淺談醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀與發(fā)展對策

王力政　張永卿

【摘要】? 醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院人力資源系統(tǒng)中的重要環(huán)節(jié)，本文通過分析當前醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題，提出現(xiàn)階段優(yōu)化人事檔案管理工作的發(fā)展對策，推動“數(shù)字化”“信息化”人事檔案數(shù)據(jù)庫的建立。

【關鍵詞】? 醫(yī)院； 人事檔案管理； 現(xiàn)狀； 對策

中圖分類號：G271.6? ? ? ? 文獻標識碼：A

文章編號：1672-1721（2023）19-0130-03

DOI：10.19435/j.1672-1721.2023.19.043

檔案是記錄人一生的重要載體，人事檔案能夠客觀公正、全面立體地反映一個人最真實的情況。醫(yī)院人事檔案是醫(yī)務工作者在日常的臨床診療、護理、醫(yī)技、科研、職能等各工作崗位中形成的文字材料、影像圖片，從工作履歷、個人自傳、年度考核、學歷學位、繼續(xù)教育、職稱評價、工資兌現(xiàn)、獎懲制度、干部任免等多方面反映一個人的思想品德、工作業(yè)績、專業(yè)能力、清正廉潔等多方面情況，為人才選拔、績效考核、職稱聘任等各項工作的開展提供可借鑒的資料[1]。

隨著新時代醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的繁榮發(fā)展，醫(yī)院發(fā)展理念的不斷更新、發(fā)展規(guī)模的迅速擴大，各醫(yī)療單位之間聯(lián)動的不斷增多，醫(yī)院檔案工作應當順應時代發(fā)展的需要，及時主動發(fā)現(xiàn)檔案工作中存在的問題，并積極提出解決策略。探索改革創(chuàng)新是每一位從事檔案管理工作的人員應當主動面對、積極探索的新課題[2]，也是每一位與檔案密切相關的個人及集體應當積極參與的行動。

現(xiàn)以山西省腫瘤醫(yī)院為例，根據(jù)醫(yī)院人事檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題，有針對性地提出改進的意見與建議，積極探索一條緊跟醫(yī)院發(fā)展潮流的人事檔案管理新道路。該院是全國首批三甲醫(yī)院、全國百姓放心醫(yī)院，現(xiàn)已發(fā)展成為一所集預防、醫(yī)療、科研、教學、康復、寧養(yǎng)等多種職能為一體的現(xiàn)代化大型醫(yī)院。人事檔案管理工作雖然已經(jīng)取得了較大進步，但在數(shù)量基數(shù)、重視程度、管理人員專業(yè)化水平、系統(tǒng)管理方面還相對落后，在一定程度上制約著醫(yī)院的發(fā)展。

1? ? 醫(yī)院人事檔案存在的問題

1.1? ? 人事檔案數(shù)量龐大、種類復雜、日常維護工作繁重? ? 據(jù)統(tǒng)計，該院現(xiàn)有在冊檔案3 689份，檔案類別構(gòu)成為在編人員檔案、聘用制人員檔案、勞務派遣人員檔案、離退休人員檔案、死亡及其他人員檔案。這5類檔案中編寫了5套編號，造成檔案編號管理混亂。在編人員退休后檔案歸整至離退休人員庫，聘用制人員、勞務派遣人員辭職后檔案歸整至其他人員庫，需要將人員檔案重新劃歸類別并再次進行編號，增加了工作量，見表1。

檔案借閱主要集中在專業(yè)技術資格考試過程中，需將考核表、工資表借出，員工子女上學、遺產(chǎn)繼承、家庭成員入黨政審、戶口遷移、發(fā)布訃告等查閱原始檔案的情況，在這一過程中需要將檔案進行再次梳理，同時借閱過程中仍然存在著檔案歸整不及時、不完整的情況，見表2。

由于檔案數(shù)量基數(shù)龐大，類別多樣復雜，每年新增檔案數(shù)量多，借閱次數(shù)頻繁，日常檔案轉(zhuǎn)移、復印、查閱、歸檔等情況頻繁，同時由于檔案工作性質(zhì)單一，使得檔案日常維護工作繁重。

