高校財務(wù)智能化建設(shè)初探

孫運(yùn)莉

（作者單位：山東電子職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

近年來，隨著高等教育改革的推動，高校資金量、業(yè)務(wù)量越來越大，這對高校財務(wù)管理提出了更高的要求。一般來說，高校財務(wù)有兩大功能：一是規(guī)范、合理使用資金，提高經(jīng)費(fèi)使用績效，提供財務(wù)決策支持；二是為師生提供良好的財務(wù)服務(wù)，包括及時準(zhǔn)確地報銷經(jīng)費(fèi)、在財務(wù)規(guī)定范圍內(nèi)答疑解惑等。而目前的財務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)無法滿足高校財務(wù)管理需求，推動財務(wù)智能化建設(shè)勢在必行。

一、高校財務(wù)智能化動因

（一）財務(wù)智能化可以大幅提高工作效率

高校財務(wù)有以下特點(diǎn)：第一，財務(wù)報銷流程瑣碎復(fù)雜。財務(wù)報銷需要經(jīng)過經(jīng)費(fèi)申請、粘貼票據(jù)、填制報銷單、簽批、報送等程序，流程煩瑣，極易出錯。第二，報銷簽批費(fèi)時費(fèi)力。從報銷人的角度看，經(jīng)費(fèi)報銷需要根據(jù)財務(wù)規(guī)定找所在部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人甚至校領(lǐng)導(dǎo)簽批，需要多次往返奔波；從簽批人的角度看，其需要隨時在辦公室里應(yīng)對眾多需要簽字的人員，嚴(yán)重影響自身日常工作[1]。第三，財務(wù)人員工作壓力大。高校資金量大，報銷業(yè)務(wù)多，財務(wù)人員需要對每份單據(jù)逐一檢查核實，還要對發(fā)票進(jìn)行查驗認(rèn)證，無法兼顧報銷業(yè)務(wù)的及時性和準(zhǔn)確性。

針對高校財務(wù)工作特點(diǎn)，傳統(tǒng)財務(wù)系統(tǒng)處理業(yè)務(wù)會耗費(fèi)大量時間和人力資源，而財務(wù)智能化系統(tǒng)可以自動處理一些重復(fù)性工作，節(jié)省時間和成本，提高高校財務(wù)工作效率和準(zhǔn)確性。

（二）財務(wù)智能化是全面預(yù)算管理的保障

實施全面預(yù)算管理是實現(xiàn)教育現(xiàn)代化、優(yōu)化教育資源配置的重要舉措。但是，這一舉措在落實過程中出現(xiàn)了諸多問題。全面預(yù)算管理涉及學(xué)校各個業(yè)務(wù)部門的具體業(yè)務(wù)項目，單靠財務(wù)部門難以建立可行的績效評價指標(biāo)體系，進(jìn)而導(dǎo)致評價結(jié)果缺乏有效性，教職工對績效評價工作不積極，績效評價工作難以推進(jìn)。完善的預(yù)算管理一方面需要覆蓋學(xué)校所有資金，另一方面必須貫穿資金預(yù)算全過程，包括預(yù)算編制、執(zhí)行、監(jiān)督、評價等。傳統(tǒng)財務(wù)系統(tǒng)無法達(dá)到全面預(yù)算管理的技術(shù)要求，只有通過財務(wù)智能化建設(shè)，將學(xué)校財務(wù)系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、業(yè)財融合，才能實現(xiàn)高質(zhì)量的全面預(yù)算管理。

（三）財務(wù)智能化是財會監(jiān)管的基礎(chǔ)

隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大和資金量的增加，監(jiān)管部門對高校財務(wù)管理的要求越來越嚴(yán)格。由于高校資金量大、涉及的項目類型多，有些監(jiān)管要求很難在實際工作中落實。通過智能化轉(zhuǎn)型可以提高財務(wù)管理的透明度和精細(xì)化程度，方便監(jiān)管部門對高校財務(wù)狀況進(jìn)行監(jiān)督和審查，減少財務(wù)違規(guī)風(fēng)險。例如，將內(nèi)控與審批的關(guān)鍵點(diǎn)嵌入系統(tǒng)，將高校票據(jù)信息系統(tǒng)與稅務(wù)系統(tǒng)、審計系統(tǒng)等互聯(lián)，實現(xiàn)對整個財務(wù)業(yè)務(wù)流程的實時監(jiān)控。

二、高校財務(wù)智能化應(yīng)用場景

（一）財務(wù)服務(wù)智能化

1.智能財務(wù)咨詢

高校財務(wù)的一項重要工作內(nèi)容就是做好財務(wù)咨詢服務(wù)，也就是回答師生關(guān)于經(jīng)費(fèi)報銷、薪酬發(fā)放、學(xué)費(fèi)繳納等的業(yè)務(wù)咨詢問題。由于學(xué)校人員數(shù)量眾多，財務(wù)人員往往要通過電話、微信等重復(fù)回答同樣的問題，耗費(fèi)時間和精力，影響自身日常業(yè)務(wù)推進(jìn)。而運(yùn)用自然語言處理、機(jī)器學(xué)習(xí)、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)手段可以搭建全天候智能咨詢平臺，隨時為師生提供精準(zhǔn)化、個性化服務(wù)。

2.智能財務(wù)報賬

傳統(tǒng)財務(wù)報賬流程耗時較長，報銷人要將原始單據(jù)整理粘貼，并線上填寫報銷單，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)處、校領(lǐng)導(dǎo)審批后，將原始單據(jù)和報銷單送至財務(wù)處。財務(wù)處對單據(jù)抬頭、金額等進(jìn)行逐一檢查并驗真，確認(rèn)材料完整無誤后進(jìn)行支付。整個過程煩瑣費(fèi)時，且極易出錯。而智能財務(wù)報賬可以提供原始單據(jù)智能識別、報銷單智能填報、線上審批、自動支付等全過程智能化報銷服務(wù)，實現(xiàn)“智能化、全線上、零接觸”報銷，極大地提高工作效率。具體來說，報銷人通過手機(jī)將原始發(fā)票拍照上傳，使用光學(xué)字符識別（Optical Character Recognition，OCR）技術(shù)對其進(jìn)行智能識別，經(jīng)過稅務(wù)電子發(fā)票系統(tǒng)一鍵認(rèn)證后自動生成報銷單據(jù)[2]。相關(guān)負(fù)責(zé)人審批完報銷單后，通過網(wǎng)銀進(jìn)行費(fèi)用支付。

（二）財務(wù)會計智能化

1.賬務(wù)處理智能化

賬務(wù)處理工作規(guī)則性強(qiáng)、重復(fù)率高、業(yè)務(wù)量大，可以使用機(jī)器人流程自動化（Robotic Process Automation，RPA）實現(xiàn)自動化處理。具體來說，審批完成后的報銷單轉(zhuǎn)入財務(wù)核算系統(tǒng)，RPA 通過影像識別功能采集單據(jù)影像中所包含的信息，根據(jù)核算規(guī)則自動生成對應(yīng)憑證，并完成憑證打印。期末，賬務(wù)處理模塊與其他互聯(lián)的系統(tǒng)模塊對賬，對賬通過后自動結(jié)賬，并根據(jù)設(shè)置的報表生成規(guī)則生成財務(wù)報表和附注。使用RPA 和機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)實現(xiàn)財務(wù)處理的全流程自動化，可以減少人為差錯、提高工作效率[3]。

