探析集團(tuán)公司財(cái)務(wù)共享對施工項(xiàng)目管理的影響

□ 西安 彭用華

社會的高速發(fā)展使得越來越多的施工企業(yè)都在企業(yè)內(nèi)部設(shè)立了財(cái)務(wù)共享中心，并且現(xiàn)階段云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、5G網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)正在逐步應(yīng)用到各行各業(yè)中，信息化時(shí)代在企業(yè)中最大的特點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)報(bào)告信息的快速傳送和信息資源的共同享有。財(cái)務(wù)共享中心的應(yīng)用能夠更好地開展企業(yè)對于分布在全國各地的財(cái)務(wù)部門的管理工作，有效提升各區(qū)域的財(cái)務(wù)系統(tǒng)的功能并且促進(jìn)溝通，既為財(cái)務(wù)工作人員減負(fù)又減少了管理資金投入。企業(yè)施工項(xiàng)目分布范圍較廣，遍及國內(nèi)外，企業(yè)設(shè)立財(cái)務(wù)共享中心可以縮短財(cái)務(wù)核算時(shí)間，減少運(yùn)營消耗，有效提升企業(yè)市場的核心競爭力，有助于企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)。

一、財(cái)務(wù)共享概述

財(cái)務(wù)共享指的是利用信息化技術(shù)，以優(yōu)化企業(yè)結(jié)構(gòu)、提升效率、降低成本為目的將財(cái)務(wù)運(yùn)作流程向全球化進(jìn)程推進(jìn)。企業(yè)設(shè)立財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行資源與程序的整合，對合區(qū)域的會計(jì)業(yè)務(wù)開展記錄與報(bào)告工作，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)的信息化，使得企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作嚴(yán)謹(jǐn)有序，更便捷的進(jìn)行財(cái)務(wù)管理工作，這種管理模式是未來企業(yè)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化管理的必由之路。

深入研究發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享的特征表現(xiàn)為三方面內(nèi)容。一是職能全覆蓋。財(cái)務(wù)共享模式下能夠?qū)崿F(xiàn)對施工企業(yè)的固定資產(chǎn)、員工工資發(fā)放等常規(guī)性財(cái)務(wù)問題進(jìn)行有效管理；企業(yè)財(cái)務(wù)工作人員能夠利用財(cái)務(wù)共享中心查驗(yàn)企業(yè)項(xiàng)目應(yīng)收付款項(xiàng)，并且能夠?qū)γ抗P款項(xiàng)展開數(shù)據(jù)分析、查驗(yàn)審核情況以及相關(guān)票據(jù)等；工作人員利用該中心還可以開展填寫發(fā)票信息和稅務(wù)計(jì)算等工作。二是全面管控。財(cái)務(wù)共享中心可以監(jiān)管企業(yè)制度章程的運(yùn)行情況，全面管控財(cái)務(wù)工作人員的職能職權(quán)，對于總賬會計(jì)實(shí)務(wù)記錄、會計(jì)結(jié)算等工作都能夠在財(cái)務(wù)共享中心實(shí)施管理操作。三是統(tǒng)籌規(guī)劃。企業(yè)以財(cái)務(wù)共享中心為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目成本控制，正確籌劃現(xiàn)金流，有助于企業(yè)籌劃更長遠(yuǎn)的發(fā)展戰(zhàn)略布局。

二、集團(tuán)公司建立財(cái)務(wù)共享中心的意義

1.降低企業(yè)運(yùn)營成本。施工企業(yè)當(dāng)前正在進(jìn)行中的項(xiàng)目都需要大量的資金來維持，企業(yè)項(xiàng)目管理的常態(tài)化工作之一就是對于資金的經(jīng)常性支出的管理，對于企業(yè)經(jīng)營成本管理的實(shí)際效果將直接關(guān)系到該工程項(xiàng)目的實(shí)際利益。所以，要加大對企業(yè)運(yùn)營成本的管控力度，只有這樣才能加速企業(yè)發(fā)展。財(cái)務(wù)共享中心的設(shè)立，可以強(qiáng)化對企業(yè)運(yùn)營成本的控制，有效減少企業(yè)實(shí)際運(yùn)營成本。

2.提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)精確性。企業(yè)內(nèi)部設(shè)立財(cái)務(wù)共享中心后，沒有必要硬性要求相關(guān)財(cái)務(wù)工作人員必須要精通會計(jì)核算中的專業(yè)知識，只要求所屬區(qū)塊的工作人員具備本區(qū)域所要求的專業(yè)技能就行，真正的做到“術(shù)業(yè)有專攻”，防止由于工作人員不是對口專業(yè)而造成管理亂序，減少工作人員操作上的失誤，其實(shí)也促使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)更加精確。

