辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新研究

宋雅琪 中華人民共和國福州海關(guān)

文書檔案管理工作是一項(xiàng)比較煩瑣的工作，需要消耗工作人員大量的時(shí)間和精力。信息社會(huì)背景下，通過創(chuàng)新文書檔案管理方法，靈活運(yùn)用多種信息技術(shù)工具開展文書檔案管理工作，不但可以提高文秘文件管理工作的效率，還可以有效地保護(hù)文秘文件的真實(shí)性、完整性、可靠性、安全性，為未來的各種決定和行動(dòng)提供強(qiáng)大的保障。

一、辦公室文書檔案管理工作內(nèi)容

文書檔案是辦公室文件資料的重要組成部分，包括命令、指示、決定、布告、請示、批復(fù)等。文書檔案管理工作的主要內(nèi)容可分為四類，分別是分類、立卷、排列和編目。其中分類是指工作人員按照文書檔案的時(shí)間、來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類；立卷是指工作人員將辦理完畢并具有參考保存價(jià)值的公文依據(jù)其在形成過程中的聯(lián)系和一定規(guī)律組合成為保管單位案卷；排列是指工作人員將公文按照一定順序排列起來；編目是指工作人員按照一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則對公文實(shí)體的外部特征和內(nèi)容特征開展分析、選擇和描述，將其記錄成款目，再將款目按照一定順序組織成目錄或書目。

二、辦公室文書檔案管理工作存在的問題

（一）文書檔案管理工作制度不完善

目前，在辦公室文書檔案管理工作中存在著一些不健全的問題，這些問題主要體現(xiàn)為：沒有標(biāo)準(zhǔn)的工作流程，也沒有對工作完成時(shí)間的規(guī)定，導(dǎo)致辦公室文書檔案管理工作整體比較粗放散漫，時(shí)常發(fā)生辦公室管理者因?yàn)楣ぷ鞣泵蚱渌驔]有及時(shí)將文書檔案分類、歸檔和存放的問題，導(dǎo)致其他部門在查找文書檔案時(shí)面臨在檔案室找不到相關(guān)文書檔案或不能快準(zhǔn)狠定位所需文書檔案位置的問題，這不僅會(huì)加大其他部門的工作壓力，還有可能影響到單位的工作進(jìn)度。

（二）電子文書檔案儲(chǔ)存安全被忽視

目前，辦公室文書檔案管理工作存在電子文書檔案儲(chǔ)存安全被忽視的問題。信息時(shí)代為辦公室文書檔案管理帶來了數(shù)據(jù)化管理的機(jī)遇，不少單位抓住時(shí)代機(jī)遇，積極推進(jìn)自動(dòng)化、數(shù)字化、智能化辦公，電子文書檔案管理已經(jīng)基本普及。電子文書檔案相比于紙質(zhì)文書檔案具有占地面積小、不怕水淹火燒蟲咬等優(yōu)勢，部分辦公室管理人員因此放松了對電子文書檔案安全的管理。但是電子文書檔案雖然對防火、防潮、防蟲工作有比較低的要求，卻面臨可追溯性不強(qiáng)、易被篡改或復(fù)制、可能會(huì)因?yàn)殡娔X病毒入侵或系統(tǒng)防護(hù)不到位而導(dǎo)致信息泄露等問題，所以辦公室管理人員要重視電子文書檔案的安全問題。

（三）文書檔案管理專業(yè)人才缺乏

目前，辦公室文書檔案管理工作存在文書檔案管理專業(yè)人才缺乏的問題。很多單位對文書檔案管理工作具有不正確看法，認(rèn)為文書檔案管理工作的技術(shù)含量較低，對工作人員綜合素質(zhì)的要求比較低，這就導(dǎo)致單位對文書檔案管理工作不重視，一方面在招聘工作人員時(shí)降低招聘需求，另一方面將文書檔案管理工作與普通行政工作畫等號(hào)，直接要求負(fù)責(zé)普通行政工作的人員轉(zhuǎn)崗負(fù)責(zé)文書檔案管理工作。單位對文書檔案管理工作的不重視導(dǎo)致辦公室管理人員缺乏工作熱情，在工作中按部就班，不思創(chuàng)新，造成了文秘工作人員在工作觀念和工作方式上的落后，給文秘工作的信息化工作帶來了困難。文書檔案管理專業(yè)人才缺乏還極大影響了文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量，可能導(dǎo)致文書檔案丟失、損壞。

