yè)發(fā)展的檔案信息 從某種程度上說，檔案管理是一個企業(yè)發(fā)展歷程中不可缺少的部分，能保存不同歷史時期的各種資料，以增加資料的利用價值，保證企業(yè)內(nèi)部工作的正常開展。同時，企業(yè)管理人員可以通過各種文件和數(shù)據(jù)及時了解市場動態(tài)，并制定出適合企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略。完成對企業(yè)的二次深度挖掘，形成企業(yè)文化、企業(yè)精神，同時還可以提升企業(yè)的資源利用率，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展注入更多的創(chuàng)新因素，激發(fā)企業(yè)的創(chuàng)新能力。同時還強化了企業(yè)與各部門之間的關(guān)系，最大程度地發(fā)揮各部門的功能，使企業(yè)管理者可以更好地掌控各種數(shù)據(jù)和信息，有利于管理者作出科學(xué)的決策和精準(zhǔn)的預(yù)判，從而為企業(yè)創(chuàng)造更多的價值。

檔案是人類各項實踐活動的原始記錄，是珍貴歷史文化遺產(chǎn)的重要組成部分，是社會文明進(jìn)步的階梯（賈慧娟，2009）。隨著社會的發(fā)展，企業(yè)信息已成為一種不可替代的重要數(shù)據(jù)資源。飼料企業(yè)從創(chuàng)立、股權(quán)變更、上市融資，每一份合同、投標(biāo)都是珍貴的。飼料企業(yè)要充分運用有關(guān)法規(guī)、規(guī)章制度等信息，培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人員，這樣才能真正體現(xiàn)出檔案管理的優(yōu)點。

2.2 梳理歸納企業(yè)發(fā)展軌跡 首先，飼料企業(yè)檔案記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程和飼料企業(yè)的盛衰，傳承了飼料企業(yè)的歷史和文化，同時也為企業(yè)文化的發(fā)展注入了新的思維和內(nèi)涵。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展歷程，對飼料企業(yè)未來的發(fā)展趨勢進(jìn)行有效預(yù)測。其次，技術(shù)檔案是飼料企業(yè)進(jìn)行組織和經(jīng)營的重要依據(jù)，為各類職能部門的經(jīng)營活動提供了依據(jù)。以儀器管理為例，各種儀器設(shè)備是飼料生產(chǎn)企業(yè)進(jìn)行產(chǎn)品研發(fā)和科技研究的主要手段，建立健全的儀器設(shè)備管理體系和管理體系是保證儀器設(shè)備科學(xué)、有序、高效管理的重要基礎(chǔ)工作。對飼料企業(yè)來說，技術(shù)資料是一種獨特的、珍貴的知識資源。做好企業(yè)檔案管理工作既能有效整合企業(yè)資源，又能極大地推動飼料企業(yè)的技術(shù)研發(fā)，達(dá)到企業(yè)現(xiàn)代化大生產(chǎn)目標(biāo)，不斷提高企業(yè)的綜合效益。

2.3 滿足企業(yè)對檔案管理的綜合需求 利用飼料企業(yè)檔案宣傳先進(jìn)人物，可以激勵其他員工忠于職守、無私奉獻(xiàn)、敢于擔(dān)當(dāng)、勇于創(chuàng)新，增強員工的職業(yè)自信心和榮譽感。在飼料企業(yè)發(fā)展歷程中，每年都會涌現(xiàn)出一大批優(yōu)秀的人才，他們的思想素質(zhì)、職業(yè)道德和專業(yè)技術(shù)是飼料企業(yè)文化的重要組成部分，而飼料企業(yè)的人事檔案則是對先進(jìn)個人成長軌跡的一種記載，從人員檔案可以看出一個人的成長過程，也可以看出一個企業(yè)的文化建設(shè)是否成功。因此，為了使企業(yè)在未來的競爭中處于有利地位，企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)識到人才的重要性。人才屬于一種人力資本，不僅具備勞動力、技術(shù)等要素，還具備資本的特征。也就是說，作為一種資本，在價值增值的過程中，它不僅可以帶來直接收益，還具有創(chuàng)造出剩余價值的能力，同時還可以通過增值的方式間接影響社會經(jīng)濟發(fā)展。因此，有必要在廣大員工中進(jìn)行廣泛宣傳和宣教，以取得更好的教育效果（李竹雨，2019）。宣傳先進(jìn)事跡可以為廣大職工作出表率，增強飼料企業(yè)的凝聚力。

