加強和優(yōu)化企業(yè)制度管理的思考與提升

□ 西安 劉光澤

制度建設是企業(yè)實現(xiàn)治理能力現(xiàn)代化的支撐和保障。在新時代高質量快速發(fā)展的大背景下，企業(yè)必須加強制度建設，構建系統(tǒng)全面、層級合理、協(xié)調匹配、科學有效的規(guī)章制度體系才能有效提高管理效能。通過強化制度頂層設計，構建和完善規(guī)章制度體系框架，優(yōu)化和加強規(guī)章制度全生命周期管理，深化和細化規(guī)章制度流程管控，全面推進制度修訂完善，加強規(guī)章制度執(zhí)行情況監(jiān)督檢查和評估工作，持續(xù)推動規(guī)章制度體系發(fā)揮實效，有助于企業(yè)依法合規(guī)管理，增強依法治企治理能力，保障科研生產(chǎn)工作合規(guī)有序開展，推動企業(yè)管理實現(xiàn)持續(xù)有效提升。

一、企業(yè)加強制度管理意義重大

1.構建標準化制度管理體系是實行依法治企的客觀需求。依法治企是完善社會主義市場經(jīng)濟體制的必然要求，是推進企業(yè)改革與發(fā)展的客觀需要，是企業(yè)加強管理和維護自身合法權益的前提條件。制定標準化制度管理體系是推進依法治企工作的具體措施，推動企業(yè)各項管理橫向到邊、縱向到底。從橫向上講，規(guī)章制度涵蓋科研經(jīng)營、日常管理的所有方面，使規(guī)章制度具備的指引、規(guī)范、評價等作用得到充分發(fā)揮。從縱向上講，制度制定得易于操作，規(guī)章制度落到實處。

2.構建標準化制度管理模板是完善制度體系的有效途徑。在新的發(fā)展階段和新的形勢下，企業(yè)需要建立一套完整的制度體系，進行制度管理創(chuàng)新，借鑒以往的管理辦法和新的管理方式，依據(jù)上位制度管理規(guī)定，以合規(guī)管理、規(guī)范經(jīng)營為核心，運用目標管理、PDCA循環(huán)、問題導向等管理理論與工具，探索建立系統(tǒng)化、規(guī)范化的制度管理體系，規(guī)范制度管理工作的各個環(huán)節(jié)、各個方面、各種行為。

3.健全的制度機制是落實企業(yè)合規(guī)管理的重要保障。健全的制度管理體系是企業(yè)推動各部門規(guī)范行為，合規(guī)經(jīng)營的重要推手，在新形勢下依法治企和企業(yè)堅強合規(guī)管理的總體要求下，規(guī)章制度作為企業(yè)“法”，在加強企業(yè)內部管理方面具有十分重要的地位。建立健全的制度機制為企業(yè)依法合規(guī)工作提供保障，將合規(guī)管理工作質量再上新臺階。

二、企業(yè)制度管理中存在的問題

1.制度體系不夠系統(tǒng)。多數(shù)企業(yè)制度管理是由業(yè)務部門自行管理，呈多點分散狀態(tài)，未能做到有效的“歸口管理”。規(guī)章制度未成體系進行管理，上位制度掌握較混亂，部分規(guī)章制度的設置只是為了應付臨時需求而增加補充的，或是出現(xiàn)問題后再進行補充，制度體現(xiàn)為一時性，而未進行長遠考慮。

2.管理流程不夠優(yōu)化。以往業(yè)務部門進行自我管理制度，多因業(yè)務需求而制定印發(fā)，未經(jīng)過規(guī)章制度管理部門合規(guī)性、規(guī)范性審查，大部分也沒有經(jīng)過制度涉及到的其他部門進行聯(lián)合會審。這樣的制度雖然對業(yè)務工作有一定的指導作用，但缺少整體把控，導致制度在合規(guī)性、系統(tǒng)性等方面存在一定問題。制度管理流程缺乏整體管控，各個管理職能部門各自為戰(zhàn)，導致制度管理較為混亂。

3.制度立改廢不夠靈活。由于沒有建立有效的制度管理機制，制度對新情況、新變化的適應性不強。有些制度制定之后在一段時間內確實起到了規(guī)范工作的效果，但隨著管理標準提升，原制度不再使用，導致出現(xiàn)一些束之高閣、長久未使用的“僵尸”制度。某些規(guī)章制度已經(jīng)3年未修訂，法律法規(guī)、上級制度進行新增、修訂、廢止的，制度沒有進行實時更新，造成某些制度缺失、冗余或者不能再指導實際業(yè)務工作。

