高校干部人事檔案專項(xiàng)審核全覆蓋工作探析
——以南京工業(yè)職業(yè)技術(shù)大學(xué)為例

文/南京工業(yè)職業(yè)技術(shù)大學(xué)人事處 翟福貞

為貫徹落實(shí)中央提出的全面從嚴(yán)治黨的重大戰(zhàn)略部署，自2014年10月起，中共中央組織部在全省范圍內(nèi)分級分批依次進(jìn)行了干部人事檔案專項(xiàng)審核工作。首先納入審核的是省管領(lǐng)導(dǎo)干部，之后審核的是中層及以上領(lǐng)導(dǎo)干部檔案，最后檔案審核全覆蓋到目前的全校教職工。在進(jìn)行干部人事檔案專項(xiàng)審核全覆蓋工作的過程中，出現(xiàn)了工作人員專業(yè)力量不強(qiáng)，對政策法規(guī)的掌握尺度仍有一定差距；教職工檔案意識淡薄、配合程度亟待提升；檔案材料不齊全、內(nèi)容記載前后不一致；對專審成果的利用效能不凸顯，亟須更加明確等問題。本文針對上述問題，從規(guī)范專審程序，統(tǒng)一政策標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)人事檔案人員隊(duì)伍建設(shè)；重視檔案宣傳，強(qiáng)化檔案意識；用制度規(guī)范日常、制定新辦法以提升干部人事檔案管檔水平；堅(jiān)持審用結(jié)合，提高用檔效能，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程等維度，為高校專業(yè)化干部人才隊(duì)伍建設(shè)更好地服務(wù)。

一、高校干部人事檔案專項(xiàng)審核全覆蓋工作存在的問題

（一）審核人員專業(yè)能力不強(qiáng)，政策把握尺度有差異。2019年年底，江蘇省委組織部就全省干部人事檔案專項(xiàng)審核實(shí)現(xiàn)全覆蓋工作進(jìn)行了布置，2019年12月至2021年12月為全覆蓋推進(jìn)階段；2022年1月至6月為全覆蓋收尾階段，對比2014年11月啟動(dòng)的專審工作，時(shí)限緊、責(zé)任重、指標(biāo)要求不減少、不降低、列入考核對象的數(shù)量明顯增加，需要審核的檔案數(shù)量成倍增加。但高校人事檔案專職工作人員有限，單靠專業(yè)能力不能圓滿完成此次審核工作，為了緩解專審工作煩瑣和專業(yè)隊(duì)伍不足等問題，學(xué)校實(shí)行以黨組織為單位，從中抽調(diào)支部書記、組織人員等精干隊(duì)伍成立臨時(shí)工作組的方法。雖然學(xué)校制定了審核指南，但臨時(shí)抽調(diào)的工作組成員一般存在專業(yè)知識欠缺，無法快速熟悉政策，政策性掌握不深，尺度把握上存在差異等問題。因此，專審工作順利實(shí)施的前提是讓審查小組人員理解專審精神，透徹把握政策依據(jù)。

（二）教職工檔案意識淡薄，配合度有待提高。在專審工作開展過程中，由于檔案保密性的特點(diǎn)，檔案不與本人見面，導(dǎo)致本人對其內(nèi)容毫不知情，對檔案的重要性、“主人翁”意識和檔案價(jià)值體現(xiàn)認(rèn)識不足，致使教職工產(chǎn)生誤解的現(xiàn)象偶有發(fā)生。教職工對檔案的配合度直接影響專審工作的效率，有些往往因個(gè)別教職工不了解配合不夠及時(shí)，材料補(bǔ)充沒能在第一時(shí)間找回，造成整體工作無法按時(shí)完成，在內(nèi)容和質(zhì)量方面大打折扣，既影響個(gè)人對重要資料的確認(rèn)，又影響專審工作的全面進(jìn)展。因此，加大宣傳力度、開展點(diǎn)對點(diǎn)溝通、營造良好氛圍、提升教職工配合度，成了推進(jìn)專項(xiàng)審核全覆蓋工作深入開展的思想保障。

