信息資源共享模式下企業(yè)集團檔案管理體系構(gòu)建及其優(yōu)化策略

文/紫金礦業(yè)集團股份有限公司 邱巧艷

企業(yè)集團是多個企業(yè)組成的經(jīng)濟實體，相較于單體企業(yè)，企業(yè)集團的組織結(jié)構(gòu)更為復(fù)雜，業(yè)務(wù)運行模式更為多樣，其行政隸屬、利潤單元、成員分布等都呈現(xiàn)出多樣化的特征。多源頭、多渠道、大體量的企業(yè)信息資源，在傳統(tǒng)的企業(yè)集團經(jīng)營模式下出現(xiàn)了信息資源整合性較弱、信息傳遞不通暢等問題，進而導(dǎo)致決策層出現(xiàn)“信息迷航”。長期以來，針對單體企業(yè)的信息化問題，最有效的應(yīng)對手段莫過于提高企業(yè)的信息化水平，許多企業(yè)依靠信息化轉(zhuǎn)型在市場競爭中取得了先機。但從企業(yè)集團的信息化建設(shè)狀況以及對信息資源的開發(fā)情況來看，復(fù)雜的業(yè)務(wù)環(huán)境與企業(yè)架構(gòu)無疑加大了企業(yè)集團的信息化難度。如何高效地實現(xiàn)組織內(nèi)部的信息高效安全共享，是企業(yè)集團經(jīng)營者要面對的重要問題。

近年來，許多企業(yè)集團開始嘗試一種新的信息化建設(shè)思路，即“信息資源共享”，以解決企業(yè)信息資源開發(fā)的難題。檔案是企業(yè)集團內(nèi)部信息資源的重要組成部分，具有多方面的應(yīng)用價值。首先，檔案信息能夠為企業(yè)提供決策參考，輔助領(lǐng)導(dǎo)層錨定戰(zhàn)略，為企業(yè)可能出現(xiàn)的糾紛提供法律依據(jù)；其次，檔案信息可以輔助中層領(lǐng)導(dǎo)加強業(yè)務(wù)管理，同時也是企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)、智庫構(gòu)建的知識基礎(chǔ)；最后，檔案信息記錄了企業(yè)的發(fā)展歷史，是企業(yè)文化傳承、塑造品牌形象和傳遞社會價值的第一手材料。因此，做好企業(yè)集團內(nèi)部的檔案管理，是挖掘檔案價值、發(fā)揮檔案信息作用的應(yīng)有之義。由此，筆者嘗試站在信息資源共享模式建設(shè)的角度，探討企業(yè)集團檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建思路及優(yōu)化策略。

一、信息資源共享模式下的企業(yè)集團檔案管理

（一）企業(yè)集團視角下的信息資源共享。信息資源共享，即借助信息技術(shù)手段，將分散的信息資源進行整合、共享，實現(xiàn)信息的互聯(lián)互通。在企業(yè)集團的視角下，信息資源共享指的是不同子公司、分支機構(gòu)、部門之間在信息系統(tǒng)、技術(shù)、數(shù)據(jù)、知識、經(jīng)驗等方面進行的信息共享和交流，其優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾個方面：可以實現(xiàn)高效的信息管理，在不同的部門之間共享技術(shù)成果；可以整合企業(yè)的財務(wù)數(shù)據(jù)與行政資源，減少財務(wù)、人事、銷售等部門人員的冗余工作，提升數(shù)據(jù)質(zhì)量；不同子公司之間共享經(jīng)營數(shù)據(jù)和管理經(jīng)驗，可以避免基層管理因分散效應(yīng)導(dǎo)致的同類錯誤不斷重復(fù)的現(xiàn)象；業(yè)務(wù)信息與業(yè)務(wù)流程共享，可以使企業(yè)形成有序的業(yè)務(wù)鏈，提高業(yè)務(wù)協(xié)同效率。應(yīng)用信息資源共享模式，能夠有效避免企業(yè)信息化過程中的重復(fù)性建設(shè)，將核心業(yè)務(wù)與非核心但可標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)加以甄別，并抽離出后者以減輕企業(yè)集團架構(gòu)底層崗位的業(yè)務(wù)負(fù)擔(dān)，使組織更加扁平化。

