檔案服務(wù)外包在企業(yè)管理創(chuàng)新中的應(yīng)用

戴春艷 廣東省機(jī)電設(shè)備招標(biāo)有限公司

企業(yè)檔案作為企業(yè)生存和發(fā)展的真實(shí)記錄，對企業(yè)的歷史和未來的競爭有重要的憑證作用和參考作用。隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的迅速發(fā)展，檔案業(yè)務(wù)量也越來越大，給企業(yè)檔案管理工作帶來很大的挑戰(zhàn)。為更好、更專業(yè)地解決企業(yè)檔案管理，越來越多的企業(yè)選擇檔案服務(wù)外包，在企業(yè)管理中形成創(chuàng)新管理模式。

一、企業(yè)檔案服務(wù)外包的必要性和可行性

在當(dāng)前的信息技術(shù)環(huán)境下，企業(yè)面臨同時(shí)管理紙質(zhì)檔案和電子檔案的雙重困難。由于企業(yè)前期的信息系統(tǒng)建設(shè)沒有在檔案管理上投入太多資源，給電子檔案的管理和利用帶來巨大的影響和挑戰(zhàn)。

從20 世紀(jì)90 年代初期產(chǎn)生至今，檔案服務(wù)外包行業(yè)在我國已有30 多年歷史，隨著近年經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，檔案服務(wù)外包行業(yè)也經(jīng)歷了從慢到快，甚至迅猛發(fā)展的過程，成為檔案服務(wù)行業(yè)的新興力量。國家檔案局發(fā)布的《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》指出，檔案服務(wù)通常包括檔案寄存服務(wù)、檔案數(shù)字化服務(wù)、檔案整理服務(wù)、檔案管理咨詢服務(wù)、檔案開發(fā)利用服務(wù)、檔案銷毀服務(wù)6 種業(yè)務(wù)類型[1]。由此看出，檔案服務(wù)外包的業(yè)務(wù)范圍基本囊括了檔案的全過程管理。

檔案服務(wù)外包公司在人員、管理方法和管理技術(shù)上規(guī)避了企業(yè)檔案管理的不足，其專業(yè)性和效率也得到了越來越多單位的認(rèn)可，檔案服務(wù)外包成為企業(yè)利用外在資源進(jìn)行檔案管理的一個(gè)重要、有效的途徑。

（一）短期內(nèi)輸出檔案整理成果

一方面，隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的迅速增長，業(yè)務(wù)資料、憑證、單據(jù)等也呈幾何級數(shù)增加，與企業(yè)原本有限的檔案管理資源形成鮮明的對比，因而企業(yè)對檔案服務(wù)外包的需求也日益增長。另一方面，企業(yè)由于各種各樣原因，包括以往對檔案重視程度不足、人手不足、庫房空間不足等，造成檔案資料的積壓。要在短期內(nèi)專業(yè)、高效地處理歷史積壓檔案，聘請檔案服務(wù)外包公司便成為首選。檔案服務(wù)外包公司在人員配置、設(shè)備配置、時(shí)間安排方面有著豐富的經(jīng)驗(yàn)，企業(yè)把積壓的檔案資料交由專業(yè)的外包公司集中處理，可實(shí)現(xiàn)在短期內(nèi)輸出檔案整理成果的目標(biāo)。

同時(shí)，對于專業(yè)性較強(qiáng)的檔案資料，如人事檔案和財(cái)務(wù)檔案，考慮到專門檔案的保密性，在時(shí)間充足的情況下，企業(yè)可單獨(dú)聘請外包公司一兩位員工進(jìn)行專門整理，減少檔案資料接觸的范圍。這樣一來，既保證了檔案資料的安全性和保密性，又保證了檔案整理的及時(shí)性。

