科技賦能新時代檔案工作新跨越

秦曉燕 時 磊 秦 萍

（國網(wǎng)山東省電力公司濟(jì)南供電公司，山東 濟(jì)南 250012）

當(dāng)前，科技迅猛發(fā)展，隨著互聯(lián)網(wǎng)普及和應(yīng)用，物聯(lián)網(wǎng)、云存儲、云計(jì)算、區(qū)塊鏈技術(shù)日趨成熟，已經(jīng)深入應(yīng)用于各行各業(yè)，極大地帶動和促進(jìn)了我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展?？萍紕?chuàng)新已經(jīng)成為企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的基石，與此同時，如何應(yīng)用先進(jìn)的管理理念優(yōu)化檔案管理已經(jīng)成為大中型企業(yè)提高辦公效率、提升經(jīng)濟(jì)效益的重要研究課題。

然而，長期以來，我國檔案事業(yè)面臨諸多困局和挑戰(zhàn)，擺在面前的主要問題如表1所示，針對這些問題，需要通過科技賦能的方法逐層展開討論，尋求有效解決方案，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)發(fā)展的創(chuàng)新跨越。

表1 問題歸納總結(jié)

一、當(dāng)今檔案管理中存在的主要問題（見表1）

二、科技賦能實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)發(fā)展新跨越

（一）一體化集約管理模式的應(yīng)用

檔案集約化管理的核心在于統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)下的整理、保管和利用，通過量化統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，按照“精簡、效能、統(tǒng)一”的原則，減少了運(yùn)行過程成本和管理成本，有助于實(shí)現(xiàn)檔案資源優(yōu)化配置和檔案信息共享共用，為后續(xù)的開放共享、查閱利用提供便捷條件。“集中”的是優(yōu)勢人、財、物以及過程管理；“簡約”的是形成過程中價值取向，優(yōu)勢資源配比，從而實(shí)現(xiàn)了高效管理、降低成本、提升數(shù)據(jù)信息利用水平和保管水平。

從理論角度看，集約化管理改善了檔案治理效能，在降低管理成本的同時，實(shí)現(xiàn)了從企業(yè)到各級綜合檔案館之間的高效運(yùn)行；集約化管理從檔案資源建設(shè)角度，有助于各單位檔案資源的集中整理、統(tǒng)一提交，保障了檔案資源的真實(shí)性、完整性，減少檔案資源的流失，豐富了檔案資源的多樣化，為檔案數(shù)字資源深層次開發(fā)提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，使之更好地服務(wù)社會，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。集約化管理，實(shí)現(xiàn)檔案工作管理水平提升，注重加強(qiáng)業(yè)務(wù)監(jiān)督，推動檔案工作的流程化、規(guī)范化，工作環(huán)節(jié)建立量化標(biāo)準(zhǔn)，有效解決因人員變動而導(dǎo)致的管理標(biāo)準(zhǔn)朝令夕改的問題。

（二）復(fù)合型人才隊(duì)伍的打造

先進(jìn)的管理理念實(shí)施落地需要專業(yè)的行業(yè)人才支撐。各類軟硬件管理工具同樣需要掌握一定專業(yè)知識的人才使用，解決人才問題，打造綜合型人才隊(duì)伍是決定檔案管理領(lǐng)域發(fā)展的另一關(guān)鍵點(diǎn)。

檔案管理領(lǐng)域不同于其他行業(yè)，既需要掌握各類國家政策、法律法規(guī)，熟練檔案工作中的全生命周期，對收集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、統(tǒng)計(jì)、編輯與研究、利用等八個工作環(huán)節(jié)充分理解并深入實(shí)踐；又需要人員具備一定行業(yè)知識，融和一定的專業(yè)技能，并能夠應(yīng)用于實(shí)際工作中，這樣才能稱之為復(fù)合型人才。

復(fù)合型人才，注重學(xué)科交叉、知識融和、技術(shù)集成以及具備一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和工作年限。這類人才的培養(yǎng)主要從學(xué)校教育的專項(xiàng)定制和企業(yè)應(yīng)用領(lǐng)域的持續(xù)培養(yǎng)著手。