1.2? ? 管理人員檔案意識薄弱? ? 管理人員存在檔案歸整、檔案利用意識薄弱的情況，檔案管理人員形象地將“說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來不要”自我調(diào)侃檔案管理工作的真實寫照[3]。日常單一而繁重的工作中，容易出現(xiàn)檔案歸整不及時、檔案活頁不能按照規(guī)定的程序歸入檔案冊中、檔案分散在不同地方等情況；同時，存在人員主動服務意識淡薄、缺乏足夠重視的情況，對于干部履歷、獎懲等材料不能做到及時更新歸整，分散在各處的零散材料不能及時匯總，造成檔案內(nèi)容不完整、更新不及時，不能及時、全面地反映個人真實情況。

員工未能及時將外借的檔案歸還，不能主動將外出進修、繼續(xù)學習教育、專業(yè)技術資格考試等經(jīng)歷中獲取的新檔案資料及時補充，缺少對個人工作業(yè)績、學習經(jīng)歷等動態(tài)信息的補充、完善。部分員工在填報《干部履歷表》內(nèi)容不完整、能省則省，對于家庭成員等信息往往直接省略不填，造成檔案資料不完整，也不能積極發(fā)揮檔案在財產(chǎn)公證、政治審查等活動中應有的作用。

1.3? ? 檔案管理人員專業(yè)化水平低? ? 專職從事檔案管理的人力資源配置不足、專業(yè)化水平低。該院從事檔案管理的工作人員在全日制院校學習的專業(yè)不是檔案管理、圖書情報及相關專業(yè)，對于檔案管理缺乏系統(tǒng)的理論基礎[4]。其次，檔案管理人員也不是專職從事此項工作，往往作為一項兼職工作來對待，無專職從事檔案管理的人員。再次，現(xiàn)階段檔案管理工作缺乏相應的規(guī)章制度，檔案管理者所需要的知識與技能多以科室同事口口相傳、經(jīng)驗交流、自我探索的方式獲得，因此造就了人事檔案管理標準不統(tǒng)一、不規(guī)范的現(xiàn)狀。最后，檔案管理人員缺乏專業(yè)、系統(tǒng)的學習培訓，沒有考取檔案管理相應的資格證書。由于職稱晉升渠道不完善，工資福利待遇得不到有效保障，使得考取檔案管理專業(yè)技術資格的人員數(shù)量稀少，行政后勤職能部分共有517人，其中考取檔案相關專業(yè)技術資格人員16人，占比3%，非檔案相關專業(yè)技術資格人員423人，占比82%，其他未考取專業(yè)技術資格人員78人，占比15%。大部分檔案專業(yè)技術資格人員停留在初中級階段，水平普遍偏低，在考取檔案相關專業(yè)技術資格的16人中，取得初級資格11人，占比69%，中級資格5人，占比31%，現(xiàn)階段無人考取高級資格。

1.4? ? 檔案管理工作不系統(tǒng)、管理方式相對落后? ? 檔案管理硬件設備資源配置不足，缺乏現(xiàn)代技術的支持。檔案管理工作目前還停留在紙質(zhì)材料管理的傳統(tǒng)階段，造成管理效率低、錯誤率高，通過人工將紙質(zhì)材料以個體為單位進行歸集整理，檔案保存、分類工作繁重；同時，未將檔案信息資源與醫(yī)院發(fā)展緊密結(jié)合起來，未能充分發(fā)揮檔案的資源優(yōu)勢與有效利用，管理理念相對狹隘落后[5]。檔案管理工作雖然引進計算機操作系統(tǒng)，但僅僅是通過Excle將個人檔案號、姓名等簡單的檢索信息進行簡單記錄，大部分工作依然依靠工作人員的手寫記錄，或是進行初級的表格匯總，個人檔案號未能與醫(yī)院其他信息充分結(jié)合、實現(xiàn)檔案資源的實時共享；同時，未能通過專業(yè)的系統(tǒng)模塊將檔案資料以數(shù)字化、圖片化、信息化的形式進行儲存，也未能生成各類報表運用于工作中。檔案資源未能進行有效的轉(zhuǎn)化與利用。

2? ? 醫(yī)院人事檔案工作改進方向

2.1? ? 建立人事檔案惟一索引標準? ? 現(xiàn)階段，醫(yī)院工作人員在不同的部門、不同的檔案類別都有不同的編號，例如：胸卡編號、工資編號、檔案編號、醫(yī)護編號等，多種編號的存在使得工作人員在填寫表格時不知道以哪個號碼為準，填寫錯誤的情況時常發(fā)生。鑒于此類問題的存在，應將編號進行整合，建立惟一的編號機制，即在人員首次入院工作時創(chuàng)建的編號作為其在醫(yī)院的惟一編號，并確保人員編號的惟一性、不重復使用性，運用于個人在醫(yī)院工作的始終。將編號關聯(lián)到個人姓名、身份證號碼、學歷、職稱、工資福利、獎懲、科學研究等在醫(yī)院工作的各方面，通過編號就能將個人在醫(yī)院工作的方方面面檢索出來，有效避免一人多號的情況，以及同名同姓人員編號混亂的情況，減少重復操作。

2.2? ? 強化職工檔案維護意識? ? 全體職工應正確認識到人事檔案工作的重要性。首先，醫(yī)院領導層應當加強對檔案工作的重視程度，結(jié)合國家相關法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范與要求，以及醫(yī)院自身實際情況、發(fā)展趨勢，建立適合醫(yī)院發(fā)展的檔案管理制度，為醫(yī)院人事檔案管理提供指導與幫助。定期檢查工作情況，早發(fā)現(xiàn)問題并及時解決，以此推進醫(yī)院人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化、有序化[6]。其次，檔案管理人員必須具備政治責任感，正確樹立積極的工作態(tài)度與熱情的服務意識，對于檔案按時整理、及時更新，維護檔案的真實性、完整性、連續(xù)性。檔案管理員應當在領導層的正確領導下、全體醫(yī)院職工的幫助下，構(gòu)建系統(tǒng)、完善的醫(yī)院人事檔案管理體系，并運用現(xiàn)代化、電子化的設備和學習先進的管理理念，不斷優(yōu)化、完善檔案工作[7]。檔案管理人員應該通過開設科普講座、醫(yī)院內(nèi)部宣傳報紙、微信服務公眾號、公開課等多途徑宣傳人事檔案管理工作，將檔案管理工作與醫(yī)院各項工作緊密結(jié)合，幫助全院職工更清晰地認識到檔案工作的重要性，讓每一位職工都能夠積極地參與到檔案管理中來。最后，每位職工應當認識到檔案與個人切身利益息息相關，高度重視個人檔案，并積極參與到個人檔案的創(chuàng)建、維護、更新、利用中，將新取得的檔案及時歸檔，借出的檔案及時歸還。

2.3? ? 加強檔案管理人員培訓? ? 構(gòu)建檔案管理人員的人才培養(yǎng)和儲備機制。可通過高校校園招聘、委托人才市場進行人才選拔等方式吸引更多專業(yè)的人才，保證檔案專業(yè)人才的儲備。構(gòu)建內(nèi)部專業(yè)人才培養(yǎng)機制，可開展業(yè)務學習、專業(yè)教育培訓、外出交流學習、考取相關從業(yè)資格證等多樣化的培訓，提升檔案管理人員業(yè)務能力、綜合素養(yǎng)。完善職稱晉升渠道，保證工資福利待遇，吸引更多的人才愿意從事檔案管理工作[8]。掌握足夠的檔案管理知識，熟悉檔案關系相關制度，掌握數(shù)字化信息技術在檔案管理中的應用，激發(fā)檔案管理人員對于檔案工作的新認識，定期組織前往專業(yè)培訓機構(gòu)進行深造、學習，通過系統(tǒng)學習、培訓取得相應資質(zhì)。

2.4? ? 加快推進檔案數(shù)字化、信息化進程? ? 根據(jù)《人力資源社會保障部辦公廳關于印發(fā)〈專業(yè)技術人員職業(yè)資格證書管理便利化改革實施方案〉的通知》（人社廳發(fā)〔2017〕84號）以及山西省2020年12月下發(fā)的《關于加快推進專業(yè)技術人員資格證書電子化便利化工作的通知晉人社廳函〔2020〕1091號》，專業(yè)技術人員考試取得的資格證書已成為電子證書形式發(fā)放，逐步代替紙質(zhì)證書，人事檔案數(shù)字信息化是未來主流與趨勢。在做好紙質(zhì)檔案基礎工作的前提下，應當加快建立以人事檔案信息化為基礎，覆蓋人事管理各方面的人力資源管理系統(tǒng)，在工作中不斷補充干部履歷、學歷、專業(yè)技術資格、獎懲、工資、以及“德、智、勤、廉、績”等體現(xiàn)個人發(fā)展連續(xù)的、動態(tài)的材料，以數(shù)字化、信息化、圖片化的形式納入到人力資源管理系統(tǒng)中，做到一次錄入，多方位輸出信息，重復利用，可形成各類報表，減輕檔案管理員工作強度的同時提高人事檔案的利用率，改進服務質(zhì)量，強化人事管理[9]。將人事檔案中的內(nèi)容以資源化、信息化的方式加以合理開發(fā)和利用。建立人力資源管理系統(tǒng)，有效幫助檔案管理人員在歸整檔案、檔案查閱、檔案數(shù)據(jù)生成中提高工作效率與準確率。有效生成各類報表、系統(tǒng)生成各類動態(tài)數(shù)據(jù)信息，為院所領導及相關科室提供相應決策信息，在科室人才梯隊建設、職稱聘任、干部選拔任用等方面發(fā)揮重要作用，為推動醫(yī)院健康、持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎。

2.5? ? 推進傳統(tǒng)檔案管理向檔案數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)型? ? 在全面實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、信息化的基礎上，提出對檔案管理更高的要求，即“檔案數(shù)據(jù)管理”。檔案數(shù)據(jù)管理是在大數(shù)據(jù)時代背景下，將傳統(tǒng)的檔案管理演變成檔案大數(shù)據(jù)管理的過程，對檔案紙質(zhì)材料信息化、電子化后再利用計算機、智慧工程、互聯(lián)網(wǎng)、云計算、數(shù)據(jù)庫等現(xiàn)代技術進行有效的數(shù)據(jù)采集、接收、處理、備份、遷移、開發(fā)、維護、應用，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)價值增長[10]。首先，制定多來源、多渠道、多類型的檔案數(shù)據(jù)采集方案，多途徑的數(shù)據(jù)采集方式，主動接收檔案數(shù)據(jù)采集全過程中動態(tài)變化的數(shù)據(jù)資料并加以分析。其次，提供不同需求、不同類型的檔案數(shù)據(jù)處理方案，通過將原始檔案數(shù)據(jù)進行清洗、過濾、鑒定、轉(zhuǎn)換格式等手段，將合格的檔案數(shù)據(jù)儲存進數(shù)據(jù)庫中，才能實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的相互關聯(lián)、分析、檢索、深度挖掘、抽取利用，從而為決策提供參考[11]。再次，相對于傳統(tǒng)檔案維護，新型檔案數(shù)據(jù)維護利用新型技術作為檔案數(shù)據(jù)備份、遷移的儲存容器，確保檔案數(shù)據(jù)的安全、有效、長期存儲，可以實時實地對檔案數(shù)據(jù)的合規(guī)性、異常性作出判斷與提示。最后，相對于傳統(tǒng)檔案的應用，檔案數(shù)據(jù)應用可提供智能化檢索方式，建立一站式檢索門戶，通過搜索檔案用戶的身份標識（個人編號、身份證號）等檢索詞來實現(xiàn)檢索結(jié)果?？山?shù)據(jù)關聯(lián)、詞語關聯(lián)、年份關聯(lián)、職務關聯(lián)、職稱關聯(lián)、交叉關聯(lián)[12]等多種檢索模型，將數(shù)據(jù)深度挖掘、抽取利用，實現(xiàn)檔案資源的應用和分析功能。

綜上所述，隨著醫(yī)院的快速發(fā)展，醫(yī)院人事制度改革勢在必行，醫(yī)院管理方式也要順應時代的需要進行變革。而人事檔案作為醫(yī)院管理的重要環(huán)節(jié)，在人事檔案基數(shù)龐大、工作單一繁重、職工對于檔案的作用尚未引起足夠重視、人員及設備專業(yè)化水平偏低的現(xiàn)實情況下，應當積極加大宣傳、培訓力度，提高全院人員對檔案的重視程度，加強專職管理人才隊伍建設，系統(tǒng)梳理、構(gòu)建人事檔案管理制度，探索一條適合現(xiàn)階段醫(yī)院發(fā)展的、具有本單位特色的檔案管理新模式。做好紙質(zhì)檔案管理工作的同時加快推進人力資源管理系統(tǒng)建設，實現(xiàn)人事檔案向現(xiàn)代化、電子化、信息化轉(zhuǎn)化，并將檔案信息資源向成果轉(zhuǎn)化，將數(shù)據(jù)資源的開放性、共享性作為最高目標，為醫(yī)院人才隊伍建設、為實現(xiàn)全國一流水平醫(yī)院的目標做出更大的貢獻。

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（收稿日期：2023-04-25）