三、以某集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心案例分析

1.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的設(shè)計(jì)和建立。某集團(tuán)財(cái)務(wù)共享項(xiàng)目既有自身集團(tuán)內(nèi)部的共享中心平臺，同時(shí)又有眾多數(shù)據(jù)和流程管理操作的其他依存系統(tǒng)，主要有：業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)、ERP企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)、企業(yè)集中支付系統(tǒng)、掃描影像傳輸系統(tǒng)等。①業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)?；跇I(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)，加上統(tǒng)一定義即統(tǒng)一流程管理系統(tǒng)，這一改變極大地方便了大型企業(yè)合并構(gòu)建業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)，有利于集團(tuán)內(nèi)部分支機(jī)構(gòu)之間、集團(tuán)內(nèi)部各部門之間數(shù)據(jù)的上下傳送。使用范圍較廣的如OA辦公自動化系統(tǒng)和IBM的BPM業(yè)務(wù)流程管理軟件等，該集團(tuán)主要使用OA辦公自動化軟件。集團(tuán)各單位按照自身運(yùn)營需要增加自定義服務(wù)模塊，進(jìn)一步強(qiáng)化OA系統(tǒng)，更好地服務(wù)于企業(yè)。業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心項(xiàng)目中，起到支持財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程作用的，能夠給出正確的單位業(yè)務(wù)審批結(jié)構(gòu)。②ERP企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)。ERP企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)主要是當(dāng)作一項(xiàng)制造業(yè)系統(tǒng)與資源計(jì)劃軟件，其廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)制造類企業(yè)中，該系統(tǒng)負(fù)責(zé)規(guī)劃企業(yè)生產(chǎn)、管理物料參數(shù)、質(zhì)量監(jiān)督等方面?，F(xiàn)階段，該集團(tuán)各單位都已經(jīng)在使用ERP系統(tǒng)，因各單位自身情況的不同，對于ERP軟件品牌的選取也不同，如SAP系統(tǒng)、并捷ERP系統(tǒng)、用友ERP系統(tǒng)等也都大量應(yīng)用在各企業(yè)。ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心項(xiàng)目中扮演著信息交換和數(shù)據(jù)傳送對接的角色，一是保證了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心所接收到的是全面的數(shù)據(jù)信息，二是審核輸出信息是否真實(shí)有效。③企業(yè)集中支付系統(tǒng)。企業(yè)資金的集中支付系統(tǒng)主要作用是管理企業(yè)資金流，幫助集團(tuán)各單位建立起一個(gè)銀行和企業(yè)二者之間安全高效的資金交流平臺，極大地有利于集團(tuán)對資金的監(jiān)管，確保各成員單位安全使用資金。該集團(tuán)還沒有采用企業(yè)集中支付系統(tǒng)，資金交付主要使用網(wǎng)銀和支票，并且也辦理轉(zhuǎn)賬支付、資金劃撥等業(yè)務(wù)。根據(jù)目前集團(tuán)的發(fā)展?fàn)顩r來看，使用網(wǎng)銀和支票這些收付方式的次數(shù)即將達(dá)到峰值，又豈是在年末付款這個(gè)過程中，網(wǎng)銀支付經(jīng)常出現(xiàn)由于支付人員多、通道堵塞而造成支付未完成。某集團(tuán)計(jì)劃未來在應(yīng)用財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后，全面實(shí)現(xiàn)使用企業(yè)集中支付系統(tǒng)進(jìn)行交易操作，統(tǒng)一規(guī)劃管理成員單位的每一項(xiàng)對外資金業(yè)務(wù)如網(wǎng)上銀行、支票、信匯、電匯等，幫助成員單位在支付款項(xiàng)時(shí)再也不用多次變更銀行支付平臺，集中支付系統(tǒng)既使資金高效運(yùn)轉(zhuǎn)，又保證了資金的支付安全，極大地規(guī)避了資金支付隱患。④掃描影像傳輸系統(tǒng)。掃描影像傳輸系統(tǒng)的操作原理是：在電腦上接入掃描輸入設(shè)備，將紙上的原始數(shù)據(jù)錄入電腦并進(jìn)行分析和處理和保存的操作方式。某集團(tuán)公司，在進(jìn)行財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心試點(diǎn)的過程中就使用了掃描影像傳輸系統(tǒng)，并取得了很好的反饋效果，試點(diǎn)公司將原始票據(jù)、憑證等各種資料借助掃描儀或者掃碼槍以及高拍儀等圖像輸入設(shè)備并上傳電腦并保存，最終形成電子文件，電子文件和原始憑證及票據(jù)進(jìn)行綁定后形成邏輯關(guān)聯(lián)，整個(gè)過程將原始資料同步到審批流程，便于給審批者提供審批流程的決策依據(jù)。掃描影像傳輸系統(tǒng)存在的唯一弊端就是數(shù)據(jù)的安全沒有保障。因此，只是試點(diǎn)期間進(jìn)行了使用，在正式的業(yè)務(wù)中未曾啟用，具體的啟用時(shí)間要根據(jù)其安全風(fēng)險(xiǎn)等級降到最低后考慮使用。

