內(nèi)控視角下醫(yī)院職工薪酬管理的薄弱環(huán)節(jié)及應(yīng)對(duì)措施

孫蕊 李天舒 首都醫(yī)科大學(xué)宣武醫(yī)院

引言

自2014 年1 月起，行政事業(yè)單位開始全面實(shí)施《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》〔2012〕21 號(hào)文件，這標(biāo)志著內(nèi)控概念首次在行政事業(yè)單位的成功引入，自此強(qiáng)化內(nèi)控手段將成為防范舞弊和日常錯(cuò)誤的重要手段。薪酬是指醫(yī)院職工在完成規(guī)定的工作后而獲取到的酬勞。醫(yī)院薪酬發(fā)放的范圍包含在本單位工作的醫(yī)護(hù)人員、醫(yī)技人員、行政后勤人員、編外聘用人員、臨時(shí)聘用人員和離退休人員等諸多身份的工作人員。根據(jù)醫(yī)院相關(guān)管理制度的要求，醫(yī)院職工薪酬的發(fā)放具有統(tǒng)一的發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，它是根據(jù)每位職工的工作崗位、工作時(shí)間和工作內(nèi)容來(lái)具體衡量相應(yīng)的發(fā)放數(shù)額。實(shí)施薪酬內(nèi)控管理的主要目標(biāo)為激勵(lì)在職職工為提高醫(yī)院服務(wù)患者的質(zhì)量水平和工作效率而努力工作。

醫(yī)院職工薪酬主要分為以下三大類：首先是固定時(shí)間發(fā)放的工資薪酬、月度季度或年度績(jī)效等；其次是各類津貼補(bǔ)貼以及“五險(xiǎn)一金”等；再次是科研教學(xué)課題等事項(xiàng)發(fā)放的人員績(jī)效和勞務(wù)費(fèi)等。由于醫(yī)院規(guī)模各不相同，薪酬發(fā)放規(guī)律和組成結(jié)構(gòu)也存在差異，但醫(yī)院發(fā)放薪酬必定是在醫(yī)院管理中心的管理制度框架和工資總額控制之下平穩(wěn)進(jìn)行的活動(dòng)。

近年來(lái)，內(nèi)部控制手段逐漸在公立醫(yī)院日常運(yùn)維和審計(jì)中不斷被應(yīng)用，它是在實(shí)踐中不斷被測(cè)試、調(diào)整和完善的現(xiàn)代管理手段，常用于防范舞弊和日常錯(cuò)誤的產(chǎn)生。公立醫(yī)院職工薪酬發(fā)放存在其特殊性，首先，其資金性質(zhì)為由財(cái)政補(bǔ)助資金和醫(yī)院自有資金混合組成。其次，因醫(yī)院規(guī)模較大、職工較多導(dǎo)致工資薪酬發(fā)放規(guī)模均為上千萬(wàn)的體量，因而存在較高內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)，一旦該環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)失控后，其后果不堪設(shè)想，必然會(huì)對(duì)醫(yī)院造成重大的資金損失、聲譽(yù)損失和利益損失。本文將借鑒經(jīng)典的COSO 框架，開展針對(duì)職工薪酬支付的內(nèi)控研究，分別從內(nèi)部控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通和內(nèi)部監(jiān)督五大方面進(jìn)行研究和討論。

一、內(nèi)部控制環(huán)境

公立醫(yī)院薪酬發(fā)放環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制環(huán)境主要包含薪酬發(fā)放的現(xiàn)實(shí)情況、財(cái)務(wù)人員的職業(yè)現(xiàn)狀和內(nèi)控管理辦公室在組織框架中的缺失三個(gè)方面。

（一）薪酬發(fā)放的現(xiàn)實(shí)情況

公立醫(yī)院屬于公益二類的非營(yíng)利性事業(yè)單位，其職工的工資項(xiàng)目應(yīng)按照國(guó)家規(guī)定的工資項(xiàng)目執(zhí)行。目前包含崗位工資、薪級(jí)工資、各種津貼補(bǔ)貼項(xiàng)目、不同時(shí)間段的績(jī)效工資以及各類科研課題咨詢費(fèi)和勞務(wù)費(fèi)等，每個(gè)月職工工資條需分別列示十余種工資項(xiàng)目，其工資發(fā)放項(xiàng)目之多令人咋舌。此外，薪酬發(fā)放流程較緊迫且其工作量大。在醫(yī)院薪酬發(fā)放的流程中，財(cái)務(wù)處處于流程的末端，每個(gè)月月末人事處和相關(guān)責(zé)任科室下達(dá)工資變動(dòng)單據(jù)至財(cái)務(wù)處，由財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)錄入薪酬系統(tǒng)、批量調(diào)整變動(dòng)工資數(shù)據(jù)、在進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總后由財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)完成薪酬的發(fā)放工作。通常情況下，在較短的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，財(cái)務(wù)處需完成大量基礎(chǔ)錄入和稽核工作，才能完成薪酬發(fā)放全流程，時(shí)間緊且任務(wù)重。