2.會計檔案管理智能化

2020 年3 月，財政部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，其中指出電子會計檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力，除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，電子會計檔案可不再以紙質(zhì)形式保存。隨著電子政務(wù)的發(fā)展和電子票據(jù)的普及，會計檔案云存儲成為高校財務(wù)智能化發(fā)展的必然路徑。通過建立智能電子檔案系統(tǒng)，可以將財務(wù)憑證與其附件智能互聯(lián)，通過線上方式快速高效地查詢所需信息，有效規(guī)避紙質(zhì)憑證查詢不便的問題。

3.管理會計智能化

管理會計是利用財務(wù)信息來支持管理決策和業(yè)務(wù)運(yùn)營的會計學(xué)科，它強(qiáng)調(diào)業(yè)財融合，在單位管理、決策、風(fēng)控等方面發(fā)揮了重要作用。本文主要從預(yù)算管理、風(fēng)險管控、決策分析三方面探討管理會計智能化應(yīng)用場景。

（1）智能預(yù)算管理。高校通過智能預(yù)算管理，可以做到對全面預(yù)算的事前精準(zhǔn)測算、事中有效監(jiān)控、事后客觀評價。編制預(yù)算時，可以比對資產(chǎn)系統(tǒng)中的存量資產(chǎn)和采購需求，避免重復(fù)購置；智能檢索預(yù)算編制方針政策，降低違規(guī)風(fēng)險。執(zhí)行預(yù)算時，建立智能監(jiān)測系統(tǒng)，可以自動追蹤各項預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度、資金支付情況，對偏差較大的項目及時予以反饋并分析原因。在進(jìn)行預(yù)算評價時，可以根據(jù)系統(tǒng)預(yù)設(shè)的評價體系自動生成評價報告，根據(jù)評價報告分析當(dāng)年預(yù)算編制與預(yù)算執(zhí)行情況，并根據(jù)評價結(jié)果調(diào)整下一年度預(yù)算編制。

（2）智能風(fēng)險管控。智能風(fēng)險管控是一種基于人工智能的風(fēng)險管理方法，通過對海量數(shù)據(jù)的收集、挖掘和分析，實現(xiàn)對組織內(nèi)部潛在風(fēng)險的識別、預(yù)警和控制。其主要目標(biāo)是提高風(fēng)險識別和反應(yīng)速度，減少風(fēng)險帶來的損失和影響。智能風(fēng)險管控應(yīng)用到高校領(lǐng)域，具體來說就是對學(xué)校財務(wù)管理制度、崗位設(shè)置等進(jìn)行智能風(fēng)險評估和控制。高?？稍谕獠孔稍儥C(jī)構(gòu)的協(xié)助下收集數(shù)據(jù)，并結(jié)合學(xué)校工作中心、科研教學(xué)目標(biāo)識別、梳理、提煉風(fēng)險內(nèi)容，形成高校風(fēng)險數(shù)據(jù)庫。在此基礎(chǔ)上，將各風(fēng)險點(diǎn)嵌入智能財務(wù)系統(tǒng)，并借助智能搜索、數(shù)據(jù)分析等手段進(jìn)行風(fēng)險等級評估，自動進(jìn)行財務(wù)風(fēng)險預(yù)警，以便及時采取相應(yīng)的風(fēng)險管理措施。

（3）智能決策分析。智能決策采用人工智能相關(guān)算法、模型、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)來處理大型數(shù)據(jù)集，提供預(yù)測、優(yōu)化和建議服務(wù)，從而幫助人們制定最佳的業(yè)務(wù)戰(zhàn)略和方案。具體來說，應(yīng)用聯(lián)機(jī)分析處理（Online Analytical Processing，OLAP）技術(shù)，通過“拖、拉、拽”等方式，對數(shù)據(jù)進(jìn)行可視化展示、立體化分析，并生成各種圖表報告，為管理者提供直觀準(zhǔn)確的決策信息和數(shù)據(jù)支撐。財務(wù)機(jī)器人通過對相關(guān)工作進(jìn)行梳理分類，對數(shù)據(jù)進(jìn)行計算，分析相關(guān)性以及數(shù)據(jù)之間的內(nèi)在聯(lián)系，給出決策方案建議[4]。