4.方案經(jīng)驗未得到固化。在實際經(jīng)營生產(chǎn)活動中為加強某一領域工作，通常制定針對性的方案，以方案推動工作開展，但在執(zhí)行過程中，未能及時總結方案推廣中的實踐經(jīng)驗，沒有很好的提煉、固化到相應的規(guī)章制度中，制度體系不能完善，就工作而談工作，沒有達到升華進步的目的。

5.制度落實效果不佳。制度宣貫力度不大。有的制度印發(fā)后沒有及時進行宣貫學習，或雖進行宣貫但參加培訓人員學習不深入、不細致，導致員工不熟悉、不了解制度內容，制度普及率較低。制度執(zhí)行落實監(jiān)督機制不健全，也是導致制度落實不佳的重要原因。制度落實效果不能僅依賴于員工自覺，更應該靠有效的監(jiān)督檢查。

三、加強制度管理路徑

規(guī)章制度建設是現(xiàn)代企業(yè)的基本管理活動之一。但規(guī)章制度并非單一產(chǎn)生的，也并非存在于一時，而是必須根據(jù)源頭信息，結合落地措施、橫向信息、縱向管理將繁雜的規(guī)章制度有機地組成系統(tǒng)，融合成網(wǎng)絡。工程院建立標準化制度管理模板，強化制度歸口管理，建立制度全生命周期管理機制，達到規(guī)章制度體系建設，全方位覆蓋，讓規(guī)章制度發(fā)揮出最大的效用，使業(yè)務工作高效運轉。

1.建立科學合理的標準化制度管理模板。①制度歸口管理。制度歸口管理是保證企業(yè)制度統(tǒng)一系統(tǒng)的關鍵，是強化制度規(guī)范管理的組織保障。按照歸口管理要求，企業(yè)應確定制度歸口管理部門，設置專職制度管理崗位，明確歸口管理職責，負責組織企業(yè)內部制度全生命周期管理和制度體系建設；各業(yè)務部門要明確在業(yè)務范圍內的職責，負責本業(yè)務范圍內各專業(yè)制度管理工作，從而建立起企業(yè)制度歸口管理與各司其職的統(tǒng)一。

②開展法律法規(guī)識別，建立上位制度清單。企業(yè)應以依法治企工作目標，強化“學規(guī)矩、知規(guī)矩、守規(guī)矩、用規(guī)矩”的合規(guī)管理基本遵循，通過國家法律法規(guī)數(shù)據(jù)庫、中國政府網(wǎng)等網(wǎng)站，及時跟進國家法律變化情況、識別地方法規(guī)，實時把握新法律法規(guī)對業(yè)務發(fā)展、經(jīng)營環(huán)境產(chǎn)生的影響，充分考慮新法新規(guī)精神對業(yè)務工作影響，對比分析現(xiàn)有業(yè)務制度是否符合法律法規(guī)最新要求，及時將新要求轉化為內部規(guī)章制度，推動內部各項制度合法、合規(guī)、有效。上位制度是制定、修訂本位制度的重要依據(jù)，通過各種方式，做好上位制度收集工作，充分借鑒上位規(guī)章制度內容，不斷完善內部管理制度，提高制度規(guī)范化水平。建立上位制度庫，確定內部歸口部門，明確責任主體，根據(jù)上位制度立改廢情況，及時要求各業(yè)務部門開展內部制度檢查，發(fā)現(xiàn)不適用情況及時啟動制度立改廢程序。