（二）企業(yè)集團檔案管理的差異化與松散化。隨著經(jīng)營業(yè)務(wù)的調(diào)整和行業(yè)規(guī)定的變化，不同類型的公司，其主要檔案的范疇和類型存在較大差異。以筆者工作的紫金礦業(yè)集團為例，集團所屬的各地、各類企業(yè)上百家，經(jīng)營業(yè)務(wù)和行業(yè)特點不同，檔案類型也會有差異。如貿(mào)易企業(yè)的檔案多為銷售合同、進出口合同、票據(jù)等；礦山類企業(yè)的檔案包括勘探記錄、開采記錄、礦產(chǎn)儲備、地質(zhì)調(diào)查、環(huán)保監(jiān)測等；冶煉加工企業(yè)則以原料進貨檔案、加工生產(chǎn)檔案、質(zhì)量檢測檔案、工人人事檔案為主。這些不同類型的檔案被保管在各公司的檔案室或相關(guān)部門，使企業(yè)集團的檔案管理整體上呈松散化與差異化的特征，容易形成多個“信息孤島”，不符合信息資源共享的思路。

（三）信息資源共享模式下企業(yè)集團檔案管理的多種需求?；跈n案信息在企業(yè)集團經(jīng)營管理中的重要信息作用，在信息資源共享模式下，為了打破“信息孤島”，就需要整合檔案信息資源。從不同類型企業(yè)的檔案信息整合需求來看，具體可以梳理為以下幾種類型：1.跨單位協(xié)同。企業(yè)集團涉及多個子公司或關(guān)聯(lián)公司，其檔案管理需要實現(xiàn)信息資源共享、跨單位協(xié)同管理，確保集團內(nèi)部的檔案管理得以整合和優(yōu)化。2.數(shù)字檔案開放存儲。信息化技術(shù)對企業(yè)集團檔案管理提出了數(shù)字化轉(zhuǎn)型的要求，要求實現(xiàn)實體檔案數(shù)字化、系統(tǒng)化、智能化管理。數(shù)字化轉(zhuǎn)型可以提高檔案信息處理效率，縮減檔案管理的時間和成本。開放的檔案信息存儲必須滿足所有企業(yè)的在線讀取需求，同時還要求企業(yè)購置能夠存儲海量數(shù)字檔案的設(shè)備。3.跨地域管理。企業(yè)集團的檔案管理需要實現(xiàn)跨地域管理和數(shù)據(jù)共享，確保各地檔案數(shù)據(jù)的一致性、可靠性和安全性。4.統(tǒng)一規(guī)范。為實現(xiàn)集團內(nèi)部的檔案管理協(xié)調(diào)和一致性，企業(yè)集團需要制定檔案管理的統(tǒng)一發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保集團內(nèi)部各個單位在檔案管理方面的操作符合要求。5.安全保密。企業(yè)集團檔案管理需要考慮信息安全和保密的問題，保障企業(yè)集團的商業(yè)機密和知識產(chǎn)權(quán)等信息不被泄露，確保檔案信息的安全性和機密性。

二、信息共享模式下企業(yè)集團檔案信息管理體系構(gòu)建的思路

目前，企業(yè)集團的檔案信息資源以紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案為主，根據(jù)載體不同和檔案的需求不同，采取的信息資源整合方式也不同。一些企業(yè)會對紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案分別管理，上年限的紙質(zhì)檔案堆放在檔案倉庫，數(shù)字檔案存入硬盤備份。從檔案載體的保存條件上看，所有紙質(zhì)檔案都有壽命和期限，長期累積的檔案會占用越來越多的空間，而且其中的重要信息只有掃描并上傳為數(shù)字信息才能得到長期保存。從信息共享的效率上看，紙質(zhì)檔案的傳播效率較低，集團各成員與企業(yè)間的檔案信息傳遞，往往要通過掃描上傳、在線發(fā)送的方式，實質(zhì)上也是轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案的形式。近年來，在企業(yè)集團信息化建設(shè)中，從雙檔案類型過渡到全數(shù)字檔案是可見的趨勢。因此，檔案信息資源的整合應(yīng)以數(shù)字檔案資源為主，對現(xiàn)有的分散的檔案館加以改造，實現(xiàn)信息化的檔案信息資源整合。具體而言，企業(yè)集團依托信息共享模式構(gòu)建檔案管理體系，有中心化和分布式兩種思路。