高校智能財務(wù)的應(yīng)用場景非常廣泛，從財務(wù)咨詢、會計核算到預(yù)算編制、決策分析等都可以實現(xiàn)自動化、智能化。它可以替代人工，將財務(wù)人員從煩瑣、重復(fù)的工作中解放出來，投入更具創(chuàng)造性、更有價值的工作。

三、高校財務(wù)智能化建設(shè)現(xiàn)狀

高校財務(wù)信息化可分為會計電算化、財務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、財務(wù)集成化、財務(wù)智能化4 個發(fā)展階段。各個學(xué)校所處的發(fā)展階段并不相同，部分高校已開始探索和實踐智能財務(wù)，通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)、人工智能等來提高財務(wù)管理效率和精度，并取得了一定成效，但多數(shù)高校仍缺乏相關(guān)經(jīng)驗和技術(shù)基礎(chǔ)。整體來看，高校財務(wù)智能化建設(shè)尚處于起步階段，在探索智能化建設(shè)的過程中取得了一定成果，但也逐漸顯現(xiàn)出諸多問題。

（一）缺少頂層設(shè)計

高校前期建設(shè)缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，職能部門各行其是，自行建設(shè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)。而不同系統(tǒng)軟件之間并不兼容，各部門數(shù)據(jù)無法直接有效傳遞，有些部門甚至將數(shù)據(jù)視為私有資源，限制共享，造成高校內(nèi)部的“信息孤島”現(xiàn)象。暢通的信息交流平臺是進(jìn)行財務(wù)智能化建設(shè)的基礎(chǔ)，“信息孤島”嚴(yán)重阻礙了高校財務(wù)智能化建設(shè)進(jìn)程。

（二）資金投入不足

在高校發(fā)展過程中，從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、教學(xué)科研、師資培訓(xùn)到教學(xué)條件改善等都需要投入大量資金。近些年，受國際形勢、全球疫情等影響，國家財政形勢有所變化，過緊日子成為預(yù)算管理長期堅持的基本方針。財政審批部門對高校財政資金的使用要求越來越高，要求優(yōu)化資金配置，提高資金使用效益[5]。在此背景下，財政部門對各單位財政資金的審批趨緊，而高校自身又很難有其他途徑的創(chuàng)收項目，對財務(wù)智能化建設(shè)的資金投入力度有限。

（三）存在數(shù)據(jù)安全風(fēng)險

數(shù)據(jù)共享是財務(wù)智能化建設(shè)的前提。財務(wù)共享服務(wù)模式下必然涉及海量數(shù)據(jù)信息。目前，高校數(shù)據(jù)安全防護(hù)體系尚不完善，高校面臨敏感信息泄露、惡意竄改、黑客攻擊、病毒感染等安全隱患。這些風(fēng)險可能源于技術(shù)漏洞、內(nèi)部員工操作失誤、外部攻擊等多種因素，會對高校的教學(xué)、科研和管理活動產(chǎn)生潛在威脅與損害。

（四）缺少財務(wù)信息化人才

財務(wù)信息化人才是指具備財務(wù)知識和信息化技能的專業(yè)人士，他們能夠?qū)⑿畔⒓夹g(shù)應(yīng)用于財務(wù)管理、財務(wù)分析等方面，幫助高校實現(xiàn)財務(wù)數(shù)字化、自動化和智能化。財務(wù)信息化人才通常擁有會計和信息技術(shù)等相關(guān)專業(yè)背景，熟悉財務(wù)軟件和數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)分析等技術(shù)和工具，在財務(wù)智能化建設(shè)中主要負(fù)責(zé)智能應(yīng)用和財務(wù)需求的對接。財務(wù)智能化建設(shè)的逐步推進(jìn)，對財務(wù)信息化人才要求越來越高，目前相關(guān)專業(yè)教育和培訓(xùn)對人才的供給已經(jīng)無法滿足市場需求。