（三）檔案材料不齊全、內(nèi)容記載前后不一致。檔案材料的準(zhǔn)確性、完整性是人事檔案的最基本特性。人事檔案審核的重點(diǎn)是干部的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷和干部身份等信息，這些信息又是人事檔案審核中的最核心的基本信息，核查信息的準(zhǔn)確無誤成了干部人事檔案專審工作的重中之重。因此，學(xué)校高度重視此次的審核認(rèn)定工作，在開展專審全覆蓋工作的過程中，發(fā)現(xiàn)目前檔案材料普遍不齊全，特別是缺少大學(xué)生登記表、學(xué)位授予材料、工作簡歷中對時(shí)間節(jié)點(diǎn)的支撐材料等。其中記載內(nèi)容前后不一致主要表現(xiàn)在出生日期記載前后不一致和工作簡歷時(shí)間不連續(xù)等方面。一般出生日期記載不一致的情況均需到戶籍所在地調(diào)查取證，這樣涉及參與的部門就很多，需要方方面面的協(xié)調(diào)配合；工作簡歷時(shí)間不連續(xù)，主要是教職工填寫的工作時(shí)間往往憑記憶，而明確真正的工作時(shí)間是需要有支撐材料的，人員性質(zhì)不同，支撐材料也不同。比如：錄用公務(wù)員的是公務(wù)員錄用審批表（備案表）；以招工形式被錄用的是招工審批表、職工登記表；軍轉(zhuǎn)干部的是入伍登記表。有時(shí)這些支撐材料不齊全，有時(shí)支撐材料雖然都齊全，但這些材料上記載的工作時(shí)間卻不一致，如就業(yè)報(bào)到證上的報(bào)到時(shí)間是一個(gè)時(shí)間段，轉(zhuǎn)正定級表記載的時(shí)間是一個(gè)具體的時(shí)間點(diǎn)，合同簽訂的工作時(shí)間又是另一個(gè)時(shí)間，這種情況下需要對參加工作時(shí)間綜合研判后進(jìn)行重新認(rèn)定。對于缺失此類關(guān)鍵證明材料的需本人配合到原畢業(yè)院?；蛟瓎挝徽覍ぃ哟罅藢忞y度。對此，各方協(xié)調(diào)配合、形成合力是此次專項(xiàng)審核全覆蓋工作順利推進(jìn)的有力保障。

（四）專審成果的利用效能不凸顯，有待進(jìn)一步明確。專項(xiàng)審核要求對人事檔案進(jìn)行全面的審核，重點(diǎn)審核干部的“三齡兩歷”、家庭主要成員、干部身份及重要社會關(guān)系等重要信息。經(jīng)審查確認(rèn)的專審材料，高度濃縮了干部個(gè)人在學(xué)習(xí)和工作中的成長過程。檔案的價(jià)值在于“用”，專審的成果也自然被賦予這項(xiàng)功能，只有用好了，才能發(fā)揮其效能。隨著信息化時(shí)代的到來，特別是以“大數(shù)據(jù)”為代表的信息技術(shù)的應(yīng)用和普及，給領(lǐng)導(dǎo)干部的日常管理帶來了巨大挑戰(zhàn)，專審成果的利用途徑、利用方式均需進(jìn)一步挖掘，使專審成果大有可為、大有作為。因此提升專審成果利用率，發(fā)揮專審價(jià)值最大化，成為繼續(xù)推進(jìn)專項(xiàng)審核的新動(dòng)力。

二、干部人事檔案專項(xiàng)審核全覆蓋對高校人事檔案管理工作的啟示

（一）規(guī)范專審程序，統(tǒng)一政策標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)人事檔案人員隊(duì)伍建設(shè)。具體內(nèi)容如下：

