高等學(xué)校檔案館開放檔案芻議

朱忠新/金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館

我國開放檔案的發(fā)展歷史已40余年，經(jīng)歷了從開放歷史檔案到開放現(xiàn)行檔案，從內(nèi)部開放到社會開放，從滿30年開放到滿25年開放，從國家檔案館開放到其他檔案館開放的歷程。

1980年5月19日，中共中央書記處決定開放歷史檔案，拉開了開放檔案的序幕。1986年2月7日，國家檔案局發(fā)布的《檔案館開放檔案暫行辦法》要求：“各級各類國家檔案館保管的檔案，自形成之日起滿三十年（除未解密或需要控制使用的部分外），均應(yīng)分期分批地向社會開放?！笔状翁岢隽藱n案封閉期，從開放歷史檔案擴(kuò)大到開放現(xiàn)行檔案，從主要向機(jī)關(guān)單位開放到向社會開放，加快了開放檔案的步伐。

1988年1月1日起施行的《檔案法》第十九條明確規(guī)定：“國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會開放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于三十年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于三十年。”首次從法律上規(guī)定了國家檔案館開放檔案的義務(wù)和檔案的封閉期。2021年1月1日起施行的新修訂《檔案法》第二十七條規(guī)定“縣級以上各級檔案館的檔案，應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿二十五年向社會開放”。進(jìn)一步加大開放檔案力度，特別是將檔案封閉期由三十年縮短到二十五年，國家鼓勵(lì)和支持其他檔案館開放檔案，還規(guī)定了單位或者個(gè)人不按規(guī)定向社會開放、提供利用檔案的行為需承擔(dān)法律責(zé)任。新修訂《檔案法》實(shí)施以來，各級檔案館高度重視開放檔案工作，加快開放檔案審核進(jìn)度，分期分批向社會開放檔案，取得了明顯成效。

新時(shí)代新征程，面臨開放檔案的大潮，高等學(xué)校應(yīng)高度重視開放檔案工作，將開放檔案工作提上重要議事日程。

1 開放檔案是高等學(xué)校檔案館重要職責(zé)，國家鼓勵(lì)和支持開放檔案

1.1 部門規(guī)章明確規(guī)定開放檔案是高等學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)重要職責(zé)。2008年8月20日，教育部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱《管理辦法》），自2008年9月1日起施行?！豆芾磙k法》第八條“高等學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)”第六款明確規(guī)定“開展檔案的開放和利用工作”。2010年3月30日，教育部公布《高等學(xué)校信息公開辦法》，自2010年9月1日起施行。對高等學(xué)校信息公開內(nèi)容、公開途徑和要求、監(jiān)督和保障等方面作了明確規(guī)定。第二條規(guī)定：“高等學(xué)校在開展辦學(xué)活動和提供社會公共服務(wù)過程中產(chǎn)生、制作、獲取的以一定形式記錄、保存的信息，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)法律法規(guī)和本辦法的規(guī)定公開?！钡谄邨l具體規(guī)定了高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)主動公開的十二個(gè)方面的信息。這些以一定形式記錄、保存的信息主要是檔案文件。根據(jù)檔案法律法規(guī)相關(guān)規(guī)定，涉及信息公開事項(xiàng)的檔案，在移交進(jìn)檔案館前已經(jīng)公開的部分，移交進(jìn)檔案館后應(yīng)當(dāng)保持其公開屬性，按照規(guī)定即時(shí)開放或者提供利用。