2.模塊、流程及業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)。①模塊設(shè)計(jì)。通過試點(diǎn)分析，需要對財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模塊五大體系進(jìn)行優(yōu)化，暫停使用影像輸入模塊，添加了預(yù)算管理模塊，組成新的體系。②流程設(shè)計(jì)。在審批流程中添加了業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)的審核環(huán)節(jié)，這樣會使財(cái)務(wù)共享中心在接收原始數(shù)據(jù)前，可以發(fā)現(xiàn)很多基礎(chǔ)性錯誤并且修改正確。為了避免錯誤數(shù)據(jù)修正后重新走審批流程，在部門領(lǐng)導(dǎo)審核了業(yè)務(wù)員提交的單據(jù)有效性和真實(shí)性后，該單據(jù)會先進(jìn)入業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)人員對單據(jù)上的數(shù)據(jù)完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核后，再將正確的數(shù)據(jù)推送給公司上級領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。除此之外，在報(bào)銷審批過程中，添加了一個(gè)加簽流程，在部門領(lǐng)導(dǎo)審核時(shí)發(fā)現(xiàn)有項(xiàng)目成本報(bào)銷的項(xiàng)目時(shí)，可以提前申請?jiān)擁?xiàng)目負(fù)責(zé)人對此項(xiàng)目的報(bào)銷事宜進(jìn)行確認(rèn)。而且對退回修正的數(shù)據(jù)進(jìn)行了細(xì)節(jié)優(yōu)化。業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)對項(xiàng)目、金額等事宜審核以后，不可以改寫數(shù)據(jù)，如果必須改寫數(shù)據(jù)需要重新提交后走審批流程。此外，報(bào)賬人如若有其他修改的事宜，可由共享中心人員或者財(cái)務(wù)人員退給報(bào)賬人修正以后，不需要再走審批流程，直接發(fā)送給共享中心人員或者財(cái)務(wù)人員即可。③業(yè)務(wù)和單據(jù)設(shè)計(jì)。對運(yùn)行試點(diǎn)情況進(jìn)行分析，需對業(yè)務(wù)的報(bào)銷單據(jù)重新做了分析和分類，并且對部分單據(jù)的類別進(jìn)行了改動和增加，調(diào)整完善后共計(jì)9類25種單據(jù)。

3.組織架構(gòu)設(shè)計(jì)。通過財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對某企業(yè)公司的部門設(shè)置和人員情況，進(jìn)行了組織架構(gòu)重組。在對應(yīng)的組織架構(gòu)下，可以更好落實(shí)財(cái)務(wù)管理和監(jiān)督職能，對未達(dá)國家政策、集團(tuán)公司管理制度和二級單位管理制度的單據(jù)進(jìn)行回退，使各個(gè)成員明確并履行自己區(qū)域內(nèi)的職責(zé)，對有關(guān)聯(lián)的單據(jù)再次進(jìn)行審核，在開展會計(jì)核算工作時(shí)按照會計(jì)準(zhǔn)則及制度開展，保證單據(jù)核算的準(zhǔn)確性與及時(shí)性。

四、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心下施工項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理措施

1.促進(jìn)業(yè)財(cái)一體化融合，資金監(jiān)管增強(qiáng)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在穩(wěn)定運(yùn)行后，其最大的優(yōu)勢在于能夠結(jié)合企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程和財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程，企業(yè)的管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)共享，企業(yè)從采購、生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)等所有業(yè)務(wù)形成了有效的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)了整體融合，從真正意義上體現(xiàn)了財(cái)務(wù)管理的職能作用。由于財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺的應(yīng)用，集團(tuán)能夠直觀的監(jiān)管各子公司的財(cái)務(wù)資金，特別是對于那些大額的資金支出能夠及時(shí)地掌握其動向，以防交易存在風(fēng)險(xiǎn)影響到集團(tuán)的運(yùn)營。