三、信息時(shí)代為辦公室文書檔案管理工作帶來的機(jī)遇

（一）有效壓縮文書檔案儲(chǔ)存空間

在傳統(tǒng)的辦公室文書檔案管理工作中，文書檔案需要集中儲(chǔ)存在檔案室，隨著時(shí)間的推移，本單位的文書檔案越來越多，單位不得不開辟新的檔案室或選擇更大的空間作為檔案室來儲(chǔ)存本單位的重要文書檔案。信息時(shí)代為辦公室文書檔案管理工作帶來了文書檔案電子化的機(jī)遇，即通過掃描原件的方式將紙質(zhì)文書檔案轉(zhuǎn)化為電子文書檔案，并將其儲(chǔ)存在電腦中。

相比于紙質(zhì)文書檔案，電子文書檔案沒有實(shí)體，以數(shù)據(jù)信息的方式儲(chǔ)存在電腦硬盤中，有效壓縮了文書檔案儲(chǔ)存空間。

（二）提升文書檔案檢索提取效率

在辦公文件的傳統(tǒng)工作中，若其他部門或工作人員需要查看文書檔案，辦公室管理人員需要找到文書檔案，要求其他部門或工作人員在檔案室查看文書檔案，不得復(fù)制，若有特殊情況，則需要借出者辦理借閱手續(xù)并在規(guī)定時(shí)間歸還文書檔案，以此保證辦公室文書檔案的安全性。

信息時(shí)代為辦公室文書檔案管理帶來了文書檔案數(shù)字化的機(jī)遇，工作人員通過為電子文書檔案命名、編目，利用大數(shù)據(jù)檢索功能，輸入關(guān)鍵詞查找相關(guān)電子文書檔案，大大提高了辦公文件的查詢和抽取的效率。

（三）降低文書檔案管理人力成本

在傳統(tǒng)的辦公室文書檔案管理工作中，辦公室檔案管理人員不僅要負(fù)責(zé)辦公室文書檔案的分類、歸檔和存放，還要負(fù)責(zé)檔案室的清潔、防火防潮防蟲等工作，一般來說，單位文書檔案數(shù)目越大，辦公室管理人員的工作強(qiáng)度越大，所要付出的人力成本也就越大。

信息社會(huì)背景下的辦公室文書檔案管理工作通過將紙質(zhì)文書檔案轉(zhuǎn)化為電子文書檔案儲(chǔ)存在硬盤或軟盤中，減少了辦公室管理人員的檔案室清潔、防火防潮等工作，提升了辦公室管理人員歸檔、存檔和提檔的工作效率，能有效降低文書檔案管理的人力成本。隨著越來越多的紙質(zhì)文書檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，文書檔案管理的人力成本還會(huì)進(jìn)一步壓縮。

（四）規(guī)范文書檔案管理工作流程

如果文書檔案的工作過程不符合標(biāo)準(zhǔn)，就會(huì)造成文書檔案的分類、歸檔和保存不能按時(shí)完成等問題，從而影響單位工作效率。

開展辦公室文書檔案管理信息化建設(shè)，可以利用計(jì)算機(jī)程序規(guī)范文書檔案管理工作流程。一方面嚴(yán)格規(guī)定了文書檔案管理工作的具體流程，使得辦公室管理人員只有完成前一項(xiàng)工作并勾選工作完成選項(xiàng)后才能開始下一步驟工作。另一方面也為文書檔案管理工作規(guī)定了時(shí)間限制。辦公室管理人員在點(diǎn)擊開始某項(xiàng)工作后，該工作便進(jìn)入倒計(jì)時(shí)，辦公室管理人員必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成工作。這樣就能推動(dòng)辦公室文書檔案管理信息化建設(shè)，建設(shè)辦公室文書檔案信息共享平臺(tái)和辦公室文書檔案工作管理系統(tǒng)，從而對文秘文件的工作過程進(jìn)行有效的標(biāo)準(zhǔn)化，提高文秘文件管理的質(zhì)量與效率。

有次全族搬家，過河時(shí)，河神派了三個(gè)波浪神來搶文字，保管文字的貝瑪(巫師)情急之中把字書吞到肚子里，波浪神灌了他一肚子水，想強(qiáng)迫他把字吐出來，不想把字書泡化了，哈尼族就沒有文字。世世代代受人欺壓，只怪你(貝瑪)打失了先祖的文字，哈尼成了只會(huì)說不會(huì)寫的可憐人。[注]云南省少數(shù)民族古籍整理出版規(guī)劃辦公室編：《哈尼阿培聰坡坡》，云南民族出版社，1986年，第44-45頁。