1.2 國家鼓勵(lì)和支持高等學(xué)校檔案館開放檔案。2022年4月15日公布的《檔案法實(shí)施條例修訂征求意見稿》有關(guān)條款規(guī)定：“國家檔案館是國家設(shè)立的永久保管檔案的基地，是為社會各方面利用檔案資源提供服務(wù)的中心，包括綜合檔案館和專門檔案館。綜合檔案館是按照行政區(qū)劃或者歷史時(shí)期設(shè)置的，收集和管理所轄范圍內(nèi)多種門類和載體檔案的檔案館。專門檔案館是收集和管理特定領(lǐng)域或者特殊載體形態(tài)檔案的檔案館?！眹覚n案局公布，2022年8月1日起施行的《國家檔案館檔案開放辦法》第二章“檔案開放主體和范圍”第六條規(guī)定：“國家檔案館負(fù)責(zé)各自分管范圍內(nèi)館藏檔案的開放”。顯然，新修訂后《檔案法》表述的“縣級以上各級檔案館”亦即為《檔案法實(shí)施條例》（修訂征求意見稿）表述的“國家檔案館”。因此，新修訂《檔案法》第二十七條規(guī)定“國家鼓勵(lì)和支持其他檔案館向社會開放檔案”，相應(yīng)擴(kuò)大了開放檔案的主體范圍?！豆芾磙k法》施行以來，大多數(shù)高等學(xué)校建立了檔案館，其保管的檔案無需向國家檔案館移交，即為永久性檔案館。按照檔案法律法規(guī)規(guī)定，高等學(xué)校檔案館不屬于國家檔案館范疇，非法定必須向社會開放檔案的主體，而是屬于國家鼓勵(lì)和支持向社會開放檔案的“其他檔案館”范疇。

1.3 公共服務(wù)性的高等學(xué)校檔案館理應(yīng)向社會開放檔案。筆者認(rèn)為，開放檔案的主體應(yīng)以是否屬國有和公共服務(wù)性為界。高等學(xué)校檔案館有其特殊性，在我國高等學(xué)校中，除以民營企業(yè)或以民營企業(yè)為主主辦的高等學(xué)校為非國有性質(zhì)外，絕大多數(shù)屬國有性質(zhì)，即使是非國有性質(zhì)高等學(xué)校，亦屬于公益性，具有公共服務(wù)性。因此，作為其他檔案館的高等學(xué)校檔案館一般亦屬廣義的國家檔案館或公共檔案館。凡屬國家檔案館或公共檔案館，都應(yīng)法定向社會開放檔案。

2 進(jìn)一步提高認(rèn)識，加快推進(jìn)高等學(xué)校檔案館開放檔案工作

2.1 充分認(rèn)識高等學(xué)校檔案館開放檔案的重要性。高等學(xué)校檔案館是國家檔案館的組成部分，高等學(xué)校檔案工作是高等學(xué)校各項(xiàng)工作的重要基礎(chǔ)和支撐，是高等教育事業(yè)和國家檔案事業(yè)的重要組成部分。高等學(xué)校檔案館開放檔案，是深入貫徹落實(shí)習(xí)近平總書記關(guān)于檔案工作“走向開放”和“更好地服務(wù)黨和國家工作大局、服務(wù)人民群眾”重要指示的根本要求；是依法依規(guī)管理高等學(xué)校檔案工作的必然要求；是堅(jiān)持以人民為中心的發(fā)展思想，滿足高等學(xué)校教職員工、學(xué)生、社會各界對高等學(xué)校檔案信息和檔案文化需求的迫切需要；是推進(jìn)高等學(xué)校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展、實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的戰(zhàn)略舉措。