（一）中心化的大型檔案管理平臺。在中心化模式下，由公司集團在內(nèi)部統(tǒng)一建設(shè)一個大型檔案管理平臺，以實現(xiàn)對檔案資源的集中管理和信息的整合。這種模式需要進行全面的前期規(guī)劃，包括向第三方技術(shù)供應(yīng)商定制研發(fā)方案和采購軟硬件設(shè)備，并由平臺檔案部門制定檔案信息整合、共享的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和流程，從而在制度上達成全集團一致。各分屬單位將紙質(zhì)檔案按期掃描并數(shù)字化，根據(jù)數(shù)字檔案的信息屬性和規(guī)范，統(tǒng)一移交到檔案管理平臺上，形成一個數(shù)字檔案信息資源池，由公司集團檔案部門掌握該檔案池信息的使用授權(quán)、統(tǒng)一發(fā)布和服務(wù)推送。這種模式的優(yōu)點是：公司集團只需投資一次檔案管理平臺項目，除了平臺維護和功能迭代以外，無須重復(fù)追加投資和額外建設(shè)，從而使檔案信息資源管理的成本低廉且可控。同時，中心化的管理方式只需配備一套檔案管理業(yè)務(wù)小組，節(jié)省了各公司在保管檔案方面的人力、財力支出，完全可以抵消大型平臺運行維護的成本。此外，信息資源池以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)存儲各分公司的信息資源，使數(shù)據(jù)更容易被篩選、查找和傳輸。當(dāng)然，中心化的檔案管理平臺建設(shè)也存在一些缺陷，以安全風(fēng)險為主，例如，一旦檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)被惡意攻擊，很有可能造成整個集團的檔案業(yè)務(wù)暫時癱瘓；檔案系統(tǒng)每天要處理大量的數(shù)據(jù)上傳和遷移，無形中增加了信息風(fēng)險；海量的檔案要求極大容量的存儲空間用來存儲數(shù)據(jù)及備份，即使不依賴本地存儲，接入第三方云端存儲，也是一筆不菲的開支；檔案傳輸要求集團內(nèi)網(wǎng)保持穩(wěn)定，但各公司的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)并沒有完全統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，難以全面滿足檔案傳輸?shù)臅r效性需求。

（二）分布式的多元檔案管理體系。分布式體系是基于檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的一種創(chuàng)新信息共享模式，其特征為分別建設(shè)、多地部署、分別存儲和統(tǒng)一發(fā)布，以實現(xiàn)檔案信息的整合和共享。這種模式下，企業(yè)集團會制定一套適用于集團內(nèi)部的統(tǒng)一的檔案信息流通標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)這套標(biāo)準(zhǔn)，各企業(yè)單位結(jié)合業(yè)務(wù)實際自行布設(shè)檔案管理系統(tǒng)。這些系統(tǒng)在空間上多地分布，但在信息的共享流通上沒有阻礙。相應(yīng)的，各企業(yè)必須自行負(fù)責(zé)中心的日常維護。分布式體系的建設(shè)思路不是維持原有的松散檔案管理狀態(tài)，而是需要企業(yè)集團關(guān)注跨單位的檔案管理，提供一個統(tǒng)一的管理平臺，為檔案管理人員與提交錄入人員做好身份管理和登錄鑒權(quán)，并提供必要的技術(shù)支持。分布式建設(shè)很好地避免了中心化思路的一些缺陷：各地分布存儲，在線檔案業(yè)務(wù)受攻擊整體癱瘓的概率較??；中心化下所有檔案都要上傳，是“必須遷移”，而分布式的檔案則“按需遷移”，降低了信息泄露的風(fēng)險，對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的要求也沒有那么嚴(yán)苛。各單位按業(yè)務(wù)需求自由布設(shè)檔案系統(tǒng)，可以加入更多的業(yè)務(wù)定制內(nèi)容，例如主業(yè)務(wù)為礦井開采的公司，可以將監(jiān)測礦井的自動化系統(tǒng)接入檔案管理系統(tǒng)，自動導(dǎo)入和歸檔實時監(jiān)測數(shù)據(jù)；而負(fù)責(zé)礦石加工的企業(yè)，則可以將倉儲管理系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)結(jié)合起來，實時追蹤記錄材料、產(chǎn)品的倉儲數(shù)據(jù)及其在各環(huán)節(jié)的去向。當(dāng)然，分布式模式也存在著一些缺點。比如，檔案管理建設(shè)不統(tǒng)一，各企業(yè)為了建設(shè)分布式系統(tǒng)，要額外負(fù)擔(dān)和支出建設(shè)、管理成本；由于檔案信息由各企業(yè)自行負(fù)責(zé)存儲和管理，檔案信息管理容易出現(xiàn)重復(fù)、冗余、利用效率不佳或操作不規(guī)范等情況。

