基于電子檔案管理系統(tǒng)在公共資源交易領(lǐng)域的應(yīng)用研究

文/中國(guó)航發(fā)湖南動(dòng)力機(jī)械研究所 林海燕

近年來(lái)，隨著我國(guó)公共資源交易領(lǐng)域的不斷拓展，在各項(xiàng)業(yè)務(wù)的交易過(guò)程中，產(chǎn)生了大量檔案數(shù)據(jù)，而傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前的檔案管理需求。傳統(tǒng)檔案管理模式采用紙質(zhì)存檔，隨著儲(chǔ)存年限的增加，檔案的保存難度越來(lái)越大，使得公共資源交易領(lǐng)域的發(fā)展受到限制。因此，推行電子檔案管理系統(tǒng)很有必要。將電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)運(yùn)用至公共資源交易服務(wù)和管理業(yè)務(wù)流程中，能夠?qū)灰踪Y源進(jìn)行有效整合，實(shí)現(xiàn)資源信息共享，提供更加優(yōu)質(zhì)的交易服務(wù)。同時(shí)，電子檔案管理系統(tǒng)在公共資源交易領(lǐng)域的應(yīng)用，能夠大幅度提升交易服務(wù)效率，并且對(duì)監(jiān)督和管理工作的開(kāi)展提供便利，降低交易成本，促使公共資源交易服務(wù)機(jī)構(gòu)的信息化水平進(jìn)一步提高，更好地適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展。

一、公共資源交易領(lǐng)域檔案管理中應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)的實(shí)際效益

在公共資源交易檔案管理中，電子系統(tǒng)的建設(shè)能夠充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)交易檔案的自動(dòng)化管理，對(duì)公共資源交易過(guò)程中所產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行采集和整理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理化利用。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案管理系統(tǒng)的實(shí)用價(jià)值更高，能夠?qū)芾淼母鱾€(gè)方面進(jìn)行優(yōu)化，促使檔案管理的效率提升。除此以外，電子檔案管理模式能夠減少管理成本，而且檔案的儲(chǔ)存時(shí)間更長(zhǎng)，能夠更好地進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用。

（一）電子檔案管理成本下降。在公共資源交易領(lǐng)域，采用電子檔案管理系統(tǒng)模式，可以將儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行壓縮并輸入數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，從而減少紙張的使用，減輕公共資源交易中心的儲(chǔ)存壓力，使得檔案管理成本下降。除此以外，我國(guó)現(xiàn)階段正在大力推行綠色無(wú)紙化辦公，電子檔案管理的運(yùn)用與之相符合，這對(duì)檔案管理事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著積極作用。

（二）檔案儲(chǔ)存時(shí)間更長(zhǎng)。電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)以Web Service的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口對(duì)接方式，通過(guò)XML數(shù)據(jù)交換格式，與公共資源電子交易系統(tǒng)對(duì)接。這種管理方式不僅能夠?qū)崿F(xiàn)安全儲(chǔ)存，而且能夠延長(zhǎng)保存時(shí)間。需要注意的是，在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，需要做好系統(tǒng)維護(hù)和安全防護(hù)工作，以便能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題，還需要對(duì)儲(chǔ)存的電子檔案進(jìn)行加密和權(quán)限管理，確保電子檔案的數(shù)據(jù)安全。

（三）電子檔案開(kāi)發(fā)利用水平高。在公共資源交易領(lǐng)域檔案管理中運(yùn)用電子檔案管理系統(tǒng)，能夠與前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，將各項(xiàng)業(yè)務(wù)開(kāi)展中所采集到的檔案資料進(jìn)行自動(dòng)化收集和歸檔，還能夠根據(jù)檔案資料的具體類(lèi)型，將其進(jìn)行合理劃分，實(shí)現(xiàn)分類(lèi)管理，不僅減少了檔案管理人員的工作量，還能夠有效提高管理效率。從公共資源交易檔案利用方面進(jìn)行分析，采用電子檔案管理系統(tǒng)的檢索工具，通過(guò)輸入關(guān)鍵詞、編號(hào)等，在短時(shí)間內(nèi)找到需要查閱的檔案資料，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比更加方便，而且不受時(shí)間和空間的限制，借閱人只需通過(guò)登錄網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，在權(quán)限范圍內(nèi)就能實(shí)現(xiàn)在線借閱。而且在平臺(tái)的支持下，這些電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)快速流通，使得資源傳遞速度更快。電子檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)建，能夠使得檔案資源的價(jià)值充分發(fā)揮，為各方主體提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二、公共資源交易領(lǐng)域中電子檔案管理系統(tǒng)的具體應(yīng)用