高校按照專業(yè)方向，針對專業(yè)授課，學(xué)生畢業(yè)后對口就業(yè)基本成為目前高校的運(yùn)作模式。然而，科技迅猛發(fā)展對于人才的多學(xué)科交叉、一專多能、綜合化能力提出了更高要求。因此，如何培養(yǎng)檔案管理領(lǐng)域內(nèi)創(chuàng)新型復(fù)合型人才，已經(jīng)成為擺在高等教育面前的新課題。結(jié)合理論實(shí)踐，調(diào)研或聘請領(lǐng)域內(nèi)人士重新進(jìn)行課程規(guī)劃，注重專業(yè)教育，融入領(lǐng)域教育，嚴(yán)守德育教育將為復(fù)合型人才的培養(yǎng)打開新的試點(diǎn)窗口。高校復(fù)合型人才的培養(yǎng)策略（見圖1）。

圖1 高校復(fù)合型人才培養(yǎng)策略

根據(jù)用人單位人力資源問卷調(diào)查結(jié)果，已有超過85%的用人單位對于具備豐富背景經(jīng)歷、多學(xué)科多專業(yè)融合的人才更加青睞。這類人才利用專業(yè)知識融入行業(yè)，結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)短期內(nèi)能有效發(fā)揮人力價值。當(dāng)然，復(fù)合人才并不是完全表現(xiàn)在本職業(yè)相關(guān)的復(fù)合，而是表現(xiàn)在其職業(yè)能力的多元化。企業(yè)對于復(fù)合型人才的培養(yǎng)，利用自身優(yōu)勢，在端正意識形態(tài)的前提下，建立人才孵化基地，進(jìn)行認(rèn)知實(shí)踐。通過需求研究、校企合作等橋梁循環(huán)反饋信息給高校，二者形成供需循環(huán)。用人單位復(fù)合型人才的培養(yǎng)策略（見圖2）。

圖2 用人單位復(fù)合型人才培養(yǎng)策略

實(shí)踐與理論有機(jī)結(jié)合，需求與價值同步，有效避免閉門造車的尷尬局面，成為打造領(lǐng)域內(nèi)復(fù)合型人才的有力保障，為知識化、年輕化、能力多元化的人才隊(duì)伍建設(shè)創(chuàng)造物質(zhì)、經(jīng)濟(jì)、市場空間。

（三）運(yùn)用科技推動開放利用

檔案管理的價值除了安全保管之外，更重要的是合理開發(fā)和利用科學(xué)、合理、綜合性的挖掘大數(shù)據(jù)中的信息，為個人、企業(yè)和國家創(chuàng)造更大的價值與財富。

與此同時，高科技軟件硬件產(chǎn)品的普及應(yīng)用，促進(jìn)技術(shù)走進(jìn)各個行業(yè)，將過去諸多不可能變?yōu)榭赡?。大?shù)據(jù)系統(tǒng)將過去沒有關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)形成聯(lián)系，更加直觀地為策略、生產(chǎn)等重大問題的決策提供數(shù)據(jù)支撐。

這些變革都無法離開科技發(fā)展，無法離開復(fù)合型人才利用專業(yè)技能結(jié)合行業(yè)需求的各種產(chǎn)品、理論的研究開發(fā)。

1.科技產(chǎn)品引領(lǐng)創(chuàng)新發(fā)揮新功能

獨(dú)立的科技產(chǎn)品或單純的專業(yè)技能并不能良好地解決行業(yè)內(nèi)的應(yīng)用，例如，搞計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)的工程師，如果不了解檔案管理的生命周期，寫出的管理軟件不但不能發(fā)揮效率，而且還會增加檔案管理人員和開放利用環(huán)節(jié)的困難；再如，新檔案館的建設(shè)中，不懂檔案管理創(chuàng)新理念的總指揮，著眼點(diǎn)在于場館的建筑建設(shè)，而忽視功能建設(shè)，最終只能落成一座倉儲模式的庫房。

結(jié)合科技理念和科技產(chǎn)品的綜合作用下，檔案工作更加高效、安全，服務(wù)輸出能力形成多元化發(fā)展。例如，現(xiàn)代化檔案利用中心、愛國主義教育基地、政府公開信息查閱中心、電子文件歸檔備份中心、可視化數(shù)字展示中心等（見第99頁表2）。