（二）等級評定

企業(yè)在申請檔案工作等級評定時(shí)，往往需要聘請專業(yè)的檔案服務(wù)外包公司協(xié)助完成。檔案管理咨詢服務(wù)可以彌補(bǔ)檔案行政管理部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)力量不足的情況，輔助企業(yè)的管理決策。企業(yè)在檔案服務(wù)外包企業(yè)的指導(dǎo)下，按照等級評定的內(nèi)容，如組織管理、設(shè)施設(shè)備、業(yè)務(wù)建設(shè)、開發(fā)利用等，按時(shí)按需推進(jìn)，才能基本達(dá)到驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)由于檔案服務(wù)外包公司長期為機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織提供服務(wù)，與專職檔案人員有較多交流與合作，更善于處理現(xiàn)實(shí)工作中產(chǎn)生的問題，能從標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范性上保證企業(yè)的檔案工作符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。

（三）彌補(bǔ)企業(yè)檔案資源的不足

企業(yè)使用檔案服務(wù)外包，可彌補(bǔ)企業(yè)檔案資源存在的不足，包括自身管理經(jīng)驗(yàn)的不足、信息資源的不足和庫房空間的不足。

對于新設(shè)企業(yè)或者沒有專職檔案人員的企業(yè)而言，對如何開展檔案管理工作、如何建立規(guī)范的檔案秩序沒有相應(yīng)的管理經(jīng)驗(yàn)。在這種情況下，企業(yè)可以通過甄選合適的檔案服務(wù)外包公司，針對企業(yè)的實(shí)際情況制定相應(yīng)的解決方案。企業(yè)通過利用檔案服務(wù)外包公司的檔案專業(yè)技術(shù)和特定的設(shè)備資源，跟進(jìn)檔案管理技術(shù)的發(fā)展趨勢，可以在一定程度上解決企業(yè)對檔案管理專業(yè)人才的需求。同時(shí)，企業(yè)也能把主要精力放在核心業(yè)務(wù)上，達(dá)到節(jié)省人力、降低成本和提高工作效率的目的。

在企業(yè)信息資源和庫房空間方面，如果企業(yè)在短期內(nèi)難以跟上檔案資料的產(chǎn)生速度，企業(yè)可應(yīng)用外包公司現(xiàn)成的電子檔案管理平臺以及相對低廉的庫房場地，借助檔案服務(wù)外包的力量彌補(bǔ)企業(yè)本身資源不足的局限，降低管理成本，促進(jìn)檔案的規(guī)范保管。

二、借鑒學(xué)習(xí)檔案服務(wù)外包管理的創(chuàng)新舉措

檔案服務(wù)外包公司對檔案的管理方式進(jìn)行了很多創(chuàng)新，有很多新的檔案整理方法和技巧、管理經(jīng)驗(yàn)可供企業(yè)借鑒學(xué)習(xí)。

（一）檔案整理方法

檔案服務(wù)外包的許多整理方法值得企業(yè)參考。比如簡化文件著錄結(jié)構(gòu)和方式，還有應(yīng)用一些文件掃描、文件裝訂的技巧等，提高了工作效率。企業(yè)在檔案服務(wù)外包中應(yīng)積極向檔案服務(wù)外包團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)，吸收新的工作方法和工作技巧，提升自身檔案整理技能水平。

（二）庫房陳列與庫房管理方法

檔案服務(wù)外包公司在轉(zhuǎn)移檔案時(shí)，采用類似物流企業(yè)的工作方式，配備相關(guān)的條碼設(shè)備，轉(zhuǎn)運(yùn)前統(tǒng)一提供紙箱和條碼。單位把需要外包的資料打包、貼條碼后，外包公司上門收取，在收取檔案資料時(shí)用集成設(shè)備直接采集數(shù)據(jù)，裝車轉(zhuǎn)運(yùn)。外包公司在庫房陳列和庫房管理方面也做得很清晰，在庫房定位方面用計(jì)算機(jī)輔助管理。業(yè)務(wù)單位需要調(diào)閱資料時(shí)，由專門的客服人員根據(jù)查找的檔案箱條碼和文件編號信息完成相應(yīng)的查找，提供給業(yè)務(wù)單位利用。

