會計(jì)師事務(wù)所審計(jì)軟件選型策略研究

胡曉明

［摘 要］中國注冊會計(jì)師協(xié)會于2022年末印發(fā)的《推動會計(jì)師事務(wù)所普及應(yīng)用審計(jì)軟件工作方案》要求會計(jì)師事務(wù)所應(yīng)自主研發(fā)或采購市場上安全可靠的審計(jì)軟件，擇優(yōu)選擇軟件服務(wù)商。本文對會計(jì)師事務(wù)所審計(jì)軟件選型的策略進(jìn)行了研究，借鑒5S選型法，提出審計(jì)軟件選型的四個(gè)階段，即準(zhǔn)備階段、考察階段、模擬階段和比選決策階段；指出會計(jì)師事務(wù)所在審計(jì)軟件選型中發(fā)揮主體作用的同時(shí)，注冊會計(jì)師協(xié)會的引領(lǐng)、指導(dǎo)和推動作用亦不可或缺。

［關(guān)鍵詞］會計(jì)師事務(wù)所；注冊會計(jì)師協(xié)會；審計(jì)軟件；選型

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.13.016

［中圖分類號］F239 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A ［文章編號］1673-0194（2023）13-0056-05

0? ? ?引 言

中國注冊會計(jì)師協(xié)會于2022年末印發(fā)的《推動會計(jì)師事務(wù)所普及應(yīng)用審計(jì)軟件工作方案》［1］要求會計(jì)師事務(wù)所發(fā)揮主體作用，自主研發(fā)或采購市場上安全可靠的審計(jì)軟件，并“根據(jù)自身的實(shí)際需求，公開、公平、公正擇優(yōu)選擇軟件服務(wù)商”。選擇軟件產(chǎn)品、服務(wù)商（供應(yīng)商）又稱軟件選型。會計(jì)師事務(wù)所如何做好審計(jì)軟件選型工作，采取什么樣的選型方法和策略，是一個(gè)值得研究的課題。

在制定審計(jì)軟件選型策略時(shí)，既要倚重會計(jì)師事務(wù)所的主體作用，也要發(fā)揮注冊會計(jì)師協(xié)會的引領(lǐng)、指導(dǎo)和推動作用。

1? ? ?會計(jì)師事務(wù)所在審計(jì)軟件選型中的主體作用

《推動會計(jì)師事務(wù)所普及應(yīng)用審計(jì)軟件工作方案》強(qiáng)調(diào)，“會計(jì)師事務(wù)所要發(fā)揮主體作用，重視信息化建設(shè)，加大資金投入”，這是指會計(jì)師事務(wù)所應(yīng)該具備主體意識。普及應(yīng)用審計(jì)軟件是會計(jì)師事務(wù)所數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要環(huán)節(jié)，這不是隨波逐流，也不是和同行攀比，而是出自事務(wù)所自身發(fā)展的需要。軟件選型是普及應(yīng)用審計(jì)軟件的重要環(huán)節(jié)，會計(jì)師事務(wù)所作為軟件應(yīng)用的主體，應(yīng)該自主進(jìn)行審計(jì)軟件選型，制定選型策略，做出選型決策。

軟件選型有很多方法，其中比較典型的是5S（stage）選型法，這種方法是將軟件選型過程規(guī)范為五個(gè)階段，即準(zhǔn)備階段、考察階段、模擬階段、招標(biāo)階段和決策階段，每一個(gè)階段都包括若干個(gè)具體的活動。實(shí)務(wù)中，會計(jì)師事務(wù)所不常采用公開招標(biāo)形式采購審計(jì)軟件，招標(biāo)階段和決策階段可以合并為一個(gè)“比選決策”階段加以考慮。