表2 運(yùn)用科技推動發(fā)揮新功能

注重功能性建設(shè)，是科技創(chuàng)新的必然產(chǎn)物，同時也為新冠病毒疫情時代減少外出聚集，能足不出戶完成數(shù)據(jù)信息的查閱提供有力保障。

2.運(yùn)用科技手段實(shí)現(xiàn)檔案資源開發(fā)利用

檔案資源是一筆巨大財富，紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化后，為檔案資源的開發(fā)利用提供了更加便利的條件，其具備檢索快、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)全面、數(shù)據(jù)資料對比分析清楚等優(yōu)點(diǎn)。檔案資源的開發(fā)利用，不但利國利民，而且還能夠?yàn)閲摇⑸鐣a(chǎn)生巨大財富，為實(shí)現(xiàn)中華民族偉大民族復(fù)興保駕護(hù)航。

大數(shù)據(jù)分析、云存儲、云計(jì)算能夠讓專業(yè)人員從書山文海中擺脫出來，并且能夠清晰、準(zhǔn)確地通過數(shù)據(jù)分析，利用不同的統(tǒng)計(jì)方法，對歷史記載、案例分析，得出全新的思路并形成可落地的創(chuàng)造發(fā)明。各行各業(yè)的檔案數(shù)字化進(jìn)程、檔案數(shù)據(jù)資源儲備，成為應(yīng)對突發(fā)狀況，挽救人民生命財產(chǎn)、推動經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新勢力。檔案資源的開發(fā)利用，雖然運(yùn)用了多種科技手段，但萬變不離其宗，核心關(guān)鍵在于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)全面、真實(shí)和準(zhǔn)確性。

（四）數(shù)字檔案信息化安全建設(shè)

結(jié)合科技發(fā)展，數(shù)字檔案信息化安全建設(shè)包括五個方面，即物理層安全設(shè)計(jì)、網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)計(jì)、主機(jī)安全設(shè)計(jì)、應(yīng)用安全設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)安全設(shè)計(jì)。

重點(diǎn)針對現(xiàn)代檔案管理中的新問題、新理論、新原則，確保互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案數(shù)據(jù)信息安全框架體系與基本建設(shè)思路，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的社會化服務(wù)。

數(shù)據(jù)形成的基礎(chǔ)是檔案的數(shù)字化建設(shè)，檔案行業(yè)中數(shù)字化建設(shè)不同于其他行業(yè)，其特點(diǎn)在于環(huán)節(jié)多、過程復(fù)雜。在數(shù)字化建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守以下流程，注重流程的交付物、責(zé)任人、交付時間、卷宗的歸還等問題。

每兩個事件間均有詳細(xì)流程控制，明確、精準(zhǔn)的過程和環(huán)節(jié)具備詳細(xì)的國標(biāo)量化標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)踐中形成的流程標(biāo)準(zhǔn)又為信息化安全建設(shè)提供了大量寶貴過程資產(chǎn)。同時，這些過程資產(chǎn)也是各類行業(yè)內(nèi)應(yīng)用工具開發(fā)的原始理論依據(jù)。

三、結(jié)語

不同歷史時期下，檔案管理工作具有不同的特點(diǎn)，殊途同歸的是都要注重檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性。結(jié)合科技創(chuàng)新作為原動力，使之成為有利用價值的檔案數(shù)據(jù)，成為企事業(yè)單位不可替代的珍貴財富，走向我國檔案事業(yè)依法治理，走向開放、走向現(xiàn)代化，為開啟全面建設(shè)社會主義現(xiàn)代化國家新征程、實(shí)現(xiàn)第二個百年奮斗目標(biāo)貢獻(xiàn)檔案力量。這些數(shù)據(jù)又為檔案的開放利用、促進(jìn)發(fā)展、保障民生、保護(hù)公民權(quán)利，甚至推動人類社會的文明進(jìn)程和發(fā)展提供了先決條件和有力見證，與之形成良性閉環(huán)。