（三）檔案全過程管理

傳統(tǒng)檔案服務(wù)外包的做法一般需要檔案服務(wù)外包人員入駐單位，在單位內(nèi)部完成檔案資料的整理。在新的檔案全流程管理模式中，檔案服務(wù)外包人員不用入駐業(yè)務(wù)單位，而是由業(yè)務(wù)單位各地辦公點(diǎn)工作人員把新增檔案直接寄到外包服務(wù)公司，在外包服務(wù)公司完成驗(yàn)收、整理、著錄、掃描、入庫等一系列操作。這樣，檔案工作安排在人手、時(shí)間、空間等方面更加靈活，大大提高了檔案全過程管理的工作效率。

三、檔案服務(wù)外包的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)與企業(yè)管理創(chuàng)新應(yīng)用

檔案服務(wù)外包作為近些年的新生事物，與企業(yè)內(nèi)部傳統(tǒng)的檔案管理還是有很大的區(qū)別。企業(yè)需及時(shí)識別檔案服務(wù)外包的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理創(chuàng)新應(yīng)用。

（一）對檔案服務(wù)外包公司的甄選和評估

由于檔案資料關(guān)系到企業(yè)業(yè)務(wù)的保密性和安全性，而且檔案資料一旦泄露或破壞，將給企業(yè)帶來不可挽回的損失，企業(yè)應(yīng)對外包過程中可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)和風(fēng)險(xiǎn)的防范措施充分考慮，做好前期甄選和評估工作。在選取檔案服務(wù)外包公司的過程中，要充分做好檔案服務(wù)外包公司的背景調(diào)查和評估。企業(yè)可通過召開洽談會、上門走訪、實(shí)地查看等方式，考查檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)的服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和服務(wù)價(jià)格等，詳細(xì)了解檔案服務(wù)外包公司的業(yè)務(wù)范圍和經(jīng)營狀況。

企業(yè)在外包工作中，應(yīng)按《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》的要求，遵循規(guī)劃與審批、承包方篩選與確定、簽訂合同、合同執(zhí)行與監(jiān)督、評估與改進(jìn)五個(gè)環(huán)節(jié)，避免外包工作的風(fēng)險(xiǎn)，保證檔案服務(wù)外包工作安全。

企業(yè)在與檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)簽訂合同時(shí)，要同時(shí)簽署保密協(xié)議。在協(xié)議條款中，要嚴(yán)格規(guī)定檔案業(yè)務(wù)操作人員不得損壞檔案原件，不得破壞載體的完整性，不得泄露檔案信息的內(nèi)容等，并制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)管控措施，規(guī)定相關(guān)的負(fù)責(zé)人和職責(zé)，對外包方案進(jìn)行詳細(xì)的研究分析，保證檔案的保密性和安全性[2]。

（二）對檔案服務(wù)外包服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式、費(fèi)用的約定

在與檔案服務(wù)外包供應(yīng)商的服務(wù)約定中，企業(yè)應(yīng)注意對檔案服務(wù)外包的服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式、費(fèi)用進(jìn)行詳盡的約定，避免日后產(chǎn)生糾紛。

1.服務(wù)內(nèi)容與服務(wù)方式

在服務(wù)范圍上，企業(yè)需要根據(jù)自身的檔案存量情況和檢索利用情況來甄選不同的方案，例如，從保密性和資料利用頻次的角度來判斷檔案服務(wù)外包的適用性。在服務(wù)方式上，對于檔案已數(shù)字化和未數(shù)字化的不同情況，區(qū)分不同服務(wù)方式的收費(fèi)。對于需要外包公司進(jìn)行數(shù)字化的歷史資料和新增資料，企業(yè)內(nèi)部要做好檔案電子數(shù)據(jù)的留存，減少后續(xù)調(diào)用資料的服務(wù)費(fèi)，并明確委托企業(yè)對檔案情況的知悉權(quán)和所有權(quán)，切實(shí)維護(hù)企業(yè)的實(shí)際利益。

2.通用服務(wù)與特色服務(wù)