1.1? ?準(zhǔn)備階段

準(zhǔn)備階段工作的主要目標(biāo)是明確會計(jì)師事務(wù)所對審計(jì)軟件的需求，并組建軟件選型小組。需求描述應(yīng)具體詳細(xì)，例如可以具體到要求能采集某某小眾ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。軟件選型小組應(yīng)由會計(jì)師事務(wù)所業(yè)務(wù)人員、信息技術(shù)專業(yè)人員和管理層組成，業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)考察審計(jì)軟件滿足審計(jì)作業(yè)需求的適應(yīng)性和易用性；信息技術(shù)專業(yè)人員要關(guān)注審計(jì)軟件的性能、靈活性、可擴(kuò)展性和安全性；管理層要從會計(jì)師事務(wù)所戰(zhàn)略發(fā)展高度對各個(gè)選型方案進(jìn)行全面綜合評審，做出選型決策。

1.2? ?考察階段

考察階段的主要工作是對審計(jì)軟件市場進(jìn)行了解。軟件選型小組首先應(yīng)瀏覽各類審計(jì)軟件公司的網(wǎng)站，收集軟件宣傳資料等，對審計(jì)軟件在注冊會計(jì)師行業(yè)的應(yīng)用情況形成總體印象，選定五家左右要重點(diǎn)接觸的軟件公司（參見表1某會計(jì)師事務(wù)所了解五種審計(jì)軟件產(chǎn)品情況匯總）。其次，為了對軟件產(chǎn)品有直觀的認(rèn)識，軟件選型小組可聯(lián)系軟件公司到事務(wù)所現(xiàn)場演示軟件?，F(xiàn)場演示之后，選型小組還可以向軟件公司的用戶了解軟件的實(shí)際應(yīng)用情況。

1.3? ?模擬階段

模擬階段的主要工作是對審計(jì)軟件的各項(xiàng)功能進(jìn)行試用，通過試用可以詳細(xì)了解軟件，確保軟件被會計(jì)師事務(wù)所的業(yè)務(wù)人員認(rèn)可，且真正能用、易用，用了能提高效率，節(jié)約項(xiàng)目工時(shí)。參與試用的人員，應(yīng)根據(jù)軟件的主要功能模塊，對軟件運(yùn)行情況進(jìn)行記錄，并對運(yùn)行效果、操作便利性、運(yùn)行速度進(jìn)行評價(jià)。如在試用中出現(xiàn)軟件運(yùn)行錯(cuò)誤或故障，則應(yīng)特別記錄，同時(shí)針對具體的功能項(xiàng)提出改進(jìn)建議。

例如，對于“報(bào)表與調(diào)整”功能模塊，應(yīng)關(guān)注審計(jì)軟件是否具備科目維護(hù)功能，是否可維護(hù)被審計(jì)單位的會計(jì)科目與標(biāo)準(zhǔn)會計(jì)科目的對應(yīng)關(guān)系，是否可進(jìn)行報(bào)表項(xiàng)目維護(hù)，可設(shè)置報(bào)表項(xiàng)目與會計(jì)科目、報(bào)表項(xiàng)目與底稿項(xiàng)目的對應(yīng)關(guān)系；是否可根據(jù)采集的數(shù)據(jù)生成未審報(bào)表，未審報(bào)表數(shù)據(jù)除可以自動生成外，是否可以手工輸入；可否進(jìn)行報(bào)表鉤稽關(guān)系定義和平衡校驗(yàn)；可否進(jìn)行期初和期末賬表差異調(diào)整，可否新增、修改調(diào)整分錄；是否支持多年滾動調(diào)整、負(fù)值重分類調(diào)整，可否生成未更正錯(cuò)報(bào)匯總表、試算平衡表；是否支持涉及調(diào)整事項(xiàng)的穿透查詢——報(bào)表、明細(xì)賬、憑證、試算表、調(diào)整分錄，等等。軟件產(chǎn)品的試用評價(jià)表樣式參見表2。

1.4? ?比選決策階段

在比選決策階段，選型小組應(yīng)召開討論會，對試用的軟件從功能、易用性、客服效率和態(tài)度等方面進(jìn)行比選評價(jià)，綜合考慮性價(jià)比、客戶地位等因素（參見圖1審計(jì)軟件選型的考慮因素），做出選用何種軟件的決策。