1.規(guī)范專審程序，統(tǒng)一政策標(biāo)準(zhǔn)。鑒于專業(yè)力量弱的特點(diǎn)，我校以黨支部為單位，抽調(diào)支部書記、組織干事等精兵強(qiáng)將，成立了審核登記、問題匯總、調(diào)查核實(shí)三個(gè)小組，分工明確，齊抓共管。通過對不同崗位人員進(jìn)行培訓(xùn)考核，將組員劃分成了四個(gè)層次：組長（1名），副組長（2～3人），初審、復(fù)審組（4～5人）和檢查組（4～5人）。每個(gè)層面都由專人負(fù)責(zé)。建立制度規(guī)范流程，確保落實(shí)到位，統(tǒng)一組織實(shí)施，嚴(yán)格保密。專審工作具有規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化的特點(diǎn)，為滿足該流程要求，便于組員時(shí)刻學(xué)習(xí)和掌握專審方法和原則。我校根據(jù)國家有關(guān)政策標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際情況編寫了《干部人事檔案專項(xiàng)審核資料匯編》，主要由專審的政策文件（《關(guān)于干部人事檔案審核工作的問答》蘇組辦〔2015〕3號、《電話通知》等）及需要登記的各種表格組成，裝訂成冊，便于小組成員隨時(shí)學(xué)習(xí)，精準(zhǔn)把握專審政策，對專審過程中各個(gè)環(huán)節(jié)提出了系統(tǒng)而詳細(xì)的具體辦法，將檔案依據(jù)材料與審核情況登記表中列出的問題一一對應(yīng)，將涉及的具體認(rèn)定口徑分門別類地梳理出來，做到了專項(xiàng)審核全覆蓋，并做到了有章可循，更好地指導(dǎo)專審工作，為順利開展專項(xiàng)審核工作做好基礎(chǔ)保障。

2.加強(qiáng)人事檔案隊(duì)伍建設(shè)。新時(shí)代要想把干部人事檔案工作做好，離不開忠誠、干凈、有擔(dān)當(dāng)?shù)母咚刭|(zhì)人員隊(duì)伍。首先，要從思想上重視這支隊(duì)伍的建設(shè)，樹先進(jìn)典型，學(xué)習(xí)老一輩人事檔案工作者優(yōu)良傳統(tǒng)作風(fēng)，充分發(fā)揮他們的示范引領(lǐng)作用，大力弘揚(yáng)“責(zé)任重于泰山”“視檔案如生命”的精神。其次，引導(dǎo)好干部人事檔案工作者不忘初心、牢記使命，將人事檔案用好管好，將人員配齊。有業(yè)務(wù)指導(dǎo)任務(wù)的干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)，還應(yīng)配備相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員；管理檔案數(shù)量較少且未設(shè)立工作機(jī)構(gòu)的單位，應(yīng)當(dāng)明確崗位，專人負(fù)責(zé)。最后，提高檔案專業(yè)人員素質(zhì)。檔案工作是一項(xiàng)政策性和專業(yè)性都較強(qiáng)的工作，應(yīng)不斷加強(qiáng)政策與業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不定期地邀請業(yè)內(nèi)專家舉辦講座，促進(jìn)檔案管理人員熟練掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高計(jì)算機(jī)操作水平，從而更好地滿足檔案數(shù)字化信息化發(fā)展需求，使檔案隊(duì)伍專業(yè)素養(yǎng)與信息化水平得到提檔與提升。

（二）加大檔案宣傳，深化思想認(rèn)識，強(qiáng)化檔案意識。具體內(nèi)容如下：

1.深化思想認(rèn)識，強(qiáng)化檔案意識。干部人事檔案保密性特點(diǎn)決定了本人不能直接查閱自己的檔案，所以本人對自己的人事檔案所涵蓋的內(nèi)容是不清楚的。這就要求要加大人事檔案的宣傳，重視人事檔案宣傳工作，增強(qiáng)檔案工作透明度。我校就人事檔案內(nèi)容、人事檔案專項(xiàng)審核全覆蓋工作等進(jìn)行了培訓(xùn)，提高了從一般教職工到干部人事檔案管理層直至全員對人事檔案的宏觀認(rèn)識，使他們了解了人事檔案涵蓋的類別，使教職工更清楚哪些材料需歸檔。經(jīng)過類似的培訓(xùn)宣傳，個(gè)人就會有意識地隨時(shí)收集需歸檔的材料，把本該歸檔而未歸檔的滯留在自己手中的材料盡快歸檔，從而減少材料缺失。