（一）電子檔案的采集。在公共資源交易領(lǐng)域檔案管理方面，檔案信息資源采集是其中的關(guān)鍵，這是檔案管理工作開(kāi)展的基礎(chǔ)條件。不論何種檔案管理方式，都需要重視對(duì)檔案信息的采集和接收，以確保管理工作能夠有序開(kāi)展。因此，在公共資源交易領(lǐng)域，想要完善電子檔案管理，需要結(jié)合其特點(diǎn)和要求，做好電子檔案的采集和接收。在實(shí)踐過(guò)程中，管理人員可以從如下方面開(kāi)展工作，促進(jìn)管理水平的提升。

第一，電子檔案管理系統(tǒng)和公共資源交易業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)緊密聯(lián)系，根據(jù)兩者的數(shù)據(jù)信息，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)兩者間的數(shù)據(jù)共享，使得檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性得到保障，并且數(shù)據(jù)信息的完整度更高。

第二，在進(jìn)行電子檔案管理系統(tǒng)工作前，應(yīng)當(dāng)設(shè)置對(duì)應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)；在業(yè)務(wù)招投標(biāo)結(jié)束后，業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體的信息資料，設(shè)置與之相對(duì)應(yīng)的檔案目錄結(jié)構(gòu)，按照檔案數(shù)據(jù)類(lèi)型，使其能夠自動(dòng)進(jìn)行類(lèi)別劃分，并儲(chǔ)存至電子檔案管理系統(tǒng)內(nèi)。錄入檔案數(shù)據(jù)后，系統(tǒng)能夠快速展開(kāi)工作，對(duì)內(nèi)置目錄結(jié)構(gòu)中元數(shù)據(jù)的完整性進(jìn)行檢測(cè)，在數(shù)據(jù)的完整性不足且存在虛假數(shù)據(jù)的情況下，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，以此來(lái)提醒公共資源交易中心的工作人員，讓其立即對(duì)檔案數(shù)據(jù)展開(kāi)核實(shí)，這樣能夠進(jìn)一步確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，對(duì)后續(xù)工作的開(kāi)展十分重要。與此同時(shí)，電子檔案管理系統(tǒng)不僅需要具備自動(dòng)傳輸功能，還需要配合手動(dòng)上傳，這樣即使在特殊情況下，工作人員也能夠通過(guò)手動(dòng)傳輸將數(shù)據(jù)輸入電子檔案管理系統(tǒng)中，使得信息數(shù)據(jù)更加完善。在電子檔案管理系統(tǒng)的實(shí)際使用中需要注意的是，業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)保持絕對(duì)獨(dú)立，并且傳輸應(yīng)僅為單向，即檔案數(shù)據(jù)僅可從業(yè)務(wù)系統(tǒng)傳輸至電子檔案管理系統(tǒng)，反之則無(wú)法傳遞，這樣能夠防止工作人員私下更改，使得電子檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性更高。

（二）電子檔案的儲(chǔ)存管理。公共資源交易檔案隨著業(yè)務(wù)的增加，檔案數(shù)據(jù)信息也在不斷增加。這些檔案通常需要儲(chǔ)存較長(zhǎng)的時(shí)間，若是采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，隨著業(yè)務(wù)的不斷拓展，公共資源交易中心的檔案儲(chǔ)存難度會(huì)不斷增加。電子檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)用則能夠很好地解決這一問(wèn)題。通過(guò)電子存檔方式，不僅能夠壓縮檔案儲(chǔ)存空間，而且檔案儲(chǔ)存的安全性有所提升。實(shí)際運(yùn)用可從如下方面進(jìn)行。

第一，電子檔案案卷配置。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)提供文件目錄配置功能，其中需要涵蓋目錄名稱(chēng)、編號(hào)等信息。管理人員在實(shí)際的工作中，能夠根據(jù)文件目錄的具體信息，對(duì)其檔案信息進(jìn)行合理增添和刪減。與此同時(shí)，管理人員可根據(jù)文件后綴限制、大小等，對(duì)文件目錄進(jìn)行科學(xué)調(diào)整。