2? ? ?注冊會計(jì)師協(xié)會在審計(jì)軟件選型中的推動作用

會計(jì)師事務(wù)所在審計(jì)軟件選型工作中發(fā)揮的主體作用固然重要，注冊會計(jì)師協(xié)會的引領(lǐng)、指導(dǎo)和推動作用亦不可或缺?！锻苿訒?jì)師事務(wù)所普及應(yīng)用審計(jì)軟件工作方案》提出了“促進(jìn)審計(jì)軟件產(chǎn)品的供給”“了解會計(jì)師事務(wù)所對軟件產(chǎn)品的需求”“指導(dǎo)和推動軟件產(chǎn)品供需對接”這三個(gè)方面的作用，并要求“探索集中談判購買審計(jì)軟件的機(jī)制”。

2.1? ?促進(jìn)審計(jì)軟件產(chǎn)品的供給

2.1.1? ?制定政策

注冊會計(jì)師協(xié)會可以制定有關(guān)審計(jì)軟件服務(wù)商資格認(rèn)證、審計(jì)軟件產(chǎn)品評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)、審計(jì)軟件使用的相關(guān)指導(dǎo)方針和推薦目錄等政策，為審計(jì)軟件的供應(yīng)和選擇提供行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化的指導(dǎo)。

2.1.2? ?發(fā)展產(chǎn)業(yè)鏈

注冊會計(jì)師協(xié)會可以與各地政府、產(chǎn)業(yè)園區(qū)、IT企業(yè)和高校等聯(lián)合開展相關(guān)技術(shù)研究、開發(fā)審計(jì)仿真案例，建立穩(wěn)定的審計(jì)軟件產(chǎn)業(yè)鏈，打造完整的審計(jì)軟件生態(tài)系統(tǒng)，為軟件服務(wù)商和會計(jì)師事務(wù)所提供廣泛的合作機(jī)會。

2.1.3? ?開展技術(shù)培訓(xùn)

注冊會計(jì)師協(xié)會可在后續(xù)教育中組織審計(jì)軟件應(yīng)用的專題培訓(xùn)，邀請行業(yè)知名專家、學(xué)者、成功企業(yè)家（例如創(chuàng)辦軟件公司的注冊會計(jì)師）介紹最新的審計(jì)軟件技術(shù)和解決方案，提升會計(jì)師事務(wù)所的專業(yè)技能和競爭力，促進(jìn)其產(chǎn)生高水平應(yīng)用審計(jì)軟件的需求。

2.1.4? ?促進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新

注冊會計(jì)師協(xié)會鼓勵(lì)和引導(dǎo)審計(jì)軟件產(chǎn)業(yè)中的技術(shù)創(chuàng)新，推動審計(jì)軟件服務(wù)商研發(fā)更高效的審計(jì)軟件產(chǎn)品，并支持其提供更便捷的服務(wù)。

2.2? ?了解會計(jì)師事務(wù)所對軟件產(chǎn)品的需求

2.2.1? ?發(fā)放調(diào)查問卷

注冊會計(jì)師協(xié)會可以在線發(fā)放調(diào)查問卷，了解會計(jì)師事務(wù)所對審計(jì)軟件產(chǎn)品的需求和期望，包括審計(jì)軟件的功能、性能、安全、可靠性和易用性等方面的需求。例如，2022年，深圳市注冊會計(jì)師協(xié)會為進(jìn)一步推進(jìn)深圳地區(qū)會計(jì)師事務(wù)所信息化系統(tǒng)建設(shè)水平，持續(xù)降低事務(wù)所信息化投入成本，其第七屆理事會中小事務(wù)所發(fā)展委員會組織開展了事務(wù)所信息化系統(tǒng)需求調(diào)研。