2.主動(dòng)加強(qiáng)檔案宣傳的措施和途徑。檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性、技術(shù)性、綜合性很強(qiáng)的工作，起著“立信、存史、資政”的作用。人事檔案是檔案的一部分，做好宣傳工作是確保人事檔案服務(wù)質(zhì)量的重要保證。要使廣大教職工和社會公眾了解檔案，檔案員必須加強(qiáng)檔案宣傳工作。首先，可以建立檔案工作信息網(wǎng)站。網(wǎng)絡(luò)是檔案工作信息化的重要手段，是實(shí)現(xiàn)信息資源共享的平臺，也是宣傳檔案事業(yè)不可缺少的重要載體，能在宣傳檔案事業(yè)、宣傳檔案管理和服務(wù)等方面起到一定的作用，從而讓全校教職工意識到人事檔案是一種無形資產(chǎn)，時(shí)刻發(fā)揮著不可替代的作用。其次，不定期開展“人事檔案—宣傳”活動(dòng)，設(shè)計(jì)人事檔案歷史回顧、檔案知識通欄、紀(jì)律警示等相關(guān)主題，以競賽答題形式普及人事檔案有關(guān)法律法規(guī)，劃紅線，標(biāo)禁區(qū)。讓全校教職工了解我國古代人事檔案的產(chǎn)生、發(fā)展、管理過程及外國人事檔案相關(guān)知識，使檔案成為公眾了解自己的窗口，提升美譽(yù)度，擴(kuò)大影響力。

（三）用制度規(guī)范日常，制定新辦法以提升干部人事檔案管檔水平。具體內(nèi)容如下：

1.用制度規(guī)范日常工作。人事檔案是記錄干部選拔任用的重要依據(jù)。隨著干部隊(duì)伍的發(fā)展壯大，人事檔案管理工作任務(wù)越來越繁重，要求越來越高，要想做好各項(xiàng)人事檔案管理工作，必須從日常制度抓起。切實(shí)做到有檔可查、有據(jù)可依。首先，檔案材料形成部門在材料形成之初，就需嚴(yán)格按照人事檔案專項(xiàng)審核的要求，將檔案中重要的信息一一審核、簽字、蓋章，確保歸檔材料的規(guī)范準(zhǔn)確，嚴(yán)把材料入口關(guān)，從源頭上杜絕涂改現(xiàn)象的發(fā)生，確保信息真實(shí)有效。其次，把好過程關(guān)。在干部人事檔案管理的收集、整理、查、借閱、提供利用、整理裝訂等各個(gè)環(huán)節(jié)做到嚴(yán)格把控，做好臺賬登記，查而有據(jù)，注重留痕管理。

2.針對性的制訂新辦法新措施。依照《干部人事檔案工作條例》《關(guān)于干部人事檔案審核工作的問答》等最新文件精神，根據(jù)高校實(shí)際，修訂查借閱、檔案信息化等相關(guān)人事檔案管理制度，有針對性地制訂新辦法、新措施。比如：檔案材料收集整理制度的修訂完善，在檔案收集整理過程中，從材料的分類號、編頁碼、錄目錄、起訂裝訂到最終上架形成一套程序化的管理系統(tǒng)。也就是將實(shí)踐中經(jīng)驗(yàn)認(rèn)真總結(jié)，用制度把成熟的做法固定下來，并堅(jiān)持下去，直至推而廣之，形成一套系統(tǒng)完備的、科學(xué)規(guī)范的、行之有效的人事檔案管理工作體系，從而提升干部人事檔案管理水平。