③強化制度全生命周期管理。制度全生命周期管理過程包括制度立項、起草、會簽、審查、印發(fā)、宣貫、執(zhí)行、檢查、評價、修訂、廢止等階段。制度全生命周期管理在于對形成制度過程中的全過程進行控制，從而保證制度規(guī)范、流程順暢。在制度全生命周期管理過程中，可以充分借鑒PDCA循環(huán)管理的方式。P（Plan）計劃，在這里可以理解為制度制定及培訓等前期工作。制度制定后，業(yè)務部門要組織做好制度宣貫，確保員工熟知需要遵守的制度規(guī)定。D（Do）執(zhí)行，員工要在實際工作中真正落實好制度要求，嚴格按照制度要求及業(yè)務流程辦事。C（Check）檢查，總結制度執(zhí)行的結果，突出重點對象，緊盯關鍵環(huán)節(jié)，在關鍵業(yè)務領域專項檢查，明確制度執(zhí)行的效果，找出問題。檢查的目的就是發(fā)現(xiàn)問題，發(fā)現(xiàn)管理過程中的“規(guī)不合”問題。A（Act）處理，對檢查的結果進行處理，對成功的經(jīng)驗加以肯定，對于發(fā)現(xiàn)的問題總結經(jīng)驗教訓，開展制度評價修訂，對現(xiàn)有制度文件查缺補漏，啟動修訂，并開始下一個PDCA循環(huán)。在PDCA循環(huán)思想下，工程院重點完善制度立項、制度審查、制度宣貫、制度執(zhí)行檢查、制度評價修訂“五項機制”，充分利用現(xiàn)有資源，運用協(xié)同辦公平臺制度管理模塊開展無紙化辦公互聯(lián)網(wǎng)審查審批，工程院制度管理走向精細化、標準化和信息化。

一是制度立項。業(yè)務部門有制度新建修訂、廢止計劃時，及時進行立項申請，說明規(guī)章制度新建、修訂、廢止的依據(jù)及原因，列明制度印發(fā)后培訓宣貫計劃，經(jīng)各層級審批后成立。制度立項主要解決制度該不該制發(fā)等問題。

二是制度審查。制度審查是為了保證制度的合規(guī)性、實用性、民主性、規(guī)范性、可操作性。承辦人員將制度文本、參照的上位制度及制度前期征求意見情況作為制度審查的重要內容。制度規(guī)范的工作內容同時涉及其他部門工作的，就需要多部門聯(lián)合會審，以防止制度規(guī)定與相關部門職能不匹配、工作內容不相符等問題，避免制度間存在沖突矛盾等現(xiàn)象。制度審查后，業(yè)務部門將制度交規(guī)章制度管理部門統(tǒng)一印發(fā)，這也是制度歸口管理的重要體現(xiàn)。涉及職工權益或企業(yè)重要職能的制度還需經(jīng)過企業(yè)黨委會或董事會等審議后方可印發(fā)。

三是制度宣貫。企業(yè)建立制度宣貫及檢查長效機制，開展常態(tài)化制度宣貫與培訓，推進“誰制定、誰宣貫，管業(yè)務、管培訓”的責任體系有效落實，強化制度宣貫與執(zhí)行監(jiān)督，按照以用定學的原則，分層級針對不同崗位員工開展特定方向培訓，確保員工對需要遵守的制度規(guī)定“應知盡知、熟練掌握”。結合制度印發(fā)情況，制定“宣規(guī)貫規(guī)”計劃，確定制度培訓宣貫情況季度檢查常態(tài)化機制，將制度宣貫作為推動制度落地的重要舉措，有效推動員工制度意識持續(xù)加強。

四是制度執(zhí)行檢查。探索制度執(zhí)行檢查方式，針對重點業(yè)務領域，以規(guī)章制度管理部門、業(yè)務部門等為主體對制度執(zhí)行情況進行周期性檢查。規(guī)章制度執(zhí)行檢查開始前，規(guī)章制度管理部門擬定本期檢查制度清單，確定本期監(jiān)督檢查工作重點。制度執(zhí)行情況檢查采用員工訪談、資料查閱等方式，檢查是否按照規(guī)章制度的規(guī)定執(zhí)行，對履行制度審查審批程序及組織宣貫情況進行復核。

五是制度評價修訂。評價是檢驗制度有效性的重要手段，制度評價采取業(yè)務部門牽頭組織、制度相關部門共同參與的組織形式，從權責清晰性、約束合理性、流程準確性、制度協(xié)同性、執(zhí)行實效性等方面進行診斷評價，并根據(jù)評價結論做出建議廢止、繼續(xù)使用、修訂后使用、與其他制度合并修訂后使用等判斷，從而啟動下一步工作。

