我國(guó)省級(jí)疾控中心檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究

文/中國(guó)疾病預(yù)防控制中心 耿云霞 孫建軍 劉千秋；中國(guó)疾病預(yù)防控制中心傳染病預(yù)防控制所 鄭敏

疾病預(yù)防控制中心檔案是疾控工作者為防止疾病傳播流行、增進(jìn)人民身心健康，在相關(guān)科學(xué)和技術(shù)活動(dòng)中長(zhǎng)期積累的資料。檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是疾病預(yù)防控制工作的重要組成部分，疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)在長(zhǎng)期的疾病預(yù)防、控制、監(jiān)測(cè)、實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)、健康教育與促進(jìn)、突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置、科研教學(xué)工作中產(chǎn)生了大量的檔案資料，客觀真實(shí)地反映了疾控機(jī)構(gòu)的發(fā)展歷程，是疾控機(jī)構(gòu)的重要信息資源，在實(shí)際工作中具有很大的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值。同時(shí)，疾控機(jī)構(gòu)在應(yīng)對(duì)各類(lèi)傳染病及慢性非傳染病工作中產(chǎn)生了大量重要的檔案資料，是疾控系統(tǒng)依法履行職責(zé)的重要載體，是指導(dǎo)全國(guó)各地傳染病及慢性非傳染病防控工作的重要依據(jù)，也是重要的歷史資料，直接關(guān)系到人民健康和生命安全，積極做好疾控檔案的收集整理和服務(wù)利用工作，對(duì)于公共衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展具有重要意義。

本文通過(guò)組織全國(guó)各省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市、新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)共37家疾病預(yù)防控制中心檔案專(zhuān)業(yè)管理人員設(shè)計(jì)調(diào)查問(wèn)卷，對(duì)全國(guó)省級(jí)疾控中心檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查，從機(jī)構(gòu)和人員基本情況、檔案收集和整理情況、檔案保管情況、檔案信息化建設(shè)情況四個(gè)方面進(jìn)行調(diào)研，全面掌握了我國(guó)省級(jí)疾控系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題。同時(shí)梳理了中國(guó)疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作現(xiàn)狀，并結(jié)合省級(jí)疾控中心檔案工作的短板，提出提高疾控系統(tǒng)檔案管理效能的有效措施，為推進(jìn)我國(guó)疾控檔案管理事業(yè)的發(fā)展提供理論依據(jù)。

一、資料與方法

（一）問(wèn)卷設(shè)計(jì)。采用省級(jí)疾控中心檔案管理工作調(diào)查表，經(jīng)過(guò)文獻(xiàn)檢索參考和專(zhuān)家評(píng)議，確定設(shè)置為25題，為半開(kāi)放式，分4個(gè)方面：機(jī)構(gòu)和人員情況、檔案收集整理情況、檔案保管情況、檔案信息化建設(shè)情況。同時(shí)，設(shè)置檔案收集和整理過(guò)程中存在的主要問(wèn)題、檔案利用和宣傳工作中存在的主要問(wèn)題、檔案信息化工作中存在的主要問(wèn)題3個(gè)開(kāi)放式題目。

（二）問(wèn)卷發(fā)放范圍。問(wèn)卷發(fā)放至22個(gè)省級(jí)疾控中心、5個(gè)自治區(qū)疾控中心、4個(gè)直轄市疾控中心、5個(gè)計(jì)劃單列市（大連市、青島市、寧波市、深圳市、廈門(mén)市）疾控中心及新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)疾控中心，共37家，由各疾控中心檔案管理員填寫(xiě)問(wèn)卷。最終問(wèn)卷有效回收率為100%。