第二，電子檔案目錄查詢(xún)。電子檔案管理系統(tǒng)提供全宗信息配置功能，包括檔案名稱(chēng)、編號(hào)、責(zé)任人、管理現(xiàn)狀等。檔案管理人員在檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上創(chuàng)建案卷，并將其與全宗信息相聯(lián)系，此后相關(guān)人員想要獲取檔案信息時(shí)，只需登錄電子檔案管理系統(tǒng)，輸入想要獲取的檔案信息編號(hào)或名稱(chēng)，就能夠不受時(shí)間和權(quán)限的限制，隨時(shí)查閱檔案信息，不僅大幅度提升了管理服務(wù)水平，而且實(shí)現(xiàn)了信息價(jià)值的增值。

第三，電子檔案統(tǒng)計(jì)功能。電子檔案管理系統(tǒng)能夠自行完成電子檔案歸檔、借閱、下載等工作，還能夠以圖表的方式，將檔案信息資源的實(shí)際使用情況直觀、清晰地展現(xiàn)，使檔案管理更具條理性。管理人員可根據(jù)使用情況，對(duì)管理工作進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，從而實(shí)現(xiàn)信息資源的最大化利用。

（三）電子檔案的開(kāi)發(fā)和利用。公共資源交易檔案涉及多方面的信息，包括參與主體的個(gè)體和機(jī)密信息。因此，這些信息必須進(jìn)行嚴(yán)格審批，在獲得許可的情況下，才能夠進(jìn)行調(diào)取和利用。國(guó)家發(fā)改委制定的《公共資源交易平臺(tái)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（試行）》對(duì)公共資源交易的檔案做出了有關(guān)規(guī)定，需要建立完善的檔案查詢(xún)制度，同時(shí)還需要遵守國(guó)家法律，提供檔案查詢(xún)功能。需要注意的是，公共資源交易中心不僅需要做好檔案的查詢(xún)和記錄，還需要加強(qiáng)對(duì)檔案信息的核查，確保信息真實(shí)、可靠。因此，針對(duì)公共資源交易中心人員的不同職能，在進(jìn)行電子檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)用時(shí)，可將用戶劃分為兩種類(lèi)型：檔案管理者與檔案審核者。其中檔案管理者需要負(fù)責(zé)檔案日常管理，包括檔案的借閱、歸檔等，同時(shí)需要對(duì)歸檔的信息進(jìn)行梳理，做好日常維護(hù)工作。檔案審核者的職責(zé)在于對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)檔案進(jìn)行查閱，在實(shí)際工作的開(kāi)展過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)在權(quán)限內(nèi)開(kāi)展相關(guān)工作，對(duì)重大事項(xiàng)審核，應(yīng)借助統(tǒng)計(jì)報(bào)表，以便更好地掌握電子檔案管理系統(tǒng)。在借閱人提出電子檔案借閱申請(qǐng)時(shí)，檔案管理者需要對(duì)所填寫(xiě)的信息進(jìn)行審查，在確定無(wú)誤的情況下，將申請(qǐng)遞交至檔案審核者，由其對(duì)借閱人信息進(jìn)行再次核查；而在借閱后，檔案管理和審核者均能夠?qū)栝喰畔⑦M(jìn)行查看，包括借閱人相關(guān)信息、借閱內(nèi)容及用途等，在審批通過(guò)之后，檔案管理者需要在短時(shí)間內(nèi)開(kāi)通借閱人的查閱權(quán)限，并對(duì)其查閱時(shí)間進(jìn)行限制，在授權(quán)時(shí)間內(nèi)借閱人能夠隨時(shí)查閱相關(guān)信息。而借閱人在授權(quán)時(shí)間截止后，電子檔案則會(huì)自動(dòng)歸還，這時(shí)借閱人將無(wú)法再次對(duì)檔案信息進(jìn)行查看和閱讀。

公共資源交易業(yè)務(wù)涉及的環(huán)節(jié)較多，包括土地使用權(quán)出讓、產(chǎn)權(quán)交易等。在這些交易過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生許多與之相關(guān)的信息資料，使得資料信息冗雜。需要注意的是，無(wú)論何種交易方式，在同一環(huán)節(jié)中，數(shù)據(jù)可能會(huì)出現(xiàn)變更，這就需要電子檔案在不同方式的交易和環(huán)節(jié)中，能夠有效應(yīng)對(duì)變更情況，生成相對(duì)應(yīng)的檔案資料。例如在公共資源交易電子招標(biāo)系統(tǒng)中，可以加入檔案管理模塊，有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化，促使管理水平提高，為檔案信息的合理利用奠定基礎(chǔ)。

三、信息化管理的相關(guān)策略建議

（一）加快檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定和貫徹。應(yīng)當(dāng)提高對(duì)檔案信息化管理的重視，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，盡快實(shí)現(xiàn)信息化的貫徹。根據(jù)相關(guān)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前我國(guó)信息化管理的應(yīng)用已有許多實(shí)例，在公共資源交易領(lǐng)域中，可加以借鑒，進(jìn)行有效改進(jìn)和優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化信息化建設(shè)。

（二）安全性方面建議。在電子檔案的建設(shè)過(guò)程中，需要做好安全管理，優(yōu)化公開(kāi)制度，這樣不僅能夠?yàn)闄n案的安全性提供保障，而且還能夠確保信息資料的保密性，使得民眾對(duì)電子檔案的信任度提升。除此以外，還需要加強(qiáng)電子檔案的安全管理，增強(qiáng)民眾的防范意識(shí)，嚴(yán)格設(shè)置檔案的查閱權(quán)限，避免檔案信息出現(xiàn)泄露。在檔案儲(chǔ)存后，需要對(duì)其進(jìn)行備份，并安排專(zhuān)業(yè)人員，對(duì)備份的檔案進(jìn)行監(jiān)督和管理。

（三）重視檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案電子化處理的難度較高，需要引進(jìn)高素質(zhì)、高能力的綜合性人才，為檔案信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，這樣能夠最大限度地提升管理效率。同時(shí)，能夠確保檔案的安全。除此以外，引進(jìn)的人才不僅需要接受系統(tǒng)化的思想道德培訓(xùn)，還需要接受專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，促使其綜合能力不斷提升，以便更好地使用新型設(shè)備和科技。此外，應(yīng)當(dāng)根據(jù)現(xiàn)有工作人員的能力及素養(yǎng)，引進(jìn)所缺人才，保證企業(yè)的穩(wěn)定和可持續(xù)化發(fā)展。

（四）完善公共資源交易檔案信息化管理制度。在公共資源交易中，應(yīng)當(dāng)制定與之相符合的信息化檔案管理制度，確保檔案管理更具科學(xué)性和規(guī)范性。通過(guò)制定科學(xué)合理的規(guī)章制度，為檔案電子化、信息化提供科學(xué)理論依據(jù)，使得電子檔案的設(shè)置及使用更加規(guī)范。

（五）合理推進(jìn)公共資源交易檔案管理電子化。在公共資源檔案的電子化和信息化推進(jìn)過(guò)程中，國(guó)家政策在此領(lǐng)域中提供了相應(yīng)的服務(wù)支持。鑒于此，公共資源交易電子檔案管理的建設(shè)，能夠幫助企業(yè)明確自身的不足，與其他企業(yè)進(jìn)行對(duì)比，及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中存在的問(wèn)題。現(xiàn)階段，已有多個(gè)企業(yè)完成了電子化檔案系統(tǒng)項(xiàng)目，例如，國(guó)泰新點(diǎn)電子化檔案系統(tǒng)已經(jīng)成功上市，上海中信緊隨其后，完成了項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)工作。因此，其他尚處于起步階段的企業(yè)可以向國(guó)泰新點(diǎn)和上海中信學(xué)習(xí)，對(duì)自身的系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)行合理改進(jìn)，以加快建設(shè)進(jìn)程。

四、結(jié)語(yǔ)

在公共資源交易中心檔案管理中，電子檔案管理系統(tǒng)存在諸多優(yōu)勢(shì)，能夠適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。電子檔案管理系統(tǒng)的引進(jìn)能夠大幅度提高檔案管理水平，節(jié)省檔案管理成本，延長(zhǎng)檔案的保存時(shí)間，使得檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用效率更高，有助于充分挖掘公共資源交易領(lǐng)域檔案數(shù)據(jù)的潛在價(jià)值。因此，對(duì)于公共資源交易中心的檔案管理者而言，應(yīng)當(dāng)提高對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的重視程度，使其能夠充分發(fā)揮作用，對(duì)檔案管理工作不斷進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，從而減輕紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存的壓力，使得管理效率大幅度提升。在優(yōu)化營(yíng)商的環(huán)境下，對(duì)檔案進(jìn)行電子化、信息化管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)“多跑路”，企業(yè)“少跑腿”，節(jié)省人力和物力成本，這對(duì)公共交易中心檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展有著積極作用。