2.完善內部制度體系。①專項“問診”，制度“新鮮”出爐。結合上位制度、本單位實際情況，以專項“問診”突出制度管理時效性，建立健全各業(yè)務管理制度。在實踐中聚焦重點領域和關鍵環(huán)節(jié)，有針對性地查找制度和流程缺陷，對未能充分體現(xiàn)內控要求和風險應對措施等相關要求，以及專項檢查、內控測試檢查發(fā)現(xiàn)的制度不健全、不合理等情形的，及時開展制度修訂。通過制度執(zhí)行檢查，堵塞漏洞，提升制度質量，保證業(yè)務工作合規(guī)有序開展。

②系統(tǒng)梳理，制度“脈絡”清晰。整合歸并制度，提高執(zhí)行效率。對現(xiàn)行各項制度進行全面系統(tǒng)梳理，提升制度嚴肅性、可操作性，把制度執(zhí)行到位，著力解決“還有多少制度被掛在了墻上？”、僵尸制度等問題。規(guī)章制度歸口管理部門牽頭組織各業(yè)務部門梳理制度立改廢情況，理清制度“脈絡”，建立規(guī)章制度臺賬，將制度新建、修訂、廢止等情況在臺賬中進行詳實登記，以臺賬形式展現(xiàn)制度“生命狀態(tài)”；歸納整理建立規(guī)章制度庫，實現(xiàn)制度歸庫管理；結合制度梳理及歸納整理情況，開展制度評價工作，給制度注入新鮮血液，保證制度活力。

③理清關系，織密制度關系網(wǎng)。引用制度過期，是制度檢查過程中常見問題，如何更好地避免制度中引用其他制度過期情況？一是制度管理部門加強制度審查，在制度印發(fā)時的合規(guī)性審查中重點關注制度引用情況，保證制度發(fā)的準確；二是加強日常監(jiān)督，做制度管理上的有心人。創(chuàng)新性地建立制度關系網(wǎng)，在開展制度梳理的過程中，進一步延伸，理清制度內容中參考的上位制度以及涉及到的其他制度情況，確定制度關聯(lián)情況。在收到上位制度通知時，在及時更新上位制度臺賬的同時，對照檢查本單位制度關系網(wǎng)中涉及該項制度關聯(lián)情況，及時發(fā)現(xiàn)更新狀況，開展制度評價修訂工作。

④總結固化，方案經(jīng)驗升華為制度。在實際經(jīng)營生產(chǎn)活動中針對性的方案加強某一領域工作，起到了規(guī)范工作的作用，其實質與制度的作用相似。在方案執(zhí)行過程中，及時總結方案推廣中的實踐經(jīng)驗，提煉、固化到相應的規(guī)章制度中，從而使對應的制度更加適用于實際工作情況，制度體系更加完善，方案經(jīng)驗得以升華。

⑤結合實際，查漏補缺建手冊。為推動制度落地見效，著力打通制度管理的“最后一公里”，細致分析制度要求，科學整合制度要點，明確業(yè)務流程控制點，達到規(guī)范統(tǒng)一，建立業(yè)務指導手冊，以手冊作為制度的補充，使得制度執(zhí)行更“人性化”、更具操作性，保證員工用得慣，強化制度執(zhí)行，提升管理效率，確保制度管理效能的發(fā)揮，提升風險管控能力，夯實管理基礎，推動各項工作落實制度要求更加規(guī)范化科學化。

四、結語

通過推進標準化制度管理模板應用，實現(xiàn)了制度管理從分散管理向歸口管理，強化制度全生命周期管理，有效避免了各類制度之間重疊、交叉、空缺以及相互矛盾的現(xiàn)象，促進了制度文本的規(guī)范化、標準化；通過不斷完善制度體系，科學設置業(yè)務流程控制點，使得制度執(zhí)行更具操作性；建立完善制度臺賬，理清制度管理脈絡，建立完善的制度庫，使制度查詢更加便捷、高效。通過強化制度管理，保證現(xiàn)行有效制度已覆蓋了所有業(yè)務活動和管理職能，有效保障了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)范化運作。

強化制度執(zhí)行，提升風險管控能力。通過強化制度執(zhí)行，抓實項目管理、招標選商、合同管理、質量安全環(huán)保、財務管理等重點領域監(jiān)督檢查，查短板、找瓶頸，夯實企業(yè)基礎管理，針對項目管理問題、經(jīng)營業(yè)務合規(guī)管理問題、財務問題等重點方面，開展合規(guī)管理問題專項治理。通過優(yōu)化管理、強化制度執(zhí)行、組織突出問題專項治理等方式，切實將落實制度要求貫穿于各業(yè)務領域管理全過程。