（四）堅(jiān)持審用結(jié)合，提高用檔效能，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。具體內(nèi)容如下：

1.高校層面的舉措。專項(xiàng)審核形成的成果一張是由本人簽字、組織認(rèn)定過的干部基本信息審核表（以下簡稱“審核表”），該表十分直觀地顯示出干部人事檔案的重要內(nèi)容，是干部的基本情況和學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷的真實(shí)寫照。為提高專審效率和專審成果的利用率，今后可將該表嵌入人力資源系統(tǒng)中，教職工通過賬號密碼登錄，填寫本人基本情況后，會在系統(tǒng)中自動(dòng)生成該表，作為今后對審核表的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核登記的依據(jù)，并根據(jù)審核表所記錄的信息和檔案進(jìn)行審核比對，以獲取更多的準(zhǔn)確信息，從而確保審核表能夠真實(shí)可靠地反映出工作實(shí)際。一方面，將人力資源系統(tǒng)的相關(guān)信息輸出為專項(xiàng)審核的基本信息，降低了審核登記的工作量；另一方面，也避免了個(gè)人信息反復(fù)采集給教職工造成不必要的麻煩，只需將審核出與檔案不符的信息修改即可，大大提高審核登記效率。另外，將專審后的精準(zhǔn)信息及時(shí)維護(hù)，構(gòu)成閉環(huán)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共建共享，使人事信息數(shù)據(jù)更加精準(zhǔn)化，將專審信息模塊嵌入人力資源系統(tǒng)，在提高專審成效方面，發(fā)揮了巨大的作用。專審成果和人力資源系統(tǒng)互補(bǔ)，可以運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析和掌握人才需求，研制人才發(fā)展規(guī)劃?？傊?，從實(shí)際出發(fā)，可以對如何構(gòu)建高校人事檔案信息管理系統(tǒng)展開研究，希望能為同類院校提供借鑒。

2.社會層面的舉措。“檔案信息化建設(shè)”被寫入新修訂的《中華人民共和國檔案法》中，檔案信息化建設(shè)有法可依，將檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程又向前推動(dòng)了一步。在此背景下，干部人事數(shù)字檔案的建設(shè)也排上了日程。在干部專審全覆蓋工作實(shí)施的過程中，需要反復(fù)地翻閱檔案材料，以確保信息的準(zhǔn)確性，不僅增加了工作量，關(guān)鍵是對紙質(zhì)檔案材料的破壞不可逆。實(shí)行數(shù)字化后，紙質(zhì)檔案被破壞的幾率將降到最小。不僅如此，還可將專審成果與人社廳的退休待遇審核、一次性退休補(bǔ)貼待遇發(fā)放審核相關(guān)聯(lián)，不用再將退休人員的整卷檔案帶到現(xiàn)場去審核，只需將審核認(rèn)定的帶有“三齡兩歷”重要信息的審核專用表導(dǎo)入人社廳辦理退休人員待遇審核的數(shù)據(jù)庫一欄中，供相關(guān)部門審查，再一次查漏補(bǔ)缺即可，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)進(jìn)一步發(fā)展。

三、結(jié)語

歷時(shí)兩年多的高校干部人事檔案的專項(xiàng)審核全覆蓋工作已處于收尾狀態(tài)，省委組織部干部人事檔案專審第四驗(yàn)收組來我校就該項(xiàng)專項(xiàng)審核工作進(jìn)行了檢查，我校以高分通過。驗(yàn)收不僅是核查干部個(gè)人人事檔案，最主要的是對各單位干部人事檔案整個(gè)管理工作的一次大檢查。因此，高校一定要借此機(jī)會，大力宣傳，使廣大教職工充分認(rèn)識到干部人事檔案的重要性，使該項(xiàng)專審工作列入常態(tài)化管理，為高校營造風(fēng)清氣正的選人用人環(huán)境提供保障，不斷提高干部人事檔案管理質(zhì)量水平。