（二）財(cái)務(wù)人員的職業(yè)現(xiàn)狀

薪酬核算專員肩負(fù)著對(duì)工資數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整和監(jiān)督的職責(zé)，相較于其他會(huì)計(jì)從業(yè)資格所要求的職業(yè)道德之外，該工作崗位更加強(qiáng)調(diào)公平性、公正性以及安全性的職業(yè)原則，這是薪酬核算內(nèi)部控制中重要的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。因醫(yī)院信息化建設(shè)尚未完全覆蓋，目前仍然存在部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)的工資薪酬和勞務(wù)費(fèi)計(jì)稅系統(tǒng)處在手工表格核算的階段，該流程不僅可能存在薪酬核算人員無(wú)意識(shí)的手工核算差錯(cuò)，也可能存在故意性貪污舞弊的可能。因而說(shuō)，致力于提高從業(yè)人員職業(yè)素養(yǎng)和工作能力是加強(qiáng)內(nèi)部控制環(huán)境的重要手段。此外，財(cái)務(wù)人員由于長(zhǎng)期伏案于手頭的具體工作，可能缺乏相關(guān)法律基礎(chǔ)常識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，這就可能導(dǎo)致內(nèi)控失效以及舞弊的出現(xiàn)。

（三）內(nèi)控管理辦公室在組織框架中的缺失

在內(nèi)部控制框架設(shè)置中如何確定與劃分各職能科室的職責(zé)是內(nèi)控中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。在醫(yī)院薪酬發(fā)放流程中應(yīng)構(gòu)建從人事處、績(jī)效辦、財(cái)務(wù)處和內(nèi)控管理辦公室的組織框架體系。人事處（績(jī)效辦）負(fù)責(zé)制定工資和績(jī)效薪酬的發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)、落實(shí)薪酬政策的變革和下達(dá)工資績(jī)效的應(yīng)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)；財(cái)務(wù)處作為工資薪酬的實(shí)際執(zhí)行科室，負(fù)責(zé)落實(shí)人事處的工資績(jī)效調(diào)整方案并負(fù)責(zé)稽核實(shí)際發(fā)放金額。內(nèi)控管理辦公室應(yīng)單獨(dú)設(shè)置，獨(dú)立于財(cái)務(wù)處和審計(jì)處，負(fù)責(zé)落實(shí)薪酬管理的內(nèi)控手段，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管控，切實(shí)杜絕舞弊的存在。但目前公立醫(yī)院的內(nèi)控管理職責(zé)會(huì)落在財(cái)務(wù)處的機(jī)構(gòu)設(shè)置上，這已經(jīng)違背了不相容崗位相分離的基礎(chǔ)原則，也不利于內(nèi)控手段充分發(fā)揮監(jiān)管的效力。在此背景下，財(cái)務(wù)處不僅需要負(fù)責(zé)薪酬發(fā)放的落實(shí)，也兼顧著內(nèi)控環(huán)節(jié)的監(jiān)督職責(zé)。

二、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

風(fēng)險(xiǎn)是指潛伏的可能發(fā)生的事項(xiàng)對(duì)整體事件產(chǎn)生的變動(dòng)影響。在實(shí)際操作中，薪酬發(fā)放流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)都面臨著內(nèi)部和外部各類不確定事項(xiàng)的潛在影響。在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的過(guò)程中，識(shí)別出潛在的風(fēng)險(xiǎn)是最為重要的環(huán)節(jié)，其次是預(yù)估其可能的影響程度和范圍。

（一）薪酬發(fā)放職能科室流程不規(guī)范的風(fēng)險(xiǎn)