四、信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作的改革創(chuàng)新

（一）建立健全辦公室文書檔案信息化管理制度

首先，完善辦公文件的人事管理系統(tǒng)，一方面，鑒于工作人員工作積極性與工作質(zhì)量之間存在正相關(guān)關(guān)系，為了提升工作質(zhì)量，單位應(yīng)當(dāng)構(gòu)建并完善辦公室文書檔案管理工作人員激勵(lì)機(jī)制，比如，與辦公室管理工作人員的崗位職責(zé)和實(shí)際情況相結(jié)合，在技術(shù)職稱、職務(wù)比例和工資總額不變的情況下，用聘任證書和績效考核激勵(lì)工作人員。另一方面，各單位要構(gòu)建并完善定崗定責(zé)系統(tǒng)，也就是將辦公室文書文件管理工作的內(nèi)容和職責(zé)明確到每一個(gè)人，從而加強(qiáng)辦公室管理人員的責(zé)任意識(shí)，有效約束辦公室管理人員的工作行為，減少違規(guī)行為的產(chǎn)生，防止文件被盜用或遺失，提高文件的安全及可靠度[1]。

其次，建立健全辦公室文書檔案管理工作流程制度，即嚴(yán)格規(guī)定辦公室文書檔案管理工作的具體流程以及每項(xiàng)工作的完成時(shí)間。一方面通過公示文書檔案管理工作流程制度要求工作人員嚴(yán)格遵守，另一方面通過建設(shè)辦公室文書檔案信息化管理平臺(tái)，運(yùn)用本系統(tǒng)的工作狀況跟蹤系統(tǒng)，可使員工依循辦公文件的工作程序，完成工作[2]。

此外，各部門還要強(qiáng)化對辦公室文秘文件的管理，綜合利用部門內(nèi)部監(jiān)督和群眾監(jiān)督兩種方法，非定期抽查和不定期抽查的制度，確保辦公室文書檔案管理工作合規(guī)合理，減少辦公室文書檔案管理安全隱患。

（二）加快紙質(zhì)文書檔案電子化進(jìn)程

信息社會(huì)背景下，辦公室文書檔案管理工作要加快紙質(zhì)文書檔案電子化進(jìn)程。一方面，單位要積極推動(dòng)“無紙化辦公”，將電子簽名技術(shù)應(yīng)用到日常辦公中；另一方面，單位要開展紙質(zhì)文書檔案電子化工作。

首先，單位要給辦公室的管理人員裝備一臺(tái)高性能的數(shù)字化文件掃描器以及一臺(tái)計(jì)算機(jī)，這樣就可以使他們更容易地把紙張文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字化的文件，并且對文件進(jìn)行重新命名，將文件保存到電腦硬盤或者光盤中。

其次，單位要購買多種格式軟件，確保不同系統(tǒng)生成的數(shù)字文書檔案可以通用，減少辦公室管理人員轉(zhuǎn)化電子文件格式的工作量。

最后，部分文書檔案只在短期內(nèi)有效，一旦過期，便變成了沒有用處的廢紙。這類檔案應(yīng)該及時(shí)清理。為了提升紙質(zhì)文書檔案電子化工作效率，辦公室管理人員在開展紙質(zhì)文書檔案掃描、命名、儲(chǔ)存工作時(shí)，要對過期文書檔案進(jìn)行清理并在對數(shù)字文書檔案命名的過程中標(biāo)注無限期和有限期，從而方便后期對過期電子文書檔案進(jìn)行清理[3]。

（三）重視電子文書檔案儲(chǔ)存安全問題

首先，由于電子介質(zhì)具有可讀寫性，所以電子文書檔案存在被篡改的安全風(fēng)險(xiǎn)，針對這一問題，可以利用區(qū)塊鏈技術(shù)的可追溯功能，利用時(shí)間戳、共識(shí)機(jī)制等技術(shù)手段，對電子文書檔案的采集、修改、保存等進(jìn)行全過程記錄，實(shí)現(xiàn)電子文書檔案的不可篡改性和追本溯源。

其次，電子文書檔案被儲(chǔ)存在電腦硬盤、光碟等介質(zhì)中，容易受到網(wǎng)絡(luò)黑客或電腦病毒的攻擊，從而產(chǎn)生信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。針對這一問題，一方面可以通過下載殺毒軟件和安裝防火墻對電腦和信息共享平臺(tái)進(jìn)行安全防護(hù)，另一方面可以通過重要數(shù)據(jù)加密、設(shè)置訪問權(quán)限、設(shè)置登錄權(quán)限、要求辦公室管理工作人員關(guān)閉系統(tǒng)時(shí)退出賬號(hào)等措施，保護(hù)公司的電子文件。

最后，盡管電子文件對存儲(chǔ)環(huán)境沒有特別高的需求，但會(huì)面臨因?yàn)閮?chǔ)存環(huán)境而導(dǎo)致電子文書檔案儲(chǔ)存載體失效的問題，例如外界強(qiáng)磁干擾或儲(chǔ)存庫房的不正常溫度濕度變化導(dǎo)致儲(chǔ)存在硬盤、光盤中的文書檔案的信息丟失。所以，辦公室管理人員要重視電子文書檔案不穩(wěn)定性這一安全隱患，通過配備加濕機(jī)、去濕機(jī)和設(shè)置專用盤柜、防磁柜等避免這一問題[4-6]。

（四）打造專業(yè)化文書檔案管理人才隊(duì)伍

首先，單位要重視文書檔案管理工作，對辦公室管理人員給予一定的重視，從而提升工作人員的工作榮譽(yù)感，激勵(lì)工作人員通過自主學(xué)習(xí)和參與職業(yè)培訓(xùn)不斷提升自身業(yè)務(wù)能力。

其次，單位在招聘文書檔案管理工作人員時(shí)，要關(guān)注應(yīng)聘人員的學(xué)歷背景、工作能力和對文書檔案管理信息化建設(shè)工作的態(tài)度，通過提高招聘門檻，招聘兼具檔案管理和信息技術(shù)素養(yǎng)的高層次人才，填充文書檔案管理工作人員隊(duì)伍，提升文書檔案管理人才隊(duì)伍質(zhì)量。

最后，單位應(yīng)該定期組織學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動(dòng)，幫助本單位文書檔案管理人員及時(shí)接受最新文書檔案管理理念、學(xué)習(xí)最新文書檔案管理方式、增強(qiáng)文書檔案信息化管理能力。為了提升職業(yè)培訓(xùn)效率，單位可以將職業(yè)培訓(xùn)與績效考核工作有機(jī)結(jié)合，即將參與職業(yè)培訓(xùn)的次數(shù)、職業(yè)培訓(xùn)考核結(jié)果等與工作人員的績效考核結(jié)果掛鉤，以此激勵(lì)工作人員積極參與職業(yè)培訓(xùn)并在職業(yè)培訓(xùn)過程中認(rèn)真學(xué)習(xí)，提升能力。

（五）建設(shè)文書檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)

首先，單位要對電子文書檔案進(jìn)行分類處理，對于重要的電子文書檔案進(jìn)行加密處理并設(shè)置比較嚴(yán)格的訪問權(quán)限，對可公開的電子文書檔案在數(shù)據(jù)管理平臺(tái)定向公開，即要求被允許查看文書檔案的工作人員通過登錄單位分配的賬號(hào)查看，以此提升文書檔案數(shù)據(jù)的安全性和其他部門、工作人員查找文書檔案的效率。

其次，文書檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)應(yīng)該具備檢索系統(tǒng)，即辦公室管理人員在上傳電子文書檔案時(shí)進(jìn)行命名處理，明確文書檔案的名稱、時(shí)間、負(fù)責(zé)人姓名、關(guān)鍵人姓名和文檔存放位置等，當(dāng)用戶借用辦公文件時(shí)，只需搜索關(guān)鍵字，即可迅速獲得所需的辦公文件資料。

五、結(jié)語

在辦公室文書檔案管理工作中，還存在著文書檔案管理工作制度不健全、電子文書檔案的存儲(chǔ)安全被忽略以及文書檔案管理專業(yè)人員不足等問題。信息社會(huì)背景下，辦公室文書檔案管理工作面臨有效壓縮文書檔案儲(chǔ)存空間、提升文書檔案檢索提取效率、降低文書檔案管理人力成本和規(guī)范文書檔案管理工作流程的發(fā)展機(jī)遇，相關(guān)從業(yè)人員要以問題為導(dǎo)向，結(jié)合當(dāng)前形勢，對我國辦公室文書檔案管理進(jìn)行一些變革和創(chuàng)新，提高辦公室文書檔案管理工作的效能。