2.2 高等學(xué)校檔案館開放檔案工作現(xiàn)狀及存在的問題。近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字檔案館建設(shè)的推進(jìn)，干部人事檔案專項(xiàng)審核工作的廣泛深入開展，高等學(xué)校檔案館普遍向畢業(yè)生校友開放了本人學(xué)籍檔案網(wǎng)上查詢服務(wù)，同時(shí)向校內(nèi)開放了部分檔案查詢服務(wù)。有的高等學(xué)校檔案館還向社會開放了檔案，如上海交通大學(xué)檔案文博管理中心規(guī)定，開放的紙質(zhì)檔案，個(gè)人用戶可持有效證件等合法證明，直接查閱和利用。高等學(xué)校校史館往往與檔案館合署辦公，主要利用檔案資源舉辦的校史陳列展覽，向校內(nèi)外開放，也部分地開放公布了檔案。但是，據(jù)筆者了解，向社會開放檔案的高等學(xué)校檔案館還不多，主要是向畢業(yè)生開放了個(gè)人學(xué)籍檔案，向校內(nèi)開放了部分檔案，離真正意義上的向社會開放還有較大的差距，有的高等學(xué)校檔案館對即使是校內(nèi)查閱歷史檔案，也還需要提供介紹信，如某高等學(xué)校檔案館規(guī)定，因私查閱新中國成立前的檔案，除有效身份證件原件外，還須持有介紹信；新中國成立后的黨政檔案原則上僅供校內(nèi)人員查閱利用。又如某高等學(xué)校檔案館查檔制度雖然參照《檔案法》的規(guī)定，將館藏文書檔案分為開放檔案和未開放檔案，開放文書檔案為新中國成立前的歷史檔案和新中國成立以來形成滿二十五年的適宜開放的檔案，音像檔案依據(jù)其內(nèi)容分為開放檔案和未開放檔案，實(shí)物和人物檔案根據(jù)檔案內(nèi)容及捐贈人意愿，分為公開檔案和不公開檔案。但是，開放檔案查閱手續(xù)還是繁瑣，也規(guī)定除有效身份證件原件外，還須持有介紹信?？梢哉f，高等學(xué)校檔案館開放檔案工作還比較滯后。

2.3 加快推進(jìn)高等學(xué)校檔案館開放工作。一方面，要制定修訂相關(guān)法規(guī)，依法推進(jìn)開放檔案工作。國家在制定修訂相關(guān)法規(guī)時(shí)對檔案館性質(zhì)和類型應(yīng)作出準(zhǔn)確的定位，將高等學(xué)校檔案館列入法定開放檔案范圍。在修訂《管理辦法》中，應(yīng)對高等學(xué)校檔案館開放檔案作更為具體的規(guī)定。

另一方面，要采取切實(shí)有效措施，加快推進(jìn)開放檔案工作。高等學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，為開放檔案工作創(chuàng)造良好的條件，完善開放檔案制度，制訂開放檔案規(guī)劃，加大投入力度，改善基礎(chǔ)設(shè)施，建設(shè)數(shù)字檔案館，建立檔案信息資源共享平臺，加快檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。高等學(xué)校檔案館要夯實(shí)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，依法依規(guī)依制加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，嚴(yán)格執(zhí)行集中統(tǒng)一管理制度，做到應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收，面向社會加大檔案征集力度，豐富館藏檔案資源。建立健全校級檔案開放審核領(lǐng)導(dǎo)小組或委員會，下設(shè)辦公室，制定檔案開放審核工作細(xì)則，嚴(yán)格落實(shí)形成或移交檔案的高等學(xué)校各內(nèi)部機(jī)構(gòu)和直屬單位初審、檔案館復(fù)審責(zé)任制，積極開發(fā)應(yīng)用人工智能輔助檔案開放審核，對于到期仍不宜開放的檔案，應(yīng)報(bào)經(jīng)有關(guān)主管部門同意，可以延期向社會開放。不斷提升檔案公共服務(wù)能力，分期分批向社會開放檔案，通過高等學(xué)?；蚋叩葘W(xué)校檔案館網(wǎng)站或者其他方式，定期公布開放檔案的目錄，完善利用規(guī)則，創(chuàng)新服務(wù)形式，強(qiáng)化服務(wù)功能，提高服務(wù)水平，積極為檔案的利用創(chuàng)造條件，簡化手續(xù)，提供便利。正確處理好開放與保密的關(guān)系，最大限度地開放，滿足檔案用戶的需要，最大程度地保密，確保國家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的絕對安全。加大開放檔案重要性必要性和開放檔案好經(jīng)驗(yàn)、好做法以及開放檔案信息、開放檔案效益的宣傳，擴(kuò)大社會影響力和美譽(yù)度，營造高等學(xué)校檔案館開放檔案工作的良好氛圍。