在薪酬發(fā)放的全流程管理中，涉及多個(gè)職能科室的多個(gè)具體負(fù)責(zé)人，例如人事處、房管辦公室、保衛(wèi)處、離退休辦、工會(huì)、總務(wù)處和財(cái)務(wù)處等多個(gè)職能科室，如果沒(méi)有具體的工作職責(zé)和薪酬標(biāo)準(zhǔn)作為行為約束準(zhǔn)則，不具備流暢合適的工作流程，那么很容易出現(xiàn)工作互相推諉和工作內(nèi)容沖突的潛在風(fēng)險(xiǎn)。例如新入職職工和離退休職工的時(shí)間節(jié)點(diǎn)的確認(rèn)問(wèn)題，人事處、房管辦公室和離退休辦等科室如果對(duì)起薪和停薪時(shí)點(diǎn)的確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)不一致，可能存在發(fā)薪和扣薪項(xiàng)目的計(jì)算是否合規(guī)準(zhǔn)確等風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，必然會(huì)影響到員工的個(gè)人利益。

（二）薪酬發(fā)放審核不到位的崗位風(fēng)險(xiǎn)

薪酬發(fā)放流程中內(nèi)控制度要求需單獨(dú)設(shè)立薪酬核算員和薪酬審核崗，以滿足不相容崗位互相分離的內(nèi)控要求。目前部分醫(yī)院存在由薪酬核算會(huì)計(jì)一個(gè)人負(fù)責(zé)錄入工資系統(tǒng)、匯總發(fā)放數(shù)據(jù)，薪酬審核崗負(fù)責(zé)稽核部分人為手工錄入的薪酬數(shù)據(jù)，這種情況下容易發(fā)生人為失誤卻無(wú)法被稽核發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，如果薪酬核算員和薪酬審核崗互相勾結(jié)串通甚至?xí)l(fā)生徇私舞弊的風(fēng)險(xiǎn)，那必然會(huì)喪失不相容崗位互相監(jiān)督的管理初衷。

三、控制活動(dòng)

控制活動(dòng)是指為了將風(fēng)險(xiǎn)降低到可控范圍內(nèi)所實(shí)施的必要活動(dòng)，其目的是最終實(shí)現(xiàn)事件的目標(biāo)。針對(duì)薪酬發(fā)放內(nèi)控流程的控制活動(dòng)分析見下。

（一）人事處實(shí)施的控制活動(dòng)

人事處作為員工工資薪酬管理的第一責(zé)任科室，其主要職責(zé)為制定并實(shí)施薪酬發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)和全面負(fù)責(zé)醫(yī)院薪酬預(yù)算管理工作。在人事處的控制活動(dòng)中，首先，其應(yīng)在人事系統(tǒng)中錄入所有員工的人員變動(dòng)和薪酬浮動(dòng)情況，如針對(duì)員工入職和離職時(shí)間點(diǎn)的確認(rèn)、人員職稱職務(wù)級(jí)別浮動(dòng)等信息，人事處應(yīng)制作院內(nèi)統(tǒng)一的“職工人數(shù)及工資總額變動(dòng)表”分別下發(fā)至相關(guān)職能科室，以確保各歸口管理科室執(zhí)行統(tǒng)一的數(shù)據(jù)變動(dòng)表，并且月末和財(cái)務(wù)處進(jìn)行互相對(duì)賬。其次，人事處應(yīng)就每個(gè)月全院工資薪酬發(fā)放總額情況，分析院級(jí)預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度和工資總額的執(zhí)行情況。

（二）財(cái)務(wù)處實(shí)施的控制活動(dòng)

1.財(cái)務(wù)處崗位設(shè)置的控制

根據(jù)內(nèi)控制度不相容崗位相互分離的原則，薪酬錄入人員、薪酬審核人員以及出納崗位應(yīng)分別獨(dú)立設(shè)置。（1）薪酬錄入人員為人事處和財(cái)務(wù)處溝通工作的橋梁，其應(yīng)該在收到人事處下達(dá)的工資調(diào)整清單時(shí)做好交接記錄，然后根據(jù)原始資料清單進(jìn)項(xiàng)工資賬套系統(tǒng)的調(diào)整。（2）薪酬審核人員應(yīng)該根據(jù)原始資料清單來(lái)稽核財(cái)務(wù)處工資賬套，切不可實(shí)施抽查原則，應(yīng)審核人員增減變動(dòng)情況是否屬實(shí)，同時(shí)逐一審核工資項(xiàng)目變動(dòng)情況是否有依據(jù)，通過(guò)審核的控制活動(dòng)，盡量避免因人為失誤所導(dǎo)致的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)失真，進(jìn)而損害員工切身利益。（3）薪酬審核完成之后，應(yīng)該由薪酬錄入人員在工資賬套系統(tǒng)中進(jìn)行“復(fù)核結(jié)賬”，以防其他人篡改數(shù)據(jù)信息。（4）薪酬錄入崗根據(jù)銀行代發(fā)要求生成工資代發(fā)文件，經(jīng)薪酬錄入崗、薪酬審核崗、財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)人、人事處負(fù)責(zé)人和主管院長(zhǎng)以及院長(zhǎng)聯(lián)名簽批后，出納崗位復(fù)核銀行單據(jù)與財(cái)務(wù)工資匯總表確保金額一致后再執(zhí)行銀行支付環(huán)節(jié)。