2.2.2? ?組織交流會議

注冊會計(jì)師協(xié)會可以舉辦審計(jì)軟件應(yīng)用交流會議、審計(jì)軟件專題研討會等活動，邀請會計(jì)師事務(wù)所相關(guān)人員分享審計(jì)軟件應(yīng)用的意見和想法，形成一個(gè)開放性的審計(jì)軟件交流平臺。

2.2.3? ?建立溝通機(jī)制

注冊會計(jì)師協(xié)會可以與審計(jì)軟件服務(wù)商建立溝通渠道，收集和匯總會計(jì)師事務(wù)所對于審計(jì)軟件產(chǎn)品的功能需求，督促軟件服務(wù)商進(jìn)行開發(fā)或改進(jìn)，以確保審計(jì)軟件產(chǎn)品的功能設(shè)計(jì)符合注冊會計(jì)師行業(yè)的實(shí)際需求。

2.2.4? ?建設(shè)審計(jì)軟件知識庫

注冊會計(jì)師協(xié)會可以建設(shè)知識庫，包括各類技術(shù)文獻(xiàn)、案例分析、技術(shù)交流、技術(shù)解決方案等方面的綜合資料，以供會計(jì)師事務(wù)所相關(guān)人員在審計(jì)軟件使用過程中查詢和學(xué)習(xí)；同時(shí)，審計(jì)軟件知識庫可以匯聚不同產(chǎn)品和解決方案，為會計(jì)師事務(wù)所審計(jì)軟件選型提供參考。

2.3? ?指導(dǎo)和推動軟件產(chǎn)品供需對接

2.3.1? ?向軟件服務(wù)商傳遞會計(jì)師事務(wù)所信息化需求

注冊會計(jì)師協(xié)會對會計(jì)師事務(wù)所軟件產(chǎn)品需求的調(diào)查結(jié)果進(jìn)行分析，歸納總結(jié)行業(yè)共性需求，通過定期會議和洽談等方式與審計(jì)軟件服務(wù)商溝通，向軟件服務(wù)商傳遞會計(jì)師事務(wù)所信息化需求，討論需求實(shí)現(xiàn)的可能性，尋求審計(jì)軟件產(chǎn)品優(yōu)化和改進(jìn)的空間。

2.3.2? ?向軟件服務(wù)商反饋會計(jì)師事務(wù)所軟件使用情況和意見建議

注冊會計(jì)師協(xié)會可以通過組織用戶滿意度調(diào)查、召開用戶反饋會議、邀請用戶發(fā)表意見和建議、收集問題記錄等方式獲取會計(jì)師事務(wù)所使用審計(jì)軟件的意見和反饋；注冊會計(jì)師協(xié)會可以組織使用審計(jì)軟件的會計(jì)師事務(wù)所，召開專門的匯報(bào)會議，向軟件服務(wù)商反饋審計(jì)軟件功能、性能、安全等方面的問題，將各項(xiàng)問題進(jìn)行歸納總結(jié)，分析反饋原因，提出改進(jìn)措施，總結(jié)合理建議；注冊會計(jì)師協(xié)會可督促軟件服務(wù)商及時(shí)回應(yīng)會計(jì)師事務(wù)所的反饋意見，掌握其整改的具體情況。

2.4? ?探索集中談判購買審計(jì)軟件的機(jī)制

注冊會計(jì)師協(xié)會與軟件服務(wù)商集中談判采購審計(jì)軟件，可以為會計(jì)師事務(wù)所按更優(yōu)惠的價(jià)格獲得更穩(wěn)定、更可靠的軟件產(chǎn)品創(chuàng)造條件，也可以幫助會計(jì)師事務(wù)所規(guī)避利用不穩(wěn)定、不合格和不合法的軟件所帶來的風(fēng)險(xiǎn)。