二、結(jié)果

（一）機(jī)構(gòu)和人員基本情況。37家疾控中心有32家疾控中心的檔案管理部門(mén)為辦公室，占86%；有3家疾控中心的檔案管理部門(mén)為網(wǎng)絡(luò)信息管理部門(mén)；其余2家疾控中心的檔案管理部門(mén)為黨政群工作部和科教科。截至2022年12月，省級(jí)疾控中心檔案管理工作人員均為專(zhuān)職人員的有14家，占37.84%，專(zhuān)職工作人員平均為1～2名；檔案管理工作人員均為兼職人員的有10家，占27.03%，其中檔案管理部門(mén)設(shè)置1～2名兼職檔案管理員，各業(yè)務(wù)處室設(shè)置1名檔案管理員。檔案管理工作人員專(zhuān)、兼職人員均有的為13家，占35.14%。專(zhuān)職檔案管理員的最高學(xué)歷為碩士研究生的有7家，23家疾控中心檔案管理專(zhuān)職人員的最高學(xué)歷為本科，占62.16%；專(zhuān)職檔案管理員的最高學(xué)歷為專(zhuān)科及以下的有7家，占2.7%。48.65%的疾控中心檔案管理員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)不能達(dá)到一年1次；32.43%的疾控中心檔案管理員一年參加1次培訓(xùn)；另外有7家疾控中心檔案管理員每年參加1次以上培訓(xùn)，占18.92%。問(wèn)卷結(jié)果顯示，省級(jí)檔案管理職能工作歸口辦公室管理，由辦公室牽頭負(fù)責(zé)，各部門(mén)協(xié)調(diào)配合共同完成檔案歸檔工作。省級(jí)疾控中心檔案管理工作缺乏專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，專(zhuān)職檔案員配備率低，多為兼職。檔案管理專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍缺乏是省級(jí)疾控中心檔案管理工作的普遍現(xiàn)狀，工作人員多為非檔案學(xué)相關(guān)專(zhuān)業(yè)。

（二）檔案收集整理情況。文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表是指導(dǎo)本單位本部門(mén)進(jìn)行檔案管理的重要制度，需要根據(jù)本單位職能和業(yè)務(wù)進(jìn)行不斷修訂。截至2022年12月，62.16%的疾控中心制定了本單位的文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表，且根據(jù)工作情況不斷更新；有12家疾控中心已制定本單位的文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表，但沒(méi)有根據(jù)工作情況進(jìn)行更新，占32.43%；另外2家疾控中心未制定文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表，占5.41%。72.97%的疾控中心收集檔案的方式為各部門(mén)收集整理后移交檔案部門(mén)，有1家疾控中心檔案由各部門(mén)分別保管，只向檔案管理部門(mén)移交目錄，有4家疾控中心檔案由各部門(mén)分別保管，檔案、目錄均不移交。37家疾控中心在問(wèn)卷中反饋當(dāng)前檔案收集、整理過(guò)程中存在的主要問(wèn)題有：對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不足；檔案管理專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員缺乏，多為兼職人員；相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)的缺位導(dǎo)致檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力不強(qiáng)；檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，各業(yè)務(wù)處室兼職檔案管理人員變動(dòng)頻繁，工作交接和指導(dǎo)不清晰，導(dǎo)致歸檔工作延誤；檔案管理信息化程度不高，歸檔效率低；對(duì)疾控系統(tǒng)的文件資料歸檔范圍和保管期限以及密級(jí)劃定缺乏專(zhuān)業(yè)詳細(xì)的規(guī)范，導(dǎo)致兼職管理員對(duì)于管理期限劃定不規(guī)范等。

（三）檔案保管情況。29家單位能做到檔案庫(kù)房、閱覽室、辦公室“三分開(kāi)”，占78.38%，有1家疾控中心沒(méi)有檔案庫(kù)房，14家疾控中心檔案庫(kù)房數(shù)量為1間，10家疾控中心檔案庫(kù)房為2間，另外12家疾控中心有3間以上檔案庫(kù)房。4家疾控中心的檔案庫(kù)房面積少于50㎡，15家疾控中心的檔案庫(kù)房面積為60～100㎡，13家疾控中心的檔案庫(kù)房面積為110～150㎡，3家疾控中心的檔案庫(kù)房面積為180～200㎡，另外1家疾控中心的檔案庫(kù)房面積為270㎡。86.49%的疾控中心檔案存放裝具為密集架，另外13.51%的疾控中心檔案存放裝具為檔案柜。1家疾控中心不具備防盜的安全措施，2家疾控中心不具備防火措施；70.27%的疾控中心檔案室配備溫濕度控制設(shè)備，67.57%的疾控中心做到防塵和防有生物，達(dá)到防光、防鼠要求的單位分別占81.08%和78.38%。結(jié)果顯示，省級(jí)疾控中心檔案管理硬件設(shè)施配備有待提高，要做到檔案庫(kù)房專(zhuān)人專(zhuān)用，落實(shí)“三鐵一器”，做好“八防”措施是保障檔案安全的基本條件。省級(jí)疾控中心在檔案庫(kù)房管理工作投入不足，檔案庫(kù)房管理制度落實(shí)不到位，不利于檔案的綜合管理和利用。其中，只有1家疾控中心未建立檔案接收、移出、保管、利用等情況的統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，19家疾控中心對(duì)已超過(guò)保管期限檔案進(jìn)行了鑒定和銷(xiāo)毀工作，占51.35%，另外18家疾控中心對(duì)已超過(guò)保管期限檔案未進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀工作。省級(jí)疾控中心基本實(shí)現(xiàn)檔案臺(tái)賬管理，對(duì)超過(guò)保管期限檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀工作還需進(jìn)一步加強(qiáng)。