2.管理規(guī)定及制度盡量統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)的各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理規(guī)定要和制度統(tǒng)一一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，便于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心設(shè)置統(tǒng)一管理參數(shù)。但是當(dāng)會計(jì)科目和會計(jì)政策以及處理數(shù)據(jù)的方式和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的管理制度存在差異時(shí)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心設(shè)置的參數(shù)就會特別復(fù)雜，財(cái)務(wù)在歸口管理工作也會變得相對復(fù)雜，而且財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也會降低。財(cái)務(wù)管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)事項(xiàng)要盡量統(tǒng)一口徑，這樣才能最大限度降低數(shù)據(jù)的差異性，最終提高財(cái)務(wù)核算的工作效率。

3.維護(hù)完善與深入研究探索并行。企業(yè)在財(cái)務(wù)管理的過程中，數(shù)據(jù)的真實(shí)性和精確性最為重要，往往數(shù)據(jù)容易出錯最主要的原因是人為干涉的內(nèi)容較多。為了避免數(shù)據(jù)出錯，要充分利用財(cái)務(wù)自動化管理水平，如部分?jǐn)?shù)據(jù)處理借助財(cái)務(wù)機(jī)器人進(jìn)行，或者通過其他自動化流程進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，最終可以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理自動化水平的提高。另外，在財(cái)務(wù)管理過程中，要充分借助新型的數(shù)據(jù)分析手段對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和分析，從不同的角度關(guān)注企業(yè)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)以及資金等問題，從而提出創(chuàng)新性的處理問題的措施或者方案。伴隨著社會的進(jìn)步和日新月異的變化，對于生產(chǎn)制造型企業(yè)來說，企業(yè)的生產(chǎn)效率和管理水平是決定企業(yè)發(fā)展的非常關(guān)鍵的因素，因此不斷探索和創(chuàng)新新型且高效的管理模式是企業(yè)當(dāng)下發(fā)展的首要工作。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的探究要結(jié)合企業(yè)新型的管理模式進(jìn)行，這樣才能使得財(cái)務(wù)共享模式更好適應(yīng)企業(yè)新型的管理方式，能夠恰當(dāng)?shù)卣墓ぷ髁鞒毯拓?cái)務(wù)各類業(yè)務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享模式在企業(yè)管理過程中發(fā)揮良好的作用。

4.財(cái)務(wù)管理人員職能轉(zhuǎn)變。財(cái)務(wù)共享模式啟用后，財(cái)務(wù)管理人員的職能就會發(fā)生改變，特別是在用工方面會大大減弱。隨著財(cái)會人員職能的轉(zhuǎn)變，之前從事梳理原始數(shù)據(jù)的財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)為收集推送的數(shù)據(jù)，并對其進(jìn)行決策，職能轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾碚叩慕巧?。另外，?cái)務(wù)共享中心在穩(wěn)定運(yùn)行后，最大的便利之處在于財(cái)務(wù)人員和職員之間的溝通處于無縫銜接狀態(tài)，主要表現(xiàn)在財(cái)務(wù)人員能夠關(guān)注到市場和客戶以及公司內(nèi)部等許多細(xì)節(jié)。所以，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在開始運(yùn)作前，財(cái)務(wù)人員要做好職能轉(zhuǎn)變的準(zhǔn)備工作，最重要的還是需要財(cái)務(wù)人員提升自己的專業(yè)水平，培養(yǎng)財(cái)務(wù)管理和分析數(shù)據(jù)的能力。除此之外，公司還需要重視規(guī)劃轉(zhuǎn)變職能后的財(cái)務(wù)人員的崗位發(fā)展方向，要給財(cái)務(wù)人員培訓(xùn)和強(qiáng)化從之前的財(cái)務(wù)操作角色向財(cái)務(wù)監(jiān)管方向轉(zhuǎn)變，從而適應(yīng)新型的財(cái)務(wù)共享模式的管理。

五、結(jié)語

施工單位在財(cái)務(wù)管理中，財(cái)務(wù)共享模式具有非常關(guān)鍵的作用，于此同時(shí)，財(cái)務(wù)共享模式也存在一系列的弊端。因此，為了有效提高企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平，施工企業(yè)可以從以下幾個(gè)方面著手提升：第一，促進(jìn)業(yè)財(cái)融合；第二，建立健全企業(yè)管理制度；第三，加強(qiáng)企業(yè)培訓(xùn)管理；第四，持續(xù)優(yōu)化財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)；第五，提高企業(yè)創(chuàng)新力度等。如此一來，企業(yè)才能得到可持續(xù)、良性的發(fā)展，才能跟得上時(shí)代的進(jìn)步，最終實(shí)現(xiàn)為國家發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。