四、對高校財務(wù)智能化建設(shè)的建議

（一）總體布局，建設(shè)智慧校園

從戰(zhàn)略角度高度重視高校財務(wù)智能化建設(shè)，將財務(wù)智能化融入高校整體的智慧校園建設(shè)。首先，要結(jié)合高校實際情況和特點(diǎn)規(guī)劃建設(shè)方案，形成智慧校園基本藍(lán)圖。這可以通過咨詢專家、第三方等手段實現(xiàn)。其次，校領(lǐng)導(dǎo)層要充分溝通并共同制訂實施方案，協(xié)調(diào)各部門實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的整合對接，消除“業(yè)務(wù)孤島”“信息孤島”現(xiàn)象。這對部門間的交流、協(xié)同提出了更高的要求，需要領(lǐng)導(dǎo)層統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、教職工積極配合，共同推動實現(xiàn)信息共享。最后，財務(wù)智能化建設(shè)需要充足的資金支持，由此高校需要提升對財務(wù)智能化建設(shè)的重視程度，優(yōu)先保障財務(wù)智能化建設(shè)資金需求。

（二）增強(qiáng)風(fēng)險意識，保障數(shù)據(jù)安全

財務(wù)數(shù)據(jù)存儲在云端，極易受到來自內(nèi)外部的各種威脅。數(shù)據(jù)安全關(guān)系到財務(wù)服務(wù)的可用性、連續(xù)性，因此高校要高度重視數(shù)據(jù)安全問題。一是完善數(shù)據(jù)安全防護(hù)體系。要加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)防護(hù)體系，保障數(shù)據(jù)在合法合規(guī)的范圍內(nèi)有序流動，確保數(shù)據(jù)不丟失、不泄露、不被竄改、可追溯和隱私合規(guī)[6]。具體來說，要對財務(wù)數(shù)據(jù)及時備份、多地存儲，安裝防火墻，及時修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞等。二是做好內(nèi)部防護(hù)。高校要對單位內(nèi)部系統(tǒng)設(shè)置登錄認(rèn)證和訪問控制，同時對員工進(jìn)行數(shù)據(jù)安全意識培訓(xùn)，確保員工妥善保管內(nèi)部信息。三是做好數(shù)據(jù)安全審計工作。高校要對系統(tǒng)安全情況進(jìn)行評估、記錄，做好隱患排查、漏洞修補(bǔ)等工作，確保數(shù)據(jù)環(huán)境處于安全狀態(tài)。

（三）加強(qiáng)信息系統(tǒng)培訓(xùn)，提高業(yè)財融合能力

財務(wù)智能化建設(shè)對財務(wù)人員的要求從傳統(tǒng)的核算型向復(fù)合型轉(zhuǎn)變。目前，高校財務(wù)人員專業(yè)水平普遍較高，但局限于財務(wù)相關(guān)領(lǐng)域。隨著數(shù)字化平臺建設(shè)的推進(jìn)和業(yè)財融合的開展，高校各部門業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)等都與財務(wù)業(yè)務(wù)處理日益緊密。因此，應(yīng)提高財務(wù)人員業(yè)財融合能力和信息化平臺使用水平。一方面，要加強(qiáng)財務(wù)人員培訓(xùn)?？梢匝埖谌叫畔⑾到y(tǒng)公司的專業(yè)人士或熟悉系統(tǒng)使用方法的財務(wù)信息化人員來高校開展培訓(xùn)，使財務(wù)人員掌握和熟知各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)，了解系統(tǒng)的數(shù)據(jù)來源、操作方法、功能特點(diǎn)等，從而加深對業(yè)務(wù)的理解。另一方面，高校應(yīng)提高復(fù)合型人才的待遇，積極引進(jìn)具有財務(wù)和信息化雙重背景的高水平人才，為高校智能財務(wù)建設(shè)提供充足的人才儲備。