3 提升飼料企業(yè)發(fā)展對檔案管理工作的路徑

3.1 改善飼料企業(yè)企業(yè)檔案保存條件 檔案信息化體現(xiàn)的是檔案管理在信息時代的一種必然選擇，也是我國檔案事業(yè)“十二五”規(guī)劃的重要內(nèi)容之一。在這一進(jìn)程中，檔案的定位與功能一直是檔案界爭議的熱點。盡管電子文件具有快捷、有效的使用優(yōu)勢，但其可靠性和真實性都會受到影響，使得紙質(zhì)文件的地位一直無法被替代（徐蔚，2015）。

目前，飼料企業(yè)已有大量紙質(zhì)檔案，為更好地保護這些檔案，于2010 年設(shè)立了專門的檔案室，以備不時之需；為了改進(jìn)檔案的保存條件，飼料企業(yè)投入了大量資金，購置了溫度計、濕度計等儀器，和滅火器加濕器、空調(diào)等必要的配套設(shè)備。為避免在閱讀過程中造成文件損壞，還設(shè)置了金屬書架，并配有梯子等取用工具，以便于查閱。飼料企業(yè)有專人負(fù)責(zé)對檔案館的溫度、濕度進(jìn)行定期檢測，并對其進(jìn)行防蟲處理。為了延長這批紙質(zhì)文件的存檔期限，飼料企業(yè)從物理角度對1 萬多份文件進(jìn)行了全面保護。

3.2 調(diào)整飼料企業(yè)企業(yè)檔案歸納方法 科學(xué)、合理的分類方式是實現(xiàn)檔案信息快速、有效使用的先決條件。飼料企業(yè)在檔案管理工作中，針對區(qū)域內(nèi)檔案種類較為固定、跨度較大的特點提出了以時間為第一類，以類別為第二類的方式進(jìn)行歸檔。飼料企業(yè)以檔案柜為單位，貼上時代標(biāo)簽作為標(biāo)識，將其歸類。在二級目錄下，對具體的檔案品類進(jìn)行數(shù)據(jù)信息歸檔。除實物儲存外，飼料企業(yè)還購置了一批電腦設(shè)備及軟件用于儲存資料。

企業(yè)應(yīng)從檔案資源建設(shè)、管理和利用的全局提高對分類體系功能價值的認(rèn)識。利用分類法，用戶可以很容易地找到自己想要的文件資源，甚至在不了解檢索理論和方法的情況下也可以從大類到子類，再到細(xì)目，一步一步地進(jìn)行，找到相關(guān)的文件資源。因為分類法的“透明度”很高，所以在分類法中往往能發(fā)現(xiàn)一些原本不知情的相關(guān)資料。很顯然，一個好的分類法應(yīng)具備“物以類聚”“舉一反三”等特點，此方法對檔案資源的建設(shè)、管理、利用起到舉足輕重的作用（楊帆和王強，2020）。

3.3 創(chuàng)新飼料企業(yè)企業(yè)資料查閱方式 通常情況下，檔案材料更有價值，也更難保存。但這些文件卻不能與查詢、研究職能相沖突。因此，在飼料企業(yè)檔案管理中，必須在文獻(xiàn)檢索方法上進(jìn)行創(chuàng)新，尋求二者的平衡。如清華大學(xué)檔案館保存了一批珍貴的文獻(xiàn)。因為是紙質(zhì)文件，而且時間太長，很容易在翻閱時損壞。而該檔案資料的內(nèi)容又是在研究中經(jīng)常被用到的，調(diào)閱次數(shù)頻繁。為了解決這一矛盾，學(xué)校檔案館將這些文件進(jìn)行了一次彩色掃描，將其保存在電腦中供讀者翻閱（徐麗萍，2013）。這樣做可以保證原始文件的安全，同時也能滿足讀者的閱讀需求。

在檔案查詢方面，不涉及檔案的人員或未被核準(zhǔn)者不得查詢檔案系統(tǒng)。在檔案管理工作中，無論是從檔案查詢到檔案建立，都必須在檔案工作人員的規(guī)范化、信息化的監(jiān)控下完成，以保證其完整與保密。因此，在檔案管理中，安全問題顯得尤為重要。在當(dāng)前實行集中管理的情況下，檔案管理工作的安全性大大提高。在建立檔案方面實行嚴(yán)格的檢查制度。

4 結(jié)語

飼料企業(yè)的傳承與發(fā)揚需要使用包括檔案在內(nèi)的各類實物資料的共同輔助配合。企業(yè)檔案管理工作能在檔案保存、歸類和使用過程中提供基礎(chǔ)性的保障作用。為了完善檔案管理工作，飼料企業(yè)檔案管理工作應(yīng)改善檔案保存條件和資料查閱方式，科學(xué)進(jìn)行檔案分類。