2.薪酬錄入崗“四位一體”的控制

運(yùn)用現(xiàn)代化思想重新審視薪酬管理的內(nèi)控建設(shè)思路，創(chuàng)建“管理制度化、制度表單化、表單流程化和表單信息化”的新型控制活動(dòng)。（1）管理制度化要求醫(yī)院薪酬內(nèi)控管理制度應(yīng)該落實(shí)在實(shí)際管理過(guò)程中，逐漸從粗獷型管理模式蛻變?yōu)榫?xì)化管理模式，同時(shí)將風(fēng)險(xiǎn)管理的思想納入醫(yī)院的薪酬控制活動(dòng)中。通過(guò)管理制度化實(shí)現(xiàn)降低薪酬管理過(guò)程中存在的風(fēng)險(xiǎn)，降低醫(yī)院的管理成本。（2）制度表單化是指管理專員應(yīng)該根據(jù)預(yù)定的工作流程和風(fēng)險(xiǎn)管控重點(diǎn)制定相應(yīng)的備忘錄文件和電子文檔，這是落實(shí)管理制度流程化和標(biāo)準(zhǔn)化的重要途徑。工資薪酬審核表單應(yīng)重點(diǎn)稽核每個(gè)月人員的變化、每個(gè)月重大事項(xiàng)原始資料（生育津貼或補(bǔ)住房補(bǔ)貼等重大變動(dòng)）的變動(dòng)以及需要分期扣款應(yīng)扣未扣的人員信息備案表（應(yīng)重點(diǎn)體現(xiàn)人員姓名和事項(xiàng)的總金額、已扣金額和未扣金額）。在實(shí)際發(fā)放工資薪酬之前，務(wù)必更新并逐一核實(shí)相關(guān)備忘錄，防止人為失誤造成員工的不必要利益損失。（3）表單流程化是指將非結(jié)構(gòu)化的表單轉(zhuǎn)化為可以嵌入OA 協(xié)同系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化表單，可以有效界定各職能科室之間的職能權(quán)責(zé)。通過(guò)實(shí)現(xiàn)表單流程化，可以有效識(shí)別出風(fēng)險(xiǎn)來(lái)源和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，以切實(shí)可行的表單流程取代原先互相推諉職能不明的流程，然后通過(guò)持續(xù)不斷的優(yōu)化和改進(jìn)，最終實(shí)現(xiàn)薪酬管理的風(fēng)險(xiǎn)控制。（4）表單信息化是指通過(guò)各類信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)流程線上的控制，一方面切實(shí)落實(shí)控制節(jié)點(diǎn)，另一方面通過(guò)“無(wú)紙化”辦公節(jié)約總體行政成本。在登錄薪酬管理系統(tǒng)時(shí)，錄入人員和審核人員應(yīng)獨(dú)立設(shè)置賬戶口令，獨(dú)立崗位設(shè)置互相牽制、互相監(jiān)督，通過(guò)電子賬套完成工資明細(xì)表的基礎(chǔ)錄入和審核工作。此外，針對(duì)部門科室設(shè)置和人員信息字典庫(kù)以及工資浮動(dòng)數(shù)據(jù)，醫(yī)院應(yīng)建立統(tǒng)一的可傳輸信息的數(shù)據(jù)庫(kù)，盡量減少職能科室之間手工傳遞單據(jù)，以防手工書寫不規(guī)范、不清晰導(dǎo)致的信息傳遞有誤。在實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出功能后，財(cái)務(wù)處只需二次確認(rèn)信息無(wú)誤即可，這樣既可以提高辦公效率，又可以減少犯錯(cuò)的可能。為確保職責(zé)清晰，科室之間可通過(guò)留存簽字打印版本存檔以備查閱。