三、基于中心化與分布式檔案管理體系的優(yōu)化策略

中心化與分布式兩種檔案管理體系的構(gòu)建思路各有其適用場景。以筆者工作的紫金礦業(yè)集團為例，根據(jù)其組織構(gòu)成來看，各子企業(yè)業(yè)務(wù)特色鮮明，銷售企業(yè)和礦井開采企業(yè)在業(yè)務(wù)上幾乎沒有重疊之處。因此，筆者認(rèn)為采用一定程度的分布式檔案系統(tǒng)建設(shè)，讓不同類型的企業(yè)自由定制系統(tǒng)功能是更理想的方式。而不同子企業(yè)間業(yè)務(wù)重疊性較強且資金充足的企業(yè)集團，如主營風(fēng)投、信托、保險等經(jīng)濟類業(yè)務(wù)金融企業(yè)集團，就可以采取中心化的思路。這兩種信息共享模式還可以在數(shù)字檔案管理方面進行如下優(yōu)化。

（一）采用多重安全機制，做好風(fēng)險防范。中心化和分布式各自具有一定的風(fēng)險。中心化架構(gòu)可能存在單點故障和安全問題，而分布式架構(gòu)則可能存在數(shù)據(jù)不一致和協(xié)同性差等問題。因此，需要采取相應(yīng)的措施來減少風(fēng)險。例如，在中心化的檔案平臺中可以啟用多級存儲、冗余機制、內(nèi)網(wǎng)網(wǎng)閘和主動防御等，提高檔案管理的安全系數(shù)；在分布式信息管理系統(tǒng)中，可以采用一致性算法、區(qū)塊鏈加密和數(shù)據(jù)同步機制，保證數(shù)據(jù)的一致性和工作的協(xié)同性。

（二）與移動應(yīng)用、云服務(wù)結(jié)合，使檔案信息訪問過程輕量化。采用中心化模式的集團可以定制專屬的App，實現(xiàn)集團內(nèi)部員工的遠(yuǎn)程便捷訪問和無障礙信息獲取；選用分布式模式的企業(yè)集團，可以為集團各企業(yè)統(tǒng)一招標(biāo)第三方云服務(wù)供應(yīng)商，嘗試子公司在接入云服務(wù)的基礎(chǔ)上開發(fā)不同的檔案管理App，或由集團統(tǒng)一定制門戶App，各子公司的檔案管理者在通過訪問控制和身份驗證后接入各自企業(yè)的檔案云服務(wù)。

（三）引入智能化技術(shù)，著力挖掘檔案信息價值。無論采取何種模式去構(gòu)建信息管理體系，實際上都是為了提高檔案信息的利用效率，歸根到底還要看檔案本身所包含的信息價值。因此，集團可以為檔案管理業(yè)務(wù)接入人工智能、大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)，如以采用OCR技術(shù)自動識別檔案文件中的文本和圖像信息，采用自然語言處理技術(shù)自動提取檔案數(shù)據(jù)中的關(guān)鍵信息，或采用機器學(xué)習(xí)技術(shù)自動分類和整理檔案數(shù)據(jù)等。智能化技術(shù)還可以幫助企業(yè)預(yù)警潛在的經(jīng)營風(fēng)險和信息風(fēng)險，使檔案管理的決策參與更具質(zhì)量。

四、結(jié)語

信息資源共享為企業(yè)集團檔案管理拓展了信息化的視野，也進一步加快了傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)的數(shù)字化進程。企業(yè)集團應(yīng)該根據(jù)組織內(nèi)部的實際情況，積極適應(yīng)信息資源共享模式，優(yōu)化和改進檔案管理工作，提高檔案資源信息的價值和效益，實現(xiàn)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級和對企業(yè)集團有益的價值創(chuàng)造。