在提供檔案利用方面，如果客戶單位不提出特殊要求，外包公司給客戶提供的服務(wù)為通用服務(wù)，服務(wù)方式通常有電話和郵件兩種方式，由檔案服務(wù)外包公司安排客服人員與客戶對接。這種服務(wù)方式的弊端是有時(shí)會出現(xiàn)同一個(gè)服務(wù)需求由多位客服人員跟進(jìn)的情況。因此在前期談判中，企業(yè)可與外包供應(yīng)商溝通，要求外包公司提供一對一的特色服務(wù)，保證服務(wù)響應(yīng)的專業(yè)性和及時(shí)性。

企業(yè)還應(yīng)針對檔案服務(wù)外包過程中容易出現(xiàn)的問題，如偷工減料、整理不規(guī)范、編目不科學(xué)、查找不方便、保管措施不力等，或者響應(yīng)時(shí)間過久、服務(wù)效率低等進(jìn)行特別的約定，并要求外包機(jī)構(gòu)安排檔案專家解決合作中出現(xiàn)的質(zhì)量問題，提供區(qū)別于一般客服的特色服務(wù)，保證外包服務(wù)質(zhì)量。

3.服務(wù)費(fèi)用

外包公司的費(fèi)用通常分為兩種情形，一種為相對固定的費(fèi)用，包括單次資料轉(zhuǎn)移的費(fèi)用和每月保管租金，另一種為變動的費(fèi)用，包括檔案查詢、檔案調(diào)回等檔案利用的費(fèi)用，具體又分為檔案下架的費(fèi)用、運(yùn)輸?shù)馁M(fèi)用、人工服務(wù)費(fèi)等，其中變動費(fèi)用的收費(fèi)水平較高。企業(yè)在前期談判中需要根據(jù)本單位的實(shí)際情況，充分考慮企業(yè)現(xiàn)有資料和新增資料的存量情況、每月查找利用的頻次，溝通確定最合理的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。

（三）強(qiáng)化檔案服務(wù)外包監(jiān)督

在檔案服務(wù)外包過程中還要強(qiáng)化監(jiān)督。在制定外包管理方案時(shí)，要按照安全第一、預(yù)防為主的原則，建立檔案服務(wù)外包管理崗位責(zé)任制。要安排檔案部門、辦公室和信息中心聯(lián)合行動，做到人防、物防、技防，采取科學(xué)有效的安全管理措施，應(yīng)用安全可靠的技術(shù)手段，對檔案服務(wù)外包服務(wù)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案實(shí)體和信息的絕對安全。

近年來，我國檔案部門進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案服務(wù)外包公司的溝通和指導(dǎo)，專門印發(fā)一系列加強(qiáng)檔案服務(wù)外包管理的規(guī)范和規(guī)章，開展檔案服務(wù)外包項(xiàng)目備案工作，為規(guī)范和約束檔案服務(wù)外包的發(fā)展提供了有力的保障。

但外在環(huán)境的約束不意味著企業(yè)可以對外包管理工作不管不問，任由外包機(jī)構(gòu)自我約束。企業(yè)只有通過事前制定有效的措施，科學(xué)防范，才能有效消除外包風(fēng)險(xiǎn)，才能充分利用檔案服務(wù)外包來輔助企業(yè)檔案管理。企業(yè)在外包工作中應(yīng)堅(jiān)持合法原則、安全原則和可控原則，制定和落實(shí)安全管理體系，最大限度地避免因檔案服務(wù)外包引起的檔案實(shí)體受到損毀，或造成國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私被泄露。

企業(yè)應(yīng)對檔案服務(wù)外包工作全過程進(jìn)行監(jiān)控，對承包方的人員、工作場所、基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)、管理工作、業(yè)務(wù)操作等進(jìn)行必要的監(jiān)督、檢查，將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到可控范圍。定期檢查外包企業(yè)工作流程是否符合要求，如是否定期記錄溫濕度、定期巡檢，是否制定相關(guān)安全措施來保證檔案的安全性和保密性[3]。對出現(xiàn)較大管理問題的外包公司要停止使用，避免給企業(yè)造成更大的損失。