3.定期輪崗制度的控制

根據(jù)內(nèi)控管理制度的要求，財(cái)務(wù)處重點(diǎn)崗位應(yīng)該定期輪崗，以防產(chǎn)生舞弊等不良行為。如果財(cái)務(wù)人員長(zhǎng)期任職于同一個(gè)工作崗位，雖然可以通過(guò)不斷熟悉工作流程來(lái)提高工作效率，但是也會(huì)形成心理上的倦怠、缺乏不斷創(chuàng)新學(xué)習(xí)的內(nèi)驅(qū)力，甚至可能會(huì)全面掌握該崗位的內(nèi)控漏洞以致發(fā)生損害醫(yī)院和職工切實(shí)利益的行為。通過(guò)實(shí)施定期輪崗制度，職工本人不僅可以拓展個(gè)人工作范圍，提升綜合工作能力，也可以為科室梯度建設(shè)儲(chǔ)備合適的人才。此外，因?yàn)樾匠旰怂銔彏楦唢L(fēng)險(xiǎn)重點(diǎn)崗位，該職員和職員親屬的工資績(jī)效等應(yīng)為重點(diǎn)審核事項(xiàng)。為了防止徇私舞弊等行為的發(fā)生，財(cái)務(wù)處應(yīng)該切實(shí)落實(shí)薪酬崗位定期輪崗的內(nèi)控要求，確保醫(yī)院國(guó)有財(cái)產(chǎn)的安全。

四、信息與溝通

信息與溝通是醫(yī)院內(nèi)控管理中重要的基礎(chǔ)，其中每個(gè)環(huán)節(jié)都離不開高效和清晰的信息傳達(dá)，各級(jí)部門之間應(yīng)該形成良好的溝通渠道。從人事辦公系統(tǒng)、薪酬核算系統(tǒng)到財(cái)務(wù)記賬系統(tǒng)之間，不同的信息系統(tǒng)應(yīng)該建立更為緊密的數(shù)據(jù)接口，進(jìn)一步方便數(shù)據(jù)的傳輸，同時(shí)確保各個(gè)系統(tǒng)再次進(jìn)行數(shù)據(jù)核實(shí)工作。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的大背景下，僅僅依賴紙質(zhì)資料完成數(shù)據(jù)的傳遞早已落伍，醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)信息系統(tǒng)的建設(shè)，創(chuàng)建更加高效的溝通渠道，同時(shí)也可以將內(nèi)控手段內(nèi)嵌至業(yè)務(wù)流程中。

五、內(nèi)部監(jiān)督

薪酬支付的內(nèi)部監(jiān)督作為內(nèi)控管理措施的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，同樣是最重要的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。監(jiān)督手段可以主要分為兩大類，一方面為來(lái)自員工的直接監(jiān)督，另一方面為來(lái)自審計(jì)等部門的間接監(jiān)督，以及工會(huì)代表大會(huì)的監(jiān)督職能。每個(gè)月職工在收到工資條之后，都會(huì)對(duì)自己的工資情況進(jìn)行進(jìn)一步核實(shí)與監(jiān)督，甚至?xí)c同事之間進(jìn)行橫向?qū)Ρ?，如此透明化的管理就是員工直接監(jiān)督的最有力保障。與此同時(shí)，作為更加具備專業(yè)能力的審計(jì)和紀(jì)檢監(jiān)督部門同樣應(yīng)該充分發(fā)揮其作用，對(duì)薪酬發(fā)放的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施專項(xiàng)審計(jì)，切實(shí)落實(shí)內(nèi)審的重要職能作用，促進(jìn)醫(yī)院加強(qiáng)資源的有效利用。工會(huì)代表大會(huì)制度要求規(guī)定時(shí)間段全院公布相關(guān)醫(yī)護(hù)和職能管理部門的平均薪酬水平，通過(guò)充分的公開管理制度進(jìn)一步完成監(jiān)督職責(zé)，保護(hù)全體職工切身利益。

結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院內(nèi)部控制建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜且艱巨的工作，高效穩(wěn)定且可操作的內(nèi)控體系建設(shè)必然會(huì)增強(qiáng)醫(yī)院整體管理水平。醫(yī)院職工薪酬的發(fā)放是涉及每一位職工切身利益的重要且頻繁的事件，建立一套高效且準(zhǔn)確的內(nèi)控管理制度，創(chuàng)造一個(gè)公平和公正的內(nèi)部工作環(huán)境，是預(yù)防舞弊和貪污的有力手段，也是醫(yī)院在醫(yī)療改革大背景下可以健康全面發(fā)展的重要保障。