（四）檔案信息化建設(shè)情況。截至2022年12月，19家疾控中心檔案管理實(shí)現(xiàn)了信息化，占51.35%，另外18家單位未實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理；19家單位中有8家單位在2012年前實(shí)現(xiàn)了信息化，并啟用檔案管理軟件；10家單位的檔案管理軟件應(yīng)用方式為單機(jī)應(yīng)用，另外9家單位采用網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用形式進(jìn)行檔案管理，只有1家單位將檔案管理功能模塊嵌入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）；8家檔案管理系統(tǒng)塊與辦公系統(tǒng)通過(guò)接口連接，10家檔案管理系統(tǒng)塊與辦公系統(tǒng)相互獨(dú)立。15家疾控中心對(duì)本單位產(chǎn)生的電子公文進(jìn)行歸檔。省級(jí)疾控中心在問(wèn)卷中反饋，目前檔案信息化工作存在的主要問(wèn)題有以下方面：缺少相應(yīng)經(jīng)費(fèi)支持；缺少檔案和信息專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員指導(dǎo)；現(xiàn)有系統(tǒng)老舊，不能滿(mǎn)足目前的檔案管理工作；對(duì)保密性的要求限制了單位檔案信息化的進(jìn)程。問(wèn)卷結(jié)果顯示省級(jí)疾控中心檔案電子化、信息化水平不高，檔案管理系統(tǒng)與本單位辦公系統(tǒng)的銜接不強(qiáng)，影響檔案管理工作的效率。

三、中國(guó)疾病預(yù)防控制中心檔案管理現(xiàn)狀

（一）制度建設(shè)方面。加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)。制度是指導(dǎo)檔案管理工作的基礎(chǔ)，是提高管理效能效率的基本條件。中國(guó)疾病預(yù)防控制中心制定了《文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》，對(duì)本單位32個(gè)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)在職能活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行了細(xì)致的歸類(lèi)，對(duì)文件的歸檔范圍和保管期限作出明確規(guī)定，指導(dǎo)本單位檔案管理工作有序開(kāi)展。對(duì)突發(fā)傳染病防控工作檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)為本處室的歸檔工作責(zé)任人，并對(duì)歸檔范圍進(jìn)行詳細(xì)梳理，保障突發(fā)傳染病防控工作檔案的有效收集，對(duì)今后開(kāi)展工作考察、落實(shí)研究、經(jīng)驗(yàn)借鑒具有重要意義。

（二）人才隊(duì)伍建設(shè)方面。加大人才培養(yǎng)力度，組建檔案管理專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)。人才是檔案管理的基石，是提高單位檔案管理水平的關(guān)鍵。中國(guó)疾病預(yù)防控制中心（簡(jiǎn)稱(chēng)“中心”）在辦公室設(shè)置檔案管理專(zhuān)職人員，32個(gè)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)分別設(shè)置1名兼職檔案員，信息中心設(shè)置檔案管理系統(tǒng)小組。在中心辦公室專(zhuān)職檔案管理人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本處室檔案收集整理工作，信息中心定時(shí)完成檔案電子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理，全中心檔案管理員共同完成每年度的電子檔案及紙質(zhì)檔案的歸檔工作，壓實(shí)工作責(zé)任，提高工作效率。中心每年舉辦2次檔案管理人員培訓(xùn)班，邀請(qǐng)檔案管理專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行講解，同時(shí)對(duì)中心檔案管理制度和檔案管理系統(tǒng)使用做統(tǒng)一培訓(xùn)，鼓勵(lì)檔案管理員參加國(guó)家檔案局舉辦的專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)班，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能，推動(dòng)中心檔案管理工作有序進(jìn)行。

（三）檔案信息化建設(shè)方面。中國(guó)疾病預(yù)防控制中心在2010年11月搭建起辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA），2010年前的檔案材料掃描后錄入單機(jī)版查詢(xún)系統(tǒng)，2010年11月后的文書(shū)材料實(shí)現(xiàn)了電子化，同時(shí)搭建檔案管理信息系統(tǒng)并與OA系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，中心全部文書(shū)材料在年底集中進(jìn)入檔案管理信息系統(tǒng)，在線(xiàn)進(jìn)行文書(shū)檔案的鑒定和整理工作，其余紙質(zhì)檔案錄入檔案系統(tǒng)后將紙質(zhì)版移交辦公室入庫(kù)管理。2015年至今，中心不斷優(yōu)化更新檔案管理系統(tǒng)，提高了中心檔案管理現(xiàn)代化水平與檔案歸檔效率，同時(shí)提升了檔案利用率。目前，中心著力推進(jìn)聲像檔案電子化，制定聲像檔案的管理制度與歸檔范圍，對(duì)聲像檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理；做好聲像檔案的收集工作，要變被動(dòng)收集為主動(dòng)收集，最大限度地發(fā)揮聲像檔案在中心發(fā)展的重要作用。