四、檔案服務(wù)外包完成后應(yīng)堅(jiān)持的管理舉措

（一）預(yù)防檔案積壓現(xiàn)象的反彈

檔案積壓給檔案的查找和利用帶來很大的困難，特別是積壓的紙質(zhì)檔案沒有數(shù)字化，不能實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索，使檔案難以發(fā)揮它的價(jià)值。檔案積壓一段時(shí)間后，企業(yè)往往需要花費(fèi)更多的人力和時(shí)間重新進(jìn)行梳理。

解決檔案積壓問題，首先要認(rèn)識到檔案積壓的原因。其包括檔案空間不足、人員流動、管理制度不完善等。具體來說，包括以下情況：部分企業(yè)沒有獨(dú)立的檔案室，或者檔案庫房空間不足，不能滿足檔案資料分類有序擺放的要求，從而造成檔案混亂；部分企業(yè)檔案人員為兼職檔案員，在工作內(nèi)容上更換頻繁，導(dǎo)致檔案人員流動性增大；部分企業(yè)沒有做到從制度上和流程上去控制資料的收集整理，檔案經(jīng)辦人離崗時(shí)沒有做好資料的交接工作，導(dǎo)致資料在收集環(huán)節(jié)已經(jīng)流失。

企業(yè)在檔案服務(wù)外包工作結(jié)束后，如果不注意做好檔案工作的規(guī)范控制，將造成檔案積壓現(xiàn)象的反彈，形成新的混亂局面，后期將需要投入更多的人力物力來完成梳理，或需要再次使用外包整理服務(wù)。因此檔案服務(wù)外包工作結(jié)束后，企業(yè)要積極總結(jié)檔案服務(wù)外包經(jīng)驗(yàn)，實(shí)行有力的舉措，防止檔案積壓現(xiàn)象的反彈。

（二）建立檔案工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)

檔案服務(wù)外包整理工作完成后，企業(yè)檔案工作局面也煥然一新，要長期保持這種局面，就需要建立企業(yè)檔案工作規(guī)范，包括相關(guān)的檔案制度、管理細(xì)則、流程標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案資料有序移交、規(guī)范整理、標(biāo)準(zhǔn)入庫的良好局面。

（三）檔案專職人員的保證與銜接

在現(xiàn)實(shí)工作中，企業(yè)往往會出現(xiàn)對檔案工作認(rèn)識不足的情況，認(rèn)為檔案崗位屬于“養(yǎng)老”崗位，只有在企業(yè)面臨外審或法律糾紛等情況下，才會意識到原始檔案的重要性。另外，由于我國每年培訓(xùn)的檔案專業(yè)人員數(shù)量較少，加上檔案工作相對單調(diào)枯燥，難以留住專業(yè)人才，造成既懂檔案管理知識，又懂業(yè)務(wù)和信息技術(shù)的復(fù)合型人才少之又少。

因此，企業(yè)需要提高對檔案工作重要性的認(rèn)識，特別是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要高度重視檔案工作，為檔案管理工作提供充足的人力物力財(cái)力支持。對于檔案主管部門來講，需要保持檔案專職人員的穩(wěn)定性，為檔案人員提供更多的工作保障，特別是工作內(nèi)容安排方面，要充分保證專職檔案員工作的專業(yè)性，讓檔案人員從非檔案性工作中解放出來。在檔案工作交接中，要預(yù)留更多的時(shí)間辦理移交，使檔案工作有序銜接。

五、結(jié)語

檔案服務(wù)外包模式是檔案管理發(fā)展的新趨勢，企業(yè)要充分認(rèn)識檔案服務(wù)外包對企業(yè)管理創(chuàng)新的重要性，并在使用中注意對外包公司的服務(wù)、管理和監(jiān)督，防范風(fēng)險(xiǎn)，充分吸收外包公司的創(chuàng)新管理工作方式，推進(jìn)企業(yè)檔案管理工作高效有序運(yùn)行。