早在2015年，上海市注冊會計(jì)師協(xié)會就開展了軟件集中購買競爭性談判工作。通過向上海各會計(jì)師事務(wù)所發(fā)放軟件需求調(diào)查問卷，協(xié)會共征集到184家事務(wù)所的軟件使用及需求情況反饋信息，并于2015年9月啟動了軟件集中購買項(xiàng)目，通過競爭性談判的形式，最終與5家軟件服務(wù)商簽訂了框架協(xié)議，并召開了141家事務(wù)所參加的軟件集中購買工作會議。

建立集中談判購買審計(jì)軟件的機(jī)制，注冊會計(jì)師協(xié)會需要關(guān)注以下幾方面。

2.4.1? ?設(shè)定統(tǒng)一的采購標(biāo)準(zhǔn)

注冊會計(jì)師協(xié)會可以結(jié)合會計(jì)師事務(wù)所的需求和實(shí)際情況，設(shè)定統(tǒng)一的審計(jì)軟件采購標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)明確審計(jì)軟件功能需求、性能需求和硬件配置要求。采購標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)結(jié)合現(xiàn)階段市場上主流的審計(jì)軟件的特點(diǎn)和質(zhì)量現(xiàn)狀制定，為采購過程建立正確的指導(dǎo)方針。

2.4.2? ?集中評估和篩選軟件產(chǎn)品

確立標(biāo)準(zhǔn)后，注冊會計(jì)師協(xié)會可以邀請經(jīng)驗(yàn)豐富的專業(yè)人員（例如協(xié)會信息化委員會委員），對當(dāng)前市場上主要的審計(jì)軟件產(chǎn)品進(jìn)行評估和篩選，最終為協(xié)會推薦出行業(yè)主流的、適用性較高的審計(jì)軟件產(chǎn)品。地方注冊會計(jì)師協(xié)會在尊重市場規(guī)律、遵守相關(guān)法律的前提下，可以根據(jù)本地區(qū)實(shí)際情況，建議會計(jì)師事務(wù)所采購某一款或某幾款具有優(yōu)秀性能的審計(jì)軟件。

2.4.3? ?協(xié)調(diào)供應(yīng)商資源

注冊會計(jì)師協(xié)會可與各大軟件公司聯(lián)系，以便獲取更多的現(xiàn)場演示和介紹，從而進(jìn)一步了解不同供應(yīng)商提供的審計(jì)軟件的細(xì)節(jié)和差異，最終選出較有競爭力的并滿足采購標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商。

2.4.4? ?進(jìn)行采購談判

注冊會計(jì)師協(xié)會可邀請會計(jì)師事務(wù)所用戶全面了解各項(xiàng)審計(jì)軟件產(chǎn)品，與最終所選的幾個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行面談，并對價(jià)格、服務(wù)、支持、維護(hù)等各個(gè)方面進(jìn)行商業(yè)談判，力求獲得較低的價(jià)格和較高的服務(wù)保障。

2.4.5? ?制定合同范本

注冊會計(jì)師協(xié)會還可以為審計(jì)軟件采購制定合同范本，從法律層面約束審計(jì)軟件供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，以保證其軟件產(chǎn)品的及時(shí)安裝、部署、維護(hù)和后續(xù)服務(wù)。

3? ? ?結(jié)束語

審計(jì)軟件選型是會計(jì)師事務(wù)所普及應(yīng)用審計(jì)軟件的重要環(huán)節(jié)，會計(jì)師事務(wù)所要充分發(fā)揮主體作用，在準(zhǔn)備階段、考察階段、模擬階段和比選決策四個(gè)階段制定適合于本事務(wù)所的策略，在注冊會計(jì)師協(xié)會的引領(lǐng)、指導(dǎo)和推動下，做好審計(jì)軟件選型工作。

主要參考文獻(xiàn)

［1］中國注冊會計(jì)師協(xié)會.關(guān)于印發(fā)《推動會計(jì)師事務(wù)所普及應(yīng)用審計(jì)軟件工作方案》的通知［EB/OL］（2022-12-29）［2022-12-30］. https：//www.cicpa.org.cn/xxfb/tzgg/202212/t20221230_63901.html