四、疾控系統(tǒng)檔案管理問(wèn)題和建議

（一）提高重視程度，建立健全疾控檔案管理制度。健全檔案管理制度是檔案管理工作規(guī)范化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)。目前，疾控系統(tǒng)對(duì)檔案的收集歸檔工作及后續(xù)的利用工作重視程度不足，不能認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)疾病預(yù)防控制的重要作用。檔案管理的規(guī)章制度更新不及時(shí)，導(dǎo)致檔案收集內(nèi)容不全面，利用率不高，檔案利用環(huán)節(jié)成為整個(gè)系統(tǒng)檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。疾控系統(tǒng)只有對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善和更新，建立檔案管理工作的責(zé)任制度，明確檔案管理部門(mén)主要任務(wù)，多部門(mén)協(xié)調(diào)配合，健全檔案管理的規(guī)章和準(zhǔn)則，結(jié)合《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)及指導(dǎo)意見(jiàn)，制訂和修訂疾病預(yù)防控制系統(tǒng)檔案管理相關(guān)制度，樹(shù)立“依法管理檔案”的觀念，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的支持力度，落實(shí)檔案管理工作人員的職責(zé)，大力宣傳檔案管理工作重要性，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，才能推動(dòng)整個(gè)疾控系統(tǒng)檔案管理工作更加有序、規(guī)范和科學(xué)地進(jìn)行，從而全面推動(dòng)我國(guó)疾病預(yù)防控制檔案管理工作的發(fā)展。

（二）重視招聘和培訓(xùn)，加快檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)。省級(jí)疾控中心缺乏檔案管理的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，且檔案管理員多為兼職或其他專(zhuān)業(yè)專(zhuān)職，工作經(jīng)驗(yàn)不足，專(zhuān)業(yè)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能匱乏，對(duì)于檔案管理的主動(dòng)性和積極性不高。由于省級(jí)疾控中心檔案管理人員進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)較少，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，不能滿(mǎn)足目前疾控系統(tǒng)檔案管理的需求，歸檔工作處于應(yīng)付和被動(dòng)狀態(tài)，工作質(zhì)量有待提高。因此，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，重視檔案管理信息化技能培訓(xùn)，通過(guò)定期開(kāi)展各類(lèi)技能培訓(xùn)，進(jìn)一步提升其崗位勝任力，提高檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和綜合業(yè)務(wù)能力。同時(shí)，積極引入專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，為檔案管理工作奠定人力基礎(chǔ)，將歸檔工作和檔案利用工作落實(shí)到位，也是提高檔案管理質(zhì)量的必要舉措。

（三）提升硬件設(shè)施條件，提高疾控檔案信息化水平。在當(dāng)前信息化建設(shè)深度融合發(fā)展的時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的管理手段和方式已經(jīng)不能有效滿(mǎn)足疾控系統(tǒng)檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求，需要將信息化技術(shù)更加深入、更加全面地融入檔案管理的全過(guò)程，提升疾控系統(tǒng)檔案管理工作的水平。疾控系統(tǒng)檔案管理工作具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，特別是實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理后，對(duì)相關(guān)人員有了更高的要求。專(zhuān)項(xiàng)資金和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的缺乏導(dǎo)致省級(jí)疾控中心檔案信息化程度不高，只有少數(shù)省級(jí)疾控中心實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化管理。但檔案信息化設(shè)備相對(duì)陳舊，不能滿(mǎn)足疾控檔案現(xiàn)代化管理要求。因此，加大對(duì)檔案管理信息化的資金和人力建設(shè)，健全各類(lèi)檔案管理硬件設(shè)施和設(shè)備，全面優(yōu)化、改進(jìn)檔案管理工作，積極推進(jìn)歷史檔案數(shù)字化工作并加快推進(jìn)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)工作，將管理的設(shè)備和基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行更新和升級(jí)，是加強(qiáng)檔案管理的安全性、推動(dòng)檔案資料存儲(chǔ)和利用工作的重要手段，是疾控系統(